10 Best Practices für Zeiterfassung: Holen Sie sich die Zeitdaten, die Sie brauchen
Zeiterfassung macht ungefähr so viel Spaß wie dem Trocknen von Farbe zuzusehen. Niemand möchte sich mit Kunden und Teammitgliedern streiten, warum ein Statusbericht fünf abrechenbare Stunden gekostet hat. Aber manchmal sind die erhobenen Daten aus der Zeiterfassung des Teams sehr hilfreich. Schauen wir uns bewährte Methoden zur Zeiterfassung an und wie man die nötigen Informationen mit etwas weniger Schmerzen sammelt.
Eine erwähnenswerte Best Practice gleich zu Beginn ist die Investition in Zeiterfassungssoftware, die den Prozess der Zeiterfassung automatisieren und für Ihr Team effizienter gestalten kann – mehr dazu weiter unten!
10 Best Practices für die Zeiterfassung von Projektmanagern
Wenn Sie aktuell als Projektmanager tätig sind – insbesondere in einer Agenturumgebung – finden Sie hier einige Best Practices, um Zeiterfassungsdaten zu erfassen und bestmöglich zu nutzen.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
- Zeiterfassung nicht zur Bestrafung verwenden
- Automatisieren
- Stichproben durchführen
- In die Vergangenheit blicken, um vorauszuplanen
- Daten zur Untermauerung von Argumenten nutzen
- Feedback vom Team einholen
- Daten in Sprint-Retros mitbringen
- Daten projektübergreifend analysieren
- Benchmarks für die Teamleistung setzen
- Zeiterfassung und Einträge regelmäßig überprüfen
1. Zeiterfassung nicht zur Bestrafung verwenden
Auch wenn Zeiterfassung dabei helfen kann, die Rentabilität zu verstehen – insbesondere wenn die Zeit Ihrer Teammitglieder abrechenbar ist und Sie sich darauf geeinigt haben, den Kunden eine bestimmte Menge an Arbeit in Rechnung zu stellen – sollten Sie Zeiterfassungsdaten niemals zur Bestrafung einsetzen (das führt nur dazu, dass Ihr Team Zeiterfassung hasst und ist laut Teams ein häufiger Grund, warum Zeiterfassung schlecht ist).
Bei der Betrachtung von Aufgaben und Teammitgliedern ist offensichtlich, dass ein erfahreneres oder höher positioniertes Teammitglied weniger Zeit für eine Aufgabe benötigt als ein neues oder weniger erfahrenes. Aber was passiert, wenn die Daten aus dem Zeiterfassungssystem zeigen, dass ein Mitarbeiter langsamer arbeitet als optimal?
Die Nutzung der Zeiterfassung zur Bestrafung ist ein Rezept dafür, dass Mitarbeitende ihre Stundenzettel beschönigen oder falsche Angaben machen. Auch wenn Sie Ihre Zeiterfassungsdaten als Ausgangspunkt für ein Gespräch über Minderleistung nutzen, sollte dies nicht der einzige Faktor im Gespräch sein.
2. Automatisieren
Auch wenn automatische Zeiterfassung sich nach Zukunftsmusik anhört, kann digitale Stechuhr-Software dies nahezu zur Realität machen. Zeiterfassungssoftware, die sich in Ihr Projektmanagement-Tool integrieren lässt oder als Chrome-Erweiterung funktioniert, kann die Erfassung in Echtzeit automatisieren – dies ist einer der wichtigsten Vorteile von Zeiterfassungssoftware.
Teammitglieder (und Sie selbst) können einen Timer starten, sobald eine Aufgabe begonnen wird, und ihn anhalten oder pausieren, wenn etwas anderes dazwischen kommt. Je nach gewählter Software können Sie auch Benachrichtigungen einrichten, die Sie daran erinnern, den Timer zu starten, wenn Sie eine Aufgabe beginnen.
Je weniger ein Teammitglied über Zeiterfassung nachdenken muss, desto leichter ist es, die Nutzung zu etablieren. Wenn Sie die Zeiterfassung nicht vollständig automatisieren können (oder KI für die Zeiterfassung nutzen), erwägen Sie die Verwendung einer Stundenzettel-App oder anderer digitaler Lösungen, damit Ihr Team die Einträge nicht manuell vornehmen muss. Dadurch wird die Zeitaufzeichnung für alle Beteiligten erleichtert (auch für Projektleiter).
3. Stichproben durchführen
Als Projektmanager sollten Sie die Zeitauslastung Ihres Teams regelmäßig überprüfen – sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Stunden. Das kann wöchentlich oder pro Sprint geschehen. Gegen Ende einer Vertragslaufzeit vielleicht sogar täglich, um zu gewährleisten, dass Ihr Team die vorgegebenen Stunden nicht überschreitet.
Eine regelmäßige und gründliche Analyse von Zeitdaten unterstützt Ihr Risikomanagement, weil Sie frühzeitig erkennen können, ob es Probleme mit Zeitplanung und Tempo gibt. Je früher Sie diese Probleme entdecken, desto leichter lassen sie sich korrigieren – warten Sie zu lange, werden aus kleinen Fehlern große Herausforderungen.
Beispielsweise stellst du fest, dass dein Team nach drei Wochen eines dreimonatigen Projekts eigentlich nur 750 von 3000 Stunden verbraucht haben sollte, aber bereits 1000 Stunden aufgebraucht hat. In diesem Fall hast du unterschiedliche Möglichkeiten.
Du kannst das Team bitten, den Einsatz zu verlangsamen, oder du informierst deinen Kunden bzw. die Stakeholder darüber, dass die Stunden wahrscheinlich vor Ende des Vertrags oder Projekts ausgeschöpft sind und du eventuell eine Vertragsänderung benötigst. Wenn du jedoch erst reagierst, wenn dein Team schon 2999 von 3000 Stunden verbraucht hat, wirst du nicht mehr viele Möglichkeiten zur Kurskorrektur haben.
4. Rückblickend planen
Deine Zeiterfassungsdaten können dir helfen vorherzusagen, wie lange bestimmte Aufgaben dauern werden. Wenn du zum Beispiel Website-Entwicklungsprojekte leitest, lohnt es sich, die letzten drei bis fünf Projekte anzuschauen, um herauszufinden, wie lange das Team für das Einrichten der Entwicklungsumgebung, das Gestalten der Homepage oder das Aufsetzen der Analytics benötigt hat.
Auch wenn Projekte hinsichtlich Größe und Umfang variieren, kann es hilfreich sein, Daten auf Aufgabenebene zu haben, damit du und dein Team die Projektplanung verbessern und in Zukunft genauere Projektschätzungen erstellen könnt.
Angenommen, du schätzt den Zeitaufwand für die Neugestaltung einer mittelgroßen E-Commerce-Website. Wahrscheinlich musst du den Zeitansatz im Vergleich zum Relaunch einer kleineren Nonprofit-Website mit eingeschränkter Funktionalität erhöhen. Dennoch bieten die Daten einen wertvollen Ausgangspunkt auch für komplexere Projekte (insbesondere, wenn du Best Practices im Projektmanagement für Nonprofits nutzt).
5. Daten nutzen, um dein Anliegen zu untermauern
Wenn du mit wichtigen Stakeholdern oder Kunden über den Projektfortschritt sprichst, erleichtern Daten die Gespräche. Die meisten Projektbeteiligten wissen, wie wichtig Zeitmanagement ist.
Kannst du zum Beispiel belegen, dass ein Entwickler regelmäßig den Aufwand für Schlüsseltätigkeiten unterschätzt, hast du im Gespräch mit dessen Manager konkrete Nachweise, wo die Schätzung nicht mit der Realität übereinstimmt. So kann der Manager genauer nachforschen und erkennen, dass es sich um ein Schätzungsproblem handelt und nicht um mangelndes Zeitmanagement.
Ebenso bringt es dir bei Gesprächen mit Stakeholdern oder Projektauftraggebern zu Zeitplan- oder Ressourcenproblemen mehr Glaubwürdigkeit und Objektivität, wenn du Daten aus der Zeiterfassung – oder noch besser, aus einem Zeit-Audit – nutzt, statt dich nur auf Anekdoten zu stützen.
6. Feedback der Teammitglieder zu verwendeten Methoden der Zeiterfassung einholen
Die Einhaltung der Zeiterfassung durch das Team ist entscheidend. Deshalb solltest du regelmäßig nachfragen, ob das Team Rückmeldungen zur Zeiterfassung hat. Vielleicht haben sie Ideen, wie noch mehr Erkenntnisse aus den erfassten Daten gewonnen werden können (z.B. nach Aufgabe oder Feature statt nur nach Projekt zu erfassen) oder wie die Dateneingabe vereinfacht werden könnte.
Ich habe mit Teams zusammengearbeitet, die verschiedene Zeiterfassungsmethoden ausprobiert haben und davon profitierten. Manche haben mit unterschiedlichen Tools oder Methoden experimentiert, etwa mit Blockplanung zur Effizienzsteigerung oder mit der Erfassung nach Feature statt nach einzelnen Aufgaben.
7. Wenn du agil arbeitest, bring Zeiterfassungsdaten in die Sprint-Retros, um Diskussionen zu starten
Beim agilen Projektmanagement bietet eine Sprint-Retrospektive dem Team die Möglichkeit, den letzten Sprint zu reflektieren und Ansatzpunkte zur Verbesserung für den kommenden Sprint zu finden.
Daten darüber, wie das Team während des Sprints seine Zeit verwendet hat, können im nächsten Sprint von großem Wert sein. Informationen zur Sprint Velocity, zum Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben oder Features oder wie nah das Team an der Schätzung lag, sind alles wertvolle Kennzahlen, die aus der Zeiterfassung abgeleitet werden können.
8. Projektdaten analysieren, um Trends zu erkennen
Wenn deine Zeiterfassungstools Berichtsfunktionen haben (oder du Open-Source-Reporting-Tools nutzt), solltest du sie einsetzen, um Zeiterfassungen teamübergreifend und projektübergreifend auszuwerten und so Trends zu erkennen. Selbst wenn sich diese Auswertungen nicht automatisieren lassen, sind genau dafür Tabellenkalkulationsprogramme gemacht!
Wenn du untersuchst, wie deine Teammitglieder ihre Arbeitszeit verwenden, kannst du fundiertere Entscheidungen bei der Personaleinsatzplanung treffen. Wenn z.B. ein Teammitglied in derselben Zeit zehn Bug-Tickets abarbeitet, in der ein anderes nur fünf schafft, ist das ein Thema, dem du nachgehen solltest.
Wenn alle Tickets eine ähnliche Größe und einen ähnlichen Umfang haben, kann das Verständnis darüber, wie effizient Teammitglieder arbeiten, Ihnen und Ihren Kollegen dabei helfen, bessere Personalentscheidungen zu treffen.
9. Nutzen Sie Zeiterfassung, um Benchmarks für die Teamleistung zu setzen
Eine Vorstellung davon zu haben, wie viele Stunden eine Aufgabe dauern sollte, kann Ihnen als Projektleiter helfen, einzuschätzen, wie viel Arbeit von einem Teammitglied vernünftigerweise zu erwarten ist. Die Daten, die Sie durch Zeiterfassung über einen längeren Zeitraum erhalten, können Ihnen helfen, Benchmarks dafür zu setzen, wie viel Arbeit Teammitglieder voraussichtlich erledigen können.
Wenn beispielsweise eine der Aufgaben Ihres Teams darin besteht, am Ende jedes Projekts Schulungen und Dokumentationen zu erstellen, sollten Sie die Daten aus Ihrer Zeiterfassungs-App auswerten, um zu verstehen, wie viel Zeit dafür jeweils aufgewendet wurde.
10. Überprüfen Sie regelmäßig Zeiterfassungspraktiken und Team-Einträge
Gute Daten hängen stark von genauen Stundennachweisen innerhalb Ihres Zeiterfassungssystems ab. Als Projektleiter sollten Sie Ihre Zeiterfassungspraktiken regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie die wertvollsten Erkenntnisse aus den Daten gewinnen. Sie können dies einmalig oder im Rahmen eines größeren Projektaudits tun.
Dieser Prozess kann zum Beispiel darin bestehen, stichprobenartig Zeitkarten zu überprüfen, um sicherzugehen, dass die Zeiten korrekt eingetragen wurden und alle Teammitglieder am Ende der Woche vollständige Stundenzettel einreichen. Obwohl wir bereits besprochen haben, Zeiterfassungsdaten nicht zur Bestrafung zu nutzen, kann es dennoch Konsequenzen geben müssen, wenn Teammitglieder ihre Zeiterfassungen nicht wie gefordert abschließen.
Methoden der Zeiterfassung
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Projektteams ihre aufgewendete Arbeitszeit erfassen und berichten können. Hier sind einige der beliebtesten Methoden zur Zeiterfassung:
Manuelle Zeiterfassung
Manuelle Zeiterfassung kann bedeuten, dass Sie die entsprechenden Informationen auf einem Post-it-Zettel neben Ihrem Monitor mit Stift und Papier notieren und diese dann täglich oder wöchentlich per E-Mail oder einem von der Firma erstellten Stundenzettel einreichen.
Unabhängig davon, wie Ihr Unternehmen manuelle Zeiterfassung definiert, ist sie für Mitarbeiter in der Regel die zeitaufwändigste Methode. Die einzige Ausnahme könnte sein, wenn Sie freiberuflich tätig sind und sich täglich in mehrere Systeme einloggen müssen, um Ihre Zeit zu erfassen. In diesem Fall kann es am effektivsten sein, die Zeit manuell zu erfassen und nur einmal am Tag (oder in der Woche, wenn Sie es können) einzureichen.
Automatisierte Zeiterfassung
Automatisierte Zeiterfassung soll das Erfassen von Zeit, die mit bestimmten Aufgaben verbunden ist, erleichtern. Dies kann zum Beispiel geschehen, indem Sie einen Timer direkt in Ihrer Projektmanagement-Software starten oder über eine Chrome-Erweiterung oder Integration Ihrer Zeiterfassungs-Software nativ die auf eine bestimmte Aufgabe verwandte Zeit erfassen. Die meisten KI-gestützten Zeiterfassungstools bieten diese Funktion ebenfalls an.
Zeiterfassung nach Aufgabe
Unabhängig davon, ob die Erfassung automatisiert oder manuell erfolgt, kann es wichtig sein, die Zeit pro Aufgabe zu erfassen. Dies kann das Reporting vereinfachen und die Kommunikation mit Kunden oder Stakeholdern reibungsloser machen.
Wenn zum Beispiel ein Team nach Projekten erfasst und ein Stakeholder genau wissen möchte, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauert oder wie viel Zeit in die Entwicklung eines Features geflossen ist, wird es für Sie als Projektleiter schwieriger, das zu analysieren, wenn Sie alle Projekteinträge durchgehen müssen, um herauszufinden, wer wann und wie lange an der Aufgabe oder dem Feature gearbeitet hat.
Die Erfassung nach Aufgaben kann außerdem komplizierter werden, wenn Ihr Team gerne multitaskt. Es kann besonders herausfordernd sein, die Zeiterfassung übersichtlich zu halten, wenn Sie innerhalb einer Stunde an drei oder mehr Aufgaben gearbeitet haben.
Was kommt als Nächstes?
Dieser Leitfaden für das Projektstatusreporting ist eine Pflichtlektüre für Projektmanager, die die Teamkommunikation und interne Abläufe verbessern möchten.
Haben Sie das Gefühl, Ihre Zeiterfassungspraktiken könnten ein kleines Upgrade vertragen? Wenn Sie wissen möchten, wie Ihre Kollegen mit Zeiterfassung umgehen (da es hierzu keine klaren Vorgaben gibt), werden Sie Mitglied und beteiligen Sie sich an der Diskussion auf Slack mit über 1000 Kolleginnen und Kollegen darüber, wie sie dieses Thema in ihren Projekten handhaben.
