10 beste alternatieven voor Smartsheet die ik in 2026 heb geprobeerd
10 Beste alternatieven voor Smartsheet
De beste alternatieven voor Smartsheet laten je sneller en met minder overhead projecten starten, zijn beter geschikt voor eenvoudigere projecten en bieden belangrijke functies die Smartsheet mist, zoals facturatie. Met het juiste alternatief voor Smartsheet kun je je projecten beheren en met het team samenwerken op een manier die het beste bij je behoeften past.
Ik heb mijn meer dan 20 jaar ervaring in projectmanagement gebruikt om verschillende alternatieven voor Smartsheet te testen, zodat je de juiste tool kunt vinden die jou en je team helpt de voortgang van projecten te volgen, werk toe te wijzen en projecten succesvol op te leveren. Hieronder bespreek ik de sterke punten en belangrijkste verschillen, de voor- en nadelen en de ideale gebruikssituaties voor elke tool.
Wat zijn alternatieven voor Smartsheet?
Alternatieven voor Smartsheet zijn softwareoplossingen voor projectmanagement en samenwerking die vergelijkbare functionaliteit als Smartsheet bieden, maar met een eenvoudigere interface of extra functies die Smartsheet niet biedt, zoals klantbeheer, facturatie of de mogelijkheid om baselines te maken. Ze kunnen ook goedkoper zijn dan Smartsheet.
Alternatieven voor Smartsheet bevatten veel van de standaardfuncties voor projectmanagement en samenwerking die doorgaans in dit soort software zijn opgenomen, zoals taakbeheer, projecttracking en teamcommunicatie.
Why You Can Trust Us
We’ve been testing and reviewing project management software since 2012. As project managers ourselves, we know how critical and difficult it is to make the right decision when selecting software.
We invest in deep research to help our audience make better software purchasing decisions. We’ve tested more than 2,000 tools for different project management use cases and written over 1,000 comprehensive software reviews. Learn how we stay transparent & our software review methodology.
Overzicht van de beste concurrenten en alternatieven voor Smartsheet
Gebruik deze tabel om de specificaties van mijn keuzes voor alternatieven voor Smartsheet te vergelijken.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beste Smartsheet-alternatief voor teams met een gratis abonnement | 14 dagen gratis proefperiode | Vanaf $9.80/gebruiker/maand | Website | |
| 2 | Beste Smartsheet-alternatief tegen lagere kosten | 14 dagen gratis proefperiode | Vanaf $6/gebruiker/maand | Website | |
| 3 | Het beste voor verkoopbeheer in de app | 14 dagen gratis uitproberen + gratis demo beschikbaar | Vanaf $10/maand (jaarlijks gefactureerd) | Website | |
| 4 | Beste Smartsheet-alternatief voor groeiende marketing- en bureauteams | Gratis demo | Vanaf $20 per gebruiker per maand | Website | |
| 5 | Beste alternatief voor Smartsheet voor het beheren van bedrijfsplannen met strategische experts | Gratis demo beschikbaar | Prijzen op aanvraag | Website | |
| 6 | Beste Smartsheet-alternatief voor projectkosten- en prestatieanalyse | 14-daagse gratis proefperiode + gratis demo beschikbaar | Vanaf $10/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd) | Website | |
| 7 | Beste voor vooraf gebouwde rapporten | 14 dagen gratis proberen + gratis demo beschikbaar | Vanaf $8/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd) | Website | |
| 8 | Ideaal voor gedetailleerde tijdregistratie | Gratis abonnement + gratis proefperiode van 30 dagen + gratis demo beschikbaar | Vanaf $6/user/month (jaarlijks gefactureerd) | Website | |
| 9 | Beste voor aanpasbare taakweergaven | Gratis proefperiode van 15 dagen + gratis abonnement + gratis demo beschikbaar | Vanaf $4/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd) | Website | |
| 10 | Ideaal voor projectlevering gedurende de volledige levenscyclus | Gratis demo beschikbaar | Prijzen op aanvraag beschikbaar | Website |
Overzichten van de beste concurrenten van Smartsheet
Hier zijn mijn beoordelingen van elk alternatief voor Smartsheet. Ik bespreek de voor- en nadelen, informatie over gratis proefversies en kosten, en geef daarnaast mijn deskundige mening. Ik heb mijn meer dan 20 jaar ervaring in projectmanagement gebruikt om verschillende alternatieven voor Smartsheet te testen, zodat je de juiste tool kunt vinden die jou en je team helpt je projecten en teams beter te beheren. Hieronder bespreek ik de sterke punten en belangrijkste verschillen, de voor- en nadelen en de ideale gebruikssituaties voor elke tool.
Wrike
Beste Smartsheet-alternatief voor teams met een gratis abonnement
Waarom Wrike een geweldig alternatief voor Smartsheet is
Smartsheet heeft geen optie voor een gratis abonnement. Wrike biedt niet alleen een gratis abonnement, maar ook meer dan behoorlijke functies, zoals een onbeperkt aantal gebruikers, beheer van taken en subtaken, beschikbaarheid van desktop- en mobiele apps en zelfs een spreadsheetweergave, zodat je niets mist van wat je bij Smartsheet krijgt.
New Product Updates from Wrike
Wrike AI Agents Create Full Blueprints and Formatted Items
Wrike’s AI Agent can now create full blueprints (parent items plus subtasks) in one step and generate richer, formatted descriptions. This makes automated workflow creation more complete. For more information, visit Wrike’s official site.
.
Beste Smartsheet-alternatief tegen lagere kosten
monday AI Workspace is een visueel platform voor projectbeheer dat multifunctionele teams helpt werk te plannen, bij te houden en te automatiseren voor projecten, portfolio's en afdelingen—zonder de starheid van spreadsheets die het tempo van snel bewegende teams vertraagt.
Voor wie is monday AI Workspace het meest geschikt?
Teams variërend van startups tot PMO's binnen ondernemingen die een flexibel, visueel intuïtief platform willen om werk tussen afdelingen te beheren zonder langdurige onboarding of grote implementatie-inspanningen.
Waarom monday AI Workspace een goed alternatief voor Smartsheet is
Ik heb monday AI Workspace opgenomen in mijn favorieten omdat de AI-functies die je per dollar krijgt Smartsheet echt onderbieden. Voor $9/gebruiker bevat het Basic-abonnement al de Sidekick AI-assistent en de Vibe-appbouwer, terwijl de Pro-laag voor $19/gebruiker de AI-workflowbouwer ontgrendelt met maandelijks 25.000 automatiseringsacties. Smartsheet beperkt vergelijkbare AI- en automatiseringsmogelijkheden tot aanzienlijk duurdere enterprise-abonnementen en biedt helemaal geen gratis laag.
Belangrijkste functies van monday AI Workspace
- Portfoliodashboards: Gegevens uit verschillende projecten in realtime samenvoegen en visualiseren voor toezicht door leidinggevenden of het PMO.
- Resourcebeheer: De werklast, capaciteit en toewijzingen van teams bijhouden om de toewijzing van resources over initiatieven heen te optimaliseren.
- Aangepaste bordtemplates: Vooraf gebouwde projectsjablonen gebruiken of aanpassen voor een snelle onboarding en gestandaardiseerde processen.
- Ingebouwde proefleesworkflows: Creatieve middelen en documenten beoordelen, annoteren en goedkeuren zonder het platform te verlaten.
Integraties van monday AI Workspace
monday AI Workspace biedt honderden ingebouwde integraties via native integraties en de marketplace, waaronder Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce, HubSpot, Jira, GitHub, Trello, Zendesk, Dropbox en Zapier. Er is een API beschikbaar voor aangepaste integraties.
Pros and Cons
Pros:
- AI Sidekick genereert taken en projectsamenvattingen
- Zonder code te gebruiken Vibe-appbouwer inbegrepen bij de meeste lagen
- Gratis laag beschikbaar met essentiële functies voor projecttracking
Cons:
- Ondersteuning voor formules zwakker dan die van het raster van Smartsheet
- Automatiseringslimieten worden maandelijks opnieuw ingesteld per abonnementslaag
New Product Updates from monday AI Workspace
monday AI Workspace Adds Human Approval Routing
monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.
.
Het beste voor verkoopbeheer in de app
Waarom Productive een geweldig alternatief voor Smartsheet is
Productive biedt tools die specifiek zijn afgestemd op projectbudgettering. De financiële beheertools van Productive maken het voor bedrijven gemakkelijker om hun financiën te beheren. De software heeft een ingebouwd factureringssysteem dat automatisch facturen naar klanten verstuurt en betalingsschema's bijhoudt. Daarnaast biedt het functies voor omzetprognoses, waarmee gebruikers plannen kunnen maken en weloverwogen beslissingen kunnen nemen. Het grootste voordeel ten opzichte van Smartsheet is echter dat het platform een ingebouwde verkoopmodule heeft waarmee je leads in je verkoopfunnel kunt opvolgen en potentiële omzet kunt voorspellen.
New Product Updates from Productive
Productive Adds Agent Triggers, Teams Integration, and Time Controls
Productive adds automated agent triggers, broader AI file support, Microsoft Teams integration, Resource Planner improvements, and new time entry controls. These updates expand automation while improving scheduling, collaboration, and time tracking. For more information, visit Productive’s official site.
Beste Smartsheet-alternatief voor groeiende marketing- en bureauteams
Screendragon en Smartsheet hebben mogelijk enkele functionaliteiten gemeen op het gebied van beheer van creatieve workflows. Screendragon onderscheidt zich echter door veel geavanceerdere functies te bieden op het gebied van project-, resource- en workflowbeheer. Screendragon is doorgaans beter geschikt voor groeiende bureaus en marketingteams die mogelijk meer flexibiliteit nodig hebben. Het biedt een naadloos geïntegreerd platform, zodat gebruikers vloeiender kunnen werken in plaats van tussen verschillende modules en weergaven te moeten schakelen of externe tools te moeten integreren, zoals bij Smartsheet vaak het geval kan zijn. De UX van Screendragon is zeer gebruiksvriendelijk en biedt aanpassingsmogelijkheden met gepersonaliseerde dashboards, weergaven van de projectstatus en machtigingsniveaus.
New Product Updates from Screendragon
Screendragon Unveils New AI Hub
Screendragon introduced AI Hub, a new capability that lets teams build and manage AI agents directly within workflows. The update helps marketing teams automate tasks, maintain governance controls, and scale AI-driven operations more efficiently. For more information, visit Screendragon's official site.
Beste alternatief voor Smartsheet voor het beheren van bedrijfsplannen met strategische experts
Waarom AchieveIt een geweldig alternatief voor Smartsheet is
AchieveIt is om verschillende redenen een goed alternatief voor Smartsheet. AchieveIt is specifiek ontworpen om bedrijven te helpen strategische initiatieven en doelstellingen te beheren, terwijl Smartsheet een algemener hulpmiddel voor projectbeheer is. Dit betekent dat AchieveIt een meer gerichte reeks functies en mogelijkheden biedt voor het beheren van strategische planning en uitvoering. Het verzamelt en visualiseert meerdere bedrijfsplannen binnen uw organisatie en levert vervolgens elke ochtend de belangrijkste datavisualisaties aan uw inbox. AchieveIt biedt ook strategische consulten met gecertificeerde experts op het gebied van planning en rapportage van doelstellingen, waardoor het zich onderscheidt van vrijwel elk ander item op deze lijst.
Celoxis
Beste Smartsheet-alternatief voor projectkosten- en prestatieanalyse
Waarom Celoxis een geweldig alternatief voor Smartsheet is
Celoxis is een sterk alternatief voor Smartsheet dankzij de uitgebreide mogelijkheden voor projectkosten- en prestatieanalyse. In tegenstelling tot Smartsheet biedt Celoxis geavanceerde functies, zoals geavanceerd Earned Value Management voor kosten- en prestatieanalyse en diepgaande tracking van resources. Deze functies maken Celoxis bijzonder aantrekkelijk voor organisaties die op zoek zijn naar een veelzijdigere en beter aanpasbare oplossing voor projectbeheer. Daarnaast biedt Celoxis een gebruiksvriendelijke interface en de flexibiliteit om zich aan te passen aan unieke workflowprocessen, waardoor het een superieure keuze is voor bedrijven die hun mogelijkheden voor projectbeheer verder willen uitbreiden dan eenvoudige tools in spreadsheetstijl zoals Smartsheet.
Workzone
Beste voor vooraf gebouwde rapporten
Workzone biedt een veelzijdige oplossing voor projectmanagement die ideaal is voor sectoren zoals marketing, IT en gezondheidszorg die op zoek zijn naar een alternatief voor Smartsheet. De oplossing spreekt teams aan die op zoek zijn naar een hulpmiddel dat het volgen van projecten vereenvoudigt en de samenwerking verbetert met functies zoals realtime inzicht en gecentraliseerd beheer van aanvragen. Workzone pakt uitdagingen aan zoals het beheren van tijdgevoelige projecten met meerdere belanghebbenden en biedt vooraf gebouwde rapporten en meer dan 1.000 sjablonen om projectresultaten te verbeteren.
Waarom ik voor Workzone koos
Ik koos voor Workzone als alternatief voor Smartsheet vanwege de focus op realtime inzicht in projecten en gecentraliseerd beheer van aanvragen en goedkeuringen. Deze functies zijn essentieel voor teams die complexe projecten met meerdere belanghebbenden beheren, omdat ze het efficiënt volgen en beheren van projectstatussen mogelijk maken. De integratiemogelijkheden van Workzone met hulpmiddelen zoals Slack en Microsoft Teams vergroten de aantrekkelijkheid verder doordat ze naadloze samenwerking en communicatie binnen teams bevorderen.
Belangrijkste functies van Workzone
Naast realtime inzicht en gecentraliseerd beheer biedt Workzone verschillende andere functies die het tot een sterke kandidaat als alternatief voor Smartsheet maken.
- Vooraf gebouwde rapporten: Gebruikers hebben toegang tot rapporten voor werkbelastingbeheer, budgetbewaking en resourcetoewijzing, die helpen bij het nemen van weloverwogen projectbeslissingen.
- Meer dan 1.000 sjablonen: Deze sjablonen maken een snelle projectstart mogelijk, zodat teams zonder vertraging met projecten kunnen beginnen.
- Onbeperkte training: Workzone biedt uitgebreide gebruikersondersteuning met onbeperkte training, zodat teams het platform effectief kunnen gebruiken.
- Transparante prijzen: Het platform biedt duidelijke prijzen zonder verborgen kosten, waardoor organisaties nauwkeurig kunnen budgetteren voor hulpmiddelen voor projectmanagement.
Integraties van Workzone
Integraties omvatten Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Salesforce, Box, Dropbox, OneDrive, Outlook, SharePoint en Basecamp.
Pros and Cons
Pros:
- Sterk inzicht in en volgen van projecten
- Ingebouwde documentcontrole en goedkeuringen
- Gestructureerd beheer van aanvragen en werkbelasting
Cons:
- Kleiner integratie-ecosysteem dan dat van concurrenten
- Mobiele ervaring minder sterk dan op desktop
New Product Updates from Workzone
Workzone Enterprise Adds Multi-Stage Approval Workflows
Workzone Enterprise now includes Approval Workflows, enabling multi-stage document approvals to standardize complex processes and reduce manual effort. For more information, visit Workzone's official site.
.
actiTIME
Ideaal voor gedetailleerde tijdregistratie
Waarom actiTIME een geweldig alternatief voor Smartsheet is
Ik vind de focus op gedetailleerde tijdregistratie en rapportage prettig. Met het platform kunt u de tijd registreren die aan taken wordt besteed, schattingen instellen en werkelijke uren vergelijken met geplande uren. Dit detailniveau helpt om te begrijpen waaraan tijd wordt besteed en verbeterpunten te identificeren. Daarnaast biedt actiTIME aanpasbare rapporten die op basis van verschillende parameters kunnen worden gegroepeerd, zoals project of teamlid, waardoor inzicht ontstaat in productiviteit en de toewijzing van middelen.
New Product Updates from actiTIME
actiTIME Visual Hour Indicator and Time-Track Report Redesign
actiTIME adds a wave-style hour indicator to the Timesheet and Calendar views and refreshes the Time-Track report for smoother navigation and clearer visuals. For more information, visit actiTIME's official site.
Beste voor aanpasbare taakweergaven
Voor teams die behoefte hebben aan een flexibele, privacygerichte tool voor projectbeheer, biedt Zoho Projects een praktische reeks functies ter ondersteuning van projectuitvoering en samenwerking. Het is bijzonder geschikt voor teams die vertrouwen op gedetailleerde taakopvolging en tijdregistratie, met tools die helpen bij het beheren van planningen, werklasten en middelen. Teams in de IT, marketing en vergelijkbare sectoren kunnen Zoho Projects gebruiken om georganiseerd te blijven en tegelijkertijd communicatie en coördinatie gecentraliseerd te houden.
Waarom ik Zoho Projects heb gekozen
Ik heb Zoho Projects gekozen als alternatief voor Smartsheet vanwege het sterke taakbeheer en de ingebouwde tijdregistratie. Functies zoals Gantt-diagrammen en aanpasbare taakweergaven maken het eenvoudig om projectplanningen te bekijken en werk bij te werken wanneer vereisten veranderen. De integratie met Zoho Sprints ondersteunt bovendien wendbare werkprocessen, wat nuttig is voor teams die zich snel moeten aanpassen. Samen voldoen deze mogelijkheden aan de behoeften van teams die complexe projecten beheren zonder nauwkeurigheid of flexibiliteit te verliezen.
Belangrijkste functies van Zoho Projects
Naast robuust taakbeheer biedt Zoho Projects verschillende belangrijke functies die de bruikbaarheid als alternatief voor Smartsheet vergroten.
- Probleemopvolging: Volg en beheer projectgerelateerde problemen om een tijdige oplossing te garanderen en de projectkwaliteit te behouden.
- Samenwerkingstools: Gebruik nieuwsfeeds, chat, forums en documentbeheer om naadloze communicatie binnen het team mogelijk te maken.
- Automatisering: Implementeer aangepaste workflows, SLA's en meldingen om repetitieve taken te automatiseren en processen te stroomlijnen.
- Budgetteringstools: Beheer projectbudgetten effectief met tools voor kostenbeheer en budgetprognoses.
Integraties van Zoho Projects
Integraties omvatten Google Calendar, Google Tasks, Google Drive, Microsoft Office 365, Slack, Dropbox, Zoho CRM, Zoho Desk, Microsoft Teams en Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Meerdere taakweergaven, waaronder Gantt-diagrammen
- Ingebouwde tijdregistratie voor rapportages
- Uitgebreide integraties met het Zoho-ecosysteem
Cons:
- Beperkte integraties van derden vergeleken met concurrenten
- Het gratis abonnement beperkt het aantal gebruikers en projecten
New Product Updates from Zoho Projects
Zoho Projects Adds Time Log Grid View for Faster Tracking
Zoho Projects adds Time Log Grid View, a unified interactive grid for logging and reviewing hours across tasks and issues, helping teams enter time faster and identify work patterns more easily. For more information, visit Zoho Projects’ official site.
.
Kantata
Ideaal voor projectlevering gedurende de volledige levenscyclus
Waarom Kantata een geweldig alternatief voor Smartsheet is
Kantata is een sterk alternatief voor Smartsheet voor teams die meer nodig hebben dan alleen taakbeheer. Het is ontwikkeld voor dienstverlenende bedrijven en ondersteunt de volledige levenscyclus van projectlevering, van planning en personeelsbezetting tot uitvoering en rapportage. Met personeelsgerichte resourcetoewijzing kunt u bovendien het juiste talent aan het juiste werk koppelen, werklasten in balans brengen en burn-out voorkomen. Tegelijkertijd bieden geïntegreerde financiële gegevens en bedrijfsinformatie u het inzicht dat nodig is om projecten winstgevend en klanten tevreden te houden.
New Product Updates from Kantata
Kantata Adds Access Group Change History
Kantata adds Access Groups History, letting account administrators track changes to group details, membership, and permissions in Recent History. The update also makes these events available through the Subscribed Events API for broader monitoring. For more information, visit Kantata’s official site.
.Andere alternatieven voor Smartsheet
Hier zijn enkele aanvullende alternatieven voor Smartsheet die mijn shortlist niet hebben gehaald, maar die toch de moeite waard zijn om te bekijken:
- Rocketlane
E klanten- en belanghebbendenportalen met gedeelde projectweergaven
- Kintone
Organiseer je communicatie op onderwerp, project of zelfs een specifiek datapunt
- Bonsai Agency Software
E Smartsheet-alternatief voor bureaus
- Parallax
Het beste voor efficiënt projectmanagement via visuele taakopvolging
- Ravetree
E alternatief voor Smartsheet voor teams met facturerings- en factuurbeheer
- Visor
E Smartsheet-alternatief voor samenwerking met onbeperkt veel accounts die alleen kunnen bekijken
- Pneumatic Workflow
E Smartsheet-alternatief voor het stroomlijnen van digitale projecten
- ClickUp
Intuïtief alternatief voor Smartsheet voor start-ups en kleine en middelgrote bedrijven
- Scoro
Het beste voor projectmanagement met ingebouwde KPI-tracking
- Hive
E interne chat- en communicatiesystemen
Over Smartsheet
Smartsheet is een spreadsheetachtige projectmanagementtool. Het heeft onderweg verschillende prijzen gewonnen en is uitgegroeid tot een favoriete zakelijke app. Het is een goede optie als je vertrouwd bent met Excel, maar af wilt van ingewikkelde formules. Smartsheet voert alle berekeningen voor je uit op meerdere werkbladen. Je kunt ook aangepaste merklogo's toevoegen en kleurenthema's instellen voor afzonderlijke projecten.
Daarnaast beschikt het over handige functies voor projectmanagement, zoals workflowautomatisering en taakvisualisatie via Gantt-, kalender- en kaartweergaven. Teamleden ontvangen direct meldingen van kritieke wijzigingen en de tool biedt gedeelde weergaven, een gedetailleerde geschiedenis, activiteitenlogboeken, geautomatiseerde waarschuwingen, herinneringen en statusrapporten om iedereen op één lijn en goed geïnformeerd te houden.
De functie voor het kritieke pad markeert ook alle taken die rechtstreeks van invloed zijn op de voltooiingsdatum van je project, zodat je belangrijke mijlpalen in de gaten kunt houden. Smartsheet biedt ook krachtige rapportagefuncties, zoals bewerkbare samenvattingsrapporten die je eenvoudig naar Excel kunt exporteren.
Tot de integraties van Smartsheet behoren Microsoft-apps (Microsoft Teams, Microsoft Excel) en Google-apps, evenals essentiële ontwikkeltools zoals Jira en handige bedrijfsapps zoals Salesforce, ServiceNow, Slack, Box en Tableau. Het platform kan worden uitgebreid via een REST API en webhooks.
Deze tool kost vanaf $7/gebruiker/maand, met een minimum van 3 gebruikers en een maximum van 25 gebruikers. Er wordt ook een gratis proefperiode van 30 dagen aangeboden.
Waarom heb je misschien een alternatief voor Smartsheet nodig?
Je team vindt de interface niet prettig
Leden die gewend zijn om samen te werken via spreadsheets en databaseachtige tools zullen geen problemen hebben met het ontwerp van Smartsheet, maar anderen kunnen de gebruikersinterface onhandig vinden. Zoek voor een prettigere ervaring naar aanpasbare en kleurrijke tools voor projectmanagement die voldoen aan de huidige normen voor hoe software eruit hoort te zien en aan te voelen.
Je moet klanten factureren
Smartsheet heeft een budgetoptie waarmee je tijd, budgetten en uitgaven kunt bijhouden via hun 10,000ft-paneel, maar er is nog steeds geen mogelijkheid om rechtstreeks vanuit de app facturen te versturen. 10,000ft wordt ook los van Smartsheet verkocht als premium uitbreiding.
Je vindt het te duur
Smartsheet is inderdaad een van de duurdere oplossingen voor projectmanagement op de markt. Dit komt deels door de uitgebreide functies voor projectmanagement en de doelgroep op ondernemingsniveau. Je kunt echter vergelijkbare functionaliteiten vinden tegen veel lagere kosten.
Hoe ik alternatieven voor Smartsheet evalueer
Ik splits mijn evaluatie op in twee lagen: de basiseisen—rasterweergaven, meerdere projectweergaven en automatisering—en onderscheidende factoren zoals portfoliotools en prijzen, die bepalen hoe goed een oplossing echt past.
Kernfunctionaliteit (basisvereisten voor deze lijst)
Wanneer ik tools voor mijn lijst selecteer, beoordeel ik elke tool op een schaal van 0 (biedt de functionaliteit niet) tot 5 (blink uit op dit gebied) voor elke hieronder vermelde kernfunctionaliteit. Vervolgens zet ik de totaalscore van de tool om in een percentage. Elke tool moet een minimale totaalscore van 75% behalen om in aanmerking te komen voor opname.
- Raster-/spreadsheetweergave: Ik controleer of de tool een bewerkbaar raster met veel kolommen biedt, waarin teams gestructureerde gegevens kunnen beheren zoals ze dat in Excel of Smartsheet zouden doen.
- Meerdere projectweergaven: Elke tool moet gebruikers de mogelijkheid bieden om te wisselen tussen Gantt-, Kanban-, kalender- en tijdlijnweergaven, zodat verschillende rollen het werk kunnen bekijken op de manier die hun voorkeur heeft.
- Taak- en afhankelijkheidsbeheer: Ik let op subtaken, toegewezen personen, mijlpalen en het in kaart brengen van afhankelijkheden—vooral einde-naar-startlogica die gefaseerde implementaties op schema houdt.
- Workflowautomatisering: Regelgebaseerde triggers zijn hierbij belangrijk, zoals automatisch een QA-beoordelaar toewijzen wanneer een taak naar "Klaar voor beoordeling" wordt verplaatst of waarschuwingen versturen bij gemiste deadlines.
- Samenwerking en delen: Ik beoordeel realtime gezamenlijk bewerken, opmerkingen, bestandsbijlagen en gedetailleerde deelrechten voor zowel interne teams als externe belanghebbenden.
- Rapportage en dashboards: De tool moet dashboards voor meerdere projecten ondersteunen met widgets, filters en grafieken die PMO-leiders inzicht op portfolioniveau geven zonder handmatig gegevens te hoeven ophalen.
Zodra ik een lijst heb met tools die aan deze criteria voldoen, kijk ik naar wat elk platform onderscheidt.
Onderscheidende factoren (wat leveranciers van elkaar onderscheidt)
Zo vergelijk ik verschillende leveranciers met elkaar:
Onderscheidende functies
Portfoliobeheer is een belangrijke factor—ik zoek naar tools die de status, budgetten en tijdlijnen van projecten samenvoegen, zodat PMO-leiders een volledig programma kunnen volgen zonder tussen werkbladen te hoeven wisselen. Resourcebeheer is net zo belangrijk, vooral wanneer je de werklast moet verdelen over een team van 20 personen dat parallelle sprints uitvoert. Ik beoordeel ook AI-functies, zoals automatisch gegenereerde samenvattingen of het signaleren van risico's, die elke week uren handmatige statusrapportage kunnen besparen.
Meer dan functies
De diepgang van integraties is een van de eerste dingen die ik controleer—als een tool niet kan synchroniseren met Jira, Slack of je CRM, ontstaan er datasilo's die het doel van het centraliseren van werk tenietdoen. Ook de prijsstructuur is belangrijk, vooral hoe leveranciers omgaan met toegang voor gasten of externe samenwerkingspartners, aangezien die kosten bij projecten met klanten snel kunnen oplopen. Ik beoordeel ook de ondersteuning bij het inwerken, waaronder migratiemogelijkheden vanuit Smartsheet en de vraag of de leverancier sjablonen of een begeleide configuratie biedt om de tijd tot waarderealisatie te verkorten voor teams die overstappen.
Belangrijke functies voor een geschikt alternatief voor Smartsheet
Tijdregistratie
Via de integratie met 10,000ft zijn basisopties voor tijdregistratie beschikbaar. Deze kost extra, dus misschien geef je de voorkeur aan een tool met ingebouwde mogelijkheden voor tijdregistratie, waaronder urenstaten en tijdrapportage.
Taak- en workflowbeheer
Hoewel Smartsheet eruitziet als zomaar een andere database, beschikt de tool wel over geavanceerde opties voor taakbeheer en weergaven, zoals een Gantt-diagram en Kanban-bord. Overweeg bij een alternatief oplossingen waarmee je subtaken, taakprioriteiten en afhankelijkheden kunt toevoegen om complexe projecten te beheren zonder een spreadsheet te vol te zetten.
Een gebruiksvriendelijkere interface
Praat met je team om te bepalen welk type gebruikersinterface zij zouden prefereren als vervanging voor de traditionele spreadsheetweergave. Je wilt geavanceerde functies zoals aangepaste velden, een ontwerp dat elke gebruiker kan personaliseren en verschillende uitbreidingen die je boven op de werkruimte van je team kunt gebruiken.
Aangepaste rapportage
Smartsheet beschikt over een krachtige functie voor het in realtime samenstellen van rapporten. Voor teams die met veel gegevens werken of klanten bewijs van hun werk moeten leveren, wil je een alternatief dat ook uitblinkt in rapportage.
Wat nu?
Hier zijn meer lijsten met alternatieven en concurrenten voor andere software waarin je mogelijk geïnteresseerd bent.