Gestión Creativa de Recursos: Una Guía para Agencias y Más Allá
Gestionar adecuadamente los recursos es fundamental para los equipos creativos y las agencias porque les permite hacer más de su mejor trabajo y facturar más horas de forma constante.
Pero puede ser como jugar al Tetris lograr que todas las piezas móviles se alineen perfectamente para que nadie esté "en el banquillo" ni tenga demasiados picos y valles en su agenda.
¿Qué es la gestión de recursos creativos?
La gestión de recursos creativos es el proceso de gestionar el calendario de tu equipo creativo y coordinar actividades para completar el trabajo de los proyectos.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Esto implica determinar cuántas horas necesitará cada persona (o recurso) cada semana para que sus proyectos se completen a tiempo y si algún miembro del equipo está sobrecargado o tiene pocas tareas asignadas.
Una vez que tengas esta información, equilibra esas cargas de trabajo. Esto puede significar contratar freelancers si tus diseñadores están sobrecargados, repartir el trabajo en varias semanas o modificar los plazos.
Tu equipo creativo debería tener un flujo de trabajo en torno a la gestión de recursos tanto para el proceso de previsión a corto como a largo plazo. Esto te ayudará a predecir mejor las necesidades de recursos futuras y a determinar cuándo y cuánto trabajo nuevo puede asumir tu equipo. Si tu agencia gestiona campañas internas o para clientes, también deberías considerar a los miembros del equipo que gestionan herramientas de campañas, como quienes operan software de email marketing para agencias, para asegurarte de que estás gestionando recursos en todos los flujos de trabajo.
¿Por qué es importante la gestión de recursos creativos?
La gestión de recursos creativos es importante porque:
- Permite optimizar ganancias y tiempo: Tener a todos los miembros del equipo de proyectos plenamente asignados a horas y trabajos facturables (si es que facturas) es una buena forma de maximizar los beneficios. Si trabajas en un equipo interno, como un estudio VFX, que no factura a clientes, la gestión de recursos te permite trabajar más eficientemente y maximizar tu tiempo. Usar una herramienta de gestión de recursos o un software de gestión de proyectos VFX ayuda a evitar períodos sin trabajo y a pagarle al equipo por "estar en el banquillo".
- Previene la sobrecarga y el burnout: Un trabajo constante, en vez de períodos de horas extras y de poco trabajo, ayuda a que los miembros del equipo no se quemen (especialmente los recursos de agencia, algo que puedes monitorizar con software de gestión de recursos para agencias). Planificar con antelación es una buena manera de evitar este problema. Aunque algunas personas puedan preferir los picos y los valles (como muchos freelancers y contratados), otros prefieren la estabilidad de un calendario predecible.
- Disminuye el riesgo de despidos o suspensiones: Aunque esta responsabilidad nunca debería recaer directamente en el project manager, sí pueden contribuir con proyecciones y la utilización de recursos, y compartir esta información con los líderes o el equipo de desarrollo de negocio. Así, quien esté a cargo de reservar o iniciar nuevos proyectos sabrá dónde están las brechas de recursos y qué tipo de trabajo deberían priorizar para mantener la utilización equilibrada.
- Mejora la previsión: Hacer gestión de recursos de manera constante llevará a mejores pronósticos de recursos a largo plazo. Mantener las hojas de cálculo o el software de gestión de recursos actualizados, a medida que cambian los plazos del proyecto, ayuda a prever mejor las necesidades futuras de recursos. También puede ayudar a los miembros del equipo a planificar mejor sus agendas y evitar programar vacaciones justo en el momento de un gran lanzamiento.
- Mejora la colaboración del equipo: Los miembros de los equipos con cargas de trabajo equilibradas ayudan a fomentar una mejor colaboración. En algunas agencias creativas, los equipos se agrupan en pequeños grupos que trabajan juntos en los proyectos. Esto significa que debería haber tiempo suficiente para traspasos efectivos o para que los desarrolladores consulten con el equipo de diseño desde etapas tempranas del flujo de trabajo creativo para detectar posibles riesgos o problemas. Este tipo de colaboración no es posible cuando las cargas de trabajo no están equilibradas.
- Ayuda a gestionar las expectativas de los clientes: Por ejemplo, si tu cliente firma un contrato y luego descubre que no tienes los recursos disponibles para comenzar el proyecto hasta dentro de 6-8 semanas, no estará contento. El software de gestión de recursos de clientes puede ayudar proporcionando información en tiempo real sobre la disponibilidad de recursos, permitiéndote establecer cronogramas realistas. Por el contrario, prometer una fecha de lanzamiento específica sin los recursos necesarios puede presionar demasiado a tu equipo y llevar a trabajos apresurados o a que se omitan pasos para cumplir con los plazos.
¿Cómo difiere la gestión de recursos en los equipos creativos respecto a otras industrias?
Si bien casi todos los equipos deben gestionar recursos en algún nivel, los equipos creativos necesitan administrar sus recursos de manera efectiva. Esto se debe a que los recursos creativos suelen tener habilidades altamente especializadas.
Por ejemplo, si en tu equipo hay tres diseñadores gráficos, es probable que los tres tengan habilidades muy diferentes. Puedes tener un diseñador sénior con amplia formación en experiencia de usuario o que pueda garantizar que todos los diseños digitales sean accesibles.
Otro diseñador de nivel intermedio puede ser más hábil en el diseño de logotipos y marcas, y tu último diseñador puede ser un diseñador más junior que, con cierta orientación de uno de los diseñadores más experimentados o tu director creativo, puede ayudar a hacer realidad los conceptos creativos.
Debido a las diferencias en las habilidades, no puedes simplemente asignar al azar a uno de estos diseñadores a un nuevo proyecto. Cuando se trata de talento creativo, es importante entender las habilidades necesarias para el proyecto y asignar a la persona adecuada en la fase correcta del trabajo.
Esto puede ser diferente a tu equipo de desarrollo, donde puede haber diferencias en la experiencia, pero varios desarrolladores deberían poder programar en el mismo lenguaje y deberían ser más intercambiables de un proyecto a otro.
Cinco buenas prácticas para la gestión eficaz de recursos creativos
Aquí tienes cinco buenas prácticas para la gestión de recursos creativos.
- Empieza con la planificación de capacidad: Organiza cuánto tiempo tiene reservado cada miembro del equipo frente al tiempo disponible (esto se hace mejor con una plantilla de planificación de capacidad). Considera las responsabilidades no facturables, los días de descanso planificados o los compromisos como el desarrollo profesional. Esto te dará una visión clara de cuánto tiempo tiene disponible el equipo. Si utilizas subcontratistas o freelancers, pídeles su disponibilidad semanal o mensual por si necesitas aliviar la carga si el equipo se sobrecarga.
- Haz la asignación de recursos antes de comenzar: Cuando estés planificando nuevo trabajo, comienza a asignar recursos antes de la puesta en marcha y tómate un momento para que todos estén preparados y al tanto antes de que inicie el trabajo real. Esto puede ayudarte a ahorrar tiempo una vez que empiece el proyecto. Para asignar recursos, revisa el alcance del trabajo y las habilidades necesarias. Por ejemplo, la fase de diseño de un nuevo sitio web podría requerir apoyo UX, un diseñador y un desarrollador para comenzar con la arquitectura de información y algunos wireframes de baja fidelidad.
Puedes consultar a un experto en contenidos o a un especialista en SEO para sentar las bases necesarias para el éxito en las etapas posteriores del proyecto. - Equilibra las cargas de trabajo: Supervisa tus recursos a medida que cambian los plazos o el alcance del proyecto. Supongamos que planeaste que tu diseñadora trabajara en los wireframes durante un sprint de dos semanas, pero los comentarios de los implicados extienden ese tiempo a cuatro semanas. Si ya tenía completamente reservado otro trabajo para el segundo sprint, no puede hacer ambos a la vez. Para equilibrar su carga de trabajo, tienes dos opciones: puedes retrasar el trabajo del segundo sprint dos semanas o reasignarlo. La pregunta aquí es sobre habilidades. Algunos diseñadores pueden ser intercambiables, pero si se requiere una habilidad especializada, puede que no sea posible trasladar el trabajo a otro diseñador.
- Analiza los datos: Observa el rendimiento pasado en proyectos similares. Al igual que hacemos con la estimación de nuevos trabajos, podemos revisar los datos de nuestras herramientas de gestión de tareas para entender qué pasos se deben seguir y cuánto tiempo llevaron esos pasos en proyectos similares. De este modo, disponemos de una base para planificar. Asegúrate de ajustar las diferencias en habilidades y la complejidad de las tareas, y revisa regularmente los registros de tiempo y los datos de utilización para obtener información valiosa sobre el desempeño de los recursos.
- Planifica y comunica con antelación: Aunque parte de lo que hemos comentado aquí parece intuitivo, no siempre es así. No todos piensan en cómo el progreso de un proyecto (estar adelantado o retrasado) podría afectar la gestión de recursos o incluso la planificación de nuevos proyectos. Reuniones de recursos para debatir la carga de trabajo actual del equipo y el posible trabajo futuro pueden ser de gran ayuda para detectar necesidades y equilibrar la carga de trabajo.
Herramientas de software para la gestión de recursos creativos
Existen muchas herramientas de gestión de proyectos para agencias creativas que también pueden ayudar con la gestión de recursos.
Al elegir un software de gestión de recursos o software de gestión de recursos para clientes, selecciona una herramienta que te permita visualizar diferentes asignaciones de recursos y su impacto en los plazos y el alcance del proyecto, ahorrándote el valioso tiempo y esfuerzo que gastarías en comparar todo esto manualmente.
Muchas herramientas de gestión de recursos son muy orientadas a los datos, y eso está muy bien, pero es totalmente diferente cuando trabajas con mentes creativas. Sus cerebros no son datos, números, logística o presupuestos.
Si el coste es un factor, también puedes probar una herramienta gratuita de gestión de recursos para empezar.
Si te encanta tu software de gestión de proyectos pero no tiene gestión de recursos integrada, considera elegir una herramienta o herramientas con integraciones que lo hagan. Nuestras herramientas favoritas de gestión de recursos para proyectos creativos incluyen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Si buscas un software diseñado para la gestión de recursos de marketing, prueba esta lista de software de gestión de recursos para marketing o nuestra lista de herramientas de gestión de recursos para medios.
¿Qué sigue?
Aunque este artículo tiene como objetivo ayudarte con las mejores prácticas en la gestión de recursos creativos, siempre hay más por aprender. Únete a nuestra comunidad para leer más sobre gestión de recursos de la mano de otros gestores de proyectos en activo. También tendrás acceso a más de 100 plantillas, muestras y ejemplos de documentación importante de proyectos como diagramas de Gantt y planes de recursos.
