Wie man einen erfolgreichen Plan zur Prozessverbesserung für 2026 entwickelt
Die Formel für erfolgreiches Projektmanagement setzt sich aus Menschen, Gewinn und strategisch ausgerichteten Prozessen zusammen. Ein Plan zur Prozessverbesserung kann diese Formel transformieren, da er Effektivität, Effizienz und Klarheit im Handeln fördert und damit die Zielerreichung verbessert.
Als erfahrene:r Digital Project Manager:in habe ich aus erster Hand Erfahrung in der Erstellung von Prozessverbesserungsplänen (PIPs). Ich habe diesen Leitfaden als Schritt-für-Schritt-Framework verfasst, um einen PIP zu erstellen, der nachhaltige Produktivität liefert.
Wenn Sie diesem Leitfaden folgen, können Sie Einschränkungen beim Skalieren, Fehlkommunikation, vermeidbare Projektverzögerungen, Budgetüberschreitungen und unzufriedene Stakeholder vermeiden. Gleichzeitig erhalten Sie Beispiele, umsetzbare Strategien und fundierte Methoden, mit denen Sie Ihre Ziele zur Prozessverbesserung erreichen können.
Kostenlos freischalten
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag zu Ende zu lesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Tools, Leitfäden und Insights für den Erfolg im Zeitalter der KI freischaltet.
Have an account? Log In
Was ist ein Prozessverbesserungsplan?
Ein Prozessverbesserungsplan ist eine umsetzbare Strategie, die Menschen, Prozesse und Gewinn im Kontext der Lösung relevanter Probleme bei der Geschäftsausführung oder Skalierungsbeschränkungen in Einklang bringt. Die Ziele eines PIP bestehen darin, Effektivität sicherzustellen, (neu) zu gestalten, um Effizienz zu erreichen, und die Qualität zu erhöhen.
Betrachten Sie Ihren PIP als eine Roadmap, die mit der Erkennung und Lösung von Ineffizienzen beginnt, dann zur strategischen Umsetzung neuer Prozesse übergeht und anschließend durch die Messung der Ergebnisse begleitet wird.
Die Ergebnisse eines erfolgreichen PIP stimmen mit den übergeordneten strategischen Geschäftszielen im Projektmanagement-Umfeld überein.
Hier ist ein Beispiel für den Aufbau eines Prozessverbesserungsplans:
Warum ist ein formaler Prozessverbesserungsplan wichtig?
Der beste Weg, als Projektmanager:in zu scheitern, ist, nicht zu planen und nur auf Probleme zu reagieren. Wenn Sie Zeit haben, sich mit Ineffizienzen zu beschäftigen, haben Sie auch Zeit, um diese zu beseitigen.
Setzen Sie Grenzen und priorisieren Sie ein temporäres Verlangsamen, um später schneller voranzukommen. Sie müssen erst wirksam sein, bevor Sie effizient sein können. Andernfalls riskieren Sie Chaos, verschwendete Ressourcen und inkonsistente Ergebnisse. Selbst ein einfacher PIP kann bestehende Probleme beheben und Klarheit, wertorientierte Veränderungen, Verantwortlichkeit sowie Möglichkeiten zur Erfolgsmessung schaffen.
Die Vorteile eines Prozessverbesserungsplans umfassen:
- Höhere Effektivität durch bessere Rollenzuordnung und Klarheit
- Mehr Effizienz durch Beherrschung der Wirksamkeit
- Zuverlässige Qualität durch verbesserte Prozessstandards
- Höhere Profitabilität dank Einsparungen bei Fehlerkosten und Engpässen
- Bessere Teamkommunikation durch klare Rollen, Aufgabenabstimmung und Teamverantwortung
- Positive Einbindung der Stakeholder durch verbessertes Informationsmanagement
- Datenbasierte strategische Entscheidungen unterstützt durch messbare KPIs
Wie erstellt man einen Prozessverbesserungsplan?
Die Entwicklung eines erfolgreichen Prozessverbesserungsplans erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Informationen zu sammeln und einen strategischen Plan zu erstellen:
1. Den aktuellen Prozess analysieren
Das Verständnis des Ist-Zustands hilft, Probleme zu bestätigen und die Strategie zur Prozessverbesserung auszurichten. Beginnen Sie mit einer Visualisierung Ihrer aktuellen Arbeitsabläufe, indem Sie jeden Schritt im Projektabwicklungsprozess darstellen, und fügen Sie dann Visualisierungen hinzu, die ineffiziente Elemente kennzeichnen. Möchten Sie dies nicht manuell tun, können Sie Software zur Prozessdokumentation nutzen, um Informationen zentral zu verwalten.
Best Practices:
- Führen Sie eine Ursachenanalyse durch, um Ineffizienzen zu validieren.
- Nutzen Sie Tools zur Prozessabbildung, um Arbeitsabläufe zu dokumentieren.
- Sammeln Sie Erfahrungen und Feedback von Teammitgliedern und Stakeholdern
2. Verbesserungsziele setzen
Versuchen Sie, die Lean Value Tree (LVT) Methodik einzuführen, um Strategie effektiv mit Prozessverbesserungs-Prioritäten zu verknüpfen und sicherzustellen, dass sich die Prozessverbesserungsmaßnahmen nur auf die relevantesten und wertvollsten Initiativen konzentrieren.
Die LVT-Methodik hilft Teams, Arbeiten basierend auf strategisch relevanten Ergebnissen und nicht auf kumulierten Ergebnissen zu organisieren. Diese Methodik umfasst vier zentrale Schritte:
- Definieren Sie Ihre Zielsetzungen
- Beispiel: Reduzieren Sie die Projektlaufzeit um 32 %, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.
- Erkennen Sie Chancen zur Wertsteigerung
- Beispiel: Automatisieren Sie routinemäßige Berichtaufgaben, um wöchentlich 10+ Stunden für strategische Arbeiten freizusetzen.
- Priorisieren Sie Maßnahmen, die Ergebnisse fördern
- Beispiel: Konzentration auf Prozessänderungen mit großem Einfluss, wie eine Initiative zur Optimierung von Genehmigungsworkflows, um Engpässe zu reduzieren.
- Messen anhand definierter KPIs
- Beispiel: Gesteigerte Kundenzufriedenheit und -bindung.
3. Verbesserungsmöglichkeiten erkennen
Den größten Nutzen mit dem geringsten Aufwand erzielen Sie, wenn Sie Verbesserungen mit hohem Einfluss und wenig Aufwand zuerst priorisieren. Sie könnten zum Beispiel Aufgaben automatisieren, indem Sie ein Projektmanagement-Tool einsetzen, um manuelle, wiederholende Arbeit zu reduzieren und die Transparenz zu erhöhen. Hier einige Tipps für Ihr Vorgehen:
- Wählen Sie die richtigen Strategien zur Workflow-Optimierung
- Nutzen Sie die besten Tools zur Workflow-Automatisierung
- Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten neu , um sie auf Wertstromaktivitäten auszurichten
4. Aktionsplan entwickeln
Um weniger Zeit mit Nebensächlichkeiten und mehr Zeit mit priorisierten Aufgaben zu verbringen, befolgen Sie diese Schritte, um zu bewerten und zu automatisieren:
- Ermitteln Sie Aufgaben, die relevante Veränderungen im Hinblick auf Ihre Prozessverbesserungsziele bewirken, und reduzieren, automatisieren oder beseitigen Sie Aufgaben, die überflüssig sind oder den Arbeitsfluss verlangsamen.
- Teammitglieder zuweisen, die für die Umsetzung und die Zielerreichung des Projekts verantwortlich sind. Dies kann Projektmanagement, Betrieb, Marketing, Design, Entwicklung und mehr umfassen.
- Zeitleisten und Meilensteine festlegen, indem Sie die zu erreichenden Meilensteine im Prozessverbesserungsprojekt skizzieren, Ereignisse logisch anordnen und Termine für die Erreichung jedes Meilensteins festlegen.
5. Veränderungen umsetzen
Zu viele Veränderungen auf einmal können zu einer Lawine von Risiken führen. Deshalb ist es meist am besten, Verbesserungen stufenweise und iterativ einzuführen.
Ein Projektmanager könnte beispielsweise die Verbesserungen der Geschäftsprozesse in Sprints priorisieren, beginnend mit den wichtigsten für die Unternehmensziele. Er oder sie könnte zunächst ein Projektmanagement-Tool identifizieren und implementieren, es integrieren, das Personal schulen, Datenstories nutzen, um Aufgaben zu automatisieren, sowie Feedback sammeln, um Anpassungen und Verbesserungen vorzunehmen.
Im nächsten Schritt könnten Bereiche zur Effizienzsteigerung und Lösungsansätze identifiziert werden, sowie Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung geplant, umgesetzt und gemessen werden. Möglicherweise kommt auch Projektmanagement-Software zum Einsatz, um den Fortschritt zu verfolgen.
6. Ergebnisse messen und bewerten
Überwachen Sie die Leistung Ihrer neuen Prozesse mithilfe von Projektmanagement-KPIs. Zu den gängigen KPIs zählen:
- Abschlusszeit des Prozesses: Dies ist die Gesamtzeit, die benötigt wird, um einen Prozess vom Beginn bis zum Abschluss durchzuführen. Die Abschlusszeit eines Prozesses misst die Produktivität unter Effizienzaspekten, indem sie Engpässe und die Geschwindigkeit der Ausführung aufzeigt.
- Fehlerreduzierungsrate: Gibt an, wie stark Fehler über einen bestimmten Zeitraum abnehmen. Fehlerreduzierungsraten messen Genauigkeit und Qualität, indem sie die Häufigkeit von Nacharbeit, Defekten und Fehlern identifizieren.
- Kosteneinsparungen: Entspricht der Kapitalrendite (ROI), also dem eingesparten Geld infolge von Prozessverbesserungen (wie Automatisierung). Kosteneinsparungen verdeutlichen die finanziellen Auswirkungen betrieblicher Anpassungen im Rahmen von Prozessverbesserungen.
7. Iterieren und anpassen
Planen Sie regelmäßige Besprechungen mit den Kernteammitgliedern, um Leistungskennzahlen zu überprüfen, Engpässe zu bewerten und Prozesse nach Bedarf anzupassen. Gehen Sie dabei bewusst und gezielt vor, wenn Sie Anpassungen vornehmen.
Stellen Sie außerdem sicher, dass diese Änderungen auf Daten basieren und den Anforderungen an Effizienz entsprechen – und nicht auf Ego-Kennzahlen. Geschäftsprozessmanagement kann als Projekt beginnen, ist aber letztlich ein fortlaufender Zyklus, der Feedback und Fortschritt umfasst (einer der Vorteile von BPM-Software ist, dass sie diesen Zyklus erleichtern kann).
Mehr dazu: Möchten Sie Kundendaten besser verwalten? Schauen Sie sich unsere Liste der besten Kundendatenbank-Software an.
Beispiel für einen Prozessverbesserungsplan
Prozessverbesserung ist ein Langzeitprojekt. Sie erfordert Veränderungen, die gemessen und weiterentwickelt werden müssen. Hier ist ein Beispiel für einen soliden Prozessverbesserungsplan:
Prozessverbesserungsplan-Methoden
Die Optimierung von Geschäftsprozessen kann überwältigend wirken – deshalb ist eine strukturierte Herangehensweise entscheidend. Neben einem effektiven Prozessverbesserungsplan können verschiedenste Prozessverbesserungsmethoden dabei helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, darunter:
Agile
Agile ist eine „Mindset-Methode“, die iterative Prozessverbesserungen mit schnellen Feedbackschleifen fördert – typischerweise unter Einsatz von Kanban-Boards oder Scrum, um Arbeitsabläufe zu verfolgen.
PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)
PDCA ist eine Methode, um Prozessveränderungen gezielt zu testen und zu skalieren. In der Praxis wiederholt sich der Zyklus aus Planen, Umsetzen, Überprüfen und Handeln fortlaufend zur kontinuierlichen Verbesserung.
Lean-Methodik
Lean-Methodik ist eine Managementphilosophie, die darauf abzielt, Verschwendung zu reduzieren und den Kundennutzen zu erhöhen. Lean-Prinzipien wenden wir an, wenn wir den kontinuierlichen Verbesserungsprozess in den Fokus rücken, um die Produktivität durch bessere Workflows und Prozessbeschleunigung zu steigern.
Six Sigma
Six Sigma ist eine Methodik, die Daten nutzt, um Prozesse zu verbessern. Dabei ergibt sich die Möglichkeit, Kompetenzen in statistischer Analyse zu erwerben, um Ursachenanalysen systematisch durchzuführen – zur Gewährleistung gleichbleibender, hochwertiger Ergebnisse.
Six Sigma nutzt den Define, Measure, Analyse, Improve, Control (DMAIC)-Rahmen. Seine praktische Anwendung hat sich als effektiv für die langanhaltende Optimierung von Arbeitsabläufen erwiesen.
Lean Six Sigma
Die Lean-Six-Sigma-Methodik verbindet die Prinzipien von Lean und Six Sigma und konzentriert sich auf die Reduzierung von Verschwendung und den Einsatz datenbasierter Entscheidungen, um die Geschwindigkeit der Ergebnisse zu erhöhen.
Lean Six Sigma in der Praxis:
- Bewertung des Wertstroms und Identifikation wertschöpfungsfreier Aktivitäten, um Korrekturen zur Beseitigung von Ineffizienzen zu ermöglichen.
- Anwendung von Datenanalysen und Problemlösungsmethoden zur proaktiven Behandlung von Qualitätsproblemen.
- Entwicklung effektiver, effizienter und benutzerfreundlicher strukturierter Workflows.
- Überwachung und Steuerung von Prozessverbesserungen innerhalb vorgegebener Standards.
- Kontinuierliche Verbesserung und Förderung einer Haltung permanenter Weiterentwicklung.
Werkzeuge zur Prozessverbesserung
Das Schreiben eines Prozessverbesserungsplans (PIP) kann überwältigend sein – zum Glück gibt es hilfreiche Tools! Sie können Ihre digitalen Projektmanagement-Prozesse verbessern, indem Sie Zugang zu den neuesten Best Practices im Projektmanagement und Tools erhalten, um Workflows zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
- Prozess-Mapping-Tools – Sie helfen dabei, den Ablauf visuell darzustellen und die Prozessgeschichte zu strukturieren, sodass Teams Klarheit sowie Verbesserungspotenziale erhalten. Mit diesen Tools können Sie Workshops mit dem Prozessverbesserungsteam durchführen und gemeinsam ein visuelles Ablaufdiagramm erstellen, das die Prozessschritte identifiziert. Im Anschluss können Verbesserungsbereiche erarbeitet werden. Dadurch können Sie sowohl eine Ist-Aufnahme als auch eine Soll-Zustands-Karte erstellen. Miro ist ein großartiges Anfängertool für Prozess-Mapping.
- Projektverfolgungs-Software – Die Überwachung von Aufgabeninformationen, wie Fristen und Ressourcenzuweisung, wird durch automatisierte Projektverfolgungs-Tools erleichtert, die Sie bei der übersichtlichen Zentralisierung, Organisation und Nachverfolgung von Projektaktivitäten und Informationen unterstützen.
- Wissensmanagement-Software – Wissensmanagement revolutioniert die Art und Weise, wie wir Prozessdokumentationen effizient verwalten, speichern und teilen können. Prozessdokumentation.
- Workflow-Automatisierungstools – Je mehr Sie durch Wissen und Automatisierung manuelle Aufgaben minimieren, desto mehr beseitigen Sie schmerzhafte, inkonsistente und ineffiziente Arbeitsweisen.
Best Practices für das Schreiben eines Prozessverbesserungsplans
1. Klare und erreichbare Ziele setzen
Unklare Ziele führen zu Verschwendung und Frustration. Ich empfehle das Lean Value Tree (LVT) Framework, doch es gibt verschiedene Ansätze – je nach Bedarf und Präferenz. Dazu zählen SMART-Ziele, die Identifikation von KPIs, Benchmarking des Ausgangszustands sowie die Zusammenarbeit mit relevanten Stakeholdern, die Einfluss auf oder Interesse an Ihren PIP-Aktivitäten haben.
2. Ursachen identifizieren und an der Wurzel beheben
Langsam starten, um langfristig Tempo aufzubauen. Bevor Veränderungen eingeführt werden, gilt es, die zugrundeliegenden Ursachen – nicht nur die Symptome – zu analysieren. Grundursachen identifizieren, gezielte Lösungen entwickeln und temporäre "Pflasterlösungen" vermeiden, die langfristig nicht standhalten. Ein gut recherchierter Plan sorgt für nachhaltige Verbesserungen statt reaktiver Anpassungen.
3. Stakeholder regelmäßig einbeziehen
Teammitglieder sind wichtige Stakeholder, denn sie beeinflussen direkt, wie Arbeit erledigt wird. Werden sie frühzeitig und regelmäßig einbezogen, fließen ihre Erkenntnisse in den Plan ein – das sorgt für besseres Change Management und weniger Hindernisse. Vereinbaren Sie regelmäßige Meetings, fördern Sie offene Rückmeldungen, und binden Sie Ihr Team aktiv in Entscheidungsprozesse ein, um Widerstände zu minimieren und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern.
4. Rollen und Verantwortlichkeiten eindeutig definieren
Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten entsteht, wenn Teammitglieder darauf vorbereitet sind, wie sie mit ihrem Beitrag die Gesamtstrategie unterstützen. Fehlt diese Klarheit, schwindet die Verantwortlichkeit und Aufgaben gehen verloren. Ich empfehle die Erstellung eines RACI-Charts (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) für Initiativen mit neuen Teamkonstellationen.
5. Änderungen mit großer Wirkung priorisieren
Nicht jede Aufgabe hat Priorität, und nicht jede bleibt relevant. Überlastung der Teams führt zu sinkender Produktivität, niedrigerer Projektdynamik und weniger ROI. Nutzen Sie das Arbeitsablauf-Prozess-Mapping, um Verschwendung zu erkennen und einfache Verbesserungen umzusetzen.
6. Zeit und Ressourcen realistisch planen
Merken Sie sich diese Schlüsselwörter: planen und priorisieren. Führen Sie Ihre Recherche durch, indem Sie Ihre aktuelle Prozesslandkarte mit Branchenstandards vergleichen.
Nutzen Sie KI, um große Datensätze zu sammeln und zu analysieren, sodass Sie Informationen zu Branchenstandards erhalten, spezifische Ressourcenvorschläge erhalten, die auf Ihre Branche und Ihre betriebliche Umgebung zugeschnitten sind, potenzielle Risiken identifizieren, Erfolgskriterien vorschlagen und realistische Erwartungen an den ROI festlegen können.
Allerdings verfügt KI nicht über alle notwendigen Informationen, um Ihre individuelle Umgebung exakt zu beurteilen. Sprechen Sie daher auch mit Teammitgliedern und Stakeholdern, um Datenstories über die aktuelle Situation zu entwickeln.
7. Fortschritte überwachen und Ergebnisse evaluieren
Messung ist der Schlüssel, um die Wirksamkeit von Veränderungen zu verstehen – und sie befähigt Sie, kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben. Prüfen Sie die Tools, die Ihr Unternehmen derzeit für Prozessverbesserung und Projektmanagement einsetzt, um Funktionen wie Berichte oder Integrationen mit Datenanalysetools zu identifizieren.
Alternativ können Sie auch einige der hunderten verfügbaren Projektmanagement-Tools erkunden – zum Beispiel Asana oder Trello – um die Software zu finden, die Ihren Anforderungen an die Datenanalyse am besten entspricht.
Wie geht es weiter?
Möchten Sie sich mit anderen Digital Project Managern austauschen, um Ressourcen und bewährte Methoden zu teilen? Treten Sie unserer Mitglieder-Community bei und erhalten Sie Zugriff auf über 100 Vorlagen, Beispiele und Muster – und vernetzen Sie sich mit Hunderten weiteren Digital Project Managern auf Slack.
