Gestión de flujos de trabajo: definición, ejemplos y beneficios clave
Magia de los flujos de trabajo: La mayoría de las ineficiencias (por ejemplo, el cambio constante de contexto y el exceso de reuniones) se pueden abordar de forma preventiva si diseñas mejores flujos de trabajo desde el principio.
Encuentra eficiencias: La gestión de flujos de trabajo implica mapear, supervisar y optimizar los flujos de trabajo mediante automatización e integración. Esto te ayuda a reducir las tareas repetitivas y manuales.
Los beneficios del software: Las herramientas de software que ofrecen automatizaciones, integraciones y herramientas para diagramar tus flujos de trabajo y crear diagramas de flujo facilitan mucho la gestión de flujos de trabajo.
La realidad es que la mayoría de nosotros desperdiciamos muchísimo tiempo cada jornada laboral. ¿Cuánto tiempo de tu día pasas en reuniones? ¿Y en la bandeja de entrada de tu correo electrónico? ¿O incluso simplemente saltando de una pestaña a otra en tu navegador?
Muchas soluciones a este problema se centran en ayudarte a gestionar esas distracciones. Sin embargo, la gran mayoría de esta ineficiencia podría abordarse antes de que ocurra mediante la creación de mejores flujos de trabajo, normalmente utilizando software de gestión de flujos de trabajo.
¿Qué es la gestión de flujos de trabajo?
La gestión de flujos de trabajo es el proceso de mapear tus flujos de trabajo, hacerles seguimiento y después optimizarlos, a menudo mediante la integración y la automatización de flujos de trabajo.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Un flujo de trabajo es una forma de completar una tarea repetitiva y, por lo general, dista mucho de ser sencillo. Mientras que un proceso es de nivel superior, los flujos de trabajo se utilizan en el nivel de las tareas y tienden a ser más dinámicos. A menudo implican mucho intercambio de información, rutas ramificadas y muchas herramientas y equipos diferentes.
La gestión de flujos de trabajo también suele ser cíclica, lo que significa que cada vez que actualizas y agilizas tu flujo de trabajo, tienes que volver a mapearlo y comenzar a hacerle seguimiento hasta tu próxima optimización.
Componentes esenciales de un sistema de gestión de flujos de trabajo
La mayoría de las veces, utilizarás una herramienta de software de flujos de trabajo de proyectos para gestionar tus flujos de trabajo. Si optas por la vía manual, te recomendaría dedicar un puesto completo a la gestión de flujos de trabajo dentro de tu empresa (aunque, en última instancia, deberías digitalizar tus flujos de trabajo).
La solución de gestión de flujos de trabajo que elijas debe proporcionar cuatro capacidades clave:
1. Diseño
Para optimizar tus flujos de trabajo personalizados, debes poder mapear y visualizar los flujos de trabajo, a menudo utilizando un diagrama de flujo o un diagrama de flujo de decisiones para ilustrar claramente la lógica ramificada y las rutas condicionales. El diseño de flujos de trabajo ayuda a que todo parezca menos fragmentado y garantiza que las distintas etapas de tu flujo de trabajo no queden aisladas en una herramienta o equipo específico. Lo ideal es que esta funcionalidad se gestione mediante un creador de flujos de trabajo de arrastrar y soltar.
2. Integración
El siguiente aspecto es la integración de flujos de trabajo. Tu sistema debe conectar los puntos entre tus principales herramientas de trabajo (por ejemplo, herramientas de colaboración, herramientas de gestión de recursos y herramientas de seguimiento del tiempo), haciendo que sean interoperables y permitiendo que la información fluya sin problemas entre ellas. Una buena aplicación de flujos de trabajo también puede sustituir cualquier software externo de automatización de flujos de trabajo que utilices para este fin.
3. Roles del equipo
¿Quiénes son las personas involucradas en el flujo de trabajo que has creado? ¿Saltan constantemente entre herramientas, iniciando y cerrando sesión en sus cuentas, o tienen dificultades para recordar nombres de usuario y contraseñas? Un buen sistema de gestión de flujos de trabajo ayuda a los miembros de tu equipo a gestionar fácilmente una única identidad, incluso en distintas herramientas de trabajo.
4. Análisis
¿Cómo sabes si tus esfuerzos de optimización del flujo de trabajo están dando resultados? Mientras que la mayoría de nosotros consultamos los análisis proporcionados por herramientas individuales, una solución de gestión de flujos de trabajo debería evaluar el rendimiento a nivel del flujo de trabajo. Este seguimiento más amplio proporciona información más profunda sobre cómo trabajan las personas y sienta las bases para un análisis más eficaz de los flujos de trabajo y futuras optimizaciones.
Beneficios de la gestión de flujos de trabajo para tu equipo
Hay cuatro áreas principales en las que la gestión de flujos de trabajo puede marcar una gran diferencia en los procesos de tu empresa.
Productividad individual
La gestión de flujos de trabajo permite a las personas trabajar con las herramientas más adecuadas para su función, identificando dónde se cruzan tus flujos de trabajo entre equipos y herramientas, y utilizando integraciones para conectarlos.
Uno de los principales beneficios de la automatización de flujos de trabajo es eliminar las tareas tediosas que ocupan tiempo durante el día. Las herramientas de flujos de procesos también pueden ayudarte a configurar procesos automatizados según las reglas del negocio, de modo que las tareas repetitivas se gestionen automáticamente mediante los procesos del flujo de trabajo.
Al hacer que la información esté más fácilmente disponible para todos dentro de las herramientas que ya utilizan, la gestión de flujos de trabajo también puede reducir drásticamente el tiempo que pasas en tu bandeja de entrada o intentando no bostezar durante una reunión de Zoom.
Alineación del equipo
Garantizar la alineación es realmente difícil, especialmente si tu equipo trabaja con varias herramientas y ubicaciones.
Un motor de flujos de trabajo te permite optimizar los flujos de trabajo sin importar dónde estés, y la integración permite a los líderes empresariales supervisar los flujos de trabajo en tiempo real desde su propia herramienta para garantizar la alineación. De esta manera, cuando algo parece estar fuera de lugar o el equipo encuentra un bloqueo, puedes corregir rápidamente la situación.
Además, los datos de rendimiento obtenidos mediante la gestión de flujos de trabajo permiten a los responsables de equipo revisar y mejorar la forma en que trabajan sus equipos, lo que conduce a una mejor alineación y a flujos de trabajo más ágiles con el tiempo.
Transparencia de la información
¿Pierdes mucho tiempo intentando encontrar la información que necesitas? El empleado promedio pasa aproximadamente ocho horas cada semana localizando información.
La gestión de flujos de trabajo elimina los silos de herramientas que mantienen los datos bloqueados, al tiempo que proporciona controles de acceso para que puedas controlar quién puede ver o editar los archivos.
La integración hace que el trabajo sea accesible para todas las personas que lo necesitan y proporciona visibilidad a los responsables. Una mayor transparencia significa que los colaboradores individuales disponen de la información necesaria para priorizar el trabajo y acelerar la toma de decisiones. Todo esto también puede ocurrir de forma asíncrona, lo que significa menos mensajes y reuniones.
Facilidad de colaboración
Colaborar es cada vez más difícil. A medida que las personas pasan de herramientas generalizadas a herramientas específicas para cada función, hay cada vez menos coincidencias en los lugares donde trabajan. Si además tenemos en cuenta el crecimiento del trabajo remoto, nos encontramos con un entorno complicado para abordar la gestión de proyectos interfuncionales.
Pero la gestión de flujos de trabajo elimina los principales obstáculos al convertir cualquier herramienta que utilices en una plataforma colaborativa. Las personas pueden compartir comentarios, mover elementos a través de flujos de trabajo de aprobación, transferir tareas y llevar los proyectos a su finalización desde cualquier software de flujos de trabajo gratuito o de pago que elijan. Sin renunciar a tus herramientas de trabajo. Sin que se pierda información en la traducción. Y sin reuniones interminables.
Ejemplos de gestión de flujos de trabajo
¿Cómo es la gestión de flujos de trabajo en la práctica? Hay un número casi infinito de casos de uso (aquí encontrarás más información sobre los diferentes tipos de gestión de flujos de trabajo), pero veamos dos ejemplos diferentes de flujos de trabajo: la coordinación de equipos y un proyecto interfuncional.
Un flujo de trabajo para la coordinación de equipos
Teniendo esto en cuenta, este es un ejemplo de un flujo de trabajo habitual para la coordinación de equipos:
- Celebrar una reunión diaria de seguimiento con tu equipo cada mañana para analizar las asignaciones de tareas del día anterior y planificar las de hoy.
- Revisar tu herramienta de gestión de tareas para comprobar qué tareas y proyectos vencen hoy.
- Revisar las herramientas de trabajo de los distintos miembros de tu equipo para hacer un seguimiento del progreso de sus tareas y garantizar la coordinación. Contactar con ellos por chat o correo electrónico para solicitar actualizaciones, iniciar un proceso de aprobación, etc.
- Organizar o participar en varias reuniones al día para recibir actualizaciones sobre proyectos o KPI.
- Distribuir actualizaciones al resto del equipo mediante reuniones adicionales, correo electrónico o chat.
- Planificar nuevas iniciativas y crearlas en cada una de las herramientas de tu equipo.
- Extraer información de todas estas fuentes diferentes para elaborar informes destinados a tu junta directiva o a los ejecutivos.
Es mucho trabajo y deja de lado todas las tareas habituales del día a día que un responsable de equipo podría necesitar realizar personalmente. Intentar comprender cómo avanzan los proyectos saltando de un diagrama de Gantt en Asana a un tablero Kanban en Trello no es la mejor manera de aprovechar tu tiempo.
Así es como se ve un flujo de trabajo de coordinación de equipos después de optimizar tus procesos:
- Crear un proyecto de equipo centralizado en tu herramienta preferida de gestión del trabajo.
- Integrar tus herramientas. Una buena integración bidireccional permitirá que la información fluya entre las herramientas para que todos estén al día.
- Supervisar directamente las tareas de tu equipo desde tu herramienta favorita cada día, como una herramienta de gestión de tareas o un software de flujo de trabajo de aprobaciones, o incluso un software específico del sector, como un software de flujo de trabajo para la construcción. Las actualizaciones se muestran automáticamente en tu proyecto. Esto te permite proporcionar comentarios rápidamente, hacer preguntas de seguimiento o intervenir para corregir el rumbo.
- Proporcionar actualizaciones, delegar trabajo y liderar iniciativas desde ese mismo proyecto.
- Integrar tu proyecto de equipo con tus herramientas de trabajo y sincronizar las actualizaciones importantes directamente con ellas. El software de flujo de trabajo de código abierto puede ser una opción valiosa en este caso, ya que ofrece soluciones altamente personalizables que permiten adaptar las integraciones y los flujos de trabajo a las necesidades específicas de tu equipo.
Un flujo de trabajo de proyectos interfuncional
Cuando diferentes equipos necesitan trabajar juntos en un proyecto, la comunicación es extremadamente importante. Todos deben entender en qué están trabajando sus colaboradores, cómo avanza el proyecto y si hay algún obstáculo en el camino.
Tradicionalmente, así es como podría ser ese flujo de trabajo del proyecto:
- Se celebra una reunión inicial con todas las partes interesadas del proyecto para planificarlo y asignar tareas.
- Cada persona o equipo involucrado en el proyecto introducirá sus tareas en sus propias herramientas de trabajo.
- Cada semana, celebras una reunión del proyecto para informaros mutuamente sobre las tareas de las que sois responsables, hacer preguntas o proporcionar comentarios.
- Entre las reuniones, se utilizan el chat y el correo electrónico para distribuir información, obtener respuestas rápidas a las preguntas o plantear cualquier asunto urgente.
- Si alguien encuentra obstáculos que afectan al proyecto, se convocan reuniones especiales para abordar el problema como grupo.
Cuando dependes de reuniones semanales para recibir actualizaciones del proyecto, corres el riesgo de pasar cinco días trabajando en algo que no se ajusta a la visión del proyecto. Además, pueden surgir problemas de comunicación. Como los mensajes de Slack y los correos electrónicos están separados de tu herramienta de trabajo, las partes interesadas podrían perderse conversaciones importantes. Esta comunicación dispersa puede contribuir a un entorno de trabajo desorganizado que obstaculiza la productividad.
Así es como podría ser el flujo de trabajo optimizado:
- Se celebra una reunión inicial con todas las partes interesadas del proyecto. Se crea un plan y se asignan tareas.
- Cada persona o equipo involucrado en el proyecto introducirá sus tareas en sus propias herramientas de trabajo. Esas herramientas están integradas y las tareas y proyectos pertinentes se sincronizan.
- Todas las personas involucradas en el proyecto pueden hacer un seguimiento del progreso de las tareas, comunicarse y colaborar desde su herramienta de trabajo preferida. Toda la información es visible de inmediato para las partes interesadas, y todas las conversaciones tienen lugar dentro del proyecto para que todos puedan verlas.
- Las actualizaciones en tiempo real permiten identificar los problemas en cuanto surgen y recibir comentarios con mayor rapidez, lo que reduce el esfuerzo desperdiciado y mantiene el proyecto dentro del plazo previsto.
¿Qué viene después?
Descubre cómo diseñar mejores sistemas con cursos sobre flujos de trabajo centrados en la eficiencia y la organización de los procesos.
Además, ¿quieres conectarte con otros gestores de proyectos digitales para hablar sobre cómo hacer que tus flujos de trabajo sean más eficientes y compartir recursos y mejores prácticas? Únete a nuestra comunidad de miembros y obtén acceso a más de 100 plantillas, muestras y ejemplos, y conéctate con cientos de otros gestores de proyectos digitales en Slack.
