8 Projektsteuerungsmaßnahmen, um Ihre Projekte auf Kurs zu halten

Projekte verlaufen selten wie geplant. Dinge ändern sich ständig, unabhängig davon, ob es sich um Ihre Teammitglieder, Kundenerwartungen oder unvorhergesehene Komplexitäten handelt, die Ihre Pläne beeinflussen. Projektmanager sind dafür verantwortlich, die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, dass Risiken zu Problemen werden. Es gehört jedoch auch zu unseren Aufgaben, Probleme zu beheben, wenn sie auftreten.

Was ist Projektsteuerung?

Projektsteuerung umfasst die Maßnahmen, die Sie als Projektmanager ergreifen, sowie die Dokumentation, die Sie verwenden, um Ihre Projekte auf Kurs zu halten. Sie besteht aus einer Reihe von Werkzeugen, die Ihnen helfen, Projektergebnisse erfolgreich zu liefern.

Sehen Sie sich die folgende Definition der Projektsteuerung des Project Management Institute (PMI) an:

Ein Projektsteuerungssystem zielt darauf ab, die Lücke zwischen Projektplanung und Projektausführung zu minimieren, um die Projektziele hinsichtlich Kosten, Zeit und Inhalt zu erreichen.

In der Praxis konzentriert sich die Projektsteuerung auf die Überwachung zentraler Leistungskennzahlen (KPIs) des Projekts, etwa Kosten und Zeitplan, die letztlich mit Umfang und Lieferung zusammenhängen. Indem sie Echtzeitkennzahlen im Blick behält, kann die Projektsteuerung Projektmanagern helfen, Probleme und Chancen frühzeitig zu erkennen.

Wenn Ihr Projekt beispielsweise dem Zeitplan voraus und/oder günstiger als geplant ist, können Sie es sich leisten, etwas mehr auszugeben, um die Qualität zu verbessern. Wenn das Budget knapp bemessen ist, können Sie Möglichkeiten identifizieren, in anderen Bereichen Abstriche zu machen, etwa indem Sie eine kostengünstigere Ressource einsetzen, um zukünftige Projektergebnisse zu erstellen.

Projektsteuerung im Vergleich zum Projektmanagement

Nachdem ich Projektsteuerung als eine Reihe von Werkzeugen definiert habe, die ein Projekt auf Kurs halten, fragen Sie sich vielleicht, worin sie sich vom Projektmanagement unterscheidet.

Der wesentliche Unterschied liegt im Umfang. Die Projektsteuerung konzentriert sich auf die Überwachung bestimmter Leistungskennzahlen – Budget, Zeitplan und Risiken –, während das Projektmanagement den gesamten Projektlebenszyklus von der Initiierung bis zum Abschluss betreut.

Beim Projektmanagement geht es um Strategie und Umsetzung. Dazu gehören die Definition von Projektzielen, die Abstimmung der Stakeholder, die Zuweisung von Ressourcen und die Sicherstellung hochwertiger Projektergebnisse. Es ist eine Mischung aus Planung, Führung und Anpassungsfähigkeit, um das Projekt voranzubringen.

Die Projektsteuerung hingegen bietet die Kontrollen und Ausgleichsmechanismen, die Managern helfen, das Projekt in die richtige Richtung zu lenken. Sie stützt sich auf datengestützte Erkenntnisse, Prognosen und Berichte, um Verzögerungen und Kostenüberschreitungen zu verhindern.

Stellen Sie es sich so vor: Das Projektmanagement ist der Kapitän, der das Schiff steuert, während die Projektsteuerung als Navigationsinstrument dient – sie überwacht Geschwindigkeit, Treibstoffvorrat und Kursabweichungen, um eine reibungslose Fahrt zu gewährleisten. Beides ist unverzichtbar, doch die Projektsteuerung bildet den Sicherheitsrahmen, der das Projekt an seinen ursprünglichen Zielen ausrichtet.

Gibt es einen Unterschied zwischen einem Projektmanager und einem Projektcontroller?

Ja. In einigen Organisationen ist ein Projektcontroller so etwas wie die rechte Hand des Projektmanagers. 

Der Projektcontroller konzentriert sich stärker auf Projektkennzahlen, Nachverfolgung, Steuerungsmaßnahmen und Analysen, während sich ein Projektmanager stärker auf das Projektteam, die Ausführung der Projektarbeit und den dabei einzuhaltenden Qualitätsstandard sowie auf die Pflege der Beziehungen zu Kunden und Stakeholdern konzentriert.

In der Regel übernehmen digitale Projektmanager sowohl die Aufgaben von Projektmanagern als auch von Projektcontrollern.

Warum Projektsteuerung wichtig ist

Das sogenannte eiserne Dreieck des Projektmanagements – Umfang, Zeitplan und Qualität – kann manchmal zu schwierigen Situationen führen. Zweifellos hatten Sie schon Gespräche wie diese:

Team: „Der Kunde wäre doch sicherlich viel zufriedener, wenn wir nur noch zwei weitere Tage hätten, um das Ganze zu perfektionieren …“

Kunde: „Der Ansatz gefällt mir, aber können Sie noch einmal genau nachrechnen und herausfinden, wie sich das mit der Hälfte des Budgets umsetzen lässt?“

Dieser Balanceakt gehört zu den schwierigsten Aufgaben für uns als Projektmanager.

Einerseits müssen wir ein Produkt liefern, das den Kunden zufriedenstellt.  Andererseits sollten wir immer hinter dem Team stehen und ihm ermöglichen, seine beste Arbeit abzuliefern.

Die Projektsteuerung ermöglicht es Ihnen, gut vorbereitet in diese Art von schwierigen Kundengesprächen zu gehen. Hier sind einige der Vorteile der Projektsteuerung:

• Sie hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen über das optimale Gleichgewicht zwischen Kosten, Zeitplan und Qualität zu treffen.
• Sie mindert das Risiko einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs, indem sie die Auswirkungen zusätzlicher Aufgaben aufzeigt.
• Sie hilft Ihnen, unerwarteten Kosten zuvorzukommen.
• Sie ermöglicht es Ihnen, Notfallpläne zu erstellen, um Abweichungen im Zeitplan und/oder Herausforderungen bei der Ressourcenplanung zu bewältigen.
• Sie dient als Hilfsmittel zur Steuerung der Erwartungen der Stakeholder hinsichtlich der Projektergebnisse.

Projektsteuerung im Projektlebenszyklus

Projektsteuerung ist keine einmalige Aufgabe. Sie zieht sich durch jede Phase des Projektlebenszyklus und hilft dabei, Umfang, Zeitplan und Budget unter Kontrolle zu halten. So fügt sie sich in die einzelnen Phasen ein:

• Initiierung – In dieser Phase schafft die Projektsteuerung die Grundlage für den Erfolg. Dazu gehören die Definition wichtiger Ziele, die Identifizierung von Risiken sowie die Erstellung einer ersten Kosten- und Zeitplan-Baseline. Ohne diese Grundlagen besteht für das Projekt das Risiko, dass sich der Umfang bereits vor dem eigentlichen Beginn unkontrolliert ausweitet.
• Planung – Die Projektsteuerung gestaltet den Projektplan, indem sie messbare KPIs festlegt, Berichtsstrukturen definiert und die Ressourcenverteilung detailliert plant. Hier kommen Instrumente für die Zeitplanung und Budgetkontrollen zum Einsatz.
• Ausführung – Sobald die Arbeiten beginnen, sorgt die Projektsteuerung dafür, dass die Teams auf Kurs bleiben. Echtzeitüberwachung, Kostenverfolgung und Risikobewertungen helfen dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen. Ein Beispiel dafür ist ein Entscheidungsprotokoll, mit dem Sie wichtige Entscheidungen nachverfolgen und Verantwortlichkeit sicherstellen können. Änderungen sind unvermeidlich, aber mit einem starken Steuerungsrahmen lassen sie sich proaktiv statt reaktiv bewältigen.
• Überwachung & Steuerung – Eine kontinuierliche Aufsicht ist entscheidend. In dieser Phase werden Fortschritte im Vergleich zur Baseline verfolgt, Änderungen gesteuert und Prognosen verfeinert. Die Projektsteuerung fungiert als Leitplanke, die verhindert, dass das Projekt vom Kurs abkommt.
• Abschluss – Der Abschluss eines Projekts bedeutet nicht, dass die Projektsteuerung endet. Nachbesprechungen, gewonnene Erkenntnisse und abschließende finanzielle Abstimmungen tragen dazu bei, Prozesse für künftige Projekte zu verbessern.

Ohne in jede Phase integrierte Steuerungsmaßnahmen werden Projekte zu einem Ratespiel. Die Umsetzung der Projektsteuerung als fortlaufender Prozess – statt als kurzfristige Notlösung – gewährleistet eine reibungslose Durchführung und vorhersehbare Ergebnisse.

8 Beispiele für Projektsteuerungsmaßnahmen, die Ihr Projektchaos bändigen

Nachdem ich die Projektsteuerung und ihre Vorteile behandelt habe, folgen hier 8 praktische Beispiele für Projektsteuerungsmaßnahmen – einschließlich Vorlagen –, die Sie auf Ihre Projekte anwenden können.

1. Dokumentation der Projektplanung
2. RACI-Matrix
3. Kommunikationsplan
4. Projektstrukturplan
5. Checkliste zur Qualitätssicherung
6. RAID-Protokoll/Risikoregister
7. Statusbericht
8. Änderungsantrag

1. Dokumentation der Projektplanung

Halten Sie hier inne. Lesen Sie diesen Artikel nicht weiter, wenn Sie noch über keinerlei grundlegendes Dokument zur Projektplanung verfügen. Es bildet die Grundlage für Ihre Steuerungsmaßnahmen – es dokumentiert, was Sie für das Projekt vorgesehen haben, sodass Sie überprüfen können, ob es planmäßig voranschreitet.

Ich werde hier nicht ausführlich darauf eingehen, wie diese Dokumente erstellt und verwendet werden, da dies den Rahmen des Artikels sprengen würde. Ich werde lediglich erläutern, worum es sich dabei handelt und wie du weitere Informationen findest.

Zu den Dokumenten der Projektplanung gehören:

Projektübersicht

Sie deckt das Wer, Was, Wann, Warum, Wie und andere wesentliche Aspekte deines Projekts ab, damit du eine solide Grundlage für die Umsetzung schaffen kannst

Hol dir eine vorgefertigte Vorlage für eine Projektübersicht, einschließlich Anregungen, die dir helfen, über das Ausfüllen der einzelnen Abschnitte nachzudenken, sowie ein Beispiel, das dir zeigt, wie eine ausgefüllte Version aussieht.

Projektbudget/Kostenschätzung

Um festzustellen, ob dein Projekt im oder unter dem Budget liegt, benötigst du eine ursprüngliche Kostenschätzung als Ausgangsbasis. Hier findest du einen Leitfaden zur Kostenschätzung des Projektbudgets, den du zum Erstellen einer Schätzung verwenden kannst.

Zeitplan, Projektplan und/oder Gantt-Diagramm

Wie beim Projektbudget benötigst du eine Ausgangsbasis, um festzustellen, ob du dich im vorgesehenen Plan befindest. Ein Projektplan einschließlich eines Projektzeitplans ist dein grundlegendes Werkzeug, um deine Projekte zu steuern – und sie von Anfang an steuerbar zu machen.

Lies hier unseren Leitfaden zum Erstellen eines Projektplans.

Wenn du sehen möchtest, wie einige echte Projektzeitpläne aussehen, findest du Beispiele für Zeitpläne in der DPM-Mitgliedschaft.

Leistungsbeschreibung

Deine Leistungsbeschreibung enthält viele Informationen, die dir helfen, Kontrollen für den weiteren Verlauf deines Projekts einzurichten. Wenn das Konzept neu für dich ist, kannst du mit dem umfassenden Leitfaden von DPM zum Verfassen einer Leistungsbeschreibung beginnen.

2. RACI-Diagramm

RACI ist ein Akronym für verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultieren, informieren. Projektmanager verwenden ein RACI-Diagramm, um Rollen und Verantwortlichkeiten für Projektaufgaben und Entscheidungsprozesse zuzuweisen.

Wann benötigst du es?

Ein Projekt mit komplizierten Entscheidungsprozessen oder Genehmigungsabläufen kann ein RACI-Diagramm erfordern. Ein RACI-Diagramm ist besonders hilfreich, wenn es einen Konflikt über Verantwortlichkeiten gibt.

Es kann schwierig sein, RACI-Diagramme zu beherrschen, aber sobald du das geschafft hast, wirst du feststellen, dass sie dabei helfen können, späteres gegenseitiges Beschuldigen zu verhindern. 

Ein RACI-Diagramm (und sein Verwandter, das RASCI-Diagramm) ist nützlich, weil es dokumentiert, wer für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe verantwortlich ist und wer über den Status informiert werden muss. Es kann eine Lösung für eine wahrscheinliche Verzögerung bei der Entscheidungsfindung oder eine ungleichmäßige Verteilung der Arbeitslast sein.

Hier sind die Definitionen der verschiedenen Begriffe in einem RACI-Diagramm:

• Verantwortlich: Die Person, die die Aufgabe ausführt. Diese Person ergreift die wichtigsten Maßnahmen und präsentiert die Ergebnisse.
• Rechenschaftspflichtig: Die Person, die sicherstellt, dass die Aufgabe oder Arbeit abgeschlossen wird. Sie ist nicht unbedingt die Person, die die Aufgabe ausführt, zeichnet aber das Endprodukt ab.
• Konsultieren: Die Person oder Personen, die Informationen, Ratschläge oder Feedback zur Aufgabe bereitstellen.
• Informieren: Die Person oder Personen, die über wichtige Fristen und den Projektfortschritt informiert sein müssen, da sie am Ergebnis beteiligt sind.

Führen Sie intelligenter im Zeitalter der KI

Treten Sie der DPM-Community bei und erhalten Sie Zugang zu exklusiven Inhalten, praxisnahen Vorlagen, Mitglieder-Events und wöchentlichen Leadership-Insights – die Teilnahme ist kostenlos.

Create Free Account

Have an account? Log In

Wie wird es verwendet?

Um ein RACI-Diagramm zu verwenden, skizzieren Sie die wichtigsten Aufgaben, die im Projekt ausgeführt werden müssen. Listen Sie anschließend die Mitglieder des Projektteams und andere beteiligte Interessengruppen auf. Weisen Sie in jeder Spalte und Zeile Ihres Diagramms einen RACI-Buchstaben (verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultieren oder informieren) zu, um ihre Rolle zu erklären.

RACI-Diagramm-Vorlage & Beispiele

DPM-Mitgliedschaft bietet mehrere RACI-Ressourcen:

• RACI-Vorlage
• Ausgefüllte RACI-Beispiele
• Workshop: RACI-Diagramme in 30 Minuten meistern
• RACI-Checkliste, die Ihnen hilft, es richtig zu machen
• RACI-Spickzettel

3. Kommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan ist ein Dokument, das Projektbeteiligte auflistet und Kommunikationskanäle nach Präferenz und Prioritätsstufe festlegt.

Wann wird er benötigt?

Sie benötigen einen Kommunikationsplan, wenn Ihr Projekt mehrere Personen oder Gruppen umfasst, die während des gesamten Projektlebenszyklus auf dem Laufenden gehalten werden müssen. Im Grunde benötigen Sie also für jedes Projekt einen Kommunikationsplan.

Denken Sie daran, dass der Kommunikationsplan ebenso sehr Ihrem eigenen Nutzen dient wie dem aller anderen. Der Kommunikationsplan legt fest, wie häufig Sie mit dem Kunden kommunizieren, und informiert ihn über Ihre Absichten, bevor das Projekt überhaupt beginnt.

Wie wird er verwendet?

Ein Kommunikationsplan legt fest, wer im Projekt miteinander verbunden sein sollte, in welcher Häufigkeit, über welchen Mechanismus und wie oft. Die Erstellung eines Kommunikationsplans hilft Ihnen, Kommunikationsziele für das Projekt zu definieren, Informationen zu den Beteiligten zu dokumentieren und festzulegen, welche Informationen geteilt werden sollen.

Vorlage & Beispiel für einen Kommunikationsplan

4. Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan (WBS) zerlegt den Projektumfang in die einzelnen Aufgaben, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erfüllen und die zugewiesenen Ergebnisse fertigzustellen. Er ist eines der wichtigsten Instrumente zur Projektsteuerung, da er die von den Teammitgliedern zu erledigende Arbeit visuell darstellt und daher ein gutes Mittel ist, um den Fortschritt im Hinblick auf die Projektanforderungen zu verfolgen.

Wann benötigen Sie ihn?

Sie benötigen einen WBS, um Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären, sicherzustellen, dass Aufgaben rechtzeitig und in hoher Qualität abgeschlossen werden, und um Projektaktivitäten zu verfolgen. Es ist entscheidend, den WBS während der Projektplanungsphase zu entwickeln, damit alle Stakeholder ein gemeinsames Verständnis der für den Projektabschluss erforderlichen Arbeit haben.

Wie verwenden Sie ihn?

Um einen WBS zu verwenden, identifizieren Sie die Projektergebnisse und unterteilen diese anschließend in die zu ihrer Erstellung erforderlichen Aufgaben. 

Sobald Sie einen Überblick auf hoher Ebene über die Ergebnisse und unterstützenden Aufgaben haben, legen Sie die Reihenfolge der Arbeit fest. Schätzen Sie den erforderlichen Arbeitsaufwand pro Aufgabe und planen Sie die Arbeit entsprechend. Erstellen Sie anschließend einen Ressourcenmanagementplan dafür, wie Sie die Arbeit auf Grundlage des Arbeitsaufwands mit Personal besetzen, und teilen Sie ihn mit den Stakeholdern, um deren Zustimmung zu gewinnen.

WBS-Vorlage und Beispiel

Ich habe eine kostenlos herunterladbare WBS-Vorlage und einen Beispiel-WBS beigefügt, die Sie für Ihre Projekte verwenden können. Um die Datei zu bearbeiten, laden Sie sie als XLSX-Datei herunter und verwenden Sie sie in Google Sheets oder Excel.

5. QA-Checkliste

Eine Checkliste zur Qualitätssicherung (QA) enthält wichtige Punkte in Bezug auf Projektprozesse, Testmethodik und/oder Produktkategorien.

Wann benötigen Sie sie?

Ein Projektmanager übernimmt die Verantwortung für Fehler oder übersehene Punkte. QA ist ein wesentlicher Prozess, um sicherzustellen, dass alles wie vorgesehen funktioniert und nichts Wichtiges übersehen wurde.

Ein Projektmanager sollte eine führende Rolle im QA-Prozess übernehmen, um sicherzustellen, dass Teammitglieder Probleme mithilfe einer QA-Checkliste ordnungsgemäß priorisieren und protokollieren. Der Projektmanager arbeitet anschließend mit den Teammitgliedern zusammen, um jeder Position auf der Liste eine verantwortliche Person zuzuweisen. Diese Person testet, testet erneut, implementiert die Korrektur und dokumentiert die Endergebnisse.

Eine QA-Checkliste wird häufig in verschiedene Projektkategorien oder -phasen unterteilt, für die unterschiedliche QA-Prüfungen erforderlich sind. Die Checkliste katalogisiert die erforderlichen Testschritte für jede Produktkategorie, beispielsweise Anforderungen oder Sicherheit.

Wie verwenden Sie sie?

Eine QA-Checkliste unterteilt Ihr Projekt in Kategorien oder Phasen, von denen jede möglicherweise unabhängige Tests durch verschiedene Spezialisten in Ihrem Team erfordert.

Vorlage für eine QA-Checkliste

Die DPM-QA-Checkliste dient als schnelle Referenz, um sicherzustellen, dass die für QA in Ihren Projekten verantwortlichen Personen überprüft haben, dass Inhalte und Funktionalität den Qualitätsstandards des Projekts entsprechen.

6. RAID-Protokoll/Risikoregister

Ein RAID-Protokoll ist ein Instrument zur Erfassung und Verwaltung von Risiken. Es handelt sich um ein Risikomanagementdokument, in dem Sie Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten festhalten.

Sehen Sie sich hier unseren Workshop zum Risikomanagement an.

Wann benötigen Sie es?

RAID-Protokolle sind besonders hilfreich für Projekte in komplexen Umgebungen mit vielen Stakeholdern, beispielsweise Drittanbietern, Lenkungsausschüssen, IT-Abteilungen oder Auftragnehmern.

Statusberichte konzentrieren sich normalerweise auf eine übergeordnete Sicht, während RAID-Protokolle noch einen Schritt weitergehen und sich speziell auf das Risikomanagement konzentrieren. Es ist ein Dokument, das Teammitglieder und andere Stakeholder zur Verantwortung zieht, indem es Risiken zusammen mit den zugewiesenen Maßnahmen präzise verfolgt.

Ein RAID-Protokoll hält alle Risiken oder potenziellen Warnsignale fest und schafft eine Kultur proaktiver Offenheit. Es ist unglaublich hilfreich, mehrere Perspektiven auf Ihre Projektprozesse sichtbar zu machen (z. B. Dauert der IT-Genehmigungsprozess 4 Wochen? Ist die Anzahl der zugewiesenen Überarbeitungen ausreichend?) 

Wenn Sie ein Problem erwarten, dokumentieren Sie es in Ihrem RAID-Protokoll und sprechen Sie es in Ihrem Statusmeeting an. Weisen Sie jedem Risiko eine verantwortliche Person zu, die einen Maßnahmenplan für den Umgang damit erstellt (selbst wenn die Antwort lautet, nichts zu tun und das Risiko zu akzeptieren!).

Wie verwenden Sie es?

Sie sollten zu Beginn des Projekts ein RAID-Protokoll anlegen und es in regelmäßigen Meetings unter Einbeziehung des Kunden aktualisieren. Es ist wichtig, dass Sie es auch zur Dokumentation von Entscheidungen verwenden. Ein RAID-Protokoll sollte Folgendes enthalten:

• Risiken: bekannte Bedrohungen oder Chancen, die noch nicht eingetreten beziehungsweise realisiert worden sind
• Maßnahmen: Aktionspunkte aus Meetings, laufende Aufgaben usw. einschließlich der zugewiesenen Personen
• Probleme: laufende Herausforderungen, die den Projekterfolg gefährden können
• Abhängigkeiten: Aufgaben, die abgeschlossen sein müssen, bevor eine andere Aufgabe beginnen oder abgeschlossen werden kann.

Vorlage für ein RAID-Protokoll

Starten Sie mit:

• einer Vorlage für ein RAID-Protokoll in einer vorbereiteten Tabelle
• einem Beispiel für ein RAID-Protokoll, das zeigt, wie ein RAID-Protokoll für ein Website-Neugestaltungsprojekt ausgefüllt aussieht
• einem Webinar zum Risikomanagement

Sie erhalten Zugriff darauf, indem Sie DPM-Mitglied werden.

7. Statusbericht

Ein Statusbericht stellt sicher, dass alle beteiligten Parteien ein klares Verständnis davon haben, wo das Projekt steht.

Wann benötigen Sie ihn?

Regelmäßige Statusberichte sind entscheidend für Transparenz und ein effektives Management. Es ist wichtig, einen aktualisierten Statusbericht in einem festen Rhythmus zu erstellen, den die Stakeholder erwarten können.

Um einen geeigneten Berichtsrhythmus zu etablieren, sollten Sie wöchentliche Projektstatusberichte anstreben. Sie können diese zwar asynchron übermitteln, aber manchmal ist es hilfreich, ein synchrones Gespräch mit Ihrem Kunden zu führen. Diese Meetings müssen nicht lange dauern – 30 Minuten können völlig ausreichen –, aber sie sind eine gute Möglichkeit, eine Beziehung zu Ihrem Kunden aufzubauen und Vertrauen zu schaffen.

Wenn möglich, sollten Sie Statusmeetings persönlich und in einer ungezwungeneren Umgebung abhalten. Sprechen Sie nicht einfach nur über das Projekt, sondern zeigen Sie Interesse an den anderen Entwicklungen im Unternehmen Ihres Kunden und teilen Sie einige Höhepunkte aus Ihrem Portfolio. Durch diese Gespräche können sich mitunter Geschäftsmöglichkeiten ergeben, von denen Sie sonst nichts erfahren hätten.

Wie verwenden Sie ihn?

Manche Kunden erwarten detaillierte Stundenberichte, während andere den großen Überblick bevorzugen. Ein Statusbericht sollte mindestens Folgendes enthalten:

• Gesamtkosten des Projekts, zugewiesenes Budget, verbleibendes Budget
• Monatliche Kosten beziehungsweise Verbrauchsrate
• Was im vergangenen Monat erreicht wurde und was als Nächstes geplant ist
• Aktualisierungen zum Zeitplan
• Aktionspunkte
• Risiken, Blockaden und Entscheidungen.

Vorlage und Beispiel für einen Statusbericht

Präsentieren Sie Ihren Projektstatus mithilfe einer Vorlage für einen Statusbericht. Verwenden Sie unser Beispiel für einen Statusbericht als Leitfaden und füllen Sie einfach die Abschnitte für Ihre Managementzusammenfassung, Finanzübersicht, den Fortschritt, das RAID-Protokoll, die Aktionspunkte und die Meilensteine aus.

8. Änderungsanfrage

Eine Änderungsanfrage beschreibt und definiert eine Änderung des Projektumfangs im Vergleich zur ursprünglichen Leistungsbeschreibung oder Kostenschätzung.

Wann benötigen Sie sie?

Beide Parteien müssen eine Änderungsanfrage formell anerkennen und ihr zustimmen. Die Dokumentation der Änderungsanfrage sollte die Änderung und ihre Begründung sowie die Auswirkungen auf das Projektbudget und den Zeitplan erläutern.

Obwohl häufig fälschlicherweise angenommen wird, dass Änderungsanfragen negativ sind, sind sie schlicht ein Bestandteil eines effektiven Projektmanagements, um zu kommunizieren, dass sich der erwartete Umfang geändert hat. Besonders wenn dies später im Projekt geschieht, können Entscheidungen über Änderungen des Umfangs mit Zuversicht getroffen werden und zu besseren Ergebnissen führen. 

Es ist wichtig, den Kunden frühzeitig über den Prozess für Änderungsanfragen zu informieren, damit alle damit vertraut sind. Scheuen Sie sich nicht, Änderungsanfragen zu stellen, selbst bei scheinbar einfachen Punkten mit geringfügigen Auswirkungen. Änderungsanfragen ohne Auswirkungen auf das Budget helfen dabei, den Änderungsmanagementprozess durchzusetzen und alle bei Entscheidungen auf dem gleichen Stand zu halten.

Wie verwenden Sie sie?

Änderungsanfragen legen typischerweise Folgendes dar:

• Beschreibung der Umfangsänderung
• Grund für die Umfangsänderung
• Auswirkungen der Umfangsänderung (Budget, Zeitplan)
• Offizielle Anerkennung (Unterschrift oder Bestätigung der Annahme.)

Vorlage für Änderungsanfragen

Laden Sie unsere Vorlage für Änderungsanfragen herunter. Sie hilft Ihnen dabei, Hintergrund, Vorgehensweise, Umfang, Liefergegenstände, Annahmen, Budget, Abhängigkeiten, Abrechnung und Genehmigungen für Änderungen zu dokumentieren.

Rollen im Projektcontrolling

Projektkontrollen verwalten sich nicht von selbst. Verschiedene Rollen tragen zu ihrem Erfolg bei und stellen sicher, dass Daten erfasst, analysiert und genutzt werden. Diese Personen sind daran beteiligt:

• Projektmanager – Der Kapitän des Schiffs, der dafür verantwortlich ist, dass Projektkontrollen umgesetzt und effektiv genutzt werden. Er überwacht den Fortschritt, verantwortet die Berichterstattung und trifft datenbasierte Entscheidungen auf Grundlage von Kontrollkennzahlen. Erfahren Sie mehr über die täglichen Aufgaben eines Projektmanagers.
• Projektcontroller – Diese Rolle konzentriert sich auf die Überwachung von Finanzen, Zeitplänen und Risiken und analysiert die Daten detailliert, um die Einhaltung von Kosten- und Zeitvorgaben sicherzustellen. Projektcontroller arbeiten eng mit dem Projektmanager zusammen, um Trends zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu empfehlen.
• Terminplaner – Die Person hinter den Gantt-Diagrammen und der Zeitplanüberwachung. Sie stellt sicher, dass Aufgaben korrekt aufeinanderfolgen, Abhängigkeiten verwaltet und kritische Pfade überwacht werden.
• Finanz- & Beschaffungsteam – Budgetierung, Verträge und Ressourcenkosten fallen in ihren Zuständigkeitsbereich. Das Team stellt sicher, dass die Ausgaben mit den Prognosen übereinstimmen und die Finanzkontrollen ordnungsgemäß aufrechterhalten werden.
• Risikomanager – Konzentriert sich auf die Identifizierung, Analyse und Minderung von Risiken während des gesamten Projekts. Risikomanager arbeiten mit allen Beteiligten zusammen, um sicherzustellen, dass potenzielle Probleme behoben werden, bevor sie eskalieren.
• Beteiligte & Sponsoren – Obwohl sie nicht direkt für die Projektkontrollen verantwortlich sind, verlassen sich die Beteiligten bei Transparenz und Entscheidungsfindung auf diese Prozesse. Ihre Aufgabe besteht darin, die Projektkontrollen durch strategische Beiträge zu unterstützen und die Übereinstimmung mit den Geschäftszielen sicherzustellen.

Der tägliche Prozess der Projektsteuerung

Als Projektmanager folgen wir einem täglichen Ablauf, um sicherzustellen, dass unsere Projekte planmäßig vorankommen. Dafür müssen wir wissen, was gerade passiert. Klingt einfach! Doch in Wirklichkeit ist Projektmanagement ein ständiger Kreislauf aus Informationsverarbeitung, Planung und Entscheidungsfindung.

Damit alles planmäßig läuft, müssen Projektmanager wie ein Radarsystem funktionieren, prüfen, was vor ihnen liegt, und alle auf mögliche bevorstehende Katastrophen aufmerksam machen.

Durch die effektive Einrichtung eines Prozesses zur Projektsteuerung können Sie Kosten und Zeitplan im Auge behalten, während sich die Dinge im Laufe des Projekts entwickeln. Es wird von Ihnen erwartet, dass Sie Ihr Projekt durch schwierige Gewässer navigieren – eine gute Vorbereitung bewahrt Ihr Projekt davor, über Bord zu gehen.

Gehen Sie dazu diese vier Phasen als Teil eines einfachen Prozesses zur Projektsteuerung durch:

Bewerten

Behalten Sie den Projektplan, das erwartete Ergebnis und den Verlauf der Arbeiten im Auge. Sie müssen wissen, wo Sie stehen, damit Sie die Erwartungen der Stakeholder sorgfältig steuern können. Stellen Sie Fragen, um sicherzustellen, dass Sie den Status verstehen. Verwenden Sie bei der Bewertung Statusberichte und Kennzahlen des Projekts als Grundlage für Entscheidungen.

Planen

Auf Grundlage des festgestellten Status müssen Sie häufig Kurskorrekturen umsetzen. Stellen Sie sicher, dass diese angemessen geplant sind – versuchen Sie vorherzusehen, wohin sich die Dinge entwickeln. Wird sich eine Änderung auf andere Arbeitsströme auswirken? Müssen Sie den Kunden einbeziehen? Steht das gesamte Team hinter der Änderung? Wenn das Problem dauerhaft oder systembedingt zu sein scheint, verwenden Sie eine Ursachenanalyse, um zu untersuchen, was es unter der Oberfläche antreibt. Handelt es sich um einen Einzelfall oder sehen Sie, dass daraus ein größeres Problem wird?

Reagieren

Sobald Sie einen Plan haben, setzen Sie Ihre Änderungen um. Dazu gehört, den Kunden über die Änderungen zu informieren und sicherzustellen, dass das Team vollständig informiert ist und dahintersteht. Machen Sie sich die Auswirkungen auf Budget und Zeitplan bewusst und nehmen Sie die entsprechenden Anpassungen vor.

Verbinden

Als Projektmanager sind Sie der Kitt, der das Team zusammenhält. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Wissen an das Team weitergeben, damit alle das vollständige Bild erhalten. Halten Sie den Kunden und andere Stakeholder auf dem Laufenden.

Nachfassen

Setzen Sie Erinnerungen, um sowohl intern als auch extern nachzufassen und Verzögerungen zu vermeiden.

Bei Ihrem Team nachfassen

Wir können nicht davon ausgehen, dass sich unser Team an jede Anfrage oder jeden guten Ratschlag erinnert, den wir ihm geben. Sie müssen viele freundliche Erinnerungen aussprechen, etwa „Hey, entschuldige, dass ich lästig bin, aber bist du schon zu X gekommen?“ oder „Vergiss Y nicht.“ 

Durch das Nachfassen können Sie sicher sein, dass alle im Zeitplan liegen, und erhalten außerdem einen schnellen Überblick darüber, wie die Dinge laufen. Oft entdecken Sie gerade bei diesen kurzen Abstimmungen, dass etwas nicht ganz nach Plan läuft.

Bei Ihren Kunden oder Stakeholdern nachfassen

Beim Nachfassen bei Kunden und Stakeholdern geht es teilweise darum, über den Projektstatus zu informieren – d. h. darüber, was gerade passiert, was passieren wird und welche Probleme bestehen. 

Es ähnelt jedoch auch der Art und Weise, wie wir beim Team nachfassen. Es ist wichtig, diese Nachfassaktionen zu nutzen, um freundlich an den Projektzeitplan oder an ausstehende Entscheidungen zu erinnern, bei denen der Kunde mitwirken muss.

Projektmanagement-Tools für die Projektsteuerung

Die Projektsteuerung ist auf genaue Daten, Überwachung in Echtzeit und nahtlose Zusammenarbeit angewiesen. Die richtigen Projektmanagement-Tools bieten Einblick in Budgets, Zeitpläne, Risiken und Leistungskennzahlen – und helfen Teams, auf Kurs zu bleiben und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Hier sind meine Empfehlungen für die derzeit verfügbaren besten Projektmanagement-Softwares:

Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Überprüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.

1. 1. monday AI Workspace — Am besten geeignet für KI-gesteuerte Ressourcenoptimierung
2. 2. Wrike — Am besten für große Projekte und Skalierung geeignet
3. 3. Smartsheet — Am besten geeignet für individuell anpassbare Dashboards
4. 4. Productive — Am besten geeignet für Agenturprojekte und Budgetierung
5. 5. Celoxis — Am besten für vereinfachte Planung und Workflows geeignet
6. 6. Copper — Am besten geeignet für Agenturen, die Vertrieb und Projektabwicklung verknüpfen möchten
7. 7. Ziggu — Am besten für die Integration eines Kundenportals geeignet
8. 8. Zoho Projects — Am besten geeignet für die Integration mit Zoho Suite
9. 9. Workzone — Am besten geeignet für umfassende Projektübersicht
10. 10. ClickUp — Am besten geeignet, um mehrere einzelne Tools zu ersetzen

Häufig gestellte Fragen zur Projektsteuerung

Hier finden Sie Antworten auf einige häufig gestellte Fragen zur Projektsteuerung.

Wo fügt sich die Projektsteuerung in den Projektlebenszyklus ein?

Per Definition ist die Projektsteuerung ein kritischer Bestandteil der Überwachungs- und Steuerungsphase des Projektlebenszyklus. Dennoch sollten viele der in diesem Artikel erläuterten Beispiele für die Projektsteuerung während der Projektplanungsphase entwickelt und während der Ausführung verfügbar gemacht werden. Daher könnte man argumentieren, dass die Projektsteuerung während des gesamten Lebenszyklus eingesetzt wird.

Ist Steuerung dasselbe wie Mikromanagement meiner Projekte?

Das größte Missverständnis in Bezug auf die Projektsteuerung besteht wahrscheinlich darin, dass du als Projektmanager dein Team kontrollieren (d. h. mikromanagen) musst, um die richtigen Ergebnisse zu erzielen. Aber das ist nicht der richtige Ansatz. 

Steuerung in Form von Mikromanagement nutzt die Stärken deines Teams nicht und birgt daher das Risiko, dass das Projekt vom Kurs abkommt (ganz zu schweigen von dem Burnout, den du wahrscheinlich erleben wirst, wenn du versuchst, eine zu hohe Arbeitsbelastung zu übernehmen!)

Unterm Strich: Bei der Projektsteuerung geht es nicht darum, die Arbeit oder die Menschen, die sie erledigen, direkt zu kontrollieren. Sie soll vielmehr die Struktur und den Ablauf des Projekts selbst steuern.

Was denkst du?

Ein etablierter und konsistenter Prozess für die Projektsteuerung bildet das Rückgrat für die termingerechte und budgetgerechte Durchführung von Projekten. Außerdem gibt er dem Team die Gewissheit, dass du als Projektmanager hinter ihm stehst.

Welche Erfahrungen hast du mit der Projektsteuerung gemacht? Gibt es weitere Projektkennzahlen, die du misst? Teile deine Erfahrungen oder Fragen in den Kommentaren.