Ressourcenmanagement: 5 menschzentrierte Tipps für 2026
Seien wir ehrlich: Von all den Ressourcen, die Sie während eines Projektzeitraums managen müssen, sind Menschen wahrscheinlich die unberechenbarsten. Menschen können Projektmanager:innen mehr unerwartete Wendungen bescheren als makroökonomische Bedingungen, die Ihr Budget durcheinanderbringen, extremes Wetter, das dafür sorgt, dass Sie mit einem „Go-Bag“ neben Ihrem Schreibtisch arbeiten müssen, oder Software, die genau dann ihren Geist aufgibt, wenn Sie sie am dringendsten benötigen. (IT-Leute: Unterstützt mich! Letzteres ist ein offizieller Fachbegriff und keine Ausrede für Kraftausdrücke.)
Menschen sind unbestreitbar der wichtigste Faktor für die Steigerung der Produktivität im Projektmanagement. Trotzdem nennen wir sie „Ressourcen“.
Keine Sorge, ich urteile nicht. Ich mache es; wahrscheinlich machen Sie es auch. Es gehört einfach zum offiziellen Vokabular des Projektmanagements – wir haben da also kaum eine Wahl, oder?
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Aber was wäre, wenn wir zumindest unsere Denkweise verändern könnten – auch wenn unsere Wortwahl gleich bleibt? Was, wenn eine kleine Investition in die menschliche Seite des Ressourcenmanagements im Projekt bereits zu einer Produktivitätssteigerung führen würde? Klingt das interessant? Schauen wir uns an, wie das gehen kann.
Warum effektives Ressourcenmanagement eigentlich Menschenführung ist
Da es scheint, als hätten wir noch mindestens ein paar Monate, bis Künstliche Intelligenz (A.I.) die Welt übernimmt, sind Menschen vorerst weiter die treibende Kraft hinter Projekten. Und Menschen sind herrlich komplex, was für Projektleiter:innen zusätzliche Herausforderungen bedeuten kann. Doch all diese Komplexität kann auch Chancen für … Magie schaffen.
Courtney Johnston ist seit langem Projektmanagerin und eine große Verfechterin von „menschenzentriertem Projektmanagement“. In einer aktuellen Folge des The DPM Podcast teilt sie diese Sichtweise:
„Meine Hypothese zum menschenzentrierten Projektmanagement ist, dass es wirklich darum geht, aufmerksam zu sein, wahrzunehmen und ein besserer Mensch für die Menschen um dich herum zu sein. [Es geht darum,] Antworten zu finden, indem man in allen Schritten des Prozesses, den man lösen möchte, die menschliche Perspektive und Erfahrung einbezieht.“
Johnston ist außerdem überzeugt, dass sich dieser Ansatz auszahlt – durch mehr Kreativität, Produktivität und Loyalität.
„Wenn man Freude in den Arbeitsalltag bringt, wird das zu besseren Ergebnissen führen?“, fragt sie. „Uneingeschränkt würde ich all mein Geld darauf setzen und sagen: Ja. Ich würde tausendprozentig ja sagen. Denn Freude ist eine dieser großen, kräftigen, magischen menschlichen Emotionen.
„Und wenn Sie es schaffen, jeden Tag Freude in Ihr Team zu bringen – vielleicht nicht wirklich jeden Tag, aber meistens – dann bleiben die Leute. Sie bringen sich mit Ideen ein. Sie setzen sich mehr dafür ein, Lösungen zu finden, weil sie zufrieden sind, richtig?“
Wie können Sie also ein wenig Magie in Ihr Team bringen? Sehen wir uns ein paar praxisnahe Wege an, wie sich mit einem menschenzentrierten Ansatz Produktivität und Gewinn steigern lassen, ohne den Zeitplan zu sprengen.
5 Wege, Ressourcennutzung aus einer menschlichen Perspektive zu sehen
Jetzt geht’s los. Ihr optimaler Ressourceneinsatz-Plan steht startbereit in Ihrer Lieblingssoftware. Läuft bei Ihnen, Projektmanager:in! Aber bevor Sie richtig starten, schauen Sie sich diese Strategien zur Ressourcennutzung an, um zu prüfen, wie Sie mit diesen lästigen, äh, wunderbaren Menschen clever umgehen können.
1. Finden Sie das richtige Gleichgewicht bei der Ressourcen Personalauslastung
Es ist verlockend, die wichtigsten Aufgaben eines Projekts an die besten Leute zu vergeben. Doch das kann ein zweischneidiges Schwert sein. All der Applaus für die „Besten“ bringt oft auch eine ordentliche Portion Überlastung mit sich.
Andererseits werden die Leistungsschwächsten häufig zu wenig eingesetzt. Sie wissen schon – diejenigen, die gerade eben genug tun, um nicht entlassen zu werden, aber nicht genug, um wirklich hilfreich zu sein. Wir alle haben mit solchen Leuten schon zusammengearbeitet.
Und wenn Sie so jemanden zugewiesen bekommen (und es nicht in Ihrem Aufgabenbereich liegt, diese Person zu entlassen), ist es verlockend, ihn oder sie mit so wenig Projektarbeit wie möglich zu betrauen, damit Ihre Meilensteine nicht gefährdet werden.
Wenn Sie Ihren Ressourcenzuordnungsplan erstellen, nehmen Sie sich die Zeit für zusätzliche Nachforschungen, um herauszufinden, woran alle außerhalb Ihres Projekts noch arbeiten.
Um die Arbeitsauslastung Ihres Teams effektiv zu steuern, sollten Sie Einzelgespräche mit Ihren Leistungsträgern führen, um herauszufinden, wie Ihr Projekt in deren übrige Arbeit passt. Bitten Sie sie um eine ehrliche Einschätzung, ob sie Ihrem Projekt wirklich ihre volle Aufmerksamkeit schenken können. Auch wenn sie auf dem Papier genügend Stunden haben, bedenken Sie, dass häufige Kontextwechsel die Produktivität beeinträchtigen und zu Burnout führen können.
Wenn sie unsicher sind, wie viel sie wirklich leisten können, fragen Sie sie, wen sie sonst noch empfehlen würden. Sie haben oft ein gutes Gespür dafür, wer in ihrem Fachbereich die nötige Qualität bringt.
Was die leistungsschwachen Kollegen angeht, dazu kommen wir gleich noch.
2. Nutzen Sie Ressourcenmanagement-Software, um Engpässe zu erkennen
Die meisten Ressourcenmanagement-Tools ermöglichen einen schnellen Überblick darüber, wer woran arbeitet und in welcher Phase sich die Aufgabe gerade befindet. Wenn Sie diese Ansicht regelmäßig prüfen, können Sie Chancen erkennen, Projekte schneller voranzubringen. Noch wichtiger: Sie können damit Engpässe im Projekt identifizieren, die Ihren Zeitplan komplett aus der Bahn werfen könnten.
Einige Tools bieten außerdem Funktionen, mit denen Sie verfügbare Ressourcen markieren und dazu auffordern, diese neu zuzuteilen, damit Sie im geplanten Zeitrahmen bleiben.
Erinnern Sie sich an die leistungsschwachen Kollegen? Eine visuelle Darstellung der Engpässe hilft Ihnen dabei zu überprüfen, ob dieses Teammitglied wirklich nur bummelt oder ob vielleicht andere Gründe dahinterstecken.
Vielleicht kommen die Aufgaben dieser Person im Projekt stets an derselben Stelle ins Stocken. Nehmen Sie dies als Anlass, dem auf den Grund zu gehen. Vielleicht fühlt sie sich im Umgang mit bestimmter Software unsicher und benötigt eine zusätzliche Schulung.
Möglicherweise leidet sie unter Impostor-Syndrom (kennen wir das nicht alle?) und zögert, die Arbeit weiterzugeben, weil sie Kritik befürchtet. Falls ja, überlegen Sie, ob ein Mentoring mit einer erfahrenen Person helfen kann, diese Fähigkeiten zu stärken.
Oder vielleicht ist diese Person einfach insgesamt unzuverlässig. In dem Fall können Abfragen und Screenshots aus Ihrem Ressourcenmanagement-Tool helfen, das Problem zu dokumentieren und entschlossenere Maßnahmen einzuleiten.
Falls Sie eine kostengünstige Einstiegslösung suchen, empfehlen wir Ihnen unsere Liste mit kostenlosen Ressourcenmanagement-Tools. Oder, wenn Sie gezielt das richtige Tool für Ihr Team finden möchten, hilft Ihnen dieser Test-Guide zu Ressourcenmanagement-Software bei der Entscheidungsfindung.
3. Erinnern Sie sich an die 80/20-Regel
Natürlich ist jeder Aspekt Ihres Projektmanagement-Plans wichtig!
Aber sind sie das wirklich alle?
Wir alle kennen die 80/20-Regel, nach der 80% des Ergebnisses mit 20% des Aufwands erreicht werden. Das heißt nicht, dass die übrigen 80% unwichtig wären, aber die Regel erinnert daran, den Fokus nicht zu verlieren.
Bedenken Sie: Ihre Aufgabe ist es nicht, ein Projekt absolut perfekt auszuführen und jedes Detail zu kontrollieren, sondern das eigentliche Ziel zu erreichen – etwa eine Website aufsetzen, ein Produkt launchen oder Markenbekanntheit schaffen. Am Ende des Tages ist es dem Kunden egal, wie Ihr Projekt-Dashboard aussieht; Ihr Ressourcenmanagement-Plan ist ein Leitfaden und kein Gesetz.
Definieren Sie das übergeordnete Ziel Ihres Projekts und wiederholen Sie es für sich und Ihr Team regelmäßig. Nennen Sie es zu Beginn jedes Meetings. Nutzen Sie es als Mantra, wenn Joelle aus dem Kreativteam darauf besteht, dass die Werbemotive nicht dem angestrebten Mid-Century-Modern-Stil entsprechen. (Und danken Sie Joelle für sein Auge fürs Detail und versichern Sie ihm, dass er beim nächsten Projekt wieder die Chance dazu bekommt. Er ist wirklich talentiert! Solche Leute will man doch im Team wissen!)
Wenn Hindernisse auftauchen – und das geschieht immer – fragen Sie sich und die Runde: „Wie sehr beeinflusst das unser übergeordnetes Ziel?“ Ist die Antwort „sehr“, dann geben Sie der Beseitigung des Engpasses oberste Priorität. Ist es weniger gravierend, suchen Sie nach einer Alternativlösung und machen Sie weiter.
4. Setzen Sie auf Automatisierung
Automatisierung kann eine großartige Möglichkeit sein, um die „80 %“-Aufgaben zu bewältigen, die zwar nicht auf der Ergebnisliste stehen, aber trotzdem erledigt werden müssen. Zum Beispiel bietet Zeiterfassung oft eine Einstellung, mit der Sie Push-Benachrichtigungen an Teammitglieder senden können, um sie daran zu erinnern, ihre Einträge zu aktualisieren. Oder Sie nutzen eine Zeiterfassungssoftware, um diese Aufgabe den Leuten ganz abzunehmen. (Siehe unsere Gedanken zur besten Zeiterfassungssoftware.)
Es gibt zahlreiche Automatisierungsfunktionen, die helfen, den Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten und die Produktivität zu steigern. Ein einfacher, aber wirkungsvoller Ansatz ist es, automatische Erinnerungen an die Fälligkeit von Aufgaben einzurichten, damit wichtige Punkte nicht übersehen werden.
Im fortgeschritteneren Bereich verfügen viele Ressourcenmanagement-Tools über Automatisierungen, die innerhalb eines Workflows weitere Aktionen auslösen können, sodass wertvolle menschliche Ressourcen nicht durch sich wiederholende Aufgaben gebunden werden. Müssen Sie eine Checkliste einfügen, eine E-Mail versenden oder einen neuen Workflow anstoßen? Überlassen Sie das der Automatisierung.
Neben dem Wissen, wie man Automatisierungen selbst einrichtet, sollten auch alle im Team verstehen, wie sie funktionieren. Eine einfache Möglichkeit, diese Informationen zu teilen, besteht darin, ein kurzes Video mit Loom, Zoom oder einem ähnlichen Tool zu erstellen und den Prozess Schritt für Schritt zu erklären.
Bitten Sie unbedingt die Teammitglieder um weitere Vorschläge, welche Aufgaben automatisiert werden können. Wenn die Roboter sich auf wiederkehrende Arbeiten konzentrieren, während die Wissensarbeiter sich auf menschliche Aufgaben fokussieren, können Sie Ressourcen effizienter verteilen.
5. Zeitpuffer in Projektpläne einbauen
Ein Marathonläufer läuft nicht während des gesamten Rennens mit derselben Geschwindigkeit. Auch Spitzensportler können nicht ständig am Limit arbeiten und Wissensarbeiter ebenfalls nicht. Menschen sind einfach nicht dafür gemacht.
Genauso wie Sie Pufferzeiten in Ihren Zeitplan einbauen, um Lieferverzögerungen oder andere unvorhersehbare Dinge abzufangen, ist es klug, einen zeitlichen Spielraum für unerwartete „menschliche Probleme“ einzuplanen. Kinder werden krank. Menschen verlieren Angehörige. Es ist Dienstagnachmittag und Galen ist wegen fehlender Cupcakes abgelenkt. Es passieren Dinge.
Bei der Ressourcenplanung empfiehlt es sich, dieses Thema aus zwei verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten:
- Zeitplan, wenn alles optimal läuft
- Zeitplan, wenn alles schiefgeht
Verwerfen Sie dann offensichtlich die erste Prognose, denn das wird nie eintreten. Stattdessen finden Sie einen Mittelweg zwischen beiden und erhalten so ein realistischeres Bild.
Sobald Ihr Projekt in Gang ist, werden Sie feststellen, dass manche Phasen schneller fertig werden als erwartet, während andere länger dauern. Ein schneller Zeit-Audit während des Projekts kann helfen herauszufinden, woran das liegt – und mit eingebautem Puffer sind Sie besser in der Lage, unterwegs klug zu reagieren.
Projektmanagement bedeutet, sich um Menschen zu kümmern
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie eine menschenzentrierte Herangehensweise im Projektmanagement verfolgen können? Wenn Sie in einem kreativen Umfeld oder einer Agentur arbeiten, lesen Sie weiter zu Ressourcenmanagement in Kreativbranchen und Ressourcenmanagement für Agenturen.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Fähigkeiten im Ressourcenmanagement zu verbessern, werfen Sie einen Blick auf diese Top-Ressourcenmanagement-Kurse.
