7 Gráficos para la Visualización de Planificación de Recursos + Mejores Herramientas
Comprender las habilidades y la disponibilidad de los miembros del equipo es una de las tareas más importantes de un gestor de proyectos. Pero sin una visualización de la planificación de recursos, probablemente los interesados en el proyecto no valorarán las horas que has dedicado a conocer tu equipo y a calcular minuciosamente el tiempo que tardarán en completar el trabajo del proyecto.
En este artículo, definiremos la visualización de la planificación de recursos y explicaremos por qué es importante, revisaremos los pasos involucrados en la planificación visual de recursos y hablaremos sobre los tipos de gráficos y el software que los gestores de proyectos pueden utilizar para la planificación de la gestión de recursos.
¿Qué es la visualización de la planificación de recursos?
La visualización de la planificación de recursos proporciona herramientas gráficas útiles para gestionar los recursos. Utilizar elementos visuales bien diseñados para la planificación de recursos te ayuda a ver quién realiza qué tarea, qué recursos se requieren y se consumen, y cuándo se lleva a cabo cada tarea en el plan del proyecto.
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Un diagrama de Gantt, por ejemplo, es una herramienta de visualización que permite a los miembros del equipo prever y hacer seguimiento del progreso respecto al plan del proyecto.
La importancia de la visualización de la planificación de recursos
La visualización de la planificación de recursos ayuda a los responsables de recursos a desarrollar planes de proyectos y optimizar los recursos para dichos planes.
Por ejemplo, realizar la programación de recursos mediante visualizaciones permite a los responsables de recursos mostrar los hitos clave, revisar la asignación de recursos y calcular la capacidad de recursos.
Los modelos visuales reducen el tiempo e incrementan la productividad al comunicar una gran cantidad de información en un espacio reducido. Sin embargo, estos gráficos requieren planificación. Establecer un proceso para desarrollar recursos visuales ayudará a cumplir con el dicho "una imagen vale más que mil palabras".
Una mala planificación de recursos puede tener impactos significativos en un proyecto y una empresa:
- Comunicación reducida
- Mayor coste
- Mayores responsabilidades para los miembros del equipo y el gestor de proyectos
- Menor rendimiento de los miembros del equipo
- Retrasos en el proyecto
- Productos de menor calidad
Pasos para la planificación visual de recursos
La planificación visual de recursos sigue los mismos principios generales que la planificación tradicional de recursos; sin embargo, el software de gestión de recursos facilita a los miembros del equipo y a los responsables de recursos visualizar el plan del proyecto, comprender la capacidad de la carga de trabajo y encontrar la información necesaria para tomar decisiones.
Ten en cuenta que muchos proyectos ahora operan en un entorno ágil. En la gestión ágil de proyectos, la flexibilidad, la colaboración y la interacción son claves para dar forma al camino hacia la finalización del producto.
Los gestores de proyecto suelen seguir los siguientes pasos recomendados para la planificación visual de recursos (normalmente utilizando software de planificación de recursos) para poder ajustar dinámicamente el plan del proyecto.
1. Completa una estructura de desglose del trabajo
Al delimitar un proyecto, los responsables de recursos suelen crear una estructura de desglose del trabajo (EDT) para detallar las tareas de los miembros del equipo. La EDT organiza jerárquicamente las tareas y los entregables del proyecto en un formato visual.
Considera utilizar una herramienta de software de EDT o una plantilla de estructura de desglose del trabajo para esto, lo que te ahorrará tiempo y esfuerzo. Muchas de estas herramientas ofrecen sus propias plantillas, así que no tienes que empezar desde cero.
2. Crea un diagrama de Gantt para la programación del proyecto
El gestor del proyecto puede entonces utilizar la EDT para crear un diagrama de Gantt que defina el cronograma del proyecto. Construir el cronograma implica pensar en los roles de los empleados, sus responsabilidades y sus niveles de habilidad.
Si bien un diagrama de Gantt detallado es crucial para visualizar cada componente del proyecto y el calendario de recursos, la integración de una robusta herramienta de programación de proyectos puede agilizar este proceso significativamente.
Basándose en esta información para la toma de decisiones de programación, los gestores de recursos pueden optimizar el cronograma para que se adapte mejor a los requisitos del proyecto y a los entregables.
3. Reportar datos del proyecto
Una vez que se finaliza el cronograma del proyecto, puedes hacer que la información necesaria sea comprensible para tu equipo. Esto puede realizarse mediante infografías, mapas, diagramas, gráficos y otros recursos visuales. También puedes crear tableros de control del proyecto que muestren métricas de salud del proyecto para directivos y otros interesados.
Tipos de gráficos para la visualización de la planificación de recursos
Los gestores de recursos utilizan una variedad de gráficos para visualizar la planificación de recursos. Esto puede formar parte de la gestión visual de proyectos o ser independiente, según tus métodos de trabajo.
Como toda comunicación, los recursos visuales eficaces transmiten un mensaje al público. La mejor forma de comunicar depende del mensaje que desees transmitir, así que elegir el gráfico adecuado es importante para que tu audiencia comprenda los datos.
Los gráficos complejos animan a los usuarios a tomarse tiempo para explorar datos agregados, mientras que los clásicos como un gráfico de barras son los mejores para comunicar datos con claridad y rapidez.
Cada uno de los siguientes tipos de gráficos cumple diferentes propósitos dentro de la planificación de recursos.
Gráficos para organizar recursos
Estos tipos de gráficos ayudan a organizar los datos durante la fase de planificación del proyecto.
Estructura de desglose del trabajo
Una estructura de desglose del trabajo es un tipo de diagrama de flujo que organiza los componentes entregables dentro de un proyecto. Al identificar los componentes y recursos de cada entregable, la estructura de desglose del trabajo ayuda a los gestores de proyectos a optimizar la asignación de recursos y a desarrollar el cronograma del proyecto.
Responsible, Accountable, Consulted, Informed (RACI)
El RACI, también conocido como matriz o diagrama de asignación de responsabilidades, describe los roles y responsabilidades de los miembros del equipo para cada tarea del proyecto.
RACI puede no ser el enfoque más adecuado para proyectos ágiles porque las responsabilidades de los miembros del equipo pueden cambiar a medida que evoluciona el proyecto. Algunos entornos ágiles, como Scrum, adaptan RACI para ajustar el plan del proyecto.
Gráficos para programar recursos
Una vez que el gestor de proyecto asigna los recursos, el siguiente paso es programarlos.
Cronogramas de hitos
Los cronogramas de hitos proporcionan una descomposición del proyecto de principio a fin. Un diagrama de Gantt es un tipo común de cronograma que representa visualmente el progreso de las tareas a nivel detallado.
Un gestor de recursos utiliza un diagrama de Gantt detallado para visualizar cada componente del calendario del proyecto basado en los datos de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Además, utilizar un software de planificación de proyectos permite que el gestor de proyectos modifique fácilmente el diagrama de Gantt, haciéndolo adecuado para entornos ágiles.
Tableros Kanban
A diferencia de un diagrama de Gantt, que enfatiza la línea de tiempo, los tableros Kanban priorizan las tareas individuales. Kanban es una metodología de gestión de proyectos con su propio estilo de visualización de la planificación de recursos.
Combinando elementos de la EDT y el diagrama de Gantt, los miembros del equipo identifican la etapa de producción adecuada para una tarea (por ejemplo, “Por hacer”, “En curso”, y “Hecho”) moviéndola a la columna correspondiente en el tablero.
Los responsables de recursos utilizan una herramienta Kanban en entornos ágiles para la visualización del flujo de trabajo, limitar el trabajo en curso y mostrar las tareas próximas.
Gráficos para calcular riesgos
Antes de finalizar un plan de recursos o un plan de proyecto, los jefes de proyecto deben tener en cuenta los riesgos potenciales del proyecto.
Diagramas de causa y efecto
También conocidos como diagramas de espina de pescado, los diagramas de causa y efecto muestran datos de factores de riesgo para los responsables de recursos. Los factores de riesgo incluyen cualquier cosa que pueda afectar el alcance, el cronograma y el presupuesto de un proyecto (también conocido como las triple restricciones).
Gráficos o diagramas de matriz
Los diagramas de matriz son visualizaciones complejas que agrupan datos para mostrar relaciones. Al mostrar cuántos elementos interactúan, los diagramas de matriz ayudan a los gestores de recursos a identificar el personal y otros recursos óptimos para un proyecto.
Una matriz de impacto, también llamada matriz de evaluación de riesgos, es un gráfico común en un plan de gestión de riesgos. La matriz de impacto relaciona la probabilidad y el impacto de los factores de riesgo para determinar su gravedad.
Gráficos de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas (FODA)
Un responsable de recursos desarrolla un gráfico FODA para analizar un proyecto completo o un elemento específico dentro de un proyecto, como la utilización del personal. Los gráficos FODA presentan una visión holística de los posibles riesgos.
Software para la visualización de la planificación de recursos
El software de gestión de recursos va más allá del diseño de diagramas de Gantt para realizar el seguimiento de la utilización y disponibilidad de los recursos.
Si tu presupuesto es un problema, también hay muchas herramientas gratuitas de gestión de recursos.
Por qué los jefes de proyecto usan herramientas y software de planificación de recursos
El software de planificación de recursos y el software de previsión de proyectos ayudan a los gestores de recursos a realizar su trabajo de manera eficiente y eficaz sin tener que alternar entre varias aplicaciones.
¿Quieres actualizar el cronograma del proyecto? Usa la aplicación. ¿Quieres saber qué recursos están disponibles? Usa la aplicación. ¿Quieres generar un informe de riesgos basándote en el rendimiento anterior? Usa la aplicación. Los responsables de recursos pueden hacer todo lo que necesitan desde una ubicación centralizada.
Funciones clave del software de gestión de recursos
Un responsable de recursos puede planificar proyectos de manera eficiente utilizando estas funciones clave presentes en las aplicaciones de gestión de recursos:
- Identificar y asignar recursos dentro de los límites de la planificación de capacidad (también puedes utilizar software específico de planificación de capacidad para esto)
- Ver datos agregados fácilmente disponibles
- Utilizar múltiples vistas para comparar y editar datos
- Usar herramientas visuales de creación para generar informes, diagramas, gráficos y más
- Crear informes automáticos y dinámicos
- Programar recursos humanos y de equipos
- Realizar gestión del portafolio de proyectos
- Comunicarse y colaborar mediante mensajería, reuniones y actualizaciones de estado en vivo
- Acceder a paneles intuitivos que brindan una visión clara y personalizable de los datos del proyecto y los recursos
