Kanban in Aktion 2026: So funktioniert es + 4 Beispiele
Ob Sie nun ein erfahrener Projektmanager sind, der eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung übernehmen möchte, oder einfach nur ein unkompliziertes Aufgabenmanagementsystem suchen – Sie sollten Kanban genauer betrachten und Kanban-Boards nutzen, um Ihre Arbeit zu organisieren.
Falls dieses Konzept für Sie neu ist, können diese Kanban-Beispiele als Inspiration dienen und Ihnen dabei helfen, zu entscheiden, wie Sie Kanban in Ihre Projektmanagementpraxis integrieren.
Als visueller Mensch finde ich Kanban-Boards besonders übersichtlich und sie sorgen für Struktur in vielen komplexen Projekten.
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Was ist Kanban?
Kanban ist eine Methode zur Visualisierung agiler Projekte. Die Arbeitsabläufe im Kanban-Projektmanagement werden in Echtzeit mittels Karten auf Boards dargestellt.
So können Projektteammitglieder den aktuellen Stand auf einen Blick erfassen, reibungslos durch verschiedene Phasen navigieren und erhalten eine hohe Transparenz innerhalb des Teams.
Der Kanban-Prozess, ähnlich wie beim Lean-Projektmanagement, hat seinen Ursprung im Produktionsprozess von Toyota. Dieser Fertigungsprozess wurde entwickelt, um den Bau von Autos zu optimieren, wobei dennoch Variationen zwischen unterschiedlichen Modellen und Farben möglich sind.
Wie funktioniert Kanban?
Ein Kanban-Board besteht aus Karten, die in Spalten einsortiert sind. Die Spaltenüberschriften lauten zum Beispiel „Zu erledigen“, „In Arbeit“, „Erledigt“ und „Backlog“. Teammitglieder verschieben die Karten über das Board, um den Status der jeweiligen Aufgaben darzustellen.
Wenn ein Projekt gerade erst startet, befinden sich viele Karten in der "Zu erledigen"-Spalte, während wenige (oder keine) in der "Erledigt"-Spalte liegen. Je mehr Karten in die „Erledigt“-Spalte wandern, desto weiter ist das Projekt fortgeschritten.
Gibt es im Projekt einen Engpass (zum Beispiel wenn auf Überprüfung und Freigabe gewartet wird), bleiben die Karten möglicherweise in der „In Arbeit“-Spalte „hängen“. Das ist ein sichtbares Signal, dass etwas nicht vorangeht, und das Projektteam muss Maßnahmen ergreifen, um den Engpass zu beheben.
Während mittlerweile die meisten Kanban-Boards digital oder online sind, war es früher üblich, dass Teams ein physisches Kanban-Board im Büro hatten und für jede Aufgabe Haftnotizen oder Karteikarten genutzt wurden.
Heutzutage, mit virtueller Arbeit und verteilten Teams, ist die Möglichkeit, ein digitales Kanban-Board zu nutzen, das von allen in Echtzeit eingesehen und bearbeitet werden kann, unerlässlich.
4 Beispiele für Kanban im Einsatz
Während anschauliche Beschreibungen über grundlegende Kanban-Boards und die Aufteilung in Spalten und Karten hilfreich sein können, sind Beispiele aus der Praxis noch besser. Deshalb haben wir vier echte Kanban-Boards als Beispiele für Sie zusammengestellt!
1. Kanban-Board eines Softwareentwicklungsteams
In diesem Beispiel eines Kanban-Boards eines Softwareentwicklungsteams sehen Sie Spalten für das Backlog, Aufgaben, die bereit für den Start sind, Aufgaben, die sich aktuell in der Entwicklungsphase befinden, solche, die bereit zum Testen bzw. für die Qualitätssicherung sind, bereit zur Freigabe und bereits abgeschlossene Aufgaben.
So kann das gesamte Team den visuellen Arbeitsablauf, den aktuellen Fortschritt und bereits erledigte Aufgaben einfach überblicken. Das Backlog zeigt klar, was noch aussteht, unabhängig davon, ob die Aufgaben in Sprints geplant oder mit anderen Methoden vorbereitet und gestartet werden.
2. Kanban-Board eines Produktentwicklungsteams
Auch Produktentwicklungsteams können Kanban-Boards zur Aufgabenorganisation verwenden. Im Beispiel von Mynt erstellt das Produktteam Kanban-Karten, die sie in Spalten wie Backlog → Design → In Entwicklung → Überprüfung → Test → Vor dem Launch → Gelauncht sortieren.
Dabei wurden Verantwortliche, Aufgabenkategorien, Prioritäten und das geplante Launch-Datum für jede Funktion direkt in den Kanban-Karten integriert. Diese Karten können leicht als Vorlage gespeichert werden, sodass, wenn der Product Owner neue Aufgaben zum Backlog hinzufügt, alle relevanten Informationen für Konsistenz automatisch enthalten sind.
3. Kanban-Board eines Webentwicklungsteams
Während es viele Möglichkeiten gibt, Projekte wie Website-Entwicklungsprojekte mit klaren Prozessschritten und einem definierten Projektumfang zu managen, eignet sich auch ein Kanban-Board sehr gut dafür.
Unabhängig davon, ob die Website mit einer agilen Projektmanagement-Methode entwickelt wird oder die Arbeit bereits vollständig definiert ist, ist es keine schlechte Idee, zu Beginn der Arbeit ein Kanban-Projekt einzurichten!
Aufgrund der visuellen Darstellung des Kanban-Systems können alle Projektteammitglieder sehen, wer woran arbeitet und was bereits erledigt wurde und was noch zu tun ist.
Da ein Kanban-Board ein Pull-System ist, können Teammitglieder Aufgaben aus dem Backlog in Angriff nehmen und sich diese selbst zuweisen, sobald sie Kapazitäten für neue Aufgaben haben (das ist der Grund, warum Kanban-Kapazitätsplanung so einfach ist).
4. Persönliches Kanban-Board
Ein persönliches Kanban-Board eignet sich hervorragend für Projektmanager oder eigentlich jeden, der mehrere Projekte und Aufgaben gleichzeitig jongliert.
Wenn Sie zum Beispiel freiberuflicher Projektmanager sind, kann ein persönliches Kanban-Board Ihnen helfen, konzentriert zu bleiben, wenn Sie zwischen verschiedenen Kunden und Freelancer-Tools wechseln.
Ich persönlich nutze dieses Kanban-Board, um sowohl meine Kundenarbeit als auch persönliche Aufgaben zu organisieren – damit nichts untergeht, wenn es besonders hektisch ist.
Wie Sie Ihre Kanban-Boards zusammenstellen
Wenn Sie bereit sind, Kanban-Boards zu verwenden, um Ihre Arbeit zu managen und einen transparenteren sowie visuelleren Arbeitsablauf zu schaffen, können Sie in wenigen einfachen Schritten loslegen.
1. Entscheiden Sie, welche Tools Sie verwenden werden.
Wenn Sie Ihr Kanban-Board erstellen, unabhängig von der Art des Projekts, das Sie managen, haben Sie eine Vielzahl an Auswahlmöglichkeiten. Beliebte Projektmanagement-Software wie Monday, Asana, Jira und ClickUp können alle verwendet werden, um Kanban-Boards ganz einfach zu erstellen.
Wenn Sie bereits eines dieser Tools nutzen und Sie sowie Ihre Teammitglieder mit der Bedienung vertraut sind, sollte der Wechsel von einer anderen Ansicht zu einem Kanban-Board keine große Lernhürde darstellen.
Für Teams, die nicht virtuell arbeiten, können Sie auch über ein physisches Kanban-Board im Büro nachdenken und Haftnotizen als Karten verwenden. Dieses Team-Board sollte an einem Ort im Büro angebracht werden, an dem es jeder gut sehen und schnell aktualisieren kann.
2. Wählen Sie die Spaltenüberschriften und stimmen Sie sich darüber mit dem Team ab
Beim Einrichten Ihrer Boards müssen Sie und Ihr Team sich auf die passenden Überschriften verständigen, um die Arbeitsschritte und den Workflow abzubilden. Diese können je nach Team und Projekttyp unterschiedlich sein.
Zu den üblichen Überschriften in den betrachteten Beispielen gehörten Spalten für das Backlog, in Bearbeitung befindliche Aufgaben, Arbeiten, die noch erledigt werden müssen, und fertiggestellte Arbeiten.
Wenn Ihr Kanban-Workflow zusätzliche Schritte wie Qualitätssicherung oder Testing umfasst, können separate Spalten für diese Phasen ebenfalls hilfreich sein.
Bevor Sie die Spaltenüberschriften festlegen, können Sie auch Feedback von Stakeholdern einholen, die regelmäßig über das Projekt auf dem Laufenden gehalten werden müssen, damit diese alle benötigten Informationen effizient vom Board erhalten können.
3. Legen Sie fest, welche Metriken Sie für jede Aufgabe auf dem Kanban-Board verfolgen möchten
Wie bei jeder Projektmanagement-Methode sind einige Daten zum Arbeitsablauf und zur Bearbeitungszeit von Aufgaben nicht nur für Sie als Projektmanager hilfreich, sondern auch für das ganze Team.
Die Nachverfolgung von zum Beispiel der Menge der erledigten Arbeit des Teams im Laufe eines Projekts oder über einen bestimmten Zeitraum, der Anzahl an Feedbackschleifen und auch Ihres Fortschritts bezüglich Budgetnutzung kann besonders nützlich sein, wenn es um kontinuierliche Verbesserungen oder um die Einschätzung und Preisgestaltung weiterer ähnlicher Projekte geht.
Historische Daten können Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, Projektabschätzungen und Prognosen genauer zu machen. Deshalb müssen Sie im Vorfeld entscheiden, welche Kennzahlen für den Erfolg Ihres Projekts am wichtigsten sind und welche Einblicke liefern können, die zukünftige Arbeiten beeinflussen.
4. Nutzen Sie Ihre Boards und arbeiten Sie an kontinuierlicher Verbesserung
Sobald Ihre Kanban-Boards eingerichtet sind, ist es an der Zeit, sie aktiv zu nutzen und gemeinsam auf die kontinuierliche Verbesserung hinzuarbeiten, die ein Kernprinzip von Kanban ist. Das bedeutet, dass jedes Teammitglied die Boards konsequent verwenden und den Fortschritt in Echtzeit aktualisieren sollte.
Was kommt als Nächstes?
Wenn Sie mehr darüber lesen möchten, wie Kanban entstanden ist, wie es sich von Agile und Scrum unterscheidet oder einfach Ihr Wissen zur Kanban-Methode auffrischen möchten, bevor Sie Ihr erstes Board erstellen, lesen Sie zuerst unseren oben verlinkten Artikel über Kanban.
