Slik overholder du tidsfrister uten detaljstyring
Noe av det mest definerende ved rollen som er at du ofte må være komfortabel med å være den «slemme», men det er fortsatt ikke noe moro! Siden det vanligvis er vårt ansvar å sørge for at overholder , og at ting skjer slik de skal, følger PM-er ofte med på arbeidsflyten til andre og må fra tid til annen gripe inn, korrigere kursen eller legge litt press på dem for å sørge for at alle behov blir ivaretatt.
Å sørge for at frister overholdes, er en av de største utfordringene for PM-er, hovedsakelig fordi du kan støtte ditt på hundre måter, men du kan ikke gjøre andres FOR dem, og du har sannsynligvis ikke tid til å sitte og se på folk hele dagen for å sørge for at de får gjort sitt i tide. Så her er , slik at du legger til rette for at ditt og du selv lykkes, og unngår å gå inn i «slem politimann»-modus eller detaljstyre folk for å sikre at de .
1. Sett tydelige forventninger fra starten
Du bør ha flere muligheter i begynnelsen av et til å kommunisere tydelig til ditt når forventes å være ferdig. Frister bør være noe av det første som nevnes under oppstartsmøter og introduksjonen til , og din arbeidsbeskrivelse, eller annen dokumentasjon som har tilgang til, bør tydelig angi alle relevante frister.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ved oppstart liker jeg å dele en kort oversikt med som beskriver viktige mål og milepæler med tilhørende frister, og jeg sørger alltid for at det ikke er noen forvirring rundt hvem som er ansvarlig for hvilke oppgaver (og at fristene er realistiske).
Under oppstartsmøter spør jeg også og sørger for at det ikke er noen forvirring. Det skader aldri å avslutte møtet/samlingen med å spørre «Vet alle hva de skal gjøre, og når det skal være ferdig?» Forhåpentligvis har du også bygget et forhold til ditt der de vet at de alltid kan si fra eller spørre deg hvis noe er uklart.
2. Vær en lagspiller
Når vi snakker om relasjoner, har jeg sagt det før, og jeg sier det igjen: så mye av handler om tillit, ærlighet og å sørge for at - ditt føler seg komfortabelt med å komme til deg med problemer før de blir til PROBLEMER. Den beste måten å bygge disse relasjonene på er å være EN DEL AV , i stedet for å fremstille deg selv som den -svingende overherren. Bare det å fremstille rollen din som en støttefunksjon i stedet for en straffende rolle kan ha mye å si.
Sørg for at du hver dag kommuniserer til ditt, gjennom ord og handlinger, at du er der for å hjelpe dem med å lykkes, ikke for å se på at de strever og mislykkes. Folk vil også være motiverte til å når de føler et ansvar for å bidra til suksessen til hele , i stedet for bare å få ting gjort for å unngå en irettesettelse fra prosjektlederen.
3. Følg opp
Jeg har tidligere skrevet om hvor viktig det er å følge opp – enten det er daglig, ukentlig eller månedlig – prosjektene og menneskene dine. Disse oppfølgingene er utrolig viktige når det gjelder tempoet i et og å sørge for at du er i rute til å overholde tidsfristene dine. En enkel daglig eller ukentlig oppfølging med ditt for å forsikre deg om at de ikke ligger etter, er avgjørende.
Fordelene ved å følge opp går også begge veier: Dette gir mulighet til å ta opp eventuelle bekymringer de har rundt tidsplanen, (og de vil være ærlige med deg hvis du har etablert den riktige typen relasjon,) og det gir deg som prosjektleder også et tydelig bilde av hvor du står, og om det finnes noen bekymringer knyttet til som kanskje ikke blir klart i tide. Dette kan være uformelt, og kan til og med gjøres via direktemeldinger eller en rask samtale ansikt til ansikt.
4. Se helheten
Ofte, når prosjekter har blitt forsinket eller frister har blitt overskredet, ser jeg tilbake og innser at en faktor var at eller enkeltpersonen ikke fullt ut forsto viktigheten av eller verdien av for byrået eller kunden. Igjen, helt fra oppstarten må du sørge for at ditt vet hvordan hver del av henger sammen for å oppnå sluttresultatet, produktet eller , og fremhev viktigheten av hver milepæl for den samlede suksessen.
Noen ganger kan det være lett å nedtone viktigheten av én sak når du jobber med en million ting. Hvis en person har en forståelse av hvordan bidraget deres påvirker helheten, vil de ofte være mer tilbøyelige til å levere i tide. Dette er et annet punkt du kan legge til i oppstartsprotokollen – forsterk tanken om at hver lille betyr noe, og målene kan ikke nås uten full oppslutning fra hver enkelt deltaker.
5. Sørg for at informasjonen alltid er tilgjengelig
Som vi alle vet, finnes det like mange forskjellige typer verktøy for ressursstyring og systemer for som det finnes ledere – men én ting de alle bør ha til felles, er en måte for ditt å enkelt få tilgang til informasjon når de trenger den. Dette omfatter oppgaver, tidsfrister og andre relevante detaljer for å fullføre godt og i tide.
I tillegg til å dele ut en eller en kort beskrivelse ved oppstart, må du sørge for at du har dokumentert informasjonen på et sted der folk enkelt kan finne den. Dette er forsikringen din mot ting som «jeg visste ikke når det skulle være ferdig!» eller «jeg var ikke sikker på hvor lang tid jeg hadde». Personlig liker jeg å lage oppgavelister for hvert medlem av som enkelt beskriver og tidsfrister, ved hjelp av Trello. Dette maksimerer prosjekttransparensen og sikrer at alle har tilgang til listen sin, uansett hvor de befinner seg.
6. Oppretthold en sunn arbeidsbelastning
Noen ganger blir ting kaotiske, særlig når du og medlemmene dine har på gang. Dette er en uunngåelig realitet ved basert , og det holder jo livet interessant, ikke sant? Selv om det vil være noen travle uker og kanskje til og med litt overtid nå og da, er det ditt ansvar som å sørge for at arbeidsbelastningen til ditt er håndterbar, og at det er realistisk for dem å overholde . Stressede og overarbeidede ansatte har mye større sannsynlighet for å miste interessen og engasjementet for , gjøre slurvete feil eller glemme ting.
Selv om ingen kan garantere problemfri seiling hele tiden, bør du prøve å bruke de ukentlige/månedlige øktene for til å sørge for at alles arbeidsbelastning er håndterbar, og forsøke å forutse flaskehalser og overbelastning før det er for sent. Hvis du passer på ditt og sørger for at de får tilstrekkelig tid og ressurser til å utføre sitt, vil det helt sikkert redusere tiden du må bruke på detaljstyring av folk, eller enda verre, på å beklage overfor kunder for en .
Hvis du har lest noen av mine tidligere artikler, vet du nå at jeg stadig gjentar hvor viktig relasjoner, ærlighet og tillit er når det gjelder . Noen ganger, særlig i digitale byråer og virksomheter, er det lett å glemme at ikke bare handler om regneark og .
Faktisk mener jeg at de fleste av ferdighetene innen prosjektledelse som trengs for å utmerke seg i denne jobben, ikke er tekniske, men snarere medfødte. Når det gjelder å støtte ditt slik at blir gjort i tide, er dette mer sant enn noen gang. Forhåpentligvis vil disse tipsene spare deg for litt tid, fordi du slipper å måtte mase på folk for å få deres gjort.
