El proceso de gestión de recursos del proyecto: guía experta en 5 pasos

En el ecosistema más amplio de la gestión de proyectos, actúa como puente entre la estrategia y la ejecución del proyecto al alinear la capacidad de la organización con las demandas del proyecto.

El proceso de gestión de recursos del proyecto

En mis 13 años de experiencia, he llegado a determinar cuáles son, en la práctica, las cinco etapas o procesos que intervienen en el proceso de gestión de recursos (en contraposición a las seis etapas descritas en el PMBOK). Estas son:

1. Planificación de recursos
2. Estimación de recursos / Asignación de recursos
3. Adquisición de recursos
4. Desarrollo y gestión del equipo
5. Evaluación continua de los recursos

Paso 1: Planificación de recursos

La planificación de recursos es el proceso de determinar qué personas, competencias, herramientas, equipos y presupuesto se necesitan para completar un proyecto correctamente. Su objetivo es garantizar que dispongas de los recursos adecuados en el momento oportuno, sin sobrecargar a los equipos ni crear cuellos de botella en la entrega.

Sin embargo, antes de poder estimar los recursos, debes comprender:

• el trabajo que se va a entregar,
• el calendario,
• las dependencias,
• y el nivel de experiencia necesario.

Además, definir los requisitos también implica escuchar lo que las partes interesadas dicen que quieren, pero especialmente lo que no están diciendo.

Utiliza tus habilidades para la toma de decisiones (una de las muchas habilidades de gestión de recursos) para leer entre líneas y plantear preguntas inteligentes. Por ejemplo, si las partes interesadas insisten en contar con un ingeniero de software con más de 30 años de experiencia para crear una aplicación sencilla, indaga en el motivo. ¿Sería más adecuado sustituirlo por un desarrollador con menos experiencia, pero con un conocimiento más profundo de un lenguaje de programación más reciente? ¿Por qué sí o por qué no?

Al final de la etapa de planificación, deberías ser capaz de comprender qué necesitas, cuándo lo necesitas y si tu calendario es realista y alcanzable.

Dirige con Inteligencia en la Era de la IA

Únete a la comunidad DPM para acceder a contenido exclusivo, plantillas prácticas, eventos solo para miembros e ideas semanales sobre liderazgo. Es gratis unirse.

Get Free Access

Have an account? Log In

Paso 2: Estimación de recursos / Asignación de recursos

La estimación y la asignación de recursos determinan cuánto esfuerzo requiere el proyecto y quién realizará el trabajo de forma realista dentro del calendario y el presupuesto disponibles.

En esta etapa, deberás:

1. Estimar el trabajo necesario
2. Determinar las competencias necesarias
3. Calcular la capacidad disponible del equipo
4. Asignar recursos según la prioridad y la disponibilidad
5. Ajustar los plazos o el alcance si la capacidad no se corresponde con la demanda

Una vez que hayas identificado qué tipos de recursos necesitas, puedes emplear muchos métodos de asignación de recursos. En esta etapa, tendrás que concretar más la programación de recursos. ¿Cuánto tiempo dedicarán estas personas a la entrega del proyecto?

Puedes abordar esta estimación de dos formas principales:

• De abajo arriba: Estima el número de horas necesarias para completar cada requisito y cuántas horas deberá aportar cada persona a cada entregable. Este enfoque es el más adecuado cuando el alcance está bien definido, la precisión es importante y los plazos son flexibles.

• De arriba abajo: Si tienes un presupuesto fijo con el que trabajar según tu plan de gestión del proyecto, empieza por esta restricción y, a continuación, asigna los recursos humanos en función de los roles más críticos necesarios para el éxito del proyecto. Este enfoque es el más adecuado cuando el presupuesto o los plazos son fijos,
• y es necesario tomar decisiones de compensación desde el principio.

Utiliza mi plantilla de hoja de cálculo para la asignación de recursos para agilizar este proceso; realiza los cálculos por ti, de modo que puedas ver rápidamente dónde se está utilizando tu presupuesto.

Para orientar tu proceso de asignación, también puedes considerar la creación de una estructura de desglose de recursos (RBS): un marco jerárquico que clasifica todos los recursos —humanos, materiales y equipos— por tipo y función. Es especialmente útil para visualizar el conjunto completo de recursos necesarios y garantizar que no se pase por alto nada crítico.

Si no tienes claro qué roles son críticos, entrevista a compañeros que hayan ejecutado proyectos similares en el pasado. Además, no dudes en recurrir a tus expertos en la materia y a su amplio conocimiento. Sin duda, pueden ayudarte a determinar cuántas horas necesitan para hacer su mejor trabajo.

Consejo profesional

Ten en cuenta que las personas son notoriamente malas a la hora de hacer estimaciones. Me gusta dejar al menos un margen de contingencia del 10 % para tener en cuenta riesgos o retrasos imprevistos.

Paso 3: Adquisición de recursos

La adquisición de recursos es el proceso de conseguir las personas, los equipos, las herramientas y los materiales necesarios para ejecutar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. El reto consiste en equilibrar la rapidez, el coste, la disponibilidad y la adecuación de las habilidades, porque el recurso ideal no siempre está disponible cuando lo necesitas.

En cuanto a los recursos humanos, existen dos formas principales de dotar de personal a tus proyectos:

• Contratar internamente. Principalmente a través de tu jefe o de las relaciones que hayas cultivado dentro de tu organización. Las contrataciones internas se incorporan más rápido, conocen los flujos de trabajo de la empresa y presentan un menor riesgo operativo. Sin embargo, es posible que ya estén sobreasignadas.

• Contratar externamente. Colaborar con el departamento de selección, una agencia de contratación o conseguir recomendaciones de empleados puede ser una excelente herramienta para atraer nuevas incorporaciones. No obstante, en este último caso puede que necesites estructurar tu programa de recomendaciones para reducir los sesgos. Las contrataciones externas pueden cubrir rápidamente las carencias de habilidades, aportar conocimientos especializados o aumentar la capacidad. Sin embargo, normalmente requieren más tiempo y presupuesto para su incorporación.

Aunque puede resultar tentador ignorar las señales de alerta rojas o amarillas durante la fase de entrevistas para empezar a trabajar rápidamente, actúa con la diligencia que permita el calendario del proyecto para asegurarte de encontrar a la persona adecuada. Más adelante te ahorrará muchas horas de trabajo.

En este paso, también tendrás que conseguir los suministros que necesitas para el proyecto. Solicita presupuestos a varios proveedores y negocia para encontrar el mejor precio. Considera utilizar software de reserva de recursos para programar y asignar eficazmente recursos compartidos, como equipos o salas de reuniones.

Paso 4: Desarrollo y gestión del equipo

El desarrollo y la gestión del equipo se centran en ayudar a los recursos del proyecto a trabajar juntos de forma eficaz durante toda la ejecución del proyecto. En esta etapa, el papel del director del proyecto pasa de dotar de personal al proyecto a mantener con el tiempo el rendimiento, la colaboración, la responsabilidad y la motivación del equipo.

Si pensabas que la planificación del proyecto, la estimación y la adquisición de recursos eran difíciles, eso no es nada comparado con lo complicado que resulta desarrollar y gestionar un equipo. Podrías dedicar un artículo entero a la gestión de personas, así que aquí tienes la versión resumida: crea las condiciones que permitan a las personas hacer su mejor trabajo.

La gestión eficaz del equipo incluye:

• aclarar responsabilidades,
• equilibrar las cargas de trabajo,
• eliminar obstáculos,
• resolver conflictos,
• hacer un seguimiento del rendimiento,
• y apoyar la colaboración en todo el equipo.

Ten en cuenta que, a medida que evolucionan los proyectos, los responsables de recursos suelen tener que aplicar técnicas de gestión de recursos para reequilibrar las cargas de trabajo, ajustar las responsabilidades y adaptar las estructuras del equipo con el fin de mantener la ejecución del proyecto en marcha.

Paso 5: Evaluación continua de los recursos

Todo proyecto nuevo comienza con una intención positiva, pero puede resultar difícil pensar en las lecciones aprendidas y las métricas cuando estás inmerso en él y recibes solicitudes de las partes interesadas desde todos los frentes.

PMI denomina a este paso “controlar los recursos”. Entiendo la idea, pero no me gusta mucho la connotación. 

Para asegurarte de no perder de vista el rendimiento, programa revisiones periódicas del estado del proyecto antes de ponerlo en marcha. Como parte de esta revisión, deberás:

• Revisar las horas y los costes reales frente a las horas y los costes estimados (puedes hacerlo en Excel o con la herramienta gratuita de gestión de recursos que prefieras)
  • Si observas una sobreasignación general del personal y no encuentras una forma de corregir el rumbo, informa a tus clientes del estado de utilización de los recursos para que esto no les pille por sorpresa más adelante. Además, comparte tus ideas sobre cómo reducir el gasto para volver a encarrilar el proyecto.
• Colaborar periódicamente con tu equipo de proyecto para asegurarte de que está alineado con un trabajo que considera valioso
  • Presta atención al trabajo que se haya desviado del plan. Identifica oportunidades para realizar sustituciones más rentables que aumenten la motivación del personal y, al mismo tiempo, reduzcan los costes del proyecto.
• Realizar retrospectivas ágiles periódicas para revisar y actualizar los procesos del proyecto basándote en los aprendizajes.

Ejemplo de proceso de gestión de recursos del proyecto

Ahora que conocemos los pasos, apliquemos esta metodología al siguiente ejemplo:

"Eres un director de proyectos encargado de impartir formación a funcionarios públicos durante los próximos seis meses."

Para simplificar, he utilizado hojas de cálculo para este ejercicio, pero cualquier herramienta de gestión de recursos servirá.

Paso 1: Planificación de recursos

• Documenta tu comprensión del alcance del proyecto en una declaración del alcance del proyecto, basándote en la documentación disponible, entrevistas, etc., y valídala con las partes interesadas
• Según el alcance del proyecto, identifica los tipos de personas que necesitarás para ejecutar el trabajo del proyecto, junto con las responsabilidades propuestas para cada función
• Haz una lista de los suministros que necesitarás para impartir la formación
• Si estás planificando recursos para varios proyectos a la vez, organízalos por prioridad

Paso 2: Estimación de recursos / Asignación de recursos

• Imaginemos que tu cliente te concede un presupuesto de $100,000 para esta formación, que la duración del proyecto es de seis meses y que el cliente quiere que el director de proyectos dedique el 50 % de su tiempo a este encargo. Calcula unas tarifas horarias aproximadas para cada puesto, documenta tus supuestos y haz los cálculos.
• Al hacer los cálculos, puedes ver que, según la solicitud de tu cliente, aproximadamente la mitad de tu presupuesto se destina a tu PM. Reflexiona sobre si esto tiene sentido basándote en tu experiencia previa. Yo decido que sí: dado que esta formación está dirigida a personas de alto perfil y requiere desarrollar contenido técnico, supongo que participaré bastante directamente.

• Después, estima los recursos de actividad para los roles restantes y documenta tus supuestos. No olvides reservar un 10 % para contingencias.

• En mi primer intento, me paso del presupuesto en 60.000 $. Vaya. Esto significa que tendré que averiguar cómo puedo reducir costes mediante la nivelación de recursos.
  • Tengo a mi ingeniero sénior dedicando el 20 % de su tiempo durante todo el proyecto, pero probablemente solo lo necesite durante el primer mes para ayudar a identificar los temas del curso y, de nuevo, en los meses 4 y 5 para revisar el contenido. Además, probablemente solo lo necesite un día a la semana de media, en lugar de dos días. Reduzco 30.000 $ de mi presupuesto.
    • Ajusto las horas restantes según lo que creo que puedo asumir. Tengo que reducir las horas de gestión del proyecto al 35 % y disminuir la contingencia del 10 % al 5 % para equilibrar el presupuesto. Eso solo deja 300 $ para suministros. Va a ser ajustado.

• En este punto, normalmente vuelvo atrás y hablo con el cliente sobre formas de reducir el alcance del proyecto. Esto podría significar acortar la formación a 3 días en lugar de 5 para ahorrar tiempo del instructor y del analista, reducir el número de participantes para disminuir los costes de suministros o modificar el contenido del curso para que ya no sea necesario contar con un ingeniero sénior.

Paso 3: Adquisición de recursos

Utilizaré una combinación de técnicas para dotar de personal esta colaboración en función de la disponibilidad de recursos:

• Contratación interna: El ingeniero júnior y el analista de negocio júnior son fáciles de cubrir. Tengo dos personas excelentes en mi equipo que trabajan bien conmigo y buscan un reto. Incluso puedo formar al analista para que asuma algunas de mis funciones de gestión del proyecto con el tiempo y así conseguir un ahorro de costes. Después de una breve conversación para confirmar su interés y disponibilidad, están dentro.
• Contratación externa: Es complicado cubrir el puesto de ingeniero sénior. Hay pocos candidatos internos y es difícil contratar externamente a alguien con un conjunto de habilidades tan especializado. Por suerte, alguien de mi red conoce a un antiguo empleado que estaría dispuesto a colaborar por horas. Después de completar algunos trámites, estamos listos para empezar.
• Puesto por contrato: El cliente ya tiene en mente a un instructor para el curso. Me coordino con mi equipo de selección y con el ingeniero sénior para entrevistar a este candidato y después trabajo con el departamento de compras para contratarlo a tiempo parcial. No tendré que volver a impartir este tipo de formación en el futuro, así que no tiene sentido buscar una contratación a tiempo completo.

Paso 4: Desarrollo y gestión del equipo

Además de las reuniones periódicas del equipo, organizo reuniones individuales semanales con las personas del proyecto que gestiono. Hablamos de sus retos y aspiraciones, de cómo puedo ayudarles a mantener la motivación y de la mejor manera de reconocer sus contribuciones. 

Con las personas que no gestiono directamente, organizo una conversación mensual para asegurarme de que están satisfechas con el proyecto y conocer cualquier comentario que puedan tener sobre cómo mejorar. 

Como dedico tiempo a conocer sus objetivos profesionales y soy transparente con ellas sobre su rendimiento y sobre cómo pueden mejorar, confían en mí lo suficiente no solo para hacer su mejor trabajo, sino también para darme los comentarios que necesito para convertirme en un mejor gestor.

Paso 5: Evaluación continua de los recursos

Aunque el proyecto empieza a un ritmo frenético, al conciliar mi presupuesto mensual, poco a poco descubro que mi labor de coaching está dando sus frutos y que tengo que dedicar menos tiempo a la ejecución del proyecto. A medida que el analista asume más responsabilidades de gestión del proyecto, nos resulta más fácil ajustarnos a nuestro presupuesto inicial, que era bastante limitado.

También establecemos retrospectivas ágiles mensuales en las que debatimos y documentamos las lecciones aprendidas, que revisamos antes de comenzar cada nuevo entregable. Esto nos ayuda a reducir el número de horas que dedicamos a cada módulo de formación. 

Podemos incluir un módulo adicional sin incurrir en costes extra, un gesto de buena voluntad que motiva a nuestros clientes a contratarnos para un proyecto aún mayor el próximo año.

¿Por qué es importante la gestión de recursos del proyecto?

Seguir las mejores prácticas de gestión de recursos del proyecto puede transformar tu proyecto de un caos absoluto en algo sencillo. Aunque es posible entregar un proyecto sin un plan y con personas poco adecuadas para el trabajo o sin motivación para realizarlo, no lo recomendaría. El proyecto resulta innecesariamente complicado y el entorno es francamente desagradable.

Si se hace correctamente, desarrollar un plan de gestión de recursos eficaz beneficia al director del proyecto, a los miembros del equipo, a las partes interesadas y a la empresa.

• El director del proyecto tiene más facilidad para gestionar el proyecto si el trabajo, el nivel de esfuerzo estimado y los conjuntos de habilidades necesarios se definen adecuadamente al iniciar el proyecto
• Los miembros del equipo se sienten motivados y comprometidos con su trabajo, lo que mejora la productividad y reduce la rotación
• Cumplir, o incluso superar, las expectativas de las partes interesadas resulta más fácil si el proyecto está correctamente definido y cuenta con los recursos adecuados
• La entrega satisfactoria del proyecto fomenta el crecimiento continuado mediante solicitudes de nuevos trabajos o de trabajos recurrentes.

Obtén más información sobre por qué es importante la gestión de recursos aquí.

¿Cómo puede ayudar el software de gestión de recursos?

Aunque es posible realizar la planificación de recursos con Excel, hacerlo requiere introducir datos manualmente y actualizarlos constantemente. Al invertir en software de gestión de recursos, desbloqueas toda una serie de funciones automatizadas que pueden ahorrarte tiempo y reducir el riesgo de errores.

Entonces, ¿qué debes buscar en una herramienta de gestión de recursos? Entre las funciones útiles se incluyen el seguimiento de recursos en tiempo real, la correspondencia de habilidades y el equilibrio de la carga de trabajo. Las herramientas de planificación de la capacidad, un tipo de software relacionado, pueden ayudarte a distribuir las tareas para evitar sobrecargar a tu equipo y recopilar comentarios que garanticen la mejora continua.

Muchas herramientas también se integran perfectamente con otros programas de gestión de proyectos que quizá ya utilices, lo que te permite obtener una visión global del progreso del proyecto y de las tasas de utilización de los recursos.

¿Buscas la herramienta de gestión de recursos adecuada? Consulta esta guía sobre la demostración del software de gestión de recursos para tomar una decisión informada.

El mejor software de gestión de recursos

1. 

   Float.com

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Retain

   Visit Website

¿Qué viene después?

¿Quieres dominar los aspectos más sutiles de la gestión de recursos? Consulta la formación creada por expertos de DPM School o uno de estos excelentes cursos de gestión de recursos.