Der ultimative Leitfaden zur Workflow-Analyse

Um eine Arbeitsablaufanalyse durchzuführen, beginnen Sie mit der Dokumentation des aktuellen Zustands. Sammeln Sie anschließend sowohl qualitative als auch quantitative Daten, um Engpässe zu ermitteln. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihren gewünschten zukünftigen Zustand abzubilden. Setzen Sie schließlich Änderungen um und überwachen Sie den Fortschritt, um deren Wirksamkeit zu bewerten.

Arbeitsablaufanalyse im Vergleich zur Prozessabbildung

Bei der Arbeitsablaufanalyse wird jeder Schritt eines Prozesses untersucht, um Redundanzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln, während die Abbildung von Arbeitsabläufen ein innerhalb der Arbeitsablaufanalyse eingesetztes Hilfsmittel ist, mit dem visuell dargestellt wird, wie ein Prozess von Anfang bis Ende funktioniert.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen Arbeitsablaufanalyse und Prozessabbildung:

Warum die Arbeitsablaufanalyse für Projektmanager wichtig ist

Es ist wichtig, Ihre Arbeitsprozesse zu analysieren, um sicherzustellen, dass sie sowohl Ihre Projektziele als auch die Anforderungen des täglichen Betriebs wirksam unterstützen. 

Als Projektmanager sollten Sie eine Arbeitsablaufanalyse sowohl für Ihre Projekt- als auch für Ihre persönlichen Arbeitsabläufe in Betracht ziehen. Das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung Ihres Arbeitsmanagementsystems trägt dazu bei, dass Sie Aufgaben effizient und mit der höchstmöglichen Qualität ausführen.

Vorteile der Arbeitsablaufanalyse

Die Durchführung einer Arbeitsablaufanalyse kann bei der Verwaltung Ihrer Projekte mehrere Vorteile bieten, darunter:

• Verbesserte Effizienz und Produktivität: Die Ermittlung von Engpässen in Arbeitsabläufen oder ineffizienten Bereichen in betrieblichen Abläufen liefert Ihnen die Informationen, die Sie zur Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe benötigen
• Bessere Ressourcennutzung: Die Aufgabenanalyse zeigt Möglichkeiten auf, Ihre Arbeitskräfte den Aufgaben zuzuweisen, bei denen sie die größte Wirkung erzielen
• Risikominderung und Vermeidung von Problemen: Die Analyse des Prozessablaufs deckt Bedrohungen oder sich abzeichnende Problembereiche auf, sodass Sie Risiken beheben können, bevor sie eintreten
• Datenbasierte Entscheidungsfindung: Das Sammeln von Daten zu Geschäftsabläufen ermöglicht es Ihnen, fundierte Entscheidungen über Investitionen in Projekte und betriebliche Abläufe zu treffen.

Arten der Arbeitsablaufanalyse 

Es gibt mehrere Arten der Arbeitsablaufanalyse, die Sie auf unterschiedliche Projektszenarien anwenden können.

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Lineare Arbeitsablaufanalyse

Bei der linearen Arbeitsablaufanalyse wird ein Prozess Schritt für Schritt von Anfang bis Ende bewertet. Häufig wird dabei eine Prozess- oder Arbeitsablaufabbildung verwendet, um die Abfolge der beteiligten Aufgaben visuell darzustellen. Das Ergebnis einer linearen Arbeitsablaufanalyse ist in der Regel eine Art Arbeitsablaufdiagramm.

Aufgrund ihres stark strukturierten Ansatzes eignet sich die lineare Arbeitsablaufanalyse besonders gut, um Ineffizienzen in einem bestehenden Prozess zu ermitteln. 

Funktionsübergreifende Analyse

Die funktionsübergreifende Workflow-Analyse bezieht Eingaben aus mehreren Abteilungen innerhalb einer Organisation ein, um Redundanzen und Verbesserungsmöglichkeiten für einen bestehenden Workflow zu identifizieren. Sie eignet sich am besten für Workflows, an denen funktionsübergreifende Teams beteiligt sind. 

Du könntest beispielsweise in Gesundheitseinrichtungen eine funktionsübergreifende Workflow-Analyse einsetzen, um Informationsabläufe bei der Diagnose und Behandlung von Patienten zu verbessern.

Hybride Workflow-Analyse

Die hybride Workflow-Analyse kombiniert lineare und funktionsübergreifende Workflow-Analysen, um einen Prozess von Anfang bis Ende abzubilden und Ineffizienzen beim Management funktionsübergreifender Abhängigkeiten zu identifizieren.

Der Prozess der Einführung digitaler Workflows ist ein geeigneter Anwendungsfall für eine hybride Workflow-Analyse, da er die Automatisierung zeitaufwändiger, mehrstufiger Prozesse umfasst, die verschiedene Stakeholder-Gruppen betreffen.

Wann solltest du eine Workflow-Analyse durchführen?

Obwohl die Workflow-Analyse idealerweise ein fortlaufender Prozess sein sollte, können bestimmte Anzeichen darauf hindeuten, dass es Zeit ist, eine neue Workflow-Analyse einzuleiten. Zu diesen Auslösern gehören:

• Hohe Fehlerquoten oder Nacharbeit: Wenn du einen Rückgang bei Qualität und/oder Leistung feststellst, könnte es an der Zeit sein, deine Projekt-Workflows erneut zu untersuchen, um die Ursachen dieser Probleme zu verstehen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. 
• Verzögerungen bei der Projektlieferung: Eine Workflow-Bewertung kann dir Einblicke in die Gründe für festgestellte Verzögerungen im Zeitplan oder gefährdete Projektzeitpläne geben. 
• Verwirrung im Team oder überschneidende Verantwortlichkeiten: Wenn Projektrollen und Verantwortlichkeiten nicht eindeutig definiert sind, kann dies zu Verwirrung und einer möglichen Doppelung von Arbeitsaufwand führen. Nutze die Workflow-Analyse, um zu dokumentieren, wer welche Aufgaben übernimmt, und das Team für seine Aufgaben zur Verantwortung zu ziehen. 
• Umstellung auf neue Tools oder Plattformen: Die Einführung neuer Technologien bietet eine gute Gelegenheit, deine Workflows zu überprüfen, da solche Veränderungen durch die Störung bestehender Prozesse Herausforderungen beim Stakeholder-Management verursachen können. 
• Skalierung des Betriebs: Wenn eine Organisation an Größe und Komplexität zunimmt, werden ihre Geschäftsprozesse komplizierter. Die Workflow-Analyse kann dir dabei helfen, angesichts dieser Herausforderungen effektive Workflows zu implementieren.

Häufige Workflow-Probleme

Hier sind einige Beispiele für häufige Workflow-Probleme:

• Engpässe und Verzögerungen: Engpässe in einem Workflow entstehen typischerweise an Stellen, an denen Ressourcen miteinander konkurrieren oder Prozesse schlecht dokumentiert oder missverstanden werden, was zu Verzögerungen bei der Projektdurchführung führt. 
• Überflüssige oder unnötige Schritte: Die Verschwendung von Zeit für nicht benötigte Aufgaben lenkt Teammitglieder davon ab, Aktivitäten abzuschließen, die für den Projekterfolg entscheidend sind. 
• Schlechte Übergaben zwischen Teammitgliedern: Wenn Teammitglieder sich der Abhängigkeiten zwischen Projektaufgaben nicht bewusst sind oder wichtige Aufgabenübergänge nicht kommunizieren, kann dies zu kostspieligen Projektverzögerungen führen. 
• Mangelnde Transparenz darüber, wer welche Aufgaben übernimmt: Wenn Rollen und Verantwortlichkeiten nicht eindeutig definiert sind, entsteht Verwirrung. Dies kann zu doppeltem Arbeitsaufwand und/oder Verzögerungen im Projektzeitplan führen, da Teammitglieder Schwierigkeiten haben, sich einzuarbeiten. 
• Übermäßige Abhängigkeit von manuellen Prozessen: Manuelle Workflows sind oft zeitaufwändig und fehleranfällig, während die Workflow-Automatisierung Teammitgliedern ermöglicht, ihre Zeit und Energie auf Aufgaben mit hoher Priorität zu konzentrieren, die tatsächlich menschliches Eingreifen erfordern.
• Unzureichende Dokumentation oder Standardisierung: Wenn Workflows nicht dokumentiert sind, wird es schwieriger, Möglichkeiten zur Workflow-Optimierung zu erkennen und kostensparende Standardisierungen in Projektteams umzusetzen.

Der Workflow-Analyseprozess (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Im Folgenden findest du einen schrittweisen Prozess zur Durchführung einer Workflow-Analyse:

1. Den zu analysierenden Workflow identifizieren

Eine Workflow-Analyse kann schnell komplex werden. Nimm dir daher im Vorfeld die Zeit, deinen Umfang festzulegen. Welchen Workflow oder Prozess wirst du untersuchen? Ziehst du Workflows für ein einzelnes oder mehrere Projekte in Betracht? Wie sieht es mit den Geschäftsabläufen aus? Stelle mit deinen Stakeholdern einen Konsens her, damit du dir nicht mehr vornimmst, als du bewältigen kannst.

2. Workflow-Daten sammeln

In diesem Schritt dokumentieren Sie die Materialien, die zum Starten des Workflows erforderlich sind (Eingabe), die Aufgaben oder Prozesse, die die Eingabe verändern (Transformation), sowie das endgültige Produkt oder Ergebnis (Ausgabe). Sie können Daten durch direkte Beobachtung des Prozesses, Interviews mit Stakeholdern und die Prüfung vorhandener Dokumentationen erfassen.

3. Den aktuellen Workflow abbilden

Sobald Sie die Daten gesammelt haben, dokumentieren Sie den Workflow in seinem aktuellen Zustand. Widerstehen Sie in dieser Phase der Versuchung, ihn zu optimieren – halten Sie einfach fest, was heute tatsächlich geschieht, mit allen Unzulänglichkeiten, damit Sie herausfinden können, wie Sie ihn morgen verbessern können. 

4. Den Workflow analysieren

Nachdem Sie den aktuellen Zustand abgebildet haben, überprüfen Sie den Workflow, um Engpässe und deren Ursachen zu identifizieren. Dazu gehören sich wiederholende oder redundante Aufgaben, Aufgaben mit unzureichenden Ressourcen sowie Aufgaben, deren Erledigung zu lange dauert. Der Einsatz von Software für Workflow-Diagramme kann Ihnen dabei helfen, visuell Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu erkennen.

5. Zur Verbesserung neu gestalten

Das ist der spannende Teil – nachdem Sie alles beschrieben haben, was am aktuellen Zustand Ihres Workflows nicht funktioniert, können Sie den Prozess neu gestalten, um ihn zu verbessern! Beziehen Sie den Input der Stakeholder ein und prüfen Sie im Rahmen der Workflow-Entwicklung die Umsetzbarkeit der Ideen.

6. Implementieren und überwachen

Führen Sie Ihren neuen und verbesserten Workflow ein und legen Sie Leistungskennzahlen fest, damit Sie den Fortschritt im Laufe der Zeit bewerten können. Überarbeiten Sie Ihren ursprünglichen Workflow, um als Reaktion auf Rückmeldungen aus dem Umfeld Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen.

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Beispiel: Workflow-Analyse in der Praxis

Betrachten wir als Beispiel den Besuch in einer Arztpraxis.

Sobald Sie den Workflow identifiziert haben, den Sie analysieren möchten, arbeiten Sie mit Ihren Stakeholdern zusammen, um Daten zu erfassen und den aktuellen Zustand zu dokumentieren – etwa so:

Nachdem Sie nun verstanden haben, wie der Prozess derzeit funktioniert, identifizieren Sie Möglichkeiten zur Automatisierung und/oder zur Optimierung der Übergabepunkte zwischen Teams. Könnte der Patient beispielsweise online einchecken und die Unterlagen für seinen Termin ausfüllen, um während des Praxisbesuchs Zeit zu sparen?

Gestalten Sie den Workflow unter Berücksichtigung dieser Zeitersparnis neu und überwachen Sie den Fortschritt, um sicherzustellen, dass sich die von Ihnen identifizierten Verbesserungen auszahlen.

Tools für die Workflow-Analyse

Sie können verschiedene Tools verwenden, um den Prozess der Workflow-Analyse zu vereinfachen. Zu diesen Tools für die Workflow-Analyse gehören:

1. Tools zur Prozessabbildung: Visualisieren Sie Ihre Projekt-Workflows mithilfe detaillierter Diagramme, einschließlich Zeitplänen, Ressourcen und wichtigen Meilensteinen
2. Workflow-Management-Software: Koordinieren und überwachen Sie jeden Schritt eines Workflows, um sicherzustellen, dass Aufgaben reibungslos vom Anfang bis zum Ende bearbeitet werden
3. Tools zur Workflow-Automatisierung: Optimieren Sie manuelle, sich wiederholende und fehleranfällige Prozesse, damit sich Teams auf wichtigere Vorhaben konzentrieren können
4. Projektmanagement-Software: Unterstützen Sie Teams bei der Planung, Durchführung und Überwachung laufender Arbeiten
5. Zeiterfassungssoftware: Erfassen Sie, wie viel Zeit Teammitglieder für Aufgaben aufwenden, um Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren
6. Aufgabenverwaltungssoftware: Priorisieren und überwachen Sie Aufgaben innerhalb eines größeren Projekts

Bewährte Methoden für die Workflow-Analyse

Hier sind einige bewährte Methoden für eine erfolgreiche Workflow-Analyse:

• Beteiligte frühzeitig einbeziehen: Es ist entscheidend, die Beteiligten zu Ihren bestehenden Arbeitsabläufen zu befragen, damit Sie den aktuellen Zustand besser verstehen, Probleme erkennen und zukünftig effektive Arbeitsabläufe etablieren können. Wenn Sie zu Beginn des Prozesses keine Rückmeldungen einholen, besteht das Risiko, dass später Nacharbeiten erforderlich werden. 
• Sowohl qualitative als auch quantitative Daten verwenden: Stellen Sie den Erkenntnissen der Beteiligten quantitative Leistungsdaten gegenüber. Beteiligte sind möglicherweise der Ansicht, dass ein Arbeitsablauf ordnungsgemäß funktioniert, weil sie nur ihren Teil des Prozesses sehen. Die Leistungskennzahlen könnten jedoch eine andere Geschichte erzählen. 
• Auf die Auswirkungen konzentrieren: Um Zustimmung zu den von Ihnen vorgeschlagenen Änderungen zu erhalten, erklären Sie, wie diese sich im Hinblick auf Effizienz, Qualität, Durchsatz oder eine andere kostensparende Kennzahl positiv auf das Geschäftsergebnis auswirken werden. 
• Ergebnisse nach der Umsetzung verfolgen: Überwachen Sie nach Abschluss Ihrer Änderungen an den Arbeitsabläufen die Leistung, um sicherzustellen, dass der Prozess die erwarteten Ergebnisse liefert.

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