Wer ist für das Ressourcenmanagement in Projekten verantwortlich?
Wurden Sie als Projektmanager schon einmal gebeten, beim Einstellen, bei der Besetzung oder bei der Verwaltung anderer für ein Projekt benötigter Ressourcen zu helfen?
Das ist in manchen Agenturen oder Projektmanagement-Organisationen (PMOs) ganz typisch, während Sie sich in anderen vielleicht ein wenig wie ein Fisch auf dem Trockenen fühlen. Manchmal hat man als Projektmanager keine Kontrolle über die zur Verfügung stehenden Ressourcen. In anderen Fällen hat man etwas mehr Einfluss.
Schauen wir uns also an, wer in Ihren Projekten eine Rolle im Ressourcenmanagement spielen könnte und wie Sie als PM Ihren Einfluss nutzen können, um das zu bekommen, was Sie brauchen.
Was ist Ressourcenmanagement?
Ressourcenmanagement stellt sicher, dass Sie die richtigen Teammitglieder, Materialien und das Budget haben, um das Projekt, für dessen Umsetzung Sie verantwortlich sind, erfolgreich abzuschließen.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
In der Lehrbuch-Version von Ressourcenmanagement beginnt der Prozess oft beim Budget, da Geld meistens bestimmt, wie viele Personen und wie viel (oder welches) Equipment Sie haben können.
Es ist wichtig, über genaue Schätzungen zu verfügen, die auf den gewünschten Teammitgliedern, Materialien und möglicherweise sogar dem Zeitplan basieren. Es ist nur logisch, dass Sie schneller arbeiten können, wenn mehr Personen gleichzeitig am Projekt tätig sind. (Siehe auch: Die Wissenschaft (& Kunst) der Projektschätzungen + Top 6 Techniken.)
Vor dem Projektstart und während der Projektplanung müssen Sie bestimmen, wer Teil des Projektteams ist und welche Werkzeuge oder Softwarelizenzen diese Personen eventuell benötigen.
Während des Projekts kann Ressourcenmanagement bedeuten, mit Teammitgliedern oder anderen Projektmanagern zu koordinieren, um sicherzustellen, dass es keine Terminüberschneidungen gibt und jeder weiß, welche Arbeiten wann erledigt werden. Ebenso ist es wichtig zu klären, ob bestimmte Projekte Vorrang vor anderen haben und wie das Ihre Zeitpläne oder Ressourcen beeinflussen könnte. Software zur Ressourcenplanung kann in diesem Prozess äußerst hilfreich sein.
Wenn Sie als interner Ressourcenmanager an einem Projekt arbeiten oder für ein internes Projekt verantwortlich sind, bei dem keine Kunden abgerechnet werden, sieht das unter Umständen etwas anders aus, als wenn Sie an der Ressourcenplanung eines Agenturprojekts arbeiten und die Gebühren eines Kunden die Kosten decken.
In diesem Fall kann es sein, dass der Ressourcenmanager oder auch der Projektmanager zunächst das zugewiesene Projektteam zusammenbringt, um festzulegen, was jeder einzelne macht, wie die Umsetzung erfolgt und ob das Team weitere Werkzeuge oder Ressourcen benötigt, um das Projekt innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens abzuschließen.
Wie hängen Projektmanagement & Ressourcenmanagement zusammen?
Projektmanagement und Ressourcenmanagement sind eng miteinander verbunden, was ihre Rolle in der Projektplanung betrifft. In manchen Fällen können Projektplanung und Ressourcenmanagement-Planung gleichzeitig stattfinden.
Eine abgeschlossene Ressourcenzuteilung kann Ihnen als Projektmanager dabei helfen, Ihre Projektpläne und Zeitpläne zu erstellen. Sie wissen dann auch, ob es Einschränkungen hinsichtlich der zeitlichen Verfügbarkeit von Teammitgliedern oder bei käuflichen Dingen (Softwarelizenzen, Hardware usw.) während des Projekts gibt.
Einige Projektmanagement- oder Ressourcenmanagement-Tools ermöglichen auch die Erstellung von Budget-Burndown-Charts, um vorherzusagen, wie Ihr Budget (oder die Arbeitskapazität Ihres Teams) über den Projektlebenszyklus hinweg verteilt werden sollte.
Wer ist für das Ressourcenmanagement in einem Projekt verantwortlich?
Die Antwort auf diese Frage hängt maßgeblich von Ihrem Unternehmen ab. Je nach Größe und Art der Organisation, in der Sie arbeiten, können folgende Personen oder Rollen mit dem Ressourcenmanagement betraut sein:
- Projektmanager, also Sie (na klar, das haben Sie sicher erwartet)
- Betriebsleiter
- Ressourcenmanager
- Agenturinhaber
- Chief Operating Officer oder Leiter der Betriebsabteilung
- Abteilungs- oder Linienmanager
- PMO-Leiter
- Marketing-Ressourcenmanager
Die Antwort auf diese Frage kann sich je nach Projektphase auch ändern. Beispielsweise ist es möglich, dass ein Ressourcenmanager oder jemand aus dem operativen Bereich vor dem eigentlichen Projektstart für die Zuteilung von Teammitgliedern und anderen Ressourcen verantwortlich ist. Sobald das Projekt jedoch läuft und Anpassungen nötig werden, können der Projektmanager, ein Abteilungsleiter oder eine andere Führungskraft im Team bestimmte Aufgaben im Ressourcenmanagement übernehmen.
Was ist ein Ressourcenmanager?
Wie oben bereits erwähnt, gibt es in manchen Unternehmen einen dedizierten Ressourcenmanager. Was bedeutet das und was macht diese Person eigentlich den ganzen Tag?
Der Ressourcenmanager ist dafür verantwortlich, alle Ressourcen des Unternehmens im Tagesgeschäft zu verwalten. Das kann bedeuten, die Kapazität und Verfügbarkeit einzelner Personen im Blick zu behalten, Computer und andere Geräte zuzuteilen und unternehmensweit Softwarelizenzen zu verwalten. Außerdem informiert er Projektmanager oder andere Führungskräfte im Unternehmen über Lücken in den verfügbaren Ressourcen und Ressourcenengpässe.
Diese Person berät, wie (und wann) neue Projekte je nach Verfügbarkeit der Teammitglieder starten können, was bedeutet, dass sie häufig als vertrauenswürdiger Berater mit Unternehmensleitern oder dem Vertriebsteam der Organisation kommuniziert.
Ressourcenmanager vs. Projektmanager
Manches von dem, was ein Ressourcenmanager macht, klingt ähnlich wie die Aufgaben eines Projektmanagers. Der entscheidende Unterschied liegt jedoch im Umfang. Ein Ressourcenmanager trägt die Gesamtverantwortung für die gesamte Organisation. Dagegen arbeitet der Projektmanager vielleicht nur an einer Auswahl von Projekten (oder an nur einem Projekt, je nach Größe und Umfang).
Eine Ausnahme davon könnte ein sehr kleines Unternehmen mit nur einem Projektmanager sein. Doch wenn wir über größere Unternehmen oder Agenturen mit mehreren Projektmanagern oder ein Project Management Office sprechen, betrachtet der Ressourcenmanager alle Ressourcen der Projektmanager und überprüft, wann diese für andere Initiativen oder neue Projekte verfügbar oder nicht verfügbar sind.
Wichtige Aufgaben des Ressourcenmanagers
Kapazitätsplanung
Eine zentrale Aufgabe des Ressourcenmanagers ist die Überwachung der Kapazitätsplanung. Das bedeutet, dass er sicherstellt, welche Ressourcen für Projekte in der Zukunft eingeplant sind.
So sollte er beispielsweise erkennen können, dass ein Entwickler in den nächsten acht Wochen Vollzeit an einem Projekt arbeitet und danach während der vierwöchigen Abschlussphase noch halbtags eingesetzt wird.
Das heißt, der Entwickler könnte nach acht Wochen ein weiteres Projekt übernehmen, vorausgesetzt, er wird zu Beginn des neuen Projekts nur halbtags benötigt. Während das bei einem einzelnen Beispiel noch recht einfach klingt, koordiniert der Ressourcenmanager häufig Zeitpläne für viel größere Teams, was sehr zeitaufwendig sein kann.
Der Ressourcenmanager muss möglicherweise auch regelmäßig oder in Echtzeit Berichte zur Kapazität für Projektmanager, Unternehmensleiter und andere wichtige Stakeholder erstellen, die Projektressourcen nutzen oder verwalten. Diese Berichte werden entweder regelmäßig oder ad hoc im Zuge der Bewertung neuer Projekte und Chancen erstellt.
Ressourcenzuteilung
Neben dem Verständnis von Kapazitäten und Nutzungsquoten von Ressourcen überwacht der Ressourcenmanager auch die Methoden zur Ressourcenzuteilung. Das kann bedeuten, Teammitglieder Projekten zuzuweisen oder benötigte Geräte auszuhändigen.
Der Ressourcenmanager kann ebenfalls für die Verwaltung von Geräten oder Verträgen über deren Lebenszyklus hinweg verantwortlich sein, Ersatzgeräte bestellen, bevor die alten ausfallen, Vertragsabläufe überwachen sowie notwendige Lizenzen kündigen oder verlängern.
Dieser Aufgabenbereich kann auch in enger Abstimmung mit der Personalabteilung erfolgen, um sicherzustellen, dass arbeitsrechtliche Vorgaben eingehalten werden. In den USA und vielen anderen Teilen der Welt gibt es Gesetze zu Höchstarbeitszeiten, verpflichtenden Pausen und zu Überstundenvergütungen.
Der Ressourcenmanager muss sicherstellen, dass die Teammitglieder entsprechend ihrer jeweiligen Beschäftigungsart eingeplant werden, was besonders bei Teilzeit- oder Vertragsmitarbeitern wichtig ist.
Umgang mit Ressourcenkonflikten
Der Ressourcenmanager kann zudem beim Lösen von Ressourcenkonflikten unterstützen. Das ist aus zwei Hauptgründen wichtig. Zum einen kann diese Person Konflikte oft frühzeitig erkennen, noch bevor der Projektmanager oder die beteiligte Person sie bemerkt.
Dadurch kann der Ressourcenmanager proaktiv an der Entwicklung von Lösungen für anbahnende Konflikte mitwirken. Zum anderen kann er aufgrund seines Überblicks über die gesamte Kapazität alternative verfügbare Ressourcen oder Mitarbeitende mit ähnlichen Qualifikationen identifizieren, um Konflikte oder Überbelegungen zu entschärfen.
Bei Konflikten in Bezug auf Geräte oder Lizenzen kann der Ressourcenmanager zudem Ressourcen einplanen, damit alle zum richtigen Zeitpunkt Zugang zu den benötigten Mitteln haben. Ist das nicht möglich, kann der Ressourcenmanager prüfen, ob zusätzliche Budgets für weitere Anschaffungen zur Verfügung gestellt werden können.
Aktualisierung von Ressourcenmanagement-Tools und Berichterstattung
Eine weitere Aufgabe des Ressourcenmanagers kann darin bestehen, Einblicke in die Ressourcenauslastung zu geben, indem er ein Ressourcenmanagement-Tool stets auf dem aktuellen Stand hält. Dieses Tool ermöglicht es allen Mitarbeitenden der Organisation zu sehen, ob Ressourcen gebucht oder verfügbar sind oder ob für einen bestimmten Zeitraum zusätzliche Ressourcen benötigt werden.
Der Ressourcenmanager kann auch Daten aus dem Zeiterfassungssystem des Unternehmens heranziehen, um zu verstehen, wie sich die geschätzten Projektanforderungen mit der Realität decken. Das ist besonders hilfreich in Organisationen, in denen Teammitglieder gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeiten.
Mehr erfahren: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Personalplanung und Einsatzplanung mit unserer Expertenübersicht der besten Tools für das Ressourcenmanagement von Mitarbeitern.
Zusammenarbeit mit Projektmanagern und Unternehmensleitung
Der Ressourcenmanager verbringt zwar viel Zeit mit Excel-Tabellen oder Ressourcenmanagement-Software, aber das ist nicht alles, was der Job umfasst. Er muss eng mit Projektmanagern und anderen Führungskräften im Unternehmen zusammenarbeiten.
Das bedeutet, er muss über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten verfügen und den Entscheidungsprozess bei der Ressourcenverteilung erklären können. Aufgrund früherer Erfahrungen in möglichen Situationen hat er vielleicht einen klaren Standpunkt, den er gegenüber anderen, die weiter vom Ressourcenmanagementprozess entfernt sind, erläutern muss.
Es gibt viele Rollen im Unternehmen, die vom Ressourcenmanager abhängig sind. Ein HR-Manager zum Beispiel arbeitet bei der Einstellung neuer Mitarbeiter und deren Einarbeitungsplanung oft eng mit dem Ressourcenmanager zusammen.
Maximierung der Effizienz im Unternehmen
Effektives Ressourcenmanagement kann eingesetzt werden, um die Effizienz im Unternehmen zu steigern.
Eine effiziente Projektplanung, die sicherstellt, dass alle Vorhaben mit den passenden Ressourcen ausgestattet sind (und im geplanten oder sogar unter dem vorgesehenen Budget bleiben), hilft, die Effizienz zu erhöhen. Personalaufwand ist meistens einer der größten Kostenfaktoren bei Projektarbeit, daher sind gute Techniken des Ressourcenmanagements entscheidend, um steigende Personalkosten zu vermeiden.
Der Ressourcenmanager kann helfen, Ressourcen so einzuplanen, dass jede Ressource optimal ausgelastet ist. Allerdings ist beim Stichwort „maximal“ Vorsicht geboten: Wird jeder Mitarbeiter zu 100 % oder mehr verplant, kann dies schnell zu Überforderung führen.
Es ist entscheidend, außerhalb der Projektarbeit Zeit für Pausen, Lernmöglichkeiten oder notwendige Verwaltungsaufgaben einzuplanen.
Zusätzlichen Personalbedarf ermitteln
Da der Ressourcenmanager einen guten Überblick über die Auslastung der Unternehmensressourcen hat, ist er optimal positioniert, um Hinweise zu geben, wann zusätzlicher Personalbedarf entsteht. Hier kann auch Software für Personalagenturen hilfreich sein.
Er kann dem Verantwortlichen für das Personalmanagement mitteilen, welche Art von Mitarbeiter das Unternehmen benötigt. Das kann eine neue Vollzeitstelle sein oder – wenn der Bedarf nur vorübergehend ist – empfiehlt er vielleicht externe Kräfte oder freie Mitarbeitende, um eine Lücke zu schließen oder einen spezifischen Bedarf zu decken.
Gute Ressourcenmanagement-Fähigkeiten entwickeln
Als Projektmanager können wir viel aus der Disziplin des Ressourcenmanagements lernen. Diese Fähigkeiten helfen uns, unsere eigenen Projekte im Alltag zu steuern oder unseren Kollegen und Unternehmen dabei zu unterstützen, die vorhandenen und benötigten Ressourcen richtig einzuschätzen, um erfolgreich zu sein.
Ressourcenmanager haben oft besondere Einblicke darin, wie Projektteams zu besetzen sind und wie individuelle Stärken am besten eingesetzt werden. Fähigkeiten, von denen wir alle profitieren können.
Wenn Sie Ihre Fähigkeiten im Ressourcenmanagement vertiefen möchten oder für das Ressourcenmanagement verantwortlich sind, ohne die Unterstützung eines erfahrenen Ressourcenmanagers, finden Sie bei uns weitere Artikel, die Ihnen beim Lernen und Wachsen helfen. Schauen Sie sich unsere Liste der besten kostenlosen Software für Ressourcenmanagement an, um loszulegen.
Sie möchten mehr Tipps, Tricks und Best Practices direkt in Ihr Postfach? Melden Sie sich hier für unseren Newsletter an!
