6 Schritte zur Erstellung eines Projektauftrags (+ Beispiel & Vorlage)
Projekte können ohne Auftrag nicht starten: Projekte können ohne einen Auftrag offiziell nicht starten, und wenn dieser Schritt übersprungen wird, führt das zu Fehlabstimmungen und einem erhöhten Risiko des Scheiterns.
Projektaufträge sichern Abstimmung & Zustimmung: Ein Projektauftrag beschreibt den Umfang und die geschäftlichen Hintergründe, sodass alle Beteiligten vor Projektbeginn über Zielsetzung und Lieferung abgestimmt sind.
Grundlage für den Projekterfolg: Ein Projektauftrag definiert Rollen, Verantwortlichkeiten und Projektziele und gibt dem Projektmanager die Befugnis zur Durchführung und Budgetverwendung.
Halten Sie es einfach & großflächig: Ihr Auftrag sollte einen Überblick auf hoher Ebene bieten, unnötige Details vermeiden und verständlich bleiben, sodass jeder Projektbeteiligte weiß, was passiert.
Nutzen Sie eine Vorlage: Statt für jedes neue Projekt einen Auftrag von Grund auf neu zu schreiben, verwenden Sie eine Vorlage (wie unsere!), um Zeit zu sparen.
Projektaufträge umreißen den Umfang und die Ziele Ihres Projekts. Wenn Sie Ihr neues Projekt auf ein solides Fundament stellen möchten, ist ein umfassender Projektauftrag der richtige Start – und es spart Ihnen später Zeit.
Ohne einen solchen Auftrag kann Ihr Projekt eigentlich gar nicht offiziell starten, und es gibt keine Garantie dafür, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis von Zweck und Ergebnissen des Projekts haben. Das führt zu Änderungen im Umfang, Missverständnissen und letztlich zum Scheitern des Projekts.
Ich erkläre, was ein Projektauftrag ist und wie ein sorgfältig ausgearbeiteter Auftrag uns im gesamten Projektmanagement-Lebenszyklus auf Kurs hält. Sie finden außerdem Beispiele für Projektaufträge, eine Projektauftrag-Vorlage und eine Liste von Software-Tools, die Sie bei der Erstellung und Verwaltung Ihres Auftrags unterstützen.
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Was ist ein Projektauftrag?
Ein Projektauftrag ist ein offizielles Dokument, das das gemeinsame Verständnis des Projektumfangs, der Entwicklung und der Projektziele festhält und dabei die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten definiert. In der Regel ist es ein relativ kurzes Dokument.
Projektaufträge geben das Startsignal für ein Projekt. Ähnlich wie bei der rechtlichen Definition des Begriffs „Charter“ ermächtigt ein Projektauftrag im Projektmanagement das Projekt, zu existieren, und gibt dem Projektmanager die Befugnis, das Projekt auszuführen und das Budget zu verwenden. Wenn der Projektauftrag genehmigt wird, beginnt die Planungsphase.
Ein Projektauftrag wird manchmal auch als Briefing oder als Projektinitiierungsdokument (PID) bezeichnet.
Hier ein kurzer Überblick:
Wann sollte ich den Projektauftrag erstellen?
Der Projektmanager sollte den Projektauftrag während der Projektinitiierungsphase erstellen. Die Dokumentation des Projektzwecks, der auszuführenden Tätigkeiten und der jeweiligen Verantwortlichen ist entscheidend, um Schlüsselbeteiligte vor dem Projekt-Kickoff abzustimmen.
Projektauftrag Vorlage & Beispiel
Laden Sie hier Ihre Vorlage herunter und verwenden Sie diese Anleitung beim Ausfüllen – die Einblicke in diesem Artikel helfen Ihnen, einen wasserdichten Projektauftrag zu erstellen. Außerdem finden Sie ein ausgefülltes Beispiel, damit Sie sehen, wie ein solcher Auftrag aussehen kann.
Projektauftrag vs. Statement of Work (SoW) und Projektplan
Der Hauptunterschied zwischen diesen Projektdokumenten ist: Das Statement of Work legt fest, was das Projekt beinhaltet und welches Budget zur Verfügung steht, der Projektauftrag autorisiert den Projektmanager, dieses Budget zu verwenden, und der Projektplan beschreibt, wie die Arbeit erledigt wird und wie das Budget ausgegeben wird.
Statement of Work
Ein SoW behandelt den geschäftlichen Bedarf für ein Projekt, legt fest, was zum Projekt gehört und was nicht, und beschreibt die konkreten Projektergebnisse. Außerdem fasst ein SoW in der Regel Projektannahmen und vorgeschlagene Abnahmekriterien zusammen.
Ein SoW ist ein entscheidender Referenzpunkt für Projektbeteiligte, und es ist absolut wichtig, dass Projektmanager wissen, wie man ein SoW erstellt. Während ein gut geschriebenes SoW viele Probleme verhindern kann, kann schon ein kleiner Fehler später gravierende Folgen haben.
Man kann das SoW als einen Vorläufer des offiziellen Projektauftrags und als eine wichtige Quelle für dessen Inhalte betrachten.
Projektplan
Während der Projektauftrag das „Was“ und „Warum“ eines Projekts erklärt, beschreibt der Projektplan das „Wie“. Ähnlich wie der Projektauftrag auf dem SoW aufbaut, basiert der Projektplan auf dem Projektauftrag.
Ein Projektplan erklärt, wie Sie die verschiedenen Aspekte eines Projekts steuern werden, einschließlich potenzieller Risiken, des Projektzeitplans, der Kommunikation usw.
Warum ist der Projektauftrag so wichtig?
Das Dokument des Projektauftrags ist wichtig, weil es dafür sorgt, dass alle Stakeholder sich darauf verständigen, warum das Projekt durchgeführt wird, welcher Leistungsumfang (auf hoher Ebene) vorliegt und wer welche Aufgaben übernimmt. Manche Organisationen fordern einen unterschriebenen Projektauftrag, bevor Ressourcen wie z.B. finanzielle Mittel dem Projekt zugewiesen werden.
Schauen wir uns die Vorteile genauer an – und zwar aus Sicht aller beteiligten Parteien.
Vorteile für Projektleiter & Teams
- Formuliert den Wert des Projekts: hilft festzustellen, ob es sich lohnt, das Projekt durchzuführen
- Schenkt Zeitersparnis im weiteren Verlauf: Die Zeit, die Sie anfangs in die Klärung der Ziele stecken, sparen Sie später bei der Fehlerbehebung und Nachverhandlung während des Projektlebenszyklus
- Klärt das Budget: Stellt sicher, dass Mittel vorhanden sind und rechtzeitig bereitgestellt werden. Die Festlegung der Ausgabenbefugnis und des Budgets spart Zeit vor Beginn des Projekts.
- Setzt klare Richtlinien für Ihr Projektteam: Die Definition von Erfolgskriterien ist entscheidend für die Steuerung des Teams, wenn Sie mit der Projektplanung starten.
- Stärkt das Teamgefühl: Ein Team, das mit einem schlampig formulierten Projektauftrag arbeitet, landet oft in Unklarheiten, deren harte Arbeit geht verloren oder in die falsche Richtung. Ein gut geschriebener Auftrag bietet messbare Kriterien für ein erfolgreiches Projekt, das Ihr Team motiviert und zuversichtlich angehen kann.
Der Projektauftrag läuft mittlerweile automatisch, oder? Die Menschen vergessen oft, worum es dabei eigentlich geht. Es ist ein großartiges Dokument; es ist Ihr Verkaufspapier, um die Leute für unser Vorhaben zu begeistern. Es zeigt außerdem, wer die Projektleitung innehat. Wenn Sie diese Formalisierung nicht haben, betreten Sie Räume, und die Leute fragen sich: ‘Wer gibt dir das Recht, Projektmanagement-Gott oder -Göttin zu sein?’ Mit diesem Papier können Sie nachweisen: Genau hier. Es ist von der Geschäftsleitung unterschrieben. Es dient also auch als Backup-Dokument.
Vorteile für Kunden & weitere Beteiligte
- Schafft ein gemeinsames Verständnis: Stakeholder wissen, was sie erwartet und kennen die Ressourcenbeschränkungen, mit denen das Projekt konfrontiert ist
- Dient als Marketing-Tool: Der Projektauftrag kann als Verkaufsdokument dienen, um neue oder bestehende Investition zu rechtfertigen.
Was gehört in einen Projektauftrag?
Das sollte Ihr Projektauftrag beinhalten:
- Einleitung: erklärt den Zweck der Projektskizze und nennt den Projektnamen
- Business Case und Umfangserklärung: beschreibt den Zweck des Projekts (einschließlich geschäftlicher Beweggründe und damit verbundener Projekte), definiert die wichtigsten Aktivitäten, die Teil des Projektumfangs sind (das hilft, später Scope Creep zu vermeiden), und umfasst die erwartete Kapitalrendite
- Erfolgskriterien: definiert, wie Erfolg aussieht und wie das Team den Erfolg messen wird
- Wichtige Anforderungen oder Ergebnisse: fasst die übergeordneten Anforderungen und/oder Hauptliefergegenstände zusammen
- Budget: schätzt die Projektkosten, idealerweise nach Projektphasen, und definiert die Finanzierungsquellen
- Meilensteinplan: schätzt die Projektdauer und fasst jeden wichtigen Teil des Projekts sowie alle Ecktermine zusammen
- Annahmen und Einschränkungen: benennt bekannte und unbekannte Parameter beim Projektstart
- Projektrisiken: fasst die wichtigsten bekannten Risiken oder Chancen zusammen, die den Projekterfolg beeinflussen könnten
- Team und Organisation: definiert Projektrollen und Verantwortlichkeiten
- Freigaben: enthält einen Bereich, in dem Stakeholder ihre Zustimmung (oder Ablehnung) zur Projektskizze dokumentieren können.
Zusätzlich zu diesen Abschnitten der Projektskizze können Sie einen Anhang mit folgenden Dokumenten beifügen:
- Liste der Liefergegenstände: Falls die Liefergegenstände bereits definiert wurden, enthält diese Liste detaillierte Informationen zu jedem einzelnen—was es ist und welche Annahmekriterien gelten
- Planungsdokumente: Projektzeitplan, Kalender oder andere Dokumente, die die Projektaktivitäten ordnen und Einzelheiten zu jedem Meilenstein oder jeder Projektphase enthalten
- Kommunikationsplan: enthält Informationen darüber, wie alle Beteiligten über den Fortschritt, Umfangsänderungen usw. informiert werden
Der Leitfaden des Project Management Institute zum Projektmanagement-Korpus des Wissens (PMBOK) ist eine gute Referenz für weitere Informationen zu jedem dieser Schlüsselaspekte.
Wie erstellt man eine Projektskizze
Es gibt keine einzig richtige Methode, eine Projektskizze zu erstellen. Aber hier ist ein Grundprozess, den Sie in Betracht ziehen könnten:
1. Austausch mit Stakeholdern & Team
Sammeln Sie Informationen über das Projekt, indem Sie mit den wichtigsten Stakeholdern sprechen, darunter der Projektmanager, Projekt-Sponsoren, Kunden und repräsentative Teammitglieder.
Vergessen Sie nicht, dass zu den Stakeholdern auch andere Teams gehören können, die spezielle Unterstützung leisten, etwa Experten für Netzwerkkapazitäten und Sicherheit.
2. Notizen machen & organisieren
Stellen Sie während Ihrer Gespräche Fragen und machen Sie Notizen, die Ihnen helfen, alle Abschnitte der Projektskizze auszufüllen. Nutzen Sie Ihre Zeit, um die wichtigsten Informationen zu erhalten; die unterstützenden Details können Sie später ergänzen.
3. Eine Vorlage verwenden
Nutzen Sie die zahlreichen online verfügbaren Projektskizzen-Vorlagen, um das Format zu erstellen, das am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
DPM-Mitglieder können unsere vorgefertigte Projektskizzen-Vorlage sowie viele weitere zeitsparende Ressourcen verwenden. Alternativ können Sie eine der Muster-Projektskizzen in diesem Beitrag als Ausgangsbasis nutzen.
4. Spezifische Informationen einfügen
Sehen wir uns ein schlechtes Beispiel an. Für eine Bankkundin formuliert ein Projektmanager das Projektziel in der Skizze wie folgt: „Kommunikationskanäle verbessern.“ Natürlich ist gute Kommunikation ein wertvolles Ziel, aber diese Formulierung überlässt vieles der Fantasie:
- Wessen Kommunikationskanäle sollen verbessert werden? Kunden? Internes Personal?
- Für wie viele Nutzer:innen wird das umgesetzt?
- Wird ein bestehendes System aktualisiert oder ein komplett neues aufgebaut?
- Wann ist das Projekt abgeschlossen?
- Umfasst der Umfang auch Schulungen für das neue Kommunikationswerkzeug?
- Wird der Vertrag eine laufende Unterstützung für das System beinhalten?
Eine vollständige Projektcharta würde klare und spezifische Informationen zu diesen Fragen liefern, sodass der Leser den Projektzweck verstehen kann. Hier ist ein besseres Beispiel für eine Projektumfangsbeschreibung (ein zentraler Bestandteil Ihrer Charta):
„Entwicklung eines neuen Kommunikationssystems zur Ablösung des ABC-Systems bis Dezember 2024, damit die Kunden über die firmeneigene Mobile-App der XYZ-Bank mit ihren Produktmanagern chatten können. 400 Mitarbeiter werden geschult, um das System intern zu betreuen und zu unterstützen.“
Natürlich ist dies nur das Zielstatement, nicht die gesamte Projektcharta. Dennoch zeigt dieses Beispiel den Unterschied zwischen einer nachlässig und einer sorgfältig formulierten Charta auf.
Wenden Sie ähnliche Prinzipien an, um die anderen Abschnitte der Charta auszuarbeiten. Ziel dieser Übung ist es, dem Projektsponsor genügend Informationen zu geben, damit er das Projekt genehmigen kann.
5. Mit Teamvertretern überprüfen
Nachdem Sie eine Projektcharta entworfen haben, aber bevor Sie sie mit einem Kunden besprechen, nehmen Sie sich Zeit, die Charta mit den wichtigsten Teammitgliedern zu überprüfen, um die Genauigkeit und Vollständigkeit zu bewerten.
6. Zur Genehmigung präsentieren
Beachten Sie, dass dieser Schritt nicht „zur Genehmigung senden“ heißt. Die Projektcharta ist entscheidend, um die Zustimmung zur Durchführung des Projekts zu erhalten, und es ist wichtig, dass sie richtig präsentiert wird. Vermeiden Sie es, die Charta lediglich als PDF an eine E-Mail anzuhängen, damit sie womöglich ignoriert oder sofort abgelehnt wird.
Stattdessen sollten Sie Ihre Charta Ihren Sponsoren, Interessengruppen oder Kunden präsentieren—tun Sie dies in einem Meeting oder durch eine Foliensammlung mit unterstützenden Medien. Stellen Sie sicher, dass genügend Zeit für Fragen und Antworten bleibt.
Beispiele für Projektchartas
Hier sind drei verschiedene Beispiele für Projektchartas, die Sie berücksichtigen können:
In diesem Beispiel einer Projektcharta für ein interaktives Sprachdialogsystem hat der Projektmanager einige Anmerkungen zum Business Case hinzugefügt, sowie eine Projektbeschreibung und den Umfang.
Ebenfalls sind die Einschränkungen in Prioritätsreihenfolge aufgelistet, was dabei hilft, dem Leser dieses Dokuments schnell einen Überblick zu verschaffen.
Dieses Projektcharta-Beispiel listet die Projektziele, die Meilensteine und einen begleitenden Zeitplan eindeutig auf.
Obwohl Sie vielleicht noch keinen vollständigen Zeitplan benötigen (dies wird im Projektplan definiert), ist dies ein gutes Element, das aufgenommen und dann für Projektstatusberichte aktualisiert werden kann, während das Team an der Umsetzung arbeitet.
Dieses Beispiel ist dem vorherigen ähnlich, da es Meilensteine und einen Zeitplan enthält.
Es sind außerdem die Ziele und der Umfang klar dargestellt, und es gibt einige Hinweise zu den Prozessen, die durch das Projekt beeinflusst werden—das ist hilfreich, da dies Bezug auf die Einschränkung der Veränderungsbereitschaft nimmt (die im Abschnitt Einschränkungen aufgeführt ist).
Expertentipps zur Erstellung einer Projektcharta
Beachten Sie bei der Erstellung einer Projektcharta die folgenden Tipps und bewährten Methoden:
- Halten Sie es einfach. Die Projektcharta sollte keinen Spielraum für Interpretationen lassen. Ein Laie ohne Kenntnisse des Projekts oder Ihres Unternehmens sollte das Dokument aufschlagen und verstehen, worum es geht.
- Gesamtüberblick vor Details. Bieten Sie eine Übersicht zu Zweck und Ergebnissen des Projekts und vermeiden Sie es, sich in unnötigen Details zu verlieren, die die Abstimmung behindern oder später zu Problemen bei der Verantwortung führen können.
- Konsens schaffen. Sie können die wortgewandteste Projektcharta der Welt verfassen – einen Sinn hat sie dennoch nicht, wenn die Stakeholder ihr nicht zustimmen. Denken Sie daran: Die Projektcharta ist ein Werkzeug zur Unterstützung der Abstimmung mit den Interessensgruppen. Bringt sie diese nicht zusammen, lohnt sich das Schreiben nicht.
Projektmanagement-Tools zur Erstellung & Verwaltung von Projektaufträgen
Softwaretools bieten eine einfache Möglichkeit, Ihren Projektauftrag zu erstellen und an einem zugänglichen Ort zu speichern, an dem alle Stakeholder und Teammitglieder bei Bedarf darauf zugreifen können.
Arten von Projektmanagement-Software, die nützlich sein können, sind unter anderem:
- Projektmanagement-Software: Sie können die Details zu Zielen und Umfang aus Ihrem Projektauftrag eingeben und anschließend während des Projekts verfolgen, wie Sie verglichen damit im Plan liegen.
- Mind-Mapping-Software: Diese Software ist hilfreich, um Ideen zu sammeln und Informationen zum Projekt zu strukturieren, bevor Sie mit der Ausarbeitung des Projektauftrags beginnen.
- Gantt-Diagramm-Ersteller: Nutzen Sie diese Software, um Meilensteine und Zeitpläne festzulegen, was nach der Freigabe Ihres Projektauftrags besonders hilfreich ist.
Wie geht es weiter?
Projektaufträge sind ein wichtiger Weg, um für Abstimmung zu sorgen und die Rahmenbedingungen der Mission zu klären. Letztlich sind sie jedoch nur ein Dokument – und ein ausgesprochen politisches noch dazu. Der eigentliche "Kunstgriff" besteht darin, einen Konsens zu erzielen, Ihr Projekt zu "verkaufen", Ihre Befugnis zur Nutzung von Ressourcen zu verteidigen und enorme Anstrengungen zu unternehmen, um die Projektziele zu erreichen.
Um Ihr Urteilsvermögen zu schärfen und sich im politischen Umfeld besser zurechtzufinden, hilft ein Resonanzboden aus Menschen, die wirklich verstehen, worauf es ankommt. Deshalb haben wir die DPM Membership ins Leben gerufen – das ultimative Wissensnetzwerk für engagierte Projektmenschen. Tauschen Sie Tipps mit Hunderten anderer Digitalprojektmanager aus, nutzen Sie wertvolle Ressourcen und nehmen Sie an interaktiven Lernsessions teil – damit Sie die Erfolgschancen Ihrer Projekte maximieren können.
