Slik bruker du en mal for lærdommer fra et prosjekt
Prosjekter (særlig de mindre vellykkede!) kan lære oss mange verdifulle ting om hvordan vi leder team og forbedrer prosesser.
Organisasjoner kan analysere prosjektfeil for å hente ut innsikt om hvordan de kan effektivisere arbeidsflyter, samarbeide effektivt på tvers av team og til syvende og sist gjennomføre fremtidige prosjekter mer effektivt.
Men uten et formalisert system for å spore og ta i bruk denne innsikten kan det være vanskelig å dra nytte av lærdommene. En mal for lærdommer kan hjelpe deg med å dokumentere erfaringer fra prosjekter og implementere disse funnene på tvers av prosjektporteføljen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er lærdommer innen prosjektledelse?
En «lært lekse» innen prosjektledelse viser til kunnskap du tilegnet deg i løpet av gjennomføringen av et prosjekt. Denne kunnskapen kan være nyttig i fremtidige prosjekter. Det kan for eksempel hende at du anslo at det ville ta teamet ditt to sprinter å fullføre en leveranse, men at det i stedet tok dem tre sprinter.
Selv om lærdommer ofte har en negativ klang, kan de også være positive. Du kan for eksempel ha lagt til 10 % i reserve i budsjettet for å beskytte deg mot uforutsette kostnader. Du brukte reserven til å fremskynde tidsplanen for å hente inn forsinkelsen etter underestimeringen og unngå en forsinkelse i tidsplanen. I dette tilfellet er lærdommen en beste praksis som kan brukes i fremtidige prosjekter.
Å gjennomgå lærdommer sammen med prosjektteamet ditt ligner på å gjennomføre en sprintretrospektiv i et smidig team. Det å samle lærdommer er imidlertid vanligvis mer omfattende, ettersom lærdommene dokumenteres på tvers av hele prosjektet og deretter samles i et felles arkiv. Dette kan også gjelde teamets retrospektiver, men ikke nødvendigvis.
Hva er en mal for lærdommer?
En mal for lærdommer er et verktøy du kan bruke til å samle inn anbefalinger for forbedring gjennom hele prosjektets livssyklus. Ved å bruke et standardformat for å samle inn disse funnene sikrer du at du ikke utelater viktig informasjon, og gjør det enklere å søke etter disse lærdommene når du refererer til dem i fremtidige oppdrag.
Når bør du bruke en mal for lærdommer?
Basert på min erfaring venter de fleste prosjektteam til slutten av et prosjekt med å samle inn tilbakemeldinger. Dessverre er det ofte for sent på det tidspunktet. Det er sannsynlig at du vil ha problemer med å huske innsikten som sto fremst i bevisstheten under gjennomføringsfasen.
I stedet vil jeg anbefale å innarbeide lærdommer i prosjektstyringsprosessene gjennom hele prosjektets livssyklus, ikke bare ved nedtrapping eller avslutning av prosjektet. I tidligere prosjekter gjennomgikk jeg jevnlig lærdommer sammen med teamet mitt av to grunner: 1) for å dokumentere erfaringene mens de fortsatt var ferske 2) for å kunne ta i bruk relevante funn mens prosjektet fortsatt pågikk.
Disse gjennomgangene kan være både lærerike og terapeutiske – og resulterer vanligvis i mye brukbare data som hindrer deg i å gjøre de samme dumme feilene igjen!
4 fordeler med maler for lærdommer
Maler for lærdommer gir flere fordeler:
- Du og teamet ditt får muligheten til å lære av og forbedre dere basert på observasjoner dere allerede har gjort i tidligere prosjekter. Disse dataene er ikke bare nyttige for prosjektplanlegging, men også for prosessforbedring og evaluering.
- Ved å dokumentere det dere har lært, får dere nå umiddelbar tilgang til informasjon som dere ikke lenger trenger å lære på den harde måten. Ved å registrere erfaringer – inkludert suksesser – får du og teamet ditt et veikart til suksess i alle fremtidige prosjekter dere arbeider med.
- Ved å bruke en mal oppfordres interessenter til å reflektere over erfaringer som de ellers kunne ha oversett ved bruk av en ustrukturert innsamlingsmetode.
- Ved å systematisere erfaringer i en mal blir det enklere for porteføljeforvaltere å samle og analysere erfaringer på tvers av hele organisasjonen.
Slik bruker du en mal for erfaringer
I denne delen beskriver jeg elementene som bør inngå i en mal for erfaringer, inkludert prosjektresultater, begrunnelsen for foreslåtte forbedringer og en liste over erfaringer etter prosjektet.
Hva gikk bra?
Det er nyttig å registrere resultater som kan være til nytte for fremtidige prosjekter i porteføljen din. Enten dette gjelder kortsiktige prosessendringer, en forpliktelse til eksisterende prosesser, justeringer i kommunikasjonen eller noe annet, er det verdt å dokumentere dette for å forstå hva som kan og bør videreføres til det neste prosjektet dere arbeider med som team!
Hva kunne vært forbedret?
Å registrere årsakene bak prosjektproblemer eller anbefalte forbedringer er også en viktig del av å dokumentere erfaringer. Det er ikke nok å identifisere et prosjektproblem – å forstå hvor problemet oppsto og hvilken innvirkning det hadde, gir mer kontekst og bidrar til å utforme anbefalinger for forbedringer fremover.
Det er nyttig å gå gjennom prosjektforbedringer ved å bryte ned problemet, konsekvensen og anbefalingen. Teamet ditt kan ha merket konsekvensene av et problem før dere identifiserte den underliggende årsaken – derfor er det nyttig å skille disse elementene fra hverandre i malen.
Her er et eksempel:
- Problem: prosjektplanen var for stram og inneholdt ikke tilstrekkelig buffer for kundens gjennomgang og endringer før den planlagte lanseringsdatoen
- Konsekvens: teammedlemmene hadde svært mye å gjøre og arbeidet sene kvelder og lange dager for å overholde prosjektfristen
- Løsning: inkluder prosjektinteressenter og prosjektsponsorer i godkjenningen av tidsplanen, og legg inn en ekstra runde med endringer som en del av prosessen. Hvis dere klarte å identifisere en løsning på dette problemet under gjennomføringen (for eksempel ved å bruke en klausul i kontrakten for å legge til mer tid i prosjektet), bør dette også noteres.
Liste over erfaringer etter prosjektet
Etter at du og teamet ditt har samlet inn rådata om erfaringer, kan det hende at dere må bearbeide innspillene før dere legger dem til i organisasjonens database for erfaringer, slik at de kan anvendes på fremtidige prosjekter generelt.
Malen vår for erfaringer inneholder en del der du kan liste opp erfaringene etter prosjektet. Dette lar deg samle innsiktene du har fått sammen med teamet ditt, i en handlingsplan som kan brukes på lignende prosjekter.
De mest nyttige læringspunktene er tydelige og kortfattede (1–2 setninger lange). De går rett på sak, kan omsettes til handling og kan brukes på tvers av prosjekter. De bør også spesifisere hva som ble lært, hvorfor dette er relevant, og når korrigerende tiltak skal iverksettes i fremtiden.
For eksempel:
- «Legg inn minst 10 % ekstra buffer i prosjektplanen, slik at store interessentgrupper får tilstrekkelig tid til å gjennomgå arbeid som pågår»
- «Gjennomfør daglige innsjekker med teamet på Slack for å legge til rette for proaktiv kommunikasjon og fjerne hindringer effektivt.»
Malen ber deg også identifisere hvilken del av prosjektprosessen, eller hvilken kategori, denne erfaringen tilhører. Når du legger inn dataene i databasen for erfaringer, kan du søke etter kategori for å legge til rette for gjennomføring i fremtidige prosjekter.
Ser du etter en god mal for erfaringer?
Malen for lærte erfaringer er tilgjengelig som et Microsoft Word-dokument og inneholder felt for prosjektdetaljer som prosjektnavn, teammedlemmer og datoer, samt et rammeverk for å reflektere over hva som kunne vært forbedret, og plass til å dokumentere lærte erfaringer og eventuelle oppfølgingspunkter.
Medlemmer av Career Builder får tilgang til denne malen, et utfylt eksempel og mye mer!
Hvis du vil ha flere maler for prosjektstyring, kan du bli medlem og se hele malbiblioteket vårt her.
Hva synes du?
Hvor ofte reflekterer du over erfaringene og prosjektene dine? Hva var den viktigste lærdommen du fikk i løpet av karrieren? Har du sett på malen vår for lærte erfaringer, og syntes du den var nyttig? Del det med meg i kommentarfeltet!
Hvis du ønsker å utveksle erfaringer med andre prosjektledere, kan du få praktisk innsikt og råd fra fellesskapet i sanntid ved å bli DPM-medlem. Bli med i fellesskapet. Finn dine egne.
