8 Projektsteuerungen, um Ihre Projekte auf Kurs zu halten
Warnsignale verhindern Projektkrisen: Projektsteuerungen bieten Frühwarnzeichen, wenn Projekte vom Kurs abweichen, ermöglichen schnelle Anpassungen und halten die Arbeit an den ursprünglichen Zielen ausgerichtet.
Vorlagen: Die besten Freunde Ihres Projekts: Die Nutzung von Vorlagen kann die Umsetzung von Projektsteuerungen vereinfachen und dabei helfen, Probleme systematisch zu verwalten, auch wenn sie nicht vollständig beseitigt werden.
Steuerung und Management: Ein dynamisches Duo: Projektsteuerungen überwachen Leistungskennzahlen wie Budget und Zeitplan, während das Projektmanagement den gesamten Projektlebenszyklus mit Strategie und Umsetzung begleitet.
Daten sind Ihr Leitstern: Mit datengetriebenen Echtzeit-Einblicken, Prognosen und Berichten helfen Projektsteuerungen, Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen zu vermeiden.
Projektsteuerungen sorgen dafür, dass ein Projekt auf Kurs bleibt. Wenn etwas nicht stimmt und ein Projekt ins Stocken gerät, geben dir die Steuermechanismen frühzeitig ein Warnsignal, damit du rechtzeitig gegensteuern und die Dinge so schnell wie möglich wieder in die richtige Bahn lenken kannst.
In diesem Artikel stelle ich eine Reihe an Dokumenten, Vorlagen und Checklisten zur Projektsteuerung vor, mit denen du dein Projekt kontrollieren und diese Arten von Problemen systematisch angehen kannst.
HINWEIS: Ich habe nicht gesagt, dass du diese Probleme komplett beseitigen wirst. Das wirst du nicht schaffen!
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Projekte verlaufen selten wie geplant. Es gibt ständige Veränderungen – sei es dein Team, die Erwartungen des Kunden oder unvorhergesehene Komplexitäten, die deine Planung beeinflussen. Projektmanager sind dafür verantwortlich, das Risiko von Problemen so gering wie möglich zu halten, aber ebenso gehört es zu unseren Aufgaben, auftretende Schwierigkeiten aktiv anzugehen.
HINWEIS ZU VORLAGEN
Du kannst Vorlagen nutzen, die dich bei der Einführung dieser Projektsteuerungen unterstützen – diese findest du in der DPM Mitgliedschaft, zusammen mit über 100 weiteren Projektvorlagen, Dokumenten, Beispielen, E-Books, Checklisten und Workshops.
Was sind Projektsteuerungen?
Projektsteuerungen sind die Maßnahmen, die du als Projektmanager ergreifst, und die Dokumentation, die du nutzt, um Projekte auf Kurs zu halten. Es handelt sich um eine Sammlung von Werkzeugen, die dir helfen, Projektergebnisse erfolgreich zu liefern.
Siehe dazu folgende Definition des Project Management Institute (PMI):
Ein Projektsteuerungssystem hat das Ziel, die Lücke zwischen Projektplanung und -ausführung so gering wie möglich zu halten, um die Projektziele – also Kosten, Zeit und Inhalte – zu erreichen.
In der Praxis konzentrieren sich Projektsteuerungen auf die Überwachung von wichtigen Leistungskennzahlen (KPIs) eines Projekts, wie Kosten und Zeitplan, die schlussendlich mit Leistungsumfang und Lieferung zusammenhängen. Durch die Beobachtung von Echtzeit-Kennzahlen können Projektsteuerungen Projektmanagern helfen, Herausforderungen und Chancen frühzeitig zu erkennen.
Wenn zum Beispiel dein Projekt dem Zeitplan voraus ist und/oder unter den geplanten Kosten bleibt, kannst du dir leisten, etwas mehr zu investieren, um die Qualität zu steigern. Wenn das Budget knapp wird, kannst du Möglichkeiten identifizieren, an anderer Stelle zu sparen – etwa durch den Einsatz günstigerer Ressourcen für künftige Projektergebnisse.
Projektsteuerung vs. Projektmanagement
Nachdem ich Projektsteuerungen als eine Sammlung von Werkzeugen beschrieben habe, mit denen Projekte auf Kurs gehalten werden, fragst du dich vielleicht, wie sich das vom Projektmanagement unterscheidet.
Der Hauptunterschied liegt im Umfang. Projektsteuerungen konzentrieren sich auf die Verfolgung spezifischer Leistungskennzahlen – Budget, Zeitplan und Risiken –, während das Projektmanagement den gesamten Projektzyklus von der Initiierung bis zum Abschluss überwacht.
Projektmanagement ist Strategie und Umsetzung. Dazu gehören das Festlegen von Projektzielen, die Abstimmung der Stakeholder, die Ressourcenverteilung und das Sicherstellen hochwertiger Ergebnisse. Es ist ein Mix aus Planung, Führung und Anpassungsfähigkeit, damit das Projekt vorankommt.
Projektsteuerungen hingegen liefern die Kontrollmechanismen, die den Projektmanagern helfen, das Projekt auf Kurs zu halten. Sie beruhen auf datengestützten Erkenntnissen, Prognosen und Berichten, um Verzögerungen und Kostenüberschreitungen vorzubeugen.
Stell dir das so vor: Projektmanagement ist der Kapitän, der das Schiff steuert, während die Projektsteuerungen als Navigationsinstrumente dienen – sie überwachen Geschwindigkeit, Treibstoffstand und Kursabweichungen, um eine reibungslose Fahrt sicherzustellen. Beide sind wichtig, aber Projektsteuerungen bieten das Geländer, das das Projekt an seinen ursprünglichen Zielen ausrichtet.
Gibt es einen Unterschied zwischen einem Projektmanager und einem Projektcontroller?
Ja. In manchen Organisationen ist der Projektcontroller so etwas wie die rechte Hand des Projektmanagers.
Der Projektcontroller konzentriert sich stärker auf Projektdaten, Nachverfolgung, Steuermechanismen und Analysen, während ein Projektmanager den Fokus mehr auf das Projektteam, die Durchführung der Projektarbeiten und deren Qualitätsstandard sowie auf die Zusammenarbeit mit Kunden und Stakeholdern legt.
Im digitalen Umfeld übernehmen Projektmanager in der Regel beide Rollen: Sie sind Projektmanager und Projektcontroller zugleich.
Warum Projektsteuerungen wichtig sind
Das sogenannte magische Dreieck des Projektmanagements – Umfang, Zeitplan und Qualität – kann dich manchmal in heikle Situationen bringen. Du hast bestimmt schon Gespräche wie diese geführt:
Team: „Der Kunde wäre sicherlich viel zufriedener, wenn wir nur zwei Tage mehr hätten, um das noch zu verfeinern …“
Kunde: „Mir gefällt der Ansatz hier, aber können Sie das noch einmal durchrechnen und einen Weg finden, es mit der Hälfte des Budgets zu machen?“
Dieses Jonglieren gehört zu den schwierigsten Aufgaben für uns Projektmanager.
Einerseits müssen wir ein Produkt liefern, das den Kunden glücklich macht. Andererseits sollen wir stets hinter dem Team stehen und ihnen ermöglichen, ihre beste Arbeit abzuliefern.
Projektsteuerungsmaßnahmen ermöglichen es dir, auf solche schwierigen Gespräche mit Kunden gut vorbereitet zuzugehen. Hier einige Vorteile von Projektsteuerungsmaßnahmen:
- Sie helfen dir, fundierte Entscheidungen über das optimale Gleichgewicht zwischen Kosten, Zeitplan und Qualität zu treffen
- Sie verringern das Risiko von Scope Creep, indem sie die Auswirkungen zusätzlicher Aufgaben sichtbar machen
- Sie helfen dir, unerwartete Kosten frühzeitig zu erkennen
- Sie ermöglichen dir, Notfallpläne für Abweichungen vom Zeitplan und/oder Ressourcenengpässe zu formulieren
- Sie dienen als Werkzeug zur Steuerung der Stakeholder-Erwartungen bezüglich der Projektergebnisse.
Projektsteuerung im Projektlebenszyklus
Projektsteuerungsmaßnahmen sind keine einmalige Aufgabe. Sie durchziehen jede Phase des Projektlebenszyklus und helfen dabei, Umfang, Zeitplan und Budget im Griff zu behalten. So fügen sie sich in die einzelnen Phasen ein:
- Initiierung – In dieser Phase schaffen Projektsteuerungsmaßnahmen das Fundament für den Erfolg. Dazu gehört, Schlüsselziele zu definieren, Risiken zu identifizieren und eine anfängliche Kosten- und Zeitplanbasis festzulegen. Ohne dieses Fundament droht das Projekt schon beim Start Scope Creep.
- Planung – Projektsteuerungsmaßnahmen formen den Projektplan, indem sie messbare KPIs festlegen, Berichtsstrukturen definieren und die Ressourcenverteilung detailliert beschreiben. Hier kommen vor allem Planungs- und Budgetierungswerkzeuge zum Einsatz.
- Umsetzung – Sobald die Arbeit beginnt, sorgen Projektsteuerungsmaßnahmen dafür, dass die Teams auf Kurs bleiben. Monitoring in Echtzeit, Kostenerfassung und Risikobewertungen helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen. Ein Beispiel dafür ist ein Entscheidungsprotokoll, mit dem du wichtige Entscheidungen dokumentierst und für Verantwortlichkeit sorgst. Änderungen sind unvermeidlich, aber mit einem starken Kontrollrahmen können sie proaktiv anstatt reaktiv gemanagt werden.
- Monitoring & Steuerung – Kontinuierliche Überwachung ist entscheidend. In dieser Phase werden Fortschritte gegenüber der Baseline verfolgt, Änderungen gemanagt und Prognosen angepasst. Projektsteuerungsmaßnahmen dienen als Leitplanken, die das Projekt auf Kurs halten.
- Abschluss – Auch beim Abschluss eines Projekts enden die Projektsteuerungsmaßnahmen nicht. Nachbetrachtungen, Erkenntnisse und die abschließende finanzielle Abstimmung tragen dazu bei, die Prozesse für zukünftige Projekte zu verbessern.
Ohne Kontrollen in jeder Phase wird das Projekt zum Ratespiel. Durch die Implementierung von Projektsteuerungsmaßnahmen als kontinuierlichen Prozess – statt als Notlösung in letzter Minute – stellst du einen reibungslosen Ablauf und vorhersehbare Ergebnisse sicher.
8 Beispiele für Projektsteuerungsmaßnahmen, um dein Projektchaos zu bändigen
Nachdem ich die Vorteile von Projektsteuerungsmaßnahmen erläutert habe, kommen hier 8 praktische Beispiele – inklusive Vorlagen – die du für deine Projekte verwenden kannst.
- Projektplanungsunterlagen
- RACI-Matrix
- Kommunikationsplan
- Strukturplan (Work Breakdown Structure)
- QA-Checkliste
- RAID-Log/Risiko-Register
- Statusbericht
- Change Request (Änderungsantrag)
1. Projektplanungsunterlagen
Stopp! Lies hier nicht weiter, falls du noch keine grundlegenden Projektplanungsunterlagen hast. Sie sind die Basis deiner Steuerungsmaßnahmen – ein Dokument, das festhält, was du für das Projekt vorgesehen hast, damit du prüfen kannst, ob alles nach Plan läuft.
Ich werde hier nicht im Detail darauf eingehen, wie man solche Dokumente erstellt und verwendet, da das den Rahmen dieses Artikels sprengen würde. Ich erkläre einfach, was sie sind und wo du mehr Informationen findest.
Zu den Projektplanungsunterlagen zählen:
Projektsteckbrief
Dies umfasst das "Wer", "Was", "Wann", "Warum", "Wie" und weitere wichtige Aspekte Ihres Projekts, damit Sie eine solide Grundlage für die Umsetzung schaffen können
Erhalten Sie eine vorgefertigte Vorlage für eine Projektübersicht, inklusive Leitfragen, die Ihnen beim Ausfüllen der einzelnen Abschnitte helfen, sowie ein Beispiel, das Ihnen zeigt, wie eine ausgefüllte Version aussieht.
Projektbudget/Kostenschätzung
Um festzustellen, ob Ihr Projekt im oder unter dem Budget liegt, benötigen Sie eine ursprüngliche Kostenschätzung als Ausgangsbasis. Hier finden Sie einen Leitfaden zur Projektkostenkalkulation, den Sie zur Zusammenstellung Ihrer Schätzung verwenden können.
Zeitplan, Projektplan, Terminplan und/oder Gantt-Diagramm
Wie beim Projektbudget benötigen Sie eine Ausgangsbasis, um den Fortschritt gegenüber dem Plan zu messen. Ein Projektplan inklusive Projektzeitplan ist Ihr grundlegendstes Werkzeug zur Steuerung Ihrer Projekte – und um sie überhaupt steuerbar zu machen.
Lesen Sie hier unseren Leitfaden zur Erstellung eines Projektplans.
Wenn Sie neugierig sind, wie echte Projektzeitpläne aussehen, finden Sie Beispiele für Zeitpläne in der DPM Membership.
Leistungsbeschreibung (Statement of Work)
Ihre Leistungsbeschreibung enthält viele Informationen, die Ihnen dabei helfen, Kontrollmechanismen für den weiteren Projektverlauf einzurichten. Wenn Sie mit dem Konzept noch nicht vertraut sind, können Sie mit dem umfassenden DPM-Leitfaden zum Erstellen einer Leistungsbeschreibung beginnen.
2. RACI-Diagramm
RACI ist ein Akronym für Responsible, Accountable, Consult, Inform (Verantwortlich, Rechenschaftspflichtig, Konsultiert, Informiert). Projektmanager nutzen ein RACI-Diagramm, um Rollen und Zuständigkeiten für Projektaufgaben und Entscheidungsprozesse zuzuweisen.
Wann benötigen Sie es?
Ein Projekt mit komplexen Entscheidungs- oder Freigabeprozessen kann ein RACI-Diagramm erfordern. Ein solches Diagramm ist besonders hilfreich, wenn es zu einem Konflikt um Zuständigkeiten kommt.
RACI-Diagramme sind nicht einfach zu meistern, doch sobald Sie sie beherrschen, werden Sie feststellen, dass sie helfen können, spätere Schuldzuweisungen zu vermeiden.
Ein RACI-Diagramm (und das verwandte RASCI-Diagramm) ist nützlich, weil es dokumentiert, wer für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe verantwortlich ist und wer über den Status informiert werden muss. Es kann eine Lösung sein, wenn mit einer Verzögerung bei Entscheidungen zu rechnen ist oder die Aufgabenlast unausgewogen verteilt ist.
Hier sind die Definitionen der verschiedenen Begriffe in einem RACI-Diagramm:
- Verantwortlich: Die Person, die die Aufgabe ausführt. Diese Person ergreift die Hauptmaßnahme und präsentiert die Ergebnisse.
- Rechenschaftspflichtig: Die Person, die sicherstellt, dass die Aufgabe oder Arbeit erledigt wird. Sie ist nicht unbedingt diejenige, die die Aufgabe ausführt, aber sie genehmigt das Endergebnis.
- Konsultieren: Die Person oder Personen, die Informationen, Ratschläge oder Feedback zur Aufgabe geben.
- Informieren: Die Person oder Personen, die über wichtige Fristen und den Projektfortschritt informiert sein müssen, da sie ein Interesse am Ergebnis haben.
Wie verwendet man es?
Um ein RACI-Diagramm zu verwenden, listen Sie die wichtigsten Aufgaben des Projekts auf. Führen Sie dann die Projektteammitglieder und andere Beteiligte auf, die eingebunden sind. Weisen Sie in jeder Spalte und Zeile Ihres Diagramms einen RACI-Buchstaben (verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultieren oder informieren) zu, um ihre Rolle zu erklären.
RACI-Diagramm Vorlage & Beispiele
DPM-Mitgliedschaft bietet verschiedene RACI-Ressourcen an:
- RACI-Vorlage
- Ausgefüllte RACI-Beispiele
- Workshop: RACI-Diagramme in 30 Minuten meistern
- RACI-Checkliste, die Ihnen hilft, alles richtig zu machen
- RACI-Spickzettel
3. Kommunikationsplan
Ein Kommunikationsplan ist ein Dokument, das Projektbeteiligte auflistet und bevorzugte Kommunikationskanäle sowie Prioritätsstufen definiert.
Wann benötigt man ihn?
Sie benötigen einen Kommunikationsplan, wenn Ihr Projekt mehrere Personen oder Gruppen umfasst, die während des gesamten Projektlebenszyklus informiert werden müssen. Praktisch bedeutet das: Für jedes Projekt wird ein Kommunikationsplan benötigt.
Denken Sie daran, dass der Kommunikationsplan genauso sehr zu Ihrem eigenen Vorteil dient wie allen anderen. Der Kommunikationsplan bestimmt, wie oft Sie mit dem Kunden kommunizieren und informiert ihn über Ihre Absichten, noch bevor das Projekt startet.
Wie verwendet man ihn?
Ein Kommunikationsplan definiert, wer im Projekt miteinander vernetzt sein sollte, in welcher Häufigkeit, über welchen Mechanismus und wie oft. Die Erstellung eines Kommunikationsplans hilft Ihnen, Kommunikationsziele für das Projekt festzulegen, Stakeholder-Informationen zu dokumentieren und genau festzulegen, welche Informationen geteilt werden sollen.
Kommunikationsplan Vorlage & Beispiel
4. Projektstrukturplan (WBS)
Ein Projektstrukturplan (WBS) zerlegt den Projektumfang in die einzelnen Aufgaben, die zur Erreichung der Projektziele und zur Erfüllung der zugewiesenen Liefergegenstände erforderlich sind. Er ist eines der wichtigsten Steuerungsinstrumente im Projekt, weil er die Arbeit, die Teammitglieder erledigen müssen, visuell darstellt und somit ein gutes Mittel ist, um den Fortschritt im Vergleich zu den Projektanforderungen nachzuverfolgen.
Wann benötigt man ihn?
Sie benötigen einen WBS, um Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären, sicherzustellen, dass Aufgaben rechtzeitig und in hoher Qualität erledigt werden, und um Projektaktivitäten zu verfolgen. Es ist entscheidend, den WBS in der Projektplanungsphase zu entwickeln, damit alle Stakeholder ein gemeinsames Verständnis der notwendigen Arbeiten zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts haben.
Wie wird er verwendet?
Um einen WBS zu nutzen, identifizieren Sie die Projektlieferobjekte und unterteilen diese dann in die Aufgaben, die zu ihrer Erarbeitung notwendig sind.
Wenn Sie einen Überblick über Lieferobjekte und unterstützende Aufgaben auf hoher Ebene haben, ordnen Sie die Arbeiten logisch an. Schätzen Sie den Arbeitsaufwand für jede Aufgabe und planen Sie die Arbeiten entsprechend ein. Erstellen Sie anschließend einen Ressourcenmanagementplan zur Personaleinsatzplanung basierend auf dem geschätzten Aufwand und teilen Sie diesen mit den Stakeholdern, um deren Zustimmung zu erhalten.
WBS-Vorlage & Beispiel
Ich habe eine kostenlose WBS-Vorlage zum Download sowie ein Beispiel beigefügt, die Sie für Ihre Projekte nutzen können. Um die Datei zu bearbeiten, laden Sie sie als XLSX herunter und verwenden Sie sie in Google Sheets oder Excel.
5. QA-Checkliste
Eine Qualitätssicherungs-(QA)-Checkliste enthält wichtige Aspekte zu Projektprozessen, Testmethodik und/oder Produktkategorien.
Wann benötigen Sie sie?
Ein Projektmanager übernimmt die Verantwortung für Fehler oder übersehene Punkte. QA ist ein essenzieller Prozess, um sicherzustellen, dass alles funktioniert wie es soll und nichts Wichtiges vergessen wurde.
Ein Projektmanager sollte beim QA-Prozess eine führende Rolle einnehmen, damit Teammitglieder mit Hilfe einer QA-Checkliste Probleme sinnvoll priorisieren und dokumentieren. Anschließend arbeitet der Projektleiter mit dem Team zusammen, um für jeden Punkt auf der Liste eine verantwortliche Person zuzuweisen. Diese Person testet, testet erneut, implementiert die Korrekturen und dokumentiert die endgültigen Ergebnisse.
Eine QA-Checkliste ist häufig in verschiedene Projektkategorien oder -phasen unterteilt, die jeweils spezifische QA-Überprüfungen erfordern. Die Checkliste katalogisiert die erforderlichen Testschritte für jede Produktkategorie, beispielsweise Anforderungen oder Sicherheit.
Wie wird sie verwendet?
Eine QA-Checkliste gliedert Ihr Projekt in Kategorien oder Phasen, von denen jede eine eigenständige Prüfung durch verschiedene Spezialisten im Team erfordern kann.
QA-Checklisten-Vorlage
Die DPM QA-Checkliste dient als schnelle Referenz, damit die für die Qualitätssicherung verantwortlichen Personen auf Ihren Projekten überprüfen können, ob Inhalte und Funktionalität mit den Qualitätsstandards des Projekts übereinstimmen.
6. RAID-Log/Risiko-Register
Ein RAID-Log ist ein Werkzeug, um Risiken zu erfassen und zu steuern. Es handelt sich um ein Risikomanagement-Dokument, in dem Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten festgehalten werden.
Schauen Sie sich hier unseren Workshop zur Risikosteuerung an.
Wann benötigen Sie es?
RAID-Logs sind besonders hilfreich für Projekte in komplexen Umgebungen mit vielen Stakeholdern, wie z. B. Drittanbietern, Lenkungsausschüssen, IT-Abteilungen oder Auftragnehmern.
Statusberichte sind meist auf einer hohen Ebene gehalten, während RAID-Logs einen Schritt weiter gehen und gezielt das Risikomanagement abbilden. Es handelt sich um ein Dokument, das Teammitglieder und weitere Stakeholder dazu anhält, Risiken mit den zugehörigen Maßnahmen konsequent zu verfolgen.
Ein RAID-Log hält alle Risiken oder potenzielle Warnzeichen fest und schafft eine offene, proaktive Kultur. Es ist äußerst hilfreich, um verschiedene Blickwinkel auf Ihre Projektprozesse offenzulegen (z. B.: Dauert der IT-Freigabeprozess 4 Wochen? Sind die zugewiesenen Überarbeitungszyklen ausreichend?)
Wenn Sie ein Problem erwarten, dokumentieren Sie es im RAID-Log und sprechen Sie es in Ihrem Statusmeeting an. Weisen Sie jedem Risiko einen Verantwortlichen zu, der eine Vorgehensweise zur Handhabung entwickelt (selbst wenn dies bedeutet, das Risiko zu akzeptieren und nichts weiter zu unternehmen!)
Wie benutzt man ihn?
Du solltest zu Beginn des Projekts ein RAID-Log anlegen und es in regelmäßigen Meetings mit dem Input des Kunden aktualisieren. Es ist wichtig, dass du es auch nutzt, um Entscheidungen zu dokumentieren. Ein RAID-Log sollte Folgendes enthalten:
- Risiken: Bekannte Gefahren oder Chancen, die noch nicht eingetreten sind
- Aktionen: Aufgabenpunkte aus Meetings, laufende Aufgaben etc., inklusive Zuständigkeiten
- Probleme: Laufende Herausforderungen, die den Projekterfolg gefährden können
- Abhängigkeiten: Aufgaben, die abgeschlossen sein müssen, bevor eine andere Aufgabe beginnen oder beendet werden kann.
RAID-Log-Vorlage
Starte durch mit:
- RAID-Log-Vorlage als vorgefertigte Tabelle
- Beispiel eines RAID-Logs, das zeigt, wie ein ausgefülltes Log für ein Website-Redesign-Projekt aussieht
- Webinar zum Risikomanagement
Erhalte Zugriff darauf, indem du DPM-Mitglied wirst.
7. Statusbericht
Ein Statusbericht sorgt dafür, dass alle Beteiligten einen klaren Überblick über den Stand des Projekts haben.
Wann wird er benötigt?
Konsistenz bei Statusberichten ist entscheidend für Transparenz und effektives Management. Es ist unerlässlich, einen aktuellen Statusbericht nach einem festen Rhythmus vorzubereiten, auf den sich die Stakeholder verlassen können.
Um einen passenden Berichtsrhythmus festzulegen, empfiehlt es sich, wöchentliche Projektstatusberichte zu erstellen. Während diese auch asynchron übermittelt werden können, ist es manchmal hilfreich, ein synchrones Gespräch mit deinem Kunden zu führen. Diese Meetings müssen nicht lange dauern – 30 Minuten können ausreichend sein – bieten aber eine gute Möglichkeit, die Kundenbeziehung zu pflegen und Vertrauen aufzubauen.
Wenn möglich, führe Statusmeetings persönlich in einer entspannten Atmosphäre durch. Sprich nicht nur über das Projekt, sondern zeige auch Interesse an weiteren Entwicklungen im Unternehmen deines Kunden und teile Highlights aus deinem Portfolio. Solche Gespräche können manchmal Geschäftsmöglichkeiten eröffnen, von denen du sonst nichts erfahren würdest.
Wie benutzt man ihn?
Manche Kunden erwarten detaillierte Stundennachweise, andere bevorzugen eine Gesamtübersicht. Mindestens sollte ein Statusbericht Folgendes umfassen:
- Gesamtkosten des Projekts, zugewiesenes Budget, verbleibendes Budget
- Monatliche Kosten/Ausgabenrate
- Was im letzten Monat erreicht wurde und was als Nächstes geplant ist
- Aktualisierungen zum Zeitplan
- Aktionen
- Risiken, Blocker und Entscheidungen.
Statusbericht-Vorlage & Beispiel
Präsentiere den Projektstatus mithilfe einer Statusbericht-Vorlage. Nutze unser Beispiel als Orientierung und fülle einfach die Abschnitte für dein Executive Summary, Finanzübersicht, Fortschritt, RAID-Log, Aktionen und Meilensteine aus.
8. Change-Request
Ein Change-Request beschreibt und definiert eine Änderung des Projektumfangs im Vergleich zum ursprünglichen Leistungsumfang oder zur Kostenkalkulation.
Wann wird er benötigt?
Beide Parteien müssen eine Änderungsanforderung formell anerkennen und ihr zustimmen. Die Dokumentation der Änderungsanforderung sollte die Änderung, ihre Begründung sowie die Auswirkungen auf das Projektbudget und den Zeitplan erklären.
Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass Änderungsanforderungen negativ seien, dabei sind sie einfach Teil eines effektiven Projektmanagements, um mitzuteilen, dass sich der erwartete Projektumfang verändert hat. Besonders wenn solche Änderungen erst im späteren Projektverlauf auftreten, können diese Entscheidungen mit Zuversicht getroffen werden und führen zu besseren Ergebnissen.
Es ist entscheidend, den Kunden frühzeitig über den Prozess der Änderungsanforderung aufzuklären, damit alle mit diesem vertraut sind. Scheuen Sie sich nicht, auch bei scheinbar einfachen Punkten mit geringem Einfluss Änderungsanforderungen zu stellen. Änderungsanforderungen ohne Budgetauswirkung helfen, den Änderungsmanagementprozess durchzusetzen und sorgen dafür, dass alle bei Entscheidungen auf dem selben Stand sind.
Wie verwendet man sie?
Änderungsanforderungen umfassen in der Regel Folgendes:
- Beschreibung der Umfangsänderung
- Begründung für die Umfangsänderung
- Auswirkungen der Umfangsänderung (Budget, Zeitplan)
- Offizielle Bestätigung (Unterschrift oder Bestätigung der Annahme.)
Vorlage für Änderungsanforderungen
Laden Sie unsere Vorlage für Änderungsanforderungen herunter. Diese unterstützt Sie dabei, Hintergrund, Vorgehensweise, Umfang, Ergebnisse, Annahmen, Budget, Abhängigkeiten, Abrechnung und Freigaben für Änderungen zu dokumentieren.
Rollen im Projektcontrolling
Projektcontrolling läuft nicht von selbst ab. Unterschiedliche Rollen tragen zu seinem Erfolg bei, indem sie sicherstellen, dass Daten gesammelt, analysiert und genutzt werden. Folgende Personen sind beteiligt:
- Projektmanager – Der Kapitän des Schiffs, verantwortlich für die Umsetzung und effektive Nutzung des Projektcontrollings. Er überwacht den Fortschritt, leitet die Berichterstattung und trifft datenbasierte Entscheidungen anhand von Steuerungskennzahlen. Mehr über die täglichen Aufgaben eines Projektmanagers erfahren.
- Projektcontroller – Konzentriert sich auf die Kontrolle von Finanzen, Zeitplänen und Risiken. Diese Rolle geht detailliert in die Datenanalyse, um die Einhaltung von Kosten und Zeitplan zu gewährleisten. Er arbeitet eng mit dem Projektmanager zusammen, um Trends zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen zu empfehlen.
- Terminplaner – Die Person hinter den Gantt-Diagrammen und der Verfolgung des Zeitplans. Sie sorgt dafür, dass Aufgaben korrekt sequenziert, Abhängigkeiten verwaltet und kritische Pfade überwacht werden.
- Finanz- & Beschaffungsteam – Budgetierung, Verträge und Ressourcenkosten fallen in deren Verantwortungsbereich. Sie stellen sicher, dass die Ausgaben mit den Prognosen übereinstimmen und die finanziellen Kontrollen ordnungsgemäß eingehalten werden.
- Risikomanager – Verantwortlich für die Identifizierung, Analyse und Minimierung von Risiken während des gesamten Projekts. Er arbeitet mit allen Beteiligten zusammen, um potenzielle Probleme frühzeitig anzugehen.
- Stakeholder & Sponsoren – Sie sind zwar nicht direkt für das Projektcontrolling verantwortlich, verlassen sich aber auf diese Prozesse für Transparenz und Entscheidungsfindung. Ihre Aufgabe ist es, das Projektcontrolling durch strategischen Input sowie Sicherstellung der Ausrichtung an den Unternehmenszielen zu unterstützen.
Der tägliche Prozess der Projektsteuerung
Als Projektmanager folgen wir einer täglichen Routine, um sicherzustellen, dass unsere Projekte im Zeitplan bleiben. Dazu müssen wir immer wissen, was vor sich geht. Klingt einfach! Tatsächlich ist Projektmanagement jedoch ein ständiger Kreislauf von Informationsverarbeitung, Planung und Entscheidungsfindung.
Um den Überblick zu behalten, müssen Projektmanager wie ein Radarsystem agieren, den Horizont abtasten und alle vor drohenden Problemen warnen.
Ein wirksam eingerichteter Prozess im Projektcontrolling ermöglicht Ihnen eine kontinuierliche Überwachung von Kosten und Zeitplan während des Projektverlaufs. Sie werden erwarten, Ihr Projekt durch schwierige Gewässer zu steuern – eine gute Vorbereitung wird Ihr Projekt davor bewahren, über Bord zu gehen.
Um fortzufahren, befolgen Sie diese vier Phasen als Teil eines einfachen Projektkontrollprozesses:
Bewerten
Behalten Sie den Projektplan, die erwarteten Ergebnisse und den Verlauf der Arbeit im Blick. Sie müssen wissen, wo Sie stehen, um die Erwartungen der Stakeholder sorgfältig zu steuern. Stellen Sie Fragen, um sich über den Status zu informieren. Wenn Sie bewerten, nutzen Sie Projektstatusberichte und Kennzahlen als Grundlage für Entscheidungen.
Planen
Basierend auf dem ermittelten Status müssen Sie häufig Kurskorrekturen vornehmen. Stellen Sie sicher, dass diese angemessen geplant sind – versuchen Sie abzuschätzen, wohin die Entwicklung geht. Wird eine Veränderung andere Arbeitsbereiche beeinflussen? Müssen Sie den Kunden einbeziehen? Ist das gesamte Team eingebunden? Wenn das Problem anhaltend oder systemisch erscheint, nutzen Sie eine Ursachenanalyse, um herauszufinden, was dem zugrunde liegt. Ist dies ein Einzelfall, oder wird es zu einem größeren Problem?
Reagieren
Sobald Sie einen Plan haben, setzen Sie Ihre Änderungen um. Dazu gehört, dem Kunden mitzuteilen, was sich ändert, und sicherzustellen, dass das Team vollständig informiert und an Bord ist. Kennen Sie die Auswirkungen auf Budget und Zeitplan und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor.
Verbinden
Als Projektmanager sind Sie das Bindeglied, das das Team zusammenhält. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Wissen mit dem Team teilen, damit alle das Gesamtbild verstehen. Halten Sie den Kunden und andere Stakeholder im Informationsfluss.
Nachverfolgen
Legen Sie Erinnerungen für Nachfassaktionen sowohl intern als auch extern fest, um Verzögerungen zu vermeiden.
Folgen Sie mit Ihrem Team nach
Wir dürfen nicht davon ausgehen, dass sich unser Team an jede Anfrage oder jede kluge Bemerkung erinnert, die wir gemacht haben. Sie müssen viele freundliche Erinnerungen ausgeben wie „Hey, tut mir leid, dass ich nerve, aber bist du schon zu X gekommen?“ oder „Vergiss Y nicht.“
Nachzuhaken gibt Ihnen Sicherheit, dass alle auf Kurs sind, und ermöglicht gleichzeitig einen schnellen Überblick, wie die Dinge laufen. Gerade bei solchen kurzen Nachfragen stellen Sie oft fest, dass etwas nicht ganz nach Plan läuft.
Folgen Sie mit Ihren Kunden oder Stakeholdern nach
Teilweise bedeutet das Nachfassen bei Kunden und Stakeholdern, Projektstatus-Updates zu geben – also was passiert, was passieren wird und welche Probleme es gibt.
Aber es ist auch ähnlich, wie wir beim Team nachfassen. Es ist wichtig, diese Follow-Ups zu nutzen, um freundliche Erinnerungen an den Projektzeitplan oder noch ausstehende Entscheidungen zu geben, die vom Kunden getroffen werden müssen.
Projektmanagement-Tools für Projektkontrolle
Projektkontrolle stützt sich auf genaue Daten, Echtzeitüberwachung und nahtlose Zusammenarbeit. Die richtigen Projektmanagement-Tools ermöglichen Transparenz bei Budgets, Zeitplänen, Risiken und Leistungskennzahlen – sie helfen Teams, auf Kurs zu bleiben und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Hier sind meine Favoriten für die beste aktuell verfügbare Projektmanagement-Software:
Projektkontroll-FAQs
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um Projektkontrolle.
Wo passen Projektkontrollen in den Projektlebenszyklus?
Per Definition sind Projektkontrollen ein entscheidender Bestandteil der Überwachungs- und Steuerungsphase des Projektlebenszyklus. Viele der in diesem Artikel genannten Beispiele für Projektkontrolle sollten jedoch bereits in der Projektplanungsphase entwickelt und während der Umsetzung zur Verfügung gestellt werden. Daher kann man sagen, dass Projektkontrollen den gesamten Lebenszyklus begleiten.
Ist Steuern das Gleiche wie Mikromanagement bei meinen Projekten?
Die größte Fehlannahme in Bezug auf Projektkontrolle ist wahrscheinlich, dass Sie als Projektmanager Ihr Team (also mikromanagen) steuern müssen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Aber das ist nicht der richtige Weg.
Kontrolle im Sinne von Mikromanagement nutzt die Stärken deines Teams nicht und läuft daher Gefahr, das Projekt vom Kurs abzubringen (ganz zu schweigen vom Burnout, den du wahrscheinlich erlebst, wenn du versuchst, eine zu große Arbeitsbelastung zu übernehmen!)
Fazit: Projektsteuerung bedeutet nicht, die Arbeit oder die Menschen, die sie ausführen, direkt zu kontrollieren; sie dient dazu, die Struktur und den Ablauf des Projekts selbst zu steuern.
Was meinst du?
Ein gut etablierter und konsequenter Projektsteuerungsprozess ist das Rückgrat dafür, Projekte termingerecht und im Budget zu liefern. Gleichzeitig gibt er dem Team die Sicherheit, dass du als Projektmanager:in hinter ihnen stehst.
Welche Erfahrungen hast du mit Projektsteuerung gemacht? Gibt es weitere Projektkennzahlen, die du misst? Teile deine Erfahrungen oder Fragen in den Kommentaren.
