Comment créer un circuit d’approbation de documents en 7 étapes
Réduire les retards gênants: Les circuits d’approbation de documents vous aident à éliminer les délais manqués, les incompréhensions, et à maintenir la collaboration d’équipe organisée et efficace.
Maîtriser les cycles d’approbation: Des circuits efficaces garantissent la régularité des cycles d’approbation, réduisant aussi les erreurs, retards et problèmes de conformité nuisibles à la productivité et à la croissance.
Le logiciel est la solution: Un logiciel de circuit de validation est le meilleur moyen de configurer et de gérer vos circuits d’approbation de documents. Il supprime les tâches manuelles et vous aide à identifier les axes d’amélioration.
Des processus d'approbation de documents inefficaces peuvent entraîner des échéances manquées, des problèmes de communication et une collaboration d'équipe désorganisée.
Avec un flux de travail d'approbation de documents rationalisé, vous pouvez éviter les cycles de révision incohérents, les erreurs, les retards et les problèmes de conformité, qui nuisent tous à la productivité et à la croissance de votre équipe.
Qu'est-ce qu'un flux de travail d'approbation de documents ?
Les flux de travail d'approbation de documents sont des processus et procédures métier pour créer, réviser, approuver, stocker et distribuer les documents de l'organisation.
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Mettre en place un flux de travail d'approbation de documents ne sert pas seulement à éviter le chaos ; il s'agit aussi d'améliorer la productivité, de réduire les erreurs et de favoriser une meilleure collaboration. Il s'agit de mieux contrôler les processus liés aux documents afin que chaque étape soit efficace et conforme.
Avec les bons outils d'automatisation de flux de travail d'approbation et les bonnes technologies, vous pouvez améliorer l’exécution des flux de travail, réduire les tâches manuelles et optimiser l’efficacité de la gestion documentaire.
Cependant, avant de mettre en œuvre des flux de travail d’approbation spécifiques dans des outils comme Jira ou SharePoint, il vaut la peine de considérer les avantages plus globaux de l’implémentation d’un système de gestion documentaire servant de fondation sécurisée et évolutive pour vos processus de documentation. Vous pouvez toujours démarrer avec un système de gestion documentaire gratuit afin de voir s'il correspond à vos besoins avant de vous engager.
Pourquoi avez-vous besoin d’un flux de travail d’approbation de documents ?
Les flux de travail de révision de documents empêchent l'apparition du chaos de plusieurs manières :
- Cohérence : La cohérence est essentielle pour maintenir les standards de qualité dans toute l'organisation. Elle garantit que vos documents contiennent toutes les informations requises avant d'être envoyés.
- Transparence : Les flux de travail d’approbation de documents fournissent une traçabilité transparente des révisions et des validations, afin que vous et vos parties prenantes puissiez suivre les modifications, identifier les responsabilités et rester informés des mises à jour et échéances. Cela favorise l’esprit de responsabilité, la confiance et l’engagement au sein de votre équipe.
- Collaboration : Les équipes projet collaborent de manière plus efficace lorsqu’il existe des flux de travail de projet transparents pour la création, la révision et l’approbation des documents. Les processus de flux de travail facilitent aussi la communication entre membres de l’équipe en leur permettant d’apporter des retours, de suivre les modifications et versions, et de prendre des décisions efficacement.
Types d’approbation de documents
Voici les types de documents qui peuvent nécessiter un flux de travail d’approbation.
- Contrats : Il peut s’agir de contrats entre l’entreprise et des clients, fournisseurs ou employés. Ce sont des documents juridiques qui nécessitent une révision et une approbation par plusieurs parties. Un flux de travail d'approbation de documents permet de s'assurer que tout est conforme et validé dans les temps.
- Propositions ou cahier des charges : Les informations contenues dans une proposition ou un cahier des charges (SOW) sont essentielles pour le succès d’un projet et servent de référence si un client demande plus que ce qui est prévu. Qui a parlé de dérive du périmètre ?
- Livrables de projet : Les livrables tels que les documents de conception, les spécifications et les prototypes doivent être révisés et approuvés par les équipes projet, clients et parties prenantes. Les flux de travail d’approbation de documents vous permettent de vous assurer que tous les livrables répondent bien aux exigences et attentes du projet.
Qui est impliqué ?
- Auteur/créateur : La personne chargée de rédiger la version originale du document, de saisir le contenu, de mettre en forme et d'organiser les informations afin qu'elles correspondent aux objectifs et spécifications du document.
- Gestionnaire de document : Cette personne supervise le processus du flux de travail du document. Elle attribue les relecteurs, suit l'avancement, contrôle les délais et s'assure que tout le monde respecte les protocoles du flux de travail.
- Relecteurs : Individus ou équipes chargés d'examiner le document pour vérifier qu'il est exact, complet et conforme aux normes, réglementations ou politiques de l'organisation. Les relecteurs peuvent formuler des commentaires, proposer des modifications ou approuver le document pour les étapes ultérieures du traitement.
- Approbateur(s) : Ce sont les personnes désignées ou les autorités responsables de l'approbation du document avant sa finalisation ou sa diffusion. Les approbateurs vérifient que le document répond aux standards de l'organisation et obtiennent l'autorisation nécessaire à sa diffusion.
En tant que chef de projet, vous pouvez occuper plusieurs rôles dans un flux de travail documentaire. Par exemple, vous pouvez être relecteur lors du processus de rédaction du cahier des charges/proposition. Cela vous offre l'opportunité d'évaluer la faisabilité d'un projet avant que les livrables, les estimations de temps et les coûts ne soient validés.
Étapes typiques du parcours d'un document
Voici une présentation des éléments essentiels des flux de travail documentaire en prenant l'exemple d'une charte de projet.
1. Création du document
Le flux de création de document peut commencer à partir d'un modèle ou être réalisé à partir de zéro. Il consiste à saisir le contenu, formater et organiser les informations en fonction de la finalité du document et du public visé.
- Qui : Il incombe au chef de projet de créer la charte (cela est bien plus aisé si vous utilisez un modèle de charte de projet).
- Quoi : Cela implique de rédiger un document qui présente le périmètre du projet, les objectifs et les parties prenantes clés, et qui donne la direction générale de tout le projet.
- Quand : Généralement réalisé aux premières étapes du projet.
- Où : Le processus de création utilise généralement un logiciel de création de documents (ou un logiciel de collaboration documentaire, si plusieurs membres de l'équipe participent à la création du document).
- Comment : Le chef de projet peut choisir d'utiliser un modèle prédéfini fourni par l'organisation ou de créer le document à partir de zéro, selon les exigences spécifiques du projet.
2. Définir les relecteurs
Lors de cette étape, les relecteurs examinent le document pour s'assurer qu'il est exact, complet et en adéquation avec les buts et objectifs du projet. Vous sélectionnerez les personnes ou équipes appropriées pour la relecture et garantirez leur qualité et leur efficacité.
- Qui : Le chef de projet identifie les personnes ou équipes appropriées pour relire la charte du projet.
- Quoi : Les relecteurs évaluent l'exactitude, l'exhaustivité et la conformité du document avec les objectifs du projet.
- Quand : La phase de relecture intervient généralement après la création du document.
- Où : Les relecteurs sont généralement choisis au sein de l'équipe de gestion de projet ou parmi les parties prenantes concernées.
- Comment : Les relecteurs peuvent être sélectionnés en fonction de leur expertise, de leur rôle dans le projet ou de leur implication en tant que parties prenantes.
3. Installer dans le logiciel de gestion documentaire & définir les critères d'approbation
Cette étape du processus vise à garantir que le flux de gestion documentaire fonctionne sans accroc et conformément à des procédures d'approbation efficaces ; l'orchestration des flux de travail contribue alors à coordonner le routage des documents, les approbateurs et les déclencheurs automatisés dans l'ensemble du système.
- Qui : Le chef de projet est généralement responsable de la création de la charte de projet dans le logiciel de gestion du flux documentaire.
- Quoi : Cela consiste à configurer le document au sein de la plateforme logicielle et à définir les critères d'approbation.
- Quand : Cette étape intervient après la création du document et l'identification des relecteurs.
- Où : Le document est géré au sein du logiciel ou de la plateforme de flux de travail prédéfinie (des logiciels de gestion de flux de travail open source sont également disponibles).
- Comment : Les critères d'approbation sont définis en fonction des politiques de l'organisation, des besoins du projet ou des normes de conformité.
4. Surveiller l'Avancement des Documents
Cette étape permet d'assurer la circulation fluide des documents dans le processus d'approbation. Vous assurez la supervision, suivez le statut du document et traitez les problèmes qui pourraient survenir lors du processus d'approbation.
- Qui : Le chef de projet surveille généralement l'évolution de la charte de projet tout au long du flux d'approbation.
- Quoi : Il s'agit de suivre l'état du document et de s'assurer qu'il progresse efficacement dans le processus d'approbation.
- Quand : La surveillance s'effectue en continu pendant tout le processus d'approbation.
- Où : L'avancement est suivi dans le logiciel de gestion du flux documentaire ou le système de gestion de projet.
- Comment : Contrôles réguliers du statut, notifications, et identification d'éventuels goulots d'étranglement du projet.
5. Revoir les Retours et Mettre à Jour
À cette étape, vous vous assurez que les documents sont conformes et que les parties prenantes fournissent des retours précieux sur les documents.
- Qui : Le chef de projet est responsable de l'examen des retours reçus des réviseurs de documents.
- Quoi : Les commentaires sont évalués pour identifier les points à améliorer ou clarifier dans la charte de projet.
- Quand : Cette étape a lieu une fois que les retours ont été fournis. Si des modifications sont suggérées, appliquez-les avant d'envoyer le document à toute source externe ayant une incidence financière.
- Où : Les révisions sont apportées directement dans le document.
- Comment : En fonction des retours reçus, les mises à jour nécessaires sont apportées au document afin qu'il reste en phase avec les objectifs du projet et les attentes des parties prenantes.
6. Renvoyer pour Approbation Finale
Une fois les documents relus et les retours intégrés, ils peuvent nécessiter l'approbation de personnes ou départements désignés avant d'être finalisés ou diffusés.
- Qui : Le chef de projet est chargé de soumettre à nouveau la charte de projet révisée pour approbation finale.
- Quoi : Le document mis à jour est envoyé pour une dernière relecture et validation après les éventuelles modifications.
- Quand : Cela intervient après l'intégration des retours et la révision du document.
- Où : Les rééditions se font dans le logiciel de gestion du flux documentaire ou le logiciel de gestion de projet.
- Comment : Le document révisé est soumis via le flux d'approbation pour une autorisation finale.
7. Stocker les Documents et Gérer les Autorisations
Après l'approbation finale, vos documents doivent être stockés de manière sécurisée et accessibles pour des besoins futurs de consultation, de récupération et de conformité.
Le stockage sécurisé de vos documents finaux n'est qu'une partie des meilleures pratiques de gestion documentaire. Il vous faut aussi mettre en place des protocoles de gestion des versions, des règles d'accès et des audits réguliers afin de garantir que votre documentation reste à jour, accessible et conforme.
Les documents doivent être stockés en toute sécurité pour consultation, récupération ou besoins de conformité ultérieurs. Vous pouvez utiliser aussi bien des systèmes de classement physiques que des systèmes de gestion électronique des documents (SGED) ou des plateformes de stockage en ligne (Dropbox, Google Drive).
Mettez en place des règles pour le stockage et l'archivage documentaire afin de gérer efficacement le cycle de vie des documents. Déterminez pendant combien de temps les documents doivent être conservés, quand ils doivent être archivés, et la manière de les éliminer en toute sécurité.
- Qui : Le chef de projet est responsable de l’archivage de la charte de projet approuvée et de la gestion des autorisations sur le document.
- Quoi : Cela implique d’organiser et de sécuriser l’accès au document dans un référentiel désigné.
- Quand : Cette action a lieu après l’approbation finale de la charte de projet.
- Où : Le document est stocké dans un référentiel documentaire ou un système de gestion documentaire.
- Comment : Les autorisations d’accès sont appliquées en fonction des rôles, assurant ainsi la sécurité du document et permettant aux acteurs concernés d’y accéder si nécessaire.
Consultez notre analyse approfondie sur la cartographie des flux de travail et les workflows numériques pour en savoir plus sur la mise en place d’un processus d’approbation documentaire efficace.
Outils pour les processus de workflow d’approbation documentaire
Vous pouvez utiliser différents types de technologies pour faciliter les workflows documentaires, allant de simples solutions logicielles de gestion de workflow à des systèmes avancés pour l’entreprise.
En voici quelques exemples :
- DMS : Les plateformes DMS, les logiciels d’approbation et les logiciels de gestion documentaire offrent des référentiels centralisés pour le stockage, l’organisation et la gestion des documents. Elles incluent fréquemment des fonctionnalités de gestion des versions, de contrôle d’accès, de balisage des métadonnées et de capacités de recherche.
- Logiciels d’automatisation des workflows : Les logiciels d’automatisation des workflows permettent de concevoir, d’optimiser et d’automatiser vos flux de travail documentaires. Vous pouvez créer des workflows personnalisés avec des étapes prédéfinies, des règles et des déclencheurs pour l’acheminement et l’approbation des documents.
- Solutions de signature électronique : Les logiciels de signature électronique, un type de système d’approbation documentaire, permettent d’apposer des signatures numériques sans avoir à imprimer, numériser ou poster de documents papier. Intégrez ces solutions à vos workflows pour accélérer la signature électronique et l’approbation numérique. Si toutefois vous êtes soucieux du budget, sachez qu’il existe de nombreuses solutions gratuites de signature électronique dans cette catégorie.
Découvrez la différence entre BPM et workflow ici.
6 astuces pour optimiser vos workflows documentaires
Voici mes petites astuces malignes pour les processus d’approbation documentaire :
- Automatisez les notifications : En paramétrant des notifications automatiques, vous pouvez vous assurer que tout le monde est informé lorsque les documents sont prêts à être relus, lorsque les échéances approchent ou s’il y a eu des modifications. Ainsi, personne n’est laissé dans le flou et chacun peut participer en temps voulu.
- Configurez un parcours conditionnel pour la circulation des documents : Faites dépendre l’acheminement de vos documents (c’est-à-dire qui les reçoit) de leur objet ou de la personne devant donner son aval. Par exemple, pour une question budgétaire importante, le document est automatiquement envoyé aux décideurs de haut niveau pour approbation.
- Examens en parallèle : Plus besoin d’attendre que chacun relise à la suite. Avec la relecture parallèle, différents membres de l’équipe peuvent travailler simultanément sur différentes parties. Cela réduit les cycles de validation et accélère l’approbation des documents.
- Modèles de documents : Les modèles standardisés sont vos meilleurs alliés. Utilisez-les pour assurer la cohérence des documents et vous verrez à quel point il est plus simple pour tous de les rédiger. (PS : vous pouvez trouver des modèles de documents projet importants dans notre bibliothèque réservée aux membres DPM ici.)
- Gestion des versions : Intégrez vos workflows à des systèmes de gestion des versions pour suivre automatiquement qui a fait quoi et quand. Fini les incertitudes ou le risque de travailler sur une version obsolète.
- Approbation de secours : Autorisez les valideurs à déléguer leur pouvoir d’approbation à un remplaçant désigné en cas d’indisponibilité. Cela évite les retards dans le processus d’approbation et garantit la continuité de vos flux de travail documentaires.
3 erreurs courantes à éviter
- Sécurité insuffisante : Négliger les autorisations appropriées ou accorder l'accès à des personnes non autorisées peut entraîner de graves failles et compromettre potentiellement des informations sensibles de l'entreprise. Assurez-vous de cartographier les dépendances et les réviseurs avant de lancer le flux de travail. Un DMS vous permettra de le faire rapidement ; sinon, documentez-le et surveillez-le de près.
- Sous-estimer la surveillance du flux de travail : Le fait de ne pas évaluer, améliorer et documenter le flux de travail peut entraîner des erreurs et de la confusion parmi les parties prenantes, les membres de l’équipe et les clients. Une surveillance et des améliorations régulières vous permettent de maintenir l’efficacité et la clarté du flux de travail.
- Mauvais archivage : Une bonne gestion facilite la localisation rapide des documents finaux validés par vous et votre équipe. Mettre en place et communiquer une procédure structurée de stockage et d’archivage des documents à l’échelle de l’entreprise assure un accès facilité à tous et réduit le temps de recherche.
Et ensuite ?
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