10 Ejemplos y Diagramas de Flujos de Trabajo [2026]
Documenta Todos Tus Flujos de Trabajo: Esto es clave para mantener a tu equipo de proyecto encaminado, y puedes usar (¡o directamente copiar!) los ejemplos a continuación para crear diagramas para tus propios flujos de trabajo y procesos.
¿Qué Procesos Son Flujeables?: Configura un flujo de trabajo para todos los procesos que utilices de manera regular: incorporación de nuevos clientes, inicios de proyecto, campañas de marketing, aprobaciones y solicitudes de nuevas funcionalidades.
Por Dónde Empezar: La manera más sencilla de crear y gestionar tus flujos de trabajo es utilizar herramientas como software de diagramas de flujo de trabajo, software de aprobación de flujos de trabajo y software de gestión de flujos de trabajo, e integrarlos con tu software de gestión de proyectos.
¿Buscas un enfoque renovado para el diseño de flujos de trabajo o necesitas algunos buenos ejemplos de flujos de trabajo que te ayuden a impulsar tu trabajo este año? Aquí tienes 10 ejemplos comunes de procesos que se benefician de flujos de trabajo claros y repetibles.
También he incluido varios diagramas de flujos de trabajo y otros ejemplos de cómo pueden verse los flujos de trabajo en tu herramienta de software de gestión de proyectos o software de gestión de flujos de trabajo.
Aunque los términos flujo de trabajo y proceso a menudo se utilizan como sinónimos, cumplen funciones diferentes. Un proceso es un marco más amplio que describe los pasos necesarios para alcanzar un objetivo, mientras que un flujo de trabajo define la secuencia específica de tareas que dan vida a ese proceso. Los flujos de trabajo claros aseguran consistencia, eficiencia y automatización siempre que sea posible en varios procesos, incluidos los 10 que se enumeran aquí.
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1. Flujo de trabajo de incorporación de nuevos clientes
En qué consiste: Un flujo de trabajo de incorporación de un nuevo cliente o nuevo usuario es uno de los flujos de trabajo más críticos en tu arsenal. Es una de las principales formas en las que causas una buena primera impresión después de la firma del contrato o pedido de compra y comienzas a integrar el trabajo del cliente en el flujo de trabajo de tu equipo.
Cómo funciona: Normalmente hay dos partes secuenciales en el flujo de trabajo de incorporación de un cliente. Internamente, necesitas asegurarte de que el proyecto cuente con el personal adecuado y que el trabajo esté programado de forma apropiada.
De cara al cliente, programarás un correo electrónico de bienvenida que resuma los próximos pasos, organizarás una reunión de inicio y compartirás cómo vais a comunicaros y coordinaros a lo largo del proyecto.
2. Flujo de trabajo de inicio de proyecto
En qué consiste: Un flujo de trabajo de inicio de proyecto se utiliza para ayudar a poner en marcha un proyecto.
Implica revisar la declaración de alcance o la constitución del proyecto con el equipo del proyecto (y los interesados relevantes), configurar la herramienta de gestión de proyectos y el software de registro de tiempos, crear la carpeta del proyecto en una unidad compartida, crear documentos y plantillas y realizar una reunión de inicio.
Cómo funciona: El flujo de trabajo de inicio de proyecto prepara al equipo y a los interesados para comenzar a trabajar juntos. Incluye todas las tareas necesarias para empezar y establecer normas de comunicación. Esto puede incluir revisar los procesos de aprobación y repasar el cronograma y otras expectativas.
3. Flujo de trabajo de solicitud de cambios
En qué consiste: Un flujo de trabajo de solicitud de cambios está diseñado para facilitar cambios dentro de un proyecto.
Si es necesario modificar el alcance, el personal o la programación, tanto el cliente como la agencia (o el patrocinador del proyecto y el gestor del proyecto) documentan y firman una orden de cambio, que luego puede ser aprobada y almacenada mediante un flujo de trabajo de gestión de documentos o software de control de documentos.
Cómo funciona: Describe el proceso de negocio necesario para ejecutar un cambio, e indicará quién lleva a cabo el cambio, el proceso de formalizar el cambio por escrito, conseguir la aprobación de todas las partes involucradas y ejecutar el cambio.
Así es como se ve esto en un diagrama de flujo de trabajo.
Descubre más sobre BPM vs flujos de trabajo aquí.
4. Flujo de trabajo de campaña de email marketing
Qué es: Un flujo de trabajo de campaña de email marketing describe las tareas involucradas en la creación y el envío de mensajes de marketing por correo electrónico.
Pueden existir partes de este flujo de trabajo que puedes automatizar (utilizando software de automatización de flujos de trabajo) para optimizar el proceso y proporcionar análisis automáticos sobre el rendimiento de los correos electrónicos al equipo del proyecto (y al sistema CRM).
Cómo funciona: El flujo de trabajo guía el proceso de asignar recursos a la campaña, crear el calendario de correos electrónicos, redactar y aprobar todo el contenido, elegir las fechas en que los correos deben ser enviados y en qué orden, y hacer el seguimiento del rendimiento de los correos ya enviados.
Esto puede incluir el seguimiento de aperturas de correos, clics y conversiones relevantes, para que estas lecciones aprendidas puedan aplicarse a futuras campañas de email marketing.
5. Flujo de Trabajo de Aprobación
Qué es: Tu flujo de trabajo de aprobación debe documentar la aprobación por parte del cliente o partes interesadas sobre los entregables o en un hito.
Por ejemplo, si estás rediseñando un sitio web, tu cliente o parte interesada interna tendrá que aprobar el diseño de la página de inicio, así como el de todas las páginas críticas y elementos de diseño. Esto implica un flujo de trabajo específico para compartir los recursos de diseño y documentar su aprobación.
Cómo funciona: Este flujo de trabajo implica compartir un recurso o información y luego solicitar la aprobación (como normalmente esto implica un documento, también puede denominarse flujo de trabajo de documentos). Agrega pasos para aplicar comentarios o cambios (ver flujo de trabajo de solicitud de cambios) y volver a enviar el recurso para revisión y aprobación.
Tu flujo de trabajo también necesita un lugar para documentar la fecha en que el recurso fue aprobado. El software de flujo de trabajo de aprobación puede ser una herramienta útil para centralizar la documentación y mapear flujos de trabajo.
6. Flujo de Trabajo de Seguimiento de Riesgos y Problemas
Qué es: Un flujo de trabajo de seguimiento de riesgos y problemas crea un proceso para documentar los riesgos o problemas conocidos que puedan surgir o hayan surgido durante el desarrollo de un proyecto.
Esto permite al gestor del proyecto u otras partes interesadas hacer el seguimiento y asegurarse de que los riesgos se mitiguen y los problemas se resuelvan a tiempo.
Cómo funciona: Este flujo de trabajo de gestión de proyectos se utiliza para registrar problemas o crear un registro de riesgos de modo que se pueda hacer un seguimiento adecuado. El software de flujo de trabajo de documentos también es útil aquí para centralizar la documentación, automatizar actualizaciones y proporcionar control de versiones para garantizar un seguimiento preciso y coherente de riesgos y problemas.
7. Flujo de Trabajo para Solicitud de Nuevas Funcionalidades
Qué es: Durante el transcurso de un proyecto, puede surgir la necesidad de una funcionalidad que no fue prevista inicialmente. Esto podría ser una petición del cliente, una parte interesada o simplemente un requisito que no se identificó durante la etapa de descubrimiento, por la razón que sea.
Un flujo de trabajo para solicitud de nuevas funcionalidades ayuda a definir los requisitos de la funcionalidad, estimar el tiempo de finalización, identificar quién debe trabajar en la tarea y tramitar cualquier aprobación o pedido de cambio antes de iniciar el trabajo. El software de gestión de flujos de trabajo puede optimizar este proceso centralizando las solicitudes, automatizando los pasos de aprobación y asegurando que todos los cambios queden documentados.
Cómo funciona: Este flujo de trabajo describe los pasos a seguir después de que se haya identificado una funcionalidad. El equipo detallará más los requisitos y necesidades de personal y presentará el alcance del cambio para su aprobación. Si se aprueba, el siguiente paso es ejecutar una orden de cambio formal y actualizar el plan de proyecto y el cronograma.
8. Flujo de Trabajo para Cambios de Personal
Qué es: Durante el transcurso de un proyecto, especialmente si es extenso, puede ser necesario realizar cambios de personal. Esto puede deberse a que alguien deja la organización, alguien se incorpora, o alguien en el proyecto tiene una habilidad especializada necesaria en otro proyecto.
Sea cual sea la razón, es útil contar con un flujo de trabajo, potencialmente apoyado por una aplicación de flujos de trabajo, para incorporar al nuevo empleado al proyecto y darle la bienvenida al equipo.
Cómo funciona: Este proceso puede requerir más pasos para una nueva contratación, pero para empleados existentes que se incorporan a un nuevo equipo de proyecto, es bastante sencillo.
En cualquier caso, es importante que el nuevo miembro del equipo revise documentos clave del proyecto como la declaración de trabajo o acta de constitución, la estrategia del proyecto y las actualizaciones recientes de estado.
También deberás añadirlo a reuniones clave y asignarle tareas. Permitirle acompañar a un miembro actual del equipo durante un corto periodo de tiempo puede ayudarle a ponerse al día más rápido.
9. Flujo de Trabajo para Caídas del Sitio Web
Qué es: ¿Qué ocurre cuando un sitio web que administras deja de funcionar? Necesitas un flujo de trabajo eficiente que te permita a ti y a los miembros de tu equipo actuar rápidamente y restablecerlo.
Cómo funciona: Este flujo de trabajo describe el proceso para volver a poner en funcionamiento un sitio web rápidamente. Generalmente implica contactar al proveedor de hosting o a un profesional de TI para solucionar el problema o restaurar la última copia funcional del sitio y así evitar tiempos de inactividad innecesarios.
10. Flujo de Trabajo de Cierre del Proyecto
Qué es: Este flujo de trabajo establece los procesos para cerrar cualquier tarea pendiente, archivar recursos y entregables, analizar los datos obtenidos y documentar las lecciones aprendidas tras un proyecto. También puede implicar la transferencia de la relación para mantenimiento o soporte continuo al cliente, dependiendo de la naturaleza del proyecto.
Cómo funciona: Este flujo de trabajo describe los pasos necesarios para el cierre de proyecto. Comienza verificando que se hayan completado todas las tareas y que se hayan cumplido las obligaciones contractuales. Los siguientes pasos incluyen asegurarse de que se haya enviado la factura final, cerrar el presupuesto del proyecto y reasignar recursos.
Recoge todos los artefactos del proyecto y asegúrate de que estén debidamente archivados. Si trabajas en una agencia, también podrías enviar a los clientes una encuesta posterior al proyecto para obtener comentarios sobre tu proceso y cómo fue trabajar contigo. El software de gestión de flujos de trabajo puede resultar útil para centralizar el almacenamiento de artefactos y automatizar la distribución de encuestas.
Como parte de la finalización del proyecto, también podrías organizar una retrospectiva para asegurar que el equipo haya tenido la oportunidad de compartir las lecciones aprendidas que quieren aplicar en proyectos futuros.
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Si implementar y documentar nuevos flujos de trabajo (usando software de diagramas de flujo de trabajo) está en tu lista de objetivos para este año, espero que estos ejemplos puedan convertirse en plantillas de flujo de trabajo fáciles de adaptar a tus necesidades.
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