Was ist ein agiler Workflow? In 8 einfachen Schritten einen erstellen

Was ist ein agiler Workflow?

Ein agiler Workflow ist eine Arbeitsweise, die auf Flexibilität, kontinuierliche Verbesserung und Anpassungsfähigkeit setzt. 

Er ermöglicht es Teams, schnell auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren und Kundennutzen in kürzeren Zyklen zu liefern. Indem die Arbeit in kleinere, überschaubare Einheiten – sogenannte Sprints – unterteilt wird, fördern agile Workflows Transparenz, Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit.

Agile Workflow-Prozesse beinhalten einen iterativen Prozess, der sich von traditionellen Arbeitsmethoden wie der Wasserfall-Methode unterscheidet. Im agilen Ansatz überprüfen Teams am Ende jedes Sprints die verbleibende Arbeit und ordnen sie basierend auf Kundenfeedback neu. Das erhöht die Flexibilität, beschleunigt die Lieferung und ermöglicht häufigeres Feedback.

Herkömmliche Projektmanagement-Workflows sind oft umständlicher und erfordern formelle Änderungsanträge, um Zeitrahmen anzupassen oder Aufgaben umzupriorisieren, was die Lieferung gefährden kann.

Der Lebenszyklus eines agilen Workflows

Der Lebenszyklus eines agilen Workflows umfasst diese sechs Schlüsselfasen. Hier folgt ein kurzer Überblick über jede Phase.

• Ideenfindung: In dieser ersten Phase werden Projektdetails konzipiert, um die zu erledigenden Aufgaben, geschätzte Ressourcen, Zeitpläne, Qualitätsanforderungen, erwartete Ergebnisse, Liefergegenstände und Annahmen zu klären.
• Inception: Projektinformationen werden aktualisiert, finalisiert und dokumentiert. Die Aufgaben werden zugewiesen und finanziert.
• Iteration: Dies ist die längste Phase, in der der Großteil der Arbeit erledigt wird. Teams nutzen einen Kundenfeedback-Zyklus, um verbleibende Aufgaben zu überprüfen und neu zu priorisieren sowie erwartete Ergebnisse zu liefern.
• Release: In dieser Phase werden Qualitätskontrolle durchgeführt und Dokumentationen sowie Schulungen für Endnutzer abgeschlossen, bevor der Kunde die Liefergegenstände erhält.
• Produktion: Nachdem der Kunde die finalen Liefergegenstände erhalten hat, sorgt diese Wartungs- und Supportphase für Einigkeit über die nächsten Schritte und die Einhaltung der Qualitätsstandards.
• Abschaffung: In dieser Phase ist ein Produkt möglicherweise nicht mehr nützlich oder wird nicht mehr unterstützt und muss daher abgeschafft oder ersetzt werden.

Wie erstellt man einen agilen Workflow?

Die Erstellung eines agilen Workflows erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von Workflows ist darauf ausgelegt, Ihr Team zu stärken und die Produktivität zu steigern.

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1. Ziele definieren & Unterstützung gewinnen

Wie bei den meisten Projekten beginnt die Erstellung eines agilen Workflows mit der Workflow-Planung und der klaren Definition von Zielen, Vorgaben und Liefergegenständen, um die nötige Unterstützung für den Erfolg ihres Workflows zu sichern. 

Der Projektmanager muss die geschäftlichen Anforderungen dieses Workflows und die gewünschten Ergebnisse verstehen (d.h. was soll nach der Umsetzung des Workflows geschehen?).

Sobald Einigkeit im Team herrscht, wird der vorgeschlagene Workflow an alle betroffenen Stakeholder kommuniziert. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die nächsten Schritte verstehen und ihre Unterstützung für die Umsetzung zusagen, damit das Team zielgerichtet arbeiten kann.

2. Methode zur Priorisierung des Backlogs festlegen

Sie benötigen ein agiles Planungssystem, um ein priorisiertes Backlog zu erstellen, das die Aufgaben und/oder User Stories für das Projekt aufführt. 

Hier ist ein Beispielansatz, der den Projektmanagement-Lebenszyklus abdeckt:

• Projektplanung: Fülle das Backlog mit dem im Projektauftrag identifizierten initialen Umfang.
• Projektdurchführung: Aktualisiere das Backlog kontinuierlich mit Aufgaben und User Stories, während das Team an der Feature-Entwicklung arbeitet. Dazu gehören auch Aufgaben, die möglicherweise außerhalb des aktuellen Umfangs liegen.
  • Beispiel: Das Team entscheidet, dass es Spaß machen würde, eine persönlichkeitsbasierte Einschätzung als Teil der App-Entwicklung zu integrieren. Das war nicht Teil des ursprünglichen Umfangs, könnte aber für eine zukünftige Weiterentwicklung oder falls das Team zusätzliche Zeit hat, interessant sein. Füge diese Idee dem Backlog hinzu, damit sie nicht verloren geht!
• Projektüberwachung/-steuerung: Führe regelmäßige Backlog-Pflegesitzungen durch (z. B. einmal im Monat, wenn du einem zweiwöchigen Sprint-Zyklus folgst), um die Priorisierung der Entwicklungspunkte festzulegen. Während der Sprint-Planungssitzungen wird anhand dieser Priorisierung entschieden, welche Aufgaben im kommenden Sprint bearbeitet werden.

Füge Aufgaben und/oder User Stories entsprechend ihres Mehrwertes für das Backlog hinzu und priorisiere die wichtigsten und wertvollsten Einträge. Arbeite mit Stakeholdern, Product Ownern und Teammitgliedern zusammen, um die Entwicklung des Backlogs zu gestalten.

3. Lege eine Sprint-Planungs-Kadenz fest

Entscheide dich für eine Sprint-Kadenz, die zu deinem Projekt passt. Zweiwöchige Sprints sind in der Softwareentwicklung am weitesten verbreitet, aber Sprints können je nach Branche und Geschwindigkeit des Projekts auch von einer bis zu vier Wochen variieren.

Sobald du deine Sprint-Kadenz festgelegt hast, plane ein Sprint-Planungsmeeting ein oder zwei Tage vor Beginn jedes Sprints. Das Ziel ist es, festzulegen, welche Arbeiten im Sprint realistisch umgesetzt werden können – basierend auf anstehenden Prioritäten, Fortschritt entlang der Roadmap, der erwarteten Geschwindigkeit und, am wichtigsten, dem Sprint-Ziel.

Mit wachsender Erfahrung im Team wirst du besser darin, die Teamgeschwindigkeit einzuschätzen. So kannst du sinnvolle Grenzen für parallele Arbeit festlegen und geplante Aufgaben realistisch prognostizieren.

4. Weisen Sie funktionsübergreifende Teamrollen zu

Stelle funktionsübergreifende Teams mit den erforderlichen Fähigkeiten und Fachkenntnissen zusammen, damit sie ihre Rolle im Workflow erfüllen können. Projektteams sollten selbstorganisierend arbeiten und ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar verstehen.

5. Halte regelmäßige Meetings ab

Führe regelmäßige Meetings durch, um Feedback zum Workflow einzuholen, alle im Einklang zu halten und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben. Tägliche Stand-up-Meetings ermöglichen es Teammitgliedern, Updates zu geben, Herausforderungen zu besprechen und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Sprint-Review-Meetings und Sprint-Retrospektiven bieten dem Team die Gelegenheit, Feedback zu sammeln, die eigene Leistung zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

6. Erstelle ein System für Produkt-Releases

Dokumentiere, wie du Releases handhaben möchtest. Mindestens sollte die Prozessdokumentation für Produktveröffentlichungen Folgendes enthalten:

• eine Liste funktionsübergreifender Stakeholder mit Kontaktinformationen (inklusive Vertretungen für Abwesenheiten) und deren Rollen und Verantwortlichkeiten
• eine Schritt-für-Schritt-Checkliste der Aktivitäten im Rahmen des Release-Prozesses, einschließlich Testprotokoll und was als Freigabe für einen Release gilt
• ein Kommunikationsprotokoll, um sicherzustellen, dass Stakeholder, die nicht direkt am Prozess teilnehmen, informiert bleiben
• einen Risikomanagementplan, inklusive Strategien zum Umgang mit potenziellen Risiken

7. Verwenden Sie agile Tools und Software

Agile Tools und Software sind entscheidend, um digitale Workflows und Aufgaben zu verwalten, Fortschritte zu verfolgen und eine effektive Kommunikation zu gewährleisten. 

Zahlreiche Tools wie unternehmensweite Projektmanagement-Software, einfachere Aufgabenboards sowie Kollaborations- oder Workflow-Management-Plattformen stehen zur Verfügung, um Workflows zu optimieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern (dies ist besonders wichtig für kreative Workflows).

8. Kontinuierliche Verbesserung fördern

Kontinuierliche Verbesserung bedeutet, den Workflow des Teams und dessen Leistung regelmäßig zu evaluieren, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Feedback in zukünftige Sprints einfließen zu lassen.

Dies bedeutet auch, Teammitglieder zu ermutigen, ihre Ideen zu teilen, neue Herangehensweisen auszuprobieren und Veränderung als Antrieb für Wachstum zu begreifen. So entsteht eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Wichtige Teamrollen in einem agilen Workflow

Agile Workflows beinhalten spezielle Rollen, die maßgeblich zum Erfolg des Projekts beitragen. Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Rollen in einem agilen Team.

• Product Owner: Verantwortlich für die Definition und Priorisierung des Product Backlogs, also der Liste an Funktionen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen. Sie arbeiten eng mit Stakeholdern und Nutzern zusammen, um Anforderungen zu sammeln, Erwartungen zu klären und sicherzustellen, dass das Produkt die Kundenbedürfnisse erfüllt. Sie vertreten die Kundeninteressen und tragen die Verantwortung dafür, dass das Team den maximalen Wert liefert.
• Scrum Master: Unterstützer und Servant Leader des Teams. Sie achten darauf, dass das Team das Scrum-Framework einhält, beseitigen Hindernisse im Arbeitsprozess und bewahren das Team vor externen Störungen. Der Scrum Master erleichtert zudem die Sprint-Planung, Daily Stand-ups und Retrospektiven und fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Zusammenarbeit im Team.
• Agiles Entwicklungsteam: Die Personen, die die Arbeit erledigen. Sie organisieren sich selbst und arbeiten zusammen, um die im Sprint Planning vereinbarten Aufgaben umzusetzen. Die Teammitglieder verfügen über verschiedene Spezialgebiete oder Fachkenntnisse, teilen sich aber die Verantwortung, am Ende jedes Sprints ein qualitativ hochwertiges Produkt zu liefern.
• Weitere Rollen: Weitere an agilen Workflows beteiligte Personen sind zum Beispiel Tester, Designer, Entwickler, Endnutzer sowie andere interne oder externe Stakeholder wie Kundensupport, Rechtsabteilung, Compliance oder sogar die Geschäftsleitung oder Vorstandsmitglieder.

Arten von agilen Workflows

Agile Methoden sind vielseitig und lassen sich individuell an die Bedürfnisse und Anforderungen von Teams sowie spezifische Projekte anpassen. In ihren verschiedenen Ausprägungen folgen agile Frameworks den Grundprinzipien von Anpassungsfähigkeit, Zusammenarbeit und kontinuierlicher Verbesserung.

• Scrum: Scrum ist eines der am weitesten verbreiteten agilen Frameworks, besonders in der Softwareentwicklung, und definiert Rollen, Zeremonien und Artefakte klar. Die Arbeit erfolgt in zeitlich begrenzten Iterationen, sogenannten Sprints, die in der Regel 1–4 Wochen dauern. Jeder Sprint beginnt mit einer Planungssitzung, in der das Team auswählt, woran gearbeitet wird. Tägliche Stand-up-Scrum-Meetings, Reviews und Retrospektiven finden zu verschiedenen Zeitpunkten während des Sprints statt.
• Kanban: Kanban ist eine visuelle agile Methode, die einen kontinuierlichen Arbeitsfluss fördert. Es verwendet ein Kanban-Board, um Aufgaben und deren Fortschritt in verschiedenen Phasen – meistens Spalten – darzustellen. Im Workflow werden Begrenzungen für die laufende Arbeit (WIP) gesetzt, um Engpässe zu vermeiden und den Fluss zu sichern. Sobald Aufgaben erledigt sind, werden neue aus dem Backlog entsprechend der Kapazität gezogen (das macht die Kapazitätsplanung bei Kanban so einfach).
• Lean: Lean ist von Prinzipien aus der Lean-Production inspiriert und konzentriert sich auf die Minimierung von Verschwendung und die Maximierung von Wert. Der Ansatz betont die Bedeutung von kontinuierlicher Verbesserung und der Beseitigung von Aktivitäten, die keinen Mehrwert schaffen. Lean-agile Workflows beinhalten oft Praktiken, die darauf ausgerichtet sind, Ineffizienzen oder Verschwendung in Ihrem Workflow zu identifizieren. 
• Feature-driven Development (FDD): FDD konzentriert sich auf die Ausarbeitung fortschrittlicher Features und des Umfangs. Es ist eine kundenorientierte, inkrementelle Methode, die darauf abzielt, häufig greifbare Ergebnisse zu liefern. Mit FDD können Teams Fehler schnell isolieren und Anpassungen vornehmen, während Verzögerungen vermieden oder minimiert werden.
• Extreme Programming (XP): XP basiert auf Kundenfeedback als wichtigste Grundlage für technische Änderungen an Software. Ziel von XP sind hochwertige Ergebnisse, beurteilt anhand der Zufriedenheit der Kundschaft mit diesen Ergebnissen.
• Crystal: Crystal stellt die Menschen und Interaktionen, wie sie im agilen Manifest hervorgehoben werden, in den Vordergrund, damit sich selbstorganisierende Teams die für ihr Projekt geeigneten Abläufe eigenständig entwickeln können.

Vorteile von agilen Workflows

• Erhöhte Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Traditionelle Projektmanagement-Methoden tun sich oft schwer, unerwartete Änderungen zu berücksichtigen, was zu Verzögerungen und Frustration führen kann. Agile hingegen begrüßt Veränderung und ermutigt Teams dazu, Prioritäten neu zu setzen und regelmäßig ihre Herangehensweise zu überdenken.
• Höherwertige Ergebnisse und kürzere Zyklen: Agile Projektmanagement-Workflows ermöglichen es Teams, arbeitsfähige Software oder Produkte schrittweise zu veröffentlichen, anstatt Monate zu warten, bis greifbare Resultate sichtbar werden. Das begünstigt frühes Kundenfeedback und ermöglicht es Teams, auf dem Weg Korrekturen vorzunehmen, sodass das Endprodukt die gewünschten Ergebnisse erfüllt.
• Verbesserte Teamarbeit und Transparenz: Durch die Unterteilung der Arbeit in Sprints haben alle Teammitglieder mehr Einblick in die Aufgaben und Fortschritte der anderen. Tägliche Stand-up-Meetings, bei denen die Teammitglieder ihre bisherigen Ergebnisse, Pläne und etwaige Schwierigkeiten teilen, fördern offene Kommunikation und schnelle Problemlösung, um Engpässe zu erkennen.
• Steigende Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterengagement und operative Leistung: Tests und Kundenfeedback sind fester Bestandteil der Projektdurchführung, was den Teams hilft, mit jeder Iteration dazu zu lernen und dadurch Engagement und Leistung zu steigern. Dies hebt zudem die Qualität der Ergebnisse an und verbessert die Zufriedenheit der Kundschaft mit diesen Ergebnissen.
• Hohe Vorhersehbarkeit: Mit dem agilen Ansatz steigt die Transparenz innerhalb jedes Zyklus. Wenn Teams bereits frühzeitig eine klarere Roadmap erhalten, können sie Risiken minimieren, Vorgaben besser einhalten und pünktlich liefern.  

Tipps zur Entwicklung agiler Workflows

Die effektive Umsetzung agiler Workflows erfordert sorgfältige Planung und Durchführung. Hier sind einige praktische Tipps, die Ihnen helfen, erfolgreiche agile Workflows zu erstellen:

• Definieren Sie klare Ziele und Vorgaben: Bevor Sie mit Agilität starten, definieren Sie Ihre Ziele und Vorgaben eindeutig. Identifizieren Sie das Problem, das gelöst werden soll, die gewünschten Ergebnisse und die Kennzahlen, mit denen Sie den Erfolg messen. Diese Klarheit wird Ihre agile Umsetzung leiten und sicherstellen, dass Ihre Workflows mit Ihren Zielen übereinstimmen.
• Beteiligen Sie Stakeholder und Nutzer: Agile Workflows leben von regelmäßigem Feedback und Zusammenarbeit mit Stakeholdern und Anwendern. Beziehen Sie sie von Anfang an und während des gesamten Projekts in den Prozess ein. Indem Sie ihre Sichtweisen und Anforderungen berücksichtigen, stellen Sie sicher, dass Ihre Workflows den Kundennutzen priorisieren und ihre Bedürfnisse effektiv adressieren. Viele agile Praktiker integrieren zudem gerne Elemente des Design Thinking, um Nutzer in den Mittelpunkt der Projektplanung zu stellen.
• Klein anfangen und iterieren: Beginnen Sie bei der Einführung agiler Workflows mit einem kleinen Pilotprojekt oder Team. So können Sie Erfahrungen sammeln und Anpassungen vornehmen, ohne direkt die gesamte Organisation in das anfängliche Chaos einzubeziehen. Sammeln Sie Feedback, identifizieren Sie Verbesserungsbereiche und optimieren Sie Ihre Workflows basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen. Dieser iterative Workflow-Ansatz hilft Ihnen, Ihre Entwicklungsprozesse kontinuierlich zu verbessern und Ihre Workflows regelmäßig zu optimieren.
• In Schulungen und Unterstützung investieren: Die Umstellung auf agile Workflows erfordert einen Mentalitätswandel sowie möglicherweise neue Fähigkeiten und Kenntnisse. Investieren Sie in Schulungen und Unterstützung für Ihre Teammitglieder, damit sie die agilen Prinzipien und Methoden verstehen. Coachen und betreuen Sie Ihr Team, um die agile Denkweise zu vermitteln und im Arbeitsalltag effektiv anzuwenden.
• Setzen Sie auf Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation: Agile Workflows sind stark auf Zusammenarbeit und Kommunikation angewiesen. Investieren Sie in Workflow-Management-Tools, die die effektive Zusammenarbeit fördern, wie z. B. Projektmanagement-Software, Chat-Plattformen und Videokonferenz-Tools. Mithilfe dieser Werkzeuge kann Ihr Team verbunden bleiben, Fortschritte teilen und nahtlos zusammenarbeiten – unabhängig vom Standort.
• Kontinuierlich evaluieren und anpassen: Agilität bedeutet kontinuierliche Verbesserung. Bewerten Sie Ihre Workflows regelmäßig, sammeln Sie Feedback vom Team und passen Sie Ihre Abläufe an, wann immer Sie neue Erkenntnisse gewinnen. Eine Kultur des Lernens und Experimentierens hilft Ihnen, Ihre agilen Workflows optimal anzupassen und maximale Produktivität wie auch Erfolg zu erzielen.

Durch das Umsetzen der Prinzipien von Flexibilität, Zusammenarbeit und kontinuierlicher Verbesserung, in Kombination mit robuster Workflow-Automatisierung, befähigt Agilität Teams dazu, sich schnell anzupassen, hochwertige Ergebnisse zu liefern und die Erwartungen der Kunden zu übertreffen.

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