Die 10 besten Kundendatenbanken & Kundenverwaltungs-Software für 2026

Monday Sales CRM ist ein anpassbares Tool, das Unternehmen eine klare Sicht auf ihre Vertriebspipeline bietet. Es zentralisiert die Kundenkommunikation, automatisiert Vertriebsprozesse und verschafft einen umfassenden Überblick über Geschäfte, was das Alleinstellungsmerkmal als bestes Tool für die Transparenz der Vertriebspipeline untermauert.

Die hohe Anpassungsfähigkeit und die Automatisierungsmöglichkeiten dieses Tools sind entscheidend, um das System auf spezifische Geschäftsbedürfnisse zuzuschneiden und die Interaktion mit Kunden zu optimieren. Besonders beeindruckt hat mich, wie einfach Nutzer das CRM an ihre Arbeitsabläufe anpassen können, ohne Entwicklungsressourcen zu benötigen, und wie alle Kommunikationskanäle für Kundeninteraktionen zentralisiert werden.

Wie viele andere Tools integriert es KI in die Plattform. So nutzt monday.com Künstliche Intelligenz, um beim Verfassen von E-Mails zu unterstützen, indem vergangene Interaktionen und erfolgreiche Vorlagen herangezogen werden, um die Kommunikation zu verbessern. Das CRM bietet zudem Funktionen für Sammelmails, Aktivitätsmanagement zur Dokumentation sämtlicher Kundenkontakte sowie Leistungstracking über wichtige Kennzahlen und KPIs.

Anpassbare Dashboards, Vertriebsprognosen, Zielsetzung, strukturierte Datenorganisation, Lead-Erfassung, No-Code-Automatisierungen und visuelles Pipeline-Management sind weitere Funktionen, mit denen Vertriebsteams ihre Kundenbeziehungen und Verkaufsaktivitäten verwalten können.

Monday Sales CRM bietet Integrationen mit einer Reihe von Softwaretools, um Daten zu zentralisieren und Arbeitsprozesse zu automatisieren. Wichtige Integrationen umfassen Kommunikations- und Kollaborationstools wie Outlook, Slack, Google Drive und Trello. Für nicht aufgeführte Tools können Nutzer zudem die offene API nutzen, um ihre bevorzugte Software mit der CRM-Plattform zu verbinden.

Salesforce CRM ist ein cloudbasiertes CRM-System, das Unternehmen jeder Größe dabei unterstützt, ihren Kundenservice, die Vertriebsprozesse und Marketingkampagnen zu optimieren. Nutzer können alle Kundendaten an einem sicheren Ort speichern und von überall mit einer Internetverbindung darauf zugreifen. So lassen sich Kunden einfach nachverfolgen, Daten analysieren, Berichte erstellen, Konten verwalten, Leads überwachen und vieles mehr. Zu den Funktionen gehören Lead-Management, Kontaktmanagement, Kontoverwaltung, Berichtserstellung und Analysen. Weitere Features sind mobiler Zugriff, sodass Nutzer das System von jedem Gerät aus nutzen können, E-Mail-Integration zum Versenden von E-Mails direkt aus dem System und Aktivitätsverfolgung, die Aktivitäten wie Telefonate und gesendete E-Mails dokumentiert.

Salesforce ermöglicht Unternehmen die effektive Verwaltung großer Datenmengen, einschließlich Kontaktdaten von Kunden und Verkaufsaufzeichnungen. Daten können in benutzerdefinierten Feldern organisiert werden, sodass Nutzer gezielt nach bestimmten Einträgen suchen oder Zusammenfassungen über mehrere Felder hinweg anzeigen können. Zusätzlich stehen leistungsstarke Analysetools zur Verfügung, mit denen wichtige Trends in den Daten identifiziert werden können. Die Segmentierungsfunktion von Salesforce erlaubt es, Kunden nach verschiedenen Kriterien wie Standort, Kaufhistorie und Demografie zu gruppieren. Das erleichtert Unternehmen, gezielt bestimmte Gruppen mit maßgeschneiderten Marketingkampagnen und Sonderangeboten anzusprechen.

Salesforce bietet erweiterte Segmentierungsfunktionen wie die dynamische Segmentierung, die Segmente automatisch anhand neuer Kundendaten aktualisiert. Mit dem Wachstum des Unternehmens können Nutzer zusätzliche Funktionen oder Dienste hinzufügen, ohne zusätzliche Software oder Hardware kaufen zu müssen. Außerdem entfallen durch die Cloud-Basis jegliche Installations- oder Wartungskosten, was es besonders für Unternehmen mit begrenztem Budget oder Ressourcen attraktiv macht. Es verfügt über starke Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung, die sicherstellen, dass alle Kundendaten jederzeit sicher und geschützt bleiben.

Zu den Funktionen zählen Vertriebsmanagement, Marketingautomatisierung, Kundenservice und -support, Zusammenarbeit, Anpassungsfähigkeit, mobiler Zugriff, Integration, Analysen & Berichte sowie integrierte Datensicherheit.

Integriert werden können Google Workspace, Slack, Quickbooks, MailChimp, LinkedIn, Docusign, JIRA, HelloSign, Code Science, Active Campaign und Dropbox.

Zoho CRM ist eine cloudbasierte, benutzerfreundliche Kundendatenbank-Management-Software mit einer einfachen Benutzeroberfläche und hochgradig anpassbaren Workflows für das Generieren, Qualifizieren und Entwickeln von Leads zu Geschäftsabschlüssen und lebenslangen Kunden.

Nutzer können Kaufhistorie, Produktpräferenzen und persönliche Informationen auf einer Zeitachse von Aktivitäten nachverfolgen, die bis zur ersten Interaktion und zur Leadquelle zurückreicht. Das Tool enthält erweiterte Filter und Felder für Deal-Phase, Kampagnenquelle, E-Mail-Status, hinzugefügte Notizen und sogar den Rentabilitätsprozentsatz.

Wählen Sie aus vorgefertigten Berichten oder Dashboard-Vorlagen oder erstellen Sie eigene, um Kundenverhalten und Kennzahlen in Form von Diagrammen, KPIs und Trichtern zu visualisieren. Teammitglieder können Berichte als Excel-, CSV- oder PDF-Dateien exportieren, Dashboards auf einer Website einbetten und/oder sie in einem Slack-Kanal zugänglich machen.

Mobilfunktionen ermöglichen es Ihnen, Interessentendaten unterwegs zu protokollieren, Preislisten und Vereinbarungen aufzurufen und wichtige Updates in Ihrem Teamforum oder Chat zu posten. Ein weiteres großartiges Feature ist der KI-gestützte Verkaufsassistent, der leere Felder in Ihrem CRM automatisch ausfüllen kann.

Zoho CRM verfügt über mehr als 40 native Integrationen und über 500 Drittanbieter-Integrationen, darunter Google (G Suite), Microsoft Office 365, MailChimp, RingCentral, Quickbooks, Zapier, Xero und weitere beliebte Apps.

Zoho CRM startet ab $14/Monat mit einer 15-tägigen kostenlosen Testphase und bietet außerdem eine kostenlose Version für bis zu 3 Nutzer.

Bigin by Zoho CRM bietet als eine seiner Kernfunktionen eine Kunden- und Klientendatenbank. Die Plattform ist eine schlanke Customer-Relationship-Management (CRM)-Software, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten ist. Sie ist benutzerfreundlich und intuitiv und hilft Ihnen dabei, Kundendaten zu verwalten, Ihre Kundenkommunikation zu steuern und Teile Ihrer Vertriebspipeline zu automatisieren.

Die zentrale Datenbank der Software speichert die Kontaktdaten aller Ihrer Kunden sicher. Sie können die Datenbank befüllen, indem Sie Daten aus einer bestehenden Tabelle importieren, und neue Daten gewinnen, indem Sie benutzerdefinierte Formulare direkt im System erstellen. Benutzerdefinierte Felder lassen sich so konfigurieren, dass sie die Abläufe Ihres Unternehmens bestmöglich widerspiegeln und sicherstellen, dass Sie für jeden Kundendatensatz die richtigen Informationen erfassen. Falls erforderlich, können Sie Daten auch aus dem System exportieren.

Neben einer Kundendatenbank stellt die Software Multi-Channel-Kommunikationstools bereit, mit denen Sie Ihre Telefon-, E-Mail- und Social-Media-Kommunikation mit Kunden verwalten können. Sie können Workflow-Automatisierungen einrichten, um neue Interessenten durch Ihren Vertriebsprozess zu führen, und Ihre Geschäfte mit dem Pipeline-Builder in jeder Phase nachverfolgen. Individuelle Berichte und ein Analytics-Dashboard stehen ebenfalls zur Verfügung, damit Sie Ihre Leistungskennzahlen im Blick behalten.

Bezahlte Tarife beginnen bei $7/Nutzer/Monat, eine 14-tägige kostenlose Testphase ist verfügbar.

Mit über 150.000 Kunden und Nutzern will Freshsales CRM-Lösungen vereinfachen. Dafür bieten sie KI-basiertes Lead-Scoring; Telefon-, E-Mail- und Aktivitätserfassung; Unterstützung bei der Gewinnung von Verkaufsleads; Verwaltung der Vertriebspipeline; Ereignisverfolgung (Webseite und App) und mehr.

Freshsales beherrscht E-Mail-Segmentierung, Sortierung und Anzeige nach Relevanz sehr gut. Dieses Tool kategorisiert Konversationen so, dass sie einfach nach Kunde abrufbar und sortierbar sind und nutzt zudem Konversationsaufzeichnungen (Text, Anruf, Chat, E-Mail) optimal aus.

Native Integrationen umfassen Freshdesk, Freshchat, Freshconnect, Freshcaller, Google Kalender, Mailchimp, Segment, Office 365 Kalender, Hubspot, Freshsales for Web, PieSync, Google Apps, Quickbooks, Google Kontakte, Xero und viele weitere über Zapier. Weitere Integrationen sind unter anderem Calendly, Facebook, GetAccept, Clenty, Justcall, Toky, 24sessions, Integromat, Akito, Trello, Magento und mehr.

Die Einrichtung und das Erlernen der Software erweisen sich als recht zeitaufwendig, was im Bewertungskriterium Benutzerfreundlichkeit zu kleinen Punktabzügen führt. Besonders die Migration von einer anderen CRM-Plattform bringt einige Schwierigkeiten mit sich.

Freshsales startet bei $15/Nutzer/Monat und bietet eine 21-tägige kostenlose Testphase.

Kintone ist ein anpassbares Kundendatenbank-Tool, das von Teams bei Volvo Trucks North America, Japan Airlines, Shiseido und über 23.000 Organisationen weltweit genutzt wird. Ihr einzigartiger Ansatz für Kundendatenbank-Tools ermöglicht es Ihnen, eine Vielzahl individuell anpassbarer 'Apps' zu erstellen – entweder von Grund auf, mit Vorlagen oder aus bestehenden Tabellenkalkulationen – zur Verwaltung von Daten, Geschäftsprozessen und Workflows. Kintone-Apps können für Projektmanagement, Vertriebs-CRM, Kundendatenbanken und Aktivitätsprotokolle, Spesenberichte, gemeinsame Aufgabenlisten, Geräteverwaltung, Produktfeedback und vieles mehr angepasst werden.

Mit Kintone können Sie Kundendatenbank-Apps erstellen, indem Sie per Drag-and-Drop die gewünschten Elemente auf die Seite ziehen: Rich-Text-Felder, Datumsfelder, Dropdown-Menüs, Zahlenfelder mit integrierten Berechnungen, Bereiche für Anhänge, Benutzer- oder Gruppenauswahlmenüs, verwandte Daten aus anderen Apps, Tabellen und mehr.

Sobald Sie die gewünschte App erstellt haben, können Sie diese nutzen, um die von Ihnen und Ihrem Team zu verwaltenden Daten und Aufgaben einfacher zu organisieren. Mit individuellen Benachrichtigungen und Erinnerungen sowie detaillierten Berechtigungseinstellungen kann Ihre Kundendatenbank-Lösung exakt so aussehen und funktionieren, wie Sie es möchten.

Was Kintone besonders für Kundendatenbanken auszeichnet, ist die Anpassungsfähigkeit – Benutzer können festlegen, welche Informationen das CRM aufzeichnet und speichert, Felder oder komplette Workflows aktualisieren und ändern, ohne auf IT-Unterstützung angewiesen zu sein, und automatisierte Erinnerungen erstellen, um Vertriebsmitglieder an wichtige Fristen zu erinnern.

Kintones integrierte Kommunikationsfunktionen ermöglichen es Ihrem Team außerdem, direkt in der Datenbank und in themen- oder projektbezogenen Threads über Kunden oder Aufgaben zu sprechen. Dedizierte 'Spaces' organisieren alle Informationen, die Ihr Team zu Ihren Kunden benötigt, an einem Ort – einschließlich Kundendatenbank, Kundenanfragen und -interaktionen und mehr.

Kintone lässt sich durch sowohl kostenlose native Plugins aus dem Kintone-Team als auch Integrationen mit anderen Tools wie Slack, Gmail, Google Kalender, Outlook, Tableau, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Eventbrite, WordPress, QuickBooks, MailChimp und vielen weiteren über einen kostenpflichtigen Plan mit Zapier oder per API-Integration erweitern.

Kintone kostet $24 pro Nutzer/Monat mit einer Mindestanforderung von 5 Nutzern. Es gibt eine 30-tägige kostenlose Testphase (keine Kreditkarte erforderlich) sowie vergünstigte Preise für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen. Das Kintone-Team bietet im Rahmen der kostenlosen Testphase außerdem einen kostenlosen individuellen App-Bau an.

Das „No“ im Softwarename ist eine pfiffige Anspielung auf das Engagement des Teams für funktionale Einfachheit und einen mühelosen Einstieg. Trotz der einfachen Bedienung ermöglicht diese Software es den Nutzern, Lead-Felder zu definieren, mit Widgets zu personalisieren, individuelle Vertriebsaktivitäten zu erstellen und vieles mehr.

Getreu ihrem Namen und Marketingversprechen ist NoCRM ausgesprochen einfach zu nutzen und zu übernehmen. Zudem bieten sie eine „NoCRM Academy“ mit zahlreichen Videomaterialien, die den Nutzern helfen, alle Details des Tools zu erlernen. Daher wurde diese Lösung in unserer Bewertungsmatrix besonders hoch in der Kategorie Benutzerfreundlichkeit bewertet.

Zu den Integrationen gehören G Suite, Quickbooks, PieSync, FreshBooks, RingCentral, Aircall, Xero, Tilkee, ActiveDEMAND und über 750 weitere über Zapier.

Der einzige große Nachteil ist das Fehlen von Tools für E-Mail-Marketing-Kampagnen. Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie entsprechende Möglichkeiten von anderer Stelle integrieren.

NoCRM.io startet ab $12/User/Monat und bietet eine kostenlose 15-tägige Testphase.

Pipedrive ist eine Vertriebs-CRM-Software, die Ihnen hilft, Kunden- und Klientendaten effektiv zu verwalten. Sie verfügt außerdem über eine visuelle, per Drag-and-drop bedienbare Vertriebspipeline, mit der Sie Leads in jeder Phase Ihres Verkaufsprozesses verfolgen können. Die Pipeline ist anpassbar; Sie können entweder eine eigene von Grund auf erstellen oder eine der vorgefertigten Vorlagen im System nutzen.

Sie können Kundendatensätzen Notizen hinzufügen, um Kontext zu schaffen, und die intelligente Datenfunktion des Systems sammelt zusätzliche Daten aus dem Internet, um Ihre Datensätze zu bereichern. Das hilft Ihnen, Informationen aktuell zu halten und gibt Ihnen zusätzlichen Kontext, den Sie sonst vielleicht nicht gehabt hätten.

Neben der Vertriebspipeline und den Dokumentationsfunktionen bietet die Software auch ein E-Mail-Tool. Sie können Ihr E-Mail-Konto verbinden und direkt in der Plattform E-Mails senden und empfangen – das reduziert das permanente Wechseln zwischen Apps und zentralisiert die Kommunikation mit Kundinnen und Kunden. Berichts- und Analysetools sind ebenfalls enthalten und liefern Ihnen Daten über Ihre Verkaufsleistung sowie Einblicke darüber, welche Leads voraussichtlich am ehesten abschließen, wie lange Geschäftsabschlüsse durchschnittlich dauern und mehr.

Pipedrive lässt sich mit anderen Kontaktmanagement- und Vertriebstools wie Pipechat, Microsoft Teams, Trello, Slack, Zapier und weiteren integrieren. Die Tarife beginnen bei $21.90 pro Nutzer und Monat, und es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase.

Streak CRM integriert sich direkt in Gmail, sodass Nutzer ihre Vertriebspipelines, Kontakte und E-Mails direkt in G Suite verfolgen und verwalten können. Sie können außerdem Erinnerungen für eine einfache Nachverfolgung von Aufgaben und Kunden festlegen.

Sie können Kunden- und Lead-Daten in jedem Format importieren und exportieren, einschließlich Zahlen, Text, Listen, Kontrollkästchen, Tags, Formeln, Kontakte und mehr, was es hilfreich für die Nachverfolgung und Berichterstattung über Daten macht. Streak CRM füllt Daten wie 'Erstellungsdatum' oder 'Datum der letzten E-Mail' automatisch aus.

Ein weiteres großartiges Feature ist die Möglichkeit, E-Mails, Notizen und Anrufprotokolle automatisch mit Ihrem Team zu teilen, damit Sie nahtlos dort weitermachen können, wo andere aufgehört haben. Streak CRM bietet ebenfalls eine mobile App für eine einfache Nutzung und Zugriff.

Die offene API von Streak CRM integriert sich mit G Suite und Zapier, sodass Sie Streak mit jeder bestehenden App oder jedem Tool, das Sie verwenden, verbinden können.

Streak CRM hat einen Basisplan, der komplett kostenlos ist. Kostenpflichtige Pläne beginnen ab $15/Nutzer/Monat.

Kostenlos für bis zu 10 Benutzer ist Agile CRM eine ausgezeichnete Option für kleine bis mittelgroße Unternehmen. Die Funktionen variieren zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen Tarifen und können Vertriebsunterstützung durch Gamification, Marketingautomatisierung, Kundenservice, Kontaktmanagement und mehr umfassen.

Der monatliche Abonnementpreis von Agile CRM ist einer der niedrigsten pro Benutzer auf dieser Liste, ganz zu schweigen davon, dass es eine Freemium-Version für bis zu 10 Benutzer gibt. Dies sicherte ihnen die Höchstpunktzahl im Bereich Preis-Leistungs-Verhältnis in den Bewertungskriterien.

Zu den Integrationen gehören Twitter, Facebook, TowerData (Rapleaf), LinkedIn, Zendesk, ClickDesk, HelpScout, LiveHelpNow, Tidio Chat, UserVoice, IMAP, Google Apps, Microsoft Exchange, Twilio, VoIP, RingCentral, Bria, Mandrill, SendGrid, Amazon SES, FreshBooks, Xero, QuickBooks und viele mehr. Weitere Tools können auch über Zapier verbunden werden.

Ein paar Nachteile sind Einschränkungen/Beschränkungen bei bestimmten Automatisierungsfunktionen, einige umständliche Elemente bei der Vertriebsverfolgung sowie fehlende Such-/Sortierfelder.

Agile CRM startet bei $8.99/Benutzer/Monat und bietet eine Freemium-Version für bis zu 10 Benutzer an.