Was ist Zusammenarbeit? Definition, Arten und bewährte Vorgehensweisen
Zusammenarbeit ist eines dieser Wörter, die in letzter Zeit allgegenwärtig sind. Viele sprechen darüber, aber nicht alle setzen sie um oder tun dies effektiv.
Ich werde die Zusammenarbeit im Team erläutern, warum sie bei digitalen Projekten besonders wichtig ist, welche Auswirkungen die Remote-Arbeit hat und einige bewährte Verfahren und Softwaretools vorstellen.
Was ist Zusammenarbeit?
Zusammenarbeit ist der Prozess, etwas mit einer anderen Person oder einer Gruppe von Menschen zu erstellen. Bei digitalen Projekten ist sie die Grundlage für das, was Sie tun – digitale Erlebnisse mit Kunden, Teammitgliedern, Stakeholdern, technischen Fachkräften und Designern erstellen (um nur einige zu nennen).
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Bei der inzwischen so verbreiteten Zusammenarbeit aus der Ferne geschieht dies mit der zusätzlichen Hürde von Distanz und Technologie. Durch den Einsatz von Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikationstools können Sie das Arbeitsumfeld verbessern, ansprechender gestalten und den Wissensaustausch fördern. Dadurch wird das Team widerstandsfähiger und effektiver und kann Ergebnisse erzielen!
Welche verschiedenen Arten der Zusammenarbeit gibt es?
Hier sind einige der vielen verschiedenen Arten der Zusammenarbeit, die für digitale Projekte relevant sind.
- Zusammenarbeit im Team: Bei dieser Art der Zusammenarbeit kommt das Projektteam zusammen, um auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten (also auf den Abschluss des Projekts). Dies ist wahrscheinlich die offensichtlichste Form der Zusammenarbeit, und jedes Projekt, an dem mehr als eine Person beteiligt ist, erfordert sie.
- Zusammenarbeit in der Gemeinschaft oder soziale Zusammenarbeit: Diese Form der Zusammenarbeit umfasst eine größere Gruppe als nur das Projektteam. Bei Projekten, die beispielsweise Programme oder Initiativen für eine Gemeinschaft oder Gesellschaft darstellen, benötigen Sie den Input der Gemeinschaft oder Gruppe, auf die sich das Projekt auswirken wird.
- Funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Dabei werden Menschen aus verschiedenen Fachbereichen zusammengebracht, um an einem Projekt zu arbeiten. An digitalen Projekten sind häufig Entwickler, Designer und Marketingfachleute beteiligt. Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht es ihnen, effektiv zusammenzuarbeiten und ihre jeweiligen Stärken einzubringen. Beachten Sie jedoch, dass funktionsübergreifende Zusammenarbeit eine Herausforderung darstellen kann.
Entwickler lieben Jira, insbesondere für die Verwaltung von Bereitstellungen und Automatisierungen, aber Designer finden es sehr starr und nicht benutzerfreundlich für Designer. Es ist ein ständiges Hin und Her, um beide Teams zur Zusammenarbeit zu bewegen.
- Zusammenarbeit in der Cloud: Wenn Ihr Team Tools für die Projektzusammenarbeit verwendet, die cloudbasiert sind und auch als Tools für die Zusammenarbeit in der Cloud bezeichnet werden, überlegen Sie, wie das Team in der Cloud zusammenarbeiten und seine Arbeit verwalten wird. Wenn beispielsweise mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einem Dokument in Ihrem Tool für die Dokumentenzusammenarbeit arbeiten, entwickeln Sie einen Prozess, der sicherstellt, dass sie nicht gegenseitig ihre Arbeit überschreiben.
- Virtuelle Zusammenarbeit: Mit dem Aufkommen der Remote-Arbeit arbeiten viele Teams virtuell (statt persönlich) mithilfe von Tools für die Zusammenarbeit per Video zusammen. Virtuelle Zusammenarbeit erfordert etwas mehr Aufwand, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben. Als Projektmanager müssen Sie bestimmte Zeiten und Besprechungen festlegen, um die Zusammenarbeit zu fördern und sicherzustellen, dass das Team nicht in isolierten Bereichen arbeitet.
- Asynchrone Zusammenarbeit: Dies geschieht, wenn Teams nicht in Echtzeit zusammenarbeiten (im Gegensatz zur synchronen Zusammenarbeit, die in Echtzeit stattfindet). Teammitglieder können sich an unterschiedlichen Orten befinden oder in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Anstatt einer täglichen Besprechung zur Abstimmung könnten Sie die Teammitglieder bitten, in Ihrem Tool für die Teamkommunikation eine Nachricht mit ihren Notizen für den Tag zu senden.
- Organisationsübergreifende Zusammenarbeit: Diese Art der Zusammenarbeit findet statt, wenn verschiedene Organisationen gemeinsam an einem Projekt arbeiten müssen. Das kann bedeuten, dass zwei Agenturen zusammenarbeiten und Ressourcen teilen, um ein großes Projekt umzusetzen, für das eine einzelne Agentur allein nicht über ausreichende Ressourcen verfügt.
- Kreative Zusammenarbeit: Diese Art der Zusammenarbeit ähnelt der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit, bezieht sich jedoch speziell auf kreative Bereiche wie Kunst, Design und Medien. Wenn Ihr Projekt eine Bühnenproduktion oder eine Kunstinstallation ist, werden Sie diese Art der Zusammenarbeit wahrscheinlich einsetzen.
Warum ist Zusammenarbeit für Ihre Organisation wichtig?
Zusammenarbeit bietet Ihrer Organisation viele Vorteile. Hier sind einige Gründe, warum Zusammenarbeit wichtig ist:
- Zusammenarbeit hilft Ihnen, wettbewerbsfähig zu bleiben: Geschäftliche Allianzen ermöglichen Unternehmen schnellen Zugang zu Technologien, Kompetenzen und Daten, die zu Innovationen führen, sowie zu höherer Agilität und Widerstandsfähigkeit.
- Kollaborative Ökosysteme ermöglichen es Unternehmen, durch Effizienzsteigerungen oder Kostensenkungen, die Expansion in neue Regionen sowie die Entwicklung neuer und gemeinsamer Produkte profitabler zu werden.
- Zusammenarbeit ermöglicht uns den Zugang zu benötigten Ressourcen durch strategische Partnerschaften, die Lücken in Ihren Kompetenzen oder denen Ihres Teams schließen.
- Teams mit spezialisierten Kompetenzen und Fachwissen sind für die Umsetzung von Projekten erforderlich: Sie setzen sich höchstwahrscheinlich aus einer Kombination von Ressourcen aus den Bereichen Kunden, Auftragnehmer und Lieferanten zusammen.
- Zusammenarbeit überwindet Silos in Organisationen, um auf einen großen Wissensschatz zuzugreifen, Probleme zu lösen, die Kultur der Zusammenarbeit zu verbessern und gemeinsame Ziele oder Unternehmensziele zu erreichen.
Welche Rolle spielt Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen?
Zusammenarbeit bietet die Möglichkeit, Mitarbeitende stärker einzubinden, die Kreativität des Teams freizusetzen, die besten Talente zu gewinnen und zu halten sowie Projekte schnell umzusetzen.
Funktionsübergreifende Zusammenarbeit steht im Zentrum agiler Praktiken, die immer mehr Organisationen übernehmen. Sie nutzen diese Praktiken, um mit VUCA (den unkontrollierbaren Aspekten des Geschäftsumfelds) und seinem Gegenmittel VUCA Prime (einer Reaktion auf VUCA durch die Anwendung agiler Methoden) umzugehen.
Die „große Kündigungswelle“ ist eine reale Erscheinung, insbesondere in der digitalen Welt. Daher ist es für den Unternehmenserfolg entscheidend, Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten. Mitarbeitende suchen ständig nach sinnvollen Möglichkeiten, einen Beitrag zu leisten, was die Arbeitszufriedenheit steigert und ihre Entwicklung von Wissen und Kompetenzen unterstützt.
Erfolgreiche Zusammenarbeit hilft dabei, Mitarbeitende einzubinden, ihr Fachwissen zu nutzen und ihre Fähigkeiten vollständig einzusetzen. Um dies zu unterstützen, investieren viele Organisationen in Kurse zur Zusammenarbeit, die Kommunikations-, Empathie- und Problemlösungskompetenzen stärken, die für leistungsstarke Teamarbeit unerlässlich sind.
In digitalen Arbeitsumgebungen, in denen sich spezialisiertes Wissen über mehrere Disziplinen erstreckt, wird effektive Zusammenarbeit zu einer unverzichtbaren Kompetenz. Darüber hinaus erfordern viele digitale Projekte die Arbeit über Organisationsgrenzen hinweg – sei es zwischen internen Abteilungen (wie Inhalt und Design) oder zwischen Agenturen und Kunden.
Welche Rolle spielt Führung bei der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz?
Führungskräfte sind entscheidend dafür, die unternehmensbezogenen Faktoren zu identifizieren und zu priorisieren, die sich auf die Fähigkeit der Organisation auswirken, effektiv zusammenzuarbeiten. Dazu gehören unter anderem:
- Unternehmenspräsenz: Standorte von Kunden und Mitarbeitenden, wichtige Standorte von Auftragnehmern, Standorte von Lieferanten
- IT-Infrastruktur: Ist Ihr Büro auf Microsoft ausgerichtet? Welche technischen Säulen haben Sie (CRM, Dokumentenmanagement, Buchhaltung usw.)?
- Kultur: Führungsstile, Kommunikationsstile, Managementstile, technisches Verständnis, Präferenzen beim Arbeitsstil
- Wichtige Interaktionen: Interaktionen mit Kunden im Vergleich zu internen Interaktionen, gemeinsame Entwicklung, Entscheidungsfindung, Beziehungsaufbau
- Gewinnung und Bindung: Zusammenarbeit und Teamarbeit; verschiedene Generationen; Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion
Hier gibt es keine richtigen oder falschen Antworten, aber diese Faktoren beeinflussen, wie du die Zusammenarbeit effektiver gestalten und erkennen kannst, wo die Prioritäten liegen. Wenn deine IT-Infrastruktur beispielsweise stark auf Microsoft-zentrierte Tools (wie OneNote) ausgerichtet ist, solltest du nach IT-Zusammenarbeitstools suchen, die dies nutzen.
Ein weiteres Beispiel wäre, wenn Interaktionen auf einer Webseite ein wesentlicher Problempunkt für Kunden sind. Suche in diesem Fall nach Tools, mit denen du bei der Gestaltung aus der Ferne mit Kunden zusammenarbeiten, Feedback einholen und die erstellten Inhalte markieren kannst. Dies ist ein wesentlicher Vorteil von Zusammenarbeitstools.
Was sind die besten Vorgehensweisen für die Zusammenarbeit?
Ich habe einige kritische Bereiche der Zusammenarbeit identifiziert, auf die man sich bei digitalen Projekten konzentrieren sollte:
- Gemeinsame Entwicklung einsetzen
- Teams mit hohem Vertrauen aufbauen und erhalten
- Immer eine Tagesordnung für Besprechungen haben
- Entscheidungen gemeinsam treffen
Gemeinsame Entwicklung
Gemeinsame Entwicklung (basierend auf der Methode des simultanen Engineerings) ist eine Technik, die digitale Projektmanager nutzen können, um die Zusammenarbeit in ihren Teams und mit ihren Kunden zu verbessern. Sie weist folgende Merkmale auf:
- Funktionsübergreifende Teams: Digitale Projekte bringen einzigartige Fähigkeiten und unterschiedliche Rollen in der Zusammenarbeit zusammen, etwa Inhaltsersteller, Designer und Fachkräfte mit technischen Kenntnissen. Stelle sicher, dass du die gesamte kognitive Vielfalt berücksichtigst, die du mit deinen Methoden und deiner Werkzeugausstattung für die Zusammenarbeit nutzen möchtest.
- Simultane Produktrealisierung: Dies ist eine elegante Umschreibung für die gleichzeitige Entwicklung mehrerer Produkte. Du möchtest das Gesamtbild deines Projekts sehen und gleichzeitig die Teilkomponenten entwerfen und erstellen. Sorge für Klarheit hinsichtlich der übergeordneten Vision und stelle sicher, dass jeder weiß, wo die wichtigen Schnittstellen zwischen den Elementen des Projekts liegen.
- Schrittweiser Informationsaustausch: Die meisten digitalen Teams können hierzu leicht einen Bezug herstellen. Denke an deine Sprints, Teamrunden und kurzen täglichen Besprechungen. Diese Arten von Ritualen und Praktiken sind eine große Unterstützung für die Zusammenarbeit. Vergiss jedoch nicht, deine Kunden auf angemessene Weise einzubeziehen.
- Integriertes Projektmanagement: Du arbeitest möglicherweise gleichzeitig an mehreren Aufgaben (was sich für agilere Methoden eignet), musst aber Projektmanagementpraktiken einbeziehen, um Zeit und Budget zu verwalten.
Teams mit hohem Vertrauen aufbauen und erhalten
Nimm dir Zeit, dein Remote-Team aufzubauen, schaffe Raum dafür, dass die Mitglieder sich durch Teambuilding-Aktivitäten kennenlernen, und lass sie Teamnormen und Praktiken entwickeln, um effektiver zu arbeiten. Führe weiterhin Projektreviews und kurze Stimmungsabfragen durch, um zu sehen, wie es ihnen geht.
Nimm dir Zeit zu verstehen, was für das Team funktioniert und was nicht und welche Maßnahmen beim Aufbau und Erhalt der richtigen Kultur wirksam sind, die dem Team Erfolg ermöglicht. Anschließend kannst du dies in nachfolgenden Projekten wiederholen.
Immer eine Tagesordnung für Besprechungen haben
Eines der einfachsten Hilfsmittel, um die Effektivität von Besprechungen zu steigern, besteht darin, immer eine Tagesordnung zu haben! Nimm an keiner Besprechung teil, wenn es keine gibt, und setze keine Besprechung ohne eine solche an. So stellst du sicher, dass die richtigen Personen anwesend sind, damit in deiner Besprechung die richtigen Dinge erledigt werden.
Besprechungen sind nicht der Ort, um Informationen auszutauschen. Respektiere die Zeit anderer – nutze nach Möglichkeit asynchrone Tools und Techniken. Wenn du Feedback aus verschiedenen Perspektiven einholen möchtest, nutze Tools, die speziell auf das Sammeln von Kommentaren ausgerichtet sind.
Entscheidungen gemeinsam treffen
Der Einsatz gemeinschaftlicher Entscheidungstechniken stärkt Teams. Sie werden fundiertere Entscheidungen treffen, wodurch das Engagement im Team wächst. Kommuniziere außerdem: Was hast du entschieden und warum? Informiere alle, die davon wissen müssen.
Einige bewährte Verfahren und Techniken für die Zusammenarbeit, die es zu erkunden gilt, sind:
- Entscheidungsfindung in nominalen Gruppen: Dies hebt das Brainstorming auf die nächste Ebene und stellt sicher, dass jede Stimme gehört wird.
- Staffeltechnik: Dadurch kann das Team Informationen in Arbeitsgruppen zusammenführen und anschließend eine Entscheidung treffen.
Tools zur Verbesserung der Zusammenarbeit aus der Ferne
In persönlichen Situationen entsteht Zusammenarbeit ganz natürlich. Das physische Zusammensein kann die Kameradschaft, spontane Interaktionen, tiefere Verbindungen, dynamische Problemlösung in Echtzeit und Gespräche auf dem Flur fördern. All dies trägt zu einem produktiven, fokussierten und engagierten Team bei.
Dies lässt sich in einer Umgebung mit Fernarbeit nur schwer nachbilden. Wahrscheinlich wirst du auf eine Reihe von Tools für die Zusammenarbeit zurückgreifen, die etwa so aussehen könnten:
- Tools für die geschäftliche Kommunikation, etwa E-Mail, Sprachnachrichten, Videokonferenz-Tools wie Webex sowie Chat- und Messaging-Apps.
- Community-Plattformen wie Mighty Networks, Discord oder Clubhouse.
- Online-Office-Tools wie Office 365 oder Google Drive.
- Unternehmens-Tools für die Zusammenarbeit wie Cloud-Speicher- oder Dateifreigabe-Tools.
- KI-Tools für die Zusammenarbeit, die Funktionen bieten, mit denen sich die repetitiven, manuellen Aufgaben, die Projektmanager zur Erleichterung der Zusammenarbeit ausführen, beschleunigen und reduzieren lassen.
- Projektmanagement-Software & Aufgabenmanagement-Software wie Jira, Asana und Trello kann Teams dabei helfen, organisiert zu bleiben, während Software wie Milanote zusätzliche Möglichkeiten für die visuelle Projektorganisation und Zusammenarbeit bietet.
Es ist entscheidend, dass die Tools für die Zusammenarbeit im Unternehmen und alle anderen von dir verwendeten Tools Integrationen anbieten, die es ihnen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren, damit die Informationen aktuell und für Teammitglieder auf allen von dir verwendeten Plattformen relevant sind. Auch die Preise für Software zur Zusammenarbeit spielen eine Rolle – stelle sicher, dass du eine Option findest, die zu deinem Budget passt.
Hier findest du eine Liste der besten Tools für die Zusammenarbeit in digitalen Projekten und in Projektteams.
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