Slik bruker du Confluence til prosjektstyring i 2026
Velkommen til en rask veiledning i hvordan du bruker Confluence til prosjektstyring. Mange av oss har brukt Confluence-appen uten egentlig å tenke: «Hvorfor heter den Confluence?» En konfluens er per definisjon stedet der to elver av samme størrelse møtes, omtrent som når et spredt prosjektteam samarbeider. De kan ha sitt opphav i ulike funksjonelle eller geografiske områder, men på et tidspunkt møtes de for å dele notater, samtaler, lister og mange andre prosjektartefakter.
Confluence er nøkkelen til samarbeid, og det er kjernen i enhver prosjektstyringsmetodikk. Sammenlignet med mange av programvarens alternativer er Confluence en funksjonsrik samling av funksjonalitet og automatisering.
Jeg startet karrieren min innen prosjektstyring for over tjuefem år siden, og bortsett fra Microsoft Project hadde jeg ikke tilgang til verktøy som dem i Atlassians produktserie. Alle prosjektledere fulgte opp arbeidet i enkle regneark, i prosjektplanen og i papirnotatbøker. Den dag i dag har jeg fortsatt med meg en feltnotatbok og penn overalt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg begynte å bruke Jira- og Confluence-produktene fra Atlassian for omtrent to år siden, da en kunde ønsket å implementere dem i organisasjonen sin. Siden jeg tidligere hadde brukt og implementert andre lignende smidige verktøy, var dette en ganske intuitiv prosess. Prosjektledere kan velge en prosjektstyringsplattform med Jira-støtte for å håndtere komplekse prosjekter mer effektivt.
Som prosjektledere holder vi mange baller i luften, og én av de svært viktige ballene er informasjonsstyring. Det er alltid enklere å ha en sentralisert informasjonsplattform enn å lete gjennom e-poster, direktemeldinger eller klistrelapper (ja, noen av oss bruker fortsatt slike.)
Slik utfører du prosjektstyring med Confluence
Teamsamarbeid og organisering
Ved første øyekast kan Confluence virke som et notatverktøy på steroider, men det utmerker seg virkelig når det kombineres med robust prosjektstyringsprogramvare. Dette stemmer på mange måter, og team bruker det ganske enkelt til dette, men på en samarbeidsorientert måte. For meg ligger den ultimate bruken i den overordnede planleggingen og gjennomføringen av et prosjekt, fra prosjektmandater til retrospektiver og alt imellom. Nedenfor ser du noen eksempler.
Finn tips og triks for Jira her.
En av de unike fordelene med Confluence er at det er metodikk-agnostisk. Fra smidig til fossefallsmodellen dekker verktøyet alt. Det ville blitt ganske omfattende å liste opp all funksjonaliteten, så her er en liten oversikt over verktøyene og malene du bør tenke på når du starter prosjektplanleggingen ved hjelp av Confluence:
- Team: personalhåndbok, RACI-er (oversikt over roller og ansvarsområder)
- Interessenter: statusrapporter for prosjektet, produktveikart
- Livssyklus: ukentlige møtenotater, opprettelse av en kunnskapsbase
- Planlegging: prosjektoppstart, prosjektplanlegging
- Usikkerhet og tvetydighet: risikovurderinger, endringsledelse
- Leveranse: designgjennomgang, prosjektrapportering, administrere en Kanban-tavle
- Ytelse: kapasitetsplanlegging, idémyldring
- Prosjektarbeid: tidslinjer, DevOps-driftshåndbok, krav, oppgavehåndtering
Velg bare en fase og begynn å se på tilgjengelige skjemaer, funksjoner og maler. Atlassian har til og med et bibliotek som kan hjelpe deg med å finne flere.
Retrospektivet
Som nevnt tidligere finnes det en mal for hvert trinn i prosjektstyringen, uavhengig av metodikken. Her ønsker jeg å fokusere på retrospektivet.
La oss diskutere en svært viktig del av prosjektet: retrospektivet. Dette er et godt verktøy for prosjektplanlegging for senere prosjekter. Det er så viktig for prosjektarbeidet at det ofte går på tvers av metodikker. Både tradisjonelle prosjektstyringsteam og smidige prosjektstyringsteam kan bruke dette som en måte å justere hvordan de arbeider videre på.
Tidligere brukte vi lærdommer som retrospektiv, og det fant sted på slutten av et prosjekt. Det er en formell prosess som ofte ikke blir tatt opp igjen. Men ved å innføre et retrospektiv med jevne mellomrom kan team sikre et smidigere prosjekt, og interessenter kan ha høyere forventninger til resultatene.
Selv om det finnes enkelte forskjeller mellom retrospektivet og lærdommer, er det vi fokuserer på her prosessforbedring.
Så … hvor kommer Confluence inn?
Confluence anser retrospektivet som en så viktig del av prosessen at det finnes flere maler på Atlassian Marketplace.
Selv om begge konseptene følger det grunnleggende:
- Hva gikk bra
- Hva gikk ikke bra
- Hva kan vi gjøre bedre
De fire L-ene legger til et varierende konsept:
- Likte (noen ganger kalt elsket)
- Lærte
- Avskydde (eller manglet)
- Lengtet etter
I dette tilfellet legger det til et læringskonsept, fordi nylig innlærte prosesser er verdifulle og bør fremheves for fremtidig bruk.
OK, nå til hvorfor
Du husker ordtaket: «De som glemmer fortiden, er dømt til å gjenta den.» Selv om det ikke alltid er en dårlig ting, kan det være nyttig å samle den kollektive kunnskapen fra fortiden, slik at vi ikke gjentar de dårlige tingene, men også husker det som var bra. Slik ser trinnene for å gjennomføre et vellykket retrospektiv ut:
- Forbered: notatene dine, teamet ditt og deg selv. Bestem fremgangsmåten. Distribuerte team kan bruke tavleapper som Mural, Concept Board eller Explain Everything. Jeg lager ofte et rutenett med fire felt, slik som dette:
- Reflekter: tid til å begynne på selve aktiviteten. Alle bør bruke litt tid på å se tilbake på de fire kategoriene: hva de likte, manglet, lengtet etter og lærte. Forklar hva disse betyr. Det kan for eksempel hende at du likte at teamet samarbeidet godt om programmering, men at du ønsket mer tid til å gjøre dette. Kanskje lærte du gjennom samarbeid om programmering om et flott verktøy for dokumentasjon, men manglet opplæring i hvordan du skulle bruke det effektivt. Eller kanskje teamet ditt hadde problemer med å holde oppgavene synlige – enda et tegn på at dere kan ha nytte av et enkelt oppgavestyringsverktøy for små bedrifter som integreres godt med Confluence-oppsettet deres.
- Organiser: Gi noen instruksjoner. Kanskje ønsker du å fokusere på ett rutenett om gangen, eller bare gi alle muligheten til å sette i gang. Sett en tidsbegrensning – jo lengre prosjektet er, desto lengre bør retrospektivet være.
Du kan også dele dette opp på ulike stadier i prosjektet. Ikke vent med dette til slutten, ellers kan du ha gått glipp av muligheter.
Hva kan du gjøre med denne fantastiske informasjonen?
Det første steget er å samle inn svarene. Jeg vil se etter vanlige svar og samle dem. Ting som opplæring, tid, verktøy og lignende vil ofte dukke opp. Dette er handlingsplanen din. Disse viktigste svarene vil falle inn under ett av fire områder:
- Gjøre mer
- Gjøre mindre
- Fortsette å gjøre
- Slutte å gjøre
Når flertallet av teamet likte et bestemt verktøy, men trengte mer opplæring i det, bør dette settes som en prioritet. Hvis du derimot finner ut at noe ikke var foretrukket, men ledelsen ønsker å beholde det som en del av prosessen, gir det deg en mulighet til å tenke over hvor effektivt det er, og kanskje tilby alternativer.
5 eksperttips og triks
- Snarveiene har intuitive navn. Skråstreken «/» er starten på alt. Skriv inn den først for å åpne kontekstmenyen, og legg deretter til navnet på funksjonen. Skriv for eksempel inn «/ + d» (1) for å få opp alle snarveiene som begynner med bokstaven «d», for eksempel dato (2). Til høyre for rullegardinboksen som vises, finner du tastaturekvivalenten «//», som vil hente frem en datosnarvei. (3):
- Når du redigerer et felt og ikke husker snarveien, kan du bare trykke «Ctrl +/», så vises snarveilisten. Du finner litt mer informasjon om tastatursnarveier her.
- Forstå forskjellen mellom «Lukk» og «Publiser». Vi har ofte arbeid som pågår. Confluence lagrer som standard arbeidet ditt med jevne mellomrom. Når du lukker dokumentet, lagres det ved den siste endringen, men endringene vises ikke. Publisering gjør det nye dokumentet tilgjengelig. Dette gjør det mulig å utvikle arbeid som pågår og publisere det når det er ferdig.
- Den største utfordringen enhver organisasjon må håndtere, er å være konsekvent. Bruk de samme feltene, stilene og formateringen i skjemaene og på sidene dine. Det vil gjøre det enklere å få brukerne til å ta det i bruk.
- Bruk også redigeringsverktøyet. Det mange omtaler som banneret, er også en rask velger for formatering eller stil:
Retrospektiven har noe verdifullt å fortelle oss – vi må bare lytte
Bruk disse tipsene om arbeid med Confluence for å gjøre det enklere å gjennomføre den neste retrospektiven. Den kan bli så enkel at det er mer sannsynlig at du gjennomfører dem oftere og legger til rette for at prosjektteamet lykkes.
Bruk malene og tilpass dem til organisasjonens språk, bygg ut dokumentasjonen din og lag handlingsplanen din, og ikke glem de tidsbesparende snarveiene. Du vil kanskje også finne denne artikkelen om ressursplanlegging med Jira nyttig.
Hvis du liker denne eller andre artikler her, kan du fortelle oss om erfaringene dine i kommentarfeltet og abonnere på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager.
