10 wichtige Funktionen von Projektmanagement-Software für 2026
Bei all den verfügbaren Softwaretools für das Projektmanagement auf dem Markt ist es schwieriger denn je herauszufinden, welches Tool für dich und dein Team das richtige ist. Welche Funktionen helfen dir tatsächlich dabei, die Ziellinie zu erreichen, und welche klingen in Marketingkampagnen zwar großartig, bieten aber keinen wirklichen Mehrwert?
In diesem Beitrag stelle ich einige der Funktionen vor, die für die Unterstützung der Teamzusammenarbeit, die Einhaltung des Zeitplans und den erfolgreichen Abschluss von Projekten unerlässlich sind.
10 wichtige Funktionen von Projektmanagement-Software
Welche Funktionen dir zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten Tarif ab. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die du bei der Auswahl einer Software achten solltest (diese sollten Teil deiner Anforderungsliste für Projektmanagement-Software sein).
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1. Projektplanung
Die Projektplanung gehört zu den grundlegenden Funktionen von Projektmanagement-Software. In der Planungsphase legst du fest, was erledigt werden muss.
Mit den Funktionen zur Projektplanung kannst du Projektziele, Meilensteine und Zielsetzungen festlegen sowie wichtige Aufgaben, Fälligkeitstermine und Abhängigkeiten planen. Visualisierungstools für die Projektplanung wie Gantt-Diagramme, Zeitpläne oder Kalender zeigen dir, wie die einzelnen Bestandteile deines Projekts zusammenpassen, damit du die Arbeit im Verlauf des Projekts im Zeitplan halten kannst.
2. Aufgabenverwaltung
Im Kern geht es beim Projektmanagement darum, Dinge umzusetzen – zu wissen, wer was bis wann erledigt. Aufgaben sind die grundlegenden Einheiten, aus denen ein Projekt besteht; dieser Unterschied bildet den Kern der Differenz zwischen Aufgaben- und Projektmanagement.
Mit den richtigen Funktionen eines Aufgabenverwaltungssystems kannst du die Projektarbeit in überschaubare Einheiten aufteilen, Aufgaben und Unteraufgaben verschiedenen Teammitgliedern zuweisen und Fristen festlegen, damit allen klar ist, wer was bis wann erledigt.
3. Automatisierung
Die meisten Projektmanagement-Tools ermöglichen es dir außerdem, alltägliche Aufgaben wie Anfragen zu Statusaktualisierungen und zur Teamauslastung oder regelmäßige Fortschrittsberichte zu automatisieren. Mit einigen Tools kannst du sogar Rückmeldungs- und Prüfprozesse automatisieren, was kürzere Rückmeldungszyklen und schnellere Genehmigungen bedeutet.
Durch die Automatisierung dieser sich wiederholenden Aufgaben auf der Aufgabenliste kannst du dich auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren. Außerdem wird es deutlich schneller und einfacher, mehrere Projekte gleichzeitig im Blick zu behalten, sodass du dich auf deine wichtigsten Prioritäten konzentrieren kannst.
4. Kommunikation
Deine Projektmanagement-App sollte es mehreren Teammitgliedern außerdem ermöglichen, aus der Ferne und asynchron an einem Projekt zusammenzuarbeiten. Funktionen für die Zusammenarbeit wie Nachrichten innerhalb der App erleichtern Gespräche über den Projektfortschritt in Echtzeit und auf asynchroner Basis.
Kommunikationstools verschaffen dem Projektteam außerdem Klarheit über den Stand der Arbeit. Du kannst direkt zu einer Aufgabe Kommentare abgeben, Teammitglieder mit @-Erwähnungen darauf hinweisen, was erledigt werden muss, und Benachrichtigungen über aktuelle Aktivitäten erhalten.
5. Ressourcenmanagement
Funktionen zur Ressourcenverwaltung helfen Ihnen und Ihrem Projektteam zu verstehen, wer woran arbeitet, wann und wie lange.
Sie können bei der Ressourcenplanung helfen und ermöglichen es Ihnen, die richtigen Personen und Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt einzusetzen, um Ihr Projekt zu beschleunigen. Die richtige Software zur Ressourcenverwaltung kann dabei helfen, dieses Gleichgewicht zu erreichen und sicherzustellen, dass Projekte angemessen besetzt sind.
6. Zeit- und Budgetverfolgung
Funktionen von Zeiterfassungssoftware ermöglichen es Ihrem Projektteam, die für das Projekt aufgewendete Zeit und Kosten zu erfassen. Dies kann auf Aufgaben- oder Unteraufgabenebene erfolgen, um die Verantwortlichkeit zu fördern.
Anschließend können Sie die auf Projekt- oder Portfolioebene aufgewendeten Stunden anzeigen, um eine optimale Ressourcennutzung zu bestimmen, die Rechnungsstellung zu unterstützen und sicherzustellen, dass die Projektbudgets eingehalten werden.
7. Projekt-Dashboards
Funktionen von Projekt-Dashboards ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt jeder Aufgabe zu visualisieren. Die meisten Softwaretools bieten anpassbare Dashboards, die anzeigen, wie viel Zeit Ihr Team für ein Projekt aufwendet und wofür diese Zeit genutzt wird. Dadurch erhalten Sie einen Überblick darüber, wie viel Arbeit in jedem Teil des Projekts erledigt wurde.
Sie wissen, ob Sie dem Zeitplan voraus sind (oder hinter ihm zurückliegen), und können Fristen, Zeitzuweisungen und Ressourcen entsprechend anpassen. Mehrere Funktionen von Dashboard-Software für das Projektmanagement können eine detailliertere Ansicht bieten, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen und hervorzuheben, welche einzelnen Aufgaben überfällig sind oder sich zu verspäten drohen.
Die meisten Projektmanagement-Tools enthalten Dashboards mit Echtzeitdaten zur Projektphase, zu angefallenen Kosten und dazu, wie viele Teammitglieder das Projekt unterstützen.
8. Projektansichten
Die meisten Projektmanagement-Softwares ermöglichen es Ihnen, Projektdaten auf unterschiedliche Weise anzuzeigen – als Kanban-Board, Aufgabenliste, Zeitleiste oder Kalenderansicht.
Sie können anpassen, welche Ansichten Sie welchen Zielgruppen zeigen. Beispielsweise können Sie Projektzeitleisten mit Führungskräften teilen, damit diese das große Ganze verstehen, während die Kanban-Board-Ansicht für Ihr Entwicklungsteam nützlich sein kann, wenn es die Arbeit aufteilt und an Aufgaben zusammenarbeitet.
9. Dokumente und andere Projektdateien
Als Teil der Kommunikationsfunktionen oder als eigenständige Funktion ermöglicht Projektmanagement-Software das Teilen von Dokumenten, Bildern, Tabellen und anderen Dateien sowie die Organisation dieser Informationen in einem zentralen Ablageort, sodass sie leicht zu finden sind. Einige Tools bieten auch die gemeinsame Bearbeitung dieser Dateien an.
Wenn diese Inhalte für das gesamte Projektteam und andere Stakeholder zugänglich sind, entfallen viele Stunden für die Suche nach Dateien und die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern wird gefördert (und die Kosten von Kollaborationssoftware werden gerechtfertigt).
10. Integrationen
Auch wenn es sich nicht unbedingt um eine Funktion handelt, ermöglichen native Integrationen und Integrationen von Drittanbietern (z. B. eine Integration für die Verwendung von Excel für das Projektmanagement), mehr aus Ihrer Projektmanagement-Software herauszuholen, da Sie Ihre Arbeit über mehrere Tools hinweg einfacher an einem Ort verfolgen können.
Die meisten Online-Projektmanagementsysteme lassen sich in andere Programme integrieren, was die Kommunikation verbessert und den Bedarf reduziert, sich bei separater Software anzumelden.
Zu den gängigen Integrationen von Projektmanagement-Software gehören Slack, E-Mail, Plattformen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRMs), Finanzanwendungen für die Buchhaltung sowie Dokumentenverwaltungssysteme wie Dropbox oder Google Drive.
Die 10 besten Projektmanagement-Softwares
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Wie geht es weiter?
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