Sprintplanleggingsmøte: Enkel veiledning og mal
Rekk opp hånden hvis dette høres kjent ut – du sitter i et sprintplanleggingsmøte som aldri tar slutt, du går derfra usikker på hva du har oppnådd, og glemmer det raskt helt til det fryktede øyeblikket når møtet dukker opp i kalenderen din igjen. Det trenger ikke å være slik.
I denne artikkelen vil jeg komme med noen nyttige tips som kan gjøre ditt neste smidige sprintplanleggingsmøte mer effektivt og produktivt, og mindre fryktinngytende for hele teamet.
Hva er et sprintplanleggingsmøte?
Et sprintplanleggingsmøte er et møte der Scrum-teamet avgjør hvilket arbeid som kan leveres i den kommende sprinten, og hvordan arbeidet skal gjennomføres. Det er én av de fem Scrum-seremoniene som inngår i Scrum-rammeverket.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En sprint er et begrep som brukes for å angi når arbeidet begynner og slutter, og kan vare fra én til flere uker, men sprinter på to uker er vanligst. Prosessen for sprintplanlegging bør gi struktur, avklare forventninger og definere oppgavekøen for den kommende sprinten.
Når bør sprintplanleggingsmøtet finne sted?
Det er best å holde sprintplanleggingsmøtet én eller to dager før starten på neste sprint. Her er hvorfor:
- For nært starten på sprinten, og dere sløser bort en verdifull arbeidsdag på planlegging.
- For langt unna starten på sprinten, og teamet ditt vil ikke ha informasjonen de trenger for å planlegge effektivt. De vet for eksempel kanskje ikke utfallet av den forrige sprinten og/eller hvor tilgjengelig teamet er under neste sprint.
Slik gjennomfører du et sprintplanleggingsmøte
Her er en visuell fremstilling som illustrerer hvordan sprintplanleggingsmøtet bør foregå:
- Forberedelse til sprintplanleggingsmøtet
- Under sprintplanleggingsmøtet
- Etter sprintplanleggingsmøtet
- Slik gjennomfører du et prosjektplanleggingsmøte
Forberedelse til sprintplanleggingsmøtet
Det viktigste ved et sprintplanleggingsmøte er sannsynligvis forberedelsene før møtet begynner.
Bearbeid oppgavekøen (også kalt foredling av oppgavekøen)
Før sprintplanleggingen sørger produkteieren for at alle elementer i oppgavekøen som kan vurderes for sprinten (funksjoner, funksjonalitet, feil, tilbakemeldinger osv.) oppfyller teamets definisjon av klar.
Produkteieren går gjennom elementene i oppgavekøen for å identifisere eller fjerne avhengigheter, skrive testtilfeller, liste opp akseptansekriterier og angi beskrivelser, slik at teamet forstår konteksten for hvert element.
Denne oppgavekøen finnes vanligvis i smidig prosjektstyringsprogramvare eller Scrum-programvare.
Vurder brukerhistoriene
Produkteieren må, med hjelp fra teamet, også sikre at hver brukerhistorie har riktig størrelse, og ikke er for stor eller liten. Teamet vil få en bedre forståelse av dette jo lenger de arbeider sammen.
Undersøk teamets forpliktelse
Se på kalenderen for å vurdere teamets tilgjengelighet. Kommer det noen helligdager? Skal hovedutvikleren din ha ferie? Møt opp med en forståelse av hvor mye tid folk vil være tilgjengelige i løpet av den neste sprinten.
Fastsett arbeidstakten, eller hvordan dere skal måle den
Dette er unikt for hvert team. Hvis du har en gjennomsnittlig mengde arbeid som vanligvis fullføres i hver sprint, kan du bruke dette som målestokk for hvor mye som kan bli gjort når du planlegger sprinten.
Hvis du jobber med å etablere dette for et nyopprettet team, må du sørge for å følge med på hvor mange historiepoeng som fullføres og godkjennes fra sprint til sprint.
Mål kapasiteten
Dette er et annet mål som er knyttet til teamets tilgjengelighet. Hvis teamet ditt ikke er fullt dedikert til ett produkt – eller kan bli trukket bort for å jobbe med andre ting – må du ta hensyn til dette når du planlegger sprinten. Du kan også bruke et ressursstyringsverktøy, et prosjektplanleggingsverktøy eller et prosjektplanleggingsverktøy for å finne ut hvor mye tid hvert teammedlem realistisk har tilgjengelig for sprinten.
Lag en agenda for sprintplanleggingsmøtet
Lag en agenda og distribuer den til teamet ditt (mer om detaljene nedenfor). Ikke glem å ta hensyn til diskusjonene og tilbakemeldingene fra sprintgjennomgangen og/eller sprintretrospektivet.
Som en del av forberedelsene til agendaen må du også sørge for at du har tatt hånd om den nødvendige møteorganiseringen, inkludert:
- Bestille møterom
- Sørge for nødvendig utstyr
- Varsle teamet på forhånd om at møtet skal finne sted
- Kontrollere videokonferansen og andre tilkoblingsdetaljer.
Tidsgrensen for møtet avhenger av lengden på teamets sprinter. Hvis dere bruker sprinter på to uker, bør sprintplanleggingen ikke vare lenger enn to til fire timer (selv om et møte på 60–90 minutter etter min erfaring er tilstrekkelig.)
Under sprintplanleggingsmøtet
Vi har utviklet en flott agenda for sprintplanleggingsmøtet for sprintplanleggingsprosessen. Jeg skal gå gjennom agendaen litt mer detaljert for å vise hvordan trinnene ser ut:
Sjekk inn med teamet
Ikke undervurder betydningen av småprat for å lette stemningen og engasjere teamet – særlig i et fjernarbeidsmiljø. Du kan til og med vurdere å begynne med et fast isbryterspørsmål for å sette kreativiteten i gang.
Gå gjennom kommende prioriteringer
Når teamet er komfortabelt og klart til å begynne, henter du frem produktkøen og går gjennom kommende oppgaver én etter én. Når dere går gjennom hvert element i produktkøen, må teamet diskutere og stille spørsmål. Produkteieren er ansvarlig for å klargjøre detaljene bak hvert element i produktkøen.
Estimer prioriteringene
Hvis elementene ikke allerede er estimert, må du estimere dem for å få en idé om hvor mange som kan velges til en sprint. Du kan bruke planleggingspoker for å effektivisere denne prosessen.
Gå gjennom fremdriften i veikartet
Det er sannsynlig at Scrum Master, produkteieren eller et annet teammedlem har mottatt oppdateringer fra eksterne interessenter siden forrige gang teamet planla en sprint. Det er viktig å gå gjennom ny innsikt som påvirker veikartet, for å etablere konteksten for hvordan den kommende sprinten vil se ut.
Gå gjennom forventet hastighet
Ta hensyn til ferier, helligdager og konkurrerende prosjekter – dette er et viktig trinn som sikrer at teamet ikke overvurderer hvor mye tid de har tilgjengelig. Deretter må du sørge for at teamet kjenner sin egen hastighet når de velger brukerhistorier å ta fatt på i neste sprint. Det er alltid enklere å ha et hastighetsmål å jobbe mot enn å stole på magefølelsen.
Velg oppgaver til sprintkøen
Start øverst i produktkøen og samarbeid om å velge elementer dere skal ta fatt på i denne sprinten. La teamet gå gjennom hvert element for å se hvem som skal ha ansvar for hva.
Målet er å forlate møtet med en forståelse av nøyaktig hva hver person skal jobbe med, hvordan de skal utføre arbeidet, og hva definisjonen av ferdig er for hvert element (det vil si hvordan dere vet at oppgaven er fullført).
Definer sprintmålet
Når du har valgt oppgavene for sprinten, må du sørge for at disse oppgavene samsvarer med det ønskede resultatet for sprinten. Gjør eventuelle nødvendige justeringer i sprintkøen.
Bekreft samsvar
Scrum-masteren går gjennom den foreslåtte planen opp mot teamets hastighet og kapasitet, samt i forhold til produktvisjonen. Det viktigste er at Scrum-masteren sørger for at teamet er enig i planen. Det innebærer å spørre hver enkelt om de er komfortable med den.
Forhåpentligvis er alle enige og føler seg trygge på at de kan levere denne arbeidsmengden basert på det de vet i dag. Ting vil uunngåelig endre seg, men hvis teamet føler seg trygt på at det kan nå sprintmålet, er jobben din der gjort (for nå).
Etter sprintplanleggingsmøtet
La teamet jobbe! Alle bør ha nok å gjøre etter sprintplanleggingen. Teamet er kanskje ivrig etter å gå i dybden eller begynne å samarbeide om noen brukerhistorier. Du kan følge opp med teamet på det daglige standup-møtet (også kalt det daglige Scrum-møtet) i morgen.
Hvem deltar i sprintplanleggingsmøtet?
Scrum-masteren, produkteieren og utviklingsteamet deltar i sprintplanleggingsmøter.
Scrum-masteren
Scrum-masteren legger til rette for sprintplanleggingsmøtet, blant annet ved å sørge for at møterom er bestilt, utstyr er tilgjengelig, og at folk er forberedt.
Scrum-masteren bør tidsavgrense møtet basert på lengden på sprinten. Hvis teamet for eksempel arbeider i to ukers sprinter, bør sprintplanleggingsmøtet ikke vare lenger enn 2–4 timer (selv om kortere er å foretrekke, hvis mulig!)
Scrum-masteren må disponere tiden riktig for å sikre at teamet er enige om sprintmålet før møtet avsluttes.
Produkteieren
Produkteieren har ansvaret for å forberede arbeidslisten på forhånd av sprintplanleggingsmøtet. Produkteieren må avklare detaljer om hvert element i produktarbeidslisten og kunne svare på spørsmål om brukstilfeller og/eller akseptansekriterier.
Utviklingsteamet
Designere, utviklere, testingeniører – alle som skal bidra til arbeidsresultatet – må delta aktivt. Etter sprintplanleggingsmøtet bør de ha en god forståelse av hva som forventes av dem, og hva som skal prioriteres i arbeidet under den neste sprinten.
Husk at team blir bedre på sprintplanlegging over tid. Hvis et team er nyopprettet (eller ikke har erfaring med smidig prosjektledelse), vil det være mindre sikkert på hvor mye teamet realistisk kan gjennomføre i hver sprint. Etter hvert som teamet fortsetter å arbeide sammen og får mer erfaring med smidig arbeidsmetodikk, blir prognosene bedre.
Hvorfor bør du gjennomføre et sprintplanleggingsmøte?
Du bør gjennomføre sprintplanleggingsmøter for å hjelpe team med å forstå hva de bør arbeide med, og enda viktigere, hvorfor.
Å involvere hele teamet i disse møtene fremmer samarbeid – teamet blir mer effektivt til å arbeide sammen og føler seg tryggere på hva de skal levere.
Nedenfor skal jeg snakke om noen av de største fordelene ved sprintplanleggingsmøter.
- Definer målene dine bedre
- Frem styring og forankring i teamet
- Gi et referansepunkt for måling av hastighet
1. Definer målene dine bedre
Hvis du er Scrum-master i et team som leverer utviklingsarbeid og bruker smidige metoder, bør du gjennomføre et sprintplanleggingsmøte.
Vellykkede sprintplanleggingsmøter legger til rette for at teamet lykkes, fordi de gjør det mulig for alle å forstå nøyaktig hva målet er for hver arbeidsperiode i sprinten.
Under sprintplanleggingen definerer dere to viktige ting: sprintmålet og sprintarbeidslisten.
Sprintmål
Et sprintmål er en kort beskrivelse på én til to setninger av hva teamet planlegger å fullføre i løpet av sprinten. Teamet skriver det sammen og publiserer det slik at folk kan vise til det når som helst.
Sprintmålet er en rask og enkel formulering som interessenter kan lese og forstå for å se hva teamet arbeider med, uten å måtte gå i detalj i arbeidskøen.
Et eksempel på et sprintmål kan være: Bygg funksjon X slik at den lanseres samtidig med høytidssesongen (noe som signaliserer at levering av en funksjon innen en bestemt milepæl er sprintens hovedmål).
Sprintetterslep
Sprintetterslepet er en liste over elementene i produktarbeidskøen som teamet velger ut og forplikter seg til å arbeide med i løpet av sprinten. Det omfatter også de nødvendige oppgavene for å levere arbeidet, samt et estimat for hvor lang tid hver oppgave bør ta.
2. Skap samkjøring og oppslutning i teamet
Sprintplanleggingsmøter krever en samarbeidsbasert innsats fra hele teamet for å komme frem til de nødvendige resultatene. Teamet, ikke en dominerende produkteier eller en ekstern interessent, avgjør hvor mye som blir gjort i løpet av en sprint.
Teammedlemmene får også en følelse av myndighet ved å ta ansvar for arbeidsflyten sin. De oppnår bedre samkjøring med andre ved å få tid til å snakke om hvordan arbeidet deres skal henge sammen i den nye sprinten.
3. Gi et referansepunkt for måling av hastighet
Sprinthastighet er et mål på hvor mye arbeid et team kan håndtere i løpet av én sprint. Når et team har arbeidet sammen en stund, kan du beregne den gjennomsnittlige hastigheten ved å summere estimatene i fullførte brukerhistoriepoeng ved slutten av hver sprint.
Hvis teamet for eksempel fullførte 25 brukerhistoriepoeng i sprint 1, 35 i sprint 2 og 30 i sprint 3, vil teamets hastighet være 30.
25 + 35 + 30 = 90/3 = 30
Fremover vil hele Scrum-teamet vite at de i gjennomsnitt fullfører 30 brukerhistoriepoeng per sprint, og kan bruke dette som en veiledning når de går gjennom elementene i arbeidskøen under sprintplanleggingen.
Hastigheten vil variere over tid, men hastigheten til et modent smidig team vil begynne å øke etter hvert som teammedlemmene blir mer vant til å arbeide sammen og mer komfortable med produktet. Produkteieren bør ta hensyn til hastigheten når vedkommende avgjør hvor mange sprinter det vil ta å lansere den neste versjonen av produktet.
Agenda for sprintplanleggingsmøte [Last ned]
Hent malen her (du må være medlem), og bruk innsikten i denne artikkelen til å fylle den ut og klargjøre sjekklisten for bruk i ditt neste sprintplanleggingsmøte.
Du får også en praktisk sjekkliste for sprintplanlegging som hjelper deg med å forberede deg til møtet (uansett hvilken rolle du har), samt en e-postmal du kan sende til interessenter og andre inviterte.
Hva skjer nå?
Ser du etter flere tips om hvordan du gjennomfører et sprintplanleggingsmøte? Har du egne tips du vil dele? Bli med i samtalen i Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere gjennom DPM-medlemskapet!
