Slik leder du et prosjektteam: Tips for 9 teammedlemmer
Det er ikke enkelt å lede et prosjektteam – spesielt når hvert teammedlem har sine egne unike styrker, svakheter og arbeidsmåter. Som prosjektleder må du håndtere tilsynelatende konstante misforståelser, overskredne tidsfrister og motstridende prioriteringer, samtidig som du prøver å holde prosjektet på rett spor.
Så hvordan kan du lede prosjektteamet ditt på en effektiv måte? I denne artikkelen deler vi ni tips og teknikker som hjelper deg med å gjøre nettopp det på en enkel måte, samtidig som hvert teammedlem får bidra med sitt fulle potensial og dere når prosjektmålene deres.
Hva er ledelse av prosjektteam?
Ledelse av prosjektteam er prosessen med å organisere, motivere og tildele oppgaver til personene og ressursene som skal arbeide med det spesifikke prosjektet ditt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Et prosjektteam inkluderer vanligvis roller som prosjektleder, teammedlemmer, interessenter og fageksperter. Som team har de vanligvis som felles mål å levere et spesifikt resultat til rett tid, innenfor budsjettet og i henhold til kvalitetsstandardene. Underveis vil de sannsynligvis møte utfordringer som uklar kommunikasjon, ineffektiv ressursstyring, endringer i prosjektomfanget og mer.
Som prosjektleder er du ansvarlig for å minimere disse utfordringene ved å utarbeide en prosjektbeskrivelse, et RACI-diagram og en prosjektplan for å sikre at teamet har oversikt over hva som må gjøres, hvem som gjør hva, og når alt skal være ferdig. Du kan også bruke teknikker tidlig i prosessen, som Delphi-teknikken, for å involvere interessenter i identifiseringen av risikoer.
Du må også følge med på teamets arbeidsmengde, stressnivå og varselsignaler på utbrenthet. Et prosjektstyringsdashbord kan hjelpe med dette ved å vise oppgavetildelinger, arbeidsmengde, tidsfrister og fremdrift på en organisert måte.
Hvis du virkelig ønsker å forbedre hvordan teamet samarbeider, er disse beste kursene i samarbeid akkurat det du trenger for å komme i gang.
Slik leder du et prosjektteam
Hvert medlem av prosjektteamet ditt har sine egne særegenheter og preferanser – ta hensyn til disse. Tipsene nedenfor kan fungere som generell beste praksis når du leder alle typer team og personlighetene du finner i dem.
1. Bruk prosjektstyringsprogramvare
Når du leder et prosjektteam, er det nyttig å ha ett sted der du kan lagre all informasjonen teamet trenger om prosjektet – oppgaver, prosjektkrav, forfallsdatoer, tildelinger, leveranser, prosjektmål, milepæler og så videre. Dette stedet er vanligvis prosjektstyringsprogramvare.
Å finne riktig prosjektstyringsprogramvare eller programvare for ressursstyring vil gjøre livet ditt som prosjektleder mye enklere. I dag tar KI-verktøy for prosjektstyring dette et skritt videre ved å automatisere oppgavetildelinger, forutsi prosjektrisikoer og optimalisere teamets arbeidsmengde basert på sanntidsdata.
Formålet med prosjektstyringsprogramvare er å holde oversikt over hvem som for øyeblikket arbeider med hva, hvor mye fremgang de har gjort med oppgavene sine, og hvordan arbeidsmengden til hvert teammedlem ser ut. Det er vanskeligere å vurdere alles arbeidskapasitet uten programvare. Prosjektstyringsprogramvare er spesielt viktig for fjernteam som leder prosjekter, ettersom arbeid ofte kan falle mellom sprekkene når man kommuniserer virtuelt.
Et eksempel på hvordan prosjektstyringsprogramvare hjelper: Du kan se kapasitet, tildelinger og total arbeidsmengde i én visning. Enkelte KI-drevne verktøy analyserer til og med tidligere resultater for å foreslå optimal fordeling av arbeidsmengden, slik at prosjektene holder seg på rett spor med færre flaskehalser.
Det er også viktig for å håndtere arbeidsnarkomane i teamet ditt. Arbeidsnarkomane er vanligvis målrettede, detaljorienterte og utholdende, men dette kan medføre risiko for utbrenthet og dårlig balanse mellom arbeid og fritid. De er maskiner når det gjelder å få arbeidet gjort, men de kunne sannsynligvis trengt en pause.
Programvare kan hjelpe deg med å se nøyaktig hva de har på arbeidslisten, slik at du kan overføre noen av oppgavene deres til noen andre med større kapasitet. KI-drevet arbeidsmengdestyring kan til og med identifisere tidlige tegn på utbrenthet og anbefale omfordeling av oppgaver automatisk. Å gi dem riktig mengde arbeid – og oppmuntre til regelmessige pauser – holder dem motiverte og hjelper dem med å forebygge utbrenthet.
Profftips: La teamet ditt bidra til å lage en sjekkliste over krav til prosjektstyringsverktøy for å sikre at alle behovene deres blir dekket av systemet dere bruker nå.
2. Etabler psykologisk trygghet i teamet
Et psykologisk trygt miljø er et miljø der teamet føler seg myndiggjort og oppmuntret til å dele tilbakemeldinger, ideer og tanker med resten av teamet. Forskning viser at etablering av psykologisk trygghet i teamet til og med kan redusere prosjektfeil med 25 %. Uten dette kan dere dessuten gå glipp av gode ideer fordi teammedlemmene ikke føler seg komfortable med å si fra.
Psykologisk trygghet er spesielt viktig for de introverte i teamet. Introverte har en tendens til å være ettertenksomme, rolige og tilbakeholdne, noe som noen ganger kan føre til at de blir oversett. De trives i situasjoner der de føler seg komfortable og trygge på å si hva de mener. De har allerede en tendens til å tie – uten psykologisk trygghet hører du kanskje aldri fra dem.
Her er noen tiltak du kan bruke for å skape psykologisk trygghet:
- Etabler tydelige forventninger til kommunikasjon og atferd som legger vekt på respekt og åpenhet.
- Bygg inn tilbakemeldingssløyfer i prosessene dine ved å møte teammedlemmene regelmessig, be om tilbakemeldinger og deretter følge dem opp for å sikre at alle føler seg hørt.
- Anerkjenn og belønn teammedlemmer for ideer, tilbakemeldinger og tilfeller der de gjør mer enn det som forventes av dem.
Hvis teamet ditt fortsatt sliter med motivasjon og psykologisk trygghet, kan du lese artikkelen vår om strategier for nevroledelse.
3. Lag et RACI-diagram for prosjektteamet ditt
Et RACI-diagram viser hvem som er ansvarlig, har beslutningsansvar, skal konsulteres og skal informeres for hver prosjektoppgave. Teammedlemmene kan bruke diagrammet mens de arbeider med oppgavene sine, for å få tilbakemeldinger og innspill fra de riktige teammedlemmene.
Prosjektledere kan også bruke det til å delegere bestemte oppgaver til teamet. Hvis du bruker prosjektstyringsprogramvare, er det sannsynlig at verktøyet ditt tilbyr en mal for et RACI- eller RASCI-diagram.
Kontrollfreakene i teamet ditt vil ha stor nytte av et godt RACI-diagram. Disse detaljorienterte, proaktive og grundige teammedlemmene vil sannsynligvis ønske å være involvert i og gi tilbakemeldinger på hver eneste oppgave i prosjektet, noe som noen ganger kan føre til detaljstyring.
Marker dem som ansvarlige eller beslutningsansvarlige for oppgaver eller prosjektleveranser du vet at de vil klare godt, og gjør det tydelig når de bare skal informeres eller konsulteres – eller når de ikke bør involveres i det hele tatt.
Her er noen beste praksiser for RACI:
- Prøv å utpeke én person som «ansvarlig» for hver oppgave, i stedet for flere personer eller en gruppe. Dette begrenser forvirringen rundt hvem som faktisk arbeider med noe.
- Unngå å gjøre deg selv (det vil si prosjektlederen) ansvarlig for alt. Dette hindrer at du blir en flaskehals i prosessen.
- Avklar forskjellen mellom konsultert og informert. Personer som informeres, gir vanligvis ikke tilbakemeldinger, men det kan de som konsulteres.
4. Vær tydelig, men fleksibel, når du leder teamet ditt
God ledelse innebærer å være besluttsom og ta eierskap til beslutningene du tar. Det betyr imidlertid ikke at du trenger å hugge kursen din i stein. Vær fleksibel og åpen for nye ideer, alternative beslutninger eller endringer som skyldes noe utenfor din kontroll.
Du blir bedre på dette gjennom prøving og feiling etter hvert som du leder flere team og tar flere beslutninger – du utvikler en magefølelse for når du bør ta en beslutning, og når du bør vente på mer informasjon.
Denne ferdigheten er viktig når du skal lede de usungne heltene på teamet ditt. Disse pålitelige, beskjedne og dedikerte teammedlemmene arbeider ufortrødent og får jobben gjort, men de trenger sterk ledelse og tydelig retning for å være effektive.
Prioriter arbeidet deres for dem og gi dem tydelige instruksjoner, men lytt til dem når de har et forslag – de står alltid midt i arbeidet, så de har rikelig med førstehåndsinformasjon som kan hjelpe deg med beslutningstakingen.
Effektiv ledelse av et prosjektteam krever effektive prosjektledelsesstrategier som fremmer samarbeid og ansvarlighet.
5. Kommuniser effektivt med teamet ditt
Denne er ganske åpenbar – tydelig kommunikasjon er avgjørende for å sikre at alle vet hva planen er, og hva de bør arbeide med. Men du ville bli overrasket over hvor ofte ledere gjør dette feil. Ifølge en studie sa 30 % av respondentene at de er frustrerte over uklar kommunikasjon fra sjefene sine.
Effektiv kommunikasjon er også avgjørende når du skal lede dagdrømmerne som arbeider med prosjektet ditt. Personer som er fordypet i tanker om kreative ideer eller nye tilnærminger, er flotte å ha på teamet, men de kan noen ganger gå glipp av viktig informasjon du gir dem. Dagdrømmere har en tendens til å være innovative, ettertenksomme og nysgjerrige, men de kan trenge tydelige instruksjoner og blir lett distrahert.
Avklar forventningene og lær dem å konsentrere seg om hvilken informasjon de trenger for å gjøre arbeidet sitt godt og dra nytte av dagdrømmene.
Her er noen strategier for å forbedre kommunikasjonen din:
- Vær handlingsorientert og bruk tydelige verb i instruksjonene dine. Fjern unødvendig fyll og detaljer, og fokuser på hva leseren eller lytteren bør gjøre som neste steg.
- Vær konsekvent med tidspunkter, formatering, kanaler og til og med fargekoding. Hvis du sender en statusoppdatering i Slack den ene uken og via e-post den neste, vil det bare forvirre teamet.
- Inkluder de riktige teammedlemmene. Sørg for at meldingen når dem som trenger den, uten å bombardere alle andres varsler.
- Bruk de riktige verktøyene. I henhold til definisjonen av applikasjoner for prosjektstyring har de funksjoner for oppgavehåndtering, tidsregistrering og samarbeid – alt du trenger.
6. Etabler tydelige prosjektmåltall
Prosjektoppfølging gjør det mulig for teamledere å overvåke hvert medlems bidrag og sørge for samsvar med prosjektmålene. Finn ut hvilke KPI-er du skal bruke for å måle hvor store fremskritt teamet gjør gjennom hele prosjektets livssyklus, og om arbeidet deres ligger an til å oppfylle prosjektmålene og interessentenes forventninger.
Involver teamet i måltallene – hvis de ikke vet hva de skal jobbe mot, hvordan kan du da forvente at prosjektet skal lykkes?
Det er spesielt nyttig å fastsette tydelige måltall for innovasjonsdriverne i teamet ditt. De er oppfinnsomme, strategiske og fleksible, og kommer ofte med gode ideer og tydelige planer for gjennomføring. De trenger imidlertid rammer, siden det er en risiko for at de tar seg vann over hodet.
Finn en balanse mellom å la kreativiteten deres blomstre og å sørge for at arbeidet oppfyller prosjektets behov og forventninger. Gi dem kreativ frihet, samtidig som du sikrer at innsatsen deres er i tråd med prosjektmålene, og kommuniser tydelige måltall for å holde dem fokusert på det som kreves for at prosjektet skal lykkes.
Her er noen måltall du bør vurdere å bruke:
- Sprinthastighet: Sprinthastighet brukes i Scrum og måler hvor mye arbeid teamet fullfører i løpet av en gitt sprint (en forhåndsbestemt tidsperiode, vanligvis to til fire uker). Hastigheten bør øke etter hvert som teamet finner tonen og blir vant til prosjektet.
- Opptjent verdistyring: Dette setter en dollarverdi på mengden arbeid som er utført, og sammenligner den med hvor mye av budsjettet som er brukt. Det gir et mer nøyaktig bilde av prosjektets fremdrift enn hvor mye arbeid som er utført i løpet av en bestemt tidsperiode.
- Utnyttelsesgrad for ressurser: Dette måler hvor mye fakturerbart arbeid teammedlemmene har på oppgavelistene sine, og om det er gjennomførbart. Ikke sikt mot 100 % utnyttelse – folk trenger tid til ting som møter, e-post og kaffepauser. Sikt mot mellom 70 og 80 %.
7. Gjennomfør teambyggingsaktiviteter
Det er lett å forstå hvorfor mange prosjektledere hopper over teambyggingsaktiviteter – stramme tidsfrister betyr ofte at det knapt er nok tid til å få gjort selve prosjektarbeidet, enn si en morsom aktivitet for å styrke samholdet.
Men hvis du kan få plass til noe mellom prosjektene (eller til og med isbrytere i interne oppstartsmøter), vil det bidra langt på vei til å bygge samarbeid og lagarbeid i teamet, noe som vil føre til prosjekter av høyere kvalitet og med større suksess.
Teambyggingsaktiviteter er en arena der personlighetstypene i teamet ditt kan skinne. Dette er ikke ment som kritikk – den såkalte «personlighetstypen» er vanligvis en sterk samarbeidspartner og sosial kontaktbygger.
Gi dem en fremtredende rolle i teamet i den aktiviteten du velger, så vil de samle teamet og sette i gang effektivt lagarbeid.
Her er noen ideer:
- Prøv enkle isbrytere for interne møter, for eksempel å dele morsomme fakta, fortelle om en favorittreise eller si om de har møtt noen kjendiser.
- Planlegg et virtuelt eller fysisk arrangement, som en skattejakt eller et escape room – dette setter samarbeid og lagarbeid på prøve.
- En felles hyggestund – dette er en flott anledning for teammedlemmene til å bli bedre kjent med hverandre (men sørg for å ta hensyn til teammedlemmer som ikke drikker).
8. Gi prosjektteamet ditt selvstendighet
Forskning viser at detaljstyring kan ha negative effekter på både teamets og prosjektets resultater. Ifølge en undersøkelse sa 71 % av respondentene at detaljstyring påvirket arbeidsprestasjonene deres negativt, og 85 % rapporterte at arbeidsmoralen deres ble negativt påvirket av det.
Kort sagt – ikke detaljstyr teamet ditt. La dem ta beslutninger om hvordan de ønsker å jobbe. La dem eie de kreative ideene sine, og la dem si fra når det finnes en prosess eller leveranse som hindrer teamet eller prosjektet.
Jobben din som prosjektleder er å lede mennesker og styre teamet i riktig retning, i stedet for å diktere nøyaktig hvordan alt skal gjøres.
Dette er flott for djevelens advokat i teamet ditt. Disse teammedlemmene er ofte skeptiske, selvstendige og modige – egenskaper som hjelper dem med å utfordre status quo og de vanlige prosessene. Gi dem nok selvstendighet til å utfordre status quo og den vanlige prosessen deres, samtidig som du fortsatt gir nok ledelse og bruker teknikker for konflikthåndtering for å sikre at de ikke går for langt.
Siden de kan virke kontrære og risikere å bli isolert, bør du oppmuntre til konstruktive tilbakemeldinger og skape et miljø der innspillene deres verdsettes og integreres, samtidig som du fortsatt gir ledelse og bruker teknikker for konflikthåndtering for å sikre at diskusjonene forblir produktive.
9. Feir teamets seire
Å feire seire, både store og små, er en flott måte å holde teamet motivert og engasjert i arbeidet på. Finn ut hva hvert teammedlem foretrekker når det gjelder anerkjennelse (for eksempel: liker de å bli anerkjent offentlig? Vil de heller ha en privat melding?).
I de fleste prosjektteam vil du sannsynligvis også finne en heiagjengleder som alltid heier på teammedlemmene sine. Disse personene er optimistiske, energiske og støttende, og fungerer som positive forsterkere for moralen.
Selv om det er viktig at du som teamleder fremhever godt arbeid, bør du også gi teamet mulighet til å gjøre det samme. Vær imidlertid oppmerksom på at heiagjengledere noen ganger kan overse detaljer eller risikere å bli overentusiastiske. Sørg for at anerkjennelsen balanseres med konstruktive tilbakemeldinger, og ta deg tid til å finne ut hvordan hvert teammedlem foretrekker å bli anerkjent, slik at du kan tilpasse feiringene deretter.
Her er noen måter du kan feire seire på:
- Send teammedlemmet et kort—virtuelt eller håndskrevet.
- Gi dem en liten belønning hvis du kan. Det kan være et gavekort til favorittkaféen deres eller at du inviterer dem på lunsj.
- Opprett et eget sted for hyllester. Opprett en egen Slack-kanal eller en tavle som alle kan legge inn en hyllest på.
Verktøy for å lede prosjektteam
Det blir mye vanskeligere å lede et effektivt team uten et sentralisert sted der du kan holde øye med hva teamet jobber med, og hva som kommer lenger frem i løypa.
Ulike typer prosjektstyringsverktøy gir deg innsikt i kapasitet, arbeidsmengde og om noen har for mye eller for lite å gjøre. Det er mye enklere å administrere enn å oppdatere et Excel-regneark manuelt hver morgen, og teammedlemmer kan bruke det til å kommunisere om prosjektarbeid og gi hverandre tilbakemeldinger.
Det kan også gjøre Gantt-diagrammene og Kanban-tavlene dine synlige for alle i teamet, noe som øker åpenhet og ansvarlighet.
Her er de beste prosjektstyringsverktøyene som er tilgjengelige på markedet akkurat nå:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Når du velger et verktøy, må du sjekke om det kan integreres med annen programvare du allerede bruker (Google Drive, Slack, Microsoft Teams osv.), slik at data og informasjon er synlig på alle plattformene dine.
Hvis du er en mindre organisasjon, kan du prøve denne listen over prosjektstyringsprogramvare for små team.
Bli med for mer innsikt i prosjektteamledelse
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
