Cómo dominar la asignación de recursos + 5 consejos probados
Ya sea que estés desarrollando software o mejorando un proceso, el éxito de un proyecto depende de una asignación de recursos adecuada. Gran parte de la gestión de proyectos consiste en asegurar que todas las piezas correctas encajen en el momento oportuno, lo que requiere un sólido plan de asignación de recursos.
Desafortunadamente, solo alrededor de un tercio de las empresas utiliza siempre las mejores prácticas de gestión de recursos para estimar y asignar recursos a los proyectos. Descubre más sobre este paso crítico de la gestión de proyectos a continuación y obtén algunos consejos para hacerlo bien.
¿Qué es la asignación de recursos?
Es la acción de la gestión de recursos, que consiste en asegurarse de tener los recursos adecuados en posición para cumplir los objetivos generales del negocio. En la gestión de proyectos, la utilización de recursos se refiere a cómo empleas presupuestos, herramientas y capital humano para impactar los resultados del proyecto.
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Cómo dominar la asignación de recursos
En definitiva, normalmente mejoras en la asignación de recursos a medida que practicas la programación de recursos en entornos reales. Cuantos más proyectos realices, más aprenderás y mejor podrás asignar recursos en el futuro.
Si quieres perfeccionar realmente estas habilidades—y demostrar tu dominio ante la alta dirección o futuros empleadores—puedes obtener una certificación Resource Management Certified Professional.
Tenemos muchos recursos para los profesionales de la gestión de proyectos que desean mejorar sus habilidades de gestión de recursos:
- Nuestra plantilla de hoja de cálculo para asignación de recursos te ayuda a pasar de formatos básicos de Excel a una herramienta que facilita la gestión de recursos.
- Puedes consultar nuestro ejemplo paso a paso de asignación de recursos para ver cómo funcionan estos principios en entornos de proyectos reales.
- Aprende más sobre métodos de asignación de recursos para que puedas elegir el que mejor se adapte a tus preferencias y necesidades.
5 consejos para una asignación de recursos eficaz
Cuando estés listo para aplicar tus nuevos conocimientos, utiliza los cinco consejos a continuación para aumentar tus probabilidades de éxito incorporando técnicas de asignación de recursos y modelos de asignación de recursos.
1. Utiliza el software de gestión de recursos adecuado
Cuando sea posible, elige un software de gestión de proyectos que incluya funciones de gestión de recursos. Si no tienes esta opción, investiga soluciones de software de asignación de recursos que puedan ayudar a automatizar el proceso de gestión de recursos.
Cuando diriges varios proyectos o trabajas en una organización que apoya iniciativas en varios frentes, algo que parece tan sencillo como entender la disponibilidad de recursos puede resultar complejo. El software adecuado te permitirá visualizar fácilmente qué recursos están disponibles y cuándo, reduciendo el trabajo manual y la comunicación necesaria para suministrar correctamente los recursos a un proyecto. Además, los programas de reserva de recursos te ayudan a reservar recursos por adelantado, asegurando su disponibilidad y evitando conflictos de horario.
Las soluciones de software también pueden reducir drásticamente problemas comunes como la sobreasignación o la asignación insuficiente. Por ejemplo, podrían recordarte que ya tienes al desarrollador asignado para las semanas en que lo necesitas, evitando que asignes a otro desarrollador y prives a otro proyecto de ese recurso necesario.
2. Comienza con un alcance de proyecto claro
Si no conoces el alcance de tu proyecto, no puedes anticipar qué miembros del equipo o recursos podrías necesitar.
Por ejemplo, si crees que el alcance del proyecto es mejorar una aplicación existente, crearás un equipo de proyecto teniendo en cuenta ese trabajo. Si más adelante descubres que tus partes interesadas esperaban que crearas una aplicación completamente nueva, es posible que no tengas los recursos de desarrollo necesarios para ese trabajo, y podría ser demasiado tarde para reunirlos a tiempo para cumplir con la fecha límite del proyecto.
Vigilar el desvío del alcance es otra manera de proteger y gestionar tus recursos. Esto es especialmente cierto en organizaciones que ejecutan varios proyectos al mismo tiempo. Si el alcance de tu proyecto se incrementa, también lo hará el plazo para completarlo. Eso puede provocar que tus esfuerzos se superpongan con otros proyectos que necesitan los mismos recursos.
3. Identifica dependencias de tareas
Una vez que todos están de acuerdo con el alcance del proyecto, pasa a crear un plan de proyecto. El cronograma de tu proyecto debería detallar los entregables y los hitos, y la mayoría de los líderes de proyecto comienzan con una ruta crítica para saber cuánto tiempo tomará el esfuerzo general.
Desglosa aún más el cronograma del proyecto con un diagrama de Gantt o un planificador de recursos que te ayude a comprender las dependencias entre tareas. Estos detalles son esenciales para priorizar recursos con precisión.
Por ejemplo, imagina un proyecto de restauración que requiere el uso de una máquina costosa y especializada. Sabes que tendrás que alquilar la máquina—lo que crea un costo diario—y contar con el profesional certificado adecuado para operarla.
Si la parte del proyecto que requiere esta máquina no puede llevarse a cabo hasta que se completen una docena de tareas previas, estarías desperdiciando recursos si asignas la máquina y el profesional certificado al proyecto desde el principio.
Al trabajar para identificar las dependencias de tareas dentro de tu cronograma del proyecto, puedes beneficiarte de la asignación "justo a tiempo". Todo esto se planifica mejor con un software de gestión de proyectos de restauración.
4. Crea un plan de recursos con anticipación
No te limites a comprender esas dependencias y las necesidades de recursos asociadas a tu plan de proyecto. Crea un plan de recursos junto con tu cronograma (esto se realiza mejor con una plantilla de planificación de recursos).
Considera si el cronograma del proyecto coincide con los recursos disponibles. Si no es así, es posible que tengas que hacer ajustes en tu calendario o contactar proactivamente con recursos humanos u otros responsables de la toma de decisiones para abastecer adecuadamente el proyecto.
Por ejemplo, tu planificación podría llevarte a comprender que necesitas $100,000 para el proyecto y no $50,000. Es un salto considerable, y obtener la aprobación para duplicar el presupuesto del proyecto podría tomar tiempo.
O si necesitas contratar a un contratista temporal para cumplir con una necesidad de talento especializado en tu proyecto, tu equipo de RRHH podría necesitar algunas semanas o más para publicar la vacante y seleccionar a los candidatos antes de contratar a la persona adecuada. Un software para agencias de contratación podría ser útil en ese sentido.
5. Usa el seguimiento de tiempo para recopilar datos sobre los recursos utilizados
Tus responsabilidades en la asignación de recursos no terminan una vez que cuentas con todos los recursos necesarios para el proyecto. Debes monitorear el tiempo que varias personas dedican a tu proyecto, así como todo el dinero y los otros recursos utilizados. Estos datos son importantes para:
- Soportar los facturables. Es posible que debas recuperar los gastos invertidos en el proyecto repercutiéndolos apropiadamente a los clientes. Solo podrás hacerlo correctamente si sabes cuánto tiempo se dedicó a las distintas partes del proyecto.
- Determinar la rentabilidad. Las partes interesadas querrán saber si hubo retorno de la inversión en el proyecto. El seguimiento de tiempo y otros datos sobre uso de recursos son críticos para responder a esas preguntas.
- Mejorar la planificación de nuevos proyectos. Cuando sabes cuánto trabajo puede hacer la gente en varios proyectos, puedes realizar una mejor planificación de capacidad y evitar el agotamiento de tus equipos internos.
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