Ein Leitfaden für Anfänger zu Workflow-Management-Software
Wenn Sie hier sind, muss das bedeuten, dass Sie neugierig darauf sind, Prozesse in Ihrer Organisation zu optimieren. Außerdem suchen Sie nach einem Tool, das Ihnen dabei helfen kann, damit Sie all diese Excel-Tabellen, Haftnotizen und anderen kreativen Methoden, die Sie bisher zur Kontrolle Ihrer Prozesse entwickelt haben, endlich loswerden können. Sehen wir uns daher gemeinsam an, was Software zur Arbeitsablaufverwaltung ist und welche Vorteile sie bietet.
Doch bevor wir damit beginnen, die Frage zu beantworten, was Software zur Arbeitsablaufverwaltung ist, sollten wir uns den Kontext ansehen. Software für Arbeitsabläufe ist heutzutage von großer Bedeutung, und ihr Marktwert zeigt das (geschätzt auf 10,5 Mio. USD). Es wird erwartet, dass dieser Markt zwischen 2023 und 2028 um fast 14 Mio. USD wachsen wird.
Warum wächst er? Hauptsächlich, weil Unternehmen beschlossen haben, Robotern in dieser Hinsicht den Vortritt zu lassen, und sich der Macht der Automatisierung ergeben haben. Beginnen wir nun mit dem Thema Arbeitsablaufverwaltung!
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In wenigen Worten ausgedrückt ist Arbeitsablaufverwaltung ein iterativer Prozess zur Optimierung der Qualität von Arbeitsabläufen. Klar wie Kloßbrühe? Um das zu verbessern, beginne ich mit den Grundlagen und erkläre Ihnen, was ein Arbeitsablauf ist.
Was ist ein Arbeitsablauf?
Ein Arbeitsablauf ist eine Reihe von Schritten, die die Reihenfolge darstellen, die befolgt werden sollte, um eine Tätigkeit abzuschließen. Im Gegensatz zu einem Geschäftsprozess, der linear verläuft, umfasst ein Arbeitsablauf bedingte Logik, um unterwegs Entscheidungen zu treffen, durch die der Arbeitsablauf unterschiedliche Pfade einschlagen kann.
Die traditionelle Darstellung eines Arbeitsablaufs erfolgt mithilfe eines Flussdiagramms, und viele Softwaretools helfen Ihnen dabei, aus Vorlagen oder von Grund auf schöne Diagramme zu erstellen. Ziel ist es, manuelle Prozesse in verschiedene Arbeitsabläufe mit wiederholbaren Schritten umzuwandeln, die befolgt werden können, um vorhersehbare Ergebnisse zu erzielen.
Beispiele für Arbeitsabläufe sind:
- Dokumentenverwaltung oder die Genehmigung von Marketingmaterialien
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Weiterleitung einer Genehmigung für eine Reiseanfrage oder die Genehmigung von Ausgaben
Software für Flussdiagramme verfügt typischerweise über eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Drag-and-Drop-Funktionalität, mit der Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe in einer Umgebung ohne Programmieraufwand erstellen können. Darüber hinaus bietet sie Funktionen für die Zusammenarbeit, sodass Sie in Echtzeit gemeinsam Inhalte erstellen können. Außerdem lässt sich Software für Prozessabläufe häufig in diese Tools integrieren, wodurch nahtlose Übergänge von der visuellen Planung zur Ausführung und Nachverfolgung innerhalb eines einheitlichen Systems ermöglicht werden. Diese Prozesse umfassen häufig eine komplexe Dokumentenverwaltung, wodurch die Implementierung eines Dokumentenverwaltungssystems für strukturierte Genehmigungen, Versionskontrolle und sichere Zusammenarbeit unerlässlich ist.
Nun ist es wichtig zu beachten, dass Arbeitsabläufe aufgrund ihrer verzweigten Pfade komplex werden können, wenn mehr Entscheidungen getroffen werden müssen und mehr Teammitglieder Teil des Arbeitsablaufs sind. Genau diese Komplexität versucht die Arbeitsablaufverwaltung zu bewältigen, häufig mithilfe von Unternehmenssoftware für Arbeitsabläufe, die komplexe Prozesse verarbeiten, Aufgaben automatisieren und eine nahtlose Zusammenarbeit in großen Teams gewährleisten kann.
Was ist Arbeitsablaufverwaltung?
Arbeitsablaufverwaltung ist eine Vorgehensweise, bei der Ihre Arbeitsabläufe abgebildet und nachverfolgt werden und schließlich entweder durch Integration oder Automatisierung oder durch beides optimiert werden.
Bei Integrationen von Arbeitsabläufen werden typischerweise verschiedene Apps miteinander verbunden, damit sie Informationen austauschen können. Diese Integrationen lassen sich manuell mithilfe einer API einrichten, aber auch mithilfe von Drittanbietersoftware wie Zapier.
Für die Automatisierung von Arbeitsabläufen benötigen Sie eine Softwareart namens Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, mit der Sie Geschäftsregeln festlegen können, die den Informationsfluss steuern. Diese Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen können sich wiederholende Aufgaben in vorhersehbare automatisierte Prozesse umwandeln, die Ihnen Zeit und Geld sparen.
Arbeitsablaufverwaltung ist zyklisch. Das bedeutet, dass Sie jedes Mal, wenn Sie einen Arbeitsablauf optimieren, ihn neu abbilden und anschließend erneut nachverfolgen, bis die nächste Optimierung ansteht. Es geht darum, kontinuierlich nach Verbesserungen zu streben. Ein Tool zur Arbeitsablaufverwaltung unterstützt Sie bei dieser zyklischen Aufgabe.
Erfahren Sie hier mehr über die verschiedenen Arten des Workflow-Managements.
Was ist Workflow-Management-Software?
Workflow-Management-Software ist ein Programm, das typischerweise Teil eines Projektmanagement-Tools ist und Ihnen dabei helfen kann, die Workflows des Teams zu verwalten. Sie können verschiedene Projekt-Workflows mithilfe von Dashboards verfolgen, Workflows mithilfe von Aufgabenverwaltungsansichten wie Kanban oder Zeitleisten erstellen oder optimieren, Abhängigkeiten definieren und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren.
Ein Workflow-Management-System ist in der Regel in drei Varianten verfügbar.
Arten von Workflow-Management-Software
Lokale Installation
Eine lokale Installation bedeutet, dass die Software auf Ihrer Hardware betrieben wird und Sie für ihre Wartung verantwortlich sind. Obwohl diese Option Sicherheitsvorteile bietet, bedeutet sie auch höhere Kosten, da Sie sowohl die Software als auch die Hardware warten müssen.
Cloudbasiert
Heute ist cloudbasierte Workflow-Software die gängigste Option. Bei dieser Art der Bereitstellung nutzen Sie die Ressourcen des Anbieters, einschließlich Hardware und Cloud-Speicher. Denken Sie an jedes SaaS-Tool, das Sie derzeit verwenden, beispielsweise ein CRM, eine Zeiterfassungssoftware, eine Software für Dokumenten-Workflows oder eine Software zur Dokumentenverwaltung.
Hybrid
Eine hybride Bereitstellung bedeutet, dass Sie Ihre Informationen je nach Geschäftsabläufen und Geschäftszielen an verschiedenen Orten speichern. Informationen, die für Ihr Unternehmen wichtiger sind, werden in Ihrer Cloud gespeichert, während weniger kritische Ressourcen beim Anbieter gespeichert werden. Dies ist eine hervorragende Option für granulare Berechtigungen und Zugriffskontrolle.
Häufige Funktionen von Workflow-Management-Software
Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Workflow-Management-Software.
- Aufgabenverwaltung. Unabhängig davon, welchen Preisplan für Workflow-Software Sie wählen, bieten die meisten Projekt-Workflow-Software Funktionen zur Aufgabenverwaltung. Ansichten zur Aufgabenverwaltung, etwa Listenansichten, sind häufig in Basistarifen enthalten und bieten anpassbare Felder, sodass Sie die für Sie wichtigsten Kennzahlen verfolgen können.
- Prozessautomatisierung. Wie bereits erwähnt, hilft Automatisierung bei der Optimierung von Workflows, vor allem indem sie die automatische Ausführung von Aufgaben ermöglicht. Ein weiterer Vorteil der Prozessautomatisierung besteht darin, dass sie Beteiligte benachrichtigt, sobald menschliche Eingaben erforderlich sind. Sie können auch nach spezieller Software zur Prozessautomatisierung suchen.
- Berichte und Analysen. Jedes Workflow-Management-Tool verfügt über ein Berichtsmodul. Damit können Sie KPIs verfolgen und sicherstellen, dass Ihre Workflows wie erwartet funktionieren. Berichte können Ihnen außerdem helfen, Engpässe zu erkennen und festzustellen, wann Sie nachfassen müssen.
- Integrationsmöglichkeiten. Integrationen erweitern die Reichweite Ihres Workflows, indem sie mehrere Apps miteinander verbinden und den Informationsaustausch zwischen ihnen ermöglichen.
- Benutzerfreundliche Oberfläche. Denken Sie daran, dass Workflows komplexer werden können, sobald mehr Variablen ins Spiel kommen. Daher konzentrieren sich diese Tools darauf, Ihnen eine hervorragende Benutzererfahrung zu bieten, damit Sie nicht abgelenkt werden, während Sie versuchen, Funktionen im Tool zu finden. Ein gutes Beispiel dafür ist Microsoft Visio.
Vorteile von Workflow-Management-Software
Zu den Vorteilen von Workflow-Management-Software gehören:
- Gesteigerte Produktivität
- Verbesserte Zusammenarbeit
- Optimierte Prozesse
- Verbesserte Verantwortlichkeit und Transparenz
Viele dieser Vorteile werden verstärkt, wenn Sie bewährte Verfahren für die Dokumentenverwaltung anwenden, beispielsweise sichere Cloud-Speicherung, Zugriffskontrollen und Aufbewahrungsrichtlinien – insbesondere, wenn Ihre Arbeitsabläufe eine umfangreiche Dokumentation zur Einhaltung von Vorschriften umfassen.
Beispiele für führende Software zur Workflowverwaltung
Hier sind einige Werkzeuge, die Ihnen bei der Verwaltung von Arbeitsabläufen helfen können. Wenn Sie weitere Informationen zu einem der Werkzeuge in dieser Liste wünschen, finden Sie diese in unserer Liste der besten Software zur Workflowverwaltung.
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