Die 4 wichtigsten Kennzahlen zur Ressourcennutzung & wie man sie misst
Im geschäftigen Alltag von Projekten verliert man leicht den Überblick und vergisst, das große Ganze im Blick zu behalten. Kennzahlen zur Ressourcenauslastung können ein wichtiges Werkzeug sein, um Projektressourcen zu steuern und den Status einzelner Projekte sowie des gesamten Portfolios zu überwachen.
Was ist Ressourcenmanagement?
Das Ressourcenmanagement ist ein zentraler Bestandteil der Aufgaben eines Projektmanagers. Es umfasst das Zusammenstellen und Managen der Teammitglieder eines Projekts sowie die Planung von Ressourcen und Materialien, die zur Erledigung der Projektarbeit benötigt werden. Um Projektressourcen effektiv zu verwalten, sollten Verfügbarkeit, Zuteilung und Management von Ressourcen beachtet werden. Sie können sich diese Begriffe wie folgt vorstellen:
- Ressourcenverfügbarkeit: die Zeit, die Mitarbeitende theoretisch für ein Projekt zur Verfügung haben
- Ressourcenzuteilung: die tatsächliche Zeit, die Mitarbeitende auf die Projektarbeit verwenden
- Ressourcenmanagement: die Optimierung der zugeteilten Ressourcen während eines Projekts.
Wichtige Kennzahlen zur Ressourcenauslastung
Projektmanager analysieren Kennzahlen zur Ressourcenauslastung im Rahmen der Ressourcenanalyse, um zu verstehen, welche Ressourcen eingesetzt werden, wie sie genutzt werden und ob ihr Einsatz angemessen ist. Ziel ist es, ineffizienten Ressourceneinsatz zu erkennen und eine Strategie zu entwickeln, um die Ressourcennutzung zu verbessern.
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Doch welche Leistungskennzahlen sind am wichtigsten zu verfolgen? Nachfolgend finden Sie eine Liste wichtiger Kennzahlen zur Ressourcenauslastung, die als guter Ausgangspunkt für Ihre Überlegungen dienen können. Sie sind hilfreich, um zu beurteilen, ob Ressourcen optimal genutzt werden.
Beachten Sie, dass diese Liste nicht vollständig ist. Möglicherweise sind für Ihre Projekte, Teams oder Ihr Unternehmen andere Kennzahlen oder Methoden hilfreicher.
1. Ressourcenauslastung
Hierbei handelt es sich um eine Aufschlüsselung und Auswertung der verfügbaren Arbeitszeit eines Teammitglieds und wie viel Zeit es auf einzelne Projekte verwendet. Dies wird auch als Auslastungsquote der abrechenbaren Stunden bezeichnet.
Die einfachste Methode, um Ihre Auslastungsquote zu berechnen, ist folgende Formel:
Arbeitsstunden / Verfügbare Stunden = Auslastungsquote
Die Auslastungsquote basiert auf der Zeit, die ein Teammitglied an einem Projekt arbeitet, im Verhältnis zur dafür vorgesehenen Zeit. Sie können sie als abrechenbare Stunden im Verhältnis zu den verfügbaren Stunden betrachten. Hier ein Beispiel:
36 Arbeitsstunden / 40 verfügbare Stunden = 90 Prozent Ressourcenauslastung des Teammitglieds
2. Ramp-up-Geschwindigkeit
Die Ramp-up-Geschwindigkeit misst die Zeit, die ein Teammitglied benötigt, um die gewünschte Auslastungsquote zu erreichen. Ist die Ramp-up-Geschwindigkeit zu langsam, könnte das Teammitglied zusätzliche Schulung oder Unterstützung benötigen. Es kann auch darauf hindeuten, dass der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende verbessert werden sollte.
3. Aufwandabweichung
Die Aufwandabweichung misst geplante Stunden im Vergleich zu tatsächlich geleisteten Stunden. Sie kann pro Ressource, Projekt oder Abteilung berechnet werden. Diese Kennzahl hilft dabei zu bestimmen, wie viele Stunden für ein Projekt erforderlich sind. Die aus diesen Daten abgeleiteten Trends unterstützen Manager bei der Projektplanung.
4. Kostenabweichung
Die Kostenabweichung liefert Einblicke in die Budgetierung. Projektmanager berechnen sie, indem sie die tatsächlichen Ausgaben mit den geschätzten Kosten vergleichen. Diese Kennzahl zeigt, ob Projekte im Budget bleiben und wie sie sich auf den Gewinn auswirken können.
SMART-Ziele und Kennzahlen zur Ressourcenauslastung
Während Projektmanager Kennzahlen zur Ressourcenauslastung beobachten, ist es wichtig, darauf abgestimmte Ziele zu setzen und zu erreichen.
Ziele und Benchmarks helfen dabei, sicherzustellen, dass Ressourcen effizient genutzt sowie Budget und Zeit entsprechend eingesetzt werden. Jedes Ziel sollte spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden sein – daher das Akronym SMART.
Spezifisch
Teammitglieder können ein Ziel nur erreichen, wenn es klar definiert ist. Wer ist beteiligt, was soll erreicht werden, wann muss es erreicht werden, welche Hindernisse und/oder Anforderungen könnten den Fortschritt behindern, und warum muss dieses Ziel erreicht werden?
Messbar
Was ist das Maß für den Erfolg? Es gibt keine einheitliche Definition dafür, denn sie variiert je nach Projekt. Betrachten Sie das Ziel und überlegen Sie, wie Erfolg aussieht. Daten wie Einnahmen, automatisierte Berichte, Umfragen und Arbeitsergebnisse sind nützliche Indikatoren für Erfolg.
Erreichbar
Wie wichtig ist das Ziel und wie kann es erreicht werden? Verfügt das Team über die notwendigen Werkzeuge und Fähigkeiten, um das Ziel zu erreichen? Wenn nicht, was kann getan werden, um das Team zu unterstützen?
Relevant
Wie passen das Projekt und die Ziele zu den übrigen Unternehmenszielen? Beides sollte klar mit dem Unternehmen abgestimmt sein.
Zeitgebunden
Wie lautet die Frist für das Ziel? Wie sieht der Fortschritt zur Hälfte der Zeit aus?
SMART-Zielbeispiel
Ein Beispiel kann helfen, ein SMART-Ziel von einem, äh, weniger smarten Ziel zu unterscheiden.
Beispiel: Sarah wird bis Ende Q3 2022 18 kreative Inhalte für ihre persönliche Website veröffentlichen, um ihre monatliche Leserzahl um 10 % zu steigern.
Um dieses Ziel zu erreichen, wird sie jede Woche 4 Stunden für die Inhaltserstellung aufwenden, jeweils morgens am Samstag und Sonntag, um Ablenkungen zu vermeiden.
Dieses Ziel ist wichtig, weil es ihr Bestreben unterstützt, mehr Zeit kreativen Aktivitäten zu widmen und damit ihr emotionales Wohlbefinden zu verbessern.
Dieses Ziel ist SMART, weil es quantifizierbar ist und eine feste Frist hat. Außerdem wird der Kontext hinsichtlich seiner relativen Bedeutung und der Verbindung zu übergeordneten Zielen aufgeführt.
Falls dieses Beispiel mit Ihrer Arbeit übereinstimmt, sollten Sie sich mit kreativem Ressourcenmanagement und Agentur-Ressourcenmanagement beschäftigen – zwei grundlegenden Strategien, um zu optimieren, wie kreative Teams und Agenturen ihr Talent und ihre Zeit einsetzen.
Die Bedeutung von Kennzahlen zur Ressourcenauslastung
Ressourcenauslastungskennzahlen sind wichtige Indikatoren für die Gesundheit eines Projekts und helfen auch, eine angemessene Projektfinanzierung und Unterstützung sicherzustellen. Stellen Sie sich folgende Szenarien vor:
- Projektgesundheit überwachen. Projektaufgaben laufen planmäßig, aber Sie spüren, dass der erforderliche Aufwand, um den Projektzeitplan einzuhalten, viel zu hoch ist. Ressourcenauslastungskennzahlen helfen Ihnen dabei, die Auswirkungen auf das Projektergebnis zu quantifizieren und gegenzusteuern, bevor dieses Ressourcenallokationsproblem außer Kontrolle gerät. Das kann bedeuten, den Zeitplan anzupassen, operative Effizienzen zu identifizieren und/oder durch kostengünstigere Ressourcen zu ersetzen.
- Ressourcenallokation über Ihr Portfolio optimieren. Die Analyse von Ressourcendaten zeigt, ob Manager überschüssige Ressourcen auf andere Projekte umverteilen können, die zusätzliche Unterstützung benötigen. Als Projektmanager sind Sie wahrscheinlich mit den Fähigkeiten und Karrierezielen Ihres Teams vertraut und können so passende Aufgaben empfehlen, die die Motivation der Mitarbeiter – und damit Produktivität und Portfoliogesundheit – steigern.
- Auswahl von Projekten verbessern. Leistungskennzahlen helfen auch dabei zu beurteilen, ob ein Projekt abgebrochen werden sollte. Umgekehrt kann der korrekte Einsatz von Kennzahlen zur Ressourcenauslastung auch dazu beitragen, Projekte vor dem sprichwörtlichen Aus zu bewahren.
So verfolgen Sie Kennzahlen zur Ressourcenauslastung
Für kleine Projekte oder Abteilungen kann ein Projektmanager die Ressourcenauslastung einfach mithilfe einer Excel-Tabelle erfassen (denken Sie an eine Liste der Teammitglieder mit den täglich geleisteten Stunden.)
Da das Aktualisieren von Auslastungskennzahlen zeitaufwendig sein kann, empfehle ich, einen angemessenen Rhythmus festzulegen.
In meinen Beratungstagen habe ich monatlich Finanzberichte gezogen, um zu sehen, wie viele Stunden die Teammitglieder im Vergleich zu den zu Beginn geschätzten Aufwänden auf das Projekt verwendeten (Ressourcenmanagement-Software kann hierbei unterstützen!)
Gegen Ende eines Projekts oder während Wartezeiten bei Projektfinanzierung habe ich die Häufigkeit auf zweiwöchentlich, wöchentlich oder sogar täglich erhöht, damit ich die Stakeholder über die Finanzprognose auf dem Laufenden halten konnte und – am wichtigsten – Kostenüberschreitungen vermeiden konnte.
Ressourcenmanagement-Software
Ressourcenmanagement-Software ist ein unschätzbar wertvolles Werkzeug, das Projektmanager nutzen können, um Ressourcendaten zu bündeln und diese Daten für eine optimale Ressourcennutzung auszuwerten.
In manchen Fällen kann eine Tabellenkalkulation ausreichen (wie diese zum Verfolgen der Ressourcenallokation), aber für komplexere Projekte, die mehr Ressourcen erfordern, werden Sie wahrscheinlich eine spezielle Ressourcenmanagement-Software nutzen wollen.
Funktionen von Ressourcenmanagement-Software
Wenn Sie die passende Ressourcenmanagement-Software für Ihr Unternehmen auswählen, stellen Sie sicher, dass die Software diese wichtigen Funktionen für das Ressourcenmanagement beinhaltet:
- Visualisierung der Ressourcenverfügbarkeit und -zuweisung für Teammitglieder
- Ressourcenplanung
- Integration mit Zeiterfassungs-Software
- Automatisierte Ressourcenallokation basierend auf von Ihnen definierten Parametern
- Benachrichtigungen bei unerwarteten Änderungen in den Leistungskennzahlen
- Möglichkeit, verschiedene Berechtigungen für Benutzergruppen festzulegen.
Welche Ressourcenmanagement-Software ist die beste?
Es ist schwer zu bestimmen, welche Ressourcenmanagement-Software die beste ist – es hängt von vielen Faktoren ab, wie etwa den Zielen des Projekts, der Größe Ihres Unternehmens und der Art Ihres Geschäfts.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ressourcenmanagement-Software entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen auswählen können, und erhalten Sie unsere Liste der derzeit besten Optionen auf dem Markt.
Oder erfahren Sie hier, wie Sie die richtige Ressourcen-Software für Ihre Anforderungen auswählen.
Andere Arten von Software
Sie können Ressourcenmanagement-Software mit anderen Arten von Software kombinieren, um das Verfolgen und Abschließen verschiedener Aufgaben zu erleichtern. Beispiele sind Projektplanungssoftware, Marketing-Ressourcenmanagement-Software, Ressourcen-Tracking-Software und Projektmanagement-Software.
Während manche Software als die einzige Lösung zum Verwalten von Ressourcen sehen, ist es auch wahr, dass Tabellenkalkulationen und Datenbanken diese Aufgaben ebenfalls erledigen können.
Der Unterschied liegt in den Kosten und dem Zeitaufwand. Sie können diese Herausforderung vielleicht eigenständig bewältigen, aber ohne den Einsatz von Ressourcenmanagement-Software wird dies zwangsläufig Ihre verfügbare Zeit schmälern.
Das Verwalten einer großen Menge an Daten
Ressourcenauslastungskennzahlen erfordern ständige Aufmerksamkeit, aber die daraus gewonnenen Erkenntnisse schützen Teammitglieder, Ressourcen und Projekte vor Verschwendung.
Diese Kennzahlen helfen außerdem, Projekte von der Initiierung bis zur Fertigstellung und darüber hinaus zu steuern. Kennzahlen sind in der heutigen sich schnell wandelnden, technologiegetriebenen Welt unerlässlich.
Für weitere Hilfe bezüglich Kennzahlen zur Ressourcenauslastung, Best Practices für das Projektressourcenmanagement oder andere Themen zum digitalen Projektmanagement abonnieren Sie den Newsletter von The Digital Project Manager.
