10 beste kostenlose KI-Software zur Aufgabenverwaltung im Test 2026

monday AI Workspace ist eine KI-gestützte Arbeitsmanagement-Plattform, die Aufgabenautomatisierung, intelligente Projektplanung, KI-Agenten und Echtzeit-Risikoerkennung über Boards, Zeitpläne und Dashboards hinweg vereint.

Für wen ist monday AI Workspace am besten geeignet?

Es eignet sich besonders für Projektmanager und funktionsübergreifende Teams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die mehrere komplexe Arbeitsabläufe gleichzeitig steuern müssen.

Warum habe ich mich für monday AI Workspace entschieden?

monday AI Workspace hat seinen Platz auf meiner Liste verdient, weil seine KI Risiken erkennt, bevor sie zu echten Problemen werden. Ich schätze, dass sie aktiv Abhängigkeiten zwischen Boards verfolgt und Konflikte wie Ressourcenüberlastung oder verzögerte Meilensteine kennzeichnet, ohne dass ich selbst danach suchen muss. Der KI-Meeting-Notiznehmer speist sich außerdem direkt in den Projektkontext ein, sodass Aufgaben und Risiken automatisch aus Standup-Meetings hervorgehoben werden.

monday AI Workspace Hauptfunktionen

• KI-Workflow-Builder: Orchestriert mehrstufige Arbeitsabläufe, indem Agenten und Automatisierungsregeln direkt in Boards eingebunden werden.
• Vibe App-Builder: Ermöglicht es, Prozessanforderungen oder Wünsche mithilfe von einfachen Beschreibungen oder Eingaben in benutzerdefinierte Apps umzuwandeln.
• Sidekick KI-Assistent: Bietet chatbasierte Unterstützung, um Projektdaten abzufragen, Aktionen vorzuschlagen oder Updates im Kontext zu entwerfen.
• Projektboards mit mehreren Ansichten: Unterstützt Kanban-, Gantt-, Kalender- und Zeitachsenansichten zur Fortschrittsverfolgung über Projekte hinweg.

monday AI Workspace Integrationen

monday AI Workspace bietet Hunderte von nativen Integrationen und Marktplatz-Apps, darunter Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft Teams, GitHub, Zoom, Asana, Trello und Dropbox. Es unterstützt Zapier und stellt eine API für eigene Integrationen zur Verfügung.

Was ist kostenlos?

monday AI Workspace bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase, in der Sie Zugriff auf kostenpflichtige Funktionen, einschließlich KI-Tools, haben – ganz ohne Kreditkarte. Nach Ablauf des Tests ist ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Plan erforderlich, um die KI-Funktionen weiterhin zu nutzen, da der dauerhaft kostenlose Plan (beschränkt auf 2 Nutzer und 3 Boards) keine KI-Funktionen enthält.

MeisterTask ist ein Aufgaben- und Projektmanagement-Tool für Teams und Einzelpersonen, die eine optisch ansprechende und einfach zu bedienende Plattform suchen. Es wird hauptsächlich von Kreativprofis und Teams genutzt, die eine unkomplizierte Aufgabenorganisation und Zusammenarbeit benötigen.

Warum ich MeisterTask gewählt habe: Der kostenlose Plan von MeisterTask beinhaltet Funktionen wie Aufgaben-Zeitachsen, anpassbare Projektboards und Aufgabenautomatisierung. Es bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die es deinem Team ermöglicht, das Tool ohne große Einarbeitung zu nutzen. MeisterAI kann Inhalte generieren, Informationen in deinen Notizen finden und bei alltäglichen Schreibaufgaben helfen. Die kostenlose Version bietet außerdem unbegrenzte Aufgaben und Projekte, was für Teams, die Flexibilität benötigen, ideal ist.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen einen Startbildschirm, der anstehende Aufgaben und Benachrichtigungen zusammenführt, Berichte, die den Fortschritt deines Teams anzeigen, sowie die Möglichkeit, E-Mails oder Besprechungsnotizen in Aufgaben zu verwandeln.

Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, Outlook und Gmail.

Was ist kostenlos? MeisterTask bietet einen kostenlosen Tarif mit unbegrenzten Aufgaben und bis zu 3 Projekten.

Taskade ist ein kollaboratives Aufgabenverwaltungstool für Teams, die ihre Produktivität und Kommunikation steigern möchten. Es eignet sich hervorragend für Remote-Teams und Organisationen, die Wert auf Zusammenarbeit bei Aufgaben legen.

Warum ich mich für Taskade entschieden habe: Das kostenlose Angebot von Taskade umfasst Funktionen wie To-Do-Listen, gemeinschaftliche Notizen und Video-Chat. Es eignet sich perfekt für die Zusammenarbeit im Team und ermöglicht es, gemeinsam in Echtzeit zu arbeiten. KI-Funktionen ermöglichen das Generieren von Aufgaben und das Schreiben von Inhalten; sie unterstützen auch das Brainstorming, damit Ihr Team schneller vorankommt. In der kostenlosen Version können Sie unbegrenzt viele Aufgaben und Projekte erstellen. 

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen eine integrierte Video-Chat-Funktion, mit der Sie kommunizieren können, ohne die App zu wechseln, Mindmaps zur Visualisierung Ihrer Projekte und Aufgabenvorlagen, um schnell loszulegen.

Integrationen umfassen Slack, Google Drive, Zapier, GitHub und Microsoft Teams.

Was ist kostenlos? Taskade bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan mit 3 KI-Apps und 1 Workspace.

Trello ist ein Projektmanagement-Tool für Teams, die Aufgaben effizient organisieren und verwalten möchten. Es wird von Einzelpersonen und kleinen Teams häufig für Aufgabenverfolgung und Zusammenarbeit genutzt.

Warum ich Trello gewählt habe: Das kostenlose Angebot von Trello umfasst Funktionen wie Aufgaben-Boards, kartenbasiertes Aufgabenmanagement und grundlegende Automatisierung. Es eignet sich ideal, um einfache Aufgabenlisten zu erstellen und Aufgaben visuell zu erfassen und zu organisieren. Eingebaute KI-Funktionen können die Organisation von Aufgaben vorschlagen, Zusammenfassungen erstellen und bei der Automatisierung von wiederkehrenden Schritten (über Butler) helfen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen, diese dem Team zuzuweisen und Fristen festzulegen. Trello ermöglicht außerdem das Hinzufügen von Anhängen und Kommentaren zu Aufgaben und das Sammeln von Informationen an einem Ort.

Integrationen sind unter anderem Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Dropbox, Evernote, Salesforce, Jira, GitHub und Confluence.

Was ist kostenlos? Trello bietet einen kostenlosen Tarif mit unbegrenzten Karten und 10 Boards pro Arbeitsbereich an.

Backlog ist ein Projektmanagement- und Kollaborationstool für Entwickler und Teams, die sich auf Softwareentwicklung und Fehlerverfolgung konzentrieren. Es wird von Softwareteams genutzt, um Aufgaben zu verwalten, Fehler zu verfolgen und gemeinsam an Code zu arbeiten.

Warum ich Backlog gewählt habe: Backlog bietet einen kostenlosen Tarif mit Funktionen wie Aufgabenmanagement, Fehlerverfolgung und Versionskontrolle. Fehler können einfach gemeldet und verwaltet werden, und auch Projektwikis sowie Dateifreigabe werden in der kostenlosen Version unterstützt – alles wichtige Funktionen für Softwareentwicklungsteams. KI-gestützte Zusammenfassungen von Problemen machen es außerdem leichter, Fehler zu erkennen und zu beheben.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten integrierte Gantt-Diagramme, mit denen sich Projektzeitpläne und Abhängigkeiten visualisieren lassen, sowie die Möglichkeit, größere Aufgaben in kleinere Unteraufgaben zu unterteilen.

Integrationen umfassen Slack, Redmine, Jira, Cacoo, Jenkins, Dropbox und Google Drive.

Was ist kostenlos? Backlog bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit 1 Projekt, 100 MB Speicherplatz und 10 Benutzern.

Nifty ist ein Projektmanagement-Tool für Teams, die Aufgaben, Zeitpläne und Kommunikation an einem Ort verwalten möchten. Es eignet sich besonders, wenn Ihr Schwerpunkt auf Projektmeilensteinen und Zielverfolgung liegt.

Warum ich Nifty gewählt habe: Die kostenlose Version von Nifty umfasst Funktionen wie Aufgabenmanagement, Meilensteinverfolgung und Team-Chat. Sie hilft Ihnen, Projektmeilensteine einfach zu setzen und zu verfolgen. Die kostenlose Version unterstützt unbegrenzt viele Teammitglieder und Aufgaben, was für wachsende Teams ideal ist. KI-Funktionen in Orbit AI unterstützen Planung, Priorisierung und Umsetzung und reduzieren manuelle Arbeitsschritte.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Zeiterfassung, damit Sie verfolgen können, wie viel Zeit Ihr Team für Aufgaben aufwendet, sowie automatisierte Fortschrittsberichte, um Beteiligte auf dem Laufenden zu halten. 

Integrationen umfassen Slack, Google Drive, Zoom, GitHub, Miro und Typeform.

Was ist kostenlos? Nifty bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit 100 MB Speicherplatz und bis zu 2 aktiven Projekten.

Teamwork.com ist ein Projekt- und Ressourcenmanagement-Tool, das hilft, Kundenprojekte und Rentabilität zu optimieren. Es ist besonders nützlich für Agenturen, IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen, die effiziente Projektabläufe und Ressourcenplanung benötigen.

Warum ich Teamwork.com gewählt habe: Der kostenlose Plan von Teamwork.com bietet Funktionen wie Projektmanagement, Ressourcenplanung und Kundenverwaltung. Sie können Projektvorlagen erstellen, um wiederkehrende Aufgaben zu verwalten. Außerdem erhalten Sie Zugriff auf KI-Tools wie Projektassistenten und intelligente Zuweisungen. 

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen anpassbare Berichte, die Ihnen helfen, abrechenbare Nutzung und Ressourcenverwaltung zu verfolgen. Sie können abrechenbare Zeit sowie die Kommunikation mit Kunden effektiv managen.

Integrationen umfassen Slack, Google Drive, Dropbox, QuickBooks, HubSpot, Salesforce, Zapier, Xero und Harvest.

Was ist kostenlos? Der kostenlose Plan von Teamwork.com beinhaltet Zugriff auf KI-Funktionen und bis zu 5 Projekte.

Reclaim ist eine KI-gestützte Kalender-App für Einzelpersonen, Teams und Organisationen. Sie hilft Anwendern, die auf ein Kalender-Management angewiesen sind, dabei, ihre Zeitpläne, Produktivität und Work-Life-Balance zu optimieren.

Warum ich Reclaim gewählt habe: Das kostenlose Angebot von Reclaim umfasst Funktionen wie Fokuszeit, intelligente Meetings und eine Kalendersynchronisation mit Google Kalender. Besonders vorteilhaft ist es, den eigenen Kalender plattformübergreifend zu synchronisieren. Die kostenlose Version ermöglicht es, berufliche und private Aufgaben effektiv mit Funktionen wie Pufferzeiten und Zeiterfassung zu verwalten. 

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen KI-basierte Terminplanung und -verschiebung, Fokuszeit, Gewohnheiten und Aufgaben. Der Planer kann zudem einen Tagesablauf basierend auf deinen Zielen erstellen.

Integrationen umfassen Slack, Asana, ClickUp, Todoist, Jira, Linear, Google Tasks und Zoom.

Was ist kostenlos? Reclaim bietet eine kostenlose Version mit einem Nutzer-Team und einem 1-wöchigen Planungszeitraum an.

Swit ist ein kollaboratives Arbeitsmanagement-Tool für Teams, die Aufgabenverwaltung mit Kommunikation verbinden möchten. Es bietet ein integriertes Chat- und Aufgabensystem, um Teamarbeit und Produktivität zu verbessern.

Warum ich Swit ausgewählt habe: Das kostenlose Angebot von Swit beinhaltet Funktionen wie Aufgabenboards, Chat-Kanäle und Dateifreigabe. Ihr Team kann an einem zentralen Ort kommunizieren und Aufgaben verwalten. Die Gratisversion unterstützt unbegrenzte Aufgaben und Chat-Kanäle und bietet damit Flexibilität. KI-Funktionen in Swit Snap unterstützen beim Schreiben, Zusammenfassen und Automatisieren von Routineaufgaben.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Dashboards, die Fortschritte und Arbeitsbelastungen verfolgen, sowie Plug-ins für Zielsetzung und Freigaben. Außerdem können Sie Gastberechtigungen verwalten, um externe Partner sicher einzubinden.

Integrationen umfassen Google Drive, Microsoft Teams und Jira.

Was ist kostenlos? Swit bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan mit unbegrenzten Benutzern und 2 Arbeitsbereichen.

Miro ist eine kollaborative Whiteboard-Plattform für Teams, die visuell brainstormen und planen möchten. Sie wird von Kreativteams, Lehrkräften und Projektmanagern für visuelles Denken und Teamarbeit genutzt.

Warum ich Miro gewählt habe: Der kostenlose Plan von Miro enthält Funktionen wie unbegrenzte Teammitglieder, drei bearbeitbare Boards und vorgefertigte Vorlagen. Es eignet sich besonders gut für visuelle Zusammenarbeit und ermöglicht es Ihrem Team, gemeinsam Ideen zu entwickeln und auszutauschen. Zudem können Sie Haftnotizen und Zeichentools für die Zusammenarbeit verwenden. KI-Werkzeuge ermöglichen es, Zusammenfassungen, Diagramme und Projektbeschreibungen direkt aus den Beiträgen Ihres Teams zu erstellen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten eine unendliche Arbeitsfläche, mit der Sie Ihre Boards beliebig erweitern können, Abstimmungs- und Timerfunktionen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung, sowie Vorlagen, mit denen Sie schnell verschiedene Projekttypen starten können.

Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Jira, Asana und Confluence.

Was ist kostenlos? Miro bietet einen kostenlosen Plan mit unbegrenzten Teammitgliedern und drei bearbeitbaren Boards.