Was ist Zusammenarbeit? Definition, Arten und bewährte Vorgehensweisen
Zusammenarbeit ist eines dieser Wörter, die in letzter Zeit allgegenwärtig sind. Viele Menschen sprechen darüber, aber nicht alle praktizieren sie oder tun dies effektiv.
Ich werde die Zusammenarbeit im Team erläutern, erklären, warum sie bei digitalen Projekten besonders wichtig ist, auf die Auswirkungen der Remote-Arbeit eingehen und einige bewährte Methoden sowie Softwaretools vorstellen.
Was ist Zusammenarbeit?
Zusammenarbeit ist der Prozess, gemeinsam mit einer anderen Person oder einer Gruppe von Menschen etwas zu schaffen. Bei digitalen Projekten ist sie die Lebensader deiner Arbeit – du entwickelst digitale Erlebnisse mit Kunden, Teammitgliedern, Stakeholdern, technischen Fachkräften und Designern (um nur einige zu nennen).
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Remote-Zusammenarbeit, die heute präsenter ist als je zuvor, bedeutet, dies mit der zusätzlichen Hürde von räumlicher Entfernung und Technologie zu tun. Durch den Einsatz von Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikationstools kannst du das Arbeitsumfeld verbessern, ansprechender gestalten und den Wissensaustausch fördern. Dadurch wird das Team widerstandsfähiger, effektiver und in die Lage versetzt, Ergebnisse zu erzielen!
Welche verschiedenen Arten der Zusammenarbeit gibt es?
Hier sind einige der vielen verschiedenen Arten der Zusammenarbeit, die für digitale Projekte relevant sind.
- Zusammenarbeit im Team: Bei dieser Art der Zusammenarbeit kommt das Projektteam zusammen, um auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten (also den Abschluss des Projekts). Dies ist wahrscheinlich die offensichtlichste Form der Zusammenarbeit, und jedes Projekt, an dem mehr als eine Person beteiligt ist, erfordert sie.
- Zusammenarbeit in der Gemeinschaft oder soziale Zusammenarbeit: Diese Form der Zusammenarbeit umfasst eine größere Gruppe als nur das Projektteam. Bei Projekten, die beispielsweise Gemeinschafts- oder Sozialprogramme beziehungsweise Initiativen betreffen, benötigst du den Input der Gemeinschaft oder Gruppe, auf die sich das Projekt auswirken wird.
- Funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Dabei werden Menschen aus verschiedenen Fachbereichen zusammengebracht, um an einem Projekt zu arbeiten. An digitalen Projekten sind häufig Entwickler, Designer und Marketingfachleute beteiligt. Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht es ihnen, effektiv zusammenzuarbeiten und ihre jeweiligen Stärken einzubringen. Beachte jedoch, dass funktionsübergreifende Zusammenarbeit eine Herausforderung sein kann.
Entwickler lieben Jira, insbesondere für die Verwaltung von Bereitstellungen und Automatisierungen, aber Designer finden es sehr starr und nicht besonders benutzerfreundlich für Designer. Es ist ein ständiges Hin und Her, um beide Teams zur Zusammenarbeit zu bewegen.
- Zusammenarbeit in der Cloud: Wenn dein Team Tools für die Projektzusammenarbeit verwendet, die cloudbasiert sind und auch als Tools für die Zusammenarbeit in der Cloud bezeichnet werden, solltest du überlegen, wie das Team in der Cloud zusammenarbeiten und seine Arbeit verwalten wird. Wenn beispielsweise mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einem Dokument in deinem Tool für die Dokumentenzusammenarbeit arbeiten, solltest du einen Prozess einrichten, der verhindert, dass sie die Arbeit der jeweils anderen überschreiben.
- Virtuelle Zusammenarbeit: Mit dem Aufkommen der Remote-Arbeit arbeiten viele Teams virtuell (statt persönlich) mithilfe von Tools für die Videokollaboration zusammen. Virtuelle Zusammenarbeit erfordert etwas mehr Aufwand, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben. Als Projektmanager musst du bestimmte Zeiten und Besprechungen festlegen, um die Zusammenarbeit zu fördern und sicherzustellen, dass das Team nicht isoliert arbeitet.
- Asynchrone Zusammenarbeit: Dazu kommt es, wenn Teams nicht in Echtzeit zusammenarbeiten (im Gegensatz zur synchronen Zusammenarbeit, die in Echtzeit stattfindet). Teammitglieder können sich an verschiedenen Orten befinden oder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Anstelle einer täglichen Check-in-Besprechung könntest du die Teammitglieder bitten, in deinem Teamkommunikationstool eine Nachricht mit ihren Notizen für den Tag zu senden.
- Organisationsübergreifende Zusammenarbeit: Diese Art der Zusammenarbeit findet statt, wenn verschiedene Organisationen gemeinsam an einem Projekt arbeiten müssen. Das kann bedeuten, dass zwei Agenturen zusammenarbeiten und Ressourcen teilen, um ein umfangreiches Projekt umzusetzen, für das eine einzelne Agentur nicht über ausreichende Ressourcen verfügt.
- Kreative Zusammenarbeit: Diese Art der Zusammenarbeit ähnelt der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit, bezieht sich jedoch speziell auf kreative Disziplinen wie Kunst, Design und Medien. Wenn dein Projekt eine Bühnenproduktion oder eine Kunstinstallation ist, wirst du diese Art der Zusammenarbeit wahrscheinlich einsetzen.
Warum ist Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen wichtig?
Zusammenarbeit bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile. Hier sind einige Gründe, warum Zusammenarbeit wichtig ist:
- Zusammenarbeit hilft Ihnen, wettbewerbsfähig zu bleiben: Unternehmensallianzen ermöglichen Unternehmen schnellen Zugang zu Technologien, Kompetenzen und Daten, die zu Innovationen führen, sowie zu größerer Agilität und Widerstandsfähigkeit.
- Kollaborative Ökosysteme ermöglichen es Unternehmen, profitabler zu werden, indem sie die Effizienz steigern oder Kosten senken, in neue geografische Märkte expandieren und neue sowie gemeinsame Produkte entwickeln.
- Zusammenarbeit ermöglicht uns den Zugriff auf die benötigten Ressourcen durch strategische Partnerschaften, die Lücken in Ihren Kompetenzen oder den Kompetenzen des Teams schließen.
- Teams mit spezialisierten Kompetenzen und Fachwissen sind für die Umsetzung von Projekten erforderlich: Sie bestehen höchstwahrscheinlich aus einer Kombination von Ressourcen auf Kunden-, Anbieter- und Lieferantenseite.
- Zusammenarbeit überwindet Silos in Unternehmen, um auf einen umfangreichen Wissensschatz zuzugreifen, Probleme zu lösen, die Kultur der Zusammenarbeit zu verbessern und gemeinsame Ziele oder Unternehmensziele zu erreichen.
Welche Rolle spielt Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen?
Zusammenarbeit bietet die Möglichkeit, Mitarbeitende stärker einzubinden, die Kreativität des Teams freizusetzen, die besten Talente zu gewinnen und zu halten sowie Projekte schnell umzusetzen.
Funktionsübergreifende Zusammenarbeit steht im Mittelpunkt agiler Praktiken, die immer mehr Unternehmen übernehmen. Sie nutzen diese Praktiken, um VUCA (die unkontrollierbaren Aspekte des Geschäftsumfelds) und sein Gegenmittel VUCA Prime (eine Reaktion auf VUCA durch die Anwendung agiler Methoden) zu bewältigen.
Die „große Kündigungswelle“ ist insbesondere in der digitalen Welt Realität. Daher ist es für den Unternehmenserfolg entscheidend, Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten. Mitarbeitende suchen ständig nach sinnvollen Möglichkeiten, einen Beitrag zu leisten, was die Arbeitszufriedenheit steigert und ihre Entwicklung von Wissen und Kompetenzen unterstützt.
Erfolgreiche Zusammenarbeit hilft dabei, Mitarbeitende einzubinden, ihr Fachwissen zu nutzen und ihre Fähigkeiten vollständig einzusetzen. Um dies zu unterstützen, investieren viele Unternehmen in Kurse zur Zusammenarbeit, die für leistungsstarke Teamarbeit wichtige Kommunikations-, Empathie- und Problemlösungskompetenzen stärken.
An digitalen Arbeitsplätzen, an denen sich spezialisiertes Wissen über mehrere Fachbereiche erstreckt, wird effektive Zusammenarbeit zu einer unverzichtbaren Kompetenz. Darüber hinaus erfordern viele digitale Projekte die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg – sei es zwischen internen Abteilungen (wie Inhalt und Design) oder zwischen Agenturen und Kunden.
Welche Rolle spielt Führung bei der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz?
Führungskräfte sind entscheidend dafür, die unternehmensbezogenen Faktoren zu identifizieren und zu priorisieren, die sich auf die Fähigkeit des Unternehmens auswirken, effektiv zusammenzuarbeiten. Dazu gehören beispielsweise:
- Unternehmenspräsenz: Standorte von Kunden und Mitarbeitenden, wichtige Anbieterstandorte, Lieferantenstandorte
- IT-Infrastruktur: Ist Ihr Büro auf Microsoft ausgerichtet? Was sind Ihre technologischen Säulen (CRM, Dokumentenverwaltung, Buchhaltung usw.)?
- Kultur: Führungsstile, Kommunikationsstile, Managementstile, technologische Kompetenz, Präferenzen hinsichtlich der Arbeitsweise
- Wichtige Interaktionen: Interaktionen mit Kunden im Vergleich zu internen Interaktionen, gemeinsame Entwicklung, Entscheidungsfindung, Beziehungsaufbau
- Gewinnung und Bindung: Zusammenarbeit und Teamarbeit; unterschiedliche Generationen; Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion
Hier gibt es keine richtigen oder falschen Antworten, aber diese Faktoren beeinflussen, wie Sie die Zusammenarbeit effektiver gestalten und erkennen können, wo die Prioritäten liegen. Wenn Ihre IT-Infrastruktur beispielsweise stark auf Microsoft-zentrierte Tools (wie OneNote) ausgerichtet ist, suchen Sie nach IT-Zusammenarbeitstools, die diese nutzen.
Ein weiteres Beispiel wäre, wenn Interaktionen auf einer Webseite ein zentraler Schwachpunkt für Kunden sind. Suchen Sie dann nach Tools, mit denen Sie remote mit Kunden am Design zusammenarbeiten, Feedback einholen und die erstellten Inhalte mit Anmerkungen versehen können. Dies ist ein wesentlicher Vorteil von Zusammenarbeitstools.
Was sind die besten Vorgehensweisen für die Zusammenarbeit?
Ich habe einige zentrale Bereiche der Zusammenarbeit identifiziert, auf die man sich bei digitalen Projekten konzentrieren sollte:
- Gemeinsame Entwicklung einsetzen
- Teams mit hohem Vertrauen aufbauen und erhalten
- Immer eine Tagesordnung für Besprechungen haben
- Entscheidungen gemeinsam treffen
Gemeinsame Entwicklung
Gemeinsame Entwicklung (basierend auf der Praxis der gleichzeitigen Entwicklung) ist eine Technik, die digitale Projektmanager nutzen können, um die Zusammenarbeit in ihren Teams und mit ihren Kunden zu verbessern. Sie weist folgende Merkmale auf:
- Funktionsübergreifende Teams: Digitale Projekte bringen einzigartige Kompetenzprofile und unterschiedliche Rollen in der Zusammenarbeit zusammen, etwa Content-Ersteller, Designer und Fachkräfte mit technischen Kompetenzen. Denken Sie an die gesamte kognitive Vielfalt, die Sie mit Ihren Methoden und Werkzeugen der Zusammenarbeit nutzen möchten.
- Gleichzeitige Produktrealisierung: Damit ist auf elegante Weise gemeint, mehrere Produkte gleichzeitig zu entwickeln. Sie sollten das große Ganze Ihres Projekts im Blick behalten und gleichzeitig die Teilkomponenten entwerfen und erstellen. Sorgen Sie für Klarheit hinsichtlich der übergeordneten Vision und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wo die wichtigen Schnittstellen zwischen den Elementen des Projekts liegen.
- Schrittweiser Informationsaustausch: Die meisten digitalen Teams können sich damit leicht identifizieren. Denken Sie an Ihre Sprints, Teambesprechungen und täglichen Kurzbesprechungen. Diese Arten von Ritualen und Methoden unterstützen die Zusammenarbeit hervorragend. Vergessen Sie dabei jedoch nicht, Ihre Kunden auf angemessene Weise einzubeziehen.
- Integriertes Projektmanagement: Sie arbeiten möglicherweise gleichzeitig an verschiedenen Aufgaben (was sich für agilere Methoden eignet), müssen aber Projektmanagementmethoden integrieren, um Zeit und Budget zu steuern.
Teams mit hohem Vertrauen aufbauen und erhalten
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Remote-Team aufzubauen, und schaffen Sie Raum, damit die Mitglieder sich durch Teambuilding-Aktivitäten kennenlernen und gemeinsame Teamregeln und Arbeitsweisen entwickeln können, um effektiver zu arbeiten. Führen Sie weiterhin Projektrückblicke und Stimmungsabfragen durch, um zu sehen, wie es ihnen geht.
Nehmen Sie sich Zeit, um zu verstehen, was für das Team funktioniert und was nicht und welche Maßnahmen beim Aufbau und Erhalt der richtigen Kultur wirksam sind, in der das Team erfolgreich sein kann. Diese Erkenntnisse können Sie anschließend in nachfolgenden Projekten wieder anwenden.
Immer eine Tagesordnung für Besprechungen haben
Eines der einfachsten Werkzeuge, um die Effektivität von Besprechungen zu steigern, besteht darin, immer eine Tagesordnung zu haben! Nehmen Sie an keiner Besprechung teil, wenn es keine gibt, und setzen Sie keine Besprechung ohne eine solche an. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen anwesend sind, um in Ihrer Besprechung die richtigen Dinge zu erledigen.
Besprechungen sind nicht der richtige Ort, um Informationen auszutauschen. Respektieren Sie die Zeit anderer – nutzen Sie wann immer möglich asynchrone Werkzeuge und Methoden. Wenn Sie Feedback aus verschiedenen Perspektiven einholen möchten, verwenden Sie Werkzeuge, die speziell auf das Sammeln von Kommentaren ausgerichtet sind.
Entscheidungen gemeinsam treffen
Der Einsatz gemeinsamer Entscheidungstechniken stärkt Teams. Sie werden fundiertere Entscheidungen treffen, wodurch das Engagement im Team wächst. Kommunizieren Sie außerdem: Was haben Sie entschieden und warum haben Sie es entschieden – und zwar gegenüber allen, die davon wissen müssen.
Einige bewährte Vorgehensweisen und Techniken für die Zusammenarbeit, die Sie sich ansehen können, sind:
- Entscheidungsfindung in nominalen Gruppen: Dies hebt das Brainstorming auf die nächste Ebene und stellt sicher, dass jede Stimme gehört wird.
- Stufenleitermethode: Damit kann das Team Informationen in Arbeitsgruppen zusammenführen und anschließend eine Entscheidung treffen.
Tools zur Verbesserung der Remote-Zusammenarbeit
Zusammenarbeit entsteht in persönlichen Begegnungen ganz natürlich. Physisch zusammen zu sein, kann die Kameradschaft, spontane Interaktionen, tiefere Verbindungen, dynamische Problemlösung in Echtzeit und Gespräche auf dem Flur fördern – all dies trägt zu einem produktiven, konzentrierten und engagierten Team bei.
In einer Remote-Umgebung lässt sich dies nur schwer nachbilden. Wahrscheinlich werden Sie auf eine Reihe von Tools zur Zusammenarbeit zurückgreifen, die etwa so aussehen könnten:
- Tools für die Geschäftskommunikation, etwa E-Mail, Voicemail, Videokonferenz-Tools wie Webex sowie Chat- und Messaging-Apps.
- Community-Plattformen wie Mighty Networks, Discord oder Clubhouse.
- Online-Office-Tools wie Office 365 oder Google Drive.
- Tools für die unternehmensweite Zusammenarbeit wie Cloud-Speicher oder Tools zur Dateifreigabe.
- KI-Tools für die Zusammenarbeit, die Funktionen bieten, mit denen sich die sich wiederholenden, manuellen Aufgaben, die Projektmanager zur Förderung der Zusammenarbeit ausführen, beschleunigen und reduzieren lassen.
- Projektmanagementsoftware & Aufgabenverwaltungssoftware wie Jira, Asana, Trello und weitere.
Es ist entscheidend, dass die Tools für die unternehmensweite Zusammenarbeit und alle anderen von Ihnen verwendeten Tools Integrationen anbieten, über die sie miteinander kommunizieren können, damit die Informationen auf dem neuesten Stand und für Teammitglieder auf allen von Ihnen verwendeten Plattformen relevant sind. Auch die Preise für Software zur Zusammenarbeit spielen eine Rolle – achten Sie darauf, eine Option zu finden, die zu Ihrem Budget passt.
Hier finden Sie eine Liste der besten Tools zur Zusammenarbeit für den Einsatz in digitalen Projekten und in Projektteams.
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