5 Bewertungskriterien für Projektmanagement-Software 2026
Die Auswahl eines Projektmanagement-Softwaretools für Ihr Team kann überwältigend sein. Es gibt zahlreiche Optionen, und viele verfügen über glänzende, ansprechende Funktionen, die ein großer Anziehungspunkt sein können.
Wie treffen Sie objektiv eine Entscheidung darüber, welches Tool Sie auswählen? Dieser Artikel stellt einige Bewertungskriterien für Projektmanagement-Software vor, um Ihren Entscheidungsprozess zu vereinfachen.
5 Bewertungskriterien für Projektmanagement-Software
Hier sind einige konkrete Faktoren, die Sie bei der Abwägung der Vor- und Nachteile von Projektmanagement-Tools berücksichtigen sollten. Nutzen Sie die Tabelle als Spickzettel und sehen Sie sich anschließend die einzelnen Punkte weiter unten genauer an.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
| Kriterium | Was Sie eigentlich fragen | Warnsignal |
|---|---|---|
| Wichtige Funktionen | Unterstützt es, wie wir unsere Arbeit tatsächlich planen und erledigen? | Sie sind von Funktionen begeistert, die niemand im Team nutzen wird |
| Integrationen | Kann es mit den Tools kommunizieren, auf die wir bereits angewiesen sind? | „Integration“ bedeutet letztendlich nur einen CSV-Export |
| Benutzerfreundlichkeit | Kann das Team seine Arbeit ohne Handbuch erledigen? | Testnutzer benötigen eine Anleitung, um eine Aufgabe zu erstellen |
| Barrierefreiheit | Kann es jeder nutzen, unabhängig davon, wo und wie er arbeitet? | Die mobile App ist nur eine Ansicht ohne Bearbeitungsfunktion |
| Preis | Wird der Gesamtpreis durch das gerechtfertigt, was wir nutzen werden? | Die benötigten Funktionen gibt es nur im höchsten Tarif |
1. Vorhandensein wichtiger Funktionen
In erster Linie sollte die von Ihnen ausgewählte Software über die Funktionen verfügen, die Ihnen und Ihrem Team bei der Planung und Durchführung von Projekten helfen. Es hat keinen Sinn, ein Tool auszuwählen, nur weil es cool klingt oder von einer bekannten Persönlichkeit empfohlen wurde. Es muss sich seinen Platz in Ihrer Arbeitswoche verdienen.
Hier sind die Funktionen, nach denen Sie bei einer Projektmanagement-Software suchen sollten:
- Aufgabenverwaltung: Erstellen, weisen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie sie – unabhängig davon, ob Sie nach dem Wasserfallmodell, agil oder hybrid arbeiten.
- Achten Sie auf: Prioritäten, Fälligkeitsdaten und Abhängigkeiten.
- Testen Sie dies, indem Sie: eine Woche eines echten Projektplans nachbilden.
- Kollaborationstools: Gespräche zur Arbeit sollten neben der Arbeit stattfinden, nicht in einem separaten Posteingang.
- Achten Sie auf: Dateifreigabe, Dokumentenverwaltung, Kommentare, @Erwähnungen, Benachrichtigungen und Vorlagen für die Zusammenarbeit.
- Testen Sie dies, indem Sie: eine Feedbackrunde vollständig innerhalb des Tools durchführen.
- Zeiterfassung: Das Erfassen von Arbeitsstunden sollte nur wenige Sekunden dauern, sonst wird es niemand tun.
- Achten Sie auf: Timer, manuelle Eingabe und Genehmigungen von Stundenzetteln.
- Testen Sie dies, indem Sie: einen Kollegen bitten, einen Arbeitstag zu erfassen, und beobachten, wie lange dies dauert.
- Ressourcenmanagement: Personen innerhalb von Projekten und über mehrere Projekte hinweg einteilen und verwalten.
- Achten Sie auf: Auslastungsansichten, Kapazitätsplanung und Warnungen bei Überlastung.
- Testen Sie es, indem Sie jemanden absichtlich doppelt einplanen. Erkennt das Tool den Konflikt?
- Budgetverwaltung: Ausgaben verfolgen und Projektkosten verwalten, ohne in eine Tabelle exportieren zu müssen.
- Achten Sie auf: Budget-Ist-Vergleiche, Verbrauchsrate und Dashboards zur Finanzprognose.
- Testen Sie es, indem Sie ein Budget festlegen und ausreichend Zeit erfassen, um es zu überschreiten.
- Berichte und Analysen: Berichte, Projekt-Dashboards und Erkenntnisse zur Leistung erstellen, damit Sie den Fortschritt mit Beteiligten teilen können.
- Achten Sie auf: anpassbare Dashboards, geplante Berichte und teilbare Ansichten für Beteiligte.
- Testen Sie es, indem Sie den Statusbericht erstellen, den Ihr Auftraggeber tatsächlich anfordert.
Ein Hinweis zu KI-Funktionen: Fast jedes Tool wird inzwischen mit einem KI-Assistenten angeboten. Betrachten Sie ihn als Entscheidungshilfe bei Gleichstand, nicht als ausschlaggebenden Faktor. Fragen Sie, was mit Ihren Daten geschieht, in welchem Tarif die Funktion enthalten ist und ob sie Ihrem Team Zeit bei Aufgaben spart, die es jede Woche erledigt.
2. Integrationsoptionen
Es gibt eine Vielzahl an Technologien. Wäre es nicht schön, wenn sie alle problemlos zusammenspielen würden?
Die richtige Software bietet Integrationen von Drittanbietern oder zumindest Kompatibilität mit den Tools, in denen Ihr Team bereits arbeitet. Integrationen erleichtern die Einführung des Tools und machen Projekte effizienter. Darauf sollten Sie achten:
| Integrationstyp | Warum er wichtig ist |
|---|---|
| Kalender | Meilensteine und Projektbesprechungen werden nicht verpasst |
| E-Mail und Chat (z. B. Slack, Teams) | Aktualisierungen erreichen die Personen dort, wo sie bereits arbeiten |
| Dateispeicher | Keine Suche nach der neuesten Version mehr |
| CRM | Bei der Übergabe vom Vertrieb an die Umsetzung gehen keine Informationen verloren |
| Entwicklungs- und Designtools | Aufgaben bleiben mit der tatsächlichen Arbeit synchron |
Über die Liste der Logos hinaus sollten Sie fragen:
- Ist die Synchronisierung bidirektional oder erfolgt sie nur in eine Richtung? Einseitige Integrationen erzeugen dasselbe Problem der doppelten Dateneingabe, dem Sie eigentlich entkommen möchten.
- Gibt es eine API oder eine Automatisierungsoption (z. B. Zapier oder Make) für Funktionen, die nicht nativ verfügbar sind? In welchem Tarif wird sie freigeschaltet?
- Können Sie später weitere Integrationen hinzufügen? Wenn Sie heute noch nicht viele benötigen, sollten Sie sicherstellen, dass das Tool mit Ihnen wachsen kann.
Im Unternehmensprojektmanagement ist ein vernetzter Technologiestack mit nahtloser bidirektionaler Integration ein kritischer Bestandteil und kein bloßes Zusatzfeature.
3. Benutzerfreundlichkeit
Projektmanagementsoftware sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein. Anders gesagt: Können Sie finden, was Sie brauchen, ohne lange danach suchen zu müssen?
Berücksichtigen Sie die Benutzerfreundlichkeit im Kontext der tatsächlichen Arbeit:
- Sind Menüs und Navigation leicht verständlich?
- Können Mitarbeitende ihre Aufgaben schnell erledigen?
- Funktioniert die Software sowohl für gelegentliche Nutzer (Kunden, Führungskräfte) als auch für erfahrene Nutzer?
Auch an neue Software muss man sich erst gewöhnen. Prüfen Sie daher, welche Unterstützung Ihnen dabei zur Verfügung steht:
- Tutorials, Anleitungen und Vorlagen für die Einarbeitung
- Schneller Kundensupport (und welche Tarife persönliche Hilfe beinhalten)
- Eine aktive Community oder Wissensdatenbank für die Fragen, die Ihnen an einem Freitagnachmittag um 16 Uhr einfallen
4. Barrierefreiheit
Barrierefreiheit ist wichtig, wenn Sie eine Projektmanagementsoftware auswählen, insbesondere wenn einige Ihrer Teammitglieder remote, vor Ort oder unterwegs arbeiten.
| Zugriffspunkt | Was zu prüfen ist |
|---|---|
| Web / Cloud | Funktioniert in jedem Browser ohne Installation |
| Mobil | iOS- und Android-Apps mit vollständigem Funktionsumfang (probieren Sie diese Projektmanagementsoftware für das iPad aus) |
| Desktop | Projektmanagementsoftware für Desktop-Computer unter Windows und macOS, falls Ihr Team dies bevorzugt |
| Plattformübergreifend | Einheitliche Funktionen und Leistung auf Desktops, Tablets und Smartphones |
| Inklusives Design | Unterstützung für Bildschirmleseprogramme, Tastaturnavigation und ein Bericht zur Konformität mit Barrierefreiheitsstandards (VPAT) |
5. Preis
Wählen Sie eine Projektmanagementsoftware, die nicht das Budget sprengt (d. h. in das Budget Ihrer Organisation passt). Der angegebene Preis erzählt selten die ganze Geschichte. Achten Sie daher auf:
| Preisfaktor | Was Sie prüfen sollten |
|---|---|
| Preismodell | Pro Benutzer und Monat, Pauschalpreis, gestaffelt oder einmalige Lizenz |
| Preis-Leistungs-Verhältnis | Kosten im Verhältnis zu den Funktionen, die Sie jetzt und in naher Zukunft tatsächlich nutzen werden |
| Funktionsbeschränkungen | Ob Ihre unverzichtbaren Funktionen in einer höheren als der angebotenen Tarifstufe liegen |
| Regeln für Benutzerplätze | Mindestanzahl an Plätzen und ob Gäste oder Betrachter als zahlende Benutzer zählen |
| Abrechnungsbedingungen | Rabatte bei jährlicher gegenüber monatlicher Zahlung, automatische Verlängerungen und Preisgarantien |
Sie sollten sicherstellen, dass Sie weder zu viel für Funktionen bezahlen, die Ihr Team nicht benötigt, noch zu wenig für einen Tarif, aus dem Sie innerhalb eines Quartals herauswachsen werden.
Prozess zur Bewertung von Projektmanagementsoftware
Kriterien sagen Ihnen, wonach Sie suchen sollten. Der folgende Prozess zeigt Ihnen, wie Sie suchen sollten, damit die Entscheidung auch dann Bestand hat, wenn jemand in drei Monaten fragt: „Warum haben wir uns dafür entschieden?“
1. Trennen Sie Ihre Anforderungen von Ihren Wünschen
Sie und Ihr Team möchten vielleicht die coolen, glänzenden Funktionen. Überlegen Sie stattdessen, was das Team für seine tägliche Arbeit benötigt. Es wird viele Funktionen geben, die Sie verlocken.
Der einfachste Test: Würde das Projekt ohne diese Funktion Schaden nehmen? Falls nicht, handelt es sich um einen Wunsch. Sortieren Sie alles in eine übersichtliche Tabelle:
| Unverzichtbar | Nützlich | Unwichtig |
|---|---|---|
| Aufgabenabhängigkeiten | Integrierte Whiteboards | Abzeichen für spielerische Elemente |
| Zweiseitige Kalendersynchronisierung | Zusammenfassungen von KI-Besprechungen | Benutzerdefinierte Designs |
| Gastzugang für Kunden | Integrierte Zeiterfassung | Sozialer Feed |
Stellen Sie außerdem sicher, dass die Software die von Ihrer Organisation verwendete Projektmanagementmethode unterstützt:
- Können Sie Wasserfall-, agile und hybride Projekte planen?
- Wenn Ihre Organisation Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards bevorzugt, sind diese integriert und nutzbar oder in einem Zusatzmodul versteckt?
2. Legen Sie Ihr Budget fest
Wie ABBA es ausdrückte: Geld, Geld, Geld. Es ist wichtig und bestimmt, welche Software Sie kaufen können. Legen Sie wie bei einem Projekt ein Budget fest, bevor Sie mit der Suche beginnen, und berücksichtigen Sie die Kosten, die nicht auf der Preisseite auftauchen:
- Lizenzen: Gebühren pro Benutzer für die Tarifstufe, die Sie tatsächlich benötigen
- Steuern: leicht zu vergessen, später schwer zu erklären
- Schulungen und Einführung: Einige Anbieter berechnen dafür zusätzliche Gebühren
- Premiumsupport: Live-Unterstützung ist häufig ein kostenpflichtiges Zusatzmodul
- Implementierung und Migration: Die Übertragung bestehender Projekte kostet Zeit oder Geld (meistens beides)
- Administrationsaufwand: Nach der Einführung muss jemand für das Tool verantwortlich sein
3. Erstellen Sie eine Vorauswahl und testen Sie die Software
Nachdem Sie sich einige Produkte angesehen haben, sollten Sie ausreichend Zeit für deren Erprobung einplanen. Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen an, und einige haben kostenlose Tarife (ebenso wie vollständig kostenlose Projektmanagementsoftware).
Richten Sie ein Testprojekt ein, das ein typisches Projekt in Ihrer Organisation nachbildet, und:
- Probieren Sie die Funktionen aus, die Ihr Team wahrscheinlich am häufigsten nutzen wird
- Laden Sie zwei oder drei Teammitglieder ein, die das Tool täglich verwenden werden
- Notieren Sie alle Prozesse oder Aufgaben, die Sie nicht ausführen können
- Wenden Sie sich mit einer konkreten Frage an den Support und messen Sie die Antwortzeit
- Prüfen Sie, wie einfach Sie Ihre Daten exportieren können, wenn Sie das Tool verlassen
Nachdem Sie einige Optionen getestet haben, grenzen Sie die Auswahl auf Ihre zwei oder drei Favoriten ein. Wenn Sie einen formelleren Ansatz benötigen, ziehen Sie eine Ausschreibung für Projektmanagementsoftware in Betracht. Dabei handelt es sich um einen strukturierten Prozess, in dem Anbieter ihre Lösungen einreichen und ausführlich erläutern, wie ihr Tool Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt.
4. Bewerte deine Vorauswahl
Bauchgefühl ist hilfreich, aber eine einfache gewichtete Bewertungstabelle verhindert, dass die lauteste Stimme im Raum die Entscheidung trifft. Gewichte jedes Kriterium danach, wie wichtig es für dein Team ist, bewerte jedes Tool mit 1 bis 5 Punkten und multipliziere die Werte.
| Kriterien | Gewichtung | Punktzahl von Tool A | Punktzahl von Tool B |
|---|---|---|---|
| Wichtige Funktionen | 30% | 4 | 5 |
| Integrationen | 20% | 3 | 4 |
| Benutzerfreundlichkeit | 25% | 5 | 2 |
| Barrierefreiheit | 10% | 4 | 3 |
| Preis | 15% | 3 | 4 |
| Gewichtete Summe | 100% | 3.90 | 3.70 |
In diesem Beispiel bietet Tool B mehr Funktionen und bessere Integrationen, aber Tool A gewinnt, weil die Menschen es tatsächlich nutzen werden. Dieses Muster sehe ich am häufigsten: Das leistungsstärkste Tool verliert gegen dasjenige, das vom Team angenommen wird.
5. Stelle den Anbieter vor der Vertragsunterzeichnung auf die Probe
Bevor du dich festlegst, ersparen dir einige abschließende Prüfungen später viel Ärger:
- Sicherheit und Compliance: Datenstandort, SSO und Zertifizierungen, die dein IT-Team benötigt
- Datenübertragbarkeit: wie du deine Daten erhältst, wenn du den Anbieter verlässt
- Supportbedingungen: Reaktionszeiten und was in deinem Tarif enthalten ist
- Vertragsbedingungen: automatische Verlängerungen, Preiserhöhungen bei der Verlängerung und Mindestlaufzeiten
- Einführungsplan: wer Einrichtung, Schulung und die ersten 30 Tage übernimmt
Wähle anschließend die Software aus, die den Anforderungen deines Teams am besten entspricht und in das Budget passt.
Beste Software für Projektmanagement
Du weißt nicht, wo du anfangen sollst? Hier ist eine Vorauswahl für den Einstieg in deine Tests. Prüfe jede Option anhand der oben genannten Kriterien.
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Überprüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.
Wie geht es weiter: Preise festlegen
Da du nun deine Kriterien festgelegt hast, hinterlege dafür konkrete Zahlen. Unsere Aufschlüsselung der Kosten von Projektmanagementsoftware zeigt, was Teams tatsächlich bezahlen – einschließlich der zusätzlichen Kosten, die auf Preisseiten nicht auftauchen. So bleiben dein Budget und deine Geschäftsbegründung belastbar.
