¿Qué son las herramientas EPM? Definición + Las 10 mejores opciones
Tanto si eres un director de proyectos senior que está implementando una capacidad de gestión de proyectos en una agencia digital en crecimiento como si eres un fundador ambicioso que busca escalar sus prácticas, el software de gestión de proyectos empresarial puede convertirse en tu mejor aliado para gestionar proyectos complejos y equipos multifuncionales.
Las herramientas de gestión de proyectos empresariales son versiones más robustas de las herramientas de gestión de proyectos que ya conoces y aprecias, permitiendo a los usuarios seguir el progreso del equipo, compartir documentos, enviar notificaciones, asignar tareas ¡y mucho más!
Aquí cubriré algunos de los casos de uso, las características clave y los beneficios que los directores de proyectos empresariales pueden esperar al utilizar herramientas de gestión de proyectos empresariales, y proporcionaré una lista de las mejores herramientas disponibles en el mercado.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos empresarial?
Las herramientas de gestión de proyectos empresariales agregan información de varios equipos para presentar una visión unificada del panorama de proyectos en tu organización.
Cuando eres una empresa pequeña, puedes confiar en el boca a boca o en un simple rastreador de tareas para mantenerte al tanto de lo que todos están haciendo. A medida que tu organización crece, finalmente alcanzarás un punto de inflexión donde ya no sabes lo que hacen los demás simplemente por osmosis. Aquí es donde el software de gestión de proyectos empresarial es especialmente útil.
El software de gestión de proyectos empresarial está diseñado para ser utilizado por grandes organizaciones empresariales para proyectos más complejos. Además, estos proyectos suelen extenderse durante largos periodos de tiempo, tener presupuestos más grandes e involucrar a más miembros del equipo de proyecto y grupos de interés.
Obtén más información sobre las diferentes herramientas que utilizan las empresas aquí.
Casos de uso de las herramientas de gestión de proyectos empresariales
Una herramienta de gestión de proyectos empresariales es ideal para proyectos grandes y complejos. Por lo tanto, si tu proyecto no requiere que diferentes equipos se comuniquen y colaboren en un solo lugar, tal vez sea mejor utilizar software de gestión de proyectos dirigido a gestores de proyectos individuales. Esto es especialmente relevante para las empresas pequeñas con tareas sencillas.
Pero si tienes que hacer un seguimiento de tareas a nivel de toda la empresa, una herramienta de gestión de proyectos empresarial es la solución ideal de gestión de proyectos. Ejemplos de estos tipos de tareas pueden ser proyectos para clientes, como lanzamientos de sitios web, proyectos de desarrollo de software o campañas de marketing digital, o esfuerzos de transformación interna, como cambios organizativos tras una fusión o adquisición.
Si tu organización no necesita una herramienta de gestión de proyectos empresariales (EPM) en este momento pero tiene planes de crecer, puede valer la pena seleccionar e implementar una herramienta con anticipación, para que tengas tiempo de perfeccionar y adaptar tu solución de EPM preferida antes de que sea verdaderamente necesaria.
También querrás asegurarte de que la herramienta que elijas sea compatible con tu marco de trabajo de gestión de proyectos empresariales existente.
¿Para qué se utilizan las herramientas de gestión de proyectos empresariales?
Las herramientas de gestión de proyectos empresariales comparten muchos casos de uso con otros tipos de software de gestión de proyectos, pero a una escala mucho mayor. Aquí tienes algunos casos de uso específicos que requieren una solución empresarial.
Seguimiento del progreso del proyecto en varias áreas
Algunos proyectos incluyen grupos de interés en diversos niveles de la organización, desde directores de proyectos hasta ejecutivos y empleados de primera línea. Por ejemplo, un esfuerzo de migración de software requiere trabajo de desarrollo, coordinación de gestión de proyectos y comunicaciones internas a nivel ejecutivo, lo que significa que varios equipos distintos estarán involucrados en el proceso.
Utilizar tipos específicos de herramientas EPM, como un software de seguimiento de proyectos, es especialmente importante en empresas grandes donde los miembros del equipo están distribuidos en todo el mundo o en distintas oficinas.
Escalar a proyectos grandes
La capacidad de escalar es una de las habilidades más importantes que una herramienta de gestión de proyectos empresariales puede aportar a una organización. A medida que una agencia adquiere nuevos clientes, la gestión de proyectos se vuelve cada vez más importante para administrar una cartera en constante crecimiento.
Colaboración
No importa cuán grande sea el equipo, la colaboración eficaz y eficiente es crucial. Los gestores de proyectos y otros miembros del equipo deben poder comunicarse en tiempo real.
Las herramientas de gestión de proyectos empresariales te permiten compartir documentos dentro de los equipos y entre ellos. Los gestores de proyectos también pueden enviar tareas o notificaciones a través de la herramienta EPM en vez de hacerlo de manera individual a cada miembro del equipo.
Además, las herramientas de colaboración empresarial permiten la colaboración entre equipos de diferentes áreas. Así que si cuentas con un sistema de gestión de proyectos empresarial en tu empresa, puedes emplearlo en diferentes departamentos. Esto es ideal para un proyecto, como el lanzamiento de un sitio web, que requiere la participación de representantes de distintas áreas (ingeniería, marketing, gestión de producto, etc.).
Informes
Las funciones de informes te permiten ver los datos del proyecto desde diferentes perspectivas, lo que puede ser especialmente útil para los gestores de proyectos que necesitan mostrar el avance de un proyecto a un cliente curioso.
Ten en cuenta que algunas herramientas, como Wrike, cuentan con varios niveles Enterprise. Por lo tanto, asegúrate de que el plan tenga las funciones que necesitas. Para una comparación completa de opciones de software de gestión de trabajo empresarial, considera evaluar varias plataformas.
Necesitas el plan Pinnacle de Wrike para análisis avanzados, y ahí es donde empiezan a ofrecer mejoras adicionales.
Además, las herramientas de gestión de proyectos empresariales con funciones de informes reducen la necesidad de que los gestores de proyectos tengan que buscar actualizaciones con los miembros del equipo, siempre que los estados, las hojas de tiempo y las fechas de entrega estén actualizados en la herramienta. ¡Un beneficio para todos los involucrados!
Presupuestación
Las funciones de presupuestación te permiten planificar los costes del proyecto y prever los futuros gastos. Esto ayuda a los gestores de proyectos a asegurarse de que el presupuesto se mantiene bajo control, mientras los objetivos avanzan correctamente.
El software de gestión de proyectos empresariales te permite emplear de forma sencilla paneles generados por software para mantener informados a los clientes cuando los costes pueden estar ajustados y/o cuando hay riesgo de ampliar el alcance del proyecto.
Personalización avanzada
Según el tipo de proyecto, las herramientas de gestión de proyectos empresariales pueden personalizarse. Por ejemplo, puede que necesites funciones de seguridad adicionales si tu proyecto requiere que los archivos se mantengan protegidos al subirlos o descargarlos desde un servidor.
También puedes personalizar las herramientas de gestión de proyectos modificando los estados y etiquetas de los proyectos. Si tienes un proyecto en el que intervienen varios departamentos, es importante saber en qué fase se encuentra cada proyecto para que los miembros del equipo prioricen su trabajo de manera adecuada.
Funciones estándar de las herramientas de gestión de proyectos empresariales
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos empresariales cuentan con funciones estándar de gestión de proyectos, además de algunos extras interesantes. Aquí tienes un resumen detallado de las funciones típicas de una herramienta EPM. También puedes buscar funciones de IA en la gestión de proyectos empresariales que pueden agilizar y facilitar tus flujos de trabajo y procesos.
Funciones de comunicación
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos empresariales incluyen funciones que permiten a los miembros del equipo comunicarse entre sí, ya sea dentro de la propia aplicación o mediante integraciones de terceros.
Los métodos de comunicación integrados pueden incluir @menciones o mensajes directos para avisar a los miembros del equipo sobre tareas próximas. Los foros o tablones de discusión facilitan la comunicación entre departamentos. Slack es una integración de terceros habitual que permite ampliar las discusiones de la aplicación a diferentes temas de proyecto.
Una app de gestión de proyectos es otra función útil que facilita la colaboración remota.
Funciones de seguimiento y gestión
Además de la planificación de capacidad de proyectos estándar (planificación de capacidad) y la gestión de recursos, las herramientas de gestión de proyectos empresariales deberían incluir las siguientes capacidades:
- Presupuestación y pronóstico robustos: Esto es ideal para los jefes de proyecto que trabajan con múltiples presupuestos y desean ver cómo cada proyecto afecta el presupuesto del departamento y/o de la empresa.
- Visualización de datos: Permite a los jefes de proyecto conocer el progreso de un proyecto sin tener que leer muchos datos de proyectos. El software de gestión de proyectos empresariales permite visualizar el avance en un portafolio de múltiples proyectos.
- Monitoreo avanzado de indicadores clave de desempeño: Los indicadores clave de desempeño (KPIs) suelen ser la prioridad principal del jefe de proyecto, por lo que el monitoreo en tiempo real es fundamental. La mayoría del software de gestión de proyectos empresariales permite conectar los KPIs específicos del equipo o del proyecto con los KPIs de la compañía para evaluar el impacto de los proyectos individuales en el rendimiento empresarial.
- Capacidades de consolidación y cierre financiero: Éstas resultan útiles cuando los jefes de proyecto buscan obtener una visión general de la empresa sobre el destino de los fondos.
- Informes de efectividad de la cadena de suministro: Esta herramienta es útil para los jefes de proyecto que necesitan saber qué tan bien está funcionando la cadena de suministro en su portafolio de proyectos.
- Informes de gestión del capital humano: Los jefes de proyecto utilizan esta función para ver qué tan bien colaboran los miembros del equipo y comparten información. También puede ayudar a identificar dónde los miembros del equipo pueden estar sub o sobreasignados.
- Control de tiempos: Utilizar las funciones de software de seguimiento de tiempo es importante para los jefes de proyecto que necesitan saber cómo los plazos individuales de los proyectos pueden verse afectados si hay más o menos miembros del equipo apoyando el portafolio.
- Informes: Las capacidades de generación de informes son fundamentales para los jefes de proyecto, jefes de departamento y altos ejecutivos a fin de comprender el desempeño de los proyectos en toda la organización, sin necesidad de adentrarse en los detalles de un proyecto específico.
Planificación estratégica
La planificación estratégica a nivel corporativo brinda a los jefes de proyecto una visión general de alto nivel sobre los objetivos y metas del proyecto y cómo un proyecto específico contribuye a los objetivos empresariales. El software de gestión de proyectos empresariales permite a los jefes de proyecto ver la información del proyecto desde diferentes ángulos y tomar decisiones fácilmente sobre qué proyectos y pasos específicos deben realizarse a continuación, teniendo en cuenta los factores ambientales empresariales.
El software de gestión de proyectos empresariales también puede ayudar a los usuarios a establecer directrices operativas que regulen los proyectos de la empresa, independientemente de la escala. Esto es útil cuando los jefes de proyecto deben trabajar con equipos de diferentes departamentos o si el proyecto involucra proveedores externos—todos pueden mantenerse alineados.
Beneficios de las herramientas de gestión de proyectos empresariales
El beneficio más significativo de utilizar software de gestión de proyectos empresariales es que te ayuda a comprender mejor el progreso de los proyectos. Esto, a su vez, ahorra tiempo al reducir errores causados por la falta de comunicación o de organización, y permite que tu equipo cumpla con los plazos del proyecto.
Las herramientas de gestión de proyectos empresariales también:
- Mejoran la productividad al reducir el tiempo que otros miembros del equipo dedican a "trabajo sobre el trabajo", aumentando así el tiempo invertido en las tareas para las que fueron contratados
- Reducen el tiempo dedicado a recopilar información de fuentes dispares para compartir con directivos—la herramienta EPM sintetiza esta información por ti
- Mejoran la priorización al aportar visibilidad sobre el tiempo dedicado a los diferentes proyectos
- Implantan buenas prácticas de gestión de proyectos en toda la organización, ayudando a formar a la próxima generación de jefes de proyecto.
Mejores herramientas de gestión de proyectos empresariales
Si buscas una herramienta de gestión de proyectos empresariales para tu organización, aquí tienes una lista de las mejores opciones junto con una breve reseña para que te hagas una idea de las fortalezas de cada una.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
¿En qué se diferencian las herramientas de gestión de proyectos empresariales de otros programas de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos empresariales se diferencia de otros programas de gestión de proyectos porque está diseñado para proyectos más grandes y complejos que involucran a muchas personas y recursos, y que a menudo requieren coordinación entre varios departamentos de la organización.
¿Cuándo debería utilizarse una herramienta de gestión de proyectos empresariales en lugar de otro software de gestión de proyectos?
Deberías utilizar una herramienta de gestión de proyectos empresarial para gestionar proyectos que involucren un gran presupuesto, varios departamentos o muchas personas. El software de gestión de proyectos empresarial está diseñado para este tipo de proyectos y, a menudo, contiene más funciones que las herramientas de gestión de proyectos estándar.
La necesidad de gestionar una cartera de proyectos entre distintos departamentos es otra señal de que necesitas herramientas de gestión de carteras de proyectos empresariales. En estos casos, en los que los equipos de proyecto trabajan en varios tipos diferentes de proyectos a la vez, o el proyecto involucra varias empresas con presupuestos y plazos departamentales separados, el software de gestión de proyectos empresarial es fundamental.
¿En qué se parecen las herramientas de gestión de proyectos empresariales a otras formas de software de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos empresarial se originó a partir de herramientas de gestión de proyectos estándar. Por lo tanto, incluso las herramientas empresariales más nuevas recuerdan a sus versiones anteriores y más sencillas. Aquí tienes algunas de las características que se han mantenido.
Colaboración en equipo: Compartir documentos, asignar tareas y enviar notificaciones a los miembros del equipo son funciones estándar en todo software de gestión de proyectos.
Informes: La capacidad de informar cuánto progreso se ha logrado en un proyecto puede ayudar a los jefes de proyecto a ver cuán bien están funcionando sus equipos. Los informes son cruciales para gestionar proyectos de cualquier tipo.
Seguimiento del tiempo: Rastrear el tiempo invertido en los proyectos mediante software empresarial de seguimiento del tiempo permitirá a los jefes de proyecto estimar mejor cuándo puede terminar un proyecto y si necesitarán más recursos para finalizarlo, y los datos de seguimiento de tiempo precisos significan presupuestos de proyectos precisos.
Diagrama de Gantt: Son cronogramas de proyectos que los jefes de proyecto pueden crear y compartir con sus equipos. Permiten a los jefes de proyecto visualizar las tareas en orden cronológico, lo cual es importante para identificar dependencias entre tareas. Los diagramas de Gantt también ayudan a los jefes de proyecto a establecer plazos apropiados para los miembros del equipo y visualizar posibles retrasos y cuellos de botella.
¿Convencido de que necesitas software de gestión de proyectos empresariales?
Si tu organización está empezando a crecer demasiado rápido (¡en el buen sentido!), quizás sea el momento de considerar invertir en un software de gestión de proyectos empresarial para agilizar y estandarizar los flujos de trabajo de los proyectos. ¿Por qué no probarlo hoy mismo?
Comprender el concepto de gestión de proyectos empresariales puede mejorar la eficiencia en todos los departamentos (descarga nuestra guía en PDF), y para más información sobre software de gestión de proyectos empresariales (¡como el costo!) y otros programas relacionados, suscríbete al boletín de The Digital Project Manager.
