Ein Leitfaden für Anfänger zu Software zur Arbeitsablaufautomatisierung
Wir alle kennen den Frust, Informationen aus einer Excel-Tabelle oder eine andere manuelle Aufgabe von Hand eingeben zu müssen. Während Sie dort sitzen und sich über diese zeitraubende Tätigkeit ärgern, fragen Sie sich, ob es nicht einen besseren Weg gibt. In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, was Software zur Workflow-Automatisierung ist und wie Sie damit Frustration vermeiden können.
Laut einem aktuellen Bericht von Zapier sind 65 % der Wissensarbeiter weniger gestresst, weil sie manuelle Aufgaben automatisiert haben. Von dem Stress, manuelle Aufgaben erledigen zu müssen, bis hin zum Stress durch Fehler, die dabei häufig passieren, kann eine Plattform zur Workflow-Automatisierung dazu beitragen, Ineffizienzen zu beseitigen.
Deshalb möchte ich die Workflow-Automatisierung, die Möglichkeiten der Automatisierung für Ihre Projekte und einige Tools besprechen, die Ihnen den Einstieg in ein glücklicheres Arbeitsleben erleichtern können. Wenn Sie bereits Erfahrung mit Workflows haben, können Sie direkt zu der Frage springen, die Sie beantworten möchten. Andernfalls beginnen wir damit, zu definieren, was ein Workflow ist.
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Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine Reihe von Schritten, die beschreiben, wie Menschen eine Arbeit von Anfang bis Ende erledigen. Wenn diese Schritte in genau dieser Reihenfolge ausgeführt werden, entsteht jedes Mal dasselbe Ergebnis. Daher ist es üblich, Workflows visuell darzustellen, etwa mithilfe von Workflow-Diagrammen, die manuell oder mit Software für Workflow-Diagramme erstellt werden können. Dieses Diagramm kann Ihnen dabei helfen, jeden Schritt oder jede Aufgabe im Projekt zu erkennen und zu verfolgen, während es sich den gewünschten Ergebnissen nähert.
Beispiele für Workflows sind:
- Erstellung von Inhalten für soziale Medien
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Genehmigung einer Reiseanfrage
- Workflows zur Dokumentgenehmigung
Was ist mit der Workflow-Automatisierung?
Nachdem Sie nun ein Workflow-Diagramm haben, das die verschiedenen erforderlichen Schritte übersichtlich darstellt, ist es Zeit für die nächste Stufe. Bei der Workflow-Automatisierung müssen Sie Regeln für diese Schritte erstellen. Diese Regeln bestimmen, wie menschliche Aufgaben, Dokumente oder Daten innerhalb des Ablaufs weitergeleitet werden.
Die Workflow-Automatisierung im Projektmanagement kann verwendet werden, um Workflows und Prozesse zu automatisieren, etwa das Erstellen von Aufgabenlisten, das Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder, das Verfolgen des Fortschritts und das Versenden von Erinnerungen. Darüber hinaus kann die Workflow-Automatisierung auch zum Erstellen von Berichten und zur Nachverfolgung von Projektkosten eingesetzt werden.
Die Regeln bei der Workflow-Automatisierung bestehen meist aus Wenn-dann-Aussagen, die die alternativen Wege abdecken, die Informationen nehmen können. Sobald die Regeln festgelegt sind, können wir diese Informationen in eine Software zur Prozessautomatisierung eingeben.
Beispiele für Workflow-Automatisierung sind:
- Die Bearbeitung von Aktivitäten im Zusammenhang mit der Aufgabenverwaltung, etwa die Zuweisung von Arbeitselementen an die für den nächsten Schritt verantwortliche Person.
- Benachrichtigungen, die Sie in Slack erhalten, aber von einem CRM, ERP-System oder einem anderen Tool stammen.
- Die Datensynchronisierung, die nach dem Eingang einer Formulareinsendung erfolgt, etwa das Erstellen eines Datensatzes in einem CMS.
Was ist Software zur Workflow-Automatisierung?
Software zur Workflow-Automatisierung ist eine digitale Lösung mit wenig oder ohne Programmieraufwand, mit der Sie Aufgaben automatisieren und ohne menschliches Eingreifen erledigen können. Software zur intelligenten Prozessautomatisierung umfasst in der Regel:
- Einen Editor mit Ziehen-und-Ablegen-Funktion, der Ihnen hilft, die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu optimieren
- Ein Benachrichtigungssystem, in dem Sie Informationsanzeigen innerhalb der Anwendung oder E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren können
- Eine Liste von Auslösern, die Sie zur Unterstützung der Entscheidungsfindung verwenden können.
- Prüfpfade, in denen Sie die Schritte überprüfen können, die in jedem Ablauf ausgeführt wurden
Es gibt auch spezialisierte Softwaretools zur KI-Workflow-Automatisierung, die die oben genannten Funktionen mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz in Workflows kombinieren.
Welche Vorteile bietet Workflow-Automatisierungssoftware?
Zu den Vorteilen eines Workflow-Automatisierungssystems gehören:
- Zeit sparen. Tools zur digitalen Prozessautomatisierung sparen Zeit, weil sie manuelle Prozesse mit sich wiederholenden Aufgaben wie der Dateneingabe aus Tabellenkalkulationen optimieren. Denken Sie anschließend über die Regeln nach, die einen vorhersehbaren Ablauf erzeugen. Schließlich führen sie die Aufgaben für Sie aus und schaffen so Zeit, die Sie sonst dafür aufgewendet hätten.
- Produktivität steigern. Die von Ihnen festgelegten Regeln sorgen dafür, dass die Informationen reibungslos durch verschiedene Schritte fließen. Sie können auch KI in der Workflow-Automatisierung nutzen, um diese Regeln festzulegen. Dadurch verringert sich beispielsweise die Zeit, die jemand benötigt, um die Kommunikation weiterzuleiten oder manuelle Nachfassaktionen durchzuführen.
Aufgaben wie die Festlegung von Nachfassdaten und Benachrichtigungen automatisieren zu können, spart viel Zeit und mentale Energie. Man muss sich danach nicht mehr darum kümmern.
Denken Sie an einen Genehmigungsprozess, an dem mehrere Beteiligte beteiligt sind. Wenn das System die Übergabe des Inhaltsobjekts zur Prüfung übernimmt, können Sie sich auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren.
- Fehler minimieren. Mit Fehlern meinen wir menschliche Fehler. Die manuelle Dateneingabe führt bekanntermaßen zu Fehlern, und je höher die Arbeitslast ist, desto mehr Fehler treten auf.
- Geld sparen. Wenn durch Automatisierung jemand für andere Aufgaben frei wird, sparen Sie Geld – insbesondere, wenn Sie Ressourcen nach Stunden bezahlen.
- Engpässe beseitigen. Die personellen Ressourcen, also die Menschen, können in jedem Workflow zum Engpass werden, wenn sie nicht schnell genug sind oder scheinbar nie rechtzeitig auf Informationen zugreifen. Denken Sie nur an Brad, der seit einer Woche auf Ihrer letzten E-Mail sitzt. Automatisierungssoftware würde Brad täglich eine Erinnerung senden, bis er seine Aufgabe abschließt und sie an den nächsten Schritt weiterleitet.
Wenn Sie dieser Artikel dazu angeregt hat, darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Workflows effektiver automatisieren können, könnte es hilfreich sein, einige Kurse zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zu belegen, um Ihr Verständnis zu vertiefen und neue Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Abläufe zu erschließen.
Welche Beispiele für Workflow-Automatisierungswerkzeuge sollte ich auswählen?
Für unterschiedliche Anwendungsfälle eignen sich unterschiedliche Workflow-Werkzeuge. Möglicherweise benötigen Sie sogar etwas wie Werkzeuge zur Workflow-Orchestrierung, wenn Sie komplexe Workflows automatisieren möchten, die sich über mehrere Teams erstrecken. Hier finden Sie jedoch eine Liste vorläufiger Optionen, die Sie sich ansehen können, während Sie nach einer Automatisierungslösung suchen, die Informationen entsprechend Ihrem Workflow-Prozess weiterleiten kann.
Wenn Sie weitere Informationen zu diesen cloudbasierten Werkzeugen, zu den Preisen von Workflow-Software, zu den wichtigsten Funktionen von Workflow-Software und dazu wünschen, wie sie Ihnen helfen können, Geschäftsregeln zu erstellen, einen Geschäftsprozess zu automatisieren und sich über API-Integrationen mit anderen Werkzeugen zu verbinden, sehen Sie sich die Liste der besten Workflow-Automatisierungssoftware an.
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Mehr erfahren: Sie fragen sich, wie Sie die Workflow-Orchestrierung in Ihrem Unternehmen besser umsetzen können? Sehen Sie sich unseren Leitfaden zur Workflow-Orchestrierung an.
Workflow-Automatisierung ist gekommen, um zu bleiben
Ich betrachte das Workflow-Management als Teil der digitalen Transformation eines Unternehmens. Automatisierung anzunehmen bedeutet, sich für Workflow-Effizienz zu entscheiden und die feine Grenze zwischen den Aufgaben zu erkennen, die Roboter beziehungsweise Menschen übernehmen sollten. Apropos: Ich erzähle Ihnen ein anderes Mal mehr über robotergestützte Prozessautomatisierung, aber sie ist wirklich beeindruckend. Diese Funktion ist typischerweise in Software zur Prozessautomatisierung in Unternehmen enthalten und übernimmt die Erstellung von Robotern, die menschliche Interaktionen mit Software und Systemen nachahmen.
