6 Schritte zum Erstellen einer Projektcharta (+ Beispiel & Vorlage)
Projekte können ohne Projektcharta nicht starten: Projekte können ohne eine Projektcharta nicht offiziell starten, und das Überspringen dieses Schritts führt zu einer schlechteren Abstimmung und einem erhöhten Risiko für das Scheitern des Projekts.
Projektcharten sichern Abstimmung und Unterstützung: Eine Projektcharta beschreibt den Umfang und die geschäftliche Begründung, sodass alle Stakeholder vor dem eigentlichen Projektstart hinsichtlich des Projektzwecks und der zu liefernden Ergebnisse abgestimmt sind.
Blaupause für den Projekterfolg: Eine Projektcharta definiert Rollen, Verantwortlichkeiten und Projektziele und befähigt den Projektmanager, die Projektarbeit auszuführen und das Projektbudget zu verwenden.
Einfach halten und den Überblick bewahren: Ihre Projektcharta sollte einen Überblick auf hoher Ebene geben, unnötige Details vermeiden und die Inhalte einfach halten, damit jeder am Projekt Beteiligte verstehen kann, was vor sich geht.
Verwenden Sie eine Vorlage: Anstatt für jedes neue Projekt eine Projektcharta von Grund auf neu zu erstellen, verwenden Sie eine Vorlage (wie unsere!), um Zeit zu sparen.
Projektchartas legen den Umfang und die Ziele Ihres Projekts fest. Wenn Sie Ihr neues Projekt von Anfang an richtig aufsetzen möchten, ist eine umfassende Charta der richtige Ausgangspunkt – und sie spart Ihnen im weiteren Verlauf Zeit.
Ohne eine solche Charta kann Ihr Projekt nicht offiziell starten, und es gibt keine Garantie dafür, dass alle Beteiligten hinsichtlich des Projektzwecks und der zu liefernden Ergebnisse an einem Strang ziehen. Das führt zu einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs, Missverständnissen und letztlich zum Scheitern des Projekts.
Ich erläutere, was eine Projektcharta ist und wie eine sorgfältig ausgearbeitete Charta uns während des gesamten Projektmanagement-Lebenszyklus auf Kurs hält. Außerdem finden Sie Beispiele für Projektchartas, eine Vorlage für eine Projektcharta sowie eine Liste von Softwaretools, die Sie bei der Erstellung und Verwaltung Ihrer Charta unterstützen.
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Was ist eine Projektcharta?
Eine Projektcharta ist ein formelles Dokument, das das gemeinsame Verständnis des Projektumfangs, der Entwicklung und der Projektziele festhält und zugleich die Rollen und Verantwortlichkeiten aller beteiligten Parteien definiert. In der Regel handelt es sich um ein relativ kurzes Dokument.
Projektchartas geben grünes Licht für den Beginn eines Projekts. Ähnlich wie die rechtliche Bedeutung des Wortes „Charta“ ermächtigt eine Charta im Projektmanagement ein Projekt, zu bestehen, und befugt den Projektmanager, die Arbeit auszuführen und das Projektbudget auszugeben. Wird die Charta genehmigt, geht das Projekt in die Planungsphase über.
Eine Projektcharta kann auch als Kurzbeschreibung oder als Projektinitiierungsdokument (PID) bezeichnet werden.
Hier eine kurze Zusammenfassung:
Wann sollte ich die Projektcharta erstellen?
Der Projektmanager sollte die Projektcharta während der Projektinitiierungsphase erstellen. Es ist entscheidend, den Zweck des Projekts, die Aktivitäten, die Teil der Umsetzung sein werden, und die Verantwortlichen für die jeweiligen Aktivitäten zu dokumentieren, um die wichtigsten Beteiligten vor dem Projektstart aufeinander abzustimmen.
Vorlage und Beispiel für eine Projektcharta
Laden Sie hier Ihre Vorlage herunter und nutzen Sie diesen Leitfaden beim Ausfüllen – die Erkenntnisse in diesem Artikel helfen Ihnen dabei, eine äußerst solide Projektcharta zu erstellen. Außerdem haben wir ein ausgefülltes Beispiel beigefügt, damit Sie eine Vorstellung davon bekommen, wie Ihre Charta aussehen sollte.
Projektcharta im Vergleich zur Leistungsbeschreibung (SoW) und zum Projektplan
Der Hauptunterschied zwischen diesen Projektdokumenten besteht darin, dass Leistungsbeschreibungen festlegen, worum es in dem Projekt geht und wie hoch das Budget ist, die Projektcharta den Projektmanager dazu ermächtigt, dieses Budget auszugeben, und der Projektplan detailliert beschreibt, wie die Arbeit erledigt und wie das Budget verwendet wird.
Leistungsbeschreibung
Eine SoW beschreibt den geschäftlichen Bedarf für ein Projekt, legt fest, was Bestandteil eines Projekts ist oder nicht dazugehört, und beschreibt konkrete Projektergebnisse. Außerdem fasst eine SoW typischerweise Projektannahmen und vorgeschlagene Abnahmekriterien zusammen.
Ein SoW ist ein wichtiger Bezugspunkt für die Projektbeteiligten, und für PMs ist es absolut entscheidend zu wissen, wie man einen SoW erstellt. Während ein gut formulierter SOW Ihnen viel Ärger ersparen kann, kann umgekehrt selbst ein winziger Fehler später massive Folgen haben.
Sie können sich den SoW als Vorläufer und wichtige Eingabequelle für den formellen Projektauftrag vorstellen.
Projektplan
Während der Projektauftrag das „Was“ und „Warum“ eines Projekts erläutert, beschreibt der Projektplan das „Wie“. Ähnlich wie der Projektauftrag auf dem SoW aufbaut, baut der Projektplan auf dem Projektauftrag auf.
Ein Projektplan erklärt, wie Sie die verschiedenen Aspekte eines Projekts verwalten werden, darunter potenzielle Risiken, den Projektzeitplan, die Kommunikation usw.
Warum ist der Projektauftrag wichtig?
Das Dokument zum Projektauftrag ist wichtig, weil es Ihre Interessengruppen dazu bringt, sich darauf zu einigen, warum Sie das Projekt durchführen, was (auf hoher Ebene) zum Umfang gehört und wer welche Aufgaben übernimmt. Einige Organisationen verlangen einen unterzeichneten Projektauftrag, bevor sie Ressourcen zuweisen, einschließlich der Finanzierung Ihres Projekts.
Betrachten wir die Vorteile nun aus den Perspektiven der einzelnen beteiligten Parteien genauer.
Vorteile für Projektmanager & Teams
- Formuliert das Nutzenversprechen des Projekts: hilft Ihnen festzustellen, ob es sich lohnt, das Projekt durchzuführen
- Spart später Zeit: Die Zeit, die Sie zu Beginn eines Projekts zur Klärung der Ziele aufwenden, müssen Sie später im Projektlebenszyklus nicht für die Fehlersuche und Verhandlungen aufwenden
- Klärt das Budget: stellt sicher, dass die Finanzierung verfügbar ist und rechtzeitig freigegeben wird. Wenn Sie Ihre Ausgabenbefugnis und Budgets vor Beginn des Projekts festlegen, sparen Sie Zeit.
- Legt klare Richtlinien für Ihr Projektteam fest: Die Definition von Erfolgskriterien ist für die Orientierung des Teams von unschätzbarem Wert, wenn Sie mit der Einführung in das Projekt beginnen
- Steigert die Teammoral: Ein Team, das unter einem nachlässig erstellten Projektauftrag arbeitet, wird immer wieder verwirrt sein, während seine harte Arbeit vergeudet wird oder in die falsche Richtung geht. Ein gut formulierter Projektauftrag liefert Kennzahlen für ein erfolgreiches Projekt, auf das Ihr Team motiviert und selbstbewusst hinarbeiten kann.
Der Projektauftrag ist inzwischen automatisch vorhanden, richtig? Die Leute vergessen, worum es dabei eigentlich geht. Es ist ein großartiges Dokument; es ist Ihr Verkaufsdokument, mit dem Sie die Menschen für das begeistern, was wir tun. Es zeigt außerdem, wer der Projektmanager ist. Wenn diese Formalisierung fehlt, betreten Sie Räume und die Leute sagen: ‚Wer hat dich zum Projektmanagement-Gott oder zur Projektmanagement-Göttin gemacht?‘ Sie haben dieses Blatt Papier, das genau das sagt. Die Führungskraft hat es unterzeichnet. Es ist also auch ein Absicherungsdokument.
Vorteile für Kunden & andere Interessengruppen
- Schafft ein gemeinsames Verständnis: Interessengruppen wissen, was sie erwartet und welchen Ressourcenbeschränkungen das Projekt unterliegt
- Dient als Marketinginstrument: Der Projektauftrag kann als Verkaufsdokument dienen, um neue oder bestehende Investitionen zu begründen.
Was gehört in einen Projektauftrag?
Folgendes sollte Ihr Projektauftrag enthalten:
- Einleitung: erläutert den Zweck der Charta und enthält den Projektnamen
- Geschäftsfall und Umfangserklärung: erläutert den Zweck des Projekts (einschließlich geschäftlicher Antriebskräfte und damit verbundener Projekte), definiert übergeordnete Aktivitäten, die zum Projektumfang gehören (dies hilft, später eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden), und beschreibt die erwartete Rendite
- Erfolgskriterien: definiert, wie Erfolg aussieht und wie das Team den Erfolg messen wird
- Wichtige Anforderungen oder Ergebnisse: fasst die übergeordneten Anforderungen und/oder wichtigsten Ergebnisse zusammen
- Budget: schätzt die Projektkosten, idealerweise nach Projektphase, und definiert die Finanzierungsquellen des Projekts
- Meilensteinplan: schätzt die Projektdauer und fasst jeden wichtigen Teil des Projekts sowie alle Meilensteine zusammen
- Annahmen und Einschränkungen: identifiziert bekannte und unbekannte Parameter bei der Initiierung des Projekts
- Projektrisiken: fasst wesentliche bekannte Bedrohungen oder Chancen zusammen, die den Projekterfolg beeinflussen können
- Team und Organisation: definiert die Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt
- Genehmigungen: enthält einen Bereich, in dem Stakeholder ihre Zustimmung (oder Ablehnung) der Charta dokumentieren können.
Zusätzlich zu diesen Abschnitten der Projektcharta können Sie auch einen Anhang mit Dokumenten wie den folgenden aufnehmen:
- Liste der Ergebnisse: Wenn die Ergebnisse bereits definiert sind, enthält diese Liste Details zu jedem Ergebnis – worum es sich handelt und welche zugehörigen Abnahmekriterien gelten (z. B. Abnahmekriterien nach dem Muster „gegeben-wenn-dann“)
- Planungsdokumente: Projektzeitplan, Kalender oder andere Dokumente, die Projektaktivitäten zeitlich einordnen und Details zu jedem Projektmeilenstein oder jeder Projektphase enthalten
- Kommunikationsplan: Dieser enthält Details dazu, wie jede beteiligte Person über den Fortschritt, Änderungen des Projektumfangs usw. informiert wird.
Der Leitfaden zum Wissensgebiet des Projektmanagements (PMBOK) des Project Management Institute ist eine gute Quelle für weitere Informationen zu jedem dieser zentralen Elemente.
So erstellen Sie eine Projektcharta
Es gibt keinen einzigen richtigen Weg, eine Projektmanagement-Charta zu erstellen, aber hier ist ein grundlegender Prozess, den Sie in Betracht ziehen können:
1. Besprechen Sie das Projekt mit Stakeholdern & dem Team
Sammeln Sie Informationen über das Projekt, indem Sie sich mit wichtigen Stakeholdern treffen, darunter der Projektmanager, Projektsponsoren, Kunden und Vertreter des Projektteams.
Vergessen Sie nicht, dass zu den Stakeholdern auch andere Teams gehören können, die spezialisierte Unterstützung leisten, beispielsweise Experten für Netzwerkkapazität und Sicherheit.
2. Machen und organisieren Sie Notizen
Stellen Sie in Ihren Gesprächen Fragen und machen Sie Notizen, die Ihnen helfen, die einzelnen Abschnitte Ihrer Charta auszufüllen. Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll, um die wichtigsten Informationen zu sammeln; die ergänzenden Details können Sie später jederzeit hinzufügen.
3. Verwenden Sie eine Vorlage
Nutzen Sie die zahlreichen online verfügbaren Vorlagen für Projektcharten, um das Format zu erstellen, das den Anforderungen Ihres Projekts am besten entspricht.
DPM-Mitglieder können unsere vorgefertigte Charta-Vorlage sowie zahlreiche weitere zeitsparende Ressourcen nutzen. Alternativ können Sie eine der Beispiel-Projektcharten in diesem Beitrag als Ausgangspunkt verwenden.
4. Nehmen Sie konkrete Informationen auf
Beginnen wir mit einem schlechten Beispiel. Für einen Bankkunden formuliert ein Projektmanager das Projektziel in der Charta als „Kommunikationskanäle verbessern“. Ja, gute Kommunikation ist ein sinnvolles Ziel, aber die Formulierung lässt viel Raum für Spekulationen:
- Wessen Kommunikationskanäle werden verbessert? Die der Kunden? Die der internen Mitarbeiter?
- Wie vielen Benutzern möchten wir gerecht werden?
- Aktualisieren wir ein bestehendes System oder erstellen wir ein völlig neues System?
- Wann wird es fertiggestellt sein?
- Erstreckt sich der Umfang auch auf die Schulung für das neue Kommunikationswerkzeug?
- Wird der Vertrag laufenden Support für das System umfassen?
Ein vollständiger Projektauftrag würde klare, spezifische Informationen zu diesen Fragen liefern, damit der Leser den Projektzweck verstehen kann. Hier ist ein besseres Beispiel für eine Projektumfangserklärung (ein wichtiger Bestandteil Ihres Projektauftrags):
„Erstellen Sie bis Dezember 2024 ein neues Kommunikationssystem, das das ABC-System ersetzt, damit Kunden über die proprietären mobilen Apps der XYZ Bank mit ihren Produktmanagern chatten können. Schulen Sie 400 Mitarbeiter, damit sie das System intern warten und unterstützen können.“
Natürlich handelt es sich hierbei nur um die Zielbeschreibung und nicht um den gesamten Projektauftrag. Dennoch zeigt dieses Beispiel den Unterschied zwischen einem nachlässig und einem sorgfältig verfassten Projektauftrag.
Wenden Sie eine ähnliche Logik an, um die anderen Abschnitte des Projektauftrags zu erstellen. Ziel dieser Übung ist, dass der Projektsponsor über genügend Informationen verfügt, um das Projekt genehmigen zu können.
5. Mit Teamvertretern prüfen
Nachdem Sie einen Projektauftrag erstellt haben, aber bevor Sie ihn mit einem Kunden prüfen, sollten Sie Zeit einplanen, um den Projektauftrag mit wichtigen Mitgliedern Ihres Teams auf Genauigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.
6. Zur Genehmigung vorstellen
Beachten Sie, dass dieser Schritt nicht „zur Genehmigung senden“ lautet. Der Projektauftrag ist der Schlüssel zur Genehmigung der Durchführung des Projekts, und es ist wichtig, dass er ordnungsgemäß vorgestellt wird. Vermeiden Sie es, Ihren Projektauftrag einfach als PDF an eine E-Mail anzuhängen, nur damit er ignoriert oder ohne weitere Prüfung abgelehnt wird.
Stellen Sie Ihren Projektauftrag stattdessen Ihren Sponsoren, Stakeholdern oder Kunden vor – tun Sie dies in einer Besprechung oder im Rahmen einer Folienpräsentation, die unterstützende Medien enthält. Achten Sie darauf, ausreichend Zeit für Fragen und Antworten einzuplanen.
Beispiele für Projektaufträge
Hier sind drei verschiedene Beispiele für Projektaufträge, die Sie berücksichtigen sollten:
In diesem Beispiel für einen Projektauftrag für ein interaktives Sprachdialogsystem hat der Projektmanager neben einer Projektbeschreibung und dem Umfang auch einige Anmerkungen zur Geschäftsanalyse aufgenommen.
Außerdem hat er die Einschränkungen nach Priorität geordnet aufgeführt, was nützlich ist, um jedem, der dieses Dokument liest, schnell einen Überblick zu geben.
Dieses Beispiel für einen Projektauftrag führt die Projektziele sowie die Meilensteine und einen dazugehörigen Zeitplan klar auf.
Auch wenn Sie möglicherweise noch keinen vollständigen Zeitplan benötigen (dieser wird im Projektplan festgelegt), ist dies ein guter Bestandteil, den Sie anschließend für Projektstatusberichte aktualisieren können, während das Team die Arbeit in der Ausführungsphase erledigt.
Dieses Beispiel ähnelt dem obigen insofern, als es Meilensteine und einen Zeitplan enthält.
Es legt außerdem die Ziele und den Umfang klar dar und enthält einige Anmerkungen zu den Prozessen, auf die sich das Projekt auswirken wird. Dies ist nützlich, da es sich auf die Einschränkung der Einstellung gegenüber Veränderungen bezieht (die im Abschnitt zu den Einschränkungen aufgeführt ist).
Expertentipps zur Erstellung eines Projektauftrags
Beachten Sie bei der Erstellung eines Projektauftrags die folgenden Tipps und bewährten Vorgehensweisen:
- Halte es einfach. Dein Projektauftrag sollte keinen Raum für Interpretationen lassen. Eine Person ohne Kenntnisse über das Projekt oder deine Organisation sollte das Dokument zur Hand nehmen und verstehen können, worum es geht.
- Das große Ganze statt Details. Gib einen Überblick auf hoher Ebene über den Zweck und die Ergebnisse des Projekts und verliere dich nicht in unnötigen Details, die die Abstimmung behindern oder später zu Problemen bei der Verantwortlichkeit führen.
- Konsens schaffen. Du könntest den eloquentesten Projektauftrag der Welt verfassen, aber er erfüllt keinen Zweck, wenn die Beteiligten nicht bereit sind, ihm zuzustimmen. Denke daran, dass der Projektauftrag ein Werkzeug ist, das die Abstimmung zwischen den Beteiligten unterstützt. Wenn dein Projektauftrag die Beteiligten nicht zusammenbringt, gibt es keinen Grund, einen zu verfassen.
Projektmanagement-Tools zur Erstellung & Verwaltung von Projektaufträgen
Softwaretools bieten eine einfache Möglichkeit, deinen Projektauftrag zu erstellen und an einem zugänglichen Ort zu speichern, an dem alle Beteiligten und Teammitglieder bei Bedarf darauf zugreifen können.
Zu den nützlichen Arten von Projektmanagement-Softwaretools gehören:
- Projektmanagement-Software: Du kannst die Angaben zu den Zielen und dem Umfang aus deinem Projektauftrag eingeben und anschließend während des gesamten Projekts messen, wie gut ihr diese erreicht beziehungsweise einhaltet.
- Mindmapping-Software: Diese Software eignet sich zum Brainstorming und zum Organisieren von Informationen über das Projekt, bevor du mit der Erstellung eines Projektauftrags beginnst.
- Gantt-Diagramm-Ersteller: Verwende diese Software, um Meilensteine und Zeitpläne darzustellen, was sich nach der Genehmigung deines Projektauftrags als nützlich erweisen wird.
Wie geht es weiter?
Projektaufträge sind eine wichtige Möglichkeit, für Abstimmung zu sorgen und die Rahmenbedingungen der Mission zu klären. Letztlich sind sie jedoch nur ein Dokument — und zudem ein sehr politisches. Der Prozess, Konsens zu erreichen, dein Projekt „zu verkaufen“, deine Befugnis zur Bereitstellung von Ressourcen zu verteidigen und Berge zu versetzen, um die Ziele deines Projekts zu erreichen, ist die eigentliche hohe Kunst.
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