Slik leder du et prosjektteam: Tips til 9 teammedlemmer
Det er ikke enkelt å lede et prosjektteam – særlig når hvert teammedlem har sine egne unike styrker, svakheter og arbeidsmåter. Som prosjektleder må du navigere gjennom tilsynelatende konstante misforståelser, oversittede tidsfrister og motstridende prioriteringer, samtidig som du prøver å holde prosjektet på rett spor.
Så hvordan kan du lede prosjektteamet ditt på en effektiv måte? I denne artikkelen deler vi ni tips og teknikker som hjelper deg med å gjøre nettopp det på en enkel måte, samtidig som hvert teammedlem får bidra med sitt fulle potensial og dere når prosjektmålene.
Hva er prosjektteamledelse?
Prosjektteamledelse er prosessen med å organisere, motivere og tildele oppgaver til personene og ressursene som skal arbeide med det spesifikke prosjektet ditt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Et prosjektteam omfatter vanligvis roller som prosjektleder, teammedlemmer, interessenter og fageksperter. Som team har de som regel et felles mål om å levere en bestemt leveranse i tide, innenfor budsjettet og i henhold til kvalitetsstandardene. Underveis vil de sannsynligvis møte utfordringer som uklar kommunikasjon, ineffektiv ressursstyring, endringer i prosjektomfanget og mer.
Som prosjektleder har du ansvar for å minimere disse utfordringene ved å lage en prosjektbeskrivelse, et RACI-diagram og en prosjektplan for å sørge for at teamet har oversikt over hva som må gjøres, hvem som gjør hva, og når alt skal være ferdig. Du kan også bruke teknikker tidlig i prosessen, for eksempel Delphi-teknikken, for å involvere interessenter i identifiseringen av risikoer.
Du må også følge med på teamets arbeidsmengde, stressnivå og varselsignaler på utbrenthet. Et dashbord for prosjektstyring kan hjelpe med dette ved å vise oppgavetildelinger, arbeidsmengde, tidsfrister, fremdrift og samarbeid på en organisert måte.
Hvis du virkelig ønsker å forbedre hvordan teamet ditt samarbeider, er disse beste kursene i samarbeid akkurat det du trenger for å komme i gang.
Slik leder du et prosjektteam
Hvert medlem av prosjektteamet ditt har sine egne særtrekk og preferanser – ta hensyn til disse. Tipsene nedenfor kan fungere som generell beste praksis når du leder alle typer team og personligheter som finnes i dem.
1. Bruk programvare for prosjektstyring
Når du leder et prosjektteam, er det nyttig å ha ett sted der du kan lagre all informasjonen teamet trenger om prosjektet – oppgaver, prosjektkrav, tidsfrister, tildelinger, leveranser, prosjektmål, milepæler og så videre. Dette stedet er vanligvis programvare for prosjektstyring.
Hvis du finner riktig programvare for prosjektstyring eller programvare for ressursstyring, blir livet ditt som prosjektleder mye enklere. I dag tar AI-verktøy for prosjektstyring dette et skritt videre ved å automatisere oppgavetildelinger, forutsi prosjektrisikoer og optimalisere teamets arbeidsmengde basert på sanntidsdata.
Formålet med programvare for prosjektstyring er å holde oversikt over hvem som arbeider med hva akkurat nå, hvor mye fremgang de har hatt med oppgavene sine, og hvordan arbeidsmengden til hvert teammedlem ser ut. Det er vanskeligere å vurdere alles arbeidskapasitet uten programvare. Programvare for prosjektstyring er spesielt viktig for fjernteam som gjennomfører prosjekter, siden arbeid ofte kan falle mellom sprekkene når man kommuniserer virtuelt.
Et eksempel på hvordan programvare for prosjektstyring hjelper: Du kan se kapasitet, tildelinger og total arbeidsmengde i én visning. Noen AI-drevne verktøy analyserer til og med tidligere resultater for å foreslå optimal fordeling av arbeidsmengden, slik at prosjektene holder seg på rett spor med færrest mulig flaskehalser.
Det er også viktig for å håndtere arbeidsnarkomane i teamet ditt. Arbeidsnarkomane er vanligvis målrettede, detaljorienterte og utholdende, men dette kan medføre risiko for utbrenthet og dårlig balanse mellom arbeid og fritid. De er maskiner når det gjelder å få arbeidet gjort, men de trenger sannsynligvis en pause.
Programvare kan hjelpe deg med å se nøyaktig hva de har på arbeidsplanen, slik at du kan flytte noen av oppgavene deres til noen andre med større kapasitet. AI-drevet arbeidsmengdestyring kan til og med identifisere tidlige tegn på utbrenthet og anbefale omfordeling av oppgaver automatisk. Ved å gi dem riktig mengde arbeid – og oppmuntre til regelmessige pauser – holder du dem motiverte og hjelper dem med å forebygge utbrenthet.
Profftips: La teamet ditt være med på å lage en sjekkliste over krav til prosjektstyringsverktøy for å sikre at alle behovene deres blir dekket av systemet dere bruker nå.
2. Etabler psykologisk trygghet i teamet
Et psykologisk trygt miljø er et miljø der teamet føler seg myndiggjort og oppmuntret til å dele tilbakemeldinger, ideer og tanker med resten av teamet. Forskning viser at det å etablere psykologisk trygghet i teamet kan redusere prosjektfeil med hele 25 %. Uten psykologisk trygghet kan dere dessuten gå glipp av gode ideer fordi teammedlemmene ikke føler seg komfortable med å si hva de mener.
Psykologisk trygghet er spesielt viktig for de introverte i teamet. Introverte har en tendens til å være reflekterte, rolige og reserverte, noe som noen ganger kan føre til at de blir oversett. De trives i situasjoner der de føler seg komfortable og trygge på å si hva de mener. De har allerede en tendens til å være stille – uten psykologisk trygghet hører du kanskje aldri fra dem.
Her er noen tiltak du kan bruke for å skape psykologisk trygghet:
- Etabler tydelige forventninger til kommunikasjon og atferd som legger vekt på respekt og åpenhet.
- Bygg inn tilbakemeldingssløyfer i prosessene dine ved å møte teammedlemmene regelmessig, be om tilbakemeldinger og deretter følge dem opp for å sikre at alle føler seg hørt.
- Anerkjenn og belønn teammedlemmer for ideer, tilbakemeldinger og tilfeller der de gjør mer enn det som forventes av dem.
Hvis teamet ditt fortsatt sliter med motivasjon og psykologisk trygghet, kan du lese artikkelen vår om strategier for nevroledelse.
3. Lag et RACI-diagram for prosjektteamet ditt
Et RACI-diagram viser hvem som er ansvarlig, hovedansvarlig, konsultert og informert for hver prosjektoppgave. Teammedlemmene kan se på diagrammet mens de arbeider med oppgavene sine, for å få tilbakemeldinger og innspill fra de riktige teammedlemmene.
Prosjektledere kan også bruke det til å delegere spesifikke oppgaver til teamet. Hvis du bruker prosjektstyringsprogramvare, tilbyr verktøyet ditt sannsynligvis en mal for et RACI- eller RASCI-diagram.
Kontrollfreakene i teamet ditt vil ha stor nytte av et godt RACI-diagram. Disse detaljorienterte, proaktive og grundige teammedlemmene vil sannsynligvis ønske å være involvert i og gi tilbakemeldinger på alle oppgavene i prosjektet, noe som noen ganger kan føre til detaljstyring.
Marker dem som ansvarlige eller hovedansvarlige for oppgaver eller prosjektleveranser som du vet at de vil mestre, og gjør det tydelig når de bare skal informeres eller konsulteres – eller når de ikke bør involveres i det hele tatt.
Her er noen gode fremgangsmåter for RACI:
- Prøv å utpeke én person som «ansvarlig» for hver oppgave, i stedet for flere personer eller en gruppe. Dette begrenser forvirringen rundt hvem som faktisk jobber med noe.
- Unngå å gjøre deg selv (det vil si prosjektlederen) ansvarlig for alt. Dette hindrer at du blir en flaskehals i prosessen.
- Avklar forskjellen mellom konsultert og informert. Personer som er informert, gir vanligvis ikke tilbakemeldinger, mens de som konsulteres, kan gjøre det.
4. Vær besluttsom, men fleksibel når du leder teamet ditt
Godt lederskap innebærer å være besluttsom og ta eierskap til beslutningene du tar. Det betyr imidlertid ikke at du må hugge kursen din i stein. Vær fleksibel og åpen for nye ideer, alternative beslutninger eller endringer som skyldes noe utenfor din kontroll.
Du blir bedre på dette gjennom prøving og feiling etter hvert som du leder flere team og tar flere beslutninger – du utvikler en magefølelse for når du bør ta en beslutning, og når du bør vente på mer informasjon.
Denne ferdigheten er viktig når du skal lede de ukjente heltene på teamet ditt. Disse pålitelige, beskjedne og dedikerte teammedlemmene jobber ufortrødent og får arbeidet gjort, men de trenger tydelig ledelse og retning for å være effektive.
Prioriter arbeidet deres for dem og gi dem tydelige instruksjoner, men lytt til dem når de har et forslag – de er alltid tett på arbeidet, så de har mye førstehåndsinformasjon som kan hjelpe deg med beslutningstakingen.
Effektiv ledelse av et prosjektteam krever effektive prosjektstyringsstrategier som fremmer samarbeid og ansvarlighet.
5. Kommuniser effektivt med teamet ditt
Dette er ganske åpenbart – tydelig kommunikasjon er avgjørende for å sikre at alle vet hva planen er, og hva de bør jobbe med. Men du ville blitt overrasket over hvor ofte ledere gjør dette feil. Ifølge en undersøkelse sa 30 % av respondentene at de er frustrerte over uklar kommunikasjon fra sjefene sine.
Effektiv kommunikasjon er også avgjørende for dagdrømmerne som jobber med prosjektet ditt. Personer som er oppslukt av kreative ideer eller nye tilnærminger, er flotte å ha på teamet, men de kan noen ganger gå glipp av viktig informasjon du gir dem. Dagdrømmere har en tendens til å være innovative, ettertenksomme og nysgjerrige, men de kan trenge tydelige instruksjoner og blir lett distrahert.
Avklar forventningene og lær dem å konsentrere seg om hvilken informasjon de trenger for å gjøre arbeidet sitt godt og dra nytte av dagdrømmene.
Her er noen strategier for å forbedre kommunikasjonen din:
- Vær handlingsorientert og bruk tydelige verb i instruksjonene dine. Fjern unødvendig fyll og detaljer, og fokuser på hva leseren eller lytteren bør gjøre som neste steg.
- Vær konsekvent når det gjelder tidspunkt, formatering, kanaler og til og med fargekoding. Å sende en statusoppdatering i Slack én uke og på e-post den neste vil bare forvirre teamet.
- Inkluder de riktige teammedlemmene. Få ut budskapet til dem som trenger det, uten å bombardere alle andres varsler.
- Bruk de riktige verktøyene. Ifølge definisjonen av applikasjoner for prosjektledelse har de funksjoner for oppgavehåndtering, tidsregistrering og samarbeid – alt du trenger.
6. Etabler tydelige prosjektmålinger
Prosjektsporing gjør det mulig for teamledere å følge med på hvert medlems bidrag og sikre samsvar med prosjektmålene. Finn ut hvilke KPI-er du skal bruke for å fastslå hvor mye fremgang teamet gjør gjennom hele prosjektets livssyklus, og om arbeidet er i rute for å nå prosjektmålene og innfri interessentenes forventninger.
Hold teamet orientert om målingene – hvis de ikke vet hva de skal jobbe mot, hvordan kan du forvente at prosjektet skal lykkes?
Det er spesielt nyttig å sette tydelige målinger for innovatørene i teamet. De er oppfinnsomme, strategiske og fleksible, og kommer ofte med gode ideer og tydelige planer for gjennomføring. De trenger imidlertid rammer, siden det er en risiko for at de tar for hardt i.
Finn en balanse mellom å la kreativiteten deres blomstre og å sikre at arbeidet deres oppfyller prosjektets behov og forventninger. Tillat kreativ frihet, samtidig som du sørger for at innsatsen deres samsvarer med prosjektmålene, og kommuniser tydelige målinger for å holde dem fokusert på det som kreves for at prosjektet skal lykkes.
Her er noen målinger du bør vurdere å bruke:
- Sprinthastighet: Sprinthastighet brukes i Scrum og måler hvor mye arbeid teamet fullfører i løpet av en gitt sprint (en forhåndsbestemt tidsperiode, vanligvis to til fire uker). Hastigheten bør øke etter hvert som teamet finner tonen og blir vant til prosjektet.
- Opptjent verdistyring: Dette setter en pengeverdi på mengden arbeid som er utført, og sammenligner den med hvor mye av budsjettet som er brukt. Det gir et mer nøyaktig bilde av prosjektets fremdrift enn hvor mye arbeid som er utført i løpet av en gitt tidsperiode.
- Utnyttelsesgrad for ressurser: Dette måler hvor mye fakturerbart arbeid teammedlemmene har på planen, og om det er gjennomførbart. Ikke sikt mot 100 % utnyttelse – folk trenger tid til ting som møter, e-post og kaffepauser. Sikt mot mellom 70 og 80 %.
7. Gjennomfør teambyggingsaktiviteter
Det er lett å forstå hvorfor mange prosjektledere dropper teambyggingsaktiviteter – stramme tidsfrister betyr ofte at det knapt er nok tid til å få gjort prosjektarbeidet, langt mindre til en morsom aktivitet som styrker samholdet.
Men hvis du klarer å presse inn noe mellom prosjektene (eller til og med noen isbrytere i interne oppstartsmøter), vil det bidra langt på vei til å bygge samarbeid og lagarbeid i teamet, noe som vil resultere i prosjekter av høyere kvalitet og med større suksess.
Teambyggingsaktiviteter er der de sosialt sterke personene i teamet ditt virkelig kan skinne. Dette er ikke ment som kritikk – de såkalte «personlighetsansettelsene» er vanligvis sterke samarbeidspartnere og sosiale forbindelsespersoner.
Gi dem en fremtredende rolle i teamet, uansett hvilken aktivitet du velger, så vil de samle teamet og sette i gang effektivt lagarbeid.
Her er noen ideer:
- Prøv enkle isbryterøvelser for interne møter, for eksempel å dele morsomme fakta, fortelle om en favorittreise eller si om de har møtt noen kjendiser.
- Planlegg et virtuelt eller fysisk arrangement, som en skattejakt eller et rømningsrom – dette setter samarbeid og lagarbeid på prøve.
- En sosial samling for teamet – dette er en flott mulighet for teammedlemmene til å bli bedre kjent (men sørg for å ta hensyn til teammedlemmer som ikke drikker).
8. Gi prosjektteamet ditt selvstendighet
Forskning viser at detaljstyring kan ha negative effekter på både teamets og prosjektets resultater. Ifølge en undersøkelse sa 71 % av respondentene at detaljstyring påvirket arbeidsprestasjonene deres negativt, og 85 % rapporterte at det hadde en negativ innvirkning på arbeidsmoralen deres.
Kort fortalt – ikke detaljstyr teamet ditt. La dem ta beslutninger om hvordan de ønsker å jobbe. La dem eie de kreative ideene sine, og bidra når det finnes en prosess eller leveranse som hindrer teamet eller prosjektet.
Jobben din som prosjektleder er å lede mennesker og styre teamet i riktig retning, heller enn å diktere nøyaktig hvordan alt skal gjøres.
Dette er flott for djevelens advokat i teamet ditt. Disse teammedlemmene er ofte skeptiske, selvstendige og modige – egenskaper som hjelper dem med å utfordre status quo og vanlige prosesser. Gi dem nok selvstendighet til å utfordre status quo og de vanlige prosessene deres, samtidig som du gir tilstrekkelig ledelse og bruker teknikker for konflikthåndtering for å sørge for at de ikke går for langt.
Ettersom de kan virke kontrære og risikere å bli isolert, bør du oppmuntre til konstruktive tilbakemeldinger og skape et miljø der innspillene deres verdsettes og integreres, samtidig som du gir ledelse og bruker teknikker for konflikthåndtering for å sikre at diskusjonene forblir produktive.
9. Feir teamets seire
Å feire seire, både store og små, er en flott måte å holde teamet motivert og engasjert i arbeidet på. Finn ut hva hvert teammedlem foretrekker når det gjelder anerkjennelse (f.eks. liker de å bli anerkjent offentlig? Ville de foretrekke en privat melding?).
I de fleste prosjektteam vil du sannsynligvis også finne en heiagjengleder som alltid heier på teammedlemmene sine. Disse personene er optimistiske, energiske og støttende, og fungerer som positive forsterkere for moralen.
Selv om det er viktig at du som teamleder fremhever godt arbeid, bør du også gi teamet myndighet til å gjøre det samme. Vær imidlertid oppmerksom på at heiagjengledere noen ganger kan overse detaljer eller risikere å bli overdrevent entusiastiske. Sørg for at anerkjennelsen balanseres med konstruktive tilbakemeldinger, og ta deg tid til å finne ut hvordan hvert teammedlem foretrekker å bli anerkjent, slik at du kan tilpasse feiringene deretter.
Her er noen måter du kan feire seire på:
- Send teammedlemmet et kort—virtuelt eller håndskrevet.
- Gi dem en liten belønning hvis du kan. Det kan være et gavekort til favorittkaféen deres eller at du tar dem med ut på lunsj.
- Opprett et eget sted for ros. Opprett en egen Slack-kanal eller en tavle som alle kan legge ros på.
Verktøy for å administrere prosjektteam
Det blir mye vanskeligere å lede et effektivt team uten et sentralisert sted der du kan holde øye med hva teamet jobber med, og hva som kommer videre.
Ulike typer prosjektstyringsverktøy gir deg innsikt i kapasitet, arbeidsmengde og om noen har for mye eller for lite å gjøre. Det er mye enklere å administrere enn å oppdatere et Excel-regneark manuelt hver morgen, og teammedlemmer kan bruke det til å kommunisere om prosjektarbeid og gi hverandre tilbakemeldinger.
Det kan også gjøre Gantt-diagrammene og Kanban-tavlene dine synlige for alle på teamet, noe som øker åpenheten og ansvarliggjøringen.
Her er de beste tilgjengelige programvareverktøyene for prosjektstyring på markedet akkurat nå:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Når du velger et verktøy, må du sjekke om det kan integreres med annen programvare du allerede bruker (Google Drive, Slack, Microsoft Teams osv.), slik at data og informasjon er synlig på alle plattformene dine.
Hvis du er en mindre organisasjon, kan du prøve denne listen over programvare for prosjektstyring for små team.
Bli med for å få mer innsikt i prosjektteamledelse
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og mønstre, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
