Ressourcenmanagement in großen Unternehmen: 5 bewährte Methoden

Was ist Ressourcenmanagement?

Im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement ist das Projektressourcenmanagement der Prozess, bei dem Ressourcenmanagementtechniken angewendet werden, um Kapazitäten zu planen, Ressourcen einzuplanen und zuzuweisen sowie zu überwachen, zu messen und anzupassen, wie Personalressourcen, Budgets und Technologien eingesetzt werden. Ziel ist es, den Nutzen zu maximieren, den Ihre Organisation als bedeutsam erachtet.

Große Organisationen können besonders anspruchsvoll sein. Möglicherweise verwalten Sie eine Vielzahl von Ressourcen in hochkomplexen, vielseitigen Projekten mit zunehmenden Branchenvorschriften und einer sich verändernden Belegschaft, ganz zu schweigen von Budgetbeschränkungen. 

Die 3 wichtigsten Arten von Ressourcen, die verwaltet werden müssen

In großen Organisationen sollten Sie sich darauf konzentrieren, mindestens diese drei gängigen Ressourcen zu verwalten. 

1. Personalressourcen sind Ihre größten Vermögenswerte: Ihre Mitarbeiter, Auftragnehmer und Führungskräfte. Ohne Menschen, die Projekte abschließen, gibt es schlicht keine Ergebnisse und keine Projekte.
2. Finanzielle Ressourcen beziehungsweise Projekt-, Programm- und Portfoliobudgets sind ebenfalls unerlässlich, um Gehälter und Löhne zu bezahlen und dringend benötigte Ressourcenmanagement-Werkzeuge anzuschaffen.
3. Technologie als Teil des Technologie-Stacks Ihrer Organisation ist erforderlich, um Projektressourcen zu planen, zu überwachen, zuzuweisen, anzupassen und zu kommunizieren sowie eine vollständige organisationsweite Transparenz über Ressourcen sicherzustellen.

Warum ist effektives Ressourcenmanagement unerlässlich?

Kurz gesagt ermöglichen Ihnen eine effektive Ressourcenzuweisung und -verwaltung einen Echtzeitüberblick über Ihre Ressourcen sowie die bedarfsgerechte Verlagerung von Ressourcen für eine bessere Kontrolle über die Projektergebnisse. 

Ressourcenmanagement sollte strategisch ausgerichtet sein, mit den Organisationszielen übereinstimmen und eine Ressourcenabstimmung sicherstellen, um eine Überallokation zu reduzieren. 

Unwirksames Ressourcenmanagement kann dem Fahren an einen unbekannten Ort ohne Karte ähneln, verbunden mit der Hoffnung, ohne ausreichende Ressourcenplanung, Zuweisung und Einplanung der richtigen Kompetenzen rechtzeitig anzukommen.

Ressourcenmanagement ist wichtig, denn mit den richtigen bewährten Verfahren für das Ressourcenmanagement kann Ihre Organisation zahlreiche Vorteile erzielen, darunter die folgenden.

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Die Vorteile der Maximierung von Ressourcen

Effizientes und effektives Ressourcenmanagement verschafft Ihnen vollständige Transparenz, sodass Sie Projekte wie versprochen liefern können. Es stellt sicher, dass Sie Ressourcen schnell umverteilen und nicht ausreichend genutzte Ressourcen aufdecken können, um Ihre Organisation dabei zu unterstützen:

• Ressourcennutzung und Gesamteffizienz steigern
• Produktivität steigern und sich auf wertvollere Projektaufgaben konzentrieren
• Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessern
• Ermüdung und Fluktuation der Mitarbeiter reduzieren
• Vertrauen stärken
• Kosten senken 
• Projekterfolg verbessern
• Entscheidungsfindung im Ressourcenmanagement verbessern
• ROI für Ihre Organisation und Ihre Kunden steigern

Bevor Sie sich entschlossen in neue Initiativen und bewährte Verfahren zur Optimierung des Ressourcenmanagements stürzen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie den aktuellen Zustand und die Faktoren, die sich auf Ihre Ressourcenplanung auswirken können, genau verstehen.

9 Faktoren, die ein optimales Ressourcenmanagement beeinflussen

• Silos können Konflikte zwischen Abteilungen und sogar einzelnen Personen verursachen. Sie führen zu Ineffizienzen bei der Priorisierung von Ressourcen, beim Teilen von Informationen, Zielen, Tools, Prioritäten und Prozessen.
• Widersprüchliche Prioritäten erschweren die Zuweisung und Ausbalancierung von Ressourcen, verursachen Stress, Verwirrung und Burnout bei Mitarbeitenden, senken die Mitarbeitermoral und verringern das Vertrauen der Mitarbeitenden sowie ihre Unterstützung für Projekte.
• Ineffiziente Genehmigungsprozesse können nicht nur Ihre Projekte verlangsamen, sondern auch andere Prozesse wie die Beschaffung beeinträchtigen, was Projekte insgesamt gefährden kann.
• Beschaffungsprobleme können aufgrund von Angebot und Nachfrage Kosten und Zeitpläne beeinflussen.
• Ziele & Schlüsselergebnisse (OKRs) sind entscheidend, um Erwartungen abzustimmen und sicherzustellen, dass alles vorankommt und in die richtige Richtung läuft. Ohne sie kann es unmöglich sein festzustellen, ob Ressourcen optimal eingesetzt werden.
• Mitarbeitende im Homeoffice und insbesondere der Arbeitskräftemangel haben einen der größten Einflüsse auf ein effektives Ressourcenmanagement. Ihre Mitarbeitenden sind Ihr größtes Kapital und Ihre wichtigste Ressource. Ohne die richtigen Personen, die an den richtigen Projekten arbeiten, kann alles vollständig ins Stocken geraten.
• Lücken bei Fähigkeiten und Kompetenzen werden häufig übersehen. Oft werden die Fähigkeiten von Teammitgliedern nicht genau genug betrachtet, um sicherzustellen, dass sie für ihre Projektrollen geeignet sind. Wenn die erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen nicht verfügbar sind, kann dies in Ihrer Organisation zu deutlich erkennbaren Lücken führen. Mit einer Analyse von Ressourcenlücken können Sie diese Lücken finden und schließen.
• Ressourcenverfügbarkeit kann manchmal eine Frage des richtigen Zeitpunkts sein und Zeitpläne sowie Kosten nur geringfügig beeinflussen. In anderen Fällen kann sie jedoch dazu führen, dass die Kosten das Budget überschreiten und Zeitpläne erheblich beeinträchtigt werden.
• Projektmethoden sollten nicht nur auf Ihre Projekte abgestimmt sein, sondern auch auf die Kultur, Prozesse sowie die kurz- und langfristige Vision Ihrer Organisation.  

Der aktuelle Stand des Ressourcenmanagements in großen Organisationen

Ressourcenmanagement stellt für Unternehmen, insbesondere für größere Organisationen, seit Langem eine zentrale Herausforderung dar. Hinzu kommt die zunehmende Komplexität einer wachsenden, von Millennials dominierten und technikaffinen Belegschaft mit veränderten Präferenzen der Mitarbeitenden hinsichtlich ihrer Arbeit, was in vielen Bereichen zu einem Fachkräftemangel führt. 

Große Organisationen laufen besonders Gefahr, Millennials zu verlieren, die kleinere Unternehmen suchen, die eine bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, Gesundheits- und Wellnessprogramme sowie Möglichkeiten zur Arbeit im Homeoffice anbieten, um ihren sich wandelnden Prioritäten gerecht zu werden.

Eine Studie von ProSymmetry ergab einen anhaltenden Trend zur Zentralisierung von Rollen im projektbezogenen Ressourcenmanagement. Dieser Trend hat die Nachfrage nach einem stärkeren Fokus auf Kompetenzmanagement sowie nach Ressourcenmanagern beschleunigt, die als Reaktion auf die Nachfrage von Projekt- und Unternehmensleitern technikaffin geworden sind. 

5 bewährte Verfahren für das Ressourcenmanagement in einer großen Organisation

Heute haben die meisten großen Unternehmensprojekte globale Auswirkungen und können zahlreiche Faktoren umfassen, darunter kulturelle Barrieren, Unterschiede in den Zeitzonen, unterschiedliche Arbeitsgesetze, regulatorische Unterschiede und vieles mehr. 

So verstehe ich Ressourcenmanagement, insbesondere in großen Organisationen: „Planen Sie, Ihre Ressourcen effektiv zu verwalten, bevor Ihre Ressourcen effektiv auslaufen.“ 

Wenn Sie diese bewährten Verfahren für das Ressourcenmanagement befolgen, kann Ihre Organisation ihre Herausforderungen besser bewältigen.

1. Entwickeln Sie eine Ressourcenstrategie für das Projektportfolio

Sie sollte auf die Ziele, Vision und Kultur der Organisation abgestimmt sein und mindestens folgende Punkte festlegen:

• Den Ressourcenmanagementprozess
• Den Beschaffungsprozess
• Genehmigungsprozesse, Schwellenwerte und Zeitvorgaben
• Wie die einzelnen Geschäftsbereiche Ressourcen gemeinsam nutzen werden
• Die anzuwendenden Projektmethoden
• Wie Teams zusammenarbeiten sollten, um Projektziele zu erreichen
• Die eingesetzten Technologien
• Wie der Erfolg gemessen werden sollte (OKRs)

2. Das beste Betriebsmodell für das Personalmanagement entwickeln und implementieren

In der heutigen volatilen, komplexen und sich ständig verändernden Geschäftsumgebung erfordert die Verwaltung Ihrer Ressourcen zur Erreichung der gewünschten Projektergebnisse neue Betriebsmodelle für das Personalwesen, wie aus den Erkenntnissen von McKinsey hervorgeht.

Das Personalmanagement beginnt mit der Einstellung, Schulung und Bindung der richtigen Kompetenzen, um Arbeitskräftemangel zu begegnen und Qualifikationslücken zu schließen. Dazu gehören auch Sie als Projektmanager. Überprüfen Sie Ihre Fähigkeiten und Kompetenzen regelmäßig und schließen Sie Lücken, wo Sie können. Beginnen Sie mit diesen Beispielen für Ressourcenmanagementfähigkeiten.

3. Ihren Talentpool zentralisieren

Die Zentralisierung gewährleistet Transparenz in Ihrer gesamten Organisation und stellt sicher, dass keine Silos oder widersprüchlichen Prioritäten dazu führen, dass Teams unabhängig voneinander arbeiten oder die Kommunikation beeinträchtigen. Sie hilft dabei, Produktivitätshindernisse zu beseitigen, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Teams die gewünschten Projektergebnisse erzielen. 

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4. Die richtigen Methoden bestimmen 

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass in einigen großen Organisationen oder Projekten nur bestimmte Methoden funktionieren. Bevor Sie Methoden auswählen, sollten Sie sich mit vielen davon und damit, wie sie in Ihrer Organisation am besten zusammenwirken könnten, bestens vertraut machen. 

Es gibt keine Lösung, die für alle passt. Es mag Sie überraschen, dass fast 40 % der Unternehmen einen hybriden Ansatz für Projektmanagementmethoden und -praktiken eingeführt haben.

5. Das beste Ressourcenmanagementsystem implementieren

Von Mitarbeitern zu erwarten, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und zu viele Arbeitsstunden einzuplanen, ist langfristig nicht im Interesse Ihrer Organisation. Identifizieren, wählen und implementieren Sie das beste Ressourcenmanagementsystem, das auf die Richtlinien und Ziele Ihrer Organisation abgestimmt ist. Die richtigen Tools ermöglichen es Ihnen und allen Teams, effizienter zu arbeiten, die Ermüdung der Mitarbeiter zu verringern und kurzfristige sowie langfristige Ressourcen besser zu verwalten. Wenn Sie eine kostengünstige Option für den Einstieg benötigen, sehen Sie sich unsere Liste der kostenlosen Ressourcenmanagementsoftware an.

FAQs zur Ressourcenverwaltung in großen Organisationen

Wie verwalten Sie Ressourcen über mehrere Projekte hinweg?

In den meisten großen Organisationen kann es problematisch werden, wenn mehrere Teams um begrenzte Ressourcen konkurrieren.

Wenn es beispielsweise in Ihrer gesamten Organisation nur einen Experten für Qualitätssicherung gibt, kann deutlich mehr Planung erforderlich sein, um sicherzustellen, dass diese Person nicht überlastet wird und \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/how-to-help-employees-with-burnout/\u0022\u003eMitarbeiter dabei zu unterstützen, einem Burnout vorzubeugen\u003c/a\u003e. Planung spielt in größeren Organisationen mit komplexen Geschäftsbereichen, zahlreichen Teams und vielen potenziell begrenzten Kompetenzbereichen eine entscheidende Rolle.

Ressourcenplanung und -verwaltung sowie der Einsatz der richtigen Technologie zur Kommunikation mit anderen Bereichen Ihrer Organisation sind entscheidend für die Priorisierung von Projekten. Es ist wichtig, dass Sie den Überblick haben, um die richtigen Kompetenzen, Fähigkeiten und verfügbaren Ressourcen zur richtigen Zeit den richtigen Projekten zuzuordnen.

Ein Ressourcenverwaltungssystem, das jederzeit einen Gesamtüberblick über all Ihre Ressourcen bietet, ist entscheidend, um entsprechend priorisieren und kommunizieren zu können.

Die Einführung standardisierter Best Practices erhöht die Transparenz über Ressourcen und kann Organisationen außerdem dabei helfen, komplexe Sachverhalte zu bewältigen, mit denen kleinere Unternehmen bei der Ausschöpfung ihres vollen Potenzials möglicherweise nicht konfrontiert sind.

Eine kontinuierliche unternehmensweite Kommunikation zwischen Teamleitern, Projektteammitgliedern und wichtigen Stakeholdern ist ebenfalls für die Planung, Priorisierung, Zuweisung und Verlagerung von Ressourcen von größter Bedeutung. Es genügt, dass eine wichtige Person nicht auf dem gleichen Stand ist, damit Ressourcen falsch zugewiesen werden.

Wie stellen Sie sicher, dass jede Ressource ihr volles Potenzial ausschöpft?

Sicherzustellen, dass jede Ressource vollständig genutzt wird, bedeutet, einen \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/projects/managing-schedules/project-resource-management-plan/\u0022\u003esoliden Ressourcenverwaltungsplan\u003c/a\u003e und standardisierte Vorlagen erstellen zu können, die auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten sind, anstatt auf Multitasking zu setzen, um Schritt zu halten. Multitasking kann Ihren Zeitplan tatsächlich aus dem Gleichgewicht bringen, indem Ihre Teams zu stark belastet werden und dadurch einen Burnout erleiden.

Ein gut durchdachter Projektmanagementplan und eine angemessene \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/capacity-planning/\u0022\u003eKapazitätsplanung\u003c/a\u003e (zusammen mit dem Einsatz eines \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/tools/best-capacity-planning-software/\u0022\u003eTools zur Kapazitätsplanung\u003c/a\u003e) erhöhen die Wahrscheinlichkeit, Ihre Ressourcen optimal zu nutzen und besser zu verwalten, indem ermittelt wird, wie, wo und wann Möglichkeiten bestehen, die gewünschten Projektziele zu erreichen, selbst wenn Engpässe vorhanden sind.

Wie beseitigen Sie Engpässe?

Selbst bei besten Bemühungen und den richtigen Verfahren lassen sich \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/projects/managing-schedules/bottlenecks-project-management/\u0022\u003eEngpässe in Projekten\u003c/a\u003e manchmal nicht vermeiden. Genaue Echtzeitdaten aus einem leistungsfähigen Ressourcenverwaltungstool sind erforderlich, um Engpässe zu isolieren und zu analysieren. Die Identifizierung und Beseitigung von Engpässen umfasst folgende Schritte:
\u003cul\u003e
\u003cli\u003eVisualisierung jedes Prozessschritts\u003c/li\u003e
\u003cli\u003eZuordnung einzelner Aufgaben\u003c/li\u003e
\u003cli\u003eMessung der Zykluszeiten\u003c/li\u003e
\u003c/ul\u003e
Die Beseitigung von Engpässen und die \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/resource-optimization/\u0022\u003eOptimierung der Ressourcenverwaltung\u003c/a\u003e erfordern außerdem die Befolgung dieser fünf bewährten Verfahren sowie Sorgfalt bei der erneuten Überprüfung, wie gut Ressourcen genutzt werden, bevor bei veränderten Umständen Anpassungen vorgenommen werden.

Größere Agilität erfordert eine solide Grundlage 

Auch wenn die Ressourcenverwaltung für größere Organisationen eine Herausforderung darstellen kann, können ein guter Ressourcenverwaltungsplan und die Befolgung der von mir vorgestellten bewährten Verfahren Ihrer Organisation eine solide Grundlage für größere Agilität bieten, um eine angemessene Ressourcenoptimierung über mehrere Projekte, Programme und Portfolios hinweg zu erreichen. 

Denken Sie daran: Diese bewährten Verfahren für die Verwaltung der Ressourcen Ihrer Organisation sind keine einmalige Maßnahme. Überprüfen Sie Ihren Ressourcenverwaltungsplan regelmäßig erneut, um zu sehen, wie Ihre Projekte in der gesamten Organisation vorankommen, und nehmen Sie dort und dann Änderungen vor, wo und wann sie erforderlich sind. 

Finden Sie in unserem Leitfaden zu hybriden Projektmethoden heraus, welche hybriden Methoden in Ihrer großen Organisation funktionieren könnten.