Gestion des flux de travail : Définition, exemples et avantages clés
La magie des flux de travail: La majorité des inefficacités (par exemple les changements de contexte constants, trop de réunions) peuvent être anticipées si vous concevez de meilleurs flux de travail dès le départ.
Identifiez les efficacités: La gestion des flux de travail consiste à cartographier, suivre et optimiser les flux grâce à l’automatisation et à l’intégration. Cela vous aide à réduire les tâches répétitives et manuelles.
Les avantages des logiciels: Les outils logiciels qui offrent automatisations, intégrations et outils pour schématiser vos flux de travail facilitent grandement la gestion des flux de travail.
La réalité, c’est que la plupart d’entre nous perdent énormément de temps chaque jour de travail. Combien de temps passez-vous en réunions ? Et dans votre boîte mail ? Ou même simplement à passer d’un onglet à l’autre dans votre navigateur ?
Beaucoup de solutions à ce problème se concentrent sur la gestion de ces distractions. Cependant, la grande majorité de cette inefficacité pourrait être traitée en amont, en construisant de meilleurs flux de travail, généralement à l’aide de logiciels de gestion des flux de travail.
Qu’est-ce que la gestion des flux de travail ?
La gestion des flux de travail consiste à cartographier vos flux de travail, à les suivre puis à les optimiser, souvent grâce à l’intégration et à l’automatisation des flux de travail.
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Un flux de travail est une manière d’accomplir une tâche répétitive, et cela n’a généralement rien de simple. Alors qu’un processus est plus global, les flux de travail s’appliquent au niveau des tâches et sont en général plus dynamiques. Ils impliquent souvent de nombreux allers-retours, des chemins multiples et différents outils et équipes.
La gestion des flux de travail est également souvent cyclique, ce qui signifie qu’à chaque fois que vous mettez à jour et rationalisez votre flux de travail, vous devez le cartographier à nouveau et recommencer à le suivre jusqu’à la prochaine optimisation.
Éléments essentiels d’un système de gestion des flux de travail
La plupart du temps, vous utiliserez un outil de logiciel de gestion de flux de projet pour gérer vos flux de travail. Si vous choisissez l’approche manuelle, je vous recommande de dédier un poste entier à la gestion des flux de travail au sein de votre entreprise (mais idéalement, il vaut mieux numériser vos flux de travail).
La solution de gestion des flux de travail que vous choisissez doit offrir quatre fonctionnalités essentielles :
1. Conception
Pour optimiser vos flux de travail sur mesure, vous devez pouvoir les cartographier et visualiser les flux, souvent à l’aide d’un organigramme ou d’un diagramme de décision pour illustrer clairement la logique de ramification et les chemins conditionnels. La conception des flux de travail permet d’éviter la fragmentation du travail et garantit que les différentes étapes de votre flux ne restent pas isolées dans un outil ou une équipe spécifique. Idéalement, cette fonctionnalité doit être aussi simple qu’un glisser-déposer.
2. Intégration
Ensuite vient l’intégration des flux de travail. Votre système doit combler les lacunes entre vos principaux outils de travail (par exemple, outils collaboratifs, outils de gestion des ressources et outils de suivi du temps), pour les rendre interopérables et permettre une circulation fluide de l’information. Une bonne application de gestion des flux peut aussi remplacer tout logiciel d’automatisation des flux de travail externe que vous pourriez utiliser à cet effet.
3. Rôles de l’équipe
Qui sont les personnes impliquées dans le flux de travail que vous avez créé ? Passent-elles leur temps à jongler entre différents outils, à se connecter ou se déconnecter de comptes, ou à se rappeler identifiants et mots de passe ? Un bon système de gestion des flux de travail permet aux membres de votre équipe de gérer facilement une seule identité même à travers différents outils professionnels.
4. Analytique
Comment savoir si vos efforts d’optimisation des flux portent leurs fruits ? Alors que la plupart d’entre nous étudient les statistiques fournies par chaque outil, une solution de gestion des flux de travail doit analyser la performance à l’échelle du flux lui-même. Ce suivi plus global offre des perspectives plus approfondies sur la façon de travailler des équipes et prépare le terrain pour une analyse de flux plus efficace et de futures optimisations.
Les avantages de la gestion des flux de travail pour votre équipe
Il existe quatre axes principaux dans lesquels la gestion des flux de travail peut considérablement améliorer votre processus métier.
Productivité individuelle
La gestion des flux de travail permet aux personnes de travailler avec les outils les mieux adaptés à leur métier, en identifiant où vos flux de travail se croisent entre les équipes et les outils, et en utilisant l'intégration pour les connecter.
L'un des principaux avantages de l'automatisation des flux de travail est de supprimer les tâches répétitives qui prennent du temps au quotidien. Les outils de gestion des processus peuvent également vous aider à mettre en place des processus automatisés selon des règles métier, afin que les tâches répétitives soient gérées automatiquement grâce aux processus établis.
En rendant l'information plus accessible à tous, directement dans les outils qu'ils utilisent déjà, la gestion des flux de travail permet également de réduire drastiquement le temps passé sur votre boîte mail ou à tenter de ne pas bâiller sur Zoom.
Alignement de l’équipe
Assurer un bon alignement est vraiment difficile, surtout si votre équipe travaille sur plusieurs outils et à différents endroits.
Un moteur de workflow vous permet d’optimiser les flux de travail où que vous soyez, et l'intégration permet aux chefs d'entreprise de surveiller les workflows en temps réel, depuis leur propre outil, afin d'assurer un bon alignement. Ainsi, dès qu’un problème survient ou qu’une équipe rencontre un obstacle, vous pouvez rapidement remettre les choses en ordre.
De plus, les données de performance mises en avant grâce à la gestion des workflows permettent aux responsables d’équipe de revoir et d’améliorer le fonctionnement de leur équipe, ce qui favorise un meilleur alignement et des workflows plus agiles à long terme.
Transparence de l’information
Perdez-vous un temps fou à chercher les informations dont vous avez besoin ? L’employé moyen consacre environ huit heures par semaine à localiser des informations.
La gestion des flux de travail casse les silos d’outils qui gardent les données enfermées, tout en offrant des contrôles d’accès permettant de choisir qui peut consulter ou modifier les fichiers.
L’intégration rend le travail accessible à tous ceux qui en ont besoin et offre de la visibilité aux responsables. Une transparence accrue permet aux collaborateurs d’avoir les informations nécessaires pour prioriser leur travail et accélérer la prise de décision. Tout cela peut également se faire de manière asynchrone, ce qui signifie moins de messages et de réunions.
Facilité de la collaboration
La collaboration devient de plus en plus complexe. À mesure que les personnes délaissent les outils généralistes au profit d’outils spécifiques à leur rôle, il y a de moins en moins de points de convergence dans leur environnement de travail. Si l’on ajoute à cela le développement du télétravail, il devient difficile de gérer efficacement des projets transversaux.
Mais la gestion des workflows fait disparaître des blocages majeurs en transformant n’importe quel outil que vous utilisez en plateforme collaborative. Les utilisateurs peuvent partager des retours, faire progresser les éléments dans des workflows de validation, transmettre leur travail et mener des projets à terme grâce à n’importe quel logiciel workflow, payant ou gratuit, qu’ils choisissent. Pas besoin d’abandonner vos outils de travail. Pas de perte d’information due à une mauvaise transmission. Et plus de réunions interminables.
Exemples de gestion de flux de travail
À quoi ressemble la gestion des workflows concrètement ? Les cas d’usage sont quasiment infinis (plus d’informations sur les différents types de gestion de workflow ici), mais examinons deux exemples de workflows différents : la coordination au sein d’une équipe et un projet transversal.
Un workflow de coordination d’équipe
Dans cette optique, voici un exemple classique de workflow de coordination d’équipe :
- Tenez une réunion debout avec votre équipe chaque matin pour discuter de l’attribution des tâches de la veille et planifier la journée.
- Consultez votre outil de gestion des tâches pour voir quelles tâches et projets sont prévus aujourd'hui.
- Vérifiez les outils de travail de vos différents membres d’équipe afin de suivre l’avancement de leurs tâches et d’assurer l’alignement. Contactez-les par chat ou email pour demander des mises à jour, lancer un processus d’approbation, etc.
- Organisez ou participez à plusieurs réunions chaque jour afin d’obtenir des mises à jour sur les projets ou les indicateurs clés.
- Diffusez les mises à jour au reste de l’équipe via d’autres réunions, emails ou discussions instantanées.
- Planifiez de nouvelles initiatives et configurez-les dans chaque outil de votre équipe.
- Rassemblez les informations issues de toutes ces différentes sources dans des rapports destinés à votre conseil d’administration ou à la direction.
Cela représente une charge de travail importante, sans compter toutes les tâches quotidiennes qu’un chef d’équipe doit accomplir lui-même. Essayer de juger l’avancement des projets en passant d’un diagramme de Gantt dans Asana à un tableau Kanban dans Trello n’est pas la meilleure utilisation de votre temps.
Voici à quoi ressemble un flux de coordination d'équipe après l’optimisation de vos processus :
- Créez un projet d’équipe centralisé dans votre outil de gestion du travail préféré.
- Intégrez vos outils. Une bonne intégration bidirectionnelle permettra une circulation fluide de l’information pour que tout le monde reste informé.
- Surveillez directement les tâches de votre équipe depuis votre outil favori chaque jour, comme un outil de gestion de tâches ou un logiciel de workflow d’approbation, ou encore un logiciel spécifique à votre secteur, tel qu’un logiciel de gestion de workflow pour la construction. Les mises à jour sont automatiquement visibles dans votre projet. Cela vous permet de donner rapidement du feedback, de relancer avec des questions ou d’intervenir pour corriger la trajectoire.
- Transmettez les mises à jour, déléguez le travail et pilotez les initiatives depuis ce même projet.
- Intégrez le projet d’équipe à vos outils de travail et synchronisez-y directement les mises à jour importantes. Les logiciels open source de workflow sont ici une option intéressante, car ils vous offrent des solutions hautement personnalisables permettant d’adapter les intégrations et les processus aux besoins spécifiques de votre équipe.
Un workflow projet transversal
Lorsque différentes équipes doivent collaborer sur un projet, la communication est extrêmement importante. Chacun doit comprendre les tâches de ses collaborateurs, suivre l’avancement du projet et repérer les éventuels obstacles.
Traditionnellement, voici à quoi ce workflow projet pourrait ressembler :
- Une réunion de lancement est organisée avec toutes les parties prenantes du projet pour planifier le projet et répartir les tâches.
- Chaque personne ou équipe impliquée dans le projet saisit ses tâches dans ses propres outils de travail.
- Chaque semaine, une réunion de projet est tenue afin de faire le point sur l’avancement de ses tâches, poser des questions ou partager des retours.
- Entre les réunions, le chat et l’email servent à diffuser les informations, obtenir des réponses rapides ou remonter tout problème urgent.
- Si quelqu’un rencontre des obstacles ayant un impact sur le projet, des réunions spéciales sont organisées pour traiter collectivement le problème.
Si vous ne comptez que sur les réunions hebdomadaires pour obtenir des mises à jour sur le projet, vous risquez de passer cinq jours à travailler sur quelque chose qui n’est pas aligné sur la vision du projet. Sans parler des problèmes potentiels de communication. Comme les messages Slack et emails sont séparés de votre outil de travail, les parties prenantes peuvent manquer des échanges clés. Cette dispersion de la communication peut entraîner un environnement désorganisé qui nuit à la productivité.
Voici à quoi un workflow optimisé pourrait ressembler :
- Une réunion de lancement est organisée avec toutes les parties prenantes du projet. Vous élaborez un plan et attribuez les tâches.
- Chaque personne ou équipe impliquée dans le projet saisit ses propres tâches dans ses outils de travail respectifs. Ces outils sont intégrés et les tâches et projets pertinents sont synchronisés ensemble.
- Toutes les personnes impliquées dans le projet peuvent suivre l’avancement des tâches, communiquer et collaborer depuis leur outil de travail préféré. Toutes les informations sont immédiatement visibles pour les parties prenantes, et toutes les discussions ont lieu au sein du projet, à la vue de tous.
- Des mises à jour en temps réel permettent de détecter les problèmes dès qu’ils surviennent, et les retours sont reçus plus rapidement, ce qui réduit les efforts gaspillés et permet de respecter les délais du projet.
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