Gestión de Flujos de Trabajo: Definición, Ejemplos y Beneficios Clave
Magia en los Flujos de Trabajo: La mayoría de las ineficiencias (por ejemplo, los constantes cambios de contexto, demasiadas reuniones) pueden prevenirse si diseñas mejores flujos de trabajo desde el principio.
Encuentra Eficiencias: La gestión de flujos de trabajo implica mapear, rastrear y optimizar los flujos de trabajo utilizando automatización e integración. Esto te ayuda a reducir tareas manuales y repetitivas.
Los Beneficios del Software: Las herramientas de software que ofrecen automatizaciones, integraciones y utilidades para diagramar tus flujos de trabajo y crear diagramas de flujo facilitan enormemente la gestión de los flujos de trabajo.
La realidad es que la mayoría de nosotros desperdiciamos una gran cantidad de tiempo cada día laboral. ¿Cuánto tiempo de tu jornada dedicas a reuniones? ¿Y en tu bandeja de entrada de correo electrónico? ¿O incluso saltando de una pestaña a otra en el navegador?
Muchas soluciones a este problema se centran en ayudarte a gestionar esas distracciones. Sin embargo, la gran mayoría de esta ineficiencia podría abordarse antes de que ocurra, construyendo mejores flujos de trabajo, normalmente usando un software de gestión de flujos de trabajo.
¿Qué es la gestión de flujos de trabajo?
La gestión de flujos de trabajo es el proceso de mapear tus flujos de trabajo, rastrearlos y luego optimizarlos, a menudo mediante integración y automatización de flujos de trabajo.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Un flujo de trabajo es la forma en la que completas una tarea repetitiva, y usualmente está lejos de ser simple. Mientras que un proceso es más general, los flujos de trabajo se utilizan a nivel de tarea y suelen ser más dinámicos. A menudo implican mucho ida y vuelta, caminos ramificados y diferentes herramientas y equipos involucrados.
La gestión de flujos de trabajo también es a menudo cíclica, lo que significa que cada vez que actualizas y optimizas tu flujo de trabajo, tienes que volver a mapearlo y comenzar a rastrearlo hasta tu próxima optimización.
Partes esenciales de un sistema de gestión de flujos de trabajo
La mayoría de las veces, utilizarás una herramienta de software para flujos de trabajo de proyectos para gestionar tus flujos de trabajo. Si decides realizarlo de forma manual, te recomendaría dedicar un puesto completo a la gestión de flujos de trabajo dentro de tu empresa (pero, en última instancia, deberías digitalizar tus flujos de trabajo).
La solución de gestión de flujos de trabajo que elijas necesita proporcionar cuatro capacidades clave:
1. Diseño
Para optimizar tus flujos de trabajo personalizados, necesitas poder mapear y visualizarlos, a menudo usando un diagrama de flujo o un diagrama de decisiones para ilustrar claramente la lógica de ramificación y los caminos condicionales. El diseño de flujos de trabajo ayuda a que todo parezca menos fragmentado y garantiza que las diferentes etapas de tu flujo de trabajo no queden aisladas en una herramienta o equipo específico. Idealmente, esta funcionalidad es tan sencilla como arrastrar y soltar.
2. Integración
El siguiente paso es la integración de flujos de trabajo. Tu sistema debe salvar las brechas entre tus principales herramientas de trabajo (por ejemplo, herramientas de colaboración, herramientas de gestión de recursos y herramientas para el control del tiempo), haciéndolas interoperables y permitiendo que la información fluya fácilmente entre ellas. Una buena aplicación de flujos de trabajo también puede sustituir cualquier software externo de automatización de flujos de trabajo que puedas usar para este propósito.
3. Roles del equipo
¿Quiénes son las personas involucradas en el flujo de trabajo que has creado? ¿Están constantemente saltando entre herramientas, entrando y saliendo de cuentas, o luchando por recordar nombres de usuario y contraseñas? Un buen sistema de gestión de flujos de trabajo ayuda a los miembros de tu equipo a gestionar fácilmente una sola identidad, incluso a través de diferentes herramientas de trabajo.
4. Analítica
¿Cómo sabes si tus esfuerzos para optimizar el flujo de trabajo están dando resultado? Mientras la mayoría de nosotros revisa las analíticas proporcionadas por herramientas individuales, una solución de gestión de flujos de trabajo debe observar el desempeño a nivel de flujo de trabajo. Este seguimiento más amplio ofrece perspectivas más profundas sobre cómo las personas trabajan y sienta las bases para un análisis de flujos de trabajo más efectivo y futuras optimizaciones.
Beneficios de la gestión de flujos de trabajo para tu equipo
Existen cuatro áreas principales en las que la gestión de flujos de trabajo puede marcar una gran diferencia en los procesos de tu empresa.
Productividad individual
La gestión de flujos de trabajo permite a las personas trabajar desde las herramientas que mejor se adapten a su función, identificando dónde los flujos de trabajo se cruzan entre equipos y herramientas, y utilizando la integración para conectarlos.
Uno de los principales beneficios de la automatización de flujos de trabajo es eliminar las tareas rutinarias que consumen tiempo en tu día. Las herramientas de flujo de procesos también pueden ayudarte a configurar procesos automáticos según las reglas empresariales para que las tareas repetitivas se realicen automáticamente a través de los procesos de flujo de trabajo.
Al hacer que la información esté más disponible para todos dentro de las herramientas que ya están usando, la gestión de flujos de trabajo también puede reducir drásticamente el tiempo que pasas en tu bandeja de entrada o intentando no bostezar en Zoom.
Alineación del equipo
Garantizar la alineación es realmente difícil, especialmente si tu equipo trabaja con varias herramientas y desde diferentes ubicaciones.
Un motor de flujo de trabajo te permite optimizar los flujos de trabajo sin importar dónde te encuentres, y la integración permite a los líderes empresariales monitorear los flujos de trabajo en tiempo real, desde su propia herramienta, para asegurar la alineación. Así, cuando algo parece fuera de lugar o el equipo se encuentra con un obstáculo, puedes solucionar rápidamente la situación.
Además, los datos de rendimiento que surgen de la gestión de flujos de trabajo permiten a los líderes de equipo revisar y mejorar la forma en que sus equipos trabajan, lo que lleva a una mejor alineación y a flujos de trabajo más ágiles en el futuro.
Transparencia de la información
¿Pierdes mucho tiempo tratando de encontrar la información que necesitas? El empleado promedio pasa alrededor de ocho horas cada semana buscando información.
La gestión de flujos de trabajo elimina los silos de herramientas que mantienen los datos aislados, y al mismo tiempo proporciona controles de acceso para que puedas decidir quién puede ver o editar los archivos.
La integración hace que el trabajo sea accesible para todos los que lo necesitan y otorga visibilidad a los gestores. Mayor transparencia significa que los colaboradores individuales tienen la información requerida para priorizar tareas y agilizar la toma de decisiones. Todo esto también puede ocurrir de forma asíncrona, lo que se traduce en menos mensajes y reuniones.
Facilidad de colaboración
La colaboración se está volviendo más difícil. A medida que las personas dejan de usar herramientas generalistas para pasar a herramientas específicas de su función, hay cada vez menos coincidencias en donde trabajan. Si a esto le sumamos el auge del trabajo remoto, nos queda un entorno desafiante para abordar la gestión de proyectos interfuncionales.
Pero la gestión de flujos de trabajo elimina obstáculos clave al convertir cualquier herramienta que utilices en una plataforma colaborativa. Las personas pueden compartir comentarios, mover elementos a través de flujos de trabajo de aprobación, transferir tareas y llevar proyectos a su finalización desde cualquier software de flujo de trabajo de pago o gratuito que elijan. Sin sacrificar tus herramientas de trabajo. Sin que la información se pierda en la traducción. Y sin reuniones interminables.
Ejemplos de gestión de flujos de trabajo
¿Cómo es la gestión de flujos de trabajo en la práctica? Hay una cantidad casi infinita de casos de uso (más información sobre los diferentes tipos de gestión de flujo de trabajo aquí), pero echemos un vistazo a dos ejemplos de flujos de trabajo: la coordinación de equipos y un proyecto interfuncional.
Un flujo de trabajo para la coordinación de equipos
Con esto en mente, aquí hay un ejemplo de un flujo de trabajo común para la coordinación de equipos:
- Realiza una reunión breve de seguimiento con tu equipo cada mañana para hablar de las tareas asignadas el día anterior y planificar las de hoy.
- Revisa tu herramienta de gestión de tareas para ver qué tareas y proyectos vencen hoy.
- Consulta las herramientas de trabajo de tus distintos miembros de equipo para hacer seguimiento al avance de sus tareas y asegurar la alineación. Comunícate por chat o correo electrónico para solicitar actualizaciones, iniciar un proceso de aprobación, etc.
- Organiza o participa en varias reuniones al día para recibir actualizaciones sobre proyectos o KPIs.
- Distribuye actualizaciones al resto del equipo mediante reuniones adicionales, correos electrónicos o chat.
- Planifica nuevas iniciativas y créalas en cada una de las herramientas de tu equipo.
- Extrae información de todas estas fuentes en informes para tu consejo o directivos.
Esto es mucho trabajo, y deja de lado toda la labor diaria habitual que un líder de equipo también debe realizar. Intentar comprender el avance de los proyectos saltando de un diagrama de Gantt en Asana a un tablero Kanban en Trello no es la mejor utilización de tu tiempo.
Así es como se ve un flujo de trabajo de coordinación de equipo después de optimizar tus procesos:
- Crea un proyecto de equipo centralizado en tu herramienta de gestión del trabajo preferida.
- Integra tus herramientas. Una buena integración bidireccional permitirá que la información fluya entre las herramientas para que todos estén actualizados.
- Supervisa directamente las tareas de tu equipo desde tu herramienta favorita cada día, como la gestión de tareas o software de flujo de trabajo de aprobaciones, o incluso software específico del sector, como el software de flujo de trabajo para construcción. Las actualizaciones se hacen visibles automáticamente en tu proyecto. Esto te permite proporcionar retroalimentación rápidamente, hacer seguimiento de dudas o intervenir para corregir el rumbo.
- Ofrece actualizaciones, delega trabajo y lidera iniciativas todo desde ese mismo proyecto.
- Integra el proyecto de tu equipo con tus herramientas de trabajo y sincroniza directamente las actualizaciones importantes. El software de flujo de trabajo de código abierto puede ser una opción valiosa aquí, al ofrecer soluciones altamente personalizables que te permiten adaptar las integraciones y los flujos de trabajo a las necesidades específicas de tu equipo.
Un flujo de trabajo de proyecto multifuncional
Cuando diferentes equipos necesitan colaborar en un mismo proyecto, la comunicación es sumamente importante. Todos deben entender en qué están trabajando sus colaboradores, cómo avanza el proyecto y si existen obstáculos en el camino.
Tradicionalmente, así se ve ese flujo de trabajo de proyecto:
- Se realiza una reunión de inicio con todos los interesados del proyecto para planificarlo y asignar tareas.
- Cada persona o equipo involucrado en el proyecto registra sus tareas en sus propias herramientas de trabajo.
- Cada semana se celebra una reunión de proyecto para actualizarse sobre las tareas asignadas, resolver dudas o dar retroalimentación.
- Entre reuniones, se utilizan chat y correo electrónico para distribuir información, obtener respuestas rápidas o comunicar cuestiones urgentes.
- Si alguien encuentra obstáculos que afectan el proyecto, se convocan reuniones especiales para abordar el problema en grupo.
Cuando dependes de reuniones semanales para recibir actualizaciones del proyecto, corres el riesgo de pasar cinco días trabajando en algo que no está alineado con la visión del proyecto. Además, existe la posibilidad de problemas de comunicación. Como los mensajes en Slack y los correos electrónicos están separados de tu herramienta de trabajo, los interesados pueden perder conversaciones clave. Esta comunicación dispersa puede contribuir a un entorno de trabajo desorganizado que perjudica la productividad.
Así se vería el flujo de trabajo optimizado:
- Se realiza una reunión de inicio con todos los interesados del proyecto. Creas un plan y asignas tareas.
- Cada persona o equipo involucrado en el proyecto registrará sus tareas en sus propias herramientas de trabajo. Estas herramientas están integradas y las tareas y proyectos relevantes se sincronizan entre sí.
- Todos los involucrados en el proyecto pueden seguir el progreso de las tareas, comunicarse y colaborar desde su herramienta de trabajo preferida. Toda la información es inmediatamente visible para los interesados y todas las discusiones ocurren dentro del proyecto, para que todos puedan verlas.
- Las actualizaciones en tiempo real permiten identificar problemas en cuanto surgen y recibir comentarios de manera más rápida, reduciendo esfuerzos innecesarios y manteniendo el proyecto dentro de plazo.
¿Qué sigue?
Descubre cómo diseñar mejores sistemas con cursos de flujo de trabajo enfocados en la eficiencia y organización de procesos.
¿También quieres conectar con otros gestores de proyectos digitales sobre cómo hacer tus flujos de trabajo más eficientes y compartir recursos y mejores prácticas? Únete a nuestra comunidad de membresía y obtén acceso a más de 100 plantillas, muestras y ejemplos, y conecta con cientos de otros gestores de proyectos digitales en Slack.
