Die 10 besten Softwarelösungen zur Prozessdokumentation im Test 2026

TruPeer ist eine KI-basierte Plattform, die für Teams entwickelt wurde, die eine praktische Möglichkeit zur Dokumentation von Prozessen benötigen. Sie wandelt Bildschirmaufnahmen in übersichtliche Videos und Schritt-für-Schritt-Anleitungen um, wodurch sie für Produktmarketing-, Kundensupport- und Schulungsteams nützlich ist. Durch die automatische Bearbeitung und Formatierung reduziert TruPeer den manuellen Aufwand und unterstützt Teams dabei, konsistente Dokumentationen effizienter zu erstellen.

Warum ich TruPeer ausgewählt habe

Ich habe TruPeer wegen seiner Fähigkeit ausgewählt, unübersichtliche Bildschirmaufnahmen mit minimalem Aufwand in professionelle Videos und Dokumentationen zu verwandeln. Das Alleinstellungsmerkmal der Plattform liegt in den KI-gestützten Funktionen wie automatischer Skripterstellung und Voiceovers, die die Bearbeitungszeit erheblich verkürzen. Darüber hinaus macht die Einbindung von KI-Avataren und automatisierter Videobearbeitung TruPeer zu einer überzeugenden Wahl für Teams, die hochwertigen Content effizient erstellen möchten. Diese Funktionen sprechen den Bedarf der Zielgruppe nach schnellen und effektiven Dokumentationslösungen für Prozesse besonders an.

TruPeer Hauptfunktionen

Zusätzlich zur dokumentationsbasierten Bildschirmaufnahme bietet TruPeer:

• Individuelles Branding: Sie können Ihre Inhalte mit anpassbaren Branding-Optionen personalisieren, um die Konsistenz mit der Identität Ihrer Organisation sicherzustellen.
• Mehrsprachige Unterstützung: TruPeer ermöglicht die Übersetzung von Inhalten in über 65 Sprachen und macht sie so einem globalen Publikum zugänglich.
• Zentrale Wissensdatenbank: Die Plattform bietet einen zentralen Bereich mit KI-gestützter Videosuche, die einen einfachen Zugriff und eine komfortable Verwaltung Ihrer Dokumentationen ermöglicht.

TruPeer Integrationen

Zu den Integrationen gehören Plattformen wie Google Drive, Dropbox, Slack, Microsoft Teams, Asana, Trello, Confluence, Jira, Zendesk und Salesforce. Eine API steht für benutzerdefinierte Integrationen zur Verfügung und ermöglicht so eine größere Flexibilität bei der Anbindung von TruPeer an Ihre bestehenden Tools.

monday AI Workspace ist eine Arbeitsmanagement-Plattform mit integrierten KI-gestützten Dokumenten, die direkt mit Boards, Aufgaben und Workflows verbunden sind. So können Teams Prozessdokumentationen erstellen, speichern und ausführen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

Für wen ist monday AI Workspace am besten geeignet?

Es ist besonders geeignet für Operations-Teams im Mittelstand und Project Management Offices (PMOs), die mehrere Arbeitsabläufe steuern und eine Prozessdokumentation benötigen, die direkt mit der Projektausführung verknüpft ist.

Warum ich mich für monday AI Workspace entschieden habe

monday AI Workspace überzeugt mich, weil Workdocs die Dokumentation eng mit der laufenden Projektarbeit verbindet. Ich kann eine SOP direkt in einem Workdoc verfassen und jede Textzeile per Klick in einen Board-Task mit zugewiesenem Verantwortlichen und Fälligkeitsdatum umwandeln. Der KI-gestützte Meeting-Notizblock bringt einen weiteren Vorteil: Besprechungsnotizen werden automatisch in umsetzbare Aufgaben umgewandelt, sodass Prozessentscheidungen aus Meetings nicht in einem Dokument verloren gehen, das niemand mehr ansieht.

Wichtige Funktionen von monday AI Workspace

• Workdoc-Versionierung: Nachverfolgung von Dokumentenänderungen über die Zeit hinweg und Rückkehr zu vorherigen Versionen bei Bedarf.
• Dokumentenbasierte Berechtigungen: Anzeige- und Bearbeitungsrechte für einzelne Personen, Teams oder Gäste innerhalb jedes Dokuments oder Ordners festlegen.
• Echtzeit-Co-Editing: Mehrere Nutzer können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und erhalten sofortige Aktualisierungen sowie Inline-Kommentare.
• Volltextsuche und Schlagwörter: Über alle Dokumente hinweg suchen und mit Schlagwörtern Prozessdokumentation innerhalb von Arbeitsbereichen organisieren und schnell finden.

monday AI Workspace Integrationen

monday AI Workspace bietet native Integrationen für Slack, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, GitHub, Gmail, Outlook und Microsoft Excel. Außerdem wird Zapier unterstützt und eine API für individuelle Integrationen bereitgestellt.

Document360 ist eine cloudbasierte Plattform, die Teams dabei unterstützt, Prozessdokumentationen, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Benutzerhandbücher zu erstellen und zu verwalten.

Für wen eignet sich Document360 am besten?

Document360 eignet sich für technische Redakteure, Produktteams und Kundensupport-Teams in mittelständischen bis hin zu großen SaaS-Unternehmen, die eine spezialisierte Plattform für strukturierte Wissensdatenbanken und Prozessdokumentationen benötigen.

Warum ich Document360 ausgewählt habe

Document360 verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil die KI-Schreibwerkzeuge weit über einfache Autovervollständigung hinausgehen. Besonders gefällt mir der KI-Schreibassistent, mit dem ich Videoanleitungen, Audiodateien oder einfache Stichworte in vollständig strukturierte Dokumentationen verwandeln kann — mit Formatierung, internen Links und SEO-Metadaten. Außerdem gibt es eine Styleguide-Funktion, mit der mein Team Tonalität, Formatierungsregeln und redaktionelle Standards definieren kann, sodass die KI Inhalte erzeugt, die unserer Schreibweise entsprechen. Der SOP-Generator ist ein weiteres Highlight für Prozessdokumentationen und erstellt Schritt-für-Schritt-Anleitungen inklusive integrierter Compliance-Richtlinien.

Wichtige Funktionen von Document360

• Versionskontrolle: Verfolgen und verwalten Sie jede Überarbeitung eines Dokuments mit der Möglichkeit, frühere Versionen jederzeit wiederherzustellen.
• Kategoriemanager: Organisieren Sie Dokumentationen hierarchisch mit bis zu sechs Ebenen verschachtelter Kategorien.
• Inhaltswiederverwendung (Snippets): Erstellen Sie wiederverwendbare Inhaltsblöcke, die in mehreren Artikeln eingefügt werden können, ohne dass Änderungen doppelt vorgenommen werden müssen.
• Analyse-Dashboard: Überwachen Sie die Performance von Artikeln, Suchanfragen und das Engagement der Leser, um Lücken in der Dokumentation zu erkennen.

Document360 Integrationen

Document360 lässt sich in Tools wie Slack, Microsoft Teams, Zendesk, Freshdesk, Intercom, Google Analytics, Disqus und Segment integrieren. Es werden auch zusätzliche Integrationen über Zapier unterstützt und eine API für individuelle Verbindungen angeboten.

Trails ist eine Plattform zur Prozessdokumentation, die entwickelt wurde, um detaillierte Schritt-für-Schritt-Workflows mithilfe von Bildschirmaufnahmen, Anmerkungen und Wissensbibliotheken zu erfassen, zu organisieren und zu teilen.

Für wen eignet sich Trails am besten?

Trails ist ideal für Operations- und Enablement-Teams in wachsenden SaaS-Unternehmen, die interne Prozesse in verteilten Teams dokumentieren und teilen müssen.

Warum ich Trails ausgewählt habe

Trails hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil es die Erfassung von Schritt-für-Schritt-Workflows hervorragend ermöglicht. Ich nehme einen groben Durchlauf mit der Trails Chrome-Erweiterung auf, und sie erstellt automatisch eine strukturierte, nummerierte Anleitung mit kommentierten Screenshots. Was mir besonders gefällt, ist, dass beim Bearbeiten des Textes in der Anleitung das Video gleichzeitig aktualisiert wird, sodass mein Team nicht zwei separate Ressourcen verwalten muss. Die KI korrigiert zudem Fehler aus der ursprünglichen Aufnahme, sodass wir nicht aufgrund eines Fehlklicks alles neu aufnehmen müssen.

Wichtige Funktionen von Trails

• PDF- und Multi-Format-Export: Exportieren Sie jede Anleitung als PDF-, HTML- oder Markdown-Datei, um Dokumentationen außerhalb von Trails zu teilen.
• Verschleierung sensibler Informationen: Vertrauliche Daten werden in Screenshots und Bildschirmaufnahmen automatisch vor dem Teilen unkenntlich gemacht.
• Versionshistorie: Stellen Sie jede frühere Version einer Anleitung wieder her, sodass Ihr Team stets eine verlässliche Änderungshistorie hat.
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Legen Sie Berechtigungen fest, um zu steuern, wer Anleitungen im Team ansehen, bearbeiten und verwalten darf.

Trails-Integrationen

Native Integrationen sind nicht klar dokumentiert. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Scribe ist eine Plattform zur Prozessdokumentation, die Arbeitsabläufe aufzeichnet, Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Screenshots erstellt und es Teams ermöglicht, ausführliche Prozessdokumente zu erstellen und zu teilen.

Für wen ist Scribe am besten geeignet?

Scribe eignet sich gut für Teams aus den Bereichen Operations und Enablement, die Prozesse dokumentieren müssen, ohne auf technische Redakteure angewiesen zu sein.

Warum ich Scribe ausgewählt habe

Scribe verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste wegen seiner unkomplizierten Dokumentenerstellung – man führt einen Prozess einmal durch, und Scribe erfasst jeden Klick und jede Eingabe, um eine formatierte, mit Screenshots versehene Anleitung zu generieren. Ich habe es speziell wegen der Browser-Erweiterung ausgewählt, die im Hintergrund arbeitet und den Arbeitsablauf nicht unterbricht. Ich mag auch die KI-generierte Textfunktion, die Beschreibungen der Schritte entwirft, sodass mein Team sie nicht von Grund auf neu schreiben muss. Für Teams, die sich wiederholende Prozesse wie Onboarding oder Software-Einführungen dokumentieren, verkürzt diese Kombination die Dokumentationszeit erheblich.

Wichtige Funktionen von Scribe

• Pages: Kombinieren Sie mehrere Scribe-Anleitungen in einem einzigen, organisierten Prozessdokument mit weiterem Text, Videos, Screenshots und Links.
• Schwärzung sensibler Daten: Sensible Informationen in aufgenommenen Screenshots können automatisch oder manuell vor Veröffentlichung unkenntlich gemacht werden.
• Einblicke in die Betrachter: Nachverfolgen, wer eine Anleitung angesehen und abgeschlossen hat, sowie Feedback sammeln, um veraltete Inhalte zu markieren.
• Unternehmens-Branding: Laden Sie Ihr Logo, Ihre Markenfarben und Ihre Website-URL hoch, um ein einheitliches Erscheinungsbild für alle veröffentlichten Anleitungen zu gewährleisten.

Scribe-Integrationen

Scribe funktioniert hauptsächlich über eine Browser-Erweiterung, die Arbeitsabläufe aufzeichnet und Benutzern ermöglicht, Anleitungen in anderen Tools einzubetten oder zu teilen. Inhalte können beispielsweise auf Plattformen wie Confluence, Notion und Google Docs eingebettet werden, jedoch bietet Scribe keine größere Auswahl an nativen Integrationen. Zapier- und API-Unterstützung sind nicht eindeutig dokumentiert.

Tango ist eine Plattform zur Prozessdokumentation, mit der Sie Arbeitsabläufe erfassen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen und Prozesswissen direkt aus Ihrem Browser organisieren können.

Für wen ist Tango am besten geeignet?

Tango eignet sich besonders für Operations- und Enablement-Teams in mittelgroßen Technologieunternehmen, die interne Prozesse in großem Umfang dokumentieren und teilen müssen.

Warum ich mich für Tango entschieden habe

Tango hat es auf meine Shortlist geschafft, weil seine Analytik-Schicht statische Dokumentation in eine lebendige Feedbackschleife verwandelt. Besonders gut gefallen mir die Analysen zur Prozessübernahme, die mir genau zeigen, bei welchen Schritten Teammitglieder aussteigen – nicht nur, ob eine Anleitung angesehen wurde, sondern wo die Reibung entsteht. Das Sammeln von Feedback auf Schritt-Ebene ermöglicht es Nutzern, bei Unklarheiten in Echtzeit eine Markierung zu hinterlassen, sodass ich Prozessverbesserungen direkt von denjenigen bekomme, die die Arbeit ausführen. Diese Kombination aus Absprung-Tracking und kontextbezogenem Feedback hebt Tango von anderen Tools ab, die nur Arbeitsabläufe erfassen und veröffentlichen.

Wichtige Funktionen von Tango

• Automatische Workflow-Erfassung: Jeden Prozess direkt im Browser aufzeichnen – Tango generiert automatisch eine formatierte Schritt-für-Schritt-Anleitung mit kommentierten Screenshots.
• KI-generierte Beschreibungen: Tango schreibt automatisch Textbeschreibungen für jeden erfassten Schritt und verringert so den manuellen Aufwand für Dokumentationen erheblich.
• Einbettbare Anleitungen: Tango-Anleitungen können direkt in Tools wie Notion, Confluence oder das interne Wiki veröffentlicht und eingebettet werden, ohne dass die Empfänger sich anmelden müssen.
• Organisation der Wissensdatenbank: Anleitungen können in Ordnern und Sammlungen gruppiert und organisiert werden, sodass Teams die richtige Dokumentation bei Bedarf schnell finden.

Tango-Integrationen

Tango bietet native Integrationen mit Notion, Confluence, Slack, Google Drive und Microsoft Teams und verbindet sich mit Zapier. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Whatfix ist eine digitale Adoptionsplattform für Prozessdokumentation, mit der Sie interaktive Anleitungen, In-App-Walkthroughs und Wissensdatenbanken erstellen können, um Prozessanweisungen direkt in Ihren Software-Tools zu dokumentieren und bereitzustellen.

Für wen ist Whatfix am besten geeignet?

Whatfix passt besonders gut zu mittelgroßen bis großen Unternehmensteams, die Prozessanleitungen direkt in der Software bereitstellen müssen, die ihre Mitarbeitenden oder Kunden täglich verwenden.

Warum ich Whatfix gewählt habe

Ich habe Whatfix als eines der besten Tools ausgewählt, weil es die Benutzer-Onboarding-Dokumentation auf eine Weise behandelt, die sich wirklich von statischen Wikis oder PDFs unterscheidet. Anstatt neue Nutzer zu bitten, eine Prozessdokumentation zu lesen und dann selbst die Anwendung zu erkunden, erlaubt Whatfix mir, rollenbasierte Flows und Aufgabenlisten direkt in der App einzubetten, die sie gerade kennenlernen. Ein:e neue:r Mitarbeiter:in, der/die in einem CRM oder ERP arbeitet, sieht Schritt-für-Schritt-Anweisungen kontextbezogen genau dann, wenn sie benötigt werden. Besonders gefällt mir auch die In-App-Umfragefunktion, mit der ich Onboarding-Feedback einholen kann, ohne die Nutzer:innen aus ihrem Arbeitsablauf herauszureißen, um ein separates Formular auszufüllen.

Wichtige Funktionen von Whatfix

• No-Code-Content-Editor: Erstellen und aktualisieren Sie In-App-Anleitungen für jede Anwendung, ohne zu programmieren oder auf Entwickler angewiesen zu sein.
• Multiformat-Content-Export: Exportieren Sie Inhalte von Whatfix als Videos, PDFs, Foliensätze oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um sie in Ihr LMS oder Ihre Wissensdatenbank einzubetten.
• Self Help Widget: Bieten Sie Nutzenden ein In-App-Hilfecenter mit KI-gestützter, konversationeller Suche, die Antworten aus Ihren bestehenden Wissensdatenbanken liefert.
• Anwendungsübergreifende Workflow-Unterstützung: Führen Sie Nutzende durch Prozesse, die mehrere Anwendungen umfassen, ohne ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen.

Whatfix Integrationen

Whatfix bietet native Integrationen mit Salesforce, Oracle CX, SAP S/4HANA, NetSuite, Bullhorn sowie dem Microsoft-Ökosystem einschließlich Microsoft 365 und Azure. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Process Street ist eine Plattform zur Prozessdokumentation, die darauf ausgelegt ist, Teams beim Erstellen, Organisieren und Verwalten detaillierter Workflows und Checklisten mit Automatisierungs- und Kollaborationsfunktionen zu unterstützen.

Für wen ist Process Street am besten geeignet?

Process Street eignet sich für betriebs- und prozessorientierte Teams in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die eine strukturierte Möglichkeit benötigen, wiederkehrende Abläufe zu dokumentieren und durchzuführen.

Warum ich mich für Process Street entschieden habe

Process Street verdient einen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es wiederkehrende Workflows durch einen strukturierten, checklistenbasierten Ansatz hervorragend handhabt. Mir gefällt, dass man Workflow-Vorlagen einmal erstellen und dann als einzelne Instanzen ausführen kann – so erhält jeder sich wiederholende Prozess einen eigenen, nachverfolgbaren Lauf mit Verantwortlichen, Fälligkeitsdaten und intakter bedingter Logik. Mein Team nutzt die Funktion für geplante Workflows, um wiederkehrende Prozesse automatisch in festgelegten Abständen zu starten. Dadurch entfällt der manuelle Aufwand, daran zu denken, alles anzustoßen. Die integrierten Genehmigungsschritte in jedem Workflow machen es zudem einfach zu dokumentieren, wer was freigegeben hat – das ist wichtig, wenn ein Prozess teamübergreifend läuft.

Wichtige Funktionen von Process Street

• Rollenverteilung: Weisen Sie spezifische Aufgaben innerhalb eines Workflows verschiedenen Teammitgliedern je nach ihrer Rolle zu.
• Bedingte Logik: Legen Sie Regeln fest, um Aufgaben je nach Ausführung vorheriger Schritte anzuzeigen oder auszublenden.
• Formularfelder: Betten Sie Datenerfassungsfelder direkt in Workflow-Aufgaben ein, um strukturierte Informationen während des Bearbeitungsfortschritts zu sammeln.
• Audit-Trail: Verfolgen Sie eine mit Zeitstempel versehene Aufzeichnung aller Aktionen innerhalb eines Workflow-Laufs zur Nachvollziehbarkeit und Überprüfung.

Integrationen von Process Street

Process Street integriert sich mit Tools wie Slack, Google Sheets, Salesforce, Jira, DocuSign, Dropbox, Airtable und Trello. Es ermöglicht darüber hinaus weitere Integrationen via Zapier und bietet eine API für individuelle Anpassungen.

Creately ist eine Plattform zur Prozessdokumentation, mit der Sie Diagramme, Flussdiagramme und visuelle Prozesslandkarten in einem gemeinsamen Arbeitsbereich erstellen, organisieren und gemeinsam bearbeiten können.

Für wen eignet sich Creately am besten?

Creately eignet sich besonders für funktionsübergreifende Teams in Technologie- und Produktorganisationen, die Abläufe visuell dokumentieren und kommunizieren müssen.

Warum ich Creately ausgewählt habe

Creately überzeugt mich, weil es eine intensivere Dokumentation auf Diagrammbasis ermöglicht als die meisten anderen Tools in dieser Kategorie. Besonders gefällt mir die BPMN-Unterstützung – wenn mein Team einen mehrstufigen Genehmigungsprozess oder einen funktionsübergreifenden Übergabeprozess dokumentieren muss, können wir dies mit korrekter BPMN-Notation inklusive Swimlanes, Entscheidungspunkten und Ereignisauslösern auf einer einzigen Arbeitsfläche abbilden. Creately unterstützt außerdem 70 Diagrammtypen mit über 1.000 speziell entwickelten Formen, sodass Sie ein Flussdiagramm nicht für die Aufgaben eines UML-Sequenzdiagramms oder Datenflussdiagramms zweckentfremden müssen. Die Dokumentations-Funktion pro Element ermöglicht es, ausführliche Notizen und Kontext direkt an einzelne Formen anzuhängen, sodass Diagramm und zugehörige Dokumentation an einem Ort bleiben.

Wichtige Funktionen von Creately

• Bearbeitung in Echtzeit: Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig auf derselben Arbeitsfläche arbeiten, mit Live-Cursor-Tracking zur Anzeige, wer gerade was ändert.
• Über 8.000 Vorlagen: Vorgefertigte Templates für Prozesslandkarten, Organigramme und mehr, damit Sie nicht bei Null anfangen müssen.
• Präsentationsmodus: Präsentieren Sie Diagramme direkt von der Arbeitsfläche, indem Sie Formen auswählen und zu Folien hinzufügen. Inhalte werden automatisch aktualisiert, sobald sich die Arbeitsfläche ändert.
• Vollständige Versionshistorie: Änderungsverlauf pro Element und ein Status-Feed pro Element ermöglichen die Nachverfolgung der Entwicklung von Prozessdokumenten im Laufe der Zeit.

Creately-Integrationen

Creately bietet native Integrationen mit Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Confluence und Jira und lässt sich über Zapier verbinden. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Adobe Acrobat ist eine Plattform für Dokumentenmanagement, die das Erstellen, Bearbeiten, Organisieren und Sichern von Prozessdokumentationen im PDF-Format unterstützt. Sie ermöglicht Teams, Dokumentations-Workflows zu verwalten, gemeinsam an Dateien zu arbeiten und den kontrollierten Zugriff auf sensible Dokumente aufrechtzuerhalten.

Für wen ist Adobe Acrobat am besten geeignet?

Adobe Acrobat eignet sich am besten für Teams in regulierten Branchen und große Organisationen, die eine sichere Dokumentenkontrolle, Prüfprotokolle und strukturierte Zusammenarbeit bei Prozessdokumentationen benötigen.

Warum ich Adobe Acrobat ausgewählt habe

Ich habe Adobe Acrobat ausgewählt, weil es sichere, rollenbasierte Dokumentenkontrollen bietet, die beim Management des Zugriffs auf sensible Prozessdokumentationen helfen. Teams können Berechtigungen vergeben, um Bearbeitungs-, Kommentar- oder Anzeigerechte zu beschränken. Prüfpfade und Aktivitätsverfolgung unterstützen Verantwortlichkeit und Compliance in den Dokumentationsabläufen.

Wichtige Funktionen von Adobe Acrobat

• PDF-Bearbeitungstools: Text, Bilder und Formatierungen direkt innerhalb von PDF-Dokumenten bearbeiten.
• Vorlagenmanagement: Wiederverwendbare Dokumentvorlagen für eine konsistente Prozessdokumentation erstellen.
• E-Signatur-Workflows: Rechtlich verbindliche elektronische Signaturen für Prozessdokumente sammeln.
• Kommentierung und Markierung: Anmerkungen, Hervorhebungen und Kommentare zur kollaborativen Überprüfung hinzufügen.
• OCR-Technologie: Gescannte Dokumente in durchsuchbaren, bearbeitbaren Text umwandeln.

Integrationen von Adobe Acrobat

Adobe Acrobat lässt sich in Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams, SharePoint, Box, Salesforce und Workday integrieren. APIs sind für individuelle Integrationen verfügbar.