¿Qué es un recurso en la gestión de proyectos? 7 tipos clave
¿Qué es exactamente un recurso en la gestión de proyectos? Básicamente, es cualquier tipo de activo que ayuda a completar una tarea.
Los recursos son importantes para los gestores de proyectos; sin ellos, correrías el riesgo de no disponer de suficiente mano de obra, equipos y materiales, dinero, servicios, espacio o tiempo para completar tu proyecto. Esto podría provocar sobrecostes, dependencias no cumplidas o retrasos en el cronograma y, potencialmente, el fracaso del proyecto.
Hay varias plataformas de software de gestión de recursos útiles que ayudan a optimizar el proceso de gestión de recursos y a supervisar la utilización de los recursos.
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¿Qué es un recurso?
En la gestión de proyectos, un recurso se define como cualquier elemento necesario para completar un proyecto con éxito. Esto incluye materias primas, suministros operativos, financiación, personal, tecnología y cualquier otro elemento o servicio necesario durante la ejecución del proyecto.
Los recursos pueden ser específicos de un proyecto o utilizarse en varios proyectos. Es importante evaluar con precisión los recursos necesarios para elaborar con éxito el plan para la planificación del proyecto y sus entregables antes de comenzar el trabajo. De este modo, podrás elaborar un presupuesto adecuado y asegurarte de contar con los miembros del equipo del proyecto, los equipos, etc. necesarios para ejecutar el trabajo.
Por ejemplo, si estás planificando el lanzamiento de un sitio web, tendrás que considerar quién trabajará en el proyecto y con qué conjuntos de habilidades, si el personal será interno o externo, los costes de las licencias de las herramientas necesarias, cualquier hardware requerido (como dispositivos de prueba) y dónde se realizará el trabajo, teniendo en cuenta el presupuesto disponible y los hitos del proyecto.
6 tipos de recursos en la gestión de proyectos digitales
Los recursos del proyecto pueden ser materiales, financieros o estar relacionados con el personal. Los tipos de recursos incluyen:
1. Mano de obra
La mano de obra incluye el personal necesario para completar un proyecto. Entre los tipos de personal pueden encontrarse los empleados de la empresa o contratistas externos contratados para determinadas tareas o funciones (consulta Servicios para obtener más información sobre la colaboración con entidades externas).
Los gestores de proyectos deben trabajar con las partes interesadas para determinar cuántos recursos humanos, durante qué porcentaje de su tiempo y con qué competencias se necesitan para completar las tareas del proyecto. Nota: no todas las personas implicadas en el proyecto serán necesarias para todas y cada una de las tareas.
Después de evaluar el alcance del proyecto y el nivel de esfuerzo, el gestor de proyectos comienza a planificar los recursos en función de los hitos del proyecto y de la disponibilidad de recursos. Hacer un seguimiento de los recursos disponibles ayuda a evitar la sobreasignación y el agotamiento.
2. Equipos y materiales
Los equipos y materiales abarcan una amplia variedad de suministros necesarios para el proyecto. Son recursos que se consumen durante la realización de un proyecto.
En los proyectos digitales, esto puede incluir hardware, como ordenadores o servidores, o material de oficina. En la gestión de recursos de la construcción, puede abarcar desde equipos de fabricación hasta las materias primas necesarias para un proceso de fabricación y vehículos: cualquier elemento necesario para ejecutar el trabajo.
El mismo equipo puede utilizarse en varios proyectos diferentes de una cartera; sin embargo, a medida que aumenta el número de proyectos, también lo hará la necesidad de equipos.
3. Dinero
Cualquier director de proyectos sabe que los presupuestos de los proyectos son esenciales. Esto se debe a que se necesitan recursos financieros para adquirir otros tipos de recursos del proyecto. Para regular los costes del proyecto y alcanzar los objetivos de rentabilidad establecidos por tu organización, gestionar el proyecto conforme al presupuesto previsto es fundamental para su éxito, especialmente cuando intentas gestionar varios proyectos a la vez.
4. Espacio
El espacio hace referencia a los lugares físicos alquilados o utilizados según las necesidades del equipo; esto puede incluir oficinas compartidas con un inquilino anterior o cualquier ubicación específica que cumpla los requisitos de un trabajo determinado. Las necesidades de espacio deben planificarse para todas las fases del proyecto y, por lo general, deben asignarse con suficiente antelación debido a su relativa escasez.
5. Servicios
Los proveedores externos son un recurso para muchos proyectos. Si una empresa no cuenta ya con el personal necesario para prestar los servicios acordados como parte del alcance del proyecto, puede ser necesario recurrir a un tercero para proporcionarlos.
Los proveedores son entidades externas que proporcionan bienes o servicios utilizados en el proyecto (consulta información sobre la gestión de proveedores y la gestión de subcontratistas). Algunos ejemplos podrían ser un profesional de TI o un diseñador gráfico. En los proyectos digitales, los servicios también pueden incluir los costes de las licencias de las herramientas de software, las tarifas de los servidores o la asistencia jurídica para trabajos en los que exista una responsabilidad importante.
6. Tiempo
La cantidad de tiempo de la que dispongas para completar un proyecto determinará los procedimientos operativos que seguirás para gestionarlo. Comprender que el tiempo puede ser limitado cuando surgen problemas es clave para ser ágil y mantener el proyecto dentro del calendario previsto.
¿Qué es la gestión de recursos?
La gestión de recursos del proyecto es el proceso de adquirir, utilizar y supervisar los recursos necesarios para completar cualquier proyecto desde el principio hasta el final.
Este es un resumen del proceso:
- Durante la planificación de recursos, desarrollar un plan de gestión de recursos y seguirlo ayuda a preparar a los responsables de recursos para alcanzar el éxito. Los directores de proyectos pueden utilizar la previsión de recursos para mantener actualizados los proyectos actuales y futuros. Esto puede hacerse para un proyecto individual o para varios proyectos a la vez.
- Durante las fases de ejecución y supervisión del ciclo de vida del proyecto, herramientas como los diagramas de Gantt, las estructuras de desglose del trabajo, el seguimiento de activos y otras visualizaciones de datos pueden mantenerte informado sobre la disponibilidad de recursos y medir el progreso del proyecto con respecto a los hitos y objetivos.
- También puedes utilizar técnicas de gestión de recursos, como la nivelación de recursos, para crear un calendario de recursos eficiente.
- Una asignación inteligente de recursos ayuda a garantizar que los requisitos del proyecto se cumplan a tiempo y dentro del presupuesto. Mediante el uso de diversos métodos de asignación de recursos, los directores de proyectos pueden asegurarse de que los recursos adecuados estén disponibles siempre que puedan necesitarlos.
En conjunto, estos pasos constituyen la base de unas buenas prácticas de gestión de recursos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
¿Por qué son importantes los recursos en la gestión de proyectos?
Sin recursos suficientes, puede resultar difícil para un director de proyectos cumplir los objetivos del proyecto dentro del plazo previsto del proyecto. Asignar recursos de forma inadecuada al desarrollar el calendario de recursos puede provocar retrasos, escasez o, incluso peor, proyectos fallidos.
Dependiendo del tipo de proyecto que gestiones, pueden ser necesarios distintos tipos de recursos. Por ejemplo, algunos proyectos, como los de la industria de la construcción, pueden tener necesidades de equipos o materiales más detalladas que otros, o pueden necesitar soluciones de software de gestión de proyectos de construcción especializadas. Cada uno de los distintos tipos de recursos desempeña su función para garantizar un resultado satisfactorio del proyecto. Del mismo modo, los proyectos de logística suelen tener requisitos complejos de manipulación de materiales, coordinación del transporte y cumplimiento normativo, lo que hace que la gestión de recursos sea especialmente importante para evitar retrasos en los envíos o sanciones regulatorias.
Lee más sobre por qué es importante una gestión eficaz de los recursos en la gestión de proyectos aquí.
¿Qué sigue?
Empieza a hacer un seguimiento de tus recursos utilizando software de gestión de proyectos, software de programación de recursos o una herramienta gratuita de gestión de recursos. ¿Buscas la herramienta de gestión de recursos adecuada? Consulta esta guía sobre la demostración de software de gestión de recursos para ayudarte a tomar una decisión informada.
