Was ist Zusammenarbeit? Definition, Arten & bewährte Methoden
Zusammenarbeit ist eines dieser Wörter, das in letzter Zeit allgegenwärtig ist. Viele reden darüber, aber nicht alle tun es – oder tun es effektiv.
Ich werde Teamarbeit genauer betrachten, warum sie besonders in digitalen Projekten wichtig ist, die Auswirkungen von Remote-Arbeit erläutern und einige Best Practices sowie Software-Tools vorstellen.
Was ist Zusammenarbeit?
Zusammenarbeit ist der Prozess, gemeinsam mit jemand anderem oder einer Gruppe von Menschen etwas zu erschaffen. In digitalen Projekten ist sie das Lebenselixier deiner Arbeit – digitale Erlebnisse werden gemeinsam mit Kunden, Teammitgliedern, Stakeholdern, technischen Ressourcen, Designern (um nur einige zu nennen) geschaffen.
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Remote-Zusammenarbeit, die mehr denn je verbreitet ist, bedeutet dies mit der zusätzlichen Hürde von Entfernung und Technologie. Durch den Einsatz von Zusammenarbeitstools und Kommunikationstools kannst du die Arbeitsumgebung verbessern, sie ansprechender gestalten und den Wissensaustausch fördern, wodurch das Team widerstandsfähiger, effektiver und erfolgreicher bei der Zielerreichung wird!
Welche unterschiedlichen Arten der Zusammenarbeit gibt es?
Hier sind einige der verschiedenen Arten von Zusammenarbeit, die für digitale Projekte relevant sind.
- Team-Zusammenarbeit: Diese Art der Zusammenarbeit bedeutet, dass sich das Projektteam zusammenschließt, um auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten (d. h. die Fertigstellung des Projekts). Das ist wahrscheinlich die offensichtlichste Art der Zusammenarbeit, und jedes Projekt, das mehr als eine Person umfasst, benötigt sie.
- Community-Zusammenarbeit oder soziale Zusammenarbeit: Diese Form der Zusammenarbeit betrifft eine größere Gruppe als nur das Projektteam. Bei Projekten, die beispielsweise auf die Gemeinschaft oder soziale Programme/Initiativen abzielen, benötigst du Input von der Community oder der Gruppe, die vom Projekt betroffen ist.
- Bereichsübergreifende Zusammenarbeit: Dabei werden Menschen aus unterschiedlichen Fachgebieten zusammengebracht, um gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Digitale Projekte involvieren oft Entwickler, Designer und Marketer – bereichsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht ihnen die effektive Zusammenarbeit und das Ausspielen ihrer jeweiligen Stärken. Allerdings ist zu beachten, dass bereichsübergreifende Zusammenarbeit herausfordernd sein kann.
Entwickler lieben Jira, besonders für das Management von Deployments und Automatisierungen, aber Designer empfinden es als sehr starr und wenig benutzerfreundlich für Designaufgaben. Es ist ein ständiges Hin und Her, beide Teams dazu zu bringen, effektiv zusammenzuarbeiten.
- Cloud-Zusammenarbeit: Wenn dein Team projektbasierte Zusammenarbeitstools nutzt, die cloudbasiert sind – auch Cloud-Collaboration-Tools genannt – solltest du bedenken, wie das Team online zusammenarbeitet und seine Arbeit organisiert. Wenn z. B. mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einem Dokument in eurem Dokumentenzusammenarbeitstool arbeiten, empfiehlt es sich, einen Prozess aufzustellen, damit sie sich nicht gegenseitig Arbeit überschreiben.
- Virtuelle Zusammenarbeit: Mit dem Anstieg der Remote-Arbeit kooperieren viele Teams virtuell (anstatt sich persönlich zu treffen) mithilfe von Videokonferenztools zur Zusammenarbeit. Virtuelle Kooperation erfordert etwas mehr Struktur, um alle auf dem gleichen Stand zu halten. Als Projektleiter*in solltest du gezielt Zeiten und Meetings einplanen, um Zusammenarbeit zu fördern und zu vermeiden, dass das Team isoliert arbeitet.
- Asynchrone Zusammenarbeit: Das findet statt, wenn Teams nicht in Echtzeit zusammenarbeiten (im Gegensatz zur synchronen Zusammenarbeit, die zeitgleich erfolgt). Die Teammitglieder können an unterschiedlichen Orten oder in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Statt täglicher Check-in-Meetings kannst du beispielsweise bitten, dass die Teammitglieder ihre Tagesnotizen in eurem Team-Kommunikationstool hinterlassen.
- Interorganisationale Zusammenarbeit: Bei dieser Art der Zusammenarbeit müssen verschiedene Organisationen gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Das könnte bedeuten, dass zwei Agenturen zusammenarbeiten und ihre Ressourcen bündeln, um ein großes Projekt zu realisieren, das eine Agentur alleine nicht stemmen könnte.
- Kreative Zusammenarbeit: Diese Art der Kooperation ähnelt der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit, ist aber speziell auf kreative Bereiche wie Kunst, Design und Medien ausgerichtet. Wenn dein Projekt eine Bühnenproduktion oder eine künstlerische Installation ist, wird wahrscheinlich diese Form der Teamarbeit genutzt.
Warum ist Zusammenarbeit für dein Unternehmen wichtig?
Es gibt viele Vorteile der Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen. Hier sind einige Gründe, warum Zusammenarbeit wichtig ist:
- Zusammenarbeit hilft Ihnen dabei, wettbewerbsfähig zu bleiben: Geschäftsallianzen verschaffen Unternehmen schnellen Zugriff auf Technologien, Kompetenzen und Daten, die zu Innovationen, sowie zu größerer Agilität und Widerstandsfähigkeit führen.
- Kooperative Ökosysteme ermöglichen es Unternehmen, profitabler zu werden, indem sie effizienter arbeiten oder Kosten senken, in neue Regionen vordringen und neue sowie gemeinsame Produkte entwickeln.
- Zusammenarbeit ermöglicht es uns, Zugang zu Ressourcen zu erhalten, die wir durch strategische Partnerschaften bekommen, um Lücken in Ihrem oder dem Kompetenzprofil des Teams zu schließen.
- Teams mit spezialisierten Fähigkeiten und Kenntnissen sind notwendig, um Projekte umzusetzen: Diese bestehen meist aus Kombinationen von Kund:innen-, Anbieter- und Lieferantenressourcen.
- Zusammenarbeit baut Silos in Organisationen ab, um auf einen reichen Wissensschatz zuzugreifen, Probleme zu lösen, die Kultur der Zusammenarbeit zu fördern und gemeinsame Ziele oder Unternehmensziele zu erreichen.
Welche Rolle spielt Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen?
Zusammenarbeit eröffnet Möglichkeiten, Mitarbeitende stärker zu engagieren, die Kreativität des Teams zu entfalten, die besten Talente zu gewinnen und zu halten sowie Projekte zügig umzusetzen.
Funktionsübergreifende Zusammenarbeit steht im Zentrum von agilen Praktiken, die immer mehr Organisationen einführen. Sie nutzen diese Methoden, um auf VUCA (die unkontrollierbaren Aspekte des geschäftlichen Umfelds) und das Gegenmodell VUCA Prime (eine Reaktion auf VUCA durch den Einsatz von agilen Methoden) zu reagieren.
Die „große Kündigungswelle“ ist eine reale Entwicklung – besonders in der digitalen Welt. Daher ist es entscheidend für den Unternehmenserfolg, Mitarbeiter:innen zu gewinnen und zu binden. Mitarbeitende suchen ständig nach sinnvollen Wegen, sich einzubringen, was die Arbeitszufriedenheit steigert und ihr Wissen sowie ihre Fähigkeiten fördert.
Erfolgreiche Zusammenarbeit trägt dazu bei, Mitarbeiter:innen zu motivieren, ihr Fachwissen zu nutzen und ihr Potenzial voll auszuschöpfen. Auch deswegen investieren viele Unternehmen in Kollaborationskurse, die Kommunikations-, Empathie- und Problemlösungskompetenzen schulen, welche für leistungsfähige Teams unerlässlich sind.
In digitalen Arbeitsumgebungen, in denen Fachwissen viele Disziplinen umfasst, wird wirksame Zusammenarbeit zur Schlüsselkompetenz. Viele digitale Projekte erfordern zudem Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg – sei es zwischen internen Bereichen (wie Content und Design) oder zwischen Agenturen und Kund:innen.
Welche Rolle spielt Führung bei der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz?
Führungskräfte sind entscheidend, um die Faktoren im Unternehmen zu identifizieren und zu priorisieren, die die Fähigkeit zur erfolgreichen Zusammenarbeit beeinflussen. Dazu zählen:
- Unternehmens-Standorte: Standorte von Kund:innen & Mitarbeitenden, Schlüssel-Standorte von Anbietern, Standorte von Lieferanten
- IT-Infrastruktur: Ist Ihr Büro Microsoft-zentriert? Was sind Ihre technischen Säulen (CRM, Dokumentenmanagement, Buchhaltung usw.)?
- Kultur: Führungsstile, Kommunikationsstile, Managementstile, Technikaffinität, Präferenzen bei der Arbeitsweise
- Schlüssel-Interaktionen: Kund:innen- vs. interne Interaktionen, Co-Creation, Entscheidungsfindung, Beziehungsaufbau
- Anziehung & Bindung: Zusammenarbeit & Teamwork; verschiedene Generationen; Vielfalt, Gerechtigkeit & Inklusion
Hier gibt es kein richtig oder falsch, aber diese Überlegungen beeinflussen, wie Sie die Zusammenarbeit effektiver gestalten und Prioritäten identifizieren können. Wenn zum Beispiel Ihre IT-Infrastruktur stark auf Microsoft-zentrierte Tools ausgerichtet ist (wie OneNote), suchen Sie nach IT-Zusammenarbeitstools, die darauf aufbauen.
Ein weiteres Beispiel: Wenn Interaktionen auf einer Webseite einen zentralen Schmerzpunkt für Ihre Kunden darstellen, suchen Sie nach Tools, die Ihnen eine Zusammenarbeit mit Kunden am Design ermöglichen, Rückmeldungen einholen und Inhalte gemeinsam markieren lassen. Dies ist einer der wichtigsten Vorteile von Collaboration-Software.
Was sind Best Practices für Zusammenarbeit?
Ich habe einige entscheidende Bereiche für erfolgreiche Zusammenarbeit in Digitalprojekten identifiziert:
- Nutzen Sie Co-Creation
- Bauen Sie Hochvertrauens-Teams auf und erhalten Sie diese
- Immer eine Meeting-Agenda bereitstellen
- Entscheidungen kollaborativ treffen
Co-Creation
Co-Creation (basierend auf der Praxis des Simultaneous Engineering) ist eine Technik, die Digitalprojektmanager einsetzen können, um die Zusammenarbeit im Team und bei Kunden zu verbessern. Sie zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:
- Cross-funktionale Teams: Digitalprojekte vereinen einzigartige Fähigkeiten und verschiedene kollaborative Rollen wie Content-Ersteller, Designer und technische Spezialisten. Denken Sie daran, wie viel kognitive Diversität Sie bei Ihren Kollaborationspraktiken und Tools nutzen wollen.
- Simultane Produktentwicklung: Das bedeutet, dass mehrere Produkte gleichzeitig entwickelt werden. Ziel ist es, das Gesamtbild des Projekts im Blick zu behalten und gleichzeitig die Teilkomponenten zu entwerfen und zu bauen. Geben Sie eine klare Vision vor und stellen Sie sicher, dass allen die wichtigsten Schnittstellen zwischen den Projektelementen bekannt sind.
- Schrittweise Informationsweitergabe: Dies dürfte vielen digitalen Teams bekannt vorkommen. Denken Sie an Ihre Sprints, Team-Meetings und Stand-ups. Solche Rituale und Praktiken unterstützen die Zusammenarbeit enorm, aber vergessen Sie nicht, Ihre Kunden in angemessener Weise einzubinden.
- Integriertes Projektmanagement: Auch wenn Sie vieles gleichzeitig erledigen (was agile Vorgehensweisen begünstigt), müssen Sie dennoch Projektmanagement-Praktiken integrieren, um Zeit und Budget im Blick zu behalten.
Hochvertrauens-Teams aufbauen und erhalten
Nehmen Sie sich Zeit, Ihr Remote-Team aufzubauen und durch Teambuilding-Aktivitäten Möglichkeiten zu schaffen, damit sich alle kennenlernen können. Lassen Sie Normen und Routinen im Team entstehen, damit sie effektiver werden. Führen Sie regelmäßig Projekt-Retrospektiven und Stimmungs-Checks durch, um zu sehen, wie es dem Team geht.
Nehmen Sie sich Zeit zu verstehen, was für das Team funktioniert und was nicht, und welche Methoden dabei helfen, eine förderliche Kultur aufzubauen und zu erhalten, die den Teamerfolg möglich macht. Diese Erfahrung können Sie dann bei künftigen Projekten wieder anwenden.
Immer eine Meeting-Agenda bereitstellen
Eines der einfachsten Mittel, um Meetings effizienter zu machen, ist eine Agenda! Gehen Sie nur zu einem Meeting, wenn eine Agenda vorliegt, und richten Sie keines ohne eine solche aus. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen dabei sind, um die wesentlichen Themen im Meeting abzuarbeiten.
Meetings sollten nicht dazu dienen, Informationen zu verteilen. Respektieren Sie die Zeit des Teams – nutzen Sie wann immer möglich asynchrone Tools und Kommunikationswege. Wenn Sie Rückmeldungen aus unterschiedlichen Perspektiven wollen, verwenden Sie darauf spezialisierte Tools zur Sammlung von Kommentaren.
Entscheidungen kollaborativ treffen
Mit kollaborativen Entscheidungsstrategien stärken Sie Teams, sodass sie fundiertere Entscheidungen treffen, was gleichzeitig das Commitment im Team steigert. Kommunizieren Sie außerdem – was wurde entschieden und warum – an alle, die es wissen müssen.
Einige Best Practices für Zusammenarbeit und Techniken, die es sich zu erkunden lohnt, sind:
- Nominalgruppen-Entscheidungsfindung: Dies hebt das Brainstorming auf die nächste Stufe und stellt sicher, dass jede Stimme gehört wird.
- Stufenleiter-Technik: Damit kann das Team Informationen in Kleingruppen aufbereiten und anschließend gemeinsam eine Entscheidung treffen.
Tools, die die Zusammenarbeit aus der Ferne fördern
Zusammenarbeit entsteht in persönlichen Begegnungen oft wie von selbst. Die physische Nähe kann das Wir-Gefühl stärken, spontane Interaktionen ermöglichen, engere Verbindungen schaffen, eine dynamische Echtzeit-Problemlösung fördern und Flurgespräche ermöglichen – all das trägt zu produktiven, fokussierten und engagierten Teams bei.
Das ist in einem Remote-Umfeld schwer nachzubilden. Wahrscheinlich greifen Sie auf eine Reihe von Kollaborationstools zurück, die in etwa so aussehen könnten:
- Tools für die geschäftliche Kommunikation, wie E-Mail, Voicemail, Videokonferenzen sowie Chat- & Messaging-Apps.
- Community-Plattformen wie Mighty Networks, Discord oder Clubhouse.
- Online Office-Tools, wie Office 365 oder Google Drive.
- Zusammenarbeitstools für Unternehmen wie Cloud-Speicher oder File-Sharing-Tools.
- KI-Kollaborationstools, die Funktionen bieten, die sich wiederholende, manuelle Aufgaben beschleunigen und reduzieren, was Projektmanager bei der Zusammenarbeit entlastet.
- Projektmanagement-Software & Aufgabenmanagement-Software, wie Jira, Asana, Trello und andere.
Es ist entscheidend, dass die Kollaborationstools für Unternehmen und alle weiteren eingesetzten Tools über Integrationen verfügen, die es ihnen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren, damit Informationen für die Teammitglieder auf allen Plattformen aktuell und relevant sind. Auch der Preis von Kollaborationssoftware spielt eine Rolle – achten Sie darauf, die passende Lösung für Ihr Budget zu finden.
Hier ist eine Liste der besten Kollaborationstools für digitale Projekte und Projektteams.
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