7 Grafici per la Visualizzazione della Pianificazione delle Risorse + I Migliori Strumenti
Comprendere le competenze e la disponibilità dei membri del team è uno dei compiti più importanti per un project manager. Ma senza la visualizzazione della pianificazione delle risorse, gli stakeholder di progetto probabilmente non riusciranno ad apprezzare le ore che hai investito nel conoscere il tuo team e nel calcolare meticolosamente le ore necessarie a ciascuno per completare il lavoro di progetto.
In questo articolo, definiremo la visualizzazione della pianificazione delle risorse e spiegheremo perché è importante, esamineremo i passaggi coinvolti nella pianificazione visiva delle risorse e discuteremo i tipi di grafici e software che i project manager possono utilizzare per la pianificazione della gestione delle risorse.
Cos'è la visualizzazione della pianificazione delle risorse?
La visualizzazione della pianificazione delle risorse fornisce utili strumenti grafici per la gestione delle risorse. Utilizzare immagini ben progettate per la pianificazione delle risorse aiuta a vedere chi sta svolgendo quale attività, quali risorse sono richieste e impiegate, e quando ciascuna attività si colloca nel piano di progetto.
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Un diagramma di Gantt, ad esempio, è uno strumento di visualizzazione che permette ai membri del team di prevedere e tracciare i progressi rispetto al piano di progetto.
L'importanza della visualizzazione della pianificazione delle risorse
La visualizzazione della pianificazione delle risorse aiuta i responsabili delle risorse a sviluppare i piani di progetto e a ottimizzare le risorse per questi piani.
Ad esempio, eseguire la programmazione delle risorse tramite visualizzazioni consente ai responsabili delle risorse di illustrare le tappe fondamentali, rivedere l'allocazione delle risorse e calcolare la capacità delle risorse.
I modelli visuali riducono i tempi e migliorano la produttività comunicando enormi quantità di informazioni in uno spazio ristretto. Tuttavia, queste grafiche richiedono pianificazione. Definire un processo per sviluppare risorse visive aiuterà a realizzare il detto “un'immagine vale più di mille parole”.
Una cattiva pianificazione delle risorse può avere importanti ripercussioni su un progetto e su un’azienda:
- Comunicazione ridotta
- Aumento dei costi
- Maggiori responsabilità per membri del team e project manager
- Prestazioni ridotte dei membri del team
- Ritardi nei progetti
- Prodotti di qualità inferiore
Fasi della pianificazione visiva delle risorse
La pianificazione visiva delle risorse segue gli stessi principi generali della pianificazione tradizionale; tuttavia, il software di gestione delle risorse facilita la visualizzazione del piano di progetto sia ai membri del team che ai responsabili delle risorse, consentendo di comprendere la capacità di carico di lavoro e di trovare le informazioni necessarie per prendere decisioni.
Ricorda che molti progetti ora operano in un ambiente agile. Nell’agile project management, flessibilità, collaborazione e interazione sono elementi chiave per tracciare il percorso verso il completamento del prodotto.
I project manager spesso seguono i seguenti passaggi consigliati per la pianificazione visiva delle risorse (di solito utilizzando software appositi) in modo da poter modificare dinamicamente il piano di progetto.
1. Completa una struttura di scomposizione del lavoro
Nella definizione dello scopo di un progetto, i responsabili delle risorse spesso creano una struttura di scomposizione del lavoro (Work Breakdown Structure - WBS) per delineare le attività dei membri del team. La WBS organizza in modo gerarchico le attività e i deliverable di progetto in un formato visivo.
Considera di utilizzare uno strumento software per la WBS o un modello di struttura di scomposizione del lavoro per questa attività, che ti farà risparmiare tempo e sforzi. Molti di questi strumenti offrono modelli già pronti, così da non dover partire da zero.
2. Crea un diagramma di Gantt per la pianificazione del progetto
Il project manager può quindi utilizzare la WBS per creare un diagramma di Gantt al fine di impostare il calendario del progetto. La costruzione del calendario di progetto richiede di riflettere su ruoli, responsabilità e livelli di competenza dei dipendenti.
Sebbene un diagramma di Gantt dettagliato sia fondamentale per visualizzare ogni componente del progetto e il calendario delle risorse, integrare un software di pianificazione dei progetti robusto può semplificare notevolmente questo processo.
Basando le decisioni di pianificazione del progetto su queste informazioni, i responsabili delle risorse possono ottimizzare il calendario per adattarlo al meglio ai requisiti del progetto e ai deliverable.
3. Segnala i dati di progetto
Una volta finalizzato il programma di progetto, puoi rendere le informazioni necessarie comprensibili al tuo team. Questo può avvenire sotto forma di infografiche, mappe, diagrammi, grafici e altre rappresentazioni grafiche. Puoi anche creare dashboard di progetto che mostrano i parametri di salute del progetto per dirigenti e stakeholder.
Tipi di grafici per la visualizzazione della pianificazione delle risorse
I responsabili delle risorse utilizzano diversi tipi di grafici per la visualizzazione della pianificazione delle risorse. Questo può essere parte della gestione visiva dei progetti o separato, in base ai metodi di lavoro adottati.
Come in ogni comunicazione, anche le risorse visive efficaci trasmettono un messaggio al pubblico. Il modo migliore di comunicare varia a seconda del messaggio che è necessario veicolare, quindi scegliere il grafico giusto è importante affinché il pubblico comprenda i dati.
I grafici complessi invitano gli utenti ad esplorare i dati aggregati con calma, mentre i grafici classici come l'istogramma sono ideali per comunicare i dati in modo chiaro e veloce.
Ciascuno dei tipi di grafici seguenti risponde a esigenze diverse di pianificazione delle risorse.
Grafici per organizzare le risorse
Questi tipi di grafici aiutano a organizzare i dati durante la fase di pianificazione del progetto.
Work Breakdown Structure
Una work breakdown structure è un tipo di diagramma di flusso che organizza le componenti dei deliverable all'interno di un progetto. Identificando le componenti e le risorse per ogni deliverable, la work breakdown structure aiuta il project manager a ottimizzare la distribuzione delle risorse e sviluppare la timeline di progetto.
Responsabile, Approvatore, Consultato, Informato (RACI)
RACI, noto anche come matrice o diagramma di assegnazione delle responsabilità, delinea i ruoli e le responsabilità dei membri del team per ogni attività del progetto.
Il modello RACI potrebbe non essere l’ideale per i progetti agile, poiché le responsabilità dei membri del team possono cambiare durante l’evoluzione del progetto. Alcuni ambienti agile, come ad esempio lo Scrum, adattano il modello RACI al piano di progetto.
Grafici per la programmazione delle risorse
Dopo che il project manager ha assegnato le risorse, il passo successivo è programmarle.
Programmi a cronologia
I programmi a cronologia forniscono una suddivisione del progetto dall’inizio alla fine. Un diagramma di Gantt è un tipo comune di programma a cronologia che rappresenta visivamente l’avanzamento delle attività in maniera dettagliata.
Un responsabile delle risorse utilizza un diagramma di Gantt dettagliato per visualizzare ogni componente del calendario di progetto sulla base dei dati della WBS. Inoltre, con un software di pianificazione di progetto il project manager può modificare facilmente il diagramma di Gantt, adattandolo così anche agli ambienti di progetto agile.
Kanban board
Contrariamente a un diagramma di Gantt, che valorizza la cronologia, le Kanban board danno priorità alle singole attività. Kanban è una metodologia di progetto che possiede uno stile proprio di visualizzazione della pianificazione delle risorse.
Adottando elementi sia della WBS che del diagramma di Gantt, i membri del team identificano lo stadio di produzione corretto per un’attività (ad esempio, “Da fare”, “In corso” e “Fatto”) spostandola nella colonna appropriata della board.
I responsabili delle risorse utilizzano uno strumento Kanban in ambienti agili per la visualizzazione del flusso di lavoro, limitare il lavoro in corso e visualizzare le attività future.
Grafici per il Calcolo del Rischio
Prima di finalizzare un piano delle risorse o un piano di progetto, i project manager devono considerare i potenziali rischi di progetto.
Diagrammi di Causa-Effetto
Noti anche come diagrammi a lisca di pesce, i diagrammi di causa-effetto delineano i dati sui fattori di rischio per i responsabili delle risorse. I fattori di rischio includono qualsiasi cosa possa influire sull'ambito, sulla pianificazione e sul budget di un progetto (noti anche come le tre componenti vincolanti).
Grafici o Diagrammi a Matrice
I grafici a matrice sono rappresentazioni visive complesse che aggregano dati per mostrare le relazioni. Mostrando quanti elementi interagiscono tra loro, i grafici a matrice aiutano i responsabili delle risorse a individuare il personale ottimale e altre risorse per un progetto.
Una matrice d'impatto, nota anche come matrice di valutazione del rischio, è un grafico comune in un piano di gestione del rischio. La matrice d'impatto mette in relazione la probabilità e l'impatto dei fattori di rischio per determinare la loro gravità.
Grafici SWOT (Punti di Forza, Debolezze, Opportunità e Minacce)
Un responsabile delle risorse sviluppa un grafico SWOT per analizzare un intero progetto o un elemento specifico all'interno di un progetto, come ad esempio l'utilizzo del personale. I grafici SWOT offrono una visione olistica dei potenziali rischi.
Software per la Visualizzazione della Pianificazione delle Risorse
I software per la gestione delle risorse vanno oltre la progettazione dei diagrammi di Gantt per monitorare l'utilizzo e la disponibilità delle risorse.
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Se hai un budget limitato, esistono anche molti strumenti gratuiti di gestione delle risorse.
Perché i Project Manager Utilizzano Strumenti e Software per la Pianificazione delle Risorse
I software di pianificazione delle risorse e i software di previsione dei progetti aiutano i responsabili delle risorse a svolgere il proprio lavoro in modo efficiente ed efficace senza saltare da un'applicazione all'altra.
Vuoi aggiornare il calendario del progetto? Usa l'app. Vuoi vedere quali risorse sono disponibili? Usa l'app. Vuoi generare un report dei rischi basato sulle performance precedenti? Usa l'app. I responsabili delle risorse possono fare tutto ciò di cui hanno bisogno da un'unica posizione centrale.
Caratteristiche Chiave dei Software di Gestione delle Risorse
Un responsabile delle risorse può pianificare i progetti in modo efficiente utilizzando queste funzionalità chiave presenti nelle applicazioni di gestione delle risorse:
- Identificare e allocare le risorse all'interno dei limiti della pianificazione della capacità (puoi anche utilizzare software specifici di pianificazione della capacità per questo)
- Visualizzare dati aggregati disponibili in tempo reale
- Utilizzare diverse visualizzazioni per confrontare e modificare i dati
- Utilizzare strumenti visivi per creare report, diagrammi, grafici e altro ancora
- Creare report automatizzati e dinamici
- Pianificare risorse umane e risorse tecniche
- Gestire il portafoglio progetti
- Comunicare e collaborare utilizzando messaggistica, riunioni e aggiornamenti di stato in tempo reale
- Accedere a dashboard intuitive che forniscono una panoramica chiara e personalizzabile dei dati di progetto e risorse
