Warum ist es so schwierig, Projektmanagement-Software richtig zu nutzen?

Viele benötigen jedoch Unterstützung, um diese Tools effektiv und umfassend zu nutzen. Zu den häufigsten Problemen gehören eine steile Lernkurve, eine unfreundliche Benutzererfahrung sowie das Fehlen eines Gruppenauswahlprozesses und der Zustimmung der Beteiligten.

1. Eine steile Lernkurve

Eine bedeutende Hürde ist manchmal die Software selbst – ein echtes Paradoxon. Dieses glänzende neue Tool soll all unsere Probleme lösen.

Trotz gründlicher Recherche bei der Toolauswahl ist die Software aufgrund einer steilen Lernkurve manchmal zu überwältigend (und zwingt Teams dazu, den vertrauten Komfort ihrer Excel-Tabellen zu verlassen). 

Wenn die Funktionsliste des Projektmanagementtools zu lang ist, kann es viel Zeit (und Anleitung) erfordern, sie zu beherrschen, und Teammitglieder fühlen sich ohne den richtigen Einarbeitungsplan entmutigt. 

Führen Sie intelligenter im Zeitalter der KI

Treten Sie der DPM-Community bei und erhalten Sie Zugang zu exklusiven Inhalten, praxisnahen Vorlagen, Mitglieder-Events und wöchentlichen Leadership-Insights – die Teilnahme ist kostenlos.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Fehlender Gruppenauswahlprozess 

Entscheidungsträger sollten Projektmanager in den Auswahlprozess für Projektmanagementtools einbeziehen. Andernfalls kann dies zu erheblicher Verschwendung und Widerstand gegen die Einführung führen. Die Erstellung einer Ausschreibung für Projektmanagementsoftware kann dabei helfen.

Projektmanager und Mitglieder des Projektteams können während des Entscheidungsprozesses wertvolle Erkenntnisse liefern, insbesondere in Bezug auf Aufgabenverwaltung, benutzerfreundliche Oberflächen und wichtige Verwaltungsfunktionen. 

Folglich wird es schwierig sein, während der Einarbeitung die Zustimmung der Beteiligten zu gewinnen. Entscheidungsträger setzen möglicherweise andere Prioritäten und berücksichtigen nicht vollständig die erforderlichen Funktionen, um Datum, zuständige Person, Überschneidungen und Reihenfolge der Aufgaben visuell zu vergleichen. 

Einige Projektmanager vergleichen Aufgaben visuell mithilfe von Gantt-Diagrammen oder Kanban-Boards, während andere die Möglichkeit einer visuellen Vergleichsanalyse vollständig ungenutzt lassen. Dieses Versäumnis kann zu einer Fehlzuordnung der Funktionen des Tools und der Anforderungen des Teams führen.

3. Fehlende Systemintegration

Eine der größten Herausforderungen bei der effektiven Nutzung von Projektmanagementsoftware ist die Systemintegration. Wenn Teammitglieder mehrere Tools zur Projektplanung oder Bereiche verwenden, um wichtige Dokumente einzusehen, Aufgaben zu verwalten und Zeitpläne visuell zu vergleichen, kommt es zu Abstimmungsproblemen zwischen diesen abgeschotteten Bereichen. 

Die Möglichkeit, Informationen auf einer Plattform zu zentralisieren, ist von außerordentlichem Wert. Für Teams, die komplexe Projekte verwalten, ist es mittlerweile entscheidend, wichtige Funktionen von Projektmanagementtools innerhalb bestehender Systeme optimieren zu können. Eine fehlende Systemintegration führt zu fragmentierten Arbeitsabläufen, geringerer Effizienz und einem schlechten Projekt-ROI. 

Die ideale Projektmanagementsoftware sollte benutzerfreundliche Funktionen und Tools für die Zusammenarbeit bieten, die sich problemlos mit dem Tool-Ökosystem des Unternehmens verbinden lassen und in Ihr Budget für Software zur Zusammenarbeit passen.

4. Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

Eine weitere bedeutende Hürde sind die begrenzten Anpassungsmöglichkeiten von Projektmanagementsoftware. Obwohl diese Tools mit einer Reihe wichtiger Funktionen ausgestattet sind, müssen sie häufig an die individuellen Prozesse verschiedener Teams angepasst werden. 

Die Möglichkeit, Ergebnisse anzupassen und Arbeitsabläufe auf die spezifischen Anforderungen der Beteiligten oder des jeweiligen Projekts zuzuschneiden, ist entscheidend dafür, dass ein Tool wirklich benutzerfreundlich ist. Mit dieser Flexibilität können Teams die Funktionen von Software zur Arbeitsablaufverwaltung nutzen, um Projekte effektiv und umfassend zu verwalten.

Diese Gründe verdeutlichen, wie wichtig es ist, alle Beteiligten in den Auswahlprozess einzubeziehen und sicherzustellen, dass die ausgewählte Projektmanagementsoftware den Anforderungen des Teams und dem Arbeitsablauf des Unternehmens entspricht.

Diese Herausforderungen erfordern einen strategischen Ansatz bei Schulung, Anpassung und Änderungsmanagement, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder das Tool optimal nutzen.

5. Unfreundliche Benutzererfahrung

Wenn sich eine Projektmanagementsoftware in frühen Produktentwicklungsphasen befindet oder schlecht konzipiert ist, kann dies zu einer frustrierenden Erfahrung führen.

Eine Überfülle an Funktionen, das schwierige Hochladen von Daten, fehlende Systemintegrationen, ein schlechtes Schnittstellendesign, fehlende intuitive Bedienelemente und eine verwirrende Navigation sowie das Fehlen wichtiger Funktionen – all diese Faktoren tragen zu einer mangelhaften Benutzererfahrung bei und führen dazu, dass das Tool falsch oder gar nicht genutzt wird.

Woher weiß man, welche Projektmanagementsoftware man auswählen sollte?

Die Auswahl der besten Projektmanagementsoftware ist eine wichtige Entscheidung, die von verschiedenen Faktoren abhängt.

Die Auswahl der richtigen Projektmanagementsoftware erfordert Recherche. Wenn Sie verstehen, wie Projektmanagementsoftware funktioniert und die wesentlichen Funktionen von Projektmanagementsoftware kennen, die am wichtigsten sind, wird die Entscheidung einfacher. Im Folgenden finden Sie einen umfassenden Leitfaden zur Auswahl der richtigen Projektmanagementsoftware:

• Analyse des Aufgabenmanagements: Prüfen Sie die Funktionen der Software für das Aufgabenmanagement genau. Unterstützt sie Gantt-Diagramme, Scrum-Methoden oder Kanban-Boards? Stellen Sie sicher, dass die Funktionen der Software für Aufgabenzuweisung, Terminplanung und Aufgabenverwaltung gut zur Arbeitsweise Ihres Teams passen.
• Bewertung des Tools: Untersuchen Sie die Kollaborationsfunktionen der Software. Sie sollte den Austausch von Aktualisierungen und Informationen zwischen den Beteiligten in Echtzeit fördern. Achten Sie auf Funktionen, die die Kommunikation vereinfachen und die Teamarbeit stärken.
• Anpassbarkeit und Flexibilität: Überprüfen Sie die Anpassungsoptionen der Software. Kann sie an Ihre Methoden oder Frameworks angepasst werden? Erfasst sie Meilensteine effektiv, verwaltet sie Ergebnisse und bildet sie Abhängigkeiten ab? Das richtige Tool sollte sich an Ihren Projektmanagementansatz anpassen.
• Einblicke durch Dashboards und Berichte: Analysieren Sie die Dashboards und Berichtsfunktionen der Software. Unterstützen sie fundierte Entscheidungen? Die Software sollte Berichtsfunktionen mit umsetzbaren Erkenntnissen bieten, die auf Ihre Zeitpläne und Ziele abgestimmt sind.
• Testen: Führen Sie mit Ihrem Team einen Probelauf durch. Sammeln Sie Feedback zu den Automatisierungsfunktionen der Software, der Effizienz des Aufgabenmanagements und der allgemeinen Benutzerfreundlichkeit. Dieser Schritt ist entscheidend, um die Praxistauglichkeit und die langfristige Eignung des Tools einzuschätzen. 
• Kosten-Nutzen-Analyse: Wägen Sie die Kosten der Software gegen ihren Nutzen ab. Bietet sie Vorteile in Echtzeit, die die Investition rechtfertigen? Berücksichtigen Sie sowohl die unmittelbaren als auch die langfristigen Auswirkungen auf die Produktivität Ihrer Organisation. Das richtige Tool spart Geld, erhöht die Projektgeschwindigkeit und verbessert die allgemeine Erfolgsquote.

Wenn Sie diese strengen Bewertungskriterien für Projektmanagementsoftware berücksichtigen, können Sie eine benutzerfreundliche Projektmanagementsoftware auswählen, die Ihren aktuellen Anforderungen entspricht und das Potenzial hat, mit dem Wachstum und den sich wandelnden Anforderungen Ihrer Organisation mitzuwachsen.

6 Profi-Tipps, um mehr aus Ihrer Projektmanagementsoftware herauszuholen

Um die Nutzung Ihrer Projektmanagementsoftware zu verbessern und sicherzustellen, dass Ihr Team den größtmöglichen Nutzen aus ihren Funktionen zieht, sollten Sie diese Expertenempfehlungen zur Nutzung Ihres Projektmanagementsystems berücksichtigen:

• Führen Sie eine gründliche Bedarfsanalyse durch: Beginnen Sie Ihre Reise mit einer umfassenden Bedarfsanalyse. Eine Bedarfsanalyse klärt die Methodik und die Ergebnisse, die Ihr Projekt erfordert, stimmt die wichtigsten Funktionen der PM-Software auf die Anforderungen Ihres Teams ab und verhindert eine unkontrollierte Ausweitung des Projektumfangs.
• Entscheiden Sie sich für cloudbasierte Lösungen: Cloudbasierte PM-Software vereinfacht die Einarbeitung und bietet eine benutzerfreundliche Erfahrung mit einer kurzen Lernkurve. Ihre Echtzeitaktualisierungen und Zugänglichkeit steigern die Produktivität der Teammitglieder. Denken Sie daran, dass Unternehmen in stark regulierten Branchen möglicherweise verpflichtet sind, lokal installierte Projektmanagementsoftware zu verwenden.
• Setzen Sie auf intuitive Bedienung: Wählen Sie ein intuitives PM-Tool, das Ihren Arbeitsablauf ergänzt. Die Anpassung sollte unkompliziert sein, mit benutzerdefinierten Feldern, die sich an Ihre Zeitpläne und Entscheidungsprozesse anpassen.
• Konzentrieren Sie sich auf Skalierbarkeit: Wählen Sie eine PM-Lösung, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skaliert und einen zunehmenden Umfang an Projekten und Beteiligten bewältigen kann (z. B. eine Projektmanagementsoftware für kleine Unternehmen) und über die erforderlichen Funktionen für Ressourcenmanagement und Ressourcenzuweisung verfügt, um Schritt zu halten.
• Setzen Sie auf Mobilität: Eine für Mobilgeräte optimierte PM-Plattform ermöglicht Ihrem Team eine effektive Zusammenarbeit durch Nachrichten und Dateifreigaben auf verschiedenen Geräten.
• Nahtlose Anwendungsintegration: Stellen Sie sicher, dass sich Ihre PM-Software mühelos in die anderen von Ihnen verwendeten Tools für die Zusammenarbeit integrieren lässt und so ein zusammenhängendes Ökosystem für Ihre Projekte schafft.

Erhalten Sie weitere Einblicke in Projektmanagementsoftware

Möchten Sie sich mit anderen digitalen Projektmanagern vernetzen, um Ressourcen und bewährte Vorgehensweisen auszutauschen? Werden Sie Mitglied in unserer Community und erhalten Sie Zugang zu mehr als 100 Vorlagen, Mustern und Beispielen. Außerdem können Sie sich in Slack mit Hunderten anderen digitalen Projektmanagern vernetzen.