Gestion des flux de travail : définition, exemples et principaux avantages

Un flux de travail est une manière d’accomplir une tâche répétitive, et il est généralement loin d’être simple. Alors qu’un processus se situe à un niveau plus général, les flux de travail sont utilisés au niveau des tâches et tendent à être plus dynamiques. Ils impliquent souvent de nombreux allers-retours, des parcours ramifiés, ainsi que de nombreux outils et équipes différents.

La gestion des flux de travail est également souvent cyclique : chaque fois que vous mettez à jour et rationalisez votre flux de travail, vous devez le cartographier à nouveau et recommencer à le suivre jusqu’à votre prochaine optimisation.

Éléments essentiels d’un système de gestion des flux de travail

La plupart du temps, vous utiliserez un outil logiciel de gestion des flux de travail de projet pour gérer vos flux de travail. Si vous choisissez une approche manuelle, je vous recommande de consacrer un poste entier à la gestion des flux de travail au sein de votre entreprise (mais, en fin de compte, vous devriez plutôt numériser vos flux de travail).

La solution de gestion des flux de travail que vous choisissez doit offrir quatre fonctionnalités clés :

 1. Conception

Pour optimiser vos flux de travail personnalisés, vous devez pouvoir les cartographier et les visualiser, souvent à l’aide d’un organigramme ou d’un organigramme décisionnel afin d’illustrer clairement la logique ramifiée et les parcours conditionnels. La conception des flux de travail permet de réduire la fragmentation et garantit que les différentes étapes de votre flux de travail ne sont pas isolées dans un outil ou une équipe spécifique. Idéalement, cette fonctionnalité est assurée par un créateur de flux de travail par glisser-déposer.

Dirigez plus intelligemment à l'ère de l'IA

Rejoignez la communauté DPM pour accéder à du contenu exclusif, des modèles pratiques, des événements réservés aux membres et des conseils hebdomadaires en leadership – l'inscription est gratuite.

Create Free Account

Have an account? Log In

 2. Intégration

Vient ensuite l’intégration des flux de travail. Votre système doit combler les écarts entre vos principaux outils de travail (par exemple, les outils de collaboration, les outils de gestion des ressources et les outils de suivi du temps), les rendant interopérables et permettant aux informations de circuler facilement entre eux. Une bonne application de gestion des flux de travail peut également remplacer tout logiciel externe d’automatisation des flux de travail que vous pourriez utiliser à cette fin.

 3. Rôles de l’équipe

Qui sont les personnes impliquées dans le flux de travail que vous avez créé ? Passent-elles constamment d’un outil à l’autre, se connectent-elles et se déconnectent-elles de leurs comptes, ou ont-elles du mal à se souvenir des identifiants et des mots de passe ? Un bon système de gestion des flux de travail aide les membres de votre équipe à gérer facilement une identité unique, même avec différents outils de travail.

 4. Analyse

Comment savoir si vos efforts d’optimisation des flux de travail portent leurs fruits ? Alors que la plupart d’entre nous consultent les analyses fournies par les outils individuels, une solution de gestion des flux de travail doit évaluer les performances au niveau du flux de travail. Ce suivi plus global fournit des informations plus approfondies sur la manière dont les équipes travaillent et constitue la base d’une analyse plus efficace des flux de travail et d’une optimisation future.

Les avantages de la gestion des flux de travail pour votre équipe

La gestion des flux de travail peut faire toute la différence pour vos processus métier dans quatre grands domaines.

Productivité individuelle

La gestion des flux de travail permet à chacun de travailler avec les outils les mieux adaptés à son rôle, en identifiant les endroits où vos flux de travail se croisent entre les équipes et les outils, puis en utilisant l’intégration pour les connecter.

L’un des principaux avantages de l’automatisation des flux de travail est d’éliminer les tâches répétitives qui occupent une grande partie de votre journée. Les outils de gestion des processus peuvent également vous aider à mettre en place des processus automatisés selon des règles métier, afin que les tâches répétitives soient prises en charge automatiquement par les processus de flux de travail.

En rendant les informations plus facilement accessibles à tous dans les outils qu’ils utilisent déjà, la gestion des flux de travail peut également réduire considérablement le temps que vous passez dans votre boîte de réception ou à essayer de ne pas bailler sur Zoom.

Alignement de l’équipe

Garantir l’alignement est vraiment difficile, surtout si votre équipe travaille avec plusieurs outils et depuis différents endroits.

Un moteur de flux de travail vous permet d’optimiser les flux de travail où que vous soyez, tandis que l’intégration permet aux dirigeants de suivre les flux de travail en temps réel depuis leur propre outil, afin de garantir l’alignement. Ainsi, lorsqu’un élément semble déplacé ou que l’équipe rencontre un obstacle, vous pouvez rapidement remettre les choses en ordre.

De plus, les données de performance mises en évidence grâce à la gestion des flux de travail permettent aux responsables d’équipe de revoir et d’améliorer la manière dont leurs équipes travaillent, ce qui favorise un meilleur alignement et des flux de travail plus agiles à long terme.

Transparence de l’information

Perdez-vous énormément de temps à essayer de trouver les informations dont vous avez besoin ? En moyenne, un employé consacre environ huit heures par semaine à rechercher des informations.

La gestion des flux de travail élimine les silos entre les outils qui maintiennent les données verrouillées, tout en offrant des contrôles d’accès afin que vous puissiez déterminer qui peut consulter ou modifier les fichiers.

L’intégration rend le travail accessible à tous ceux qui en ont besoin et offre aux responsables une meilleure visibilité. Une transparence accrue signifie que les contributeurs individuels disposent des informations nécessaires pour hiérarchiser leur travail et accélérer la prise de décision. Tout cela peut également se faire de manière asynchrone, ce qui signifie moins de messages et de réunions.

Facilité de collaboration

La collaboration devient plus difficile. À mesure que les collaborateurs passent d’outils généralistes à des outils spécifiques à leur rôle, les espaces de travail qu’ils partagent se recoupent de moins en moins. Ajoutez à cela l’essor du télétravail, et vous vous retrouvez dans un environnement difficile pour gérer des projets transversaux.

Mais la gestion des flux de travail élimine les principaux obstacles en transformant l’outil que vous utilisez en plateforme collaborative. Les collaborateurs peuvent partager leurs commentaires, faire avancer les éléments dans des processus d’approbation, transmettre le travail et mener les projets à leur terme depuis le logiciel de gestion des flux de travail payant ou gratuit de leur choix. Aucun compromis sur vos outils de travail. Aucune information perdue lors de la traduction. Et aucune réunion interminable.

Exemples de gestion des flux de travail

À quoi ressemble la gestion des flux de travail en pratique ? Les cas d’utilisation sont presque infinis (pour en savoir plus sur les différents types de gestion des flux de travail), mais examinons deux exemples de flux de travail différents : la coordination d’une équipe et un projet transversal.

Un flux de travail pour la coordination d’une équipe

Dans cette optique, voici un exemple de flux de travail courant pour la coordination d’une équipe :

1. Organisez une réunion debout avec votre équipe chaque matin pour discuter de l’attribution des tâches de la veille et planifier celles d’aujourd’hui.
2. Consultez votre outil de gestion des tâches pour voir quelles tâches et quels projets sont prévus aujourd’hui.
3. Consultez les outils de travail des différents membres de votre équipe pour suivre l’avancement de leurs tâches et garantir la coordination. Contactez-les par messagerie instantanée ou par e-mail pour demander des mises à jour, lancer un processus d’approbation, etc.
4. Organisez ou participez à plusieurs réunions par jour pour obtenir des mises à jour sur les projets ou les KPI.
5. Diffusez les mises à jour au reste de l’équipe par le biais de réunions supplémentaires, d’e-mails ou de messages instantanés.
6. Planifiez de nouvelles initiatives et créez-les dans chacun des outils de votre équipe.
7. Rassemblez les informations provenant de toutes ces différentes sources dans des rapports destinés à votre conseil d’administration ou à vos dirigeants.

Cela représente beaucoup de travail et laisse de côté toutes les tâches quotidiennes qu’un responsable d’équipe peut devoir accomplir lui-même. Essayer de comprendre l’avancement des projets en passant d’un diagramme de Gantt dans Asana à un tableau Kanban dans Trello n’est pas la meilleure façon d’utiliser votre temps.

Voici à quoi ressemble un flux de travail de coordination d’équipe après l’optimisation de vos processus :

1. Créez un projet d’équipe centralisé dans votre outil préféré de gestion du travail.
2. Intégrez vos outils. Une bonne intégration bidirectionnelle permettra aux informations de circuler entre les outils afin que chacun reste à jour.
3. Suivez directement les tâches de votre équipe depuis votre outil favori chaque jour, qu’il s’agisse d’un outil de gestion des tâches, d’un logiciel de flux de travail d’approbation ou même d’un logiciel propre à un secteur, comme un logiciel de flux de travail pour la construction. Les mises à jour sont automatiquement visibles dans votre projet. Cela vous permet de fournir rapidement des commentaires, d’effectuer un suivi avec des questions ou d’intervenir pour rectifier le tir.
4. Fournissez des mises à jour, déléguez le travail et dirigez les initiatives depuis ce même projet.
5. Intégrez votre projet d’équipe à vos outils de travail et synchronisez directement avec eux les mises à jour importantes. Les logiciels de flux de travail open source peuvent constituer une option précieuse dans ce contexte, car ils proposent des solutions hautement personnalisables qui vous permettent d’adapter les intégrations et les flux de travail aux besoins spécifiques de votre équipe.

Un flux de travail de projet transversal

Lorsque différentes équipes doivent collaborer sur un projet, la communication est extrêmement importante. Chacun doit comprendre sur quoi travaillent ses collaborateurs, comment le projet progresse et s’il existe des obstacles en cours de route.

Traditionnellement, voici à quoi pourrait ressembler ce flux de travail de projet :

1. Une réunion de lancement est organisée avec toutes les parties prenantes du projet afin de planifier le projet et d’attribuer les tâches.
2. Chaque personne ou équipe impliquée dans le projet saisit ses tâches dans ses propres outils de travail.
3. Chaque semaine, vous organisez une réunion de projet pour vous informer mutuellement de l’état des tâches dont vous êtes responsables, poser des questions ou donner votre avis.
4. Entre vos réunions, la messagerie instantanée et les e-mails servent à diffuser les informations, à obtenir rapidement des réponses aux questions ou à signaler tout problème urgent.
5. Si quelqu’un rencontre des obstacles qui ont un impact sur le projet, des réunions spéciales sont organisées pour traiter le problème en groupe.

Lorsque vous vous appuyez sur des réunions hebdomadaires pour obtenir des mises à jour sur le projet, vous risquez de passer cinq jours à travailler sur quelque chose qui ne correspond pas à la vision du projet. Des problèmes de communication peuvent également survenir. Comme les messages Slack et les e-mails sont séparés de votre outil de travail, les parties prenantes peuvent manquer des discussions importantes. Cette communication dispersée peut contribuer à créer un environnement de travail désorganisé qui nuit à la productivité.

Voici à quoi pourrait ressembler le flux de travail optimisé :

1. Une réunion de lancement est organisée avec toutes les parties prenantes du projet. Vous créez un plan et attribuez les tâches.
2. Chaque personne ou équipe impliquée dans le projet saisit ses tâches dans ses propres outils de travail. Ces outils sont intégrés, et les tâches et projets pertinents sont synchronisés.
3. Toutes les personnes impliquées dans le projet peuvent suivre l’avancement des tâches, communiquer et collaborer depuis leur outil de travail préféré. Toutes les informations sont immédiatement visibles par les parties prenantes, et toutes les discussions ont lieu au sein du projet, afin que chacun puisse les consulter.
4. Les mises à jour en temps réel permettent d’identifier les problèmes dès qu’ils surviennent et de recevoir les retours plus rapidement, ce qui réduit les efforts inutiles et permet de respecter les délais du projet.

Et maintenant ?

Découvrez comment concevoir de meilleurs systèmes grâce aux formations sur les flux de travail axées sur l’efficacité des processus et l’organisation.

Vous souhaitez également échanger avec d’autres chefs de projet numériques sur l’amélioration de l’efficacité de vos flux de travail et partager des ressources ainsi que des bonnes pratiques ? Rejoignez notre communauté de membres et obtenez un accès à plus de 100 modèles, exemples et échantillons, et échangez avec des centaines d’autres chefs de projet numériques sur Slack.