Projektplanung für Remote-Teams: 5 Überlegungen
Flexibilität bewahren: Mit Teammitgliedern in verschiedenen Zeitzonen benötigen Sie Flexibilität bei Besprechungszeiten und Arbeitsstunden. Fragen Sie Teammitglieder und Kunden nach ihren bevorzugten Besprechungszeiten.
Technologie schlägt Brücken: Nutzen Sie Projektmanagement-Software und Kommunikationsplattformen, um in engem Kontakt mit Teammitgliedern, Kunden und anderen Projektbeteiligten zu bleiben.
Team-Engagement hat Priorität: Fördern Sie durch regelmäßige Check-ins und Teambuilding-Aktivitäten wie Icebreaker, Spiele oder das gemeinsame Entspannen auf Zoom ein Gefühl der Zugehörigkeit und Motivation bei den Remote-Teammitgliedern.
Die Planung eines Projekts aus der Ferne bringt einige besondere Herausforderungen mit sich. Jeder liebt die Flexibilität des Arbeitens von zu Hause aus, aber die Kehrseite ist, dass die Zusammenarbeit, das Planen von Meetings und das Verfolgen, wer woran arbeitet, schwieriger sein können.
In diesem Artikel zeige ich, wie man Projekte aus der Ferne plant und auf welche Aspekte man achten sollte, um sicherzustellen, dass das Projekt ein Erfolg wird.
Was ist Projektplanung?
Projektplanung bedeutet, eine Roadmap dafür zu erstellen, wie das Projekt abgeschlossen werden soll. Dazu gehören der Arbeitsumfang, die wichtigsten Projektziele und Zeitpläne.
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Sie hilft dabei, alle Projektteammitglieder und Stakeholder auf ein gemeinsames Ziel auszurichten, indem sie klare Anweisungen und Erwartungen vermittelt.
Konsultieren Sie die Mitglieder des Projektteams und die wichtigsten Stakeholder (je nach Rolle im Projekt unterschiedlich stark) über den Plan, bevor Sie mit der Arbeit beginnen oder Informationen in Ihr Projektplanungs-Tool eingeben.
Wenn Sie die passenden Techniken der Projektplanung einsetzen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie Zustimmung erhalten und weniger wahrscheinlich, dass wesentliche Änderungen am Projektplan während der Durchführung notwendig sind.
Wie plant man Projekte aus der Ferne?
Bei der Arbeit mit entfernten Teammitgliedern ist das Wichtigste, was Sie besprechen müssen, wie die Arbeit erledigt wird und wie Sie miteinander kommunizieren.
Dies ist besonders wichtig für Teams, die über verschiedene Zeitzonen verteilt sind. Das Planen von virtuellen Meetings zu Zeiten, die für alle passen (also innerhalb der "Arbeitszeiten"), trägt dazu bei, eine ausgewogene Work-Life-Balance für alle Teammitglieder – einschließlich der Projektleitung – zu gewährleisten.
Nutzen Sie Remote-Projektmanagement-Software, virtuelle Whiteboards, Videokonferenzen und weitere Tools zur Teamzusammenarbeit, damit die Entfernung zwischen den Teammitgliedern geringer erscheint und Dinge wie Pair Programming zwischen Entwicklern oder Akzeptanztests und Qualitätssicherung erleichtert werden. Planen Sie diese Anforderungen unbedingt vor dem Projektstart ein.
5 Aspekte für die Planung von Projekten aus der Ferne
Behalten Sie diese fünf Überlegungen zur Verwaltung von Projekten aus der Ferne im Hinterkopf – so erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, Ihr Projekt erfolgreich und mit einem zufriedenen, zusammenhaltenden Team abzuschließen. Ergänzen Sie diese Punkte in Ihre Checkliste für die Projektplanung, damit Sie keine wichtigen Schritte vergessen.
1. Arbeitszeiten für Ihre verteilten Teammitglieder
Je nachdem, wie Ihr Remote-Team aufgestellt ist, arbeiten möglicherweise Personen in Zeitzonen mit Unterschieden von 1 bis 12 Stunden. Während sich das Projektteam zusammenfindet, sollten Sie die Zeitzonen und die Organisation möglicher Meetings berücksichtigen.
Als Projektmanagement-Berater wohne ich in Philadelphia, arbeite aber aktuell mit Kunden in New York, Kalifornien, Kanada, Australien, Prag und Chicago zusammen. Das bedeutet, dass ich manchmal flexibel auf Besprechungs- und Arbeitszeiten eingehen muss, um mein Projektteam einzubeziehen.
Wenn ich mit neuen Kunden oder neuen Teammitgliedern arbeite, frage ich immer nach bevorzugten Besprechungszeiten, bevor ein neues Projekt startet. Diese Informationen halte ich in einer Tabelle fest, die ich beim Planen und Starten neuer Aufgaben beginne und im Verlauf des Projekts oder Auftrags aktualisiere.
Unabhängig von den Vorlieben frage ich immer nach Erlaubnis, bevor ich Meetings außerhalb der regulären Geschäftszeiten für Teammitglieder ansetze. Das ist ein gutes Thema, das Sie bei der Planung eines Projekts besprechen sollten, damit klar ist, wie flexibel die Zeitpläne der Beteiligten sind und wann.
Dadurch wird das Planen von Meetings und Projekt-Check-ins einfacher. Sollte es aufgrund der Zeitzonen tatsächlich unmöglich sein, ein gemeinsames Meeting anzusetzen, können Sie auch asynchron mit Hilfe von Projektmanagement-Tools kommunizieren.
2. Kommunikationsstile und -präferenzen
Fragen Sie die Beteiligten, wie sie bevorzugt kommunizieren möchten – manche Remote-Teams setzen stark auf Meetings, während andere Probleme und Updates lieber auf andere Weise teilen.
Während man im Büro einfach an die Tür klopfen oder tagsüber eine kurze Info teilen kann, müssen Remote-Teams mehr Aufwand in die Planung ihrer Kommunikation stecken. Das gilt gleichermaßen für interne und Agentur-Teams, die mit externen Kunden zusammenarbeiten.
Auch wenn die Kommunikationspräferenzen aller zu berücksichtigen sind, sollten die Wünsche des Kunden oft Vorrang haben, denn sie bezahlen die Arbeit. Wenn der Kunde zum Beispiel bevorzugt Slack oder Microsoft Teams nutzt, müssen Sie in diesem Kanal mit ihm kommunizieren, um sicherzustellen, dass er alles bekommt, was benötigt wird und das Projekt einen guten Verlauf nimmt.
Prüfen Sie auch, wie viel asynchrone Kommunikation das Team verträgt. Slack gilt oft als Tool, mit dem man sofortige Antworten von Teammitgliedern erwartet, aber das ist nicht immer umsetzbar.
Führen Sie während des Planungsprozesses Gespräche darüber, wie Funktionen wie das Anhalten von Benachrichtigungen und Statusaktualisierungen zur Anzeige der Verfügbarkeit effektiv genutzt werden können. Das Festlegen von Erwartungen in Bezug auf deren Verwendung hilft dem Team, effizienter zusammenzuarbeiten und Unterbrechungen zu minimieren.
3. Tools und Ressourcen, die das Team für die Projektdurchführung benötigt
Sprechen Sie frühzeitig im Planungsprozess über den Einsatz von Projektmanagement-Software, Kommunikationsmitteln, Videokonferenzen, Dateifreigabe, virtuellen Whiteboards, Produktivitäts-Apps und allen weiteren Tools und Ressourcen, die Sie nutzen werden.
Remote-Projektmanagement kann zusätzliche Tools erfordern, um Dinge zu ersetzen, die normalerweise im Büro vorhanden sind (wie etwa ein Whiteboard). Teammitglieder können zudem zusätzliche Monitore oder andere Technologien anfordern, um effektiver zu arbeiten.
Verschaffen Sie sich vor Projektbeginn Klarheit über Ihr Budget für diese Dinge oder wie solche Ressourcen angefordert werden können. Zum Beispiel kann die Kenntnis, dass Sie ein Zoom-Konto für Ihr Team bezahlen können, helfen, Begrenzungen bei der Teilnehmerzahl oder die 40-Minuten-Limitierung bei Meetings zu vermeiden (wobei Zeitbegrenzungen nicht immer ein Nachteil sein müssen).
Um das nötige Budget für Tools und Ressourcen zu bestimmen, besprechen Sie mit Ihrem Team eine Wunschliste, bevor das Projekt startet – so können Sie erste Kostenschätzungen einholen, indem Sie auf Preisseiten für Software schauen oder notwendige Ausrüstung und Hardware recherchieren. Mehr zum Ressourcenmanagement für Remote-Teams erfahren Sie hier.
Ein weiterer Aspekt bei der Bewertung von Tools sind Integrationen. Manche Tools funktionieren von Haus aus zusammen, während andere Anpassungen oder eine API-Einrichtung benötigen. Je nach Know-how und Zusammensetzung Ihres Teams kann es einfacher sein, Tools zu nutzen, die native Integrationsmöglichkeiten bieten.
4. Wege, um Feedback und Leistung während des Projekts zu steuern
Eine Herausforderung, von der einige Teams beim Remote-Arbeiten berichten, ist das Management von Leistung sowie die Schaffung von Entwicklungsmöglichkeiten.
Während manche der Meinung sind, dass persönliche Präsenz unabdingbar für die Karriere ist, halte ich dies nicht für zwingend. Wichtig ist, sichtbar zu bleiben, aktiv teilzunehmen und zu wissen, wie man Erfolge und Chancen kommuniziert.
Als Projektmanager:in für Remote-Teams könnten Sie mit Personalverantwortlichen oder HR in Ihrem Unternehmen darüber sprechen, wie die Leistungssteuerung während des Projekts ablaufen und wie mit etwaigen Problemen umgegangen werden soll.
Bei kleineren Leistungsproblemen, wie etwa dem Versäumen der wöchentlichen Zeiterfassung oder dem Aktualisieren von Projektmanagement-Tools, ist es leicht, dass diese „durchrutschen“. Ihre Aufgabe als Projektmanager:in ist es, die Teamleistung im Blick zu behalten.
Richten Sie ein Dashboard oder einen Report ein, der Sie über Projektprobleme wie überfällige Aufgaben, nicht weitergegebene Abhängigkeiten oder rückständigen Projektfortschritt informiert. Möglichkeiten zu finden, zeitnah faires und konstruktives Feedback zu geben und Leistungen über den Erwartungen anzuerkennen, ist von großem Vorteil.
Sie können auch ein separates Google-Dokument oder eine Notiz (etwa in einem privaten Google-Drive-Ordner) führen, um leistungsbezogene Themen und Lob zu dokumentieren. So stellen Sie sicher, dass alle im Laufe des Projektzyklus angemessenes Feedback und die verdiente Anerkennung erhalten.
5. Teambuilding
Ein eingespieltes Team, das gut zusammenarbeitet, ist entscheidend für den Erfolg von Remote-Kollaboration und Projekten. Stellen Sie bei der Planung eines neuen Projekts und dem Zusammenbringen von Remote-Teams sicher, dass Sie Gelegenheiten schaffen, damit sich die Teammitglieder kennenlernen können. Es ist möglich, dass Ihr Team zum ersten Mal gemeinsam arbeitet – das kann die Arbeit erleichtern und für mehr Spaß sorgen.
Dabei geht es nicht um langatmige oder angestaubte Icebreaker. Versuchen Sie stattdessen, vor Beginn der eigentlichen Projektplanung (nachdem das Team feststeht) eine Umfrage zu versenden und auszuwerten, was das Team verbindet. Zum Beispiel kann es amüsant sein, zu wissen, dass 75% der Teammitglieder Nachteulen sind oder 58% der Mitarbeitenden vor zwei Tassen Kaffee am Morgen nicht funktionieren.
Als Projektmanager:in können Sie zudem im Remote-Plan gezielt Zeit vorsehen, damit das Team sich auch abseits der Arbeit austauschen kann – ohne geschäftliche Inhalte.
Einer meiner Kunden hat fast jede Woche eine halbe Stunde eingeplant, in der sich die Teams über Zoom treffen, um ein Spiel zu spielen oder ein aktuelles Thema zu diskutieren (wie zum Beispiel künstliche Intelligenz oder den neuesten Blockbuster-Film). Zeit zu haben, in der sich die Menschen außerhalb der fokussierten Projektarbeit kennenlernen und austauschen können, ist eine hervorragende Strategie für das Management von Projektteams.
FAQs zum Projektmanagement für Remote-Teams
Was ist der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts bei Remote-Arbeit?
Der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts bei Remote-Arbeit ist gute und konsequente Kommunikation. Das bedeutet nicht zwangsläufig virtuelle Meetings oder Videoanrufe. Kommunikation kann auch asynchron mithilfe eines Projektmanagement- oder Kollaborationstools wie Slack oder Microsoft Teams stattfinden. Tatsächlich können die meisten Projektmanagement-Softwares, die sich mit Microsoft Teams integrieren lassen, die Zusammenarbeit sogar noch weiter erleichtern, da Sie an Ihren Projekten direkt in einem Tab an dem Ort arbeiten können, an dem Sie auch Ihre Unterhaltungen führen.
Welche Tipps gibt es für das Management von Remote-Teams?
Einige Tipps und Best Practices für das Management von Remote-Teams sind:
- Fragen Sie Teammitglieder nach ihren Arbeitszeiten und Kommunikationspräferenzen.
- Versuchen Sie, lieber zu viel als zu wenig zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle die benötigten Informationen erhalten und Hindernisse schnell beseitigt werden.
- Nutzen Sie mehrere Kommunikationskanäle, damit alle Vorlieben berücksichtigt werden und Kommunikation auch asynchron erfolgen kann.
- Schaffen Sie Gelegenheiten für das Teambuilding und ein besseres Kennenlernen. Während das an einem Standort (wie einem Büro oder einer Stadt) organischer entstehen kann, muss es beim Remote-Management von Teams gezielter organisiert werden.
- Bitten Sie um Feedback und halten Sie regelmäßig Rücksprache mit den Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass sich niemand verloren, ausgeschlossen oder isoliert fühlt.
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