Gestion des ressources créatives : Guide pour les agences et au-delà
Bien gérer les ressources est essentiel pour les équipes créatives et les agences, car cela leur permet de produire davantage de leur meilleur travail et de facturer plus d’heures de manière régulière.
Mais cela peut ressembler à une partie de Tetris pour réussir à aligner toutes les pièces en mouvement de façon parfaite, afin que personne ne se retrouve « sur le banc » ou ne subisse trop de pics et de creux dans son planning.
Qu’est-ce que la gestion des ressources créatives ?
La gestion des ressources créatives est le processus consistant à gérer le planning de votre équipe créative et à coordonner les activités nécessaires à la réalisation des projets.
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Cela consiste à déterminer combien d’heures chaque personne (ou ressource) devra consacrer chaque semaine pour que ses projets soient terminés à temps, tout en surveillant si un membre de l’équipe est surbooké ou sous-occupé.
Lorsque vous disposez de ces informations, équilibrez les charges de travail. Cela peut signifier faire appel à des freelances si vos designers sont surchargés, répartir le travail sur plusieurs semaines ou ajuster les délais.
Votre équipe créative doit disposer d’un flux de travail pour la gestion des ressources sur le court terme et dans le cadre d’une planification prévisionnelle à plus long terme. Cela vous aidera à mieux anticiper les besoins futurs en ressources et à déterminer quand et combien de nouveaux projets votre équipe peut accepter. Si votre agence gère des campagnes internes ou pour des clients, vous pouvez également inclure dans la planification les membres qui s’occupent des outils de campagne, par exemple ceux qui gèrent des logiciels d’email marketing pour agences, afin de vous assurer que vous répartissez correctement les ressources sur tous les flux de travail.
Pourquoi la gestion des ressources créatives est-elle importante ?
La gestion des ressources créatives est importante car elle permet de :
- Optimiser les profits et le temps : S’assurer que tous les membres de l’équipe projet sont affectés en totalité à des heures facturables et à du travail (si vos prestations sont facturées) est un excellent moyen de maximiser les profits. Si vous travaillez dans une équipe interne, comme un studio VFX, qui ne facture pas de clients finaux, la gestion des ressources vous permet d’être plus efficace et de tirer le meilleur parti du temps disponible. Utiliser un logiciel de gestion des ressources ou de gestion de projets VFX permet d’éviter les temps morts et de rémunérer inutilement une équipe « sur le banc ».
- Prévenir la surcharge de travail et l’épuisement : Maintenir une charge de travail régulière, plutôt que d’alterner périodes de suractivité et de sous-occupation, aide à éviter le burn-out des membres de l’équipe (notamment dans les agences, ce que vous pouvez suivre via un logiciel de gestion des ressources en agence). Prévoir à l’avance constitue une bonne pratique pour le prévenir. Certains préfèrent les fluctuations (comme de nombreux freelances et prestataires), mais d’autres apprécient la stabilité d’un planning prévisible.
- Réduire le risque de licenciements ou de mises en chômage technique : Même si cette responsabilité ne revient jamais directement au chef de projet, celui-ci doit pouvoir fournir des projections d’utilisation des ressources et transmettre ces informations à la direction ou à l’équipe commerciale. Ainsi, les responsables de la réservation ou de l’initiation de nouveaux projets sauront où se situent les lacunes de ressources et quels types de projets privilégier pour maintenir un équilibre optimal.
- Améliorer la prévision : Gérer régulièrement les ressources permet d’obtenir une meilleure prévision des ressources à long terme. Tenir à jour les fichiers de suivi ou les solutions logicielles de gestion des ressources, à mesure que les plannings évoluent, permet d’anticiper plus efficacement les besoins à venir. Cela aide aussi chaque membre à mieux organiser son propre emploi du temps et à éviter de prendre des congés pendant un lancement important !
- Favoriser la collaboration au sein de l’équipe : Des membres avec une charge de travail équilibrée renforcent la collaboration au sein de l’équipe. Dans certaines agences créatives, les équipes fonctionnent en « pods » ou groupes sur les projets. Cela implique qu’il devrait y avoir suffisamment de temps pour de bonnes passations ou pour que les développeurs puissent consulter l’équipe design dès le début du processus créatif, afin d’identifier rapidement les risques ou les problèmes éventuels. Ce type de collaboration n’est pas possible si les charges de travail ne sont pas équilibrées.
- Aider à gérer les attentes clients : Par exemple, si votre client signe un contrat et s’aperçoit ensuite qu’il vous faudra 6 à 8 semaines avant de pouvoir commencer, son mécontentement sera immédiat. Un logiciel de gestion des ressources clients peut apporter une visibilité en temps réel sur les ressources disponibles, permettant de fixer des plannings réalistes. À l’inverse, promettre une date de lancement sans disposer des ressources nécessaires peut générer du stress dans l’équipe et conduire à un travail bâclé ou à des raccourcis pour respecter les délais.
Comment la gestion des ressources diffère-t-elle dans les équipes créatives par rapport à d’autres secteurs ?
Alors que presque toutes les équipes doivent gérer leurs ressources à un certain niveau, les équipes créatives doivent gérer leurs ressources de manière efficace. En effet, les ressources créatives possèdent généralement des compétences hautement spécialisées.
Par exemple, si votre équipe compte trois graphistes, ces trois personnes peuvent avoir des compétences très différentes. Vous pourriez avoir un designer senior possédant une solide expérience en ergonomie ou capable d'assurer que toutes les créations numériques soient accessibles.
Un autre designer de niveau intermédiaire pourrait être plus expert en conception de logos et d'identité de marque, tandis que votre dernier designer pourrait être plus junior et, avec l'orientation d'un designer plus expérimenté ou de votre directeur de la création, peut contribuer à donner vie aux concepts créatifs.
En raison des différences de compétences, vous ne pouvez pas simplement attribuer au hasard l'un de ces designers à un nouveau projet. Lorsqu'il s'agit de talents créatifs, il est important de comprendre les compétences requises pour le projet et d'assigner la bonne personne à la bonne étape du travail.
Cela peut être différent de votre équipe de développement, où il peut y avoir des différences d'expérience, mais où plusieurs développeurs devraient être capables de coder dans le même langage de programmation et être plus interchangeables d'un projet à l'autre.
Cinq meilleures pratiques pour une gestion efficace des ressources créatives
Voici cinq meilleures pratiques pour la gestion des ressources créatives.
- Commencez par la planification de la capacité : Définissez combien de temps chaque membre de l’équipe a de planifié par rapport à ses disponibilités (cela se fait idéalement via un modèle de planification de la capacité). Prenez en compte les responsabilités non facturables, les congés prévus ou des engagements comme le développement professionnel. Cela vous donnera une idée du temps réellement disponible pour l’équipe. Si vous faites appel à des sous-traitants ou des freelances, demandez-leur leur disponibilité chaque semaine ou chaque mois au cas où vous auriez besoin d’alléger la charge si l’équipe devient surchargée.
- Procédez à l’allocation des ressources avant le lancement : Lorsque vous planifiez de nouveaux travaux, commencez à allouer les ressources avant le lancement et prenez un moment pour mettre tout le monde en place et à niveau avant que le travail commence réellement. Cela peut faire gagner du temps une fois le projet démarré. Pour allouer des ressources, consultez le cahier des charges et les compétences nécessaires. Par exemple, la phase de conception d’un nouveau site web pourrait nécessiter du soutien UX, un designer et un développeur pour commencer l’architecture de l’information et quelques wireframes basse fidélité.
Vous pourriez aussi consulter un expert en contenu ou un spécialiste SEO pour poser de bonnes bases lors des étapes ultérieures du projet. - Équilibrez les charges de travail : Surveillez vos ressources à mesure que les délais et le périmètre du projet évoluent. Imaginons que vous aviez prévu que votre designer travaille sur les wireframes pendant un sprint de deux semaines, mais que des retours de parties prenantes prolongent la période à quatre semaines. Si elle était déjà entièrement réservée sur d’autres missions pour le second sprint, elle ne peut pas tout faire. Pour équilibrer sa charge, vous avez deux options : reporter le travail du second sprint de deux semaines ou le réassigner. La question porte alors sur les compétences : certains designers peuvent être interchangeables, mais si une compétence spécialisée est requise, il pourrait ne pas être possible de transférer la tâche à un autre designer.
- Analysez les données : Consultez les performances passées sur des projets similaires. Tout comme pour estimer de nouveaux travaux, nous pouvons regarder les données issues de nos outils de gestion des tâches pour comprendre quelles étapes sont nécessaires et combien de temps elles ont demandé sur des projets comparables. Cela permet d'établir une base sur laquelle planifier. Veillez à ajuster selon les variations de compétences et la complexité des tâches, et passez régulièrement en revue le suivi du temps et les données d’utilisation pour obtenir des informations précieuses sur la performance des ressources.
- Anticipez et communiquez : Bien que certains points évoqués ici paraissent intuitifs, ce n’est pas toujours le cas. Tout le monde ne pense pas à quel point l’avancement du projet (en avance ou en retard) peut impacter la gestion des ressources ou même la planification des nouveaux projets. Organiser des réunions de planification des ressources pour discuter de la charge actuelle et des travaux possibles à venir de l’équipe peut grandement aider à repérer les besoins et à équilibrer les charges de travail.
Outils logiciels pour la gestion des ressources créatives
Il existe de nombreux outils de gestion de projet pour agences créatives qui peuvent aussi aider dans la gestion des ressources.
Lors du choix d’un logiciel de gestion des ressources ou d’un logiciel de gestion des ressources clients, privilégiez un outil vous permettant de visualiser différentes allocations de ressources et leur impact sur la chronologie et la portée du projet, vous épargnant ainsi le temps et les efforts précieux que vous auriez consacrés à les comparer manuellement.
Beaucoup d’outils de gestion des ressources sont très axés sur les données, et c’est très bien, mais c’est totalement différent quand on travaille avec des esprits créatifs. Leur cerveau n’est pas composé de données, de chiffres, de logistique ou de budgets.
Si le coût est un facteur, vous pouvez également essayer un outil de gestion des ressources gratuit pour vous lancer.
Si vous aimez votre logiciel de gestion de projet mais qu’il n’intègre pas la gestion des ressources, envisagez de choisir un ou plusieurs outils avec des intégrations qui couvrent ce besoin. Nos outils préférés de gestion des ressources pour des projets créatifs sont notamment :
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Si vous cherchez un logiciel conçu pour la gestion des ressources marketing, essayez cette liste de logiciels de gestion des ressources pour le marketing ou notre liste d’outils de gestion des ressources pour les médias.
Et ensuite ?
Bien que cet article ait pour but de vous aider avec les meilleures pratiques de la gestion des ressources créatives, il y a encore beaucoup à apprendre. Rejoignez notre communauté pour lire d’autres conseils sur la gestion des ressources de la part de chefs de projet expérimentés. Vous aurez également accès à plus de 100 modèles, exemples et échantillons pour la documentation essentielle du projet tels que les diagrammes de Gantt ou les plans de ressources.
