14 Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers: Ein Leitfaden für Ihre Rolle
Welche Verantwortlichkeiten hat ein Projektmanager?: Projektmanager sind dafür verantwortlich, Projekte von Anfang bis Ende zu leiten. Dazu gehören die Planung, Terminierung, Budgetverwaltung, Motivation von Teams und die Sicherstellung, dass die Projektziele mit den Geschäftsergebnissen übereinstimmen.
Mehr als nur Umsetzung: Projektmanager setzen heute nicht nur Vorgaben um – sie treiben die Strategie voran, verwalten Stakeholder und sorgen dafür, dass das Team auf die Geschäftsziele ausgerichtet bleibt. Damit sind sie für den Unternehmenserfolg unverzichtbar.
Wichtige Fähigkeiten für Projektmanager: Projektmanager benötigen sowohl Fachkenntnisse wie Terminplanung und Budgetverwaltung als auch soziale Kompetenzen wie Führung, Kommunikation und Problemlösung, um erfolgreich zu sein. Diese Fähigkeiten sorgen dafür, dass Projekte planmäßig vorankommen und Teams motiviert bleiben.
Als Projektmanager vorankommen: Eine Weiterbildung wie die DPM School oder eine PMP-Zertifizierung in Kombination mit praktischer Erfahrung kann Ihnen helfen, diese Verantwortlichkeiten besser zu erfüllen, Ihre Fähigkeiten zu verfeinern und Ihre Karriere im Projektmanagement voranzubringen.
Projektmanagement bedeutet nicht nur, Aufgaben abzuhaken oder einen Zeitplan einzuhalten – es geht darum, konkurrierende Prioritäten auszubalancieren, Risiken zu steuern und das Team auch bei unerwarteten Herausforderungen motiviert zu halten.
Ganz gleich, ob du Anforderungen präzisieren, eine gestresste Interessengruppe beruhigen oder eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs verhindern möchtest – deine Rolle kann sich anfühlen wie das Lösen von Rätseln während eines Marathonlaufs. Dieser Leitfaden erläutert die zentralen Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers und bietet umsetzbare Tipps, damit du dich souverän durch das Chaos navigieren und erfolgreiche Projekte umsetzen kannst.
Was macht ein Projektmanager?
Die wichtigste Verantwortung von Projektmanagern besteht darin, Projekte von Anfang bis Ende umzusetzen. Projektmanager tragen die Verantwortung für die Durchführung des Projekts auf eine Weise, die Geschäftsergebnisse und einen Mehrwert für die Endnutzer schafft.
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Dazu gehören:
- Das Initiieren und Planen des Projekts
- Das Verwalten von Budgets (insbesondere bei Projektmanagern für Investitionsprojekte), Umfang und Zeitplan
- Das Überwachen des Teams sowie der einzelnen Aufgaben und Ergebnisse, die es bearbeitet bzw. erstellt
- Die Sicherstellung der Qualität
- Das Verhindern, dass Risiken das gesamte Projekt zum Scheitern bringen
- Das Steuern der Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam, internen & externen Interessengruppen, Auftragnehmern und Lieferanten.
Die Stellenbeschreibung für Projektmanager hat sich im Laufe der Jahre verändert. Heutzutage geht die Rolle eines Projektmanagers über die Umsetzung von Vorgaben hinaus und umfasst auch die Entwicklung der Projektstrategie sowie die Übernahme von Führung.
Welche Verantwortlichkeiten hat ein Projektmanager und welche Rolle nimmt er ein?
Die Rolle eines Projektmanagers umfasst, das Projekt termingerecht, organisiert und innerhalb des Budgets zu halten. Zu den Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers gehören in diesem Zusammenhang:
- Das Initiieren des Projekts
- Das Starten des Projekts
- Das Erfassen der Anforderungen
- Das Organisieren des Projekts
- Das Erstellen von Zeitplänen
- Das Überwachen des Budgets
- Das Überwachen des Aufgabenfortschritts
- Das Bereitstellen von Statusaktualisierungen
- Das Motivieren des Teams
- Das Lösen von Problemen
- Das Managen von Risiken
- Das Managen von Veränderungen
- Das Versenden von Rechnungen
- Das Abschließen des Projekts
1. Das Projekt initiieren
Projektmanager prüfen die Durchführbarkeit des Projekts, holen Genehmigungen ein und richten das Projekt in ihrer Projektmanagementsoftware ein.
Vorausschauende Organisationen geben ihrem Projektmanagementteam während der Vertriebs- oder Konzeptionsphase eines Projekts die Möglichkeit, Umfang, Budget und Zeitplan zu erstellen oder zu prüfen. Du besprichst die Projektbeschreibung mit den Projektsponsoren, erstellst eine grobe Schätzung und einen Zeitplan und überprüfst den Plan mit den wichtigsten Interessengruppen, um Genehmigungen einzuholen.
Anschließend wirst du:
- deine Projektmanagementsoftware und Dateiordner einrichten
- eine aktualisierte Projektbeschreibung erstellen
- das benötigte Team zusammenstellen
- das Projekt intern starten
- mit deinem Team eine detaillierte Leistungsbeschreibung (oder gegebenenfalls ein Projekteinleitungsdokument) mit einem genaueren Zeitplan, Budget und Anforderungsprofil erstellen.
2. Das Projekt starten
Projektmanager halten offizielle Auftaktbesprechungen ab, bevor die Projektarbeit beginnt, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder hinsichtlich des Plans, des Umfangs, des Budgets und des Zeitplans auf demselben Stand sind.
Sobald die Leistungsbeschreibung (SOW) genehmigt wurde, kann die Arbeit beginnen. Deine erste Projektmanagementaufgabe besteht darin, bei einer externen Auftaktbesprechung mit wichtigen Stakeholdern und dem Projektsponsor alle Beteiligten auf denselben Stand zu bringen. Außerdem erstellst du die grundlegenden Materialien, die du verwenden wirst, um Erwartungen rund um das Projekt zu überwachen und zu kommunizieren.
Einige Beispiele für diese Materialien sind:
- Ein teilbarer Projektplan
- Ein RAID-Protokoll
- Der Kommunikationsplan
- Eine RACI-Matrix
- Deine Vorlage für Statusberichte
3. Anforderungen dokumentieren
Projektmanager erstellen Anforderungen für das Projekt entweder in einem Dokument mit Projektanforderungen oder in Form von User Stories.
Beziehe dich beim Erstellen des Dokuments mit den Anforderungen auf die Leistungsbeschreibung (SOW) und die Notizen des Kunden. Du musst außerdem die übergeordneten geschäftlichen Anforderungen des Projekts verstehen. Deine Anforderungen und User Stories sollten den Projektumfang und den übergeordneten Grund für die Durchführung des Projekts widerspiegeln.
Wenn du die Strategie hinter dem Projekt gut verstanden hast, kannst du die meisten Fragen des Teams oder anderer Stakeholder beantworten und dem Team strategische Orientierung geben, ohne bei Punkten, für die keine Entscheidung des Kunden erforderlich ist, auf zusätzliche Rückmeldungen warten zu müssen.
4. Das Projekt organisiert halten
Projektmanager erstellen eine übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente und Materialien.
Eine wichtige Aufgabe von Projektmanagern besteht darin, alle projektrelevanten Informationen an einem einzigen Ort aufzubewahren, auf den jeder Zugriff hat. In der Regel befindet sich dieser Ort auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk, in Google Drive, Dropbox und/oder einer Software zur Verwaltung digitaler Inhalte.
Du musst außerdem sicherstellen, dass die Materialien und Informationen eines Projekts bestmöglich geordnet sind, damit sie bei Bedarf sofort einsatzbereit sind. Projektmanagementsoftware oder andere Projektmanagementtools sind dabei hilfreich. Erledige dies zu Beginn des Projekts, damit du später keine Zeit oder kein Geld verlierst, weil du versuchst, etwas zu beheben, das vermeidbar gewesen wäre.
5. Einen Zeitplan erstellen
Projektmanager listen alle Aufgaben auf und ordnen sie in einer Zeitleiste, einem Kalender oder einem Sprintzyklus an.
Wie du deinen Projektzeitplan erstellst, hängt stark vom Projektzeitplan ab. Wenn dieser unveränderlich ist, erstellst du eine Zeitleiste ausgehend von diesem unveränderlichen Enddatum und arbeitest rückwärts. Wenn er flexibel ist, erstellst du eine Zeitleiste ausgehend vom aktuellen Zeitpunkt und ermittelst ein geeignetes Startdatum.
Du musst auch über mögliche Eventualitäten nachdenken. Überlege schon früh, wo etwas schiefgehen könnte und was du in diesem Fall tun wirst. Unabhängig davon, für welche Maßnahmen du dich entscheidest, bestimme, an welcher Stelle deiner Zeitleiste du sie umsetzen könntest. Diese müssen nicht mit deinem Kunden oder sogar deinem Team geteilt werden. Sie dienen hauptsächlich dazu, dass du einen Plan B hast, falls etwas passiert.
6. Das Budget überwachen
Projektmanager stellen sicher, dass nicht die Gefahr besteht, dass das Projekt mehr kostet als erwartet.
Normalerweise haben Projekte ein festgelegtes Budget, das bereits vor der Einbindung des Projektmanagers beschlossen wird. Deine Aufgabe besteht darin, dieses Budget während des gesamten Projektlebenszyklus auf die verschiedenen Phasen, Meilensteine und Aufgaben zu verteilen. Stelle sicher, dass ausreichend Budget für die Erledigung der Arbeit vorhanden ist, denn im weiteren Projektverlauf wird es schwieriger, zusätzliches Budget zu erhalten (sofern es keine eindeutigen Anforderungen außerhalb des Projektumfangs gibt).
Und denke daran: Dein Budget erfasst nicht nur die Ausgaben für ein Projekt, sondern setzt auch Grenzen für jede Person in deinem Projektteam.
7. Den Aufgabenfortschritt überwachen
Projektmanager überprüfen laufende Aufgaben und überwachen den Arbeitsfluss im Vergleich zum Projektplan in ihrer Projektmanagementsoftware.
Bei einem eher nach dem Wasserfallmodell aufgebauten Projekt könnte das bedeuten, etwas Zeit damit zu verbringen, Ihr Gantt-Diagramm zu aktualisieren, um zu sehen, ob Sie Gefahr laufen, von Ihrem kritischen Pfad abzuweichen.
Bei einem eher agilen Projekt könnte das bedeuten, die tatsächliche Geschwindigkeit des Teams mit der geplanten Geschwindigkeit zu vergleichen und Ihr Restaufwandsdiagramm zu prüfen, um festzustellen, ob Änderungen am Umfang vorgenommen werden müssen, damit der Zeitplan eingehalten werden kann (oder umgekehrt).
8. Statusaktualisierungen bereitstellen
Projektmanager stellen dem Projektsponsor oder Kunden regelmäßig formelle und/oder informelle Statusaktualisierungen bereit.
Diese wichtige Projektmanagementaufgabe stellt sicher, dass Sie den Fortschritt kommunizieren und Änderungen am Projektumfang oder Zeitplan berücksichtigen. Zusätzlich zu häufigeren Aktualisierungen für Projektsponsoren oder Kunden ist es sinnvoll, einen formellen Statusbericht zu einem bestimmten Zeitpunkt für Ihr Projekt zu erstellen. Dieser umfasst den bisherigen Fortschritt, bevorstehende Meilensteine, den Status wichtiger Risiken und Abhängigkeiten sowie Themen, die besprochen werden müssen.
Sie müssen auch das gesamte Ökosystem der Interessengruppen mit Aktualisierungen versorgen. Dazu können formelle Aktualisierungen gehören, die an Endnutzer und von dem Projekt betroffene Abteilungen gesendet werden, ebenso wie Demonstrationen und Präsentationen für Sicherheitsteams, Teams für Regelkonformität und Aufsichtsbehörden.
9. Das Team motivieren
Projektmanager stellen sicher, dass das Team alles hat, was es für den Erfolg benötigt.
Sie müssen sicherstellen, dass die Dinge gemäß dem Projektmanagementplan vorangehen und alle über das verfügen, was sie zur Erledigung der anstehenden Aufgabe benötigen.
Regelmäßige Gespräche mit dem Team gehören zu den wichtigsten täglichen Projektmanagementaufgaben. Sie ermöglichen es Ihnen, zu verstehen, wie die Arbeit voranschreitet, und bieten die Gelegenheit, die Beziehung zu festigen, das Team zu motivieren, Transparenz und Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten und allen zu verdeutlichen, wie ihre Anstrengungen zum Gesamtbild des Projekts beitragen.
Diese Gespräche können als tägliche Kurzbesprechung mit dem Team, als 1:1-Gespräche mit den Personen, die die Arbeit erledigen, oder als asynchrone Gespräche stattfinden. Denken Sie einfach daran: Am besten gestalten Sie sie als Gespräch und nicht als Verhör.
10. Probleme lösen
Projektmanager begleiten das Team durch Probleme, die während der Entwicklungsphasen auftreten können.
Als Projektmanager besteht Ihre Aufgabe darin, Probleme rechtzeitig anzugehen, damit sie Ihr Budget und Ihren Zeitplan nicht aus der Bahn werfen. Geben Sie Ihrem Team das nötige Vertrauen und einen geschützten Raum für kreative und kritische Problemlösungen.
Dies ist eine der am häufigsten missverstandenen Projektmanagementaufgaben. Zum Beispiel: „Was kann ein Projektmanager tun, um einem Geschäftsanalysten, Designer oder Entwickler dabei zu helfen, eine Blockade zu überwinden?“
Die Antwort lautet: eine Menge. Stellen Sie Fragen, die das Problem und seine möglichen Lösungen aus einem anderen Blickwinkel betrachten:
- Sie können zusätzliche Unterstützung anfordern oder einen weiteren SME hinzuziehen, um eine zweite Meinung einzuholen.
- Sie können die Arbeit neu priorisieren, um Verzögerungen auszugleichen.
- Sie können sicherstellen, dass die Blockade im Gesamtkontext des Projekts tatsächlich relevant ist, und dem Team helfen, sie zu umgehen.
11. Risiken verwalten
Projektmanager sagen mögliche Risiken voraus und entwickeln Notfallpläne, um so viel Zeit und Ressourcen wie möglich zu sparen.
Gute Projektmanager verfügen über das nötige Know-how, um Risiken zu erkennen, zu analysieren, zu priorisieren, entsprechende Maßnahmen zu planen, sie zu überwachen und auf sie zu reagieren. Dadurch werden die Auswirkungen reduziert und abgemildert, falls die Risiken tatsächlich eintreten. Sie müssen Gespräche mit Ihrem Team führen, um potenzielle Risiken, ihre möglichen negativen Auswirkungen auf das Projekt und ihre Wahrscheinlichkeit zu verstehen – dies hilft Ihnen bei der Erstellung eines Risikomanagementplans.
Reservieren Sie bei jedem Teammeeting etwas Zeit, um Risiken zu besprechen. Sie managen auch die Erwartungen Ihrer Kunden, Ihrer Interessengruppen und Ihres Führungsteams. Nutzen Sie die tägliche Kommunikation, etwa Statusberichte, um alle auf dem Laufenden zu halten.
12. Veränderungen managen
Projektmanager richten Projekte so ein, dass sie auf anhaltende und tiefgreifende Veränderungen reagieren können, damit die Projektziele und Zielsetzungen des Projekts im erwarteten Zeitrahmen erreicht werden.
Sie müssen berücksichtigen, wie die Ergebnisse Ihres Projekts übergeben und in Gebrauch genommen werden. Nehmen Sie Kontakt zu dem Team auf, das die durch das Projekt entstehenden Veränderungen managt, und bauen Sie Beziehungen zu ihm auf, damit die Informationen, die es an die Mitarbeiter weitergibt, korrekt, zeitnah und nützlich sind. Sprechen Sie das Team auf mögliche Akzeptanzrisiken an und erkundigen Sie sich nach dem Plan, um sicherzustellen, dass es eine Rendite auf seine Investition erhält.
Die andere Seite des Veränderungsmanagements betrifft Änderungen am Projektumfang. Während die Arbeit ausgeführt und kommuniziert wird, können neue Anforderungen aufgedeckt werden. Wenn Sie Änderungen am Umfang schnell angehen, verhindern Sie Verzögerungen im Projektzeitplan, schaffen von Anfang an klare Erwartungen und stärken das Vertrauen in Ihr Urteilsvermögen als Projektmanager.
13. Rechnungen senden
Projektmanager erfassen die am Projekt geleisteten Arbeitsstunden und senden dem Kunden Abschlussrechnungen, sobald die Arbeit abgeschlossen ist.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Zahlungsbedingungen Ihrer Lieferanten verstehen und entsprechend bezahlen. Wenn Sie in einer Organisation für Kundendienstleistungen tätig sind, bedeutet dies auch, proaktiv Ihrem Kunden Rechnungen zu stellen, basierend auf Ihrem Beauftragungsmodell.
Sie sollten die Zeiterfassungsbögen der vergangenen Woche in Ihrer Zeiterfassungssoftware stets zeitnah analysieren und genehmigen, damit Ihnen diese Informationen bei der Arbeit mit Ihrer Rechnungssoftware sofort zur Verfügung stehen.
Wenn die Abrechnung auf Meilensteinen basiert, müssen Sie wissen, wo sich diese Meilensteine in Ihrem Projektzeitplan befinden. Wenn nach Zeit- und Materialaufwand abgerechnet wird, müssen Sie den monatlichen Rechnungsbetrag kontinuierlich abgleichen und prognostizieren.
Zu diesem Zweck können Sie auch Ressourcenmanagementsoftware mit Abrechnungsfunktionen verwenden.
14. Das Projekt abschließen
Projektmanager schließen ein Projekt ab, sobald es fertiggestellt ist, indem sie abschließende Abstimmungen vornehmen, eine Retrospektive durchführen, gewonnene Erkenntnisse festhalten und das Projekt archivieren.
Sie werden aufgefordert, darüber zu berichten, wie gut Ihr Projekt tatsächlich im Vergleich zu den Erwartungen abgeschnitten hat – bereiten Sie sich also darauf vor. Stellen Sie sicher, dass alle Zeiterfassungsbögen eingereicht wurden und dass Sie Unterlagen zur Hand haben, mit denen Sie besprechen können, ob und wo die Entwicklung vom Plan abgewichen ist – im Vergleich zu geplanten Änderungen an Umfang, Zeitplan und Budget.
Führen Sie mit Ihrem Projektteam und den wichtigsten Interessengruppen eine Projektretrospektive (auch als Analyse nach Projektabschluss bekannt) durch. Nutzen Sie das Feedback und die Erkenntnisse, die Sie erhalten, um Ihre gewonnenen Erkenntnisse zu formulieren, und dokumentieren Sie diese für zukünftige Projekte.
Archivieren Sie das Projekt anschließend, indem Sie alle Ressourcen und Ergebnisse zusammentragen und in dem von Ihnen verwendeten Archivierungssystem ablegen. Es lohnt sich außerdem, einen Moment innezuhalten und mit dem Team zu feiern. Als Projektleiter können Sie dies in die Hand nehmen und so weiterhin Vertrauen, Loyalität und eine gute Zusammenarbeit aufbauen.
Hier erhalten Sie einen Einblick in die Aufgaben von Projektmanagern und erfahren, wie Sie anfangen können:
Wichtige Fähigkeiten von Projektmanagern
Um als Projektmanager erfolgreich zu sein, benötigen Sie mehr als nur Fachwissen oder die Fähigkeit, eine Aufgabenliste abzuarbeiten. Es geht darum, das perfekte Gleichgewicht zwischen Fachkompetenzen, die die Umsetzung vorantreiben, und sozialen Kompetenzen, die Zusammenarbeit und Führung fördern, zu finden. Ohne eine solide Mischung aus beidem wird es Ihnen schwerfallen, Projekte auf Kurs zu halten oder das für langfristigen Erfolg erforderliche Vertrauen und die notwendige Teamarbeit aufzubauen.
Lassen Sie uns die wichtigsten Fähigkeiten im Projektmanagement aufschlüsseln, die Sie benötigen, damit Sie genau wissen, worauf Sie sich konzentrieren sollten, um in Ihrer Rolle hervorragende Leistungen zu erbringen:
- Organisation
- Projektplanung
- Teamarbeit und Zusammenarbeit
- Priorisierung
- Kritisches Denken
- Problemlösung
- Risikomanagement
- Führung
- Kommunikation
- Projektterminplanung
- Prozessmanagement
- Recherche
- Entwicklung von Dokumentationen
- Diplomatie
- Zeitmanagement
Diese Fähigkeiten zu meistern, wird nicht über Nacht geschehen, aber mit etwas Übung wirst du deinen Rhythmus finden und Projekte mit mehr Selbstvertrauen leiten. Beginne damit, die Bereiche zu identifizieren, in denen du besonders stark bist, und diejenigen, in denen noch Verbesserungsbedarf besteht. Suche anschließend nach Möglichkeiten, Projektmanagement zu lernen und dich weiterzuentwickeln – sei es durch praktische Erfahrungen im Beruf, die Teilnahme an einem gezielten Schulungskurs oder durch das Lernen von einer Mentorin oder einem Mentor.
Projektmanagement hat ebenso viel mit Anpassungsfähigkeit wie mit Planung zu tun. Je mehr du diese Fähigkeiten verfeinerst, desto besser bist du darauf vorbereitet, jede Herausforderung zu bewältigen und dein Team zum Erfolg zu führen.
Deinen Karriereweg im Projektmanagement gestalten
Wenn du Projektmanagement als Karriere in Betracht ziehst, gibt es zahlreiche Ressourcen, die dir dabei helfen, die Ausbildung und Fähigkeiten zu erwerben, die du benötigst, um eine erfolgreiche Projektmanagerin oder ein erfolgreicher Projektmanager zu werden. Oder vielleicht bist du Anfängerin oder Anfänger und wurdest mit der Aufgabe betraut, Projekte zu verwalten, und weißt nicht genau, wo du anfangen sollst.
Hier sind einige Möglichkeiten, an die du dich wenden kannst:
- Der Kurs Meisterhaftes digitales Projektmanagement von DPM ist ein auf digitale Projekte spezialisiertes Schulungsprogramm, das eine Zertifizierung beinhaltet. Du erhältst praxisnahes, szenariobasiertes Training, das deinen Instinkt, dein Urteilsvermögen und deine Führungskompetenzen schärft.
- Die Project Management Professional (PMP)-Zertifizierung des Project Management Institute (PMI) ist eine weltweit anerkannte Projektmanagement-Zertifizierung, für die einige Jahre Berufserfahrung erforderlich sind – anders als beim DPM-Kurs, für den keine Voraussetzungen gelten.
- Darüber hinaus gibt es viele einzelne Kurse und Schulungsprogramme, darunter Angebote von Google und Coursera sowie Studiengänge an akkreditierten Universitäten für alle, die einen Bachelor- oder Masterabschluss erwerben möchten. Vielleicht interessieren dich auch spezialisierte Kurse zu bestimmten Projektmanagementmethoden, etwa zum agilen Projektmanagement oder zu Scrum.
- Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einfach einzusteigen und mit dem Management von Projekten zu beginnen. Du sammelst praktische Erfahrungen, die für deine Karriere von unschätzbarem Wert sein werden. Du kannst begleitend Projektmanagementbücher und Artikel lesen – davon gibt es bei The DPM zahlreiche –, um deine Erfahrung zu ergänzen.
- Wenn du dich auf agiles Projektmanagement spezialisieren möchtest, sieh dir unseren Leitfaden für den Weg zur agilen Projektmanagerin oder zum agilen Projektmanager an.
Wie geht es weiter?
Wenn du nach Möglichkeiten zum Netzwerken suchst, über Herausforderungen in deinen Projekten sprechen möchtest oder einfach eine Minute lang Dampf ablassen willst, bist du bei der DPM-Mitgliedschaft genau richtig! Außerdem erhältst du Zugriff auf mehr als 100 Vorlagen und Beispiele sowie Zugang zu den Gesprächen in Slack mit Hunderten anderen digitalen Projektmanagerinnen und Projektmanagern!
