6 Schritte zur Erstellung eines Projektauftrags (+ Beispiel & Vorlage)
Projekte können ohne Auftrag nicht starten: Projekte können ohne Auftrag nicht offiziell beginnen. Wird dieser Schritt übersprungen, führt das zu Unstimmigkeiten und einem erhöhten Risiko des Scheiterns.
Aufträge sorgen für Ausrichtung und Commitment: Ein Projektauftrag definiert den Umfang und die geschäftliche Begründung, sodass alle Stakeholder über den Projektzweck und die Liefergegenstände informiert und abgestimmt sind, bevor das Projekt startet.
Blaupause für den Projekterfolg: Ein Projektauftrag legt Rollen, Verantwortlichkeiten und Projektziele fest und bevollmächtigt die Projektleitung, die Projektarbeit durchzuführen und das Projektbudget auszugeben.
Einfach halten & das große Ganze im Blick behalten: Ihr Auftrag sollte einen groben Überblick geben, unnötige Details vermeiden und alles so einfach halten, dass alle Beteiligten verstehen, worum es geht.
Vorlage verwenden: Statt für jedes Projekt einen neuen Auftrag von Grund auf zu erstellen, nutzen Sie eine Vorlage (wie unsere!), um Zeit zu sparen.
Projektaufträge legen den Umfang und die Ziele deines Projekts fest. Wenn du dein neues Projekt von Anfang an auf Erfolgskurs bringen möchtest, ist ein umfassender Auftrag der richtige Weg – und spart dir später Zeit.
Ohne einen solchen Auftrag kann dein Projekt eigentlich nicht offiziell starten und es gibt keine Garantie, dass alle Stakeholder die Zielsetzung und die erwarteten Projektergebnisse gleichermaßen verstehen. Das führt zu unkontrollierten Änderungen im Projektumfang, Missverständnissen und letztlich zum Scheitern des Projekts.
Ich erkläre, was ein Projektauftrag ist und wie ein gut ausgearbeiteter Auftrag uns während des gesamten Projektmanagement-Lebenszyklus auf Kurs hält. Du findest außerdem Beispiele für Projektaufträge, eine Vorlage für Projektaufträge sowie eine Liste von Software-Tools, die bei der Erstellung und Verwaltung deines Auftrags helfen.
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Was ist ein Projektauftrag?
Ein Projektauftrag ist ein formelles Dokument, das das gemeinsame Verständnis eines Projektumfangs, der Entwicklung und der Projektziele beschreibt und gleichzeitig die Rollen und Verantwortlichkeiten aller beteiligten Parteien definiert. In der Regel handelt es sich um ein relativ kurzes Dokument.
Projektaufträge geben grünes Licht für den Start eines Projekts. Ähnlich wie bei der juristischen Definition des Begriffs „Auftrag“ autorisiert ein Projektauftrag im Projektmanagement das Bestehen des Projekts und gibt dem Projektmanager die Befugnis, die Arbeit umzusetzen und das Projektbudget auszugeben. Wird der Auftrag genehmigt, geht das Projekt in die Planungsphase über.
Du kannst einem Projektauftrag auch unter den Begriffen Briefing oder Project Initiation Document (PID) begegnen.
Hier eine kurze Zusammenfassung:
Wann sollte ich den Projektauftrag erstellen?
Der Projektmanager sollte den Projektauftrag während der Projektinitiierungsphase erstellen. Die Dokumentation der Projektziele, der geplanten Ausführungsaktivitäten und der Verantwortlichkeiten ist entscheidend, um die wichtigsten Stakeholder vor dem Projektstart auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören.
Projektauftrag Vorlage & Beispiel
Lade deine Vorlage hier herunter und nutze diesen Leitfaden beim Ausfüllen – die Hinweise in diesem Artikel helfen dir, einen wirklich belastbaren Projektauftrag zu erstellen. Wir haben außerdem ein ausgefülltes Beispiel beigefügt, damit du eine Vorstellung davon bekommst, wie dein eigenes Dokument aussehen sollte.
Projektauftrag vs. Leistungsbeschreibung (SoW) und Projektplan
Der Hauptunterschied zwischen diesen Projektdokumenten besteht darin, dass eine Leistungsbeschreibung (SoW) festhält, worum es im Projekt geht und welches Budget zur Verfügung steht, der Projektauftrag befugt den Projektmanager, dieses Budget einzusetzen, und der Projektplan beschreibt, wie die Arbeit organisiert wird und wie das Budget ausgegeben wird.
Leistungsbeschreibung (Statement Of Work)
Ein SoW beantwortet die geschäftliche Notwendigkeit eines Projekts, legt fest, was Teil des Projekts ist oder nicht ist, und beschreibt konkrete Projektergebnisse. Üblicherweise fasst ein SoW auch Projektannahmen sowie die geplanten Abnahmekriterien zusammen.
Ein SoW ist ein entscheidender Bezugspunkt für Projektbeteiligte, und es ist absolut wesentlich für Projektmanager, zu wissen, wie man ein SoW erstellt. Während ein gut geschriebenes SoW viele Probleme verhindern kann, kann selbst ein winziger Fehler massive Folgen im Verlauf des Projekts haben.
Das SoW kann als Vorgänger und wichtige Inputquelle für das formelle Project Charter betrachtet werden.
Projektplan
Während das Project Charter das „Was“ und „Warum“ eines Projekts erklärt, beschreibt der Projektplan das „Wie“. Genauso wie das Project Charter auf dem SoW aufbaut, baut der Projektplan auf dem Project Charter auf.
Ein Projektplan erklärt, wie Sie die verschiedenen Aspekte eines Projekts managen werden, einschließlich potenzieller Risiken, dem Projektzeitplan, Kommunikation usw.
Warum ist das Project Charter wichtig?
Das Project Charter ist wichtig, weil es die Projektbeteiligten dazu bringt, sich darauf zu einigen, warum das Projekt durchgeführt wird, was (auf hoher Ebene) im Leistungsumfang ist und wer was übernimmt. Manche Organisationen verlangen ein unterzeichnetes Project Charter, bevor Ressourcen, einschließlich Finanzierung, für Ihr Projekt bereitgestellt werden.
Schauen wir uns die Vorteile genauer an – aus Sicht aller beteiligten Parteien.
Vorteile für Projektmanager & Teams
- Definiert den Mehrwert des Projekts: Hilft zu beurteilen, ob es sinnvoll ist, das Projekt durchzuführen
- Schenkt Zeit später im Projektverlauf: Die Zeit, die zu Beginn zur Klärung der Ziele aufgewendet wird, spart später Zeit beim Troubleshooting und bei Verhandlungen innerhalb des Projektlebenszyklus
- Klären des Budgets: Stellt sicher, dass die Finanzierung verfügbar ist und rechtzeitig bereitgestellt wird. Das Festlegen der Ausgabenvollmacht und des Budgets spart Zeit vor dem Projektstart.
- Schafft klare Richtlinien für Ihr Projektteam: Das Festlegen der Erfolgskriterien ist ein unschätzbarer Leitfaden beim Start der Projektarbeit.
- Steigert die Team-Motivation: Ein Team, das unter einem schwachen Charter arbeitet, ist oft verwirrt und landet mit seiner Arbeit auf Abwegen. Ein klar formulierter Charter liefert Erfolgskriterien, für die sich das Team engagieren und selbstbewusst darauf hinarbeiten kann.
Das Project Charter ist inzwischen fast eine Selbstverständlichkeit, oder? Die Leute vergessen oft, worum es eigentlich geht. Es ist ein großartiges Dokument; es ist Ihr Verkaufsdokument, um Menschen für das Projekt zu begeistern. Es zeigt außerdem, wer der Projektmanager ist. Wenn diese Formalisierung fehlt, kommt man manchmal in Räume und die Leute fragen sich: ‘Wer macht dich eigentlich zum Projektmanager-Gott oder zur Projektmanager-Göttin?’ Mit diesem Papier kann man direkt aufzeigen: genau hier. Es ist vom Executive unterschrieben. Das ist also auch Ihr Absicherungsdokument.
Vorteile für Kund:innen & andere Stakeholder
- Schafft ein gemeinsames Verständnis: Stakeholder wissen, was zu erwarten ist und vor welchen Ressourcenbeschränkungen das Projekt steht
- Dient als Marketing-Tool: Das Project Charter kann als Verkaufsdokument dienen, um neue oder bestehende Investitionen zu rechtfertigen.
Was in ein Project Charter gehört
Das sollte in Ihrem Project Charter enthalten sein:
- Einleitung: erklärt den Zweck des Projektauftrags und nennt den Projektnamen
- Business Case und Projektumfang: erklärt den Zweck des Projekts (einschließlich geschäftlicher Treiber und eventuell verwandter Projekte), definiert die übergeordneten Aktivitäten, die zum Umfang des Projekts gehören (dies hilft später, Scope Creep zu vermeiden), und behandelt die erwartete Kapitalrendite
- Erfolgskriterien: definiert, wie Erfolg aussieht und wie das Team den Erfolg messen wird
- Wesentliche Anforderungen oder Ergebnisse: fasst die wichtigsten Anforderungen und/oder zentralen Ergebnisse zusammen
- Budget: schätzt die Projektkosten, idealerweise pro Projektphase, und definiert die Quellen der Projektfinanzierung
- Meilensteinplan: schätzt die Projektdauer und fasst jeden wichtigen Abschnitt des Projekts und alle Meilensteine zusammen
- Annahmen und Einschränkungen: identifiziert bekannte und unbekannte Parameter zu Beginn des Projekts
- Projektrisiken: fasst die wichtigsten bekannten Bedrohungen oder Chancen zusammen, die den Projekterfolg beeinflussen könnten
- Team und Organisation: definiert Projektrollen und Verantwortlichkeiten
- Freigaben: enthält einen Abschnitt, in dem Stakeholder ihre Zustimmung (oder Ablehnung) des Projektauftrags dokumentieren können.
Zusätzlich zu diesen Abschnitten des Projektauftrags können Sie auch einen Anhang mit folgenden Dokumenten einfügen:
- Liste der Ergebnisse: Falls Ergebnisse bereits definiert sind, enthält diese Liste Einzelheiten zu jedem Ergebnis – was es ist und die dazugehörigen Abnahmekriterien (wie zum Beispiel Given-When-Then-Abnahmekriterien)
- Terminplanungsdokumente: Projektzeitplan, Kalender oder andere Dokumente, die Projektaktivitäten sequenzieren und Informationen zu jedem Meilenstein oder jeder Projektphase enthalten
- Kommunikationsplan: enthält Informationen darüber, wie alle Beteiligten über den Fortschritt, Umfangsänderungen usw. informiert werden
Der Leitfaden zum Project Management Body of Knowledge (PMBOK) des Project Management Institute ist eine gute Referenz für weiterführende Informationen zu diesen Schlüsselaspekten.
So erstellen Sie einen Projektauftrag
Es gibt nicht den einen richtigen Weg, einen Projektauftrag zu erstellen, aber hier ist ein grundlegender Ablauf, den Sie in Betracht ziehen können:
1. Mit Stakeholdern & Team sprechen
Beschaffen Sie Informationen zum Projekt, indem Sie Treffen mit den wichtigsten Stakeholdern organisieren, darunter der Projektmanager, Projektsponsoren, Kunden und repräsentative Teammitglieder.
Vergessen Sie nicht, dass zu den Stakeholdern auch andere Teams gehören können, die spezialisierte Unterstützung bieten, wie z. B. Netzwerk- und Sicherheitsexperten.
2. Notizen machen & organisieren
Stellen Sie in den Gesprächen Fragen und machen Sie sich Notizen, mit denen Sie die einzelnen Abschnitte Ihres Projektauftrags ausfüllen können. Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll, um die wichtigsten Informationen zu sammeln; unterstützende Details können Sie später ergänzen.
3. Eine Vorlage nutzen
Nutzen Sie die Vielzahl an Projektauftrag-Vorlagen im Internet, um das Format zu wählen, das am besten zu Ihrem Projekt passt.
DPM-Mitglieder können unsere vorgefertigte Vorlage für Projektaufträge sowie viele weitere zeitsparende Ressourcen nutzen. Alternativ können Sie eine der in diesem Beitrag enthaltenen Beispielvorlagen als Ausgangspunkt verwenden.
4. Geben Sie konkrete Informationen an
Starten wir mit einem schlechten Beispiel. Für einen Bankkunden formuliert ein Projektmanager das Projektziel im Projektauftrag so: „Kommunikationskanäle verbessern.“ Ja, gute Kommunikation ist ein wertvolles Ziel, aber diese Formulierung lässt viel Raum für Interpretationen:
- Wessen Kommunikationskanäle werden verbessert? Kunden? Internes Personal?
- Wie viele Benutzerbedürfnisse versuchen wir zu erfüllen?
- Werden wir ein bestehendes System aktualisieren oder ein völlig neues System aufbauen?
- Wann wird es abgeschlossen sein?
- Umfasst der Umfang auch Schulungen zum neuen Kommunikationstool?
- Beinhaltet der Vertrag eine fortlaufende Unterstützung für das System?
Eine vollständige Projektbeschreibung würde klare, spezifische Informationen zu diesen Fragen liefern, sodass der Leser den Projektzweck nachvollziehen kann. Hier ist ein besseres Beispiel für eine Projektumfangsbeschreibung (ein wichtiger Bestandteil Ihrer Projektbeschreibung):
„Entwicklung eines neuen Kommunikationssystems zur Ablösung des ABC-Systems bis Dezember 2024, damit Kunden über die firmeneigenen Mobil-Apps der XYZ-Bank mit ihren Produktmanagern chatten können. Schulung von 400 Mitarbeitern, um das System intern zu warten und zu unterstützen.“
Natürlich ist dies nur die Zielsetzung und nicht die gesamte Projektbeschreibung. Dennoch zeigt dieses Beispiel den Unterschied zwischen einer nachlässig und einer durchdacht geschriebenen Projektbeschreibung.
Gehen Sie bei der Ausarbeitung der anderen Abschnitte der Projektbeschreibung ähnlich logisch vor. Das Ziel dieser Übung ist es, dem Projektsponsor ausreichende Informationen zu liefern, damit das Projekt genehmigt werden kann.
5. Überprüfung mit Teamvertretern
Nachdem Sie eine Projektbeschreibung verfasst haben, aber bevor Sie diese mit einem Kunden besprechen, nehmen Sie sich Zeit, um die Beschreibung mit den wichtigsten Mitgliedern Ihres Teams auf Genauigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.
6. Zur Genehmigung vorlegen
Beachten Sie, dass dieser Schritt nicht „zur Genehmigung senden“ lautet. Die Projektbeschreibung ist entscheidend für die Genehmigung und es ist wichtig, dass sie angemessen präsentiert wird. Vermeiden Sie es, Ihre Beschreibung einfach als PDF-Anhang in einer E-Mail zu verschicken, da diese leicht ignoriert oder vorschnell abgelehnt werden kann.
Stellen Sie Ihre Projektbeschreibung stattdessen Ihren Sponsoren, Stakeholdern oder Kunden vor—am besten in einem Meeting oder mittels einer Präsentation, die unterstützende Medien enthält. Planen Sie ausreichend Zeit für Fragen und Antworten ein.
Beispiele für Projektbeschreibungen
Hier sind drei verschiedene Beispiele für Projektbeschreibungen, die Sie berücksichtigen können:
In diesem Beispiel einer Projektbeschreibung für ein interaktives Sprachdialogsystem hat der Projektmanager neben einer Projektbeschreibung und dem Umfang auch Anmerkungen zum Business Case hinzugefügt.
Auch die Einschränkungen werden in Prioritätsreihenfolge aufgeführt, was den Lesern einen schnellen Überblick über das Dokument verschafft.
Dieses Projektbeispiel listet klar die Projektziele sowie die Meilensteine und einen Zeitplan auf.
Auch wenn Sie vielleicht noch keinen vollständigen Zeitplan benötigen (dies erfolgt im Projektplan), ist es sinnvoll so etwas aufzunehmen und später für Projektstatusberichte zu aktualisieren, während das Team in der Umsetzungsphase arbeitet.
Dieses Beispiel ähnelt dem oben genannten, da es ebenfalls Meilensteine und einen Zeitplan enthält.
Es enthält außerdem klar definierte Ziele und den Projektumfang und gibt Hinweise zu den Prozessen, die vom Projekt betroffen sind. Dies ist nützlich, da es sich auf die Einschränkung der Veränderungsbereitschaft auswirkt (die im Abschnitt Einschränkungen aufgeführt ist).
Expertentipps für die Erstellung einer Projektbeschreibung
Berücksichtigen Sie beim Erstellen einer Projektbeschreibung diese Tipps und bewährten Methoden:
- Halte es einfach. Dein Projektauftrag sollte keinerlei Interpretationsspielraum lassen. Eine Person ohne jegliche Kenntnisse über das Projekt oder deine Organisation sollte das Dokument zur Hand nehmen und verstehen, worum es geht.
- Gesamtüberblick vor Details. Gib einen Überblick über den Zweck und die Ergebnisse des Projekts auf hohem Niveau und vermeide es, dich in unnötigen Details zu verlieren, die später die Ausrichtung behindern oder Verantwortlichkeitsprobleme erzeugen können.
- Konsens schaffen. Du könntest den wortgewandtesten Projektauftrag der Welt verfassen, aber er bringt nichts, wenn die Stakeholder nicht bereit sind, ihm zuzustimmen. Denke daran, dass der Projektauftrag ein Instrument ist, um die Interessen der Beteiligten in Einklang zu bringen. Wenn dein Auftrag die Stakeholder nicht zusammenbringt, ist es sinnlos, überhaupt einen zu schreiben.
Projektmanagement-Tools zur Entwicklung und Verwaltung von Projektaufträgen
Softwaretools bieten eine einfache Möglichkeit, deinen Projektauftrag an einem zugänglichen Ort zu entwickeln und zu speichern, sodass alle Beteiligten und Teammitglieder bei Bedarf darauf zugreifen können.
Folgende Arten von Projektmanagement-Softwaretools können hilfreich sein:
- Projektmanagement-Software: Du kannst die Angaben zu Zielen und Umfang deines Projektauftrags erfassen und verfolgen, wie du im Laufe des Projekts damit vorankommst.
- Mindmapping-Software: Diese Software eignet sich ideal zum Brainstormen und Strukturieren von Informationen rund um das Projekt, bevor du mit der Erstellung eines Projektauftrags beginnst.
- Gantt-Diagramm-Tool: Nutze diese Software, um Meilensteine und Zeitpläne zu visualisieren – das wird nach der Freigabe deines Projektauftrags sehr nützlich sein.
Wie geht es weiter?
Projektaufträge sind ein wichtiges Mittel, um Abstimmung herzustellen und die Rahmenbedingungen des Projekts zu klären. Aber letztlich sind sie nur ein Dokument – und dazu noch ein sehr politisches. Der eigentliche Kniff besteht darin, Konsens zu erzielen, das Projekt zu "verkaufen", die eigene Befugnis zur Ressourcenvergabe zu verteidigen und alles in Bewegung zu setzen, um die Ziele deines Projekts zu erreichen – darin liegt die wahre Kunst.
Um dein Urteilsvermögen zu schärfen und dich in politischen Fragen zurechtzufinden, ist es hilfreich, ein Netzwerk von Menschen zu haben, die dich verstehen. Deshalb haben wir die DPM Membership ins Leben gerufen – das ultimative Wissensnetzwerk für engagierte Projektmenschen. Teile Tipps mit Hunderten anderer digitaler Projektmanager:innen, greife auf Ressourcen zu und nutze interaktive Lernformate für sicheres Üben – so kannst du die Chancen auf den Erfolg deiner Projekte maximieren.
