Automatización de Flujos de Trabajo: Proceso, Ejemplos y Herramientas
Aumento de eficiencia: La automatización de flujos de trabajo reduce significativamente el tiempo dedicado a tareas repetitivas, permitiéndote centrarte en trabajo más estratégico.
Reducción de errores: Automatizar los flujos de trabajo mejora la precisión y calidad al minimizar las posibilidades de errores humanos en procesos rutinarios.
Potencial de personalización: Puedes adaptar la automatización de flujos de trabajo a las necesidades específicas de tu proyecto, lo que la hace adaptable a diferentes industrias y tareas.
Beneficios interdepartamentales: La automatización de flujos de trabajo puede aplicarse en diversos departamentos, desde TI hasta RRHH, mejorando operaciones y colaboración.
Selección de herramientas: Elegir las herramientas de automatización correctas es clave, contando con opciones que van desde aplicaciones simples para tareas hasta softwares completos de gestión de procesos de negocio.
En pocas palabras: las herramientas de automatización de flujos de trabajo hacen que gestionar proyectos sea más fácil. En lugar de dedicar tiempo y energía innecesarios a tareas y procesos empresariales repetitivos, puedes crear flujos de trabajo que eliminen el trabajo tedioso de tu día sin que se te pase ningún paso.
Por ejemplo, imagina que estás trabajando con un proveedor para redactar contenido creativo. Dentro de un equipo de marketing dinámico y de alto desempeño, puede ser difícil hacer seguimiento de solicitudes creativas, revisar el contenido entrante y aprobar borradores para su publicación. En vez de buscar entre tus mensajes privados para recordar qué fue lo que pediste en primer lugar, puedes configurar un flujo de trabajo personalizado para tu proceso que te guíe paso a paso sobre lo que se necesita para lograr el éxito.
En este artículo, hablaremos sobre cómo puedes automatizar tus flujos de trabajo, cómo la automatización puede ayudarte a gestionar proyectos y ejemplos de software de automatización de flujos de trabajo para comenzar.
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¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo implica: 1) identificar qué elementos de un proceso pueden ejecutarse sin intervención humana y 2) usar software de automatización de flujos de trabajo para configurar y ejecutar esas automatizaciones. Las características comunes de este software incluyen la programación de tareas, la gestión de correos electrónicos y documentos, y la integración con otras aplicaciones empresariales.
Puedes usar la automatización de flujos de trabajo para tareas que van desde la entrada de datos hasta la gestión de documentos, asignación de tareas y comunicación por correo electrónico. Además, la automatización de flujos de trabajo suele encajar en el ámbito más amplio de la gestión de proyectos. Consulta las diferencias entre la automatización de flujos de trabajo y la gestión de proyectos.
¿Por qué usar automatizaciones de flujos de trabajo?
Tanto pequeñas como grandes empresas pueden obtener los beneficios de la automatización de flujos de trabajo. Cuando se implementa correctamente, la automatización de flujos de trabajo:
- Mejora la eficiencia de los flujos de trabajo. Las tareas manuales repetitivas, aunque necesarias para que todo funcione correctamente, pueden consumir mucho tiempo y ser costosas si se hacen manualmente.
- Incrementa la precisión y la calidad al reducir las posibilidades de error humano. También puedes automatizar y digitalizar tareas de flujo de trabajo para favorecer el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa.
- Libera tiempo de los empleados para que puedan centrarse en tareas más estratégicas. El tiempo es un recurso escaso y no renovable. La automatización de flujos de trabajo asegura que dediques menos tiempo a procesos manuales y más tiempo a lo que realmente importa.
Si recién comienzas, considera inscribirte en cursos de automatización de procesos empresariales para comprender mejor cómo la automatización puede optimizar operaciones, reducir errores y ahorrar tiempo entre departamentos.
Cómo diferentes departamentos organizacionales aprovechan la automatización de flujos de trabajo
La automatización de flujos de trabajo puede abarcar desde la automatización de respuestas de correo electrónico hasta la configuración de recordatorios de citas. En algunos casos, incluso puede usarse para automatizar departamentos completos o funciones empresariales, y existen herramientas especializadas de software de automatización de flujos de trabajo con IA que permiten utilizar la IA en la automatización de flujos de trabajo.
A continuación, algunos ejemplos de cómo la automatización de flujos de trabajo empresarial puede utilizarse exitosamente por gerentes de proyecto en grandes organizaciones con diversos departamentos:
- TI y Desarrollo de Software: Los departamentos de TI pueden automatizar flujos de trabajo como implementaciones de código, procesos de pruebas y seguimiento de incidencias. En vez de tener que coordinar procesos repetitivos, como lanzamientos, desde cero cada dos semanas y a través de múltiples canales de comunicación, puedes documentar el proceso una vez y luego automatizar su ejecución para no perder detalles clave.
- Marketing y Comunicaciones: La automatización de flujos de trabajo puede usarse en procesos de flujo de trabajo creativo como la programación de campañas, flujos de aprobación de contenido e informes analíticos.
- Ventas y Desarrollo de Negocios: La automatización ayuda con la gestión de prospectos, el seguimiento del embudo de ventas y la elaboración de informes de desempeño.
- Recursos Humanos (RH): Los responsables de RRHH utilizan la automatización de flujos de trabajo para los procesos de reclutamiento, incorporación de empleados y programas de capacitación. Automatizar el proceso de onboarding significa que tus empleados tendrán éxito desde el primer día con el equipo adecuado, requisitos de formación, permisos de acceso y una lista de las partes interesadas a las que deben conocer.
- Finanzas y Contabilidad: Los departamentos de finanzas pueden utilizar la automatización para el seguimiento de presupuestos, informes financieros y procesos de auditoría.
- Servicio y soporte al cliente: Los representantes y líderes de servicio al cliente pueden usar la automatización para el enrutamiento de tickets, la recopilación de comentarios y el monitoreo de los niveles de servicio. Esto mejora los tiempos de respuesta y automatiza las solicitudes comunes, permitiendo que los equipos dediquen su tiempo a abordar cuestiones estratégicas.
- Investigación y Desarrollo (I&D): Los equipos de I&D pueden utilizar la automatización para la programación de experimentos y la recopilación de datos.
Además, las industrias pueden adaptar la automatización de flujos de trabajo a necesidades específicas. En construcción, agiliza la programación, asignación de recursos y seguimiento del progreso.
El sector salud se beneficia de la automatización del registro de pacientes, la programación de citas y las tareas de cumplimiento normativo, mientras que el software de flujo de trabajo para retail puede optimizar el inventario, procesamiento de pedidos y la interacción con los clientes. Las compañías de VFX pueden usar software de gestión de proyectos VFX para configurar automatizaciones en aprobaciones, transferencias y otras partes del proceso creativo.
Ejemplos de Automatización de Flujos de Trabajo
Para los gestores de proyectos, los casos de uso de la automatización de flujos de trabajo incluyen la creación de listas de tareas, la asignación de tareas a los miembros del equipo, el seguimiento del progreso y el envío de recordatorios. Además, la automatización de flujos de trabajo se puede utilizar para crear informes y hacer seguimiento de los costos del proyecto.
A continuación, algunos ejemplos de automatización en la gestión de proyectos:
- Cuando a una tarea le faltan dos días para la fecha de entrega y no está marcada como completada, se envía una notificación al responsable indicando que la tarea está próxima. Se envían recordatorios el día de la entrega y cada dos días hasta que la tarea se complete.
- Los jueves, se envía una copia del panel del proyecto a una lista de distribución.
- Cuando se registra un error, se publica una notificación en tiempo real en el canal de Slack del equipo para aumentar la visibilidad.
- Sigue un proceso de aprobación cuando un documento está listo para revisión. Envía un enlace al documento con una notificación al experto identificado (SME) y haz seguimientos cada dos días hasta que el documento sea aprobado o devuelto con modificaciones. Cuando se devuelve el documento, cambia el responsable al encargado de resolver los comentarios. Puedes simplificar este proceso usando software de flujo de trabajo de documentos o software de control documental.
- Cuando cambia la fecha de un hito, solicita al gestor del proyecto o a la persona que realiza el cambio que incluya una nota sobre el motivo del cambio. Envía una notificación al patrocinador del proyecto avisando del cambio de fecha del hito junto con la justificación.
- Recuerda a las partes interesadas completar un informe de estado tres días antes de la fecha límite. Distribuye el informe el mismo día de vencimiento a los interesados pertinentes.
- Crea un formulario de registro para gestionar solicitudes internas de servicios compartidos, como tickets al Help Desk, soporte de ciencia de datos o corrección de textos. Crea un ticket, clasifícalo y asigna un punto de contacto y fecha límite según lo que indique el solicitante en el formulario.
Consulta más ejemplos de flujos de trabajo aquí.
Cómo Automatizar Procesos de Flujos de Trabajo
Aquí tienes los pasos a seguir al utilizar herramientas digitales de automatización de procesos para automatizar procesos tanto simples como complejos:
1. Identifica las tareas específicas a automatizar
El primer paso para implementar la automatización de flujos de trabajo es considerar qué procesos existentes se beneficiarían de ser automatizados. Observa señales de que tu proceso está listo para ser automatizado:
- Tareas que tú o tu equipo realizan repetidamente
- Tareas en las que eres un cuello de botella
- Procesos que el equipo describe como “rotos”, “complicados” o que no pueden ser explicados fácilmente a alguien externo
- Tareas que consisten principalmente en hacer clic en botones en un horario específico o tras una condición determinada
2. Documenta el estado actual
Entrevista a los actores clave para comprender cómo funciona actualmente el proceso. Documenta cada uno de los pasos implicados y enlaza a cualquier documentación relevante.
También puedes considerar crear un diagrama de flujo de trabajo para documentar el proceso (posiblemente usando un software de diagramas de flujo de trabajo).
Asegúrate de recopilar todos los puntos problemáticos (es decir, dónde el proceso es repetitivo, lento o propenso a errores).
3. Identifica el estado futuro deseado
Después de revisar los puntos problemáticos en el proceso actual, describe cómo debería funcionar el proceso idealmente. Crea o adapta los flujos de trabajo necesarios. Determina qué herramientas o software de automatización de procesos necesitarás para completar la automatización.
4. Implementa la automatización del flujo de trabajo
Para implementar el nuevo proceso, puedes trabajar a partir de los flujos de trabajo existentes que ya has configurado o crear flujos de trabajo personalizados (si utilizas una metodología ágil, necesitarás configurar flujos de trabajo ágiles). Configura la automatización del flujo de trabajo y deja que funcione en segundo plano.
¡Luego, concéntrate en otros aspectos de tu negocio o proyecto!
Las 10 mejores herramientas de automatización para mejorar los flujos de trabajo
No puedes tener automatización de flujos de trabajo sin software. Considera qué tareas quieres automatizar y comienza a buscar características de herramientas de flujo de trabajo como plantillas de automatización, configuración low-code y creación de automatizaciones mediante arrastrar y soltar.
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Consejo profesional: La mayoría de las soluciones de automatización de flujos de trabajo SaaS o basadas en la nube permiten una prueba gratuita o una cuenta con usuarios limitados. Hay muchas soluciones de automatización de flujos de trabajo y herramientas de gestión de flujos de trabajo para conectar diferentes aplicaciones. Los conectores, las API y las herramientas de integración como Zapier pueden conectar flujos de trabajo que el equipo está utilizando aunque sean diferentes.
Otro software de flujo de trabajo que podrías encontrar útil:
- Aplicaciones de flujo de trabajo (para flujos de trabajo en movimiento)
- Automatización de procesos empresariales más robusta y herramientas de gestión de procesos de negocio (BPM) (lee sobre BPM vs. flujos de trabajo aquí)
- Software de flujo de trabajo para proyectos para usar con tus flujos de gestión de proyectos, en lugar de flujos de trabajo comerciales más generales
- Software de flujo de trabajo de aprobación para flujos que incluyen un paso de aprobación, tanto si se requiere aprobación interna como externa
- Alternativas a ProcessMaker si actualmente usas ProcessMaker pero no estás completamente satisfecho y buscas una opción que se ajuste mejor a tus necesidades
¿Qué sigue?
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