Exemple d’allocation des ressources étape par étape : découvrez comment ça fonctionne
L'allocation des ressources est une étape essentielle dans le processus de gestion de projet. Peu importe votre secteur d'activité ou si vous pilotez un ou plusieurs projets, vous avez besoin de ressources. Cela inclut des outils ou équipements spéciaux, et surtout des personnes, pour vous aider à réaliser le travail et atteindre vos objectifs.
Planifier et allouer de façon optimale les ressources dont vous disposez aura un impact significatif sur votre capacité à livrer votre projet dans les délais et le budget impartis. Cela peut également affecter le résultat financier de votre entreprise ainsi que la performance et la satisfaction de votre équipe.
Dans ce guide, nous allons expliquer ce qu’est l’allocation des ressources et pourquoi il est crucial de réussir ce processus, examiner certains défis que vous pourriez rencontrer, puis présenter un exemple étape par étape.
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Qui est responsable de l’allocation des ressources ?
Le rôle responsable de la gestion et de l’allocation des ressources est souvent le chef de projet. Cependant, certaines entreprises recrutent également un responsable des ressources ou un trafic manager pour la planification des effectifs et la répartition du personnel.
En général, les chefs de projet se préoccupent d’allouer et de gérer les ressources pour les projets dont ils sont responsables. À l’inverse, les responsables des ressources ont une vision plus globale et gèrent l'allocation des ressources à l’échelle de l’entreprise.
Ces deux rôles collaborent étroitement pour affecter les personnes aux projets selon leurs compétences, leur expérience et leur disponibilité, en appliquant les meilleures pratiques d'allocation des ressources.
Par ailleurs, le rôle du trafic manager s’apparente à celui d’un Scrum Master, avec un accent sur la gestion des processus, la garantie que les demandes correspondent à la disponibilité des ressources, et la facilitation de la communication entre les équipes.
Le trafic manager est garant du respect des processus… il apporte de la raison à l’équipe et l’aligne avec les priorités de l’entreprise.
Exemple étape par étape : Comment allouer vos ressources projet
Supposons que vous ayez accepté un projet pour votre nouveau client, Ezycounting, un cabinet comptable en pleine croissance dont le chiffre d'affaires annuel est de 20 millions de dollars. Ils vous sollicitent pour développer une application mobile dans un délai de 6 mois. Nous appellerons ce projet Projet Ezy !
Déclaration : Nous avons inclus des exemples issus de l’application Runn afin d’illustrer comment allouer des ressources à vos projets. Runn est une application moderne de planification des ressources et de prévision de capacité, qui aide les chefs de projet à planifier et suivre leurs équipes et projets.
Ayant moi-même travaillé de nombreuses années comme chef de projet, je connais bien les défis liés à l’allocation des ressources. J’ai cofondé Runn pour résoudre ces problématiques et vous offrir une visibilité globale sur l’ensemble de vos projets et les personnes nécessaires pour les mener à bien.
Avant de commencer
1. Connaissez la capacité et la disponibilité de votre équipe projet
Avant de commencer à allouer vos ressources à des projets spécifiques, il est essentiel de déterminer combien de temps vous avez effectivement à allouer.
Certains membres de votre équipe travaillent-ils à temps partiel ? D’autres ne sont-ils présents que certains jours de la semaine ?
Commencez par bien connaître la capacité de votre équipe et combien d’heures par semaine ou par jour chaque employé peut travailler.
Le People Planner de Runn vous donne un accès en temps réel à l’ensemble de vos ressources internes et externes afin que vous puissiez visualiser la charge de travail, les congés et la disponibilité de chacun pour planifier les allocations.
2. Connaissez les autres tâches en cours dans le pipeline de livraison
Il est également important de connaître le travail déjà en cours et celui à venir, car il se peut que certaines personnes travaillent sur plusieurs projets en même temps. Les choses peuvent vite devenir compliquées si vous surchargez certains et sous-utilisez d’autres.
Le Project Planner de Runn affiche tous vos projets planifiés sur la période sélectionnée et vous indique ceux qui sont en cours.
Si vous êtes utilisateur de Runn, le People Planner et les graphiques de capacité sont des moyens rapides de voir où vous pourriez dépasser votre capacité.
La plupart des plateformes de planification de capacité vous permettront facilement de réaliser la planification de la capacité de votre équipe et la planification de l’allocation des ressources.
Planifier votre projet et allouer les ressources
Une fois que vous connaissez les autres projets dans votre pipeline et que vous savez combien de personnes et d’heures sont disponibles, il est temps de vous atteler à l’allocation et à la planification des ressources pour votre projet. Le moyen le plus simple d’aborder ce processus est d’utiliser un logiciel de planification des ressources.
1. Comprendre l’étendue du projet et les contraintes de livraison
Commencez par vous assurer de connaître les exigences et livrables de votre projet, et d’avoir identifié toute contrainte de livraison, comme :
- Ce qui est inclus ou hors périmètre
- Les délais
- Les dépendances
Pour Project Ezy, vous savez que vous devez livrer une application mobile en six mois avec une date de lancement ferme en juillet.
2. Identifier les rôles et compétences nécessaires à votre projet
Identifiez maintenant les rôles, compétences et niveaux de séniorité requis pour mener à bien le projet.
Ezycounting requiert une application native iOS, vous aurez donc besoin d’une personne maîtrisant la programmation Objective-C.
En tant que chef de projet, vous ne saurez pas toujours qui conviendra le mieux à la tâche. Pensez à consulter les chefs d’équipe, architectes solutions et responsables des ressources. Ils connaissent bien leurs membres d’équipe et sauront qui serait le plus adapté, ou là où il pourrait vous manquer des compétences nécessaires à la réussite du projet.
D’après la taille du projet Ezy et le temps imparti, vous prévoyez d’avoir besoin :
- 1 chef de projet
- 1 designer UI/UX
- 2 développeurs
- 1 testeur
3. Dessiner le calendrier de votre projet à haut niveau
Ensuite, construisez un plan projet à haut niveau. Travaillez avec l’équipe pour découper le périmètre en tâches et activités et estimez le temps nécessaire pour couvrir l’ensemble des travaux. Le nombre d’heures ou de jours requis pour accomplir chaque tâche viendra alimenter le plan de ressources et l’échéancier du projet, c’est donc une étape cruciale.
Il est utile de représenter visuellement les grandes phases du projet et de noter les étapes clés, livrables importants ou échéances dans le calendrier projet.
Une fois tout cela aligné, vous aurez sous les yeux une chronologie précisant les dates de début et de fin du projet.
Dans Runn, vous pouvez facilement tracer les phases du projet et ajouter des jalons.
Le projet Ezy s'étend de février à juillet et comporte sept étapes majeures et 5 phases.
4. Allouer les ressources au projet
Choisissez les ressources disponibles que vous souhaitez affecter au projet, en vous assurant qu'elles peuvent prendre en charge de nouvelles tâches. Rappelez-vous :
- De prendre en compte toutes les absences ou jours fériés
- De vous assurer que les personnes que vous allouez au projet disposent des compétences nécessaires
- Et que personne n'est surchargé
Résolvez les surcharges ou conflits en réaffectant le travail à quelqu'un d'autre ou en modifiant le calendrier.
Vous avez alloué Michelle, Monica, Kenny et Beyonce au projet Ezy.
Runn vous permet d'ajouter des personnes à un projet selon leur rôle et leurs compétences, et vous alerte en temps réel en cas de surcharge ou d'absence afin que vous puissiez ajuster les choses à la volée.
Que faire si je n'ai pas les bonnes ressources au bon moment ? Si personne dans votre équipe projet ne possède les bonnes compétences, il se peut que vous deviez recruter un prestataire pour vous aider à réaliser le travail.
Dans Runn, vous pouvez utiliser des placeholders pour indiquer la demande pour un poste ou si vous ne savez pas encore qui dans l'équipe prendra en charge la tâche.
Vous avez ajouté un poste fictif pour le rôle de développeur pendant que vous continuez à allouer vos autres ressources.
Une autre façon de procéder consiste à utiliser un tableur de répartition des ressources avec des calculs automatiques pour les coûts et l'utilisation du budget.
Lorsque le projet est en cours
Au fil de l'avancement de votre projet, les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu.
Que se passe-t-il si vos plans d'allocation de ressources étaient trop prudents, et que vous risquez désormais de dépasser le budget ?!
Un moyen facile de comparer vos prévisions à la réalité consiste à utiliser un logiciel de gestion de projet avec suivi du temps et de faire remplir des feuilles de temps par votre équipe tout au long du projet.
Cela vous permet d'identifier dans quelle mesure vous respectez votre plan d'allocation initial et de détecter tout risque lié aux ressources ou au calendrier en amont, avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Vérifier régulièrement les indicateurs clés de planification des ressources comme l'utilisation et la capacité vous aidera à prendre de meilleures décisions et à éviter la sur-allocation et l'épuisement des équipes.
L'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources performant peut vous fournir une analyse détaillée de la répartition de vos ressources. Par exemple, le rapport de variance de Runn montre l'écart entre vos allocations réelles et prévues.
Le rapport de variance de Runn affiche la différence entre vos allocations réelles et vos allocations prévues.
Pour rester sur la bonne voie et limiter les risques, vous devrez peut-être :
- Remplacer une ressource
- Allouer davantage de ressources
- Modifier la répartition des ressources
Vous êtes à deux mois sur le projet Ezy, et vous pensez que tout se passe bien. Vous vous connectez à Runn et découvrez que votre personnel a travaillé en heures supplémentaires.
Vous en parlez à Ezycounting et ils acceptent de prolonger le projet de deux semaines.
Conclusion
Un processus d’allocation des ressources efficace implique de disposer d’un modèle d’allocation des ressources avant le lancement d’un projet, d’assigner les bonnes personnes au bon moment, et de suivre votre plan en cours de route afin d’assurer une utilisation optimale de l’équipe ainsi que la réussite du projet. Pour vous aider dans ce processus, il peut être avantageux d’utiliser un outil gratuit de gestion des ressources.
Une visibilité sur votre pipeline de travail et sur la capacité de charge de votre équipe est essentielle, afin de pouvoir réagir rapidement aux changements et ajuster efficacement votre plan.
En savoir plus sur comment maîtriser l’allocation des ressources ici.
