Ressourcenauslastung: Unverzichtbare Tipps für Projektmanager
Resource Loading bedeutet, die für den Abschluss eines Projekts benötigten Arbeitsstunden durch die verfügbaren Arbeitsstunden Ihres Projektteams zu teilen.
Kinderleicht, oder?
Wie bei allen Themen rund um Ressourcenplanung und Zuweisung steckt jedoch viel mehr hinter dem Resource Loading, als es auf den ersten Blick scheint. Schauen wir uns die Details an, damit Sie verstehen, wie Sie Resource Loading effektiv nutzen. Es lohnt sich, Software zur Ressourcenverteilung in Erwägung zu ziehen, die eine große Hilfe bei einer optimalen Auslastung ist.
Was ist Resource Loading?
Resource Loading berechnet die Zeit, die für den Abschluss von Projektaufgaben benötigt wird, basierend auf der Verfügbarkeit von Ressourcen, d. h. dem Umfang der Arbeit, den Ihr Projektteam leisten kann.
Ressourcenmanagement oder Projektplanungssoftware kann Ihnen helfen, die Formel aufzustellen, aber es ist sinnvoll, auch das Konzept dahinter zu verstehen. Glücklicherweise ist das Konzept leicht zu begreifen.
Wäre es eine Rechenaufgabe, sähe diese so aus:
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Für den Projektabschluss benötigte Arbeitsstunden
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Verfügbare Stunden zur Ausführung der Arbeit
Klar, der erste Schritt ist, die Zahlen einzutragen. Zur Schätzung des Zählers schauen Sie in den DPM-Guide zum Projektressourcen-Management-Prozess.
Hier berechnen wir den Nenner – die Ressourcenverfügbarkeit.
Der falsche Weg
Wenn man davon ausgeht, dass Teammitglieder dem Projekt zu 100 % zur Verfügung stehen und die Standardarbeitswoche 40 Stunden beträgt, multiplizieren Sie einfach 40 Stunden mit der Anzahl der verfügbaren Ressourcen und dann mit der Wochenanzahl.
Was stimmt an dieser Rechnung nicht? Hier geht es um Menschen, nicht um Roboter. Wann haben Sie zuletzt acht Stunden am Stück gearbeitet, ohne unterbrochen zu werden? Was ist mit Meetings? Kaffee- und Toilettenpausen? Ganz zu schweigen von Urlaub und Krankheit.
Der richtige Weg
Anders als Ihr ehemaliger Chef vielleicht meint, sollte die Ressourcenauslastung eben nicht bei 100 % liegen.
Wenn acht Stunden pro Tag keine realistische Schätzung für die Projektplanung sind, welche Zahl wäre dann vernünftig?
Wahrscheinlich werden Stakeholder einem Grundwert von 5–6 Stunden pro Tag zustimmen, wenn man Toilettenpausen, Kontextwechsel zwischen Aufgaben und die unvermeidlichen Ad-hoc-Aufgaben berücksichtigt.
Resource Loading zu verstehen, ist entscheidend bei der Entwicklung von Strategien zum Management mehrerer Projekte, um Überlastung zu vermeiden und erfolgreiche Projekte sicherzustellen.
Resource Loading vs. Resource Leveling
Nachdem ich Resource Loading erklärt habe, fragen Sie sich vielleicht, was es mit einer anderen häufig genutzten Methode im Ressourcenmanagement auf sich hat – dem Resource Leveling. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede zwischen Resource Loading und Resource Leveling zusammen.
| Projektaspekt | Resource Loading | Resource Leveling |
|---|---|---|
| Berechnung des erwarteten Arbeitsumfangs für Teammitglieder basierend auf deren Kapazität (d. h. Ressourcenauslastung) | Ja | Nein |
| Optimale Ressourcenzuweisung entsprechend Priorität, Zeitplan, Meilensteinen und Budget | Nein | Ja |
| Projektstart- und Enddatum | Fest | Kann angepasst werden, um Ressourcen-Konflikte zu vermeiden |
Lesen Sie diesen Artikel über Resource-Leveling-Techniken, um mehr zu erfahren.
Wann sollte das Ressourcen-Loading durchgeführt werden?
Sie sollten das Ressourcen-Loading während der Projektplanungsphase durchführen, um eine Grundlage dafür zu legen, wie viel Zeit den Beteiligten für das Projekt zur Verfügung steht. Aber dies ist keine einmalige Angelegenheit, die man einfach abhaken kann.
Während der Überwachungs- und Steuerungsphase eines Projekts sollten Sie das Ressourcen-Loading erneut überprüfen, da viele Faktoren die Verfügbarkeit der Ressourcen beeinflussen können:
- Es entstehen neue Projekte, die wichtige Ressourcen beanspruchen
- Die Projektanforderungen ändern sich und beeinflussen dadurch die Projektdauer und/oder benötigte Kompetenzen
- Das Team hat seinen Arbeitsablauf optimiert und kann Projekttätigkeiten in kürzerer Zeit erledigen.
Wie erstellt man ein Ressourcen-Loading-Diagramm?
Ressourcen-Loading-Diagramme zeigen, wie die Arbeit innerhalb Ihres Teams verteilt ist. Das Beste daran? Ein Ressourcen-Loading-Diagramm muss nicht komplizierter als eine einfache Tabelle sein (obwohl Ressourcenplanungstools den Prozess optimieren können). Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Vorlage für ein Ressourcen-Loading-Diagramm zu erstellen:
- Erstellen Sie eine Matrix mit Teammitgliedern und Projektaufgaben
- Berechnen Sie die Anzahl der auf Projektaufgaben aufgewendeten Stunden
- Vergleichen Sie die tatsächliche Stundenzahl mit der Zielauslastungsquote.
1. Erstellen Sie eine Matrix mit Teammitgliedern und Projektaufgaben
Listen Sie auf der Y-Achse die Teammitglieder auf, die Ihr Projekt unterstützen. Listen Sie auf der X-Achse die Aufgaben auf, die für den Projektabschluss erforderlich sind.
2. Berechnen Sie die Anzahl der auf Projektaufgaben aufgewendeten Stunden
Befragen Sie Ihre Teammitglieder, um herauszufinden, wie viele Stunden sie pro Woche an Projektaufgaben arbeiten. Für dieses Beispiel nehme ich eine Standardarbeitswoche von 40 Stunden an.
3. Vergleichen Sie die tatsächliche Stundenzahl mit der Zielauslastung
Nachdem Sie das Ressourcenmanagement im Projekt verstanden haben, sollten Sie dies mit der Zielauslastung vergleichen. In diesem Beispiel habe ich festgelegt, dass Teammitglieder anstreben sollten, täglich 6 Stunden mit Projektaufgaben zu verbringen. Richten Sie eine bedingte Formatierung ein, um Sie zu warnen, falls jemand seine Zielauslastung überschreitet.
Da das Projektstart- und -enddatum festgelegt ist, müssen Sie Kompromisse eingehen. Streichen Sie einige Aufgaben oder finden Sie Möglichkeiten zur Prozessverbesserung, wenn Sie den Zeitaufwand von Bertram und Lisa für Projektaufgaben reduzieren möchten.
Warum ist Ressourcen-Loading im Projektmanagement wichtig?
Ressourcen-Loading ist ein wichtiger Bestandteil beim Ressourcenmanagement. Es bietet Vorteile für Stakeholder, Teammitglieder und auch für Sie selbst! Bei richtiger Durchführung bewirkt Ressourcen-Loading:
- Hält Ihre Stakeholder zufrieden, indem realistische Erwartungen an den Projekterfolg gesetzt werden. Wenn Sie über einen robusten Ressourcenkalender verfügen und Ressourcenkonflikte berücksichtigen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie mehr leisten als versprechen – statt umgekehrt zu wenig liefern.
- Verringert das Risiko von Überlastung, indem sichergestellt wird, dass Ihr Team nicht überfordert wird.
- Vereinfacht Ihre Arbeit als Projektmanager, indem eine genaue Ressourcenprognose und die zu leistende Teamarbeit ermöglicht wird.
Lesen Sie mehr über die Wichtigkeit des Ressourcenmanagements.
Wie geht es weiter?
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