So wählen Sie eine Projektmanagement-Software aus
Die Wahl der richtigen Projektmanagementsoftware kann über den Erfolg deines Teams entscheiden. Das richtige Tool kann Zeit sparen, die Genauigkeit verbessern, Compliance-Anforderungen unterstützen und deinem Team helfen, mehr aus seiner Investition herauszuholen.
Wählst du jedoch die falsche Projektmanagementlösung, sitzt du auf ineffizienten Abläufen, verpassten Fristen und frustrierten Teammitgliedern.
Dieser Leitfaden richtet sich an Projektmanager, Teamleiter und alle, die dafür verantwortlich sind, Projekte zum Erfolg zu führen. Ganz gleich, ob du die Zusammenarbeit verbessern oder Prozesse optimieren möchtest – ich helfe dir, das richtige Projektmanagementtool für deine individuellen Anforderungen zu finden.
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4 Dinge, auf die du bei der Auswahl einer Projektmanagementsoftware achten solltest
Aus meiner Erfahrung mit Projekttools konzentriere ich mich auf Integrationen, Skalierbarkeit, rollenbasierte Zugriffsrechte und Berichte, die Projektdaten verständlich darstellen:
1. Integration in deine bestehenden Tools
Integrationen verbinden Projektmanagementsoftware mit Tools, die dein Team bereits verwendet, etwa Chat-, Kalender-, Code-Repository- und Dateispeicherlösungen.
Prüfe, ob wichtige Integrationen die für deinen Arbeitsablauf benötigten Daten synchronisieren, und achte auf doppelte Datensätze oder manuelle Aktualisierungen. Frage: „Welche Tools müssen Informationen austauschen, damit dieser Arbeitsablauf funktioniert?“
Bei Remote- oder verteilten Teams solltest du außerdem den mobilen Zugriff und die Synchronisierung in Echtzeit testen, damit Teammitglieder Projekte von verschiedenen Standorten aus verwalten können.
Beispielsweise sollten Bauunternehmen, die Xero für die Buchhaltung verwenden, nach einer Bauprojektmanagementsoftware suchen, die mit Xero funktioniert.
Teste diese Integrationen während einer Produktdemo oder kostenlosen Testphase, um einen reibungslosen Datenfluss zu bestätigen. Die Reduzierung manueller Aktualisierungen und Fehler ist ein wichtiger Vorteil von Bauprojektmanagementsoftware.
2. Skalierbarkeit bei wachsendem Team
Skalierbarkeit bedeutet, dass die Software mehr Benutzer, Projekte und komplexere Arbeitsabläufe bewältigen kann, wenn dein Team wächst. Achte auf flexible Berechtigungen, Berichte und transparente Preise bei zunehmender Nutzung. Vermeide es, für Kapazitäten zu bezahlen, die du noch nicht benötigst. Frage: Ab welcher Teamgröße oder welchem Projektvolumen wäre ein Upgrade erforderlich und was würde es kosten?
Prüfe die Optionen des Anbieters für Onboarding, Schulungen und Kundensupport sowie mögliche zusätzliche Gebühren für Tarifänderungen oder das Hinzufügen von Funktionen.
3. Rollenbasierter Zugriff und Berechtigungen
Mit rollenbasiertem Zugriff kannst du steuern, wer Projektdaten anzeigen, bearbeiten, genehmigen oder verwalten darf. Achte auf detaillierte, leicht überprüfbare Berechtigungen, die den Verantwortlichkeiten im Team entsprechen, und vermeide Tools, die auf weitreichenden gemeinsamen Zugriff angewiesen sind. Frage, welche Personen Zugriff auf vertrauliche Projektdetails benötigen und welche Aktionen sie ausführen können sollten.
Prüfe außerdem, ob du Arbeitsabläufe, Felder und Vorlagen anpassen sowie Routineaufgaben wie Zuweisungen, Benachrichtigungen und Statusaktualisierungen automatisieren kannst.
4. Berichte und Datentransparenz
Berichte verwandeln Projektaktivitäten in Ansichten zu Fortschritt, Arbeitsaufwand, Risiken und Liefertrends. Achte auf Berichte, die du nach Projekt, Team und Zeitraum filtern kannst, und vermeide Dashboards, die verbergen, wie Kennzahlen berechnet werden.
Frage: Welche Entscheidungen sollte dein Team auf Grundlage der Projektdaten treffen, und kann die Software die Informationen hinter diesen Entscheidungen anzeigen?
So wählst du eine Projektmanagementsoftware aus: Ein 5-Schritte-Modell
Nutze diese fünf Schritte, um deinen Arbeitsablauf zu bewerten, die Eignung des Tools zu testen und eine fundierte Entscheidung zu treffen:
Schritt 1: Ermittle deine Anforderungen
Bevor du auch nur eine einzige Produktseite öffnest, sprich mit den Menschen, die das Tool jeden Tag nutzen werden. Meiner Erfahrung nach führt das Überspringen dieses Schritts dazu, dass Teams Software auswählen, die in einer Demo großartig aussieht, aber nach einem Monat stillschweigend nicht mehr genutzt wird.
Beginne damit, nachzuvollziehen, wie die Arbeit tatsächlich durch dein Team fließt – nicht, wie sie eigentlich ablaufen sollte. Diese beiden Dinge sind selten identisch, und in der Lücke dazwischen liegen deine tatsächlichen Anforderungen.
Sprich mit diesen Beteiligten, bevor du dich für etwas entscheidest:
- Projektmanager: Was erfassen sie manuell, obwohl es automatisch geschehen sollte? Wo gehen Dinge verloren?
- Teamleiter und einzelne Teammitglieder: Welche Schritte in ihrem aktuellen Arbeitsablauf fühlen sich wie zusätzliche Arbeit an? Was würden sie zu Beginn jedes Tages sehen wollen?
- Führungskräfte und Projektauftraggeber: Welche Projektdaten benötigen sie für Entscheidungen und wie oft?
- IT oder Betrieb: Welche Sicherheits-, Compliance- oder Integrationsvorgaben bestimmen, was ihr tatsächlich nutzen könnt?
Nachdem du diese Gespräche geführt hast, nutze die folgenden Fragen, um deine Anforderungen zu formulieren:
- Was ist die hauptsächliche Arbeitsart: aufgabenbasierte Umsetzung, laufender Betrieb oder eine Mischung aus beidem?
- Wie viele Personen benötigen Zugriff und brauchen sie unterschiedliche Berechtigungsstufen?
- Mit welchen Tools muss sich die Software am ersten Tag verbinden können?
- Gibt es Compliance-, Datenresidenz- oder Sicherheitsanforderungen, die deine Auswahlmöglichkeiten einschränken?
- Wie sieht „Erfolg“ in sechs Monaten aus und wie würdest du ihn messen?
Am Ende dieses Schritts solltest du eine kurze Liste unverzichtbarer Funktionen, eine separate Liste wünschenswerter Funktionen und ein klares Bild der Arbeitsabläufe haben, die das Tool unterstützen muss. Diese Unterscheidung ist wichtiger, als die meisten Teams erkennen – wenn du die beiden Listen zusammenlegst, zahlst du am Ende für Funktionen zu viel, die niemand nutzt.
Schritt 2: Anbieter von Projektmanagement-Software recherchieren
Wenn du weißt, was du brauchst, ist es an der Zeit, dir anzusehen, was es auf dem Markt gibt. Ich würde dem Impuls widerstehen, „beste Projektmanagement-Software“ zu googeln und auf das erste Ergebnis zu klicken. Solche Listen führen dich möglicherweise zu den beliebtesten Tools und nicht zu dem richtigen Tool für die Situation deines Teams.
Nutze stattdessen mehrere Quellen und behandle jede davon unterschiedlich. So gehe ich in dieser Phase vor:
- Bewertungen von anderen Nutzern: Lies Bewertungen von Personen mit deiner Teamgröße, aus deiner Branche und mit deinem Anwendungsfall. Filtere nach Rolle – was ein selbstständiger Freelancer schätzt, unterscheidet sich von dem, was ein 50-köpfiges Entwicklungsteam benötigt.
- Analysten- und Vergleichsseiten: Nutze sie, um den Markt abzubilden und zu verstehen, wie sich Anbieter positionieren. Sie eignen sich eher für einen breiten Überblick als für die Tiefe.
- Community-Foren und Slack-Gruppen: Hier kommen echte Frustrationen ans Licht, mit denen Anbieter nicht werben werden. Suche neben dem Namen des Tools nach Begriffen wie „Problem“, „Einschränkung“ oder „gewechselt von“.
- Anbieterdokumentation: Gehe direkt zur Produktdokumentation und nicht nur zur Marketingseite. Die Dokumentation zeigt dir, was ein Tool tatsächlich kann – im Marketing wird dir gesagt, was du seiner Meinung nach glauben sollst.
- Aktuelle Versionshinweise oder Änderungsprotokolle: Diese prüfe ich immer. Ein Anbieter, der regelmäßig Aktualisierungen veröffentlicht, reagiert auf das Feedback seiner Nutzer. Ein veraltetes Änderungsprotokoll ist ein Warnzeichen.
Nutze diese Tabelle, um die Qualität und Zielsetzung jeder Quelle zu bewerten, die du konsultierst:
| Quellentyp | Am besten geeignet für | Worauf du achten solltest |
|---|---|---|
| Bewertungsseiten von Nutzern | Echte Nutzermeinungen | Aktualität und Relevanz für die jeweilige Rolle |
| Marketingseiten der Anbieter | Verständnis der Positionierung | Übertriebene Leistungsversprechen |
| Community-Foren | Bekannte Problembereiche | Einzelmeinungen oder alte Beiträge |
| Analystenberichte | Marktkontext | Neigung zu Lösungen für Großunternehmen |
| Produktdokumentation | Tatsächliche Funktionstiefe | Unvollständige oder veraltete Inhalte |
Berücksichtigen Sie bei der Recherche nach Anbietern die Größe Ihres Teams und Ihre geschäftlichen Anforderungen. Beispielsweise sind einige Projektmanagement-Werkzeuge gut für Start-ups und kleine Unternehmen geeignet, während Solopreneure, die ihre eigenen Projekte verwalten, möglicherweise einen erschwinglichen Preis, eine einfache Einrichtung und ein unkompliziertes Aufgabenmanagement gegenüber erweiterten Funktionen bevorzugen.
Am Ende dieses Schritts sollten Sie eine Arbeitsliste von Anbietern haben, die plausibel zu Ihren Anforderungen passen – noch keine engere Auswahl, sondern lediglich Kandidaten, die eine genauere Betrachtung wert sind. Ich würde fünf bis acht Optionen anstreben. Bei mehr Optionen werden die nächsten Schritte schnell unübersichtlich.
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Schritt 3: Erstellen Sie eine engere Auswahl an Projektmanagement-Software
Inzwischen haben Sie eine Liste von Kandidaten und ein klares Bild davon, was Sie benötigen. In diesem Schritt geht es darum, diese Liste auf drei oder vier Werkzeuge zu reduzieren, die ernsthaft getestet werden sollten. Meiner Erfahrung nach überspringen die meisten Teams diese Arbeit und gehen direkt zu Produktvorführungen – dadurch verschwenden sie Stunden mit Verkaufspräsentationen für Werkzeuge, die ohnehin nie gepasst hätten.
Verwenden Sie diese Kriterien, um Ihre ursprüngliche Liste auf eine praktikable engere Auswahl zu reduzieren:
- Abdeckung der unverzichtbaren Anforderungen: Unterstützt das Werkzeug jeden Punkt auf Ihrer Liste der nicht verhandelbaren Anforderungen? Wenn auch nur einer fehlt, entfernen Sie es. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie einen Weg darum herum finden werden.
- Passende Preisstruktur: Passt das Preismodell zur Struktur Ihres Teams? Kosten pro Nutzer wirken sich bei einem Team mit 10 Personen anders aus als bei einer Organisation mit 60 Personen. Berechnen Sie die tatsächlichen Kosten.
- Integrationstiefe: Verbindet es sich mit den Werkzeugen, die Ihr Team täglich verwendet, oder führt es diese nur als unterstützt auf? Zwischen einer nativen Integration und einer Lösung über einen Drittanbieter besteht ein deutlicher Unterschied.
- Passende Bereitstellung und Sicherheit: Erfüllt es Ihre IT- oder Compliance-Anforderungen? Prüfen Sie, ob die Hosting-Standorte und Bereitstellungsoptionen des Anbieters Ihre Anforderungen an den Datenstandort erfüllen.
- Aussagekraft der Bewertungen: Was sagen Personen mit Ihrer Teamgröße und Arbeitsweise tatsächlich? Ein oder zwei schlechte Bewertungen schließen ein Werkzeug nicht aus, ein durchgängiges Muster hingegen schon.
Verwenden Sie diese Tabelle, um Ihre verbleibenden Kandidaten zu vergleichen, bevor Sie Produktvorführungen buchen:
| Bewertungsfaktor | Was zu prüfen ist |
|---|---|
| Unverzichtbare Funktionen | Alle nicht verhandelbaren Anforderungen erfüllt. |
| Preis bei Ihrer Teamgröße | Tatsächliche Kosten, nicht der Einstiegspreis |
| Integrationskompatibilität | Native oder über Drittanbieter bereitgestellte Konnektoren |
| Sicherheit und Compliance | Datenstandort, SSO, Berechtigungen |
| Muster in den Nutzerbewertungen | Durchgängige Themen, keine Ausreißer |
Sobald Sie Ihre endgültige engere Auswahl eingegrenzt haben, würde ich die Anbieter kontaktieren. Wenn möglich, kontaktieren Sie sie noch in derselben Woche – Sie profitieren mehr von den Gesprächen, wenn die Werkzeuge noch frisch in Ihrem Gedächtnis sind und Sie die Antworten direkt miteinander vergleichen können.
Wenn Sie Produktvorführungen buchen, bringen Sie Ihre Anforderungsliste mit und bitten Sie die Anbieter, Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe zu zeigen, nicht ihre Standardpräsentation. So finden Sie am schnellsten heraus, ob ein Werkzeug wirklich passt oder nur den Anschein erweckt.
Vergleichen Sie die Werkzeuge nach jeder Produktvorführung anhand derselben Anforderungen, Kosten und Integrationsbedürfnisse. Lassen Sie Teammitglieder nach Möglichkeit während einer kostenlosen Testphase einen echten Arbeitsablauf testen. Dokumentieren Sie die Vor- und Nachteile und ermitteln Sie Ihr bevorzugtes Werkzeug, das Sie im Geschäftsfall empfehlen möchten.
Am Ende dieses Schritts sollten Sie ein bevorzugtes Werkzeug zur Empfehlung, klare Gründe für Ihre Wahl und bei Bedarf eine Ersatzoption haben.
Schritt 4: Erstellen Sie den Geschäftsfall
Ein Geschäftsfall ist nicht nur eine Formalität, um die Budgetfreigabe zu erhalten. Meiner Erfahrung nach ist er der klarste Weg, kritisch zu prüfen, ob Sie tatsächlich das richtige Werkzeug ausgewählt haben – und Erwartungen festzulegen, bevor jemand einen Vertrag anfasst.
Am Ende dieses Schritts sollten Sie ein ein- oder zweiseitiges Dokument haben, das Ihre Stakeholder in fünf Minuten lesen und verstehen können, welchen Kompromiss Sie von ihnen verlangen.
Gehen Sie nach diesem Prozess vor, um einen überzeugenden Geschäftsfall zu erstellen:
- Beziffere die aktuellen Kosten des Nichtstuns: Schätze, wie viel Zeit Teams heute für manuelle Umgehungslösungen, Statusaktualisierungen und Koordinationsaufgaben aufwenden. Auch grobe Zahlen sind hilfreich – es geht darum zu zeigen, dass der Status quo nicht kostenlos ist.
- Fasse den erwarteten ROI und die Ergebnisse zusammen: Verknüpfe deine prognostizierten Vorteile mit den konkreten Problemen in den Arbeitsabläufen, die du in Schritt 1 identifiziert hast. Konzentriere dich auf Ergebnisse, die deinen Interessengruppen bereits wichtig sind: schnellere Lieferzyklen, weniger verpasste Fristen und ein klarerer Überblick über die Arbeitsauslastung. Versprich keine Ergebnisse, die sich nicht auf eine Funktion zurückführen lassen.
- Erstelle eine realistische Kostenschätzung: Berücksichtige Lizenzen, Einarbeitung, erforderliche Integrationsarbeiten sowie die interne Zeit für Einrichtung und Schulung. Die meisten Teams unterschätzen die Implementierungskosten, weil sie die letzten beiden Punkte ignorieren. Beziehe die prognostizierte Teamgröße in 12 und 24 Monaten ein, nicht nur die heutige Personalstärke.
- Erstelle einen Implementierungszeitplan: Unterteile die Einführung in Phasen. Ein schrittweiser Ansatz lässt sich leichter genehmigen und ermöglicht eine einfachere Erholung, falls etwas nicht funktioniert. Zeige, welche Teams zuerst an Bord geholt werden und woran sich für jede Phase erkennen lässt, dass sie abgeschlossen ist.
- Benenne die Risiken und wie du mit ihnen umgehen würdest: Das Risiko einer mangelnden Akzeptanz ist normalerweise das größte. Sprich es direkt an – wie sieht dein Plan aus, wenn die Mitarbeiter wieder auf E-Mails und Tabellen zurückgreifen? Weise außerdem auf Integrationsrisiken, die Komplexität der Datenmigration und mögliche vertragliche Abhängigkeiten hin.
Verwende diese Tabelle, um deinen Geschäftsfall zu strukturieren, bevor du ihn den Interessengruppen präsentierst:
| Element des Geschäftsfalls | Was enthalten sein sollte |
|---|---|
| Aktuelle Kostenbasis | Durch manuelle Arbeit, verpasste Übergaben und Statusbesprechungen verlorene Zeit |
| Erwartete Ergebnisse | Liefergeschwindigkeit, Transparenz, Koordinationsaufwand |
| Gesamtkosten des Eigentums | Lizenzen, Einrichtung, Schulung, Integrationsarbeiten |
| Implementierungszeitplan | Schrittweise Einführung, Meilensteine, Reihenfolge der Teamintegration |
| Risikominderung | Plan zur Akzeptanzförderung, Optionen für eine Rücksetzung, Vertragsbedingungen |
Ich würde das endgültige Dokument kurz halten. Wenn du mehr als zwei Seiten brauchst, um den Geschäftsfall zu begründen, hast du ihn wahrscheinlich noch nicht ausreichend verdichtet. Das Ziel ist nicht, jedes Detail abzudecken – es geht darum, den Zielkonflikt offensichtlich und die Entscheidung einfach zu machen.
Die Preise für die verschiedenen Werkzeugen unterscheiden sich astronomisch. Es ist wichtig zu berücksichtigen, wie viele Lizenzen du benötigst, wie Gäste verwaltet werden und welche Zusatzfunktionen erforderlich sind, da die Kosten schnell aus dem Ruder laufen können.
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Schritt 5: Implementiere deine Projektmanagementsoftware und führe deine Benutzer ein
Das richtige Werkzeug auszuwählen, ist nur die halbe Arbeit. Meiner Erfahrung nach scheitern die meisten Einführungen still und leise bei der Implementierung – nicht, weil die Software ungeeignet war, sondern weil das Team nicht darauf vorbereitet wurde, sie tatsächlich zu nutzen.
Das Ziel dieses Schritts ist der Übergang von „Wir haben ein Werkzeug ausgewählt“ zu „Das Team arbeitet konsequent damit“. Dieser Wandel geschieht nicht von selbst. Er erfordert bewusste Kommunikation, klare Verantwortlichkeiten und eine Feedbackschleife, die Probleme erkennt, bevor sie zur Gewohnheit werden.
Stelle vor der Inbetriebnahme sicher, dass du diese grundlegenden Voraussetzungen für die Einführung abgedeckt hast:
- Kündige die Änderung frühzeitig an und erkläre den Grund: Informiere dein Team darüber, was sich ändert, wann es sich ändert und – was am wichtigsten ist – warum die neue Lösung besser ist als das, was du ersetzt. Mitarbeiter übernehmen Werkzeuge schneller, wenn sie den Grund für den Wechsel verstehen.
- Eine für die Einführung verantwortliche Person benennen: Jemand muss für Einrichtung, Konfiguration und Fehlerbehebung verantwortlich sein. Das muss keine Vollzeitrolle sein, aber es kann nicht die Aufgabe aller sein, sonst wird sie letztendlich zu niemandes Aufgabe.
- Die Einführung nach Team oder Arbeitsablauf staffeln: Versuche nicht, alles auf einmal zu migrieren. Beginne mit einem Team oder einem Arbeitsablauf, bringe ihn gut zum Laufen und weite die Einführung dann aus. So begrenzt du die Auswirkungen, falls etwas schiefläuft.
- Schulungen an der tatsächlichen Arbeit ausrichten: Allgemeine Rundgänge bleiben nicht im Gedächtnis. Führe dein Team durch die tatsächlichen Projekte und Aufgaben, die es mit der Anwendung verwalten wird, und nicht durch ein Beispielszenario. So kommt die Schulung wirklich an.
- Einen Zeitraum für Feedback festlegen: Lege einen Termin fest – zwei bis vier Wochen nach dem Start –, an dem du aktiv Rückmeldungen sammelst. Ich würde das in einer kurzen Besprechung tun, nicht über eine Umfrage. Im Gespräch erfährst du Dinge, die die Leute nicht aufschreiben würden.
- Definieren, wie „erledigt“ aussieht: Einigt euch vor dem Start darauf, was eine erfolgreiche Einführung bedeutet. Ist es ein bestimmter Prozentsatz der in der Anwendung erfassten Aufgaben? Werden Statusaktualisierungen ohne Aufforderung vorgenommen? Lege den Maßstab fest, damit du weißt, wann du ihn erreicht hast.
Verwende diese Tabelle, um die wichtigsten Entscheidungen zu verfolgen, die du vor dem Start treffen musst:
| Entscheidung zur Einführung | Was festzulegen ist |
|---|---|
| Umfang des Starts | Welches Team oder welcher Arbeitsablauf zuerst beginnt |
| Verantwortliche Person für die Einführung | Wer Einrichtung, Zugriffsrechte und Support übernimmt |
| Schulungsformat | Live-Sitzung, zeitversetztes Video oder schriftliche Anleitung |
| Feedbackmechanismus | Wie und wann du nach dem Start Rückmeldungen sammelst |
| Erfolgskriterien | Wie die Nutzung nach 30 und 90 Tagen aussieht |
Am Ende dieses Schritts sollte dein Team in der Anwendung arbeiten – und sich nicht nur anmelden. Das ist ein wichtiger Unterschied. In der ersten Woche schnellen die Anmeldezahlen in die Höhe. Eine regelmäßige, selbstständige Nutzung zeigt dir, dass die Einführung tatsächlich funktioniert hat.
Wie geht es weiter?
Wenn du noch etwas Hilfe bei der Auswahl der richtigen Projektmanagementsoftware für dein Team brauchst, lohnt es sich, deine Liste der Anforderungen an Projektmanagementsoftware noch einmal durchzugehen, um zu sehen, wo du deine Optionen eingrenzen kannst.
Du kannst auch eine Ausschreibung für Projektmanagementsoftware erstellen, um von potenziellen Anbietern mehr Informationen über deren Angebot zu erhalten.
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