Leitfaden zur Ressourcenauslastung: Formeln & 8 beste Tipps

Projektmanager nutzen die Ressourcenauslastung außerdem, um die Zeit und Leistung ihres Teams zu maximieren, Kosten zu senken und Verschwendung zu minimieren.  

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Warum ist die Ressourcenauslastung wichtig?

Die Ressourcenauslastung ist wichtig, weil sie Einblick in den allgemeinen Zustand Ihrer Projekte und Ihres Unternehmens gibt und dabei hilft, Bereiche mit Ineffizienz und Verschwendung zu erkennen. Sie kann außerdem darauf hinweisen, dass Ihre geschäftlichen oder projektbezogenen Ressourcen überlastet sind. 

Die Ressourcenauslastung ist aus folgenden Gründen wichtig:

• Engpässe: Wenn Ressourcen in einem Bereich übermäßig stark und in einem anderen unzureichend eingesetzt werden, kann dies zu Engpässen führen, die den Arbeitsablauf stören und die Lieferergebnisse beeinträchtigen.
• Höhere Fluktuation: Wenn Auslastungsquoten zu hoch sind, leiden Teams unter Überlastung und neigen dazu, sich anderweitig nach Möglichkeiten umzusehen, wodurch größere Probleme bei der Ressourcenplanung entstehen.
• Niedrige Moral: Unabhängig davon, ob Ressourcen unter- oder überausgelastet sind, können Teammitglieder eine niedrige Arbeitsmoral entwickeln, was wiederum die Produktivität verringern kann.
• Niedrige Produktivität: Dies ist ein Anzeichen für eine Unterauslastung, die, wenn sie nicht behoben wird, zu Engpässen im Projektmanagement, niedriger Arbeitsmoral, Fluktuation und insgesamt verlorener Produktivität führen kann.
• Niedrige Rentabilität: Höhere Fluktuation, niedrige Arbeitsmoral, geringere Produktivität und schlechte Entscheidungsfindung sind alles Faktoren, die sich letztendlich auf die Rentabilität auswirken.

Als Projektmanager sollten Sie die Auslastung proaktiv überwachen, um potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie sich verschärfen. 

Wenn beispielsweise eine bestimmte Abteilung dauerhaft eine niedrige Auslastung aufweist, kann dies auf einen Bedarf an zusätzlicher Schulung oder Umstrukturierung hindeuten. Indem Unternehmen diese Probleme umgehend angehen, können sie verhindern, dass sie sich negativ auf Produktivität und Rentabilität auswirken.

Ressourcenzuweisung im Vergleich zur Ressourcenauslastung

Die Ressourcenzuweisung ist der Prozess, bei dem die richtigen Ressourcen bestimmten Aufgaben oder Projekten zugewiesen und delegiert werden, und sie umfasst spezifische Methoden zur Ressourcenzuweisung. 

Sie legt fest, welche Ressourcen wann benötigt werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, während die Ressourcenauslastung misst, wie effektiv die zugewiesenen Ressourcen eingesetzt werden. Dabei wird die tatsächliche Nutzung der Ressourcen mit ihrer verfügbaren Kapazität verglichen (dieser Prozess wird durch eine App zur Kapazitätsplanung erheblich erleichtert). 

Ressourcenzuweisung und Ressourcenauslastung sind miteinander verbundene Konzepte und entscheidend für die Optimierung von Abläufen. Hier sind einige Anwendungsfälle für beide.

Verwenden Sie die Ressourcenzuweisung für:

• Fertigung: Bei der Ressourcenzuweisung werden Ausrüstung und Personal bestimmten Produktionsprozessen zugewiesen, um Ressourcen effektiv zu verteilen. Dadurch wird sichergestellt, dass Hersteller die Produktionsleistung maximieren und Ausfallzeiten minimieren können.
• Bauwesen: Bei der Ressourcenzuweisung werden Arbeitskräfte, Maschinen und Materialien verschiedenen Projektphasen zugewiesen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Aufgabe angemessen besetzt und ausgestattet ist, was Verzögerungen reduziert und die Projektzeitpläne verbessert. Bauprojektmanagement-Software, die sich in Xero integrieren lässt, kann Ihnen helfen, die Ressourcenplanung und deren Kosten im Blick zu behalten.
• IT-Projekte: In der IT werden Entwickler, Designer und andere IT-Fachkräfte bestimmten Aufgaben oder Projekten zugewiesen, um sicherzustellen, dass Projekte fristgerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.

Verwenden Sie die Ressourcenauslastung für:

• Personalwesen: Die Ressourcenauslastung misst die Produktivität und Effizienz der Mitarbeitenden und hilft Teams dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen Mitarbeitende möglicherweise nicht ausreichend eingesetzt oder überlastet werden.
• Gebäudemanagement: Die Ressourcenauslastung im Gebäudemanagement umfasst die Erfassung der Nutzung von Büroflächen, Besprechungsräumen und anderen Einrichtungen, um Bereiche zu identifizieren, in denen Flächen nicht ausreichend genutzt werden, und ihre Nutzung zu optimieren. Sie können dafür auch Projektmanagement-Software für das Gebäudemanagement verwenden.
• Projektmanagement: Die Ressourcenauslastung im Projektmanagement umfasst die Erfassung von Projektressourcen wie Teamstunden, Ausrüstung und Verbrauchsmaterialien, um ineffiziente Bereiche zu identifizieren und Ressourcen für bessere Projektergebnisse neu zuzuweisen.

Wichtige Kennzahlen zur Ressourcenauslastung

Ihr Unternehmen muss bestimmte Kennzahlen erfassen, um die Auslastung effektiv zu messen. Hier sind die vier wichtigsten Kennzahlen zur Ressourcenauslastung, die Sie erfassen sollten:

• Auslastungsrate: Diese wird auch als abrechenbare Auslastungsrate bezeichnet und stellt eine Aufschlüsselung und Analyse der verfügbaren Stunden eines Teammitglieds sowie der Zeit dar, die es für jedes Projekt aufwendet.
• Hochlaufgeschwindigkeit: Projektmanager verwenden diese Kennzahl, um die Zeit zu messen, die ein Teammitglied benötigt, um seine optimale Auslastungsrate zu erreichen. 
• Aufwandsabweichung: Diese misst die geplanten Stunden und die geleisteten Arbeitsstunden und kann pro Ressource, Projekt oder Abteilung berechnet werden.
• Kostenabweichung: Projektmanager berechnen die Kostenabweichung, indem sie die tatsächlichen Ausgaben mit den geschätzten Kosten vergleichen, um Erkenntnisse für die Budgetplanung zu gewinnen. 

So berechnen Sie die Ressourcenauslastung

Eine effektive Ressourcenauslastung bedeutet, die tatsächliche Nutzung von Ressourcen mit der verfügbaren Kapazität zu vergleichen. Zusätzlich zur Anwendung von Techniken des Ressourcenmanagements finden Sie hier eine Schritt-für-Schritt-Methode zur effektiven Berechnung der Auslastung:

1. Identifizieren Sie die Ressourcen, die Sie messen möchten: Bestimmen Sie die konkreten Ressourcen, für die Sie die Auslastung berechnen möchten, beispielsweise Mitarbeitende, Ausrüstung oder Büroflächen.
2. Definieren Sie den Messzeitraum: Legen Sie den Zeitraum fest, für den Sie die Auslastung messen möchten, beispielsweise eine Woche, einen Monat oder ein Quartal.
3. Sammeln Sie genaue Daten: Erfassen Sie Daten über die für bestimmte Aufgaben, Projekte oder Abteilungen aufgewendete Zeit und den geleisteten Aufwand. Verwenden Sie Zeiterfassungstools, Projektmanagement-Software oder andere Datenquellen, um genaue Informationen zu sammeln und vollständige Auslastungsberichte für die Analyse zu erstellen.
4. Berechnen Sie die Ressourcenauslastung: Bestimmen Sie die am besten geeignete Berechnungsmethode. Einige davon habe ich in der nachstehenden Tabelle aufgeführt.
5. Analysieren Sie die Ergebnisse: Analysieren Sie die Auslastungsraten und identifizieren Sie Bereiche mit hoher oder niedriger Auslastung. Ich empfehle, nach Mustern, Trends und Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Achten Sie auf die gesamten abrechenbaren Stunden im Vergleich zu den nicht abrechenbaren Stunden, abrechenbare Aufgaben oder abrechenbare Arbeit, die verfügbare Zeit und die Verfügbarkeit von Ressourcen.

Durch die Befolgung dieser Schritte können Unternehmen wertvolle Erkenntnisse über die Ressourcenauslastung gewinnen und geeignete Maßnahmen zur Optimierung ihrer Abläufe ergreifen. Sehen wir uns einige der häufig verwendeten Berechnungen an.

Tarifart	Beschreibung	Formel
Ressourcenauslastung	Die Ressourcenauslastungsformel, manchmal auch als abrechenbare Auslastungsrate bezeichnet, vergleicht die abrechenbaren Stunden deines Teams mit den verfügbaren Stunden für jedes Projekt.	Formel für die Ressourcenauslastung: Gesamte abrechenbare Zeit (Stunden) / Insgesamt verfügbare Stunden 💡Tipp: Eine gute Ressourcenauslastungsrate liegt normalerweise zwischen 70 und 80 %. Auslastungsraten deutlich über oder unter 80 % können darauf hindeuten, dass deine Ressourcen überlastet oder nicht ausreichend ausgelastet sind, was zu Problemen führen kann, die sich weiter verschlimmern.
Kapazitätsauslastung	Mit der Formel für die Kapazitätsauslastungsrate wird die kombinierte Auslastung deines gesamten Teams berechnet.	Formel für die Kapazitätsauslastung: Summe der Auslastungsraten aller Mitarbeitenden / Gesamtzahl der Mitarbeitenden
Optimale Auslastung	Die optimale Auslastungsrate, manchmal auch als Realisierungsrate bezeichnet, basiert auf der durchschnittlichen Auslastung der Mitarbeitenden und berechnet den erforderlichen Stundensatz, um profitabel zu sein.	Formel für die optimale Auslastung: Ressourcenkosten + Gemeinkosten + Gewinnspanne / Kapazitätsauslastungsrate.
Ideale Auslastung	Damit wird der bevorzugte abrechenbare Stundensatz berechnet, der erforderlich ist, um eine angestrebte Gewinnspanne zu erreichen.	Formel für die ideale Auslastung: Ressourcenkosten + Gemeinkosten + Gewinnspanne / Insgesamt verfügbare Stunden * Idealer abrechenbarer Satz

8 bewährte Methoden zur Verbesserung der Ressourcenauslastung

Die Verbesserung der Auslastung erfordert einen strategischen Ansatz. Hier sind einige bewährte Methoden, die du berücksichtigen solltest:

1. Eine Analyse der Ressourcenauslastung durchführen: Aus vergangenen Projekten zu lernen, ist eine der besten und einfachsten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass deine Ressourcen optimal eingesetzt werden. Das ist unerlässlich.
2. Deinen Plan zur Ressourcenauslastung in deinen Ressourcenmanagementplan integrieren: Kapazitäts- und Ressourcenplanung sind wesentliche Bestandteile der allgemeinen Projektplanung und erfordern ein umfassendes Verständnis des Ressourcenmanagements. Du brauchst einen soliden Ressourcenmanagementplan, der dich und dein Team in die richtige Richtung führt. 
3. Die Ressourcenauslastung früh in jedem Projekt schätzen: Führe eine Ressourcenanalyse durch und erstelle Schätzungen, wobei die optimalen Ressourcenauslastungsraten von 70 bis 80 % als Orientierung dienen.
4. Technologie einsetzen: Automatisiere so viel wie möglich. Viele Ressourcenmanagementprogramme und -tools können die Auslastung optimieren und rationalisieren, Kennzahlen in Echtzeit präzise verfolgen und dir helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
5. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern: Um die Auslastung zu optimieren, solltest du die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen fördern. So kannst du wichtige Erkenntnisse mit Stakeholdern teilen und weitere Möglichkeiten zur Verbesserung der Gesamteffizienz finden.
6. Schulungen und Weiterentwicklung anbieten: Stelle sicher, dass die Mitarbeitenden über die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um die Auslastung zu maximieren. Investiere in Schulungen und Weiterentwicklung, um die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern.
7. Arbeitsabläufe optimieren: Optimiere Arbeitsabläufe und beseitige Engpässe, um die Auslastung zu verbessern. So lassen sich ineffiziente Prozesse erkennen und beheben, Verschwendung reduzieren und die Gesamtproduktivität steigern.
8. Eine kontinuierliche Überwachung sicherstellen: Es ist wichtig, die Auslastung regelmäßig als Teil deiner umfassenderen bewährten Methoden für das Projektressourcenmanagement zu verfolgen und dabei Trends, gewonnene Erkenntnisse und Verbesserungsmöglichkeiten zu nutzen, um Ineffizienzen proaktiv zu beheben und die Ressourcenzuweisung in zukünftigen Projekten zu optimieren.

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