Einsteigerleitfaden zur Workflow-Automatisierungssoftware
Wir alle kennen den Schmerz, Informationen manuell aus einer Excel-Tabelle oder in anderen Formen handschriftlich übertragen zu müssen. Während du dort sitzt und dich über diese Zeitverschwendung ärgerst, fragst du dich, ob es nicht eine bessere Lösung gibt. In diesem Artikel erkläre ich dir, was Workflow-Automatisierungssoftware ist und wie du damit Frust vermeiden kannst.
Laut einem aktuellen Bericht von Zapier sind 65 % der Wissensarbeiter weniger gestresst, weil sie manuelle Aufgaben automatisiert haben. Vom Stress, Aufgaben manuell erledigen zu müssen, bis zum Stress, Fehler zu machen – was häufig passiert – kann eine Workflow-Automatisierungsplattform helfen, Ineffizienzen zu beseitigen.
Daher möchte ich über Workflow-Automatisierung sprechen, was Automatisierung für deine Projekte tun kann, und einige Tools vorstellen, die dir den Einstieg auf deinem Weg zum Glück erleichtern. Wenn du bereits Erfahrung mit Workflows hast, kannst du direkt zu der für dich relevanten Frage springen. Andernfalls lass uns zunächst klären, was ein Workflow ist.
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Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine Abfolge von Schritten, die beschreibt, wie Menschen Aufgaben von Anfang bis Ende erledigen. Wenn du diese Schritte in genau dieser Reihenfolge durchführst, erhältst du jedes Mal dasselbe Ergebnis. Aus diesem Grund ist es üblich, Workflows visuell darzustellen, beispielsweise durch Workflow-Diagramme, die manuell oder mit Workflow-Diagramm-Software erstellt werden können. Ein solches Diagramm hilft dabei, jeden Schritt oder jede Aufgabe im Projekt zu erkennen und nachzuverfolgen, wie sie auf das gewünschte Ergebnis hinarbeiten.
Beispiele für Workflows sind:
- Wie Social-Media-Materialien erstellt werden
- Onboarding neuer Mitarbeiter
- Ein Antrag auf Reisegenehmigung
- Abläufe zur Dokumentenfreigabe
Was ist mit Workflow-Automatisierung?
Nachdem du nun ein Workflow-Diagramm hast, das die verschiedenen Schritte klar aufzeigt, ist der nächste Schritt an der Reihe. Bei der Workflow-Automatisierung musst du Regeln für diese Schritte erstellen. Diese Regeln bestimmen, wie menschliche Aufgaben, Dokumente oder Daten im Ablauf weitergeleitet werden.
Workflow-Automatisierung im Projektmanagement kann genutzt werden, um Abläufe zu automatisieren und Prozesse wie das Erstellen von Aufgabenlisten, das Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder, das Verfolgen des Fortschritts und das Versenden von Erinnerungen zu automatisieren. Außerdem kann die Workflow-Automatisierung dazu verwendet werden, Berichte zu erstellen und Projektkosten zu verfolgen.
Die Regeln bei der Workflow-Automatisierung bestehen meist aus Wenn-dann-Aussagen, welche die alternativen Pfade beschreiben, die Informationen nehmen können. Sobald diese Regeln festgelegt sind, können wir die Informationen in eine Prozessautomatisierungssoftware einpflegen.
Beispiele für Workflow-Automatisierung sind:
- Bearbeitung von Aufgabenmanagement-Aktivitäten, wie das Zuweisen von Arbeitspaketen an die für den nächsten Schritt verantwortliche Person.
- Benachrichtigungen, die du in Slack erhältst, aber aus einem CRM, ERP oder einem anderen Tool stammen.
- Datensynchronisation nach Eingang einer Formularübermittlung, wie etwa das Anlegen eines Eintrags in einem CMS.
Was ist Workflow-Automatisierungssoftware?
Workflow-Automatisierungssoftware ist eine digitale Low-Code- oder No-Code-Lösung, mit der du Aufgaben automatisieren und ohne menschliches Zutun abwickeln kannst. Intelligente Prozessautomatisierungssoftware umfasst in der Regel:
- Einen Builder mit Drag-and-drop-Funktionalität, der bei der Optimierung von Geschäftsprozessen hilft
- Ein Benachrichtigungssystem, in dem du In-App-Informationsanzeigen oder E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren kannst
- Eine Liste von Auslösern, welche Entscheidungen anstoßen können
- Prüfpfade, mit denen du die durchgeführten Schritte in jedem Prozess nachvollziehen kannst
Es gibt außerdem spezialisierte KI-Workflow-Automatisierungssoftware, die die genannten Funktionen mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz in Abläufen kombiniert.
Was sind die Vorteile von Workflow-Automatisierungssoftware?
Die Vorteile eines Workflow-Automatisierungssystems umfassen:
- Zeit sparen. Digitale Prozessautomatisierungstools sparen Zeit, weil sie manuelle Abläufe mit sich wiederholenden Aufgaben – wie z.B. Dateneingabe aus Tabellen – optimieren. Überlegen Sie sich dann die Regeln, die einen vorhersehbaren Ablauf schaffen. Anschließend führen die Tools die Aufgaben für Sie aus, sodass Sie Zeit für wichtigere Dinge gewinnen.
- Produktivität steigern. Die von Ihnen festgelegten Regeln sorgen dafür, dass Informationen reibungslos durch verschiedene Schritte fließen. Sie können auch KI in der Workflow-Automatisierung einsetzen, um diese Regeln zu definieren. Das verkürzt beispielsweise die Zeit, die jemand benötigt, um Kommunikation weiterzuleiten oder Follow-ups manuell zu erledigen.
Automatisierungen wie Nachverfolgungstermine und Benachrichtigungen einzurichten, spart eine Menge Zeit und mentale Energie. Man muss nicht mehr darüber nachdenken.
Denken Sie an einen Freigabeprozess, der mehrere Beteiligte umfasst. Wenn das System das Asset zur Überprüfung weiterleitet, können Sie sich auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren.
- Fehler minimieren. Und damit sind menschliche Fehler gemeint. Manuelle Dateneingabe führt bekanntermaßen zu Fehlern, und diese nehmen mit der Arbeitslast zu.
- Geld sparen. Wenn Mitarbeiter durch Automatisierung entlastet werden, sparen Sie Geld – insbesondere, wenn Sie stundenweise für Ressourcen zahlen.
- Engpässe beseitigen. Menschliche Ressourcen (also Personen) können zum Engpass in jedem Arbeitsablauf werden, wenn sie nicht schnell genug reagieren oder benötigte Informationen nicht rechtzeitig erhalten. Denken Sie nur an Brad, der seit einer Woche auf Ihre letzte E-Mail sitzt. Automatisierungssoftware erinnert Brad jeden Tag daran, bis er seine Aufgabe erledigt und die nächste Phase einleitet.
Wenn dieser Artikel Sie dazu inspiriert hat, darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Workflows noch effektiver automatisieren können, könnten einige Kurse zur Geschäftsprozessautomatisierung hilfreich sein, um Ihr Wissen zu vertiefen und neue Wege zur Optimierung Ihrer Abläufe zu entdecken.
Welche Beispiele für Workflow-Automatisierungstools sollte ich wählen?
Verschiedene Workflow-Tools eignen sich für unterschiedliche Anwendungsfälle. Möglicherweise benötigen Sie auch Workflow-Orchestrierungstools, wenn Sie versuchen, komplexe Workflows zu automatisieren, die mehrere Teams umfassen. Hier finden Sie jedoch eine Liste mit vorläufigen Optionen, die Sie sich bei der Suche nach einer Automatisierungslösung anschauen können, um Informationen entsprechend Ihrem Workflow-Prozess weiterzuleiten.
Wenn Sie mehr Informationen zu diesen cloudbasierten Tools, zu Preisen für Workflow-Software, wichtigen Funktionen von Workflow-Software und wie sie Ihnen helfen können, Geschäftsregeln zu erstellen, Geschäftsprozesse zu automatisieren und durch API-Integrationen andere Tools anzubinden, erhalten möchten, sehen Sie sich die Liste der besten Workflow-Automatisierungssoftware an.
Mehr lesen: Sie möchten wissen, wie Sie die Orchestrierung von Workflows in Ihrem Unternehmen besser umsetzen können? Lesen Sie unseren Leitfaden zur Workflow-Orchestrierung.
Workflow-Automatisierung ist gekommen, um zu bleiben
Ich betrachte das Workflow-Management als Teil der digitalen Transformation eines Unternehmens. Wer Automatisierung einführt, setzt auch auf Workflow-Effizienz und bewegt sich auf dem schmalen Grat zwischen Aufgaben, die von Robotern und solchen, die von Menschen übernommen werden sollten. Apropos: Über Robotic Process Automation erzähle ich Euch ein andermal mehr, aber das ist wirklich spannend. Diese Funktion ist normalerweise in Enterprise-Process-Automation-Software enthalten und kümmert sich um die Erstellung von Robotern, die menschliche Interaktionen mit Software und Systemen nachahmen.
