Etkili Bir Proje Retrospektifi Nasıl Yürütülür

Çevik yöntemin temel etkinliklerinden veya seremonilerinden biri olarak proje yöneticileri, ekibin birlikte nasıl çalıştığını değerlendirmek ve süreçlerini iyileştirmek için retrospektiflerden yararlanır. Proje yöneticisi, oturum sırasında açık ve dürüst (hatta muhtemelen rahatsız edici) geri bildirimlerin paylaşılabilmesi için güvenli bir ortam oluşturmalıdır.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Proje Retrospektifleri Neden Önemlidir?

Başarılı bir retrospektif, proje süreçlerinizi iyileştirir ve gelecekteki projelerin başarılı olma olasılığını artırır. Proje retrospektiflerinin önemli olmasının diğer bazı nedenleri şunlardır:

• Sürekli iyileştirme: Ekip nelerin iyi gittiğini ve nelerin iyi gitmediğini değerlendirebilir. Hatalardan ders çıkarın ve tekrarlamak istediğiniz başarıları belirleyin. Buna dayanarak süreçlerinizde ve iş akışlarınızda değişiklikler yaptıkça ekip zaman içinde gelişecek ve birlikte daha iyi çalışacaktır.
• Daha iyi ekip oluşturma ve ekip çalışması: Retrospektif, ekibin birbirine bağlanması için bir fırsattır. Ekip üyelerinin yapıcı geri bildirimler verdiği ve ileride nasıl daha iyi iş birliği yapabileceklerini belirlediği güvenli bir ortamdır. Kazanımları kutlamak için de retrospektiflerden yararlanın; bu, ekip moralini ve motivasyonunu artırır.
• Gelişmiş sorun çözme: Ekip, proje sırasında karşılaştığı zorluklar ve engeller üzerinde sorun çözme çalışması yapabilir ve gelecekteki projelerde benzer zorlukları nasıl aşabileceğini belirleyebilir. Ayrıca en iyi uygulamaları birbirleriyle paylaşarak ortak bilgilerini geliştirebilirler.
• Daha güçlü hesap verebilirlik: Ekibi bir araya getirerek nelerin yanlış gittiğini tartışmak, retrospektifler sayesinde hesap verebilirliği artırır ve ekip üyelerini çalışmalarının sorumluluğunu üstlenmeye teşvik eder. Hatalar için suçlayacak kişiler aramayın; aynı hataların gelecekte tekrarlanmasını önlemek için nelerin değişmesi gerektiğine odaklanın.
• Geliştirilmiş proje planlaması: Proje sırasında ortaya çıkan riskleri, proje varsayımlarını, engelleri ve diğer sorunları belgelemek, gelecekteki projelerin proje planlarında bunları hesaba katabilmenizi sağlayacaktır.

Proje Retrospektifleri Nasıl Yürütülür?

Projeniz için etkili bir retrospektif oturumunu nasıl kolaylaştıracağınıza ilişkin bazı pratik adımlara ve önerilere göz atalım.

1. Adım: Güven kültürü oluşturun

İnsanların açık olmalarını ve geri bildirim vermelerini sağlamak zor olabilir. Proje ekibi ve paydaşlar arasında güvensizlik olduğunda bunu yapmak daha da zordur. 

• Geçmişte geri bildirimler eleştirildi mi? 
• Ekip üyeleri fikirlerini ve geri bildirimlerini paylaşmaları nedeniyle gözlerinin korkutulduğunu hissetti mi? 
• Geri bildirim paylaşıldıktan sonra cezalandırıcı olarak görülebilecek olumsuz eylemlerde bulunuldu mu (örneğin, bazı ayrıcalıkların geri alınması)? 
• Sorunlar ortaya çıkarıldığında suçlama oyunu oynandı mı? 

Bu sorulardan herhangi birine evet yanıtını verdiyseniz, güvensizlik ve açık olma isteksizliğinin nedenleri kesinlikle bunlar olabilir.

Peki insanların açık olmalarını ve geri bildirim paylaşmalarını nasıl sağlayabilirsiniz? Bir güven kültürünü nasıl oluşturabilir ve insanların kendilerini güvenli bir ortamda hissetmelerini nasıl sağlayabilirsiniz?

Aşağıdakileri deneyebilirsiniz:

• Açık ve dürüst iletişimi teşvik edin: Ekibinizin kendisine değer verildiğini ve takdir edildiğini hissetmesini sağlayın. Görmezden gelinmeyeceklerini veya dışlanmayacaklarını bilirlerse, daha kolay açılıp düşüncelerini paylaşırlar.
• İş birliği için fırsatlar yaratın: Bunlar günlük proje durumu kontrolleri veya ekip oluşturma etkinliği gibi proje dışı görevler olabilir. İnsanlara iş birliği yapma fırsatları verilirse iletişim kurma konusunda daha rahat olurlar.
• Geri bildirimi ekip kültürünün bir parçası hâline getirin: Yazılım geliştirme projelerinde, düzenli geliştirme sürecinin bir parçası olarak ekip üyelerinin kodlarının ekipteki diğer kişiler tarafından akran değerlendirmesinden geçirilmesi yaygındır. Projenizde benzer bir uygulama yapabileceğiniz fırsatları ve ekibin düzenli olarak olumlu ve olumsuz geri bildirim alıp vermesini sağlayacak yöntemleri araştırın.

2. Adım: Ne tür geri bildirimler toplamak istediğinizi belirleyin

Bir proje sırasında pek çok şey gerçekleşir ve bu nedenle bir retrospektif sırasında geniş bir yelpazede geri bildirim toplamak için birçok fırsat bulunur. Bu iyi bir şeydir, ancak aynı zamanda bunaltıcı da olabilir.

Bir retrospektif planlarken katılımcılardan almak istediğiniz geri bildirimin kapsamını belirleyin. 

Aşağıdaki gibi, hakkında geri bildirim toplamak istediğiniz bazı temalar belirlemeyi deneyin:

• Ekip performansı: Ekip proje sırasında nasıl performans gösterdi? Son teslim tarihlerine uyuldu mu? Çalışmanın kalitesi nasıldı?
• İletişim & paydaş katılımı: Bilgiler doğru kişilerle, doğru zamanda ve doğru araçlar kullanılarak paylaşıldı mı? Bilgi çok mu fazlaydı, yoksa çok mu azdı?
• Proje çıktısı: Proje çıktısı paydaşların beklentilerini karşıladı mı? Neden karşıladı veya neden karşılamadı?
• Proje süreçleri ve araçları: Herhangi bir süreç proje performansına yardımcı oldu mu veya engel oldu mu? Süreçler eksik miydi veya gereğinden fazla mıydı? Projede kullanılan çevik araçlar faydalı mıydı, yoksa zararlı mıydı?

3. Adım: Proje retrospektifi için özel bir zaman ayırın

Proje değerlendirmesi için belirli bir zamanda gerçekleştirilecek bir retrospektif planlayın ve takviminize ekleyin. Mümkünse, takvim davetlerini (veya “tarihi kaydet” randevularını) birkaç hafta önceden planlamaya ve göndermeye çalışın.

Aynı şekilde, retrospektifinizi planlarken gündeminizi de davetle birlikte gönderin (buna birazdan değineceğiz).

Ayrıca katılımcılara yönelik beklentileri (örneğin katılımcıların belirli bir yazılım aracını indirmek gibi toplantı öncesi görevleri tamamlamalarının gerekip gerekmediğini) davetinize ekleyin.

Proje Retrospektifi Toplantı Gündemi

Bir retrospektifin son derece karmaşık bir etkinlik olması gerekmez. Proje retrospektifinin amacı, sonraki projelerinizde sürekli iyileştirmeler yapabilmek için proje hakkında geri bildirim almaktır. 

Bu nedenle, oturumun uzunluğuna göre kullanılabilecek ve uyarlanabilecek örnek bir gündem aşağıda verilmiştir:

1. Karşılama ve giriş: Katılımcıları oturuma hoş geldiniz diyerek karşılayın, kolaylaştırıcıyı tanıtın ve oturumun amacını ve hedeflerini açıklayın
2. Geri bildirimlerin nasıl toplanacağına genel bakış: Oturum sırasında geri bildirimlerin nasıl toplanacağı (sözlü, yazılı, hibrit, anonim vb.) ve hangi araçların kullanılacağı (sanal beyaz tahta, yuvarlak masa tartışması vb.) hakkında kısa bir özet sunun
3. Oturum için geçerli katılım kurallarını gözden geçirin: Katılımcılara temel kuralları anlatın (örneğin: geri bildirim yapıcı ve dürüst olmalı, hem olumlu hem de olumsuz geri bildirim verilmeli vb.)
4. Geri bildirimleri toplayın: Toplamak istediğiniz geri bildirimleri seçtiğiniz aracı kullanarak kaydedin.
5. Geri bildirimleri katılımcılarla gözden geçirin: Toplanan tüm geri bildirimleri (iyiyi, kötüyü ve çirkini) gözden geçirin. Oturumun bu bölümünde yalnızca geri bildirimler sunulmalıdır. Belirli geri bildirim noktalarıyla ilgili sorular ve tartışmalar sınırlı tutulmalıdır (bu, tüm geri bildirimleri gözden geçirme fırsatı bulmanızı ve zamanın 1 veya 2 maddeye harcanmamasını sağlamak içindir)
6. Geri bildirimleri ve soruları tartışın: Katılımcıların düşüncelerini, görüşlerini ve yanıtlarını alın. Geri bildirimlere katılıyorlar mı? Paylaşılması gereken ek bir içgörü veya bağlam var mı? Sonuçları tartışın ve kaydedin.
7. İyileştirmeler için eylemleri ve sonraki adımları oluşturun: Geri bildirimlere dayanarak, proje ekibinin iyileştirmeler yapmak için uygulayabileceği çıkarımlar ve eylem maddeleri hakkında beyin fırtınası yapın. Tekrarlayan veya karmaşık sorunlar için, sorunun neden ortaya çıktığını derinlemesine incelemek amacıyla hızlı bir kök neden analizi yapmayı değerlendirin. Takip eylemlerinin veya iyileştirme maddelerinin sorumluluğunu üstlenmeleri için gönüllüler isteyin.
8. Geri bildirimleri ve iyileştirmeleri özetleyin: Oturumu bitirmeden önce kısa bir özet yapın ve toplantı notlarında kaydedilen geri bildirimleri ve atılacak sonraki adımları ya da gerçekleştirilecek eylemleri vurgulayın.
9. Teşekkür ve oturumun sona erdirilmesi: Katılımcılara zamanları ve geri bildirimleri için teşekkür edin. Planlanabilecek takip oturumlarıyla ilgili ayrıntıları paylaşın. Ayrıca oturum sırasında toplanan geri bildirimlerin nerede saklanacağını ve daha sonra katılımcıların erişimine sunulup sunulmayacağını (örneğin ortak kullanılan bir Google Drive'da) açıklayın.

Proje Retrospektifleri Hakkında SSS

Proje retrospektifleri hakkında sıkça sorulan bazı soruları burada bulabilirsiniz. Daha genel kapsamda çevik kavramlar hakkında ayrıntılı bilgi arıyorsanız bir çevik sertifikası almayı düşünebilirsiniz.

Sprint retrospektifi ile proje retrospektifi arasındaki fark nedir?

Bir sprint retrospektifi, bir çevik iş akışı içinde, sprint veya iterasyonun sonunda tamamlanan bir etkinliktir. Sprint retrospektifinin amacı, sonraki ve gelecekteki sprintler için süreçlerde hangi iyileştirmelerin yapılabileceğini incelemektir.

Sprintler zamanla sınırlı etkinlikler olduğundan (2 hafta ile bir ay arasında değişebilir), sprint retrospektifi projenin zaman çizelgesindeki kısa bir dönemden geri bildirim ve iyileştirmeler elde ederken proje retrospektifi tüm projeyi ele alır: neler iyi gitti, neler iyi gitmedi ve gelecekteki projeler için hangi iyileştirmeler yapılabilir.

Müşteriyi Dahil Etmeli misiniz?

Bu, proje retrospektifi sırasında elde etmek istediğiniz geri bildirimin türüne bağlıdır. proje iletişimi, paydaş katılımı ve teslim edilebilirler hakkında geri bildirim arıyorsanız, evet. Geri bildirim proje ekibinin performansıyla ilgiliyse belki, ancak büyük olasılıkla hayır. Bu karar proje yöneticisinin ve ekibin takdirine bağlıdır.

Proje Retrospektifini Kim Yürütmeli?

Bir retrospektif oturumunu genellikle proje yöneticisi veya Scrum yöneticisi kolaylaştırır; ancak oturumu kolaylaştırmaya istekli olan herhangi bir proje ekibi üyesi de bunu yapabilir. Retrospektif oturumu olumsuz veya tartışmalı geri bildirimler ortaya çıkarabilecekse tarafsız, üçüncü taraf bir kolaylaştırıcı kullanmayı düşünmelisiniz.

Daha önce çalıştığım bir kuruluşta, tarafsız bir kolaylaştırıcı sağlamak ve aynı zamanda ekibin proje yöneticisinin oturuma paydaş olarak tam anlamıyla katılmasına olanak tanımak için proje yöneticilerinden kuruluş içindeki diğer proje ekiplerinin retrospektif oturumlarını kolaylaştırmaları istenirdi.

Proje Retrospektifi İçin Hangi Araçları Kullanabilirim?

Kuruluşların retrospektifler gerçekleştirmek için kullanabileceği bazı harika çevik proje yönetimi yazılımı araçları mevcut. İşte birkaç öneri.

Çevrim İçi İş Birliği/Beyaz Tahtalar

• Miro veya Mural: Bu araçların her ikisi de kullanıcıların ekiplerin geri bildirimlerini paylaşması için sanal beyaz tahtalar ve çalışma alanları oluşturmasına olanak tanır. Uzaktan çalışan ekipler için idealdir.
• IdeaBoardz: Kullanıcıların retrospektifler ve sanal yapışkan notlar aracılığıyla anonim geri bildirim toplama için özelleştirilebilir çevrim içi panolar oluşturmasına olanak tanıyan ücretsiz ve kullanımı kolay bir araçtır.

Daha fazla iş birliği aracına göz atın (çevik projeler veya diğer projeler için).

Retrospektif Yazılımları

• Atlassian Confluence: Yerleşik retrospektif şablonlarına sahip çevrim içi iş birliğine dayalı çalışma alanı. Bir kuruluş Jira gibi diğer Atlassian ürünlerini kullanıyorsa iyi bir araçtır
• GoRetro: Çok sayıda ücretsiz şablon sunan özelleştirilebilir çevik retrospektif aracı

Yüz yüze veya yerinde retrospektif oturumları için

• Bir beyaz tahta ve silinebilir beyaz tahta kalemleri
• Yapışkan notlar
• Yazı tahtası kâğıdı
• Beyaz tahtaların veya yazı tahtası kâğıtlarının fotoğraflarını çekerek daha sonra saklamak ve paylaşmak için kamera özellikli telefon & paylaşım

Retrospektif, Çıkarılan Dersler Oturumu ve Proje Sonu İncelemesi Arasındaki Fark Nedir?

Çıkarılan dersler etkinliği proje retrospektifine benzer. Şelale proje teslim metodolojisini kullanıyorsanız, çıkarılan dersler etkinliğini projenin kapanış aşamasında tamamlarsınız. Amaç, gelecekteki proje ekiplerinin kullanabileceği iyileştirmeler için yararlı dersleri ve öğrenimleri belgelemektir.

Retrospektifler Scrum (çevik) teslim metodolojisinden gelir ve çoğunlukla bir artışın veya “sprintin” tamamlanmasının ardından gerçekleştirilir. Tamamlanan artışa dayanarak bir ekibin nelerin iyi gittiğini, nelerin iyi gitmediğini ve nelerin iyileştirilebileceğini değerlendirmesini sağlar.

Retrospektifler hemen uygulanabilecek iyileştirmeleri ortaya çıkarmayı amaçlarken, çıkarılan dersler etkinlikleri gelecekteki iyileştirmeler için girdiler sağlar. Alternatif olarak, bir proje vaktinden önce sona erdiyse (planlanan bitiş tarihinden önce iptal edildiyse veya başarıyla tamamlanmadıysa), proje sırasında ne olduğunu belirlemek için proje sonu incelemesi yapılabilir.

Proje Retrospektifi Projenin Sonunda mı Yapılmalıdır?

Hayır—proje retrospektifi proje sırasında herhangi bir noktada yapılabilir (ve yapılmalıdır). Önemli bir kilometre taşı veya aşama tamamlandıysa, retrospektif planlamak mantıklı olabilir. Benzer şekilde, proje sırasında bir şeyler ters gittiyse de retrospektif yapılabilir. Önemli olan, geri bildirimin kayda geçirilmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılması için adımlar ile eylemlerin belirlenmesidir.

Sırada Ne Var?

Retrospektiflere yön veren çevik ilkeler ve bu ilkeleri ortaya koyan özgün Çevik Manifesto hakkında daha fazla bilgi edinin ve çeviklik hakkında (ve daha fazlası) yüzlerce diğer dijital proje yöneticisiyle Slack'teki sohbetlere erişmek için DPM üyeliğine katılın!