¿Qué son las herramientas EPM? Definición + 10 mejores opciones
Tanto si eres un director sénior de proyectos que está estableciendo una capacidad de gestión de proyectos en una agencia digital en crecimiento como si eres un fundador ambicioso que busca ampliar sus prácticas, el software de gestión de proyectos empresariales puede ser tu mejor aliado a la hora de ejecutar proyectos complejos y gestionar equipos multifuncionales.
Las herramientas de gestión de proyectos empresariales son versiones más robustas de las herramientas de gestión de proyectos que conoces y te encantan, ya que permiten a los usuarios realizar un seguimiento del progreso de su equipo, compartir documentos, enviar notificaciones, asignar tareas y mucho más!
Aquí cubriré algunos de los casos de uso, las funciones clave y los beneficios que los directores de proyectos empresariales pueden esperar de las herramientas de gestión de proyectos empresariales, además de proporcionar una lista de las mejores herramientas del mercado.
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¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos empresariales?
Las herramientas de gestión de proyectos empresariales agregan información de varios equipos para presentar una visión unificada del panorama de proyectos de tu organización.
Cuando eres una empresa pequeña, puedes recurrir al boca a boca o a un simple rastreador de tareas para mantenerte al tanto de lo que todos están haciendo. A medida que tu organización crece, finalmente llegas a un punto de inflexión en el que ya no sabes qué están haciendo los demás por simple ósmosis. Aquí es donde el software de gestión de proyectos empresariales resulta útil.
El software de gestión de proyectos empresariales está diseñado para ser utilizado por grandes organizaciones empresariales en proyectos más complejos. Además, estos proyectos suelen prolongarse durante largos periodos de tiempo, tener presupuestos más elevados e involucrar a más miembros del equipo del proyecto y partes interesadas.
Obtén más información sobre las diferentes herramientas que utilizan las empresas aquí.
Casos de uso de las herramientas de gestión de proyectos empresariales
Una herramienta de gestión de proyectos empresariales es más adecuada para proyectos grandes y complejos. Por lo tanto, si tu proyecto no requiere que diferentes equipos se comuniquen y colaboren en un mismo lugar, puede ser mejor utilizar un software de gestión de proyectos adaptado a directores de proyectos individuales. Esto es especialmente aplicable a empresas pequeñas con tareas sencillas.
Sin embargo, si tienes que realizar el seguimiento de una tarea que afecta a toda la empresa, una herramienta de gestión de proyectos empresariales es una solución ideal de gestión de proyectos. Algunos ejemplos de este tipo de tareas son los proyectos para clientes, como el lanzamiento de sitios web, los proyectos de desarrollo de software o las campañas de marketing digital, así como los esfuerzos internos de transformación, como los cambios organizativos posteriores a una fusión o adquisición.
Si tu organización no necesita ahora una herramienta de gestión de proyectos empresariales, pero tiene planes de crecer, puede que aun así valga la pena seleccionar y configurar una herramienta con antelación para tener tiempo de perfeccionar tu solución de gestión de proyectos empresariales preferida antes de que sea realmente necesaria.
También querrás asegurarte de que la herramienta que selecciones funcione con tu marco de gestión de proyectos empresariales existente.
¿Para qué se utilizan las herramientas de gestión de proyectos empresariales?
Las herramientas de gestión de proyectos empresariales comparten muchos casos de uso con otros tipos de software de gestión de proyectos, pero a una escala mucho mayor. Estos son algunos casos de uso específicos que requieren una solución empresarial.
Seguimiento del progreso del proyecto en varias áreas
Algunos proyectos incluyen a partes interesadas de distintos niveles de una organización, desde directores de proyectos hasta ejecutivos y empleados de primera línea. Por ejemplo, un esfuerzo de migración de software requiere trabajo de desarrollo, coordinación de la gestión del proyecto y comunicaciones internas a nivel ejecutivo, lo que significa que varios equipos participarán en el proceso.
El uso de tipos específicos de herramientas de gestión de proyectos empresariales, como un software de seguimiento de proyectos, es especialmente importante en empresas grandes cuyos miembros del equipo se encuentran en distintos lugares del mundo o en diferentes oficinas.
Escalabilidad para proyectos grandes
La capacidad de escalar es una de las capacidades más importantes que una herramienta de gestión de proyectos empresariales puede ofrecer a una organización. A medida que una agencia adquiere nuevos clientes, la gestión de proyectos se vuelve cada vez más importante para gestionar una cartera en crecimiento.
Colaboración
No importa lo grande que sea el equipo: una colaboración eficaz y eficiente es fundamental. Los directores de proyectos y otros miembros del equipo deberían poder comunicarse en tiempo real.
Las herramientas de gestión de proyectos empresariales permiten compartir documentos dentro de los equipos y entre ellos. Los directores de proyectos también pueden enviar tareas o notificaciones a través de la herramienta de gestión de proyectos empresariales, en lugar de hacerlo individualmente a cada miembro del equipo.
Además, las herramientas de colaboración empresarial permiten la colaboración interfuncional. Por lo tanto, si tienes un sistema de gestión de proyectos empresarial implementado en tu empresa, puedes utilizarlo en todos los departamentos. Esto es ideal para un proyecto, como el lanzamiento de un sitio web, que incluye representantes de varios grupos (ingeniería, marketing, gestión de productos, etc.).
Informes
Las funciones de generación de informes permiten consultar los datos del proyecto desde diferentes perspectivas, lo que puede ser especialmente útil para los gestores de proyectos que necesitan presentar el progreso de un proyecto a un cliente curioso.
Ten en cuenta que algunas herramientas, como Wrike, tienen varios niveles empresariales. Por lo tanto, asegúrate de que el plan incluya las funciones que necesitas. Para realizar una comparación exhaustiva de las opciones de software de gestión del trabajo empresarial, considera evaluar varias plataformas.
Necesitas el plan Pinnacle de Wrike para obtener análisis avanzados, y ahí es donde empiezan a intentar venderte planes superiores.
Además, las herramientas de gestión de proyectos empresariales con funciones de generación de informes reducen la necesidad de que los gestores de proyectos persigan a los miembros del equipo para obtener actualizaciones, siempre que los estados, las hojas de horas y las fechas de entrega se mantengan actualizados dentro de la herramienta. ¡Todos salen ganando!
Presupuestos
Las funciones de presupuestación permiten planificar los costes del proyecto y consultar los próximos gastos del proyecto. Esto ayuda a los gestores de proyectos a garantizar que se mantengan dentro del presupuesto y, al mismo tiempo, mantengan los objetivos del proyecto encaminados.
El software de gestión de proyectos empresarial te permite utilizar sin problemas paneles generados por software para mantener informados a los clientes cuando los costes puedan ser ajustados o cuando el alcance tienda a crecer.
Mayor capacidad de personalización
Según el proyecto, las herramientas de gestión de proyectos empresariales se pueden personalizar. Por ejemplo, es posible que necesites funciones de seguridad adicionales si tu proyecto requiere que los archivos estén protegidos cuando se cargan o descargan de un servidor.
También puedes personalizar las herramientas de gestión de proyectos cambiando los estados y las etiquetas del proyecto. Si tienes un proyecto en el que participan varios departamentos, es importante saber en qué punto del proceso se encuentra cada proyecto para que los miembros del equipo prioricen su trabajo adecuadamente.
Funciones estándar de las herramientas de gestión de proyectos empresariales
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos empresariales incluyen herramientas estándar de gestión de proyectos, además de algunos extras interesantes. A continuación, encontrarás un resumen detallado de las funciones habituales de las herramientas EPM. También puedes buscar funciones de IA en la gestión de proyectos empresariales que puedan agilizar y facilitar tus flujos de trabajo y procesos.
Funciones de comunicación
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos empresariales cuentan con funciones que te permiten comunicarte con otros miembros del equipo, ya sea dentro de la aplicación o mediante integraciones de terceros.
Los métodos de comunicación dentro de la aplicación pueden incluir menciones con @ o mensajería directa para notificar a los miembros del equipo sobre las próximas tareas. Los foros o paneles de debate facilitan la comunicación entre departamentos. Slack es una integración de terceros habitual que te permite ampliar las conversaciones dentro de la aplicación sobre diversos temas del proyecto.
Una aplicación de gestión de proyectos es otra función útil que facilita la colaboración remota.
Funciones de seguimiento y gestión
Además de la planificación de la capacidad y la gestión de recursos estándar de los proyectos, las herramientas de gestión de proyectos empresariales deberían incluir las siguientes capacidades:
- Presupuestación y previsión sólidas: Esto es ideal para los directores de proyectos que trabajan con varios presupuestos y quieren ver cómo afecta cada proyecto al presupuesto del departamento o de la empresa.
- Visualización de datos: Esto permite a los directores de proyectos conocer el progreso de un proyecto sin tener que revisar una gran cantidad de datos del proyecto. El software de gestión de proyectos empresariales permite visualizar el progreso de una cartera de varios proyectos.
- Supervisión avanzada de indicadores clave de rendimiento: Los indicadores clave de rendimiento (KPIs) suelen ser la primera prioridad de un director de proyectos, por lo que la supervisión en tiempo real es fundamental. La mayoría de los programas de software de gestión de proyectos empresariales permiten conectar los KPI específicos del equipo o del proyecto con los KPI de la empresa para evaluar el impacto de los proyectos individuales en el rendimiento de la empresa.
- Capacidades de consolidación y cierre financiero: Estas capacidades son útiles cuando los directores de proyectos buscan obtener una visión general de toda la empresa sobre el destino de los fondos.
- Informes sobre la eficacia de la cadena de suministro: Esta herramienta es útil para los directores de proyectos que necesitan saber cómo funciona la cadena de suministro en toda su cartera de proyectos.
- Informes de gestión del capital humano: Los directores de proyectos utilizan esta función para ver cómo trabajan juntos los miembros de su equipo y cómo comparten la información. También puede ayudar a identificar dónde los miembros del equipo pueden estar infraasignados o sobreasignados.
- Seguimiento del tiempo: Utilizar las funciones del software de seguimiento del tiempo es importante para los directores de proyectos que necesitan saber cómo podrían verse afectados los plazos de los proyectos individuales si hay más o menos miembros del equipo apoyando la cartera.
- Informes: Las capacidades de generación de informes son fundamentales para que los directores de proyectos, los responsables de departamento y los altos ejecutivos comprendan el rendimiento de los proyectos en toda la organización, sin tener necesariamente que profundizar en los detalles de un proyecto individual.
Planificación estratégica
La planificación estratégica a nivel corporativo ofrece a los directores de proyectos una visión general de alto nivel de las metas y objetivos de los proyectos, así como de la manera en que un proyecto específico contribuye a los objetivos empresariales. El software de gestión de proyectos empresariales permite a los directores de proyectos consultar la información del proyecto desde distintos ángulos y tomar decisiones fácilmente sobre qué proyectos y pasos específicos deben llevarse a cabo a continuación, teniendo en cuenta los factores ambientales de la empresa.
El software de gestión de proyectos empresariales también puede ayudar a los usuarios a establecer directrices operativas que rijan los proyectos de la empresa, independientemente de su escala. Esto resulta útil cuando los directores de proyectos tienen que trabajar con equipos de proyectos de distintos departamentos o si el proyecto implica a proveedores externos: todos pueden estar al tanto de la misma información.
Beneficios de las herramientas de gestión de proyectos empresariales
El beneficio más importante de utilizar software de gestión de proyectos empresariales es que ayuda a comprender mejor el progreso de los proyectos. Esto, a su vez, ahorra tiempo al reducir los errores causados por la falta de comunicación o de organización, y permite que el equipo cumpla los plazos de los proyectos.
Las herramientas de gestión de proyectos empresariales también:
- Mejoran la productividad al reducir el tiempo que otros miembros del equipo dedican al “trabajo sobre el trabajo”, aumentando así el tiempo dedicado al trabajo para el que fueron contratados
- Reducen el tiempo dedicado a recopilar información de fuentes dispares para compartirla con los ejecutivos; la herramienta de gestión de proyectos empresariales sintetiza esta información por ti
- Mejoran la priorización al hacer visible el tiempo dedicado a diversos proyectos
- Introducen las mejores prácticas de gestión de proyectos en toda la organización, ayudando a formar a la próxima generación de directores de proyectos.
Las mejores herramientas de gestión de proyectos empresariales
Si estás buscando una herramienta de gestión de proyectos empresariales para tu organización, aquí tienes una lista de las mejores opciones, junto con una breve reseña para que conozcas los puntos fuertes de cada herramienta.
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¿En qué se diferencian las herramientas de gestión de proyectos empresariales de otros programas de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos empresariales se diferencia de otros programas de gestión de proyectos porque está diseñado para proyectos más grandes y complejos en los que participan muchas personas y recursos, y que a menudo requieren la coordinación entre varios departamentos de la organización.
¿Cuándo se debe utilizar una herramienta de gestión de proyectos empresariales en lugar de otro programa de gestión de proyectos?
Deberías utilizar una herramienta empresarial de gestión de proyectos para gestionar proyectos que impliquen un presupuesto elevado, varios departamentos o muchas personas. El software empresarial de gestión de proyectos está diseñado para este tipo de proyectos y suele incluir más funciones que las herramientas estándar de gestión de proyectos.
La necesidad de gestionar una cartera de proyectos entre varios departamentos es otra señal de que necesitas herramientas empresariales de gestión de carteras de proyectos. En estos casos, en los que los equipos de proyecto trabajan en varios tipos de proyectos diferentes a la vez, o cuando el proyecto implica a varias empresas con presupuestos y plazos departamentales independientes, el software empresarial de gestión de proyectos es fundamental.
¿En qué aspectos se parecen las herramientas empresariales de gestión de proyectos y otras formas de software de gestión de proyectos?
El software empresarial de gestión de proyectos se originó a partir de las herramientas estándar de gestión de proyectos. Por lo tanto, incluso las herramientas empresariales de gestión de proyectos más recientes recuerdan a sus versiones anteriores y más sencillas. Estas son algunas de las funciones que se han mantenido.
Colaboración en equipo: Compartir documentos, asignar tareas y enviar notificaciones a los miembros del equipo son funciones estándar en los programas de gestión de proyectos.
Informes: La posibilidad de informar sobre el progreso realizado en un proyecto puede ayudar a los gestores de proyectos a comprobar el rendimiento de sus equipos. Los informes son fundamentales para gestionar proyectos de cualquier tipo.
Seguimiento del tiempo: Hacer un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos mediante un software empresarial de seguimiento del tiempo permitirá a los gestores de proyectos estimar mejor cuándo puede terminar un proyecto y si necesitarán más recursos para completarlo, y los datos precisos de seguimiento del tiempo se traducen en presupuestos de proyecto precisos.
Diagrama de Gantt: Son cronogramas de proyectos que los gestores de proyectos pueden crear y compartir con sus equipos. Permiten a los gestores de proyectos visualizar las tareas del proyecto en orden cronológico, lo cual es importante para identificar las dependencias entre tareas. Los diagramas de Gantt también ayudan a los gestores de proyectos a establecer plazos adecuados para los miembros del equipo y a detectar posibles retrasos y cuellos de botella.
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