Arbeidsflytstyring: Definisjon, eksempler og viktige fordeler
Arbeidsflytens kunst: De fleste ineffektiviteter (for eksempel stadig kontekstbytte og for mange møter) kan håndteres på forhånd hvis du utformer bedre arbeidsflyter fra starten av.
Finn effektivitetsgevinster: Arbeidsflytstyring innebærer å kartlegge, spore og optimalisere arbeidsflyter ved hjelp av automatisering og integrasjon. Dette hjelper deg med å redusere repetitive, manuelle oppgaver.
Fordelene med programvare: Programvareverktøy som tilbyr automatiseringer, integrasjoner og verktøy for å diagrammere arbeidsflytene dine og lage flytskjemaer, gjør arbeidsflytstyring mye enklere.
Sannheten er at de fleste av oss sløser bort massevis av tid hver arbeidsdag. Hvor mye av dagen din bruker du i møter? Hva med i e-postinnboksen? Eller bare på å hoppe fra fane til fane i nettleseren?
Mange løsninger på dette problemet fokuserer på å hjelpe deg med å håndtere disse distraksjonene. Likevel kunne det aller meste av denne ineffektiviteten vært håndtert før den oppstår, ved å bygge bedre arbeidsflyter, vanligvis ved hjelp av programvare for arbeidsflytstyring.
Hva er arbeidsflytstyring?
Arbeidsflytstyring er prosessen med å kartlegge arbeidsflytene dine, følge dem opp og deretter optimalisere dem, ofte gjennom integrasjon og automatisering av arbeidsflyter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En arbeidsflyt er en måte å fullføre en gjentakende oppgave på, og den er vanligvis langt fra enkel. Mens en prosess er på et høyere nivå, brukes arbeidsflyter på oppgavenivå og har en tendens til å være mer dynamiske. De innebærer ofte mye frem og tilbake, forgrenede baner og mange ulike verktøy og team.
Arbeidsflytstyring er også ofte syklisk, noe som betyr at hver gang du oppdaterer og effektiviserer arbeidsflyten din, må du kartlegge den på nytt og begynne å følge den opp igjen frem til neste optimalisering.
Viktige deler av et arbeidsflytstyringssystem
Som oftest bruker du et verktøy for prosjektarbeidsflyt til å styre arbeidsflytene dine. Hvis du velger den manuelle metoden, vil jeg anbefale å opprette en egen stilling for arbeidsflytstyring i virksomheten din (men til syvende og sist bør du heller digitalisere arbeidsflytene dine).
Løsningen for arbeidsflytstyring du velger, må tilby fire viktige funksjoner:
1. Utforming
For å optimalisere de tilpassede arbeidsflytene dine må du kunne kartlegge og visualisere arbeidsflytene, ofte ved hjelp av et flytskjema eller et beslutningsflytskjema for å illustrere forgreningslogikk og betingede baner på en tydelig måte. Utforming av arbeidsflyter gjør at ting føles mindre fragmenterte og sikrer at de ulike stadiene i arbeidsflyten din ikke er isolert i et bestemt verktøy eller team. Ideelt sett håndteres denne funksjonaliteten gjennom en dra-og-slipp-bygger for arbeidsflyter.
2. Integrasjon
Det neste er integrasjon av arbeidsflyter. Systemet ditt bør bygge bro mellom de viktigste arbeidsverktøyene dine (f.eks. samarbeidsverktøy, verktøy for ressursstyring og verktøy for tidsregistrering), gjøre dem kompatible med hverandre og sørge for at informasjon flyter sømløst mellom dem. En god arbeidsflytapplikasjon kan også erstatte eventuell ekstern programvare for automatisering av arbeidsflyter som du bruker til dette formålet.
3. Teamroller
Hvem er personene som er involvert i arbeidsflyten du har opprettet? Hopper de hele tiden mellom verktøy, logger inn og ut av kontoer eller har problemer med å huske brukernavn og passord? Et godt arbeidsflytstyringssystem hjelper teammedlemmene dine med å administrere én enkelt identitet på en enkel måte, selv på tvers av ulike arbeidsverktøy.
4. Analyse
Hvordan vet du om arbeidet med å optimalisere arbeidsflyten gir resultater? Mens de fleste av oss ser på analysene som leveres av individuelle verktøy, bør en løsning for arbeidsflytstyring se på ytelsen på arbeidsflytnivå. Denne bredere oppfølgingen gir dypere innsikt i hvordan folk arbeider og legger grunnlaget for mer effektiv arbeidsflytanalyse og fremtidig optimalisering.
Fordeler med arbeidsflytstyring for teamet ditt
Det er fire hovedområder der arbeidsflytstyring kan gjøre en stor forskjell for forretningsprosessen din.
Individuell produktivitet
Arbeidsflytstyring gjør det mulig for folk å jobbe med verktøyene som passer best til jobben deres, ved å identifisere hvor arbeidsflytene dine møtes på tvers av team og verktøy, og bruke integrasjon til å koble dem sammen.
En av de viktigste fordelene med automatisering av arbeidsflyt er at man fjerner de trivielle oppgavene som tar opp tiden din i løpet av dagen. Verktøy for prosessarbeidsflyt kan også hjelpe deg med å sette opp automatiserte prosesser i henhold til forretningsregler, slik at repetitive oppgaver håndteres automatisk gjennom arbeidsflytprosessene.
Ved å gjøre informasjon lettere tilgjengelig for alle i verktøyene de allerede bruker, kan arbeidsflytstyring også redusere tiden du bruker i innboksen eller på å prøve å ikke gjespe i Zoom betydelig.
Samkjøring av teamet
Det er virkelig vanskelig å sikre at alle er samkjørte, særlig hvis teamet ditt arbeider på tvers av flere verktøy og steder.
En arbeidsflytmotor lar deg optimalisere arbeidsflyter uansett hvor du er, og integrasjon gjør det mulig for ledere å overvåke arbeidsflyter i sanntid fra sitt eget verktøy for å sikre at alle er samkjørte. På den måten kan du raskt rette opp ting når noe virker malplassert eller teamet møter en hindring.
I tillegg gjør ytelsesdataene som synliggjøres gjennom arbeidsflytstyring det mulig for teamledere å revidere og forbedre hvordan teamene deres arbeider, noe som fører til bedre samkjøring og mer smidige arbeidsflyter over tid.
Informasjonsåpenhet
Bruker du masse tid på å prøve å finne informasjonen du trenger? En gjennomsnittlig ansatt bruker omtrent åtte timer hver uke på å finne informasjon.
Arbeidsflytstyring bryter ned verktøysiloer som holder data innelåst, samtidig som det gir tilgangskontroller slik at du kan bestemme hvem som kan se eller redigere filer.
Integrasjon gjør arbeidet tilgjengelig for alle som trenger det, og gir ledere oversikt. Økt åpenhet betyr at individuelle bidragsytere har informasjonen de trenger for å prioritere arbeidet og fremskynde beslutningstakingen. Alt dette kan også skje asynkront, noe som betyr færre meldinger og møter.
Enklere samarbeid
Samarbeid blir stadig vanskeligere. Etter hvert som folk går fra generelle verktøy til rollespesifikke verktøy, blir det stadig mindre overlapp mellom hvor folk arbeider. Når vi i tillegg tar med veksten i fjernarbeid, står vi igjen med et utfordrende miljø for håndtering av tverrfunksjonell prosjektstyring.
Men arbeidsflytstyring fjerner viktige hindringer ved å gjøre verktøyet du bruker, om til en samarbeidsplattform. Folk kan dele tilbakemeldinger, flytte elementer gjennom arbeidsflyter for godkjenning, overlevere arbeid og ferdigstille prosjekter fra hvilken som helst betalt eller gratis programvare for arbeidsflyt de velger. Du trenger ikke ofre arbeidsverktøyene dine. Ingen informasjon går tapt i oversettelsen. Og ingen endeløse møter.
Eksempler på arbeidsflytstyring
Hvordan ser arbeidsflytstyring ut i praksis? Det finnes nesten uendelig mange bruksområder (du kan lese mer om ulike typer arbeidsflytstyring her), men la oss se på to ulike eksempler på arbeidsflyter: teamkoordinering og et tverrfunksjonelt prosjekt.
En arbeidsflyt for teamkoordinering
Med dette i tankene er her et eksempel på en vanlig arbeidsflyt for teamkoordinering:
- Hold et standupmøte med teamet ditt hver morgen for å diskutere oppgavene som ble tildelt dagen før og planlegge for i dag.
- Sjekk verktøyet for oppgavestyring for å se hvilke oppgaver og prosjekter som har frist i dag.
- Sjekk arbeidsverktøyene til de ulike teammedlemmene dine for å følge med på fremdriften i oppgavene deres og sikre samsvar. Ta kontakt via chat eller e-post for å be om oppdateringer, starte en godkjenningsprosess og så videre.
- Led eller delta i flere møter per dag for å få oppdateringer om prosjekter eller KPI-er.
- Del oppdateringer med resten av teamet gjennom flere møter, e-post eller chat.
- Planlegg nye initiativer og bygg dem inn i hvert av teamets verktøy.
- Hent informasjon fra alle disse ulike kildene inn i rapporter for styret eller ledelsen.
Dette er mye arbeid, og det går på bekostning av alt det vanlige daglige arbeidet en teamleder selv må utføre. Å prøve å få oversikt over hvordan prosjektene utvikler seg ved å hoppe fra et Gantt-diagram i Asana til et Kanban-brett i Trello er ikke den beste måten å bruke tiden din på.
Slik kan en arbeidsflyt for teamkoordinering se ut etter at prosessene dine er optimalisert:
- Opprett et sentralisert teamprosjekt i det foretrukne verktøyet ditt for arbeidsstyring.
- Integrer verktøyene dine. En god toveisintegrasjon gjør det mulig for informasjon å flyte mellom verktøyene, slik at alle holder seg oppdatert.
- Følg med på teamets oppgaver direkte fra favorittverktøyet ditt hver dag, for eksempel et verktøy for oppgavestyring eller programvare for godkjenningsarbeidsflyt, eller til og med bransjespesifikk programvare, som programvare for arbeidsflyt i byggebransjen. Oppdateringer blir automatisk synlige i prosjektet ditt. Dette gjør det mulig for deg å gi rask tilbakemelding, følge opp med spørsmål eller gripe inn for å korrigere kursen.
- Gi oppdateringer, deleger arbeid og lede initiativer fra det samme prosjektet.
- Integrer teamprosjektet ditt med arbeidsverktøyene dine, og synkroniser viktige oppdateringer direkte til dem. Programvare for arbeidsflyt med åpen kildekode kan være et verdifullt alternativ her, ettersom den tilbyr svært tilpasningsbare løsninger som lar deg skreddersy integrasjoner og arbeidsflyter etter teamets spesifikke behov.
En tverrfunksjonell arbeidsflyt for prosjekter
Når ulike team må samarbeide om et prosjekt, er kommunikasjon svært viktig. Alle må forstå hva samarbeidspartnerne deres arbeider med, hvordan prosjektet utvikler seg, og om det finnes hindringer underveis.
Tradisjonelt kan denne arbeidsflyten for prosjektet se slik ut:
- Det holdes et oppstartsmøte med alle prosjektets interessenter for å planlegge prosjektet og tildele oppgaver.
- Hver person eller hvert team som er involvert i prosjektet, legger inn oppgavene sine i sine egne arbeidsverktøy.
- Hver uke holder dere et prosjektmøte for å oppdatere hverandre om oppgavene dere har ansvar for, stille spørsmål eller gi tilbakemeldinger.
- Mellom møtene brukes chat og e-post til å dele informasjon, få raske svar på spørsmål eller ta opp tidssensitive problemer.
- Hvis noen støter på hindringer som påvirker prosjektet, innkalles det til særskilte møter for å håndtere problemet som en gruppe.
Når du er avhengig av ukentlige møter for å få prosjektoppdateringer, risikerer du å bruke fem dager på å arbeide med noe som ikke er i tråd med prosjektets visjon. I tillegg kan det oppstå kommunikasjonsproblemer. Ettersom Slack-meldinger og e-poster er adskilt fra arbeidsverktøyet ditt, kan interessenter gå glipp av viktige diskusjoner. Denne spredte kommunikasjonen kan bidra til en uorganisert arbeidsplass som hindrer produktiviteten.
Slik kan den optimaliserte arbeidsflyten se ut:
- Det avholdes et oppstartsmøte med alle prosjektets interessenter. Dere utarbeider en plan og fordeler oppgaver.
- Hver person eller hvert team som er involvert i prosjektet, legger inn oppgavene sine i sine egne arbeidsverktøy. Disse verktøyene er integrert, og relevante oppgaver og prosjekter synkroniseres.
- Alle som er involvert i prosjektet, kan følge fremdriften i oppgavene, kommunisere og samarbeide fra sitt foretrukne arbeidsverktøy. All informasjon er umiddelbart synlig for interessentene, og alle diskusjoner foregår i prosjektet, slik at alle kan se dem.
- Oppdateringer i sanntid gjør at man kan identifisere problemer mens de oppstår, og tilbakemeldinger mottas raskere. Dette reduserer unødvendig arbeid og bidrar til at prosjektet holder tidsfristen.
Hva nå?
Oppdag hvordan du kan utforme bedre systemer med kurs i arbeidsflyt som fokuserer på prosesseffektivitet og organisering.
Vil du også komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å snakke om hvordan du kan gjøre arbeidsflytene dine mer effektive og dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og referanser, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
