Veiledning i prosjektavslutning: trinn + sjekkliste

Den omfatter verifisering av leveranser, løsning av utestående oppgaver, ferdigstilling av dokumentasjon og betalinger, innhenting av tilbakemeldinger, gjennomgang av prosjektets resultater og dokumentasjon av lærdommer.

Hvorfor er prosjektavslutning viktig?

Prosjektavslutning er viktig fordi:

• Du får med deg minst 2 ting (vanligvis flere) til fremtidige prosjekter, slik at de blir mer vellykkede.
• Du reduserer risikoen for at problemer dukker opp igjen i dette prosjektet senere og forsinker deg.
• Du skaper en mulighet for at teamet kan finjustere prosessen og strukturen før dere går videre til neste prosjekt.
• Du ender opp med en endelig rapport om prosjektavslutningen som hjelper deg med å oppdatere porteføljene, prosessene og ressursene dine.

Når bør jeg begynne på prosessen for prosjektavslutning?

Du bør begynne avslutningsprosessen for prosjektet etter at følgende er fullført:

• Teamet ditt har gjennomført kvalitetssikring og testing av prosjektleveransene
• Du har levert prosjektet, og kunden har gjennomgått og godkjent det
• Det du har levert, er satt i drift

Hvis du ikke har budsjett til den typen prosjektavslutning jeg beskriver i denne artikkelen, er det alltid nyttig om det finnes en faktureringskategori for indirekte kostnader per kunde, slik at du fortsatt kan vise at du utfører arbeid for dem uten å legge timer til prosjektbudsjettet.

Eksperttips: Hvis du ikke har mulighet til å fakturere indirekte kostnader, administrasjon eller en annen ikke-fakturerbar kategori, bør du prøve å sørge for at det er satt av tid i begynnelsen av prosjektet til å dekke prosjektavslutningen.  Hvis du kommer til slutten av prosjektet og det ikke finnes noen måte å føre timene som trengs for å følge alle avslutningstrinnene, bør du prioritere det som vil være mest nyttig for deg, teamet og selskapet ditt.

10 trinn for å avslutte et prosjekt på en vellykket måte

Bruk følgende trinn for prosjektavslutning til å fullføre prosjektene dine på en systematisk måte og unngå å etterlate uløste problemer, manglende godkjenninger eller driftsmessige mangler. Her er en kort oversikt før vi går grundig gjennom alle trinnene:

Trinn i prosjektavslutningen	Oversikt	Resultat
Gjennomfør testing etter lansering	Bekreft at produktet i drift er stabilt etter implementeringen, og overvåk det for lanseringsrelaterte problemer	Stabilt produksjonsmiljø med større problemer identifisert på et tidlig tidspunkt
Gå gjennom utestående oppgaver og løse tråder	Identifiser glemte elementer, utsatte oppgaver og uavklart arbeid før prosjektet avsluttes	En tydelig forståelse av gjenstående arbeid innenfor og utenfor prosjektets omfang
Ferdigstill prosjektdokumenter, kontrakter og betalinger	Fullfør administrative, økonomiske, kontraktsmessige og dokumentasjonsrelaterte oppgaver knyttet til avslutningen	Fullstendig avsluttede prosjektregistre, kontrakter og betalinger
Kommuniser prosjektavslutningen internt	Informer teamet om tidsplaner for avslutningen, ansvarsområder og gjenstående oppfølgingsarbeid	Enighet i teamet om de siste oppgavene og aktivitetene knyttet til prosjektavslutningen
Gjennomfør retrospektiv med teamet og dokumenter lærdommer	Gå gjennom prosjektets suksesser, feil og driftsmessige innsikter sammen med teamet	Dokumenterte lærdommer og prosessforbedringer
Avslutt prosjektet med kunden	Fullfør aktiviteter knyttet til kundeoverleveringen, kommuniser de siste oppdateringene og be om tilbakemeldinger	Vellykket kundeoverlevering og formell prosjektavslutning
Gå gjennom prosjektets resultater	Evaluer prosjektresultatene opp mot tidsplaner, budsjetter, KPI-er og forretningsmål	En tydelig forståelse av prosjektets resultater og måloppnåelse
Lag et veikart for fremtidige forbedringer	Gjør prosjektinnsikter og muligheter om til en plan for fremtidige forbedringer	Prioritert veikart for fremtidig arbeid eller optimalisering
Oppdater kvalifikasjonene og porteføljen din	Oppdater profesjonelle registre og selskapets porteføljemateriell med detaljer om det fullførte prosjektet	Nøyaktige prosjektregistre og oppdaterte porteføljeressurser
Feir teamet	Anerkjenn teamets bidrag og feir at prosjektet er fullført	Bedre moral og anerkjennelse av teamet

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Trinn 1: Gjennomfør testing etter lansering

Mål: Sørg for at prosjektet er stabilt.

Før du avslutter prosjektet, må du bekrefte at det lanserte produktet fungerer som det skal, og overvåke problemer som kan oppstå etter distribusjonen. Slik gjør du det:

1. Oppdater og kontroller det lanserte produktet: Test produksjonsmiljøet umiddelbart etter distribusjonen for å bekrefte at alt ble overført riktig fra testmiljøet til produksjon.
2. Fortsett å kontrollere produktet etter lansering: Overvåk det lanserte produktet med noen timers mellomrom de første 24–48 timene, siden uventede problemer ofte oppstår etter lansering.
3. Overvåk analyse og trafikk: Følg med på analyse, trafikkmønstre og serverstatus for varselsignaler som kan tyde på problemer med distribusjon eller ytelse.
4. Lag en sjekkliste over funksjoner med høy risiko: List opp funksjonene som mest sannsynlig kan bli påvirket under distribusjonen, spesielt:
   • Kritisk produktfunksjonalitet
   • Viktige salgsargumenter
   • Funksjoner som brukes ofte
   • Funksjoner som har skapt problemer tidligere
5. Test viktig funksjonalitet på nytt sammen med teamet: Fordel viktige funksjoner mellom teammedlemmene, og test dem på nytt i produksjonsmiljøet for å avdekke problemer som ikke oppstod under kvalitetssikringen.
6. Overvåk sosiale kanaler for klager eller feil: Følg med på Facebook, Twitter og andre kanaler rettet mot kunder for problemer som brukerne rapporterer etter lanseringen.
7. Konfigurer Pingdom eller andre overvåkingsverktøy: Sett opp varsler slik at teamet umiddelbart får beskjed hvis det oppstår nedetid eller ytelsesproblemer.

Trinn 2: Gå gjennom utestående oppgaver og løse tråder

Mål: Avslutt alle løse tråder.

Når prosjekter nærmer seg lansering, kan oppgaver med lavere prioritet og mindre detaljer bli lagt til side for å overholde tidsfristene. Før du avslutter prosjektet, må du gå nøye gjennom planer, tidslinjer og oppgavelister for å sikre at ingenting viktig har blitt oversett eller glemt. Kontroller følgende:

1. Følg opp forsinkede oppgaver gjennom hele prosjektet: Sett opp varsler eller påminnelser for utsatte oppgaver, slik at oppgaver med lavere prioritet ikke blir glemt under leveransen.
2. Gå gjennom forsinkede oppgaver i perioder med lavere aktivitet: Ta opp utsatte oppgaver på nytt når prosjektet går saktere, eller når viktige leveranser er fullført.
3. Kontroller planene og tidslinjene for arbeid som er utelatt: Gå gjennom alle deler av prosjektplanen, tidslinjen og oppgavelisten for å identifisere alt som kan ha blitt hoppet over i innspurten mot lanseringen.
4. Registrer glemte eller ufullstendige oppgaver: Lag en tydelig liste over uferdige oppgaver, manglende leveranser eller delvis fullført arbeid før du avslutter prosjektet.
5. Diskuter uavklarte oppgaver med teamet: Møt teamet for å bekrefte om utestående oppgaver fortsatt må følges opp, og avklar de beste neste stegene.
6. Vær åpen med kunden om manglende oppgaver: Del alt uavklart arbeid åpent med kunden i stedet for å håpe at det ikke blir lagt merke til etter lanseringen.
7. Innhent tilbakemeldinger fra kunden om utestående arbeid: Bekreft hvilke uavklarte oppgaver kunden ønsker løst umiddelbart, og hvilke oppgaver som kan vente til etter lanseringen.
8. Skill mellom forespørsler som er innenfor og utenfor prosjektomfanget: Gå gjennom gjenværende oppgaver og avgjør om hver enkelt oppgave inngår i det opprinnelige prosjektomfanget, eller om den skal behandles som arbeid med fremtidige forbedringer.
9. Lag en plan for uavklart arbeid innenfor prosjektomfanget: Dokumenter hvordan og når teamet skal fullføre eventuelle gjenværende leveranser som er innenfor prosjektomfanget.
10. Dokumenter muligheter utenfor prosjektomfanget for fremtidige faser: Del oppgaver utenfor prosjektomfanget med kunden som mulige oppdateringer, forbedringer eller fremtidig prosjektarbeid.

Trinn 3: Ferdigstill prosjektdokumenter, kontrakter og betalinger

Mål: Sørg for at prosjektet avsluttes riktig fra et administrativt perspektiv.

Før du avslutter prosjektet formelt, må du organisere dokumentasjonen, bekrefte godkjenninger, avslutte kontrakter og fullføre økonomiske og administrative oppryddingsoppgaver. Gjennomfør følgende trinn:

1. Organiser og arkiver prosjektfiler: Bekreft at teamet har lagret filer i de riktige arkivene, på serverne eller i dokumenthåndteringssystemene. Arkiver utdaterte ressurser og merk de endelige versjonene tydelig.
2. Oppdater dokumentasjon og prosjektregistre: Sørg for at koden er kommentert, at dokumentasjonen er komplett, og at prosjektregistrene gjenspeiler prosjektets endelige status.
3. Gjennomgå prosjektlogger og rapportering: Gå gjennom antakelsesloggen, endringsloggen, avviksloggen og risikorapportene for å identifisere uløste punkter og dokumentere viktige prosjekterfaringer.
4. Bekreft at omfanget er fullført, og at leveransene er godkjent: Gjennomgå omfangsdokumenter, leveranser og interessentenes godkjenninger for å bekrefte at alt avtalt arbeid er fullført og godkjent før prosjektet avsluttes.
5. Innhent signaturer og godkjenninger: Kontroller kontrakter, godkjenninger og prosjektdokumenter for manglende signaturer eller godkjenninger før prosjektet arkiveres.
6. Avslutt kontrakter og betalinger: Bekreft at avtaler med leverandører, underleverandører og andre tjenesteleverandører er fullført, og kontroller at fakturaer, fordringer, provisjoner, bonuser og leverandørgjeld er behandlet korrekt.
7. Fullfør administrativ opprydding: Omfordel personell, overfør utstyr eller eiendeler der det er nødvendig, oppdater de endelige prosjektregistrene og arkiver viktig prosjektinformasjon for fremtidig bruk.

Trinn 4: Kommuniser prosjektavslutningen internt

Mål: Forklar avslutningsplanen for teamet.

Før prosjektet avsluttes helt, må du kommunisere de neste trinnene tydelig, slik at teamet forstår gjenværende ansvarsområder, avslutningsaktiviteter og eventuelt oppfølgingsarbeid etter lanseringen. Her er hva du bør gjøre:

1. Skriv en personlig melding om teamets prosjektavslutning: Anerkjenn hvert teammedlems bidrag i stedet for å sende en generell oppsummerings-e-post. Nevn konkrete resultater og bidrag der det er mulig.
2. Forklar utestående oppgaver og oppfølging: Beskriv uløste problemer, gjenstående arbeid eller ansvarsområder etter lanseringen, slik at alle forstår hva som fortsatt må følges opp.
3. Avklar ansvar og neste trinn: Bekreft hvem som har ansvaret for å håndtere de siste oppdateringene, vedlikeholdsoppgavene, supporthenvendelsene eller fremtidige oppfølgingsoppgavene etter prosjektavslutningen.
4. Del tidsplaner og aktiviteter for avslutningen: Informer teamet om retrospektive møter, etteranalyser, markeringer eller andre planlagte aktiviteter for prosjektavslutningen.

Trinn 5: Gjennomfør teamretrospektiver og dokumenter lærdommer

Mål: Lær av suksesser og feil.

Når prosjektet er avsluttet driftsmessig, bør du gjennomgå hvordan prosjektet fungerte internt og identifisere lærdommer teamet kan bruke i fremtidig arbeid. Følg disse trinnene:

1. Hold et retrospektivt møte eller en etteranalyse: Møt hele teamet for å diskutere hva som gikk bra, hva som gikk galt, og hva som bør forbedres i fremtidige prosjekter.
2. Be teamet om temaer til diskusjon på forhånd: Samle inn saker til agendaen på forhånd, slik at retrospektivet tar opp de viktigste driftsmessige, tekniske og kommunikative utfordringene.
3. Gå gjennom både suksesser og feil: Diskuter positive resultater sammen med prosjektutfordringene, slik at teamet kan gjenta vellykkede prosesser i stedet for å fokusere bare på problemer.
4. Innhent anonym tilbakemelding fra teamet: Bruk undersøkelser for å samle inn ærlige tilbakemeldinger fra teammedlemmer som kanskje ikke føler seg komfortable med å ta opp bekymringer åpent i møter.
5. Gjør innsamlingen av tilbakemeldinger enkel og strukturert: Bruk tydelige spørsmål med mulighet for valgfrie kommentarer, slik at svarene blir enklere å gjennomgå og sammenligne.
6. Dokumenter lærdommer tydelig: Samle funn fra retrospektivet, tilbakemeldinger fra teamet og driftsmessige erfaringer i et dokument om lærdommer som teamet kan bruke som referanse i fremtidige prosjekter.
7. Arkiver lærdommer for fremtidig bruk: Lagre dokumentasjon fra retrospektivet, funn fra undersøkelser og anbefalinger til prosesser på et felles sted som organisasjonen kan få tilgang til senere.

Trinn 6: Avslutt prosjektet med kunden

Mål: Informer kunden om alt som gjenstår, og alt som er fullført.

Før prosjektet avsluttes formelt, må du sørge for at kunden har alt de trenger og forstår prosjektets endelige status, inkludert eventuelle uløste punkter, fremtidige muligheter eller forventninger etter lanseringen. Slik avslutter du prosjektet:

1. Kommuniser uavklarte problemer tydelig: Oppdater kunden om eventuelle uavklarte punkter, forventede problemer etter lansering eller gjenstående oppfølging, slik at det ikke oppstår overraskelser etter prosjektavslutningen.
2. Overfør viktig prosjektinformasjon: Del nyttige lenker, dokumentasjon, påloggingsinformasjon og andre ressurser kunden trenger for å administrere produktet etter overleveringen.
3. Send sluttfakturaer og økonomiske oppdateringer: Bekreft at kunden har mottatt alle sluttfakturaer og forstår statusen for utestående betalinger eller godkjenninger.
4. Diskuter støtte etter lansering og fremtidige muligheter: Gå gjennom vedlikeholdsbehov, utsatte deler av leveransen eller mulige fremtidige faser dersom kunden viser interesse etter prosjektavslutningen.
5. Planlegg et avsluttende kundemøte: Hold et siste møte eller en konferansesamtale slik at kunden kan stille spørsmål, gå gjennom prosjektresultatet og avslutte samarbeidet på en god måte.
6. Be om tilbakemelding fra kunden: Send et tilbakemeldingsskjema eller en oppfølgings-e-post der du spør kunden om erfaringen med å samarbeide med teamet ditt, og gå gjennom svarene internt når de er mottatt.

Trinn 7: Evaluer prosjektets resultater

Mål: Oppsummer hva som fungerte, og hva som ikke fungerte, i prosjektet.

Når prosjektet er fullført, bør du evaluere de samlede resultatene for å forstå hvor godt prosjektet innfridde forventningene, målene og forretningsmålene. Her er noen tips:

1. Sammenlign estimater med faktiske resultater: Gå gjennom budsjetter, tidsplaner, arbeidstimer og leveringsforventninger for å identifisere avvik mellom forventet og faktisk resultat.
2. Diskuter prosjektutfordringer og løsninger: Analyser feil, hindringer og problemer i arbeidsflyten, og dokumenter hvordan teamet løste dem under leveransen.
3. Mål prosjektresultatene opp mot målene: Gå gjennom KPI-er, analyser, konverteringsdata, tilbakemeldinger fra brukere og forretningsmål for å avgjøre hvor godt prosjektet fungerer etter lanseringen.
4. Identifiser muligheter for optimalisering: Bruk prosjektdata og tilbakemeldinger fra interessenter til å avdekke muligheter for forbedringer, videreutvikling eller fremtidige versjoner.

Trinn 8: Lag et veikart for fremtidige forbedringer

Mål: Gjør prosjektinnsikter om til en plan for veien videre.

Etter at du har evaluert prosjektresultatene, kan du bruke det du har lært til å lage et veikart for fremtidige forbedringer, optimaliseringer eller ytterligere prosjektfaser. Slik gjør du det:

1. Samle prosjektinnsikter og funn: Hent inn data fra retrospektiver, analyser, tilbakemeldinger fra kunden, feil- og problemlogger samt resultatgjennomganger for å identifisere forbedringsmuligheter.
2. Prioriter muligheter strategisk: Fokuser på hvor viktige endringene er og hvilken langsiktig effekt de har, i stedet for bare å reagere på presserende forespørsler eller raske løsninger.
3. Start med raske gevinster: Identifiser mindre forbedringer som kan gi umiddelbar verdi, før du planlegger større forbedringer eller optimaliseringstiltak.
4. Lag et handlingsrettet veikart: Organiser forbedringene i en tydelig arbeidsrekkefølge som tar hensyn til tidsplaner, budsjetter, avhengigheter og kundens prioriteringer.
5. Gå gjennom veikartet med teamet og kunden: Innhent tilbakemeldinger, finjuster prioriteringene og bekreft at alle er samkjørte før implementering eller fremtidige prosjektfaser starter.
6. Gjør veikartpunkter om til fremtidig arbeid: Behandle godkjente forbedringer, optimaliseringstiltak eller innholdsinitiativer som nye prosjekter med egne planleggings- og leveranseprosesser.

Trinn 9: Oppdater meritter og portefølje

Mål: Sørg for at de profesjonelle registrene dine gjenspeiler det fullførte prosjektet.

Før du går helt videre fra prosjektet, bør du oppdatere dine personlige og virksomhetens registre mens prosjektdetaljene og resultatene fortsatt er ferske.

1. Oppdater dine personlige meritter: Legg til prosjektet i CV-en, LinkedIn-profilen eller andre profesjonelle registre mens detaljene, måltallene og resultatene fortsatt er lette å huske.
2. Dokumenter viktige prosjektresultater: Noter bemerkelsesverdige prestasjoner, lærdommer, resultater eller resultatmålinger som kan være nyttige for fremtidige kundehistorier eller jobbintervjuer.
3. Oppdater virksomhetens portefølje og markedsføringsmateriell: Legg til det fullførte prosjektet på virksomhetens nettsted, i porteføljen, presentasjoner eller interne presentasjonsmaterialer der det passer.
4. Arkiver støttende visuelt materiale og dokumentasjon: Lagre skjermbilder, rapporter, visuelt materiell og prosjektsammendrag som teamet senere kan ønske å bruke som referanse i forbindelse med salg, markedsføring eller drift.

Trinn 10: Feir teamet

Mål: Vis teamet at de blir verdsatt.

Prosjektavslutningen er også en anledning til å anerkjenne innsatsen teamet har lagt ned gjennom hele prosjektet, og feire arbeidet dere har fullført sammen. Sørg for å:

1. Anerkjenne individuelle bidrag personlig: Takk teammedlemmene for de spesifikke måtene de bidro til prosjektet på, i stedet for å nøye deg med en generell gratulasjonsmelding.
2. Sende en personlig hilsen eller en liten gave: Vurder å sende takkekort, små gaver, en teamlunsj eller invitasjoner til en sosial samling for å anerkjenne teamets harde arbeid.
3. Feire at prosjektet er fullført sammen: Skap rom for at teamet kan reflektere over det dere har oppnådd, og avslutt prosjektet på en positiv måte før dere går videre til nye oppgaver.

Sjekkliste for prosjektavslutning [Last ned]

I DPM-medlemskapet finnes det en sjekkliste for prosjektavslutning som følger alle trinnene i prosessen for å avslutte et prosjekt, slik jeg har beskrevet i denne artikkelen.

Sjekklisten går gjennom hovedfasene, men bryter også hver fase ned i en liste med deloppgaver som du kan krysse av under prosjektavslutningen. DPM-medlemmer får tilgang til sjekklisten samt mer enn 100 andre maler, lister, eksempler, e-bøker, workshopper og mer.

Slik unngår du omfangsutglidning under prosjektavslutningen

Arbeidsbeskrivelsen bør tydelig definere når et prosjekt er fullført, og alle leveranser som omfattes av prosjektet, bør være levert.

Når de umiddelbare feilrettingene er fullført, er det viktig at vi ikke begynner å legge til funksjonsønsker i siste liten.

Noen av de største feilene gjøres når man prøver å gjennomføre raske endringer i et prosjekt i dagene rett etter lansering, når kundene begynner å få panikk og ombestemme seg! Slike hastverksløsninger fører uunngåelig til at brukeropplevelsen eller utformingen av nettstedet blir alvorlig svekket. Panikkpregede endringer er aldri godt nok gjennomtenkt og bidrar til omfangsutglidning!

Andre hensyn ved prosjektavslutning

I noen team krever prosjektavslutningen enkelte regnskapsoppdateringer eller eventuelt dokumentasjonskrav som gjelder i bestemte bransjer.

Det kan være mange ting prosjektlederen må gjøre på slutten av et prosjekt, som du kanskje ikke tenker på å gjøre. Du bør allerede ha en god forståelse av hva som kreves, men hvis du ikke er sikker på hva som forventes av deg, bør du spørre om ting som spesifikke regnskapsoppdateringer eller dokumentasjonskrav.