Proje Yönetimi Yazılımı ve Excel: Temel Farklar
Görevleri, son teslim tarihlerini ve ekip koordinasyonunu yalnızca bir Excel elektronik tablosu kullanarak yürütmeye çalıştıysanız, bunun ne kadar zor olabileceğini bilirsiniz. İşte burada proje yönetimi yazılımı devreye girer. Proje yönetimi araçları, iş akışlarınızı kolaylaştırmanıza ve iş birliğini güçlendirmenize yardımcı olarak işleri daha kolay hâle getirebilir. Bu makalede, uzmanlaşmış yazılımların projelerinizi verimli bir şekilde yönetmede neden üstün olduğunu göstermek için proje yönetimi yazılımını Excel'e karşı 12 turluk bir mücadelede karşılaştırıyoruz.
Proje Yönetimi Yazılımı ve Excel: Nihai Karşılaşma
Proje yönetimi yazılımı sektörünün ölçeği, yalnızca elektronik tabloların ötesine geçen verimli proje yönetimine yönelik artan talep nedeniyle büyümüştür.
Özel proje yönetimi yazılımı ile günlük Excel elektronik tablonuz arasındaki farkları eksiksiz şekilde ortaya koymak için bunları proje yönetiminin çeşitli aşamalarında ve eylemlerinde inceledim ve hangisinin nihai kazanan olduğunu belirlemeye çalıştım.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
İkisi arasındaki karşılaştırmanın adil olmasını sağlamak için yönetmeniz gereken projenin oldukça karmaşık olduğunu varsayalım.
En İyi Proje Yönetimi Yazılımı
Projeleri ve ekipleri daha etkili bir şekilde yönetmek ve kontrol etmek için en iyi araçlar.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Yazılımın listeye neden girdiğini… veya neden girmediğini anlamak için proje yönetimi aracı değerlendirme kriterlerime göz atın.
1. Tur: Proje Planlama
Proje planlama süreci sırasında proje yöneticisi olarak sürekli görevler ekleyecek, bunları yeniden atayacak ve son teslim tarihlerini değiştireceksiniz. Proje planını oluşturmak için proje sözleşmesine, iş kapsamı belgesine ve diğer önemli belgelere de tekrar başvurmanız gerekebilir.
Microsoft Excel'de bu süreç daha manuel ilerlediğinden uygulaması daha zordur. Görevler ve son teslim tarihleri arasında geçiş yaparken satırlar eklemeniz ve birçok kez kopyalayıp yapıştırmanız gerekir. Ayrıca belgelere başvurmak için e-postanıza veya bilgisayarınızdaki ayrı bir klasöre gitmeniz gerekir.
Buna karşılık proje yönetimi planlama yazılımı, farklı görevleri sürükleyip bırakmanıza ve tarihi tek bir tıklamayla değiştirmenize olanak tanır. Asana gibi bazı araçlar, önemli belgeleri (örneğin Asana durum güncellemelerinizi) bir projeye genel bakış sekmesinde saklamanıza olanak tanır.
Bu sekmede ayrıca proje ekibi, yaratıcı brifler, önemli kilometre taşları ve diğer önemli belgeler yer alabilir. Böylece proje hakkında bilgi edinmek ve projede kimin çalışacağını öğrenmek isteyen herkes için tek durak noktası hâline gelir.
2. Tur: İlerlemeyi Takip Etme
İster Excel'de ister proje yönetimi yazılımında proje ilerlemesini takip etmek mümkün olsa da bunun gerçekleştirilme biçiminde büyük bir fark vardır.
Excel'de birkaç seçeneğiniz vardır. Her görev için tamamlanmış, devam ediyor veya henüz vadesi gelmemiş olduğunu gösteren bir durum hücresi ekleyebilirsiniz. Son teslim tarihi hücresi, bir görevin gecikip gecikmediğini size bildirir; ancak bir görevin tamamlanmamış veya son teslim tarihinin geçmiş olup olmadığını görmek için manuel olarak kontrol etmeniz gerekir. Proje zaman çizelgesini görmek için proje aşamalarını, belirli görevleri ve genel zamanlamayı görselleştirmeye yardımcı olacak bir Gantt şeması oluşturup paylaşabilirsiniz.
Proje yönetimi yazılımlarında, iş akışlarınızı görselleştirmenin ve proje ilerlemesini takip etmenin neredeyse sonsuz yolu vardır. Genel proje ilerlemesini anlamak ve görevlerin son teslim tarihinin geçip geçmediğini görmek için bir liste, Kanban panosu, zaman çizelgesi veya hatta bir gösterge paneli kullanabilirsiniz. Ayrıca PM yazılımlarındaki raporlama araçlarının ve analizlerin faydaları arasında, proje performansına ilişkin daha derin içgörüler elde etmek, proje yöneticilerinin bilinçli kararlar almasına ve planları proaktif bir şekilde düzenlemesine yardımcı olmak da yer alır. Bu özellikleri sayesinde proje yönetimi yazılımları, projeleri verimli bir şekilde takip etme ve yönetme konusunda Excel'i geride bırakır.
3. Tur: Proje Planlama
Proje planlama söz konusu olduğunda Excel'in yetenekleri oldukça sınırlıdır. Başlangıç/bitiş tarihi için bir sütun ekleyerek veya bir görevin devam edip etmediğini, henüz başlamadığını, engellendiğini ya da duraklatıldığını belirlemek için durumu kullanarak araçla bir plan oluşturabilirsiniz. Ancak bunu manuel olarak güncel tutmak zahmetli ve elle yürütülen bir süreç olabilir.
Proje yönetimi çözümlerinin tarihi, Gantt çizelgelerinin, ayrıntılı takvimlerin ve dinamik kontrol listelerinin kullanıma sunulması gibi önemli dönüm noktalarını içerir.
Proje yönetimi planlama yazılımı işte burada öne çıkar. Görevler tamamlandı olarak işaretlendiğinde proje planını otomatik olarak güncelleyebilir, yaklaşan veya gecikmiş görevler hakkında uyarılar ya da bildirimler gönderebilir ve bağımlılıkları kolay anlaşılır bir şekilde gösterebilir ve eşleyebilir.
4. Tur: Kaynakları Yönetme
Excel'i teknik olarak kaynak yönetimi için kullanabilseniz de daha büyük bir ekibiniz varsa işler hızla zahmetli bir hâle gelebilir. Excel'de kaynakları yönetmek için her satırda bir görev olacak şekilde tüm proje planınızı oluşturmanız gerekir. Ardından her görevin gerçekleştirileceği tarih için bir sütun eklemeniz ve her görevi tahmini süreyle birlikte bir ekip üyesine atamanız gerekir. Her ekip üyesinin her gün veya hafta için rezerve edildiği süreyi toplamak üzere bir formül kullanabilirsiniz. Böylece kapasitelerini anlayabilir, bu da her ekip üyesinin veya proje kaynağının nasıl kullanıldığını ve ek iş üstlenip üstlenemeyeceklerini görmenize yardımcı olabilir.
Bu kulağa çok kötü gelmeyebilir; ancak bir ajans için veya aynı anda çok sayıda proje yürüten bir kuruluşta çalışıyorsanız bu işlem çok zaman alabilir. Kaynakları etkili bir şekilde yönetmek için proje planlarınızı oluşturmanız ve kapasiteyi gösterecek ve ihtiyacınız olan verileri sağlayacak şekilde projeler genelinde çalışan formüller oluşturmanız gerekir.
Dolayısıyla Excel bunu yapmanıza yardımcı olsa da bir proje yönetimi planlama aracı bunu daha iyi ve daha hızlı yapmanıza yardımcı olur. Hatta bazı araçlar, işlerin ne kadar süreceğini ve hangi kaynaklara ihtiyaç duyacağınızı tahmin etmenize yardımcı olmak için geçmiş proje verilerini kullanabilir.
Yapay zekâ ile bu özellik daha da gelişti. Workamajig ve Workfront gibi araçlar, projeleriniz genelinde kapsamlı proje bilgileri (faturalandırma dâhil) sunmanıza bile yardımcı olabilir.
Bu nedenle, verimlilik açısından bu turu proje yönetimi yazılımına veriyorum.
5. Tur: Kullanılabilirlik
Spoiler uyarısı: Bu turu beraberlik olarak değerlendirelim. Bir yandan, proje yönetimi yazılımlarının öğrenme eğrisi biraz dik olabilir; ancak Asana ve monday.com gibi birçok popüler araç oldukça sezgisel olacak şekilde tasarlanmıştır. Bir proje ekibi üyesinin yapması gereken tek şey ilerlemesini güncellemek için basit bir görev yönetimi gerçekleştirmekse, bunu yalnızca birkaç dakika içinde öğrenebilir.
Ancak çoğumuz çalışma hayatına girdiğimizde Microsoft Excel veya onun uzaktan akrabası Google Sheets ile ilgili bir miktar pratik deneyime sahip oluruz. Bu nedenle, biraz internet yardımıyla görev listelerimizi ve genel projelerimizi yönetmek için işlevlerinden nasıl yararlanacağımızı çözebiliriz.
6. Tur: Zaman Takibi
Excel'i zaman takibi için kullanabilirsiniz; ancak bu işlem oldukça manuel olacaktır. Her çalışan veya yüklenicinin her görev ataması için harcadığı zamanı ve üzerinde çalıştığı projeyi ekleyebilmesi için bir satıra, ayrıca her kişinin her dönemde çalıştığı toplam süreyi hesaplayabilmek için bir yönteme ihtiyacınız olacaktır.
Dolayısıyla zaman takibini kolaylaştırmak istiyorsanız, daha iyi seçenek ekip üyelerinin belirli bir göreve başladıklarında zamanlayıcıyı başlatarak zamanı takip etmelerine olanak tanıyan gelişmiş özelliklere sahip bir proje yönetimi aracıdır. Bu sayede zaman takibi otomatik olarak gerçekleşir ve ek veri girişine duyulan ihtiyaç ortadan kalkar.
7. Tur: Raporlama
Excel'de gösterişli grafikler ve çizelgeler içeren proje durum raporları oluşturabilir misiniz? Evet. Her haftanın sonunda gerçek zamanlı veriler ve notlarınızla güncellenebilen proje durum raporları oluşturmanın daha kolay bir yolu var mı? Kesinlikle var.
Proje yönetimi yazılımının kullanıcı deneyimine durum güncellemeleri ve raporlama doğrudan entegre edilmiştir; bu nedenle herkes Excel grafiklerinde ve formüllerinde uzmanlaşmasına gerek kalmadan bir durum güncellemesi oluşturup gönderebilir.
8. Tur: Ekip İş Birliği
Bu “tur” iki kelimeyle özetlenebilir: sürüm kontrolü. Google Sheets bunu Excel'den biraz daha iyi yapabilse de elektronik tablodan çıkıp uygun bir proje yönetimi yazılımına, hatta gerçekten ayrıntılı bir çözüm istiyorsanız proje portföyü yönetimi yazılımına geçmek, ekip iş birliğinizi yüz kat artıracaktır (bu, proje portföyü yönetimi yazılımının önemli bir avantajıdır).
Birden fazla kullanıcı aynı anda yazılımı güncelleyebilmenin yanı sıra proje ve kaynak zaman çizelgelerinin nasıl örtüştüğünü de görebilecek, böylece tüm proje portföyünüzün kuşbakışı görünümüne sahip olabileceksiniz.
9. Tur: İletişim
Proje yönetimi yazılımları genellikle daha geniş kapsamlı iş birliği araçları kategorisine girdiğinden, ekip ve paydaş iletişimine yardımcı olabilmeleri şaşırtıcı değildir.
Birçok proje yönetimi yazılımı, kullanıcıların görevleri takip ettiği aynı alanda görev açıklamaları ve yorumlar eklemesine, hatta onayları doğrudan yönetmesine olanak tanıyan işlevlere sahiptir. Bu sayede proje yönetimi yazılımı, ekip üyelerinin işlerini tamamlamak için aradıkları bilgileri bulabilecekleri tek duraklı bir platforma dönüşür.
Bu nedenle Excel üzerinden iletişim kurup kuramayacağınızı merak ediyor olabilirsiniz. Yanıt evet, ancak bu iletişim, bu amaç için tasarlanmış bir proje yönetimi yazılımı aracındaki kadar şık olmayacaktır. Excel üzerinden iletişim kurabilmek için yorumlar için sütunlar eklemeniz gerekir. Belgelere bağlantılar da ekleyebilirsiniz, ancak bunları takip etmek, gerçek bir proje yönetimi aracındaki yorumları ve bağlantıları takip etmekten çok daha zor olacaktır.
10. Tur: Otomasyon
Otomasyon söz konusu olduğunda Excel sınırlıdır. Belgelerine göre, “Tekrarlanan bir görevi otomatikleştirmek için Microsoft Excel'deki Makro Kaydedicisi ile bir makro kaydedebilirsiniz. Tarihlerin rastgele biçimlerde olduğunu ve tümüne tek bir biçim uygulamak istediğinizi düşünün. Bir makro bunu sizin için yapabilir. İstediğiniz biçimi uygulayan bir makro kaydedebilir ve ardından gerektiğinde makroyu yeniden çalıştırabilirsiniz.”
Bilinmesi gereken bir diğer önemli nokta, makroların yalnızca aralık içindeki hücrelerde çalışmasıdır; bu da birden fazla projeyi yönetmeyi daha zor hale getirir.
Proje yönetimi yazılımının Excel'i açık ara geride bıraktığı nokta burasıdır. Tekrarlanan iş akışlarını ve diğer proje yönetimi görevlerini otomatikleştirebilirsiniz. Asana ve diğer birçok araç, işin proje yönetimi sürecinde otomatik olarak ilerlemesine yardımcı olan iş akışı oluşturucularının yanı sıra bir kilometre taşına ulaşıldığında görevler ve alt görevler ekleme olanağı da sunar.
11. Tur: Entegrasyonlar
Bu da proje yönetimi yazılımının kazandığı bir turdur. Excel'i diğer bazı yazılım araçlarıyla entegre edebilseniz de proje yönetimi yazılımı kullanırken çok daha fazla seçeneğiniz olur.
Bu konuyla ilgili bir not: Birçok proje yönetimi aracı Excel ile entegre olur ve elektronik tablo düzeninden kurtulmayı kolaylaştırır. Excel sayfanızı alıp yeni proje yönetimi aracınıza doğrudan yüklenebilecek şekilde biçimlendirebilirsiniz. Bunu yapmak için geçiş yaptığınız yazılımın belgelerini kontrol edin.
12. Tur: Özelleştirme
Bu turu berabere kabul edelim! Hem proje yönetimi yazılımı hem de Excel ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilebilir.
En popüler proje yönetimi araçlarında verilerinizi en etkili şekilde analiz etmenize yardımcı olacak özel alanlar oluşturabilir veya Excel'de benzer şekilde çalışan sütunlar ekleyebilirsiniz.
Proje Yönetimi Yazılımı mı, Excel mi Daha İyi?
Kısa yanıt: Daha düşük karmaşıklığa sahip projeler söz konusu olduğunda bile proje yönetimi yazılımı daha iyi bir seçimdir. Daha karmaşık projelere, daha fazla zaman alan veri analizlerine ve gelişmiş proje yönetimi tekniklerine geçtiğinizde ise bir proje yönetimi aracı kesinlikle daha işinize yarayacaktır.
Bu araçlar proje yaşam döngüsünü desteklemek, teslimatları ve proje belgelerini depolamak, yol haritasını görüntülemek, görev bağımlılıklarını yönetmek ve kaynak tahsisini takip etmek için tasarlanmıştır.
Proje yönetimi yazılımınız karşısında kendinizi bunalmış hissediyorsanız paniğe kapılmayın. Daha hızlı bir şekilde yetkinlik kazanmanıza yardımcı olacak pek çok eğitim mevcut. Hatta YouTube'da çoğu proje yönetimi aracı için eğitimler ve kısa videolar bile bulabilirsiniz.
Proje Yönetimi Yazılımını Daha Derinlemesine Keşfetmeye Hazır mısınız? Topluluğumuza Katılın
Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim sağlayın: 100'den fazla şablon, örnek ve modelin yanı sıra Slack'te yüzlerce diğer dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurma fırsatına sahip olun.
